Meeting Minutes: Templates and Examples

Cuộc họp! Cơn ác mộng của cuộc sống công việc. Lý do chúng ta nói "điều này có thể đã là một email." Nhưng chúng ta không thể loại bỏ chúng vì thực tế... chúng thực sự hữu ích? Bạn thực sự có thể làm được nhiều việc hơn, nhanh hơn, khi có mọi người cùng một phòng (trực tuyến hoặc trực tiếp) để thảo luận về các vấn đề hiện tại và đạt được thỏa thuận.

Thất vọng thay, phần lớn nhân viên ngại cuộc họp vì xu hướng kéo dài và không có quyết định cụ thể nào được đưa ra. Nghiên cứu mới đây từ Guru và Loom phát hiện ra rằng gần một nửa số người cảm thấy hơn 40% thời gian họ dành cho các cuộc gọi video là lãng phí. Điều này xảy ra khi chúng ta bước vào cuộc họp mà không có kế hoạch và không sử dụng mẫu biên bản cuộc họp để dẫn dắt thảo luận và giữ mọi người trên đường đi.

Vậy, làm thế nào để đảm bảo rằng những người tham gia không lạc đề mà không quá nghiêm khắc? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết cách lập kế hoạch cho cuộc họp của mình, cách ghi biên bản cuộc họp và lưu chúng trong một kho chứa trung tâm mà mọi người có thể truy cập.

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là bản tóm tắt chính thức những cuộc trò chuyện và quyết định quan trọng diễn ra trong một cuộc họp. Chúng cũng được gọi là biên bản cuộc họp (MOM).

Biên bản cuộc họp là một công cụ giao tiếp nội bộ rất quan trọng giúp trong các khía cạnh sau:

• Nhân viên không tham gia cuộc họp vẫn được cập nhật thông tin mới nhất.
• Các hành động hoặc quyết định được ghi lại trong biên bản có thể trở thành kế hoạch cho tương lai gần, giúp đội của bạn tập trung vào mục tiêu của họ.
• Trong một số tình huống, biên bản cuộc họp cung cấp sự bảo vệ pháp lý cho tổ chức vì chúng là hồ sơ chính thức về cách quyết định của công ty được đưa ra và bởi ai.

Bạn có thể sử dụng biên bản cuộc họp cho bất kỳ loại cuộc họp nào, bất kể đó là giữa nhân viên và lãnh đạo hay là các bên liên quan bên ngoài.

Những gì cần được đưa vào biên bản cuộc họp?

Thông tin cơ bản như tên, ngày, giờ và địa điểm

Ở đầu biên bản cuộc họp, hãy bao gồm thông tin cơ bản như nơi cuộc họp sẽ diễn ra, khi nào, và danh sách người tham dự. Thêm những thông tin này giúp bạn tìm bài biên bản nhanh hơn trong tương lai.

Mục đích của cuộc họp

Đặt một mục đích hoặc mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp. Nó không cần phải chi tiết, nhưng nó nên cung cấp một mục tiêu rõ ràng.

Ví dụ, “Xem xét báo cáo tài chính tháng Sáu” có thể là mục đích của một cuộc họp. Bạn sẽ thường thảo luận về nhiều chủ đề liên quan trong cuộc họp, chẳng hạn như những gì đội bạn đã chi tiêu hoặc nơi họ có thể tiết kiệm nguồn lực.

Chương trình của cuộc họp

Chương trình của bạn tham chiếu đến các điểm chính sẽ được thảo luận trong cuộc họp.

Các mục trong chương trình của bạn nên theo thứ tự sau:

• Biên bản từ cuộc họp trước
• Báo cáo/phân tích
• Các vấn đề khẩn cấp hoặc nhạy cảm về thời gian
• Công việc chưa hoàn thành, mục tiêu và các điểm thảo luận từ cuộc họp trước
• Thảo luận chung
• Các mục tiêu, công việc hoặc hành động mới

Bạn không cần phải tuân theo thứ tự này một cách nghiêm ngặt. Đó là một điểm khởi đầu cho biên bản cuộc họp của bạn.

Các mục hành động

Các mục hành động là các nhiệm vụ hoặc hoạt động cần thực hiện sau cuộc họp. Một số mục hành động có thời hạn nghiêm ngặt. Những mục khác thì mơ hồ hơn, chẳng hạn như “hoàn thành trước cuộc họp tiếp theo.”

Một vài mẹo để hướng dẫn bạn khi viết các mục hành động của bạn:

• Ngắn gọn và xác định rõ ràng hành động. "Viết nội dung" là một ví dụ tồi. Thay vào đó, hãy sử dụng "Viết một bài viết về biên bản cuộc họp."
• Mỗi mục hành động phải được phân công cho một người tham gia để đảm bảo hoàn thành
• Nếu một mục có ngày đến hạn, hãy ghi rõ điều này
• Các mục hành động của bạn không cần phải chi tiết; người được giao có thể ghi lại các thông tin cụ thể
• Theo dõi các mục hành động để đảm bảo chúng được hoàn thành; giải quyết những mục chưa hoàn thành trong cuộc họp tiếp theo

Ngày và giờ của cuộc họp tiếp theo 

Gần cuối cuộc họp, những người tham gia nên quyết định khi nào và ở đâu sẽ tổ chức cuộc họp tiếp theo. 

Bạn nên ghi lại ngày, giờ, và địa điểm cho cuộc họp tương lai này trong biên bản của bạn. Tránh những cụm từ như "một tuần tới" hoặc "thứ Ba tới." Luôn sử dụng ngày và giờ cụ thể.

Tài liệu cần được đưa vào báo cáo

Bất kỳ tài liệu nào có liên quan đến cuộc họp, chẳng hạn như báo cáo và bài thuyết trình, đều phải được thêm vào biên bản cuộc họp. 

Đội ngũ của bạn có thể tham khảo lại những tài liệu này khi cần. Nếu bạn sử dụng một công cụ quản lý tri thức như Guru, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các tài liệu này với chức năng tìm kiếm mạnh mẽ.

Mẹo chuyên nghiệp cho những cuộc họp tốt hơn 

Trước cuộc họp

Xác định chương trình cho cuộc họp

5 vấn đề hàng đầu về cuộc họp bao gồm: 

• Cập nhật tình trạng
• Lạc đề
• Thiếu chuẩn bị
• Không có kết quả rõ ràng
• Quản lý thời gian

Một chương trình được xác định rõ giúp giảm thiểu tất cả những vấn đề này và giúp bạn tổ chức các cuộc họp hiệu quả.

Chương trình của bạn nêu rõ các điểm chính sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Nó giữ cho mọi người đi đúng hướng, làm nổi bật các chủ đề quan trọng và giảm thiểu lãng phí thời gian.

Harvard Business Review gợi ý rằng nên đặt các chủ đề chương trình dưới dạng câu hỏi và liệt kê các chủ đề quan trọng nhất trước.  Chương trình phải bao gồm danh sách người tham dự và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào cần thiết cho cuộc họp.

Tạo một dàn ý về các chủ đề sẽ được thảo luận

Chương trình của bạn là một cái nhìn tổng quát ngắn gọn giúp bạn tạo ra một dàn ý chi tiết cho từng mục dưới các chủ đề chính. Một dàn ý giúp dễ dàng ghi chú và quyết định liên quan đến từng mục trong chương trình. 

Trong khi nên sử dụng một mẫu biên bản cuộc họp trực tuyến, nhiều người vẫn sử dụng sổ tay. Nếu bạn đang ghi chép bằng tay, hãy để lại khoảng trống sau mỗi mục để điền vào trong cuộc họp.

Chia sẻ các điểm thảo luận với người tham dự trước cuộc họp 

Chia sẻ các điểm thảo luận quan trọng với tất cả người tham dự cuộc họp trước để giúp họ hiểu những gì được mong đợi từ họ để chuẩn bị tốt hơn. Theo cách này, các cuộc thảo luận sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Trong cuộc họp

Sử dụng một mẫu biên bản cuộc họp

Một chiến thuật đơn giản giúp đơn giản hóa việc ghi chú là sử dụng một mẫu biên bản cuộc họp.  Mẫu biên bản là định dạng đã được xác định trước giúp bạn dễ dàng tạo một chương trình và phác thảo các chủ đề quan trọng.

Hãy xem xét việc sử dụng một thiết bị ghi âm

Vì các cuộc họp có thể di chuyển qua nhiều chủ đề và quyết định nhanh chóng, hãy xem xét ghi âm cuộc họp trên điện thoại di động hoặc thiết bị ghi âm. Việc ghi âm có thể giúp bạn tạo ra biên bản cuộc họp chính xác và chi tiết hơn. Điều quan trọng là thông báo cho người tham gia rằng bạn đang ghi âm trước đó. 

Ghi lại sự tham gia

Người ghi chép nên đến sớm hơn mọi người. Đối với các cuộc họp hội đồng, người ghi chép thường là thư ký hội đồng.  Đối với cuộc họp đội, một điều phối viên dự án, trợ lý, hoặc bất kỳ người tham gia nào có thể là người ghi chép.

Người ghi chép có thể đánh dấu tên của từng người tham gia khi họ vào phòng hoặc cuộc gọi video. Ngược lại, bạn có thể phát động một danh sách tham dự trước khi cuộc họp bắt đầu. Người tham dự có thể đánh dấu tên của họ trên danh sách và chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nếu cần.

Ghi biên bản ngay lập tức

Sử dụng chương trình của bạn làm dàn ý, hãy ghi lại các điểm thảo luận và quyết định khi chúng xảy ra ngay lập tức. Khi thông tin còn mới trong đầu bạn, nó giúp việc ghi chú tốt hơn.

Thêm ngữ cảnh để dễ hiểu

Tạo sự cân bằng giữa việc đi thẳng vào vấn đề và thêm đủ ngữ cảnh để người vắng mặt có thể hiểu được. Ghi chép của bạn cũng nên hữu ích cho tham chiếu sau này.

Loại bỏ những quan sát cá nhân

Không bao giờ thêm ghi chú cá nhân vào biên bản cuộc họp. Bạn có thể ghi chú riêng, nhưng biên bản cuộc họp nên là một hồ sơ khách quan và chính xác.

Chỉ ghi lại những chi tiết cần thiết

Trong cuộc họp, tập trung vào việc ghi lại những điểm chính, các mục hành động và quyết định trong biên bản của bạn. Bạn có thể thêm thông tin bổ sung hoặc ghi chú làm rõ sau khi cuộc họp kết thúc.

Ghi lại các quyết định

Để đảm bảo độ chính xác tối đa, hãy ghi lại các mục hành động và quyết định quan trọng trong dàn ý của bạn khi chúng diễn ra.

Sử dụng định dạng kỹ thuật số để dễ chia sẻ 

Vì biên bản cuộc họp là một hồ sơ về những gì đã xảy ra trong cuộc họp, nên dễ dàng lưu trữ và chia sẻ khi nó ở định dạng kỹ thuật số như ghi chép trên máy tính của bạn.

Sau cuộc họp

Kiểm tra lại

Khi cuộc họp kết thúc, hãy kiểm tra lại biên bản để phát hiện lỗi ngữ pháp. Mở rộng các từ viết tắt khi chúng được sử dụng lần đầu tiên, duy trì định dạng nhất quán và cung cấp các làm rõ.

Phân phát biên bản cuộc họp

Người ghi chép chịu trách nhiệm phân phát biên bản cuộc họp. Chia sẻ trực tuyến là cách nhanh nhất để truyền đạt thông tin. Nếu bạn sử dụng một nền tảng như Guru để lưu trữ mẫu biên bản cuộc họp của mình, thì bạn có thể dễ dàng gửi liên kết đến tài liệu khi nó đã sẵn sàng và tất cả các nhân viên liên quan sẽ được thông báo.

Lưu trữ hoặc lưu biên bản

Một số tổ chức lưu trữ biên bản cuộc họp của họ trên ổ cứng ngoài, in chúng ra để lưu trữ trong một thư mục vật lý, hoặc sử dụng phần mềm trực tuyến như Google Docs. Phương pháp lưu trữ tốt nhất là một phần mềm giao tiếp nội bộ như Guru. Nó cho phép lưu trữ tập trung và dễ dàng truy cập cho mọi người trong đội của bạn. Tiện ích mở rộng trình duyệt của Guru cho phép bạn ghi chú xuyên suốt trong cuộc họp và giữ chúng dễ dàng để truy cập.

Tổ chức các cuộc họp hiệu quả với Guru

‍

Tiết kiệm thời gian với các mẫu biên bản cuộc họp có sẵn

Thay vì mất thời gian tạo chương trình và ghi chú riêng cho mỗi cuộc họp, bạn có thể sử dụng một mẫu biên bản cuộc họp để thiết lập nhanh chóng. Với mẫu đúng, tất cả những gì bạn phải làm là ghi chú, định dạng và chia sẻ.

Nếu bạn tham gia nhiều cuộc họp, sẽ có sự khác biệt về định dạng. Ví dụ, một biên bản cuộc họp cho cuộc họp hội đồng sẽ chính thức, nhưng một biên bản cho cuộc thảo luận của đội thiết kế sẽ linh hoạt và không chính thức hơn.

Bạn có thể tạo các mẫu biên bản họp tùy chỉnh cho cả hai tình huống và sử dụng chúng cho các cuộc họp trong tương lai.

Hợp tác trên cùng một tài liệu cả đồng bộ và không đồng bộ

Các tin nhắn riêng lẻ lãng phí thời gian.  Nếu bạn gửi biên bản họp từng người cho mỗi người tham gia xác nhận rằng những gì họ nói là đúng, điều đó sẽ mất mãi mãi để có được tất cả phản hồi.

Một phương pháp nhanh hơn là tạo một Thẻ Guru cho biên bản họp dưới một chủ đề cụ thể. Thêm ghi chú cuộc họp vào một Thẻ và cho phép người tham dự đề xuất chỉnh sửa và làm rõ vào thời điểm thuận tiện. Khi biên bản được xác nhận bởi tất cả người tham dự, hãy lưu biên bản họp của bạn vào cơ sở tri thức của bạn để nhóm bạn có thể truy cập bất kỳ lúc nào.

Chia sẻ tài liệu dễ dàng qua Slack hoặc email

Sử dụng tích hợp Slack và Gmail của Guru để chia sẻ biên bản họp với nhân viên.

Vì biên bản có thể được lưu trữ dưới dạng Thẻ trên Guru, người ghi chú có thể tạo Thẻ trong Slack cho các mục hành động, và nếu ai đó đặt câu hỏi liên quan đến cuộc họp, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Trả lời bằng Thẻ”.

Bạn cũng có thể tạo Thẻ trực tiếp trên Gmail và sử dụng tiện ích mở rộng Chrome để truy cập cơ sở tri thức bất cứ khi nào cần thiết. 

Các tích hợp này đảm bảo rằng nhóm bạn có thể truy cập biên bản họp của bạn và bất kỳ thông tin công ty liên quan nào ngay trong các công cụ mà bạn sử dụng trong quy trình làm việc. 

Ví dụ về mẫu biên bản họp

Mẫu biên bản họp đơn giản 

Một biên bản họp đơn giản có định dạng dễ dàng để bạn có thể nhanh chóng ghi lại những chủ đề quan trọng nhất trong một cuộc họp. Sử dụng mẫu này để ghi chép trong cuộc họp hoặc để tổ chức ghi chú của bạn trước khi gửi chúng cho những người tham dự phê duyệt.

 Nó bao gồm thông tin như:

• Danh sách những người tham dự
• Các điểm thảo luận từ các cuộc họp trước
• Chương trình nghị sự cho cuộc họp hiện tại
• Thời hạn liệt kê các mục hành động cho phê duyệt và chủ sở hữu nhiệm vụ

Mẫu biên bản họp chính thức

 Biên bản rất tuyệt để ghi lại các quyết định chính thức cần phê duyệt. Ngôn ngữ là trang trọng và có cấu trúc với mục tiêu được chia sẻ với tất cả người tham gia cuộc họp sau đó.

Biên bản họp chính thức thường được sử dụng bởi các cơ quan chính phủ, công ty công khai và tổ chức phi lợi nhuận. Nó dựa trên Quy tắc của Robert nơi biên bản chỉ chứa một bản ghi về những gì đã được thực hiện trong cuộc họp, không chỉ những gì đã được nói bởi các thành viên.

Thông tin cần bao gồm trong mẫu biên bản họp chính thức bao gồm:

• Tên công ty và bộ phận
• Gọi để bắt đầu
• Điểm danh
• Phê duyệt biên bản cuộc họp trước đó
• Các vấn đề mở với tóm tắt thảo luận
• Chương trình nghị sự mới
• Giải tán

Mẫu biên bản họp không chính thức

Biên bản họp không chính thức là tài liệu tham khảo nhanh về những thảo luận quan trọng như chướng ngại vật, mục tiêu, ý tưởng hoặc thời hạn xuất hiện. Khác với cuộc họp chính thức, nó không yêu cầu phê duyệt vì mục tiêu duy nhất là ghi lại các chủ đề chính và các bước tiếp theo đã được đồng ý.

Chi tiết cần bao gồm trong mẫu biên bản họp không chính thức bao gồm:

• Ngày
• Những người tham dự cuộc họp
• Mục tiêu của cuộc họp
• Các điểm thảo luận
• Các mục hành động
• Chủ sở hữu
• Thời hạn

Mẫu biên bản cuộc họp nhóm

Thông thường, các cuộc họp này có thể được gọi để giải quyết tranh chấp, đánh giá tiến độ hoặc cung cấp các cập nhật và đề xuất chung.

Một vài chi tiết cần bao gồm trong mẫu biên bản cuộc họp nhóm bao gồm:

• Ngày
• Tên của những người tham dự
• Mục tiêu của cuộc họp
• Chương trình nghị sự cuộc họp
• Các điểm thảo luận
• Các điểm chính rút ra và quyết định
• Ghi chú khác (thông tin có giá trị có thể không liên quan trực tiếp đến chủ đề hiện tại)
• Các mục hành động
• Các bước tiếp theo

Tập trung tài liệu cuộc họp nhóm của bạn trong một không gian làm việc duy nhất

Chuẩn bị có thể làm nên điều kỳ diệu cho các cuộc họp của bạn. Nếu bạn được giao việc ghi biên bản cuộc họp, điều quan trọng là có một kế hoạch trước khi bước vào phòng. Xác định chương trình nghị sự trước cuộc họp. Chia sẻ các điểm thảo luận để mọi người đều chuẩn bị và sử dụng một mẫu biên bản cuộc họp để tối ưu hóa việc ghi chú.

Các wiki nội bộ như Guru lưu trữ tất cả các mẫu biên bản họp của bạn. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy biên bản cuộc họp trước đây để làm rõ sự nhầm lẫn và xem những quyết định đã được thực hiện.