One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

Chúng tôi đoán rằng ngay cả khi những cuộc họp một-một (còn gọi là 1:1s hoặc 1-2-1s) đã có trên lịch của bạn, bạn cũng không quá hào hứng với chúng. Ironically, meetings are supposed to be about getting things done, but productivity suffers from time spent in meetings. Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Deep Analysis thay mặt cho Guru và Loom, một nửa số nhân viên công nghệ được khảo sát cho biết 40% hoặc hơn thời gian họ dành cho các cuộc gọi video là không hiệu quả và lãng phí.

Các cuộc họp một-một là cách quan trọng nhất mà các nhà quản lý có thể lãnh đạo, trao đổi phản hồi, xem xét các ưu tiên và hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp của đội ngũ. Đừng để cuộc họp của bạn rơi vào cạm bẫy cuộc họp không hiệu quả. Các mẫu họp một-một mà chúng tôi đã chọn ở đây làm cho các cuộc họp trở nên tốt hơn. Vì vậy, thay vì gửi tin nhắn trên Zoom để nói rằng, "Internet của bạn không hoạt động," hãy lấy chúng ngay bây giờ.

\

‍

Bạn sẽ tìm thấy từng mẫu bên dưới: 

• Cuộc họp một-một lần đầu tiên với nhân viên của bạn 
• Cuộc họp một-một hàng tuần với nhân viên
• Cuộc họp một-một hàng tháng
• Cuộc họp một-một lập kế hoạch mục tiêu OKR
• Cuộc họp đánh giá hiệu suất 90 ngày
• Cuộc họp đánh giá hiệu suất định kỳ
• Cuộc họp đánh giá về lương
• Cuộc họp một-một với đồng nghiệp
• Cuộc họp một-một cấp trên

‍

Cuộc họp một-một lần đầu tiên với nhân viên của bạn 

Cuộc họp đầu tiên giúp nhân viên mới thành công bằng cách đảm bảo rằng các kỳ vọng của quản lý được truyền đạt rõ ràng. Nhân viên có thể đặt câu hỏi, bắt đầu khám phá cách hợp tác tốt nhất với quản lý của họ, và bắt đầu hiểu các OKR và mục tiêu mà họ sẽ góp sức thực hiện. 

Trong cuộc họp một-một đầu tiên của bạn, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng bạn nắm bắt những câu hỏi này:

• Bạn thích điều gì ngoài công việc? 
• Vị trí này sẽ gắn bó với chiến lược lớn hơn của tổ chức như thế nào? 
• Thành công trong vai trò này sẽ được đo lường như thế nào? 
• Những gì được mong đợi trong 30 ngày đầu tiên? 60 ngày? 90 ngày? 
• Những đồng nghiệp nào quan trọng để làm quen? 
• Cách tốt nhất để giao tiếp với bạn là gì? Nơi và tần suất như thế nào?
• Bạn muốn tham gia vào những dự án nào nhất?
• Bạn muốn đạt được điều gì trong sự nghiệp trong vài năm tới? 
• Tài liệu hướng dẫn mới như tài liệu hướng dẫn tham gia và sổ tay nhân viên ở đâu?
• Thông tin và cập nhật về công ty được chia sẻ ở đâu? 
• Các quy trình, SOPs, hoặc mẫu mà nhóm của chúng tôi sử dụng là gì?

‍

Cuộc họp một-một hàng tuần với nhân viên

Chỉ có một số giờ trong một tuần, vậy tại sao không làm cho mỗi cuộc trò chuyện trở nên có giá trị? Cuộc họp một-một hàng tuần của bạn là cơ hội tốt nhất để xây dựng mối quan hệ tin cậy và đặt mọi người vào thế thành công. 

Để lại chỗ cho các mục chương trình nghị sự phát sinh trong tuần. Những câu hỏi này giúp đảm bảo mỗi nhân viên đang nhận được những gì họ cần để tiến tới: 

• Mục tiêu của bạn đang theo dõi như thế nào tuần này? 
• Bạn có đang gặp phải bất kỳ trở ngại nào mà chúng tôi có thể bàn luận không? 
• Bạn thấy những cuộc họp này như thế nào? Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện chúng? 
• Chúng tôi biết rằng kiệt sức là một vấn đề trong thời gian này. Tôi muốn đảm bảo rằng bạn cảm thấy rằng bạn đang có đủ thời gian để nạp lại năng lượng. Bạn cảm thấy thế nào về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của mình? 
  

Đừng ẩn mình khỏi những vấn đề cá nhân. Trên thực tế, việc nói chuyện về cuộc sống bên ngoài công việc là cách mà nhân viên có thể cho thấy quản lý của họ quan tâm đến họ như những con người, quá. 

Dưới đây là một số cách thú vị để tìm hiểu về nhau mà bạn có thể thêm vào chương trình nghị sự tiếp theo của mình: 

• Điểm nổi bật lớn nhất của bạn trong tuần vừa qua là gì? 
• Khó khăn nhất của bạn trong tuần vừa qua là gì?
• Tại Guru, chúng tôi chia sẻ những suy nghĩ và đề xuất, vì vậy chúng tôi hỏi, “Điều gì là thứ bạn không thể chịu đựng?” (Tại Guru, chúng tôi gọi những điều này là suy nghĩ.) Hoặc chúng tôi sẽ hỏi, “Điều gì bạn thực sự yêu thích gần đây?” (Chúng tôi gọi những điều này là đề xuất.)
  

‍

Cuộc họp một-một hàng tháng

Khi các nhà quản lý và báo cáo gặp nhau ít thường xuyên hơn, có xu hướng có nhiều nội dung phải bàn hơn. Đảm bảo rằng mỗi người trong các bạn chuẩn bị một chương trình nghị sự để không bỏ lỡ các mục quan trọng. Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét cho chương trình nghị sự định kỳ của bạn: 

• Tháng này bạn cảm thấy thế nào về công việc của mình? 
• Bạn cảm thấy thế nào về tiến độ đạt được các mục tiêu của mình? 
• Tôi có thể cung cấp hỗ trợ ở đâu, giúp bạn suy nghĩ và xóa bỏ các rào cản? 
• Bạn muốn chúng ta thảo luận về điều gì mà chúng tôi chưa đề cập đến? 
• Có những điều gì khiến bạn thấy khó chịu trong đội ngũ của chúng ta không? Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện chúng? 
• Bạn nghĩ rằng quy trình của chúng ta có thể hoạt động tốt hơn như thế nào? 
• Bạn có ý tưởng gì để nâng cao công việc của chúng ta không?
• Bạn cảm thấy thế nào về cách tôi hỗ trợ bạn? Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn tốt hơn?
  

Tịm đượi về những địt đống, kị điưi, Ươ ượi, nhểc đối địf vậ ần đôc đệc đủi trong hướng dẫn so sánh chi tiêlt này.

Cuộc họp một-một lập kế hoạch mục tiêu OKR

Lập kế hoạch mục tiêu là một thời điểm đặc biệt trong năm khi công việc của từng nhân viên được cấu trúc để phù hợp với các mục tiêu lớn hơn. Khi làm việc trên lập kế hoạch mục tiêu, hãy xem xét hỏi những câu hỏi này: 

• Bạn có nghĩ rằng đây là một mục tiêu có thể đạt được không? Nếu không, tại sao?
• Trong [tháng, quý, năm] cuối cùng, chúng ta đã gặp khó khăn ở đâu và bạn nghĩ chúng ta có thể cải thiện điều gì lần này?
• Bạn cần gì để thành công trong việc đạt được các mục tiêu này? (Xem xét các công cụ, ngân sách và vai trò)
• Có những rào cản hoặc rủi ro tiềm ẩn nào mà chúng ta có thể dự đoán sẽ phải đối mặt trong [quý, năm] tới không? Chúng ta có thể chuẩn bị như thế nào để vượt qua những điều đó? 
• Mục tiêu của bạn cho năm tới trong vai trò của bạn là gì? Đối với sự phát triển nghề nghiệp của bạn?

‍

Cuộc họp đánh giá hiệu suất 90 ngày

Chìa khóa để thành công cho bất kỳ nhân viên nào là đáp ứng kỳ vọng của nhà quản lý trong 90 ngày đầu tiên. Đây cũng là thời điểm để phản ánh xem nhân viên mới có hòa nhập tốt trong tổ chức hay không. Nhân viên có thể hoàn thành một bài tự đánh giá và cũng có thể muốn đề cử các đồng nghiệp cho các cuộc đánh giá lẫn nhau. 

Dưới đây là một số câu hỏi để giúp cấu trúc cuộc trò chuyện của bạn: 

• Bạn nghĩ rằng bạn đã thành công ở điểm nào cho đến nay? 
• Bạn nghĩ rằng mình có thể cải thiện ở điểm nào? 
• Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn tốt hơn? 
• Bạn muốn phát triển nghề nghiệp của mình ở đâu? 
• Bạn cảm thấy thế nào về hiệu suất của mình so với các mục tiêu?

‍

Cuộc họp đánh giá hiệu suất định kỳ

Bất kỳ cuộc đánh giá hiệu suất nào cũng có thể đầy lo âu, đặc biệt với những người mới được tuyển dụng. Dành thời gian để trấn an nhân viên của bạn về quy trình từng bước và những gì họ có thể mong đợi sẽ giúp đảm bảo một cuộc trò chuyện hiệu quả. Bạn sẽ muốn dành thời gian để nói về: 

• Đánh giá tự đánh giá và đánh giá của nhà quản lý
• Bất kỳ phản hồi nào từ đồng nghiệp
• Đánh giá dựa trên hiệu suất, bao gồm việc thảo luận về các mục tiêu
• Điều gì đã diễn ra tốt đẹp
• Các lĩnh vực cần phát triển
• Bất kỳ cập nhật tiêu đề nào, thăng chức hoặc thay đổi lương

‍

Cuộc họp đánh giá bồi thường

Đối với một số tổ chức, bồi thường không phải là một phần của các đánh giá hiệu suất thường xuyên. Trong một cuộc đánh giá bồi thường, chia sẻ thông tin này có thể giúp làm mượt cuộc trò chuyện: 

• Chia sẻ cách mà công ty xác định tổng bồi thường, bao gồm thảo luận về phân cấp, cấp bậc, hoặc cách tiếp cận
• Bồi thường/chức danh được cập nhật
• Chi tiết về thay đổi và nơi để tìm thông tin bổ sung
• Bạn cảm thấy thế nào về cập nhật này? 
• Bạn có câu hỏi nào cho tôi không?

‍

Cuộc họp một-một cấp skip-level

Nếu bạn có thời gian với Giám đốc điều hành hoặc các nhà lãnh đạo, thì việc chuẩn bị tốt để tận dụng thời gian và sự khôn ngoan quý giá của họ là điều xứng đáng.

Dưới đây là một số mục cần xem xét để đưa vào chương trình nghị sự của bạn: 

Đối với nhân viên:

• Đánh giá tác động đã lên kế hoạch và/hoặc thực tế của chiến lược của bạn
• Chia sẻ tác động kinh doanh của những thành tựu của bạn cho đến nay
  

Dành cho lãnh đạo: 

• Bạn có những mục tiêu dài hạn gì cho sự nghiệp của mình? 
• Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc ở đây? Điều gì sẽ giúp cho nó tốt hơn?
• Có điều gì chúng tôi có thể làm tốt hơn không? 
• Bạn có ý tưởng nào để cải thiện mọi việc ở đây không? Có những điều gì chúng ta nên thực hiện hoặc ngừng thực hiện không?
• Có điều gì bạn đang cảm thấy không rõ về chiến lược của chúng tôi không?
  

‍

Cuộc họp đối tác một-một

Mẹo chuyên nghiệp: Khi bạn mới trong một vai trò, hãy gặp các đồng nghiệp của bạn để uống cà phê hoặc ăn trưa (trực tuyến) và tìm hiểu nhau như những con người. Chúng ta thường tin tưởng mọi người hơn khi chúng ta biết họ một chút, và điều đó giúp đảm bảo mối quan hệ làm việc diễn ra suôn sẻ từ ban đầu.

\\u200D

Các cuộc gặp đối tác một-một thường không chính thức hơn và có thể rất tuyệt để xây dựng lòng tin và chia sẻ các dự án liên quan. Những câu hỏi này có thể gợi ý một cuộc trò chuyện thú vị và sâu sắc: 

• Dạo này bạn thế nào? 
• Thời gian qua bạn và đội của bạn thế nào?
• Bạn có đang làm việc gì gần đây mà có thể hữu ích để chia sẻ không?
• Điều gì là cách tốt nhất để giữ bạn được cập nhật khi làm việc về những thứ liên quan đến bạn?
  

19 câu hỏi cuộc họp một-một mà quản lý và nhân viên nên hỏi

Có thể bạn đã có một cuộc họp hoặc hai cuộc họp mà bạn thực sự không có gì để thảo luận. Nếu bạn không hủy bỏ, những cuộc họp này có thể là cách tốt nhất để xây dựng lòng tin và cho mọi người biết bạn quan tâm. Hãy cứu mình khỏi những khoảnh khắc khó xử và mang những câu hỏi này vào túi sau của bạn để gợi ý cuộc họp 1:1 đầy đủ hơn.

Dành cho các quản lý để hỏi nhân viên

• Gần đây bạn thế nào ngoài công việc?
• Bạn đang làm gì có ưu tiên? 
• Bạn có đang gặp phải rào cản nào vào lúc này không? 
• Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn?
• Bạn thấy mình ở đâu trong giai đoạn nghề nghiệp tiếp theo? 
• Trong ngắn hạn, có những kỹ năng nào bạn muốn phát triển hoặc hội thảo nào bạn muốn tham dự không?
• Làm việc với tôi như thế nào? Sự chỉ dẫn rõ ràng hơn (hoặc ít hơn) có hữu ích không?
• Chúng ta có thể làm gì để các cuộc họp của chúng ta tốt hơn không?
• Bạn thích nhận phản hồi như thế nào?
• Tôi có cung cấp đủ phản hồi cho bạn không?
• Có điều gì bạn nghĩ tôi nên ngừng hoặc bắt đầu làm không?

‍

Dành cho nhân viên để hỏi quản lý của họ

• Tôi có thể hỗ trợ các mục tiêu của nhóm không? 
• Cách tốt nhất để giữ bạn cập nhật là gì (email, nhắn tin, cập nhật hàng tuần, v.v.)?
• Tôi có thể làm gì ngay bây giờ để cho bạn thấy tôi sẵn sàng cho công việc ở cấp độ tiếp theo?
• Bạn có nghĩ rằng tôi có thể làm việc trên [dự án/nhóm mong muốn]? Tôi nghĩ tôi có thể đóng góp [cách bạn sẽ tiếp cận trách nhiệm].
• Tôi đang làm thế nào với [điều gì đó cụ thể]?
• Tôi có thể đóng góp tốt hơn cho nhóm của chúng ta như thế nào? Đối với các cuộc họp của chúng ta?
• Có điều gì không hoạt động tốt hôm nay cho đội của chúng ta mà tôi có thể hỗ trợ giải quyết không?
• Bạn nghĩ tôi cần phát triển kỹ năng nào để làm tốt hơn ở đây?