Project Communication Plan Templates, Examples & How-To
Sử dụng các mẫu này cho các cập nhật thường xuyên liên quan đến thông tin dự án quan trọng, cập nhật, và thành tựu.
Nhận các mẹo và thủ thuật được khuyên dùng để tạo ra một kế hoạch giao tiếp dự án hiệu quả và ngắn gọn.
Hãy nghĩ về tất cả các dự án mà bạn đã làm việc trong suốt sự nghiệp của mình. Liệu việc thiếu giao tiếp có làm khó khăn trong việc đạt được thời hạn mục tiêu không? Nếu câu trả lời là "có", bạn không phải là người duy nhất. Giao tiếp kém hoặc không rõ ràng là điểm yếu của bất kỳ dự án nào.
Tin tốt là gì? Xây dựng kế hoạch giao tiếp dự án của riêng bạn là điều đơn giản. Hãy cùng xem các mẹo và thủ thuật mà chúng tôi khuyên dùng để tạo ra một kế hoạch giao tiếp dự án hiệu quả và ngắn gọn.
Cách tạo một kế hoạch giao tiếp dự án
Thời điểm bạn khởi động một dự án là khi bạn nên bắt đầu suy nghĩ về cách bạn sẽ giao tiếp xuyên suốt dự án. Một cách đơn giản để bắt đầu phác thảo kế hoạch giao tiếp dự án của bạn là liên kết nó với thời gian dự án. Hãy nghĩ về khi nào và cách bạn dự định giao tiếp với các bên liên quan trong dự án. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Ai cần nhận loại giao tiếp nào?
- Kênh chính cho giao tiếp là gì?
- Bạn cần giao tiếp thường xuyên đến mức nào?
Bạn cũng sẽ muốn xác định các bên liên quan nào có trách nhiệm giao tiếp các cập nhật. Đảm bảo rằng mỗi bên liên quan hiểu vai trò của họ, để không có thông điệp nào bị bỏ lỡ.
Kế hoạch giao tiếp dự án là gì?
Kế hoạch giao tiếp dự án là một nguồn tin duy nhất xác định cách bạn sẽ giao tiếp thông tin quan trọng về dự án tới các bên liên quan. Nó giúp các bên liên quan biết khi nào và cách họ nên mong đợi cập nhật dự án. Kế hoạch giao tiếp dự án của bạn có thể bao gồm cách bạn sẽ giao tiếp cả nội bộ và bên ngoài.
Hãy ghi nhớ rằng kế hoạch giao tiếp dự án là một hướng dẫn rõ ràng về việc giao tiếp xuyên suốt dự án. Nó không bao gồm khung thời gian dự án, các cột mốc, tài nguyên hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể đi kèm với một dự án.
Cập nhật dự án tuyệt vời liên quan đến nhiều hơn chỉ việc chia sẻ thông tin. Nếu tất cả thông tin liên lạc dự án của bạn được lưu trữ ở một nơi và có một lối đi rõ ràng để phân phối thông tin cho các bên liên quan, bạn sẽ có một quy trình làm việc dự án mạch lạc ngay từ ngày đầu tiên.
Kế hoạch giao tiếp so với kế hoạch giao tiếp dự án
Một kế hoạch giao tiếp có thể có nghĩa bất kỳ điều gì từ kế hoạch PR đến cách bạn sẽ giao tiếp với nhân viên nội bộ, trong khi một kế hoạch dự án tập trung vào giao tiếp dự án.
Mẹo giao tiếp trong kỷ nguyên đội ngũ làm việc từ xa và kết hợp
Môi trường làm việc từ xa và kết hợp là thực tế mới cho nhiều tổ chức. Điều này tạo ra một thách thức thêm khi giao tiếp. Các đội phải điều chỉnh để thích ứng với email, DM và các hình thức giao tiếp không đồng bộ khác, hiện nay là hình thức chính để chia sẻ và lan tỏa kiến thức. Nói vậy, giao tiếp rõ ràng là quan trọng hơn bao giờ hết.
Bạn muốn đảm bảo rằng các bên liên quan trong dự án nhận được thông tin họ cần để thực hiện trách nhiệm của mình, nhưng không phải tất cả thông tin có thể có cho toàn bộ dự án (tùy thuộc vào vai trò của họ). Quá nhiều thông tin sẽ gây choáng, và bộ não con người chỉ có thể duy trì một lượng thông tin nhất định trước khi bắt đầu từ chối kiến thức mới. Giữ cho giao tiếp của bạn ngắn gọn và bám sát vào một mẫu có thể đọc nhanh.
5 bước đơn giản để tạo một kế hoạch giao tiếp dự án
1) Xác định mục tiêu giao tiếp
Trước khi bạn bắt đầu xây dựng kế hoạch giao tiếp dự án của mình, bạn cần xác định các mục tiêu giao tiếp của dự án. Các mục tiêu này có thể dưới hình thức tần suất cập nhật, các phương pháp tốt nhất cho giao tiếp nội bộ, hoặc nơi mà tất cả thông tin dự án của bạn sẽ được lưu. Hãy tự hỏi những câu hỏi sau khi bạn bắt đầu xây dựng kế hoạch của mình:
- Bạn sẽ giao tiếp với các bên liên quan của dự án bao lâu một lần?
- Loại thông tin nào là quan trọng để chia sẻ?
- Thông tin sẽ được chia sẻ như thế nào?
2) Chọn phương thức giao tiếp
Đặt các tiêu chuẩn giao tiếp bằng cách chỉ định một phương thức giao tiếp và tuân thủ nó. Điều này giúp giao tiếp trở nên dễ dự đoán cho các bên liên quan, yêu cầu ít năng lượng tinh thần hơn từ họ. Giao tiếp từ một mẫu cũng đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và việc nhận thông tin là công bằng. Phương thức giao tiếp mà bạn sử dụng có thể khác nhau tùy thuộc vào dự án. Bạn có thể xem xét:
- Bài thuyết trình
- Cuộc họp trực tiếp
- Khởi đầu cuộc gọi video
- Bài viết trên blog
- Tóm tắt dự án
- Cuộc gọi điện thoại
Giao tiếp nội bộ xảy ra ở nhiều nơi. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian khi bạn sử dụng một tài liệu duy nhất để giao tiếp thông tin dự án quan trọng.
3) Đặt tần suất giao tiếp
Tần suất giao tiếp của bạn sẽ thay đổi dựa trên thời gian, nhu cầu và các bên liên quan của dự án. Hãy xem xét việc thiết lập các kỳ vọng về tần suất giao tiếp ngay từ ngày đầu tiên của dự án, để các bên liên quan biết những gì được kỳ vọng ở họ và tăng năng suất. Tần suất giao tiếp có thể dựa trên thời gian hoặc hành động.
Khi giao tiếp về dự án của bạn, bạn có thể:
- Giao tiếp trên cơ sở thời gian: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng quý.
- Giao tiếp với tần suất dựa trên hành động: khi một nhiệm vụ, hành động, cột mốc, v.v. được hoàn thành.
4) Xác định chủ sở hữu, các bên liên quan và khán giả
Ai là người có trách nhiệm giao tiếp các cập nhật của dự án? Ai sẽ nhận những thông báo này? Bước thứ tư trong việc thiết lập kế hoạch giao tiếp dự án của bạn là xác định khán giả giao tiếp cũng như ai là người có trách nhiệm giao tiếp. Hãy xem xét việc tạo một bảng tính chứa tên của tất cả các bên liên quan, thông tin liên hệ liên quan và vai trò của họ trong dự án. Thiết lập một kỳ vọng cho những người giao tiếp và khán giả về khi nào, cách nào và cái gì sẽ được giao tiếp. Đảm bảo tất cả các bên liên quan trong dự án đều cùng một quan điểm.
5) Xác định chiến lược giao tiếp
Một chiến lược giao tiếp thiết lập các kỳ vọng về giao tiếp. Bạn sẽ nêu mục tiêu của kế hoạch giao tiếp dự án của mình, nêu rõ những gì các bên liên quan nên mong đợi từ từng phần giao tiếp họ nhận được về dự án. Các công cụ bạn sử dụng để giao tiếp cũng là một yếu tố quan trọng trong chiến lược giao tiếp của bạn.
Hãy cân nhắc việc gộp vào các bên liên quan của bạn ở đây. Hãy hỏi họ những phương thức giao tiếp hoặc công cụ nào mà họ thích sử dụng. Những phương tiện giao tiếp nào sẽ phù hợp với nhóm của bạn?
6) Sử dụng các công cụ để giao tiếp kế hoạch dự án của bạn
Các công cụ bạn sử dụng để giao tiếp sẽ giúp bạn tối ưu hóa dự án hoặc làm cản trở nó. Nếu thông tin trải dài trên nhiều nguồn, bạn sẽ thấy khó khăn trong việc biết cái gì cần tin tưởng. Khi bạn đã tập hợp tất cả thông tin dự án của mình, bạn có thể giao tiếp về dự án của bạn qua Slack, email, hoặc bất kỳ hình thức nhắn tin nào khác. Chỉ cần đảm bảo giữ cho nguồn tin duy nhất của bạn luôn cập nhật với bất kỳ thông tin cập nhật dự án nào. Điều này thiết lập một vị trí như là nguồn thông tin đáng tin cậy cho mọi thông tin của dự án. Bạn sẽ ngăn chặn các bên liên quan đặt câu hỏi lặp lại và giảm bớt sự tham vấn của các chuyên gia vấn đề.
Cách định dạng một kế hoạch giao tiếp dự án
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn trong kế hoạch giao tiếp quản lý dự án của bạn. Một mẫu sẽ giúp giữ cho giao tiếp của bạn consistent và dự án của bạn đi đúng hướng.
Mẫu kế hoạch giao tiếp dự án của bạn nên bắt đầu với ngày của các cập nhật được công bố. Theo sau đó là các cập nhật tình trạng chung hoặc các phần riêng lẻ cho mỗi cập nhật của từng thành viên nhóm. Phân bổ phần này thành các tiêu đề và phụ đề theo cách mà làm rõ ràng nhất đối với dự án và nhóm của bạn.
Xem xét thêm một phần để khen ngợi nhóm bên dưới phần này. Bạn đã biết rằng mình đang làm việc với một nhóm những cá nhân tài năng, vậy tại sao không tỏa sáng vào những người đã làm tốt đặc biệt gần đây? Xác định các thành tích cụ thể, những nơi mà các bên liên quan đã xuất sắc, và các ý tưởng sáng tạo đã nâng cao dự án.
Kết thúc kế hoạch giao tiếp dự án bằng một phần liệt kê những gì các bên liên quan có thể mong đợi tiếp theo. Ghi lại giai đoạn sắp tới của dự án, bao gồm các nhiệm vụ, cột mốc và bất kỳ điều gì khác bạn deem cần thiết.
Tại sao kế hoạch giao tiếp quản lý dự án lại quan trọng?
Những lợi ích của việc có một kế hoạch giao tiếp quản lý dự án là gì? Trước hết, giao tiếp rõ ràng là cốt lõi của mọi dự án. Sự hiểu nhầm dẫn đến việc các bên liên quan đi sai hướng và bỏ lỡ các cột mốc và cơ hội. Lần cuối cùng bạn hoàn thành một dự án suôn sẻ mà không có giao tiếp thường xuyên là khi nào? Có thể thiếu giao tiếp tạo ra những rào cản có thể được ngăn chặn với kế hoạch giao tiếp dự án.
Một kế hoạch giao tiếp dự án:
- Đặt kỳ vọng cho khi nào các bên liên quan sẽ nhận được cập nhật
- Cung cấp cơ hội để phản hồi
- Giúp tránh những rủi ro và vấn đề tiềm ẩn
- Tăng cường năng suất giữa các đội
Kế hoạch giao tiếp dự án giữ cho toàn bộ đội ngũ của bạn được thông báo. Nó mang lại cho mỗi bên liên quan cùng một kỳ vọng và loại bỏ những khoảng trống trong kiến thức dự án. Nó khuyến khích sự minh bạch. Kế hoạch giao tiếp dự án của bạn nên được phác thảo để phù hợp với nhu cầu dự án và đội ngũ của bạn. Một kế hoạch giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho quản lý dự án của bạn.
Hãy nghĩ về tất cả các dự án mà bạn đã làm việc trong suốt sự nghiệp của mình. Liệu việc thiếu giao tiếp có làm khó khăn trong việc đạt được thời hạn mục tiêu không? Nếu câu trả lời là "có", bạn không phải là người duy nhất. Giao tiếp kém hoặc không rõ ràng là điểm yếu của bất kỳ dự án nào.
Tin tốt là gì? Xây dựng kế hoạch giao tiếp dự án của riêng bạn là điều đơn giản. Hãy cùng xem các mẹo và thủ thuật mà chúng tôi khuyên dùng để tạo ra một kế hoạch giao tiếp dự án hiệu quả và ngắn gọn.
Cách tạo một kế hoạch giao tiếp dự án
Thời điểm bạn khởi động một dự án là khi bạn nên bắt đầu suy nghĩ về cách bạn sẽ giao tiếp xuyên suốt dự án. Một cách đơn giản để bắt đầu phác thảo kế hoạch giao tiếp dự án của bạn là liên kết nó với thời gian dự án. Hãy nghĩ về khi nào và cách bạn dự định giao tiếp với các bên liên quan trong dự án. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Ai cần nhận loại giao tiếp nào?
- Kênh chính cho giao tiếp là gì?
- Bạn cần giao tiếp thường xuyên đến mức nào?
Bạn cũng sẽ muốn xác định các bên liên quan nào có trách nhiệm giao tiếp các cập nhật. Đảm bảo rằng mỗi bên liên quan hiểu vai trò của họ, để không có thông điệp nào bị bỏ lỡ.
Kế hoạch giao tiếp dự án là gì?
Kế hoạch giao tiếp dự án là một nguồn tin duy nhất xác định cách bạn sẽ giao tiếp thông tin quan trọng về dự án tới các bên liên quan. Nó giúp các bên liên quan biết khi nào và cách họ nên mong đợi cập nhật dự án. Kế hoạch giao tiếp dự án của bạn có thể bao gồm cách bạn sẽ giao tiếp cả nội bộ và bên ngoài.
Hãy ghi nhớ rằng kế hoạch giao tiếp dự án là một hướng dẫn rõ ràng về việc giao tiếp xuyên suốt dự án. Nó không bao gồm khung thời gian dự án, các cột mốc, tài nguyên hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể đi kèm với một dự án.
Cập nhật dự án tuyệt vời liên quan đến nhiều hơn chỉ việc chia sẻ thông tin. Nếu tất cả thông tin liên lạc dự án của bạn được lưu trữ ở một nơi và có một lối đi rõ ràng để phân phối thông tin cho các bên liên quan, bạn sẽ có một quy trình làm việc dự án mạch lạc ngay từ ngày đầu tiên.
Kế hoạch giao tiếp so với kế hoạch giao tiếp dự án
Một kế hoạch giao tiếp có thể có nghĩa bất kỳ điều gì từ kế hoạch PR đến cách bạn sẽ giao tiếp với nhân viên nội bộ, trong khi một kế hoạch dự án tập trung vào giao tiếp dự án.
Mẹo giao tiếp trong kỷ nguyên đội ngũ làm việc từ xa và kết hợp
Môi trường làm việc từ xa và kết hợp là thực tế mới cho nhiều tổ chức. Điều này tạo ra một thách thức thêm khi giao tiếp. Các đội phải điều chỉnh để thích ứng với email, DM và các hình thức giao tiếp không đồng bộ khác, hiện nay là hình thức chính để chia sẻ và lan tỏa kiến thức. Nói vậy, giao tiếp rõ ràng là quan trọng hơn bao giờ hết.
Bạn muốn đảm bảo rằng các bên liên quan trong dự án nhận được thông tin họ cần để thực hiện trách nhiệm của mình, nhưng không phải tất cả thông tin có thể có cho toàn bộ dự án (tùy thuộc vào vai trò của họ). Quá nhiều thông tin sẽ gây choáng, và bộ não con người chỉ có thể duy trì một lượng thông tin nhất định trước khi bắt đầu từ chối kiến thức mới. Giữ cho giao tiếp của bạn ngắn gọn và bám sát vào một mẫu có thể đọc nhanh.
5 bước đơn giản để tạo một kế hoạch giao tiếp dự án
1) Xác định mục tiêu giao tiếp
Trước khi bạn bắt đầu xây dựng kế hoạch giao tiếp dự án của mình, bạn cần xác định các mục tiêu giao tiếp của dự án. Các mục tiêu này có thể dưới hình thức tần suất cập nhật, các phương pháp tốt nhất cho giao tiếp nội bộ, hoặc nơi mà tất cả thông tin dự án của bạn sẽ được lưu. Hãy tự hỏi những câu hỏi sau khi bạn bắt đầu xây dựng kế hoạch của mình:
- Bạn sẽ giao tiếp với các bên liên quan của dự án bao lâu một lần?
- Loại thông tin nào là quan trọng để chia sẻ?
- Thông tin sẽ được chia sẻ như thế nào?
2) Chọn phương thức giao tiếp
Đặt các tiêu chuẩn giao tiếp bằng cách chỉ định một phương thức giao tiếp và tuân thủ nó. Điều này giúp giao tiếp trở nên dễ dự đoán cho các bên liên quan, yêu cầu ít năng lượng tinh thần hơn từ họ. Giao tiếp từ một mẫu cũng đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và việc nhận thông tin là công bằng. Phương thức giao tiếp mà bạn sử dụng có thể khác nhau tùy thuộc vào dự án. Bạn có thể xem xét:
- Bài thuyết trình
- Cuộc họp trực tiếp
- Khởi đầu cuộc gọi video
- Bài viết trên blog
- Tóm tắt dự án
- Cuộc gọi điện thoại
Giao tiếp nội bộ xảy ra ở nhiều nơi. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian khi bạn sử dụng một tài liệu duy nhất để giao tiếp thông tin dự án quan trọng.
3) Đặt tần suất giao tiếp
Tần suất giao tiếp của bạn sẽ thay đổi dựa trên thời gian, nhu cầu và các bên liên quan của dự án. Hãy xem xét việc thiết lập các kỳ vọng về tần suất giao tiếp ngay từ ngày đầu tiên của dự án, để các bên liên quan biết những gì được kỳ vọng ở họ và tăng năng suất. Tần suất giao tiếp có thể dựa trên thời gian hoặc hành động.
Khi giao tiếp về dự án của bạn, bạn có thể:
- Giao tiếp trên cơ sở thời gian: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng quý.
- Giao tiếp với tần suất dựa trên hành động: khi một nhiệm vụ, hành động, cột mốc, v.v. được hoàn thành.
4) Xác định chủ sở hữu, các bên liên quan và khán giả
Ai là người có trách nhiệm giao tiếp các cập nhật của dự án? Ai sẽ nhận những thông báo này? Bước thứ tư trong việc thiết lập kế hoạch giao tiếp dự án của bạn là xác định khán giả giao tiếp cũng như ai là người có trách nhiệm giao tiếp. Hãy xem xét việc tạo một bảng tính chứa tên của tất cả các bên liên quan, thông tin liên hệ liên quan và vai trò của họ trong dự án. Thiết lập một kỳ vọng cho những người giao tiếp và khán giả về khi nào, cách nào và cái gì sẽ được giao tiếp. Đảm bảo tất cả các bên liên quan trong dự án đều cùng một quan điểm.
5) Xác định chiến lược giao tiếp
Một chiến lược giao tiếp thiết lập các kỳ vọng về giao tiếp. Bạn sẽ nêu mục tiêu của kế hoạch giao tiếp dự án của mình, nêu rõ những gì các bên liên quan nên mong đợi từ từng phần giao tiếp họ nhận được về dự án. Các công cụ bạn sử dụng để giao tiếp cũng là một yếu tố quan trọng trong chiến lược giao tiếp của bạn.
Hãy cân nhắc việc gộp vào các bên liên quan của bạn ở đây. Hãy hỏi họ những phương thức giao tiếp hoặc công cụ nào mà họ thích sử dụng. Những phương tiện giao tiếp nào sẽ phù hợp với nhóm của bạn?
6) Sử dụng các công cụ để giao tiếp kế hoạch dự án của bạn
Các công cụ bạn sử dụng để giao tiếp sẽ giúp bạn tối ưu hóa dự án hoặc làm cản trở nó. Nếu thông tin trải dài trên nhiều nguồn, bạn sẽ thấy khó khăn trong việc biết cái gì cần tin tưởng. Khi bạn đã tập hợp tất cả thông tin dự án của mình, bạn có thể giao tiếp về dự án của bạn qua Slack, email, hoặc bất kỳ hình thức nhắn tin nào khác. Chỉ cần đảm bảo giữ cho nguồn tin duy nhất của bạn luôn cập nhật với bất kỳ thông tin cập nhật dự án nào. Điều này thiết lập một vị trí như là nguồn thông tin đáng tin cậy cho mọi thông tin của dự án. Bạn sẽ ngăn chặn các bên liên quan đặt câu hỏi lặp lại và giảm bớt sự tham vấn của các chuyên gia vấn đề.
Cách định dạng một kế hoạch giao tiếp dự án
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn trong kế hoạch giao tiếp quản lý dự án của bạn. Một mẫu sẽ giúp giữ cho giao tiếp của bạn consistent và dự án của bạn đi đúng hướng.
Mẫu kế hoạch giao tiếp dự án của bạn nên bắt đầu với ngày của các cập nhật được công bố. Theo sau đó là các cập nhật tình trạng chung hoặc các phần riêng lẻ cho mỗi cập nhật của từng thành viên nhóm. Phân bổ phần này thành các tiêu đề và phụ đề theo cách mà làm rõ ràng nhất đối với dự án và nhóm của bạn.
Xem xét thêm một phần để khen ngợi nhóm bên dưới phần này. Bạn đã biết rằng mình đang làm việc với một nhóm những cá nhân tài năng, vậy tại sao không tỏa sáng vào những người đã làm tốt đặc biệt gần đây? Xác định các thành tích cụ thể, những nơi mà các bên liên quan đã xuất sắc, và các ý tưởng sáng tạo đã nâng cao dự án.
Kết thúc kế hoạch giao tiếp dự án bằng một phần liệt kê những gì các bên liên quan có thể mong đợi tiếp theo. Ghi lại giai đoạn sắp tới của dự án, bao gồm các nhiệm vụ, cột mốc và bất kỳ điều gì khác bạn deem cần thiết.
Tại sao kế hoạch giao tiếp quản lý dự án lại quan trọng?
Những lợi ích của việc có một kế hoạch giao tiếp quản lý dự án là gì? Trước hết, giao tiếp rõ ràng là cốt lõi của mọi dự án. Sự hiểu nhầm dẫn đến việc các bên liên quan đi sai hướng và bỏ lỡ các cột mốc và cơ hội. Lần cuối cùng bạn hoàn thành một dự án suôn sẻ mà không có giao tiếp thường xuyên là khi nào? Có thể thiếu giao tiếp tạo ra những rào cản có thể được ngăn chặn với kế hoạch giao tiếp dự án.
Một kế hoạch giao tiếp dự án:
- Đặt kỳ vọng cho khi nào các bên liên quan sẽ nhận được cập nhật
- Cung cấp cơ hội để phản hồi
- Giúp tránh những rủi ro và vấn đề tiềm ẩn
- Tăng cường năng suất giữa các đội
Kế hoạch giao tiếp dự án giữ cho toàn bộ đội ngũ của bạn được thông báo. Nó mang lại cho mỗi bên liên quan cùng một kỳ vọng và loại bỏ những khoảng trống trong kiến thức dự án. Nó khuyến khích sự minh bạch. Kế hoạch giao tiếp dự án của bạn nên được phác thảo để phù hợp với nhu cầu dự án và đội ngũ của bạn. Một kế hoạch giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho quản lý dự án của bạn.
.webp)
.webp)
