How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Thành công của bất kỳ dự án lớn nào cũng bắt đầu bằng một kế hoạch. Như một trong những người sáng lập nổi tiếng đã từng nói, "nếu bạn không lập kế hoạch, bạn đang lập kế hoạch để thất bại."

Kế hoạch dự án đặt nền tảng cho mọi giai đoạn trong dự án. Ai là người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ nào? Mục tiêu và định hướng là gì? Những chỉ số nào đang được sử dụng để đo lường tiến độ? Lập kế hoạch dự án là một phần thiết yếu để đảm bảo các bên liên quan, nhóm và quản lý dự án theo dõi dự án cho đến khi hoàn thành. Thiếu mục tiêu rõ ràng dẫn đến khoảng 37% các dự án thất bại.

Bỏ qua việc lập kế hoạch đầy đủ là có nguy cơ đối với sự bền vững của dự án. Mỗi dự án, lớn hay nhỏ, nên sử dụng một mẫu kế hoạch dự án. Hãy coi mẫu kế hoạch dự án của bạn như một nơi lưu trữ toàn bộ thông tin và tài nguyên của dự án. Bằng cách giữ cho dự án của bạn được tổ chức, bạn loại bỏ sự nhầm lẫn và rủi ro bị bỏ lỡ các cột mốc.

Cuối dự án, bạn sẽ cảm ơn bản thân vì đã có tổ chức ngay từ ngày đầu. Hãy cùng tìm hiểu cách phát triển kế hoạch quản lý dự án.

Kế hoạch dự án là gì?

Mẫu kế hoạch phân chia từng phần của dự án thành những phần nhỏ hơn. Đây là một tài liệu chính thức nêu rõ các kỳ vọng và quy trình cho dự án. Đây là một điểm đến duy nhất mà các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tìm câu trả lời cho những câu hỏi của họ. Chỉ số hoạt động của dự án, tóm tắt nhiệm vụ và các cập nhật thường xuyên đều có thể tồn tại trong tài liệu này hoặc chuỗi tài liệu.

Các nhà quản lý dự án có thể thường xuyên kiểm tra kế hoạch dự án để đánh giá trạng thái của nó, thông báo cho các thành viên trong nhóm về bất kỳ khu vực nào "có nguy cơ", và thông báo cho các bên liên quan về những chiến thắng nhỏ trong suốt quá trình. Họ cũng có thể xem xét tài liệu sau dự án để đánh giá ưu điểm và nhược điểm nhằm học hỏi những nơi có thể cải thiện cho các dự án trong tương lai.

Hãy coi kế hoạch dự án của bạn như một hành trình road trip. Khi bạn lập kế hoạch cho một chuyến đi, bạn đang ghi lại những địa điểm bạn muốn nhìn thấy, nơi để ở, và nơi bạn có thể đổ xăng. Nói một cách đơn giản, bạn cần biết những gì bạn muốn làm và cách bạn muốn thực hiện nó.

Có bao nhiêu giai đoạn của một kế hoạch dự án?

Khi bạn bắt đầu tạo kế hoạch dự án của mình, có năm bước ban đầu để giúp bạn bắt đầu. Hãy nhớ rằng mỗi dự án, nhóm, và công ty đều có chút khác nhau. Sửa đổi, thêm hoặc xóa các phần hoặc bước cần thiết cho đến khi kế hoạch hợp lý nhất cho dự án của bạn.

1. Khái niệm và khởi đầu

Giai đoạn đầu tiên trong việc phát triển kế hoạch dự án của bạn là nơi tất cả các ý tưởng được hình thành. Tập hợp đội nhóm của bạn hoặc có được ý kiến riêng lẻ của họ để tạo ra một danh sách ý tưởng tổng hợp. Đừng lo lắng về việc không có tất cả các câu trả lời lúc này. Sự chú ý duy nhất của bạn trong giai đoạn này nên là nghĩ về nơi bạn muốn dự án của mình đi đến.

2. Định nghĩa và lập kế hoạch

Đây là nơi bạn sẽ đi sâu hơn vào các chi tiết cụ thể. Giai đoạn định nghĩa và lập kế hoạch của kế hoạch dự án của bạn xác lập các mục tiêu, thời gian và trách nhiệm cho dự án. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mọi nhân vật chủ chốt biết vai trò và kỳ vọng của họ. Bạn cũng sẽ muốn xác lập các chỉ số rõ ràng sẽ được sử dụng để đo lường sự thành công của dự án.

3. Thực hiện dự án

Bước thứ ba là phần thú vị: thực hiện. Đây là thời điểm để đưa tất cả ý tưởng và kế hoạch của bạn vào thực hiện. Hãy đảm bảo rằng mỗi bên liên quan biết sử dụng mẫu kế hoạch dự án để cập nhật, khám phá, và thảo luận về dự án. Giao tiếp và tài liệu tốt trong suốt một dự án luôn quan trọng, nhưng đặc biệt trong giai đoạn này.

4. Hiệu suất và kiểm soát

Khi đến lúc kiểm tra hiệu suất của dự án, bạn sẽ biết ơn vì đã thiết lập các chỉ số rõ ràng ở giai đoạn lập kế hoạch từ trước. Xem xét dự án từ đầu đến cuối.

Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc việc thực hiện các cuộc kiểm tra thường xuyên trong suốt quá trình dự án thay vì chỉ duy nhất một lượt kiểm tra vào cuối dự án.

5. Kết thúc dự án

Đầu tiên, xin chúc mừng! Nếu bạn đã đạt đến giai đoạn này của quy trình dự án, điều đó có nghĩa là bạn đã làm việc thành công qua từng bước và bây giờ có thể gặt hái thành quả từ những nỗ lực của mình. Hãy đảm bảo xem xét từng bước của dự án, đánh giá những gì hoạt động và những gì không. Lưu trữ kế hoạch của bạn để tham khảo trong tương lai dành cho bạn hoặc các đội khác. Dành một chút thời gian vào cuối dự án để ghi chép mọi điều bạn đã học. Bạn có thể sử dụng thông tin này để hướng dẫn cho các dự án tương tự trong tương lai.

Kế hoạch dự án cần được định dạng như thế nào?

Định dạng kế hoạch dự án của bạn để phản ánh quy trình công việc của dự án. Bắt đầu bằng cách định nghĩa dự án, nêu rõ các mục tiêu, các bên liên quan, và cách đo lường thành công. Điều này có thể chi tiết hoặc ở cấp cao tùy theo cảm nhận của bạn.

Tiếp theo, chuyển sang các giai đoạn của dự án. Nếu bạn có nhiều nhóm làm việc cùng nhau, đây là nơi tốt để liên kết đến các mẫu khác mô tả quy trình công việc của dự án cho những đội đó. Có lẽ phần quan trọng nhất của kế hoạch dự án của bạn là phần "trạng thái". Đây là nơi bạn có thể cập nhật thường xuyên cho dự án. Để lại ghi chú cụ thể cho các yếu tố dự án mới phát hiện hoặc thông tin chung có thể hữu ích khi dự án tiếp diễn.

Như một quy tắc chung, tránh đi vào chi tiết một khối lượng thông tin quá mức. Càng nhiều thông tin mà mọi người cần đọc và tiêu hóa, càng ít khả năng họ nhớ tất cả các chi tiết đã được nêu ra. Chỉ cung cấp cho các bên liên quan của dự án những thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của họ trong dự án.

Cách viết kế hoạch dự án

Ngồi xuống để viết kế hoạch dự án có thể rất đáng sợ. Chúng tôi hiểu điều đó. Bắt đầu từ một mẫu có sẵn có thể giúp quá trình đỡ khó khăn hơn một chút. Hãy làm theo các bước này khi viết kế hoạch quản lý dự án hoàn hảo của bạn:

1. Xác định sự biện minh trong kinh doanh và nhu cầu của các bên liên quan

Bước này cần trả lời "tại sao?" của dự án của bạn. Dự án này phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty bạn như thế nào? Nó cần hoàn thành những gì? Hãy chắc chắn dành thời gian để nói chuyện với các bên liên quan của dự án và hiểu những nhu cầu của họ đối với dự án.

2. Đề xuất các mục tiêu và định hướng của dự án

Các mục tiêu và định hướng của dự án sẽ là một nguồn tài nguyên tích cực cho toàn bộ thời gian của dự án. Đây là thông tin mà bạn sẽ thường xuyên tham khảo khi các giai đoạn của dự án hoàn thành. Nó cũng giúp định rõ các bước trong phần "thực hiện" của dự án. Cân nhắc những yếu tố này khi thực hiện các mục tiêu và định hướng của dự án:

• Xác định phương pháp/châu yếu của dự án
• Các kỳ vọng cho các sản phẩm giao hàng
• Xác định rủi ro đáng kể và biện pháp đối phó
• Đặt ra các mốc tiến trình
• Tạo tổng quan về thời gian thực hiện dự án
• Ước lượng tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án

3. Định nghĩa phạm vi của dự án

Phần này của kế hoạch dự án của bạn bao gồm một phác thảo chi tiết của tất cả các khía cạnh của dự án. Tài nguyên, thời gian, sản phẩm giao hàng và bất kỳ tài liệu liên quan nào khác đều có trong phần này của mẫu kế hoạch. Bạn cũng có thể xác định các trở ngại tiềm ẩn và các cột mốc như chúng liên quan đến toàn bộ dự án hoặc từng nhiệm vụ. Sử dụng các cột mốc dưới đây để hướng dẫn phạm vi của bạn.

Căn chỉnh các mục tiêu của dự án

Khi bạn bắt đầu với các mục tiêu của dự án, bạn có thể dễ dàng xác định các bước của dự án. Bạn có một hiểu biết rõ ràng về những gì mà dự án cần phải đạt được và có thể diễn đạt điều này với các thành viên trong nhóm khi họ bắt đầu công việc của mình. Dưới đây là khung để đặt ra các mục tiêu mà toàn bộ tổ chức của bạn sẽ tham chiếu đến.

Đặt các mục tiêu dự án phù hợp với OKR

Các OKR của bạn đánh dấu cho các mục tiêu và kết quả chính của dự án. Bây giờ khi bạn đã xác định được những mục tiêu có thể đo lường này, đã đến lúc thiết lập các tiêu chuẩn cho dự án để giúp bạn đạt được những mục tiêu này. Phân chia mỗi mục tiêu thành những phần nhỏ hơn có thể đo lường. Sử dụng các tiêu chuẩn này để đánh giá sự thành công của dự án từ đầu đến cuối.

Xác định cách mục tiêu sẽ được đo lường

Bây giờ khi bạn đã phân chia các mục tiêu của mình thành các mục tiêu rất cụ thể, đã đến lúc chỉ định các chỉ số hữu ích cho mỗi mục tiêu. Những con số bạn sử dụng để xác định sự thành công của dự án sẽ khác nhau. Dù là % lưu lượng truy cập trang web đến từ mạng xã hội hay số lượng đăng ký sản phẩm mới, bạn có thể chọn các chỉ số được thiết kế tốt nhất để thể hiện sự thành công của dự án cuối cùng.

4. Tạo kế hoạch dự án

Với các chỉ số và mục tiêu của bạn trong tay, đã đến lúc đi vào kế hoạch dự án. Đây là nơi bạn sẽ xác định những gì cần thiết và khi nào. Đó là khuôn khổ để thiết lập một thời gian biểu.

Xác định các sản phẩm giao hàng

Dự án của bạn cần gì để thành công? Các sản phẩm giao hàng của dự án của bạn có thể bắt nguồn từ các bên liên quan nội bộ hoặc bên ngoài. Chúng có thể bao gồm bản vẽ thiết kế, đề xuất, báo cáo kỹ thuật, phân tích cạnh tranh hoặc đánh giá kỹ thuật. Bất kỳ thứ gì từ các mục vật lý đến những mục tiêu dựa trên số liệu đều được coi là sản phẩm giao hàng tiềm năng cho dự án của bạn.

Đặt kỳ vọng cho quy trình thực hiện sản phẩm giao hàng

Ghi rõ các nhóm hoặc cá nhân sẽ tham gia dự án. Gán nhiệm vụ dựa trên chuyên môn của từng bên liên quan. Đặt kỳ vọng cho mỗi thành viên trong nhóm hoặc từng bên liên quan tham gia vào dự án. Giao tiếp rõ ràng là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án nào.

Xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành

Trong dự án của bạn không có chỗ cho những công việc dư thừa, đặc biệt khi bạn đang làm việc với thời hạn chặt chẽ. Với danh sách các sản phẩm giao hàng dự kiến cho dự án, bạn sẽ xác định thứ tự mà những sản phẩm này phải được hoàn thành. Nếu có những yêu cầu cụ thể cho từng sản phẩm giao hàng, hãy đảm bảo điều này được giao tiếp với người chịu trách nhiệm.

Tạo một kế hoạch giao tiếp

Các bên liên quan của dự án sẽ giữ liên lạc như thế nào? Liệu việc tổ chức các cuộc họp hàng tuần để kiểm tra tình trạng của dự án thì hiệu quả hơn hay bạn muốn tất cả các thông tin liên lạc được thực hiện đồng bộ? Bạn thậm chí có thể xem xét việc tổ chức các cuộc họp không thường xuyên. Bạn có thể liên lạc chủ yếu thông qua phần mềm quản lý dự án của mình hoặc dựa vào một cơ sở tri thức để ghi lại thông tin và trả lời câu hỏi.

Tạo kế hoạch quản lý thay đổi

Một kế hoạch quản lý thay đổi chỉ rõ các bước mà một công ty sẽ thực hiện để tiếp nhận một cách trơn tru những thay đổi trong quy trình làm việc. Thay đổi trong bất kỳ kế hoạch dự án nào cũng có thể gặp khó khăn. Đưa vào các thay đổi này trong một kế hoạch quản lý thay đổi có thể giúp giảm bớt căng thẳng đi kèm với việc điều chỉnh đột ngột quy trình làm việc mà trước đây đã xem xét.

5. Xác định và phân bổ nguồn lực cho dự án

Trước khi dự án bắt đầu, hãy kiểm kê những nguồn lực có thể cần thiết để đảm bảo dự án hoạt động trơn tru. Bạn có cần tạo tài liệu nội bộ bổ sung không? Có những dự án tương tự nào đã được hoàn thành bởi công ty bạn trong quá khứ mà bạn có thể tham khảo không? Đảm bảo rằng mọi người chơi chính trong dự án đều có những gì họ cần để hoàn thành công việc tốt và đúng tiến độ.

Ước lượng nguồn lực cần thiết và khả năng sẵn có của nguồn lực

Có tài liệu cụ thể nào cần thiết cho một số bước trong quá trình không? Có thể có phần mềm hoặc công cụ nào mà các nhóm cần để hoàn thành trách nhiệm dự án của họ. Liên hệ với các bên liên quan của bạn để hỏi họ cần gì. Nếu bạn cần thêm công cụ hoặc nguồn lực mới vào ngân sách, hãy đảm bảo ghi chú các điều này trong quá trình lập kế hoạch dự án.

Xác định đóng góp và sự phụ thuộc để hoàn thành nhiệm vụ

Trong quy trình làm việc của dự án, có thể có một số nhiệm vụ phụ thuộc vào việc hoàn thành các nhiệm vụ khác để có thể hoàn thành chính nó. Cùng lúc đó, có thể có những nơi mà các bên liên quan gặp khó khăn. Xem xét các sự kiện bất ngờ và ghi chú chúng trong mẫu kế hoạch dự án.

Tạo một kế hoạch quản lý chi phí cho ngân sách

Giống như bất kỳ dự án, khởi động hoặc sáng kiến nào, bạn cần phải có ngân sách. Dù đó là chi tiêu cho quảng cáo hay thuê ngoài công việc, bạn nên có một bản tóm tắt chi tiết về tài chính cần thiết cho dự án. Chú ý đến nơi mà ngân sách có thể được điều chỉnh dựa trên các biến số có thể xảy ra. Điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro gặp phải những chi phí bất ngờ làm trì hoãn dự án.

6. Thiết lập một thời gian biểu dự án

‍

Dù lớn hay nhỏ, mọi dự án và nhiệm vụ đều cần có hạn chót. Khi làm việc với một dự án quy mô lớn, có thể có nhiều nhóm và bên liên quan tham gia. Đảm bảo mỗi người biết vai trò của họ và đảm bảo mọi người được thông báo về thời gian biểu dự án.

Xác định thời gian của các hoạt động và nhiệm vụ

Liên hệ với các bên liên quan của dự án để nắm bắt khối lượng công việc và thời gian cá nhân của họ để đảm bảo rằng điều này phù hợp với thời gian biểu tổng thể mà bạn đã đưa ra. Những người chịu trách nhiệm cho mỗi phần của dự án thường chuyên môn trong lĩnh vực đó - họ sẽ biết rõ nhất mất bao lâu để hoàn thành một phần của dự án.

Đặt ngày bắt đầu và kết thúc cho các hoạt động và nhiệm vụ của dự án

Chọn ngày kết thúc mong muốn cho dự án và làm việc ngược lại. Từ đây, đặt ngày kết thúc cho các hoạt động của dự án. Nếu đặt một khoảng thời gian thay vì một ngày cụ thể hoạt động tốt hơn cho nhóm của bạn, hãy thực hiện điều đó.

Giao phó vai trò và trách nhiệm cá nhân

Việc giao phó vai trò và trách nhiệm cá nhân có thể đến từ quản lý dự án hoặc từ các nhóm cá nhân. Khi bạn đã xác định các đội tham gia vào quá trình, hãy đảm bảo rằng họ đã chỉ định cụ thể những cá nhân có trách nhiệm cho phần công việc của nhóm họ trong dự án.

Xác định các giai đoạn và cột mốc quan trọng

Chia nhỏ dự án tổng thể của bạn thành các giai đoạn và đánh dấu những giai đoạn này bằng các cột mốc. Coi các cột mốc như những chiến thắng nhỏ. Nếu bạn đạt được chúng đúng thời gian, điều đó có nghĩa là bạn đang đi đúng hướng để hoàn thành dự án thành công.

Tạo một lộ trình dự án

Lộ trình dự án của bạn là thời gian biểu với một ít thông tin bổ sung. Điều này có thể dưới dạng một lịch, một danh sách các cột mốc có ngày, hoặc một bảng nhiệm vụ được xây dựng trong phần mềm quản lý dự án mà bạn ưa thích. Dưới đây là những gì lộ trình nên chứa:

• Mục tiêu
• Các sản phẩm giao hàng của dự án
• Cột mốc và thời hạn chính
• Tài nguyên

Nhập nhiệm vụ vào một công cụ quản lý dự án

Khi bạn đã xây dựng một thời gian biểu dự án, bạn cần một nơi để liệt kê tất cả các nhiệm vụ cá nhân nằm trong đó. Mẫu này phục vụ như một cái nhìn tổng quát về thời gian biểu của dự án. Sử dụng nó khi bạn chia nhỏ các nhiệm vụ thành các mục có thể thực hiện trong phần mềm quản lý dự án yêu thích của bạn. Hãy thoải mái bao gồm một liên kết đến mẫu để tham khảo dễ dàng trong suốt dự án.

7. Tiến hành đánh giá rủi ro

Không ai muốn nghĩ về những cách mà dự án của họ có thể gặp rủi ro. Tuy nhiên, bạn sẽ cảm ơn vì đã xem xét mọi khả năng nếu ở đâu đó trong quá trình bạn gặp vấn đề. Tiến hành đánh giá rủi ro cho phép bạn xác định những vấn đề tiềm tàng và giải quyết chúng trước khi chúng phát sinh. Khi thực hiện điều này, bạn giảm thiểu rủi ro làm trì hoãn dự án bằng cách phải tạm dừng mọi thứ để xử lý các vấn đề không lường trước được.

Tạo một kế hoạch quản lý rủi ro

Kế hoạch quản lý rủi ro của bạn nên đề cập đến những nơi trong kế hoạch dự án nơi có thể xảy ra các trở ngại. Có thể bạn đang làm việc với một nhà cung cấp bên thứ ba có thể nộp công việc muộn hoặc yêu cầu nhiều giao tiếp hơn mong đợi. Trong trường hợp này, hãy lên ngân sách nhiều thời gian hơn trong kế hoạch dự án cho việc hợp tác với nhà cung cấp này.

8. Gặp gỡ nhóm và các bên liên quan

Giờ đây, khi bạn gần hoàn thành việc lập kế hoạch dự án, đã đến lúc gặp gỡ các bên liên quan, cả nhóm hoặc riêng lẻ, để phác thảo trách nhiệm. Điều này cũng cung cấp một không gian để những người chơi chính đặt câu hỏi hoặc đưa ra đề xuất trước khi bắt đầu thực hiện dự án.

Giao tiếp vai trò cá nhân, mong đợi, và thời hạn

Chúng tôi đã đề cập đến điều này trước đây, nhưng chúng tôi quay lại với nó một lần nữa vì nó quan trọng như vậy. Giao tiếp là trái tim của sự thành công của dự án của bạn. Sự minh bạch về mong đợi và nhu cầu từ các bên liên quan loại bỏ sự nhầm lẫn và cơ hội bị bỏ lỡ. Nếu bạn giao tiếp rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, bạn đang giúp mọi người thiết lập thành công.

9. Thực hiện dự án

Cuối cùng, việc lập kế hoạch đã xong. Bây giờ đã đến lúc xem tất cả những nỗ lực tổ chức của bạn thành quả. Tại thời điểm này, hầu hết các nhà quản lý dự án đang theo dõi dự án, kiểm tra với các bên liên quan, và đảm bảo rằng các chỉ số quan trọng đang được ghi lại.

Giám sát hiệu suất trong suốt vòng đời dự án

Khi bạn giám sát hiệu suất qua dự án, bạn có thể điều chỉnh các chỉ số hoặc quy trình làm việc khi cần thiết. Các cuộc kiểm tra định kỳ cung cấp cơ hội để cung cấp cho các bên liên quan các bản cập nhật hiệu suất. Cùng với việc đảm bảo bạn đang đi đúng hướng, cũng có thể nâng cao tinh thần của đội nhóm khi thấy phản hồi tích cực.

Sử dụng báo cáo để theo dõi nỗ lực và chi phí

Nhớ đến ngân sách của bạn khi làm việc trong dự án. Khi bạn thực hiện kiểm tra định kỳ về các chỉ số hiệu suất, hãy xem xét kiểm tra nhanh ngân sách nữa. Một lần nữa, kiểm tra trạng thái thường xuyên, đặc biệt là ngân sách, giúp ngăn chặn những trở ngại lớn.

Sử dụng kế hoạch quản lý thay đổi để thích ứng với nhu cầu của dự án khi cần thiết

Bạn đã có kế hoạch dự án của mình và nó đang chạy trơn tru, nhưng điều này không có nghĩa là bạn sẽ không gặp phải bất kỳ trở ngại nào cần điều chỉnh. Nếu điều này xảy ra, hãy tham khảo kế hoạch quản lý thay đổi của bạn. Điều này có thể là một công cụ hữu ích khi xảy ra sự cố. Thay vì bị bắt quả tang và bị rủi ro không đạt được các chỉ số, hãy thực hiện điều chỉnh nhanh chóng và tiếp tục với dự án của bạn.

Bây giờ hãy thực hiện nó và xem kết quả.

Ví dụ về kế hoạch dự án

Xem cách mà PetDesk chuyển các tính năng mới từ ý tưởng đến thực hiện.

Lợi ích của việc sử dụng mẫu kế hoạch dự án là gì?

Các mục tiêu dự án phụ thuộc vào sự đạt được các chỉ số mà dựa vào việc các bên liên quan hoàn thành công việc của họ như mong đợi và đúng hạn. Tại Guru, chúng tôi sử dụng các mẫu đã xây dựng sẵn để giúp đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch quản lý dự án. Chúng tôi xem chúng như là điểm khởi đầu để xác định phạm vi và mục tiêu của một dự án. Hãy xem lý do tại sao việc tích hợp một mẫu kế hoạch dự án vào quy trình của bạn giúp đơn giản hóa quy trình hơn.

Không mất thời gian để thiết kế một mẫu nào cả

Thời gian của bạn là quý giá khi lập kế hoạch cho một dự án. Những nỗ lực lớn nhất của bạn nên được dành cho việc động não những ý tưởng sáng tạo và giải pháp để đảm bảo dự án của bạn hoạt động tốt. Tránh việc dành thời gian và năng lượng tinh thần để cố gắng quyết định mẫu kế hoạch quản lý dự án của bạn nên trông như thế nào bằng cách bắt đầu với một mẫu đã có.

Tránh việc bắt đầu hoàn toàn từ đầu

Một trang trắng là điều đáng sợ đối với mọi người. Có thể sẽ có vẻ gần như không thể nếu không biết bắt đầu từ đâu khi làm việc từ đầu. Sử dụng một mẫu để có cảm giác về thời gian biểu của dự án bạn. Khi bắt đầu từ một mẫu kế hoạch dự án, bạn chỉ cần điền vào các khoảng trống.

Nguồn thông tin duy nhất về dự án

Đó là một con đường trơn trượt khi có thông tin bị phân tán khắp phần mềm quản lý dự án, email, thông tin liên lạc nội bộ và nhiều thứ khác. Hãy coi mẫu kế hoạch dự án của bạn như là nguồn thông tin duy nhất. Nó chứa tất cả thông tin và cập nhật mà các bên liên quan cần để nắm bắt quy mô của dự án. Nếu một mẫu không đủ, hãy sử dụng các mẫu khác nhau cho các giai đoạn khác nhau của dự án và liên kết chúng lại với nhau!

Các công cụ để tích hợp kế hoạch dự án của bạn vào doanh nghiệp của bạn

Có hàng triệu cách để tạo và chia sẻ kế hoạch dự án của bạn. Mẫu kế hoạch quản lý dự án của chúng tôi hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể chia sẻ tất cả thông tin quan trọng về dự án của mình với nhóm của bạn dù họ đang làm việc ở đâu. Hợp tác, chia sẻ kiến thức và đạt được mục tiêu của bạn bằng cách nhanh chóng trao đổi thông tin và quy trình qua bất kỳ công cụ nào mà đội nhóm của bạn sử dụng trong suốt dự án.

Guru tích hợp liền mạch với phần mềm quản lý dự án mà bạn yêu thích để bạn có mọi thứ bạn cần, ngay tại một nơi.