Project Status Report

Dù bạn đang làm việc với một nhóm hai người hay hai mươi người, báo cáo tình trạng dự án của bạn là một phần quan trọng trong quy trình. Báo cáo tình trạng là nơi nhanh chóng và đáng tin cậy cho mọi thông tin liên quan đến dự án. Giữ thông tin về cập nhật dự án thường xuyên để đảm bảo không có bên liên quan nào bị bỏ rơi. Đội ngũ của bạn sẽ cảm ơn bạn vì đã giữ cho mọi người được thông báo.

Sắp xếp bản cập nhật tình trạng dự án của bạn sao cho dễ nắm bắt và dễ hiểu. Đảm bảo nó rõ ràng, ngắn gọn và dễ tiếp cận. Cách tốt nhất để hoàn thành điều này là bám sát một mẫu. Chỉ cần điền vào các phần của mẫu với các cập nhật gần đây nhất và bạn đã xong! Bạn vừa tiết kiệm được thời gian quý giá và sẽ gửi những cập nhật dự án đến các bên liên quan một cách đi thẳng vào vấn đề.

Chúng tôi đã xây dựng một ví dụ về báo cáo cập nhật tình trạng dự án cho bạn xem xét. Thực hiện chỉnh sửa và điều chỉnh để căn chỉnh mẫu với nhu cầu của dự án của bạn. Kiểm tra nó bên dưới.

Một báo cáo tình trạng dự án bao gồm những gì?

Chỉnh sửa nội dung của báo cáo tình trạng dự án của bạn để việc hoàn thành và chia sẻ thông tin này trở nên dễ dàng hơn. Cả bạn và các bên liên quan sẽ biết mong đợi điều gì khi mẫu báo cáo tình trạng dự án của bạn được tổ chức và rõ ràng.

1. Mô tả và tên dự án

Trước hết, hãy đặt cho bản cập nhật tình trạng dự án của bạn một tiêu đề (thông thường là tiêu đề của dự án) và thêm một mô tả. Mô tả có thể là một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về dự án, các nhóm nào tham gia, hoặc bất kỳ thông tin nào khác mà bạn cho là quan trọng khi mô tả dự án.

2. Lợi ích, mục tiêu và mục đích của dự án

Trong phần này của mẫu, bạn sẽ liệt kê các lợi ích, mục tiêu, và mục đích của dự án. Chọn đi vào chi tiết nhiều nhất có thể. Hãy nhớ rằng hầu hết các bên liên quan có thể quen thuộc với thông tin này về dự án, vì vậy bạn có thể không cần thêm tất cả chi tiết ở đây. Giữ nó ngắn gọn, có thể chỉ cần bao gồm các mục tiêu cho giai đoạn gần đây nhất của dự án, sau đó chuyển sang bước tiếp theo.

3. Lịch trình dự án

Dự án của bạn có đúng tiến độ không? Có nhiệm vụ nào bị chậm trễ không? Có bên liên quan nào cần được cảnh báo về sự thay đổi trong lịch trình dự án không? Sử dụng phần này để ghi lại các mốc dự án như chúng đã được thiết lập lúc đầu dự án. Cân nhắc duy trì một lịch trình chủ động bằng cách kiểm tra các giai đoạn của dự án khi đội ngũ của bạn hoàn thành chúng.

4. Các cập nhật tình trạng dự án

Bạn có tùy chọn về cách chia sẻ và phát tán các cập nhật tình trạng dự án trong phần này. Chọn một người có trách nhiệm thu thập các cập nhật tình trạng từ tất cả các bên liên quan của dự án để đưa vào đây hoặc mời các bên liên quan tự nhập các cập nhật của họ. Phương pháp sau sẽ thúc đẩy một không gian làm việc hợp tác hơn. Bạn có thể làm việc với danh sách có dấu đầu dòng hoặc biểu đồ, chọn phương pháp giao tiếp phù hợp nhất với đội ngũ của bạn.

5. Lời khen dành cho đội ngũ

Một phần quan trọng của tinh thần đội ngũ tích cực là ghi nhận công lao ở nơi được coi là xứng đáng. Sử dụng phần này để làm nổi bật những thành tựu của các cá nhân góp sức trong giai đoạn gần đây nhất của dự án. Gọi tên các bên liên quan hoặc toàn bộ đội ngũ để thể hiện sự trân trọng đối với công việc mà họ đã thực hiện cho dự án cho đến nay.

6. Câu hỏi hoặc mối quan tâm

Đây là một phần để liệt kê và trả lời bất kỳ câu hỏi nào còn tồn đọng khi đi vào cập nhật tình trạng. Sử dụng phần này làm một điểm đến duy nhất, có thẩm quyền cho tất cả các câu hỏi và mối quan tâm về dự án sẽ loại bỏ rủi ro mất câu hỏi trong Slack hoặc email. Mời đội ngũ của bạn thêm câu hỏi ở đây ngay khi chúng xuất hiện để chúng không bị lạc trong quá trình làm việc.