Offboarding: What it Means & How to Do It Best

عندما يغادر الموظف شركة ما، فإن عملية إنهاء الخدمة السلسة تحول هذا الحدث المحزن إلى تجربة مريحة وبسيطة قدر الإمكان. يتذكر الموظفون كيفية معاملتهم عندما يغادرون، لذا لإنهاء الأمور بشكل إيجابي وضمان إتمام المهام الرئيسية، يساعد أن تكون مستعدًا بقائمة فحص لإنهاء الخدمة. 

ستوفر لك قوائم فحص وإنهاء خدمة الموظفين تلك راحة البال خلال إنهاء الخدمة القادم.

ما هو إنهاء الخدمة؟

إنهاء الخدمة هو عملية إنهاء علاقة الموظف مع الشركة. عادة ما يحدث ذلك عندما يستقيل الموظف، أو يتم طرده، أو يترك منصبه. ومع ذلك، يمكن أن تشير أيضًا إلى الوقت الذي يتقاعد فيه الموظف. قد يكون لدى الوكالات والمتعهدين المتعاملين مع شركتك عملية إنهاء خدمة أبسط قليلاً. 

إنهاء الخدمة مهم لأنه يسمح للشركات بحل الأمور العالقة وحماية نفسها قانونيًا. كما يوفر للموظف إحساسًا بالإغلاق لينتقل إلى خطواته المهنية التالية.

عند القيام بذلك بشكل صحيح، يمكن أن يكون إنهاء الخدمة تجربة إيجابية لكل من صاحب العمل والموظف. يمنح صاحب العمل راحة البال عندما يعرف أن جميع ممتلكات الشركة قد تم إرجاعها وأن المعلومات السرية قد تم تدميرها. عندما يتم إدارة إنهاء الخدمة بشكل جيد، يشعر الموظف بالاحترام والتقدير لمساهماته في الشركة.

كيفية مشاركة أخبار تقليص القوى العاملة

ليس من السهل أبدًا مشاركة الأخبار حول حدث تقليص القوى العاملة الضروري. توفر لك قوالب إنهاء الخدمة أدناه الوقت وتساعد في جعل العملية سلسة قدر الإمكان.

‍

‍

خطة إدارة التغيير تساعد في ضمان وضوح المسؤوليات والجداول الزمنية.

‍

نصائح للقادة

تلعب القيادة دورًا محوريًا في العملية وغالبًا ما تساعد في تحديد متى يحتاج الموظف إلى إنهاء الخدمة. 

لضمان سير الأمور بشكل جيد، يتمثل دورك في الدعم والتفهم مع الحفاظ على علاقة مهنية مع الموظف المغادر. بصفتك مديرًا أو مديرًا تنفيذيًا (CEO)، إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لضمان سير عملية إنهاء الخدمة بسلاسة:

• بمجرد أن تعرف أنك بحاجة إلى ترك موظف، من المهم إبلاغه. بهذه الطريقة، يمكنهم البدء في التحضير الذهني لمغادرتهم. 
• لتجنب سوء الفهم، ضع توقعات واضحة مع المدير المباشر للموظف حول من سيتعامل مع أي تواصل مطلوب ومتى. تواصل مع الموظف طوال العملية لضمان فهمه لما يحدث ولماذا. لخفض عدد عمليات تقليص القوى العاملة، يساعد خطة إدارة التغيير وخطة الاتصالات الداخلية على ضمان عدم تفويت أي شيء. 
• ابقِ خطوط الاتصال مفتوحة حتى يتمكن الموظف من طرح الأسئلة والتعبير عن القلق. يمكن أن يساعد تواجدك في ضمان حصولك على ثقة الفريق طوال العملية. قد تفكر أيضًا في إجراء مقابلة خروج إذا قدم لك الموظف إشعارًا وتود معرفة المزيد عن سبب مغادرته.
• كن محترمًا لوقت الموظف وطاقة أثناء هذه الانتقال الصعب. تظل الحدود مهمة دائمًا - وخاصة في وقت إنهاء الخدمة.
• ساعد في الانتقال المهني من خلال تزويدهم بالموارد والنصائح. دور القادة والمديرين هو تنمية أولئك الذين تحتهم حتى لو كان ذلك يعني وداعهم. على الرغم من كونه لحظة تجلب مشاعر متناقضة، فهي لحظة لدعم نمو موظفك المهني. يمكن أن يفتقر الموظفون إلى الوضوح فيما إذا كنت ستقدم لهم توصية في المستقبل. إبلاغ الموظف بأنه لا يزال بإمكانه الاتصال بك إذا احتاج إلى مساعدة أو لديه أي أسئلة يظهر أنك لا تزال على استعداد لدعمه بعد مغادرته. إذا كان بإمكانك، اعرض أن تكون شخصًا يربطهم أو أن تكون مرجعًا لهم مباشرةً. 
• تأكد من أن الموظف المغادر يشعر بالتقدير لمساهمته في الشركة. إذا كان المدير المباشر للموظف يعمل لديك، فإن إجراء مقابلة خروج خلال هذه العملية سيقدم فرصة نادرة لجمع تغذية راجعة حول قدرات المدير واحتياجات النمو.
• تأكد من أن لديك عملية إنهاء خدمة ترتبط بكل الأمور العالقة وتحدد الأدوار والمسؤوليات بوضوح. يشمل ذلك التأكد من الامتثال لأي قوانين سارية، وإرجاع ممتلكات الشركة، وجمع التوقيعات على أي مستندات مطلوبة، وتدمير أي معلومات سرية. تعلم من أي أخطاء سابقة تم ارتكابها في الشركة وثِّق عملية إنهاء الخدمة بوضوح فيمصدر الحقيقة المركزي حيث يكون لجميع أصحاب المصلحة في إنتهاء الخدمة وصول سري كما هو الحال فيGuru.

الطريقة التي تتعامل بها مع الاتصال بالفريق وكيفية إدارة إنهاء الخدمة تترك انطباعًا دائمًا لدى فريقك. عندما تتم إدارة الأمور بشكل جيد، يمكن أن يبقى الفريق منتجًا أو حتى يصبح أكثر تفاعلًا بعد تقليص القوى العاملة أو انتقال زميل. باستخدام هذه النصائح، يمكنك التأكد من أنها تجربة إيجابية قدر الإمكان لجميع المعنيين.

نصائح للمديرين

تلعب دورًا حيويًا في إنهاء خدمة الموظفين. ليس من السهل دائمًا إجراء هذه المحادثات أو إبلاغ الموظفين، خاصة إذا كنت قد عملت معًا لفترة طويلة أو كنت قريبًا من الشخص الذي يغادر. وظيفتك هي مساعدة تقريرك في الانتقال من الشركة وتقديم إنهاء، ويفضل أن يكون بطريقة تتيح لهم الشعور بالدعم. إليك بعض النصائح للمديرين:

• احصل على المساعدة: إذا كنت غير متأكد من كيفية إنهاء خدمة شخص ما، احصل على مساعدة من قسم الموارد البشرية أو الشؤون القانونية. يمكنهم إرشادك خلال العملية والتأكد من أن كل شيء تم بشكل صحيح.
• كن محترمًا: هذا probably أهم شيء يمكنك القيام به. تذكر، أنك تنهي عمل شخص ما، وهو أمر مهم. كن محترمًا لوقت وطاقات ومساهمات الآخرين. أقر بالأشياء التي ساهموا بها أثناء استعدادك لتوديعهم. احترم حدودهم ولا تسأل الكثير منهم خلال هذا الوقت الصعب. 
• تواصل بوضوح: تأكد من أنك توضح أسباب القرار لإنهاء خدمة الموظف. كن واضحًا بشأن ما سيحدث بعد ذلك وما هي توقعات الشركة في إنهاء العلاقة. شارك أي تفاصيل متعلقة بالتعويض وكن مستعدًا لإدخال قسم الموارد البشرية خلال الاجتماع حتى تتمكن من الإجابة عن أي أسئلة وضمان توقيع المستندات المطلوبة.
• خطط للانتقال: ضع في اعتبارك ما إذا كان يمكنك تقديم إشعار لمدة أسبوعين أو تعويض عن الفصل لدعمهم أثناء البحث عن دورهم التالي. قد تكون فرصة لموظف لم يعمل بشكل جيد في فريقك، التطابق المثالي مع شركة أخرى. من الجيد أن يكون لديك خطة صلبة حول كيفية مغادرة الموظف لدوره. 
• لا تحاول القيام بالكثير: إنهاء الخدمة هو عملية، وليس حدثًا واحدًا. لا تحاول فعل كل شيء دفعة واحدة. ركز على المهام الأكثر أهمية واعتن بها واحدة في وقت.
• ابق على اتصال: وظيفتك هي تنمية أولئك تحتك، بما في ذلك قول وداع. إنهاء الخدمة هو علامة رئيسية حيث يمكنك إظهار أنك لا تزال تدعم نمو الموظف المهني. لا تترك الموظف يتساءل عما إذا كنت ستكون مرجعًا إيجابيًا لهم لاحقًا. إذا تجاوز تقريرك الحدود من خلال توثيق معلومات الشركة والمشاريع والعمليات لدعم الشخص الذي يتولى مسؤولياته، أرسل له ملاحظة للقول شكرًا لك. اعرض أن تكون مرجعًا لهم أو تعرفهم داخل شبكتك إذا كان بوسعك. نظرًا لأن معظم طلبات التوظيف تكون عبر الإنترنت، فإن توصية إيجابية على لينكد إن تساهم بشكل كبير في مساعدتهم في مرحلة حياتهم المهنية التالية.

قائمة فحص إنهاء الخدمة

لضمان أن تكون عملية إنهاء الخدمة سلسة قدر الإمكان، هناك بعض المهام التي يجب إكمالها. ستساعدك هذه القائمة للتأكد من أنك لن تفوت شيئًا.

1. تعاون مع قسم الموارد البشرية: بمجرد أن تعرف أن موظفًا يغادر، أخطر قسم الموارد البشرية حتى يتمكن من بدء عملية إنهاء الخدمة. إذا كنت جديدًا في إنهاء الخدمة، تأكد من إجراء محادثة مبكرًا حول كيفية توثيق الأداء الضعيف أو غيره من القضايا حتى تحمي الشركة قانونيًا.
2. أخبر الأطراف المعنية: عندما يغادر موظف شركة ما، من المهم إخطار الأطراف المعنية. يشمل ذلك قسم الموارد البشرية ومدير الموظف وأي أعضاء فريق عملوا معهم بشكل وثيق. تتطلب تخفيضات القوى العاملة الأكبر خطة اتصالات على مستوى الشركة.
   

1. إرجاع ممتلكات الشركة: يجب إرجاع جميع ممتلكات الشركة قبل مغادرة الموظف. يشمل ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف وبطاقات الائتمان والمفاتيح وأي عناصر أخرى تم منحها لهم لأغراض العمل.
2. تدمير المعلومات السرية: قد يحتاج أي معلومات سرية يمتلكها الموظف إلى التدمير. يشمل ذلك النسخ الورقية من المستندات وكذلك الملفات الرقمية.
3. إجراء مقابلة خروج: تعتبر مقابلة الخروج فرصة لصاحب العمل لمعرفة المزيد حول أسباب مغادرة الموظف والحصول على آراء حول وقته في الشركة. كما أنها فرصة للموظف لطرح أي أسئلة قد تكون لديه.
4. انتهاء أي تعويض نهائي: الخطوة الأخيرة هي إرسال أي تعويض أو فصل تم الاتفاق عليه. يشمل ذلك التأكد من توقيع كل الأوراق ذات الصلة وإجراء أي مدفوعات أخيرة.

تعتبر عملية إنهاء الخدمة مهمًا لضمان انتقال سلس لكل من صاحب العمل والموظف. مع قائمة فحص إنهاء الخدمة هذه يمكنك التأكد من إكمال جميع المهام اللازمة ويشعر كل من المعنيين بالاحترام والتقدير.

أبرز ممارسات إنهاء الخدمة

بالإضافة إلى القائمة، هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب مراعاتها عند إنهاء خدمة الموظف.

• كن محترمًا: الطريقة التي تعامل بها كل موظف تعكس الشركة وتكون شيئًا سيتذكره الفريق. إنهاء الخدمة هو فرصة لإظهار تقديرك لمساهماتهم في الشركة. 
• احتفظ بها احترافية: يجب التعامل مع إنهاء الخدمة باحترافية. تجنب أي هجمات شخصية أو مواجهات.
• كن واضحًا: إن إنهاء الخدمة يمكن أن يكون وقتًا مربكًا وعاطفيًا للجميع المعنيين. لتجنب أي لبس، تأكد من أنك توضح ما يحدث ولماذا. كن مستعدًا للمشاركة بشفافية للحفاظ على ثقة الفريق وفي ذات الوقت يجب أن تكون لديك معرفة واضحة بالحدود التي تحتاج إلى الحفاظ عليها مع سرية الشركة. 
• قدم إشعارًا مناسبًا: بناءً على الوضع، قد تحتاج إلى إعطاء موظفيك إشعارًا مدته أسبوعين (أو أكثر) قبل مغادرتهم. عندما يكون ممكنًا، امنحهم الوقت للانتهاء من أي أمور عالقة وتوديع زملائهم.
• ضمان الشفافية: عندما يغادر موظف شركة ما، من المهم إخطار الأطراف المعنية. يشمل ذلك قسم الموارد البشرية ومدير الموظف وأي أعضاء فريق آخرين عملوا معهم بشكل وثيق. ستساعد الشفافية خلال هذه المحادثات على الحفاظ على الثقة والإنتاجية خلال الانتقال.

تعتبر عملية إنهاء الخدمة جزءًا مهمًا من إدارة أي شركة. بفضل هذه الممارسات الأفضل، يمكنك الحفاظ على العلاقات إيجابية وإغلاق أي أمور عالقة. 

أفضل الممارسات لإغلاق التعويض وفسخ العقد

عندما يغادر الموظف شركة، من المهم أن يكون لديك خطة حول كيفية التعامل مع تعويضه ومزاياه. كن مستعدًا لمشاركة تفاصيل التعويض النهائي على الفور مع الموظف إذا كنت تخبره بأنه سيغادر الشركة. يجب على صاحب العمل تقديم اتفاقية فصل واضحة للموظف تحدد شروط تعويضه ومزاياه. يجب أيضًا منح الموظف وقتًا معقولًا لمراجعة الاتفاق وطرح أي أسئلة قد تكون لديه.

من المهم أيضًا تذكُّر أن تعويض الفصل والمزايا تخضع للضرائب. يجب على صاحب العمل خصم الضرائب المناسبة قبل أي صرف نهائي للموظف.

كيفية تحديد التعويض

هناك بعض العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار عند تحديد التعويض. ستساعدك هذه الأسئلة على اتخاذ قرار يصب في مصلحة جميع المعنيين. 

• ما هي مدة عمل الموظف في الشركة؟ عمومًا، كلما طالت مدة عمل الموظف في الشركة، زادت حقوقه في التعويض.
• هل لدى الموظف عقد عمل؟ إذا كان لدى الموظف عقد، فقد تحدد شروط العقد مقدار التعويض الذي يستحقونه.
• لماذا يغادر الموظف؟ إذا كان الموظف يغادر voluntarily، فعادةً ما يكون من حقه الحصول على تعويض أقل مما لو تم فصله أو الاستغناء عنه.

تحديد التعويض يمكن أن يكون صعبا، ولكن من المهم التأكد من أنك عادل لكل من صاحب العمل والموظف. 

أسئلة متكررة حول إنهاء الخدمة

ماذا يجب أن يتضمن إنهاء الخدمة؟

للتأكد من أنك لا تفوت شيئاً، سوف ترغب في:

1. التعاون مع قسم الموارد البشرية قبل اتخاذ أي إجراء مع الموظف. تأكد من أنك تعرف ما يجب التواصل به أو توثيقه، وافٍ بمتطلبات ذلك قبل أن تتواصل مع الموظف.
2. إخطار الأطراف المعنية، بما في ذلك قسم الموارد البشرية، ومدير الموظف، وأي أعضاء فريق مقربين. يمكنك أيضاً النظر في التواصل على مستوى الشركة عند الحاجة. 
3. تأكد من إرجاع أي ممتلكات للشركة، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة، والهواتف، وبطاقات الائتمان، والمفاتيح.
4. تدمير المعلومات السرية في النسخ الورقية والملفات الرقمية.
5. إكمال مقابلة إنهاء للخروج بمزيد من المعلومات حول سبب مغادرة الموظف والحصول على ملاحظات حول وقته في الشركة. يمكن للموظفين أيضاً طرح أي أسئلة متبقية خلال هذا الاجتماع.
6. إغلاق أي تعويض نهائي كما تم الاتفاق عليه. وهذا يتضمن التأكد من توقيع جميع الأوراق ذات الصلة وإجراء أي مدفوعات نهائية.
7. تعلم من تجربة الشركة وضمن أي تحسينات في العملية في مصدر موثوق واحد مثل Guru لمنع تكرار أي مشكلات.

كيف يمكنني تحسين عملية إنهاء الخدمة؟

إنهاء الخدمة مهم بنفس القدر مثل عملية الانضمام. في الواقع، سيجادل الكثيرون أنه أكثر أهمية لأن تجربة إنهاء الخدمة السيئة يمكن أن تدمر العلاقة التي بنيتها مع الموظف - أو مع فريق بأسره. يمكن أن تتسبب تخفيضات القوى العاملة، إذا أُديرت بشكل سيئ، في جذب التدقيق العام. 

تتمتع أفضل عمليات إنهاء الخدمة بهذه القواسم المشتركة:

1. تتم عملية التخطيط والتوثيق للأطراف المعنية الصحيحة في مصدر موثوق واحد. يجب أن يكون إنهاء الخدمة عملية متعمدة، وليست شيئاً تُرك لاكتشافه في خضم الفوضى.
2. تواصل مبكراً وغالباً. لا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة لبدء الحديث عن إنهاء الخدمة. كلما بدأت المحادثة مع الأطراف المعنية في الانتقال، كان ذلك أفضل.
3. كن واضحاً حول ما يحدث. يمكن أن يكون إنهاء الخدمة وقتاً محيراً وم stressful لكل المعنيين. تأكد من أنك واضح بشأن ما يحدث ولماذا. كن مستعداً للإجابة على أي أسئلة من خلال توقعها.
4. تأكد من أن الجميع يعرف دوره. إنهاء الخدمة هو جهد جماعي لقسم الموارد البشرية، وتقنية المعلومات، والعمليات، والقيادة، والمديرين، لذا تأكد من أن جميع المعنيين يعرفون دورهم في العملية.
5. كن مرناً. إنهاء الخدمة ليس عملية تناسب الجميع. كن مستعداً لتكييف عملية إنهاء الخدمة الخاصة بك مع الفرد والظروف. إذا كان هناك حدث تخفيض أكبر، جهز فريق إدارتك بالكامل بمعلومات شفافة ودعم لضمان قدرتهم على نقل الأشخاص بسلاسة.
6. لا تنس الأشياء الصغيرة. من السهل أن تنشغل بالصورة الكبيرة، لكن لا تنس لحظات التعاطف، والتواصل، والشفافية التي يمكن أن تُحدث فرقاً كبيراً في انخراط فريقك على المدى الطويل. 
7. تابع بعد الحدث. إنهاء الخدمة لا ينتهي عندما يغادر الشخص. تأكد من متابعة كل ما بعد مغادرتهم لسماع كيف تسير الأمور مع الفريق ومع الموظف السابق لمعرفة كيفية سير الأمور.

مع قليل من التخطيط والجهد، يمكنك التأكد من أن الجميع يعبرون بسلاسة. قم بتحسين إنهاء الخدمة الخاص بك وستحسن سمعتك كقائد، وتقوي علاقاتك، وتنمي شبكتك، وتساعد في ضمان رضا أعلى للموظفين. 

ما هو خطاب إنهاء الخدمة؟

خطاب إنهاء الخدمة هو إشعار رسمي يوضح أن الموظف يغادر الشركة. عادةً ما يتم كتابته من قبل قسم الموارد البشرية ويتضمن معلومات حول شيك الراتب النهائي، والمزايا، وأي تفاصيل ذات صلة.

ما الذي يجب أن يتضمنه خطاب إنهاء الخدمة؟

يجب أن يتضمن أي خطاب إنهاء الخدمة:

• تاريخ آخر يوم للموظف في العمل
• تاريخ وطريقة دفع شيك الراتب النهائي
• تفاصيل حول أي إجازات أو أيام مرضية متبقية
• معلومات حول استمرار تغطية التأمين الصحي
• تعليمات لإرجاع أي ممتلكات للشركة (مثل الكمبيوتر المحمول والمفاتيح)

هل يمكنني كتابة خطاب إنهاء الخدمة الخاص بي؟ 

نعم، يمكنك كتابة خطاب إنهاء الخدمة الخاص بك. ومع ذلك، من المهم التأكد من أن الخطاب يتضمن جميع المعلومات المطلوبة ومكتوب بنبرة مهنية. إذا لم تكن متأكدا مما يجب تضمينه أو كيفية تنسيق الخطاب، فمن الأفضل استشارة قسم الموارد البشرية أو مستشار قانوني.

ما هو الفرق بين خطاب إنهاء الخدمة وخطاب الاستقالة؟

عادةً ما يُكتب خطاب إنهاء الخدمة من قبل قسم الموارد البشرية ويتضمن معلومات حول شيك الراتب النهائي، والمزايا، وأي تفاصيل ذات صلة. خطاب الاستقالة هو وثيقةinitiated من قبل الموظف توضح نية مغادرة الشركة. 

سيساعدك نموذج خطاب الاستقالة أدناه في إخطار مديرك بشكل رسمي. 

ما هي أكثر الأخطاء شيوعاً التي يرتكبها الناس أثناء إنهاء الخدمة؟

أحد الأخطاء الشائعة في إنهاء الخدمة هو عدم التواصل بوضوح حول العملية مع الموظف المغادر. يمكن أن يترك هذا الموظف يشعر بعدم اليقين والقلق بشأن ما سيحدث بعد ذلك. تأكد من أنك تشرح عملية إنهاء الخدمة لموظفيك بوضوح حتى يعرفوا ما يمكن توقعه.

خطأ آخر شائع في إنهاء الخدمة هو إهمال جمع التوقيعات المهمة أو ممتلكات الشركة من الموظف المغادر. بالنسبة لأولئك الذين يعملون في المكتب، يجب جمع عناصر مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة، وبطاقات الائتمان، والمفاتيح، وبطاقات الهوية قبل مغادرة الموظف لتجنب المشكلات. أما بالنسبة للموظفين عن بُعد، يمكنك مشاركة تعليمات لإرجاع أي ممتلكات للشركة عبر FedEx أو وسيلة شحن مؤمن أخرى.

أخيرًا، الخطأ الآخر في إنهاء الخدمة الذي غالباً ما ترتكبه الشركات هو إغفال نقل المعرفة والمعلومات المهمة إلى بديل الموظف المغادر. يمكن أن يترك ذلك أولئك الذين يبقون يشعرون بالارتباك وعدم الاستعداد. تأكد من أنك تتيح الوقت لنقل أي معرفة ومعلومات مهمة إلى البديل قبل مغادرة الموظف إلى مصدر موثوق مثل Guru. سيساعد هذا في ضمان انتقال سلس للجميع المعنيين.