Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Lorsqu'un employé quitte une entreprise, un processus de départ fluide rend un événement autrement morose aussi confortable et simple que possible. Les employés se souviennent de la façon dont ils sont traités lorsqu'ils partent, donc pour conclure sur une note positive et s'assurer que les tâches clés sont toutes terminées, il est utile d'être préparé avec une liste de contrôle de départ.

Ces listes de contrôle et modèles de départ d'employés vous permettront d'avoir l'esprit tranquille lors de votre prochain départ.

Qu'est-ce que le départ ?

Le départ est le processus de terminaison d'une relation d'employé avec une entreprise. Cela se produit généralement lorsqu'un employé démissionne, est licencié ou est mis à pied de son poste. Cependant, cela peut aussi faire référence à un employé qui part à la retraite. Les agences et les contractuels engagés avec votre entreprise pourraient avoir un processus de départ un peu plus simple.

Le départ est important car il permet aux entreprises de régler les bouts lâches et de se protéger légalement. Il fournit également une clôture pour l'employé afin de poursuivre ses prochaines étapes de carrière.

Lorsqu'il est bien fait, le départ peut être une expérience positive tant pour l'employeur que pour l'employé. Cela donne à l'employeur l'esprit tranquille en sachant que tous les biens de l'entreprise sont restitués et que les informations confidentielles sont détruites. Lorsque le départ est bien géré, l'employé se sent respecté et apprécié pour ses contributions à l'entreprise.

Comment partager la nouvelle d'une réduction de personnel

Il n'est jamais facile de partager la nouvelle d'un licenciement nécessaire. Nos modèles de départ ci-dessous vous feront gagner du temps et aideront à rendre le processus aussi fluide que possible.

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Un plan de gestion du changement aide à clarifier les responsabilités et les délais.

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Conseils pour le leadership

Le leadership joue un rôle clé dans le processus et aide souvent à déterminer quand un employé doit être licencié.

Pour garantir que cela se passe bien, votre rôle est d'être solidaire et compréhensif tout en maintenant une relation professionnelle avec l'employé qui part. En tant que dirigeant ou PDG, voici quelques conseils pour vous assurer que le processus de départ se déroule sans encombre :

• Dès que vous savez que vous devez laisser partir un employé, il est important de leur faire savoir. De cette façon, ils peuvent commencer à se préparer mentalement à leur départ.
• Pour prévenir toute confusion, fixez des attentes claires avec le manager direct de l'employé concernant qui sera responsable de quelle communication requise et à quel moment. Communiquez avec l'employé tout au long du processus pour vous assurer qu'il comprend ce qui se passe et pourquoi. Pour une réduction de personnel plus importante, un plan de gestion du changement et un plan de communication interne aident à s'assurer que rien n'est manqué. 
• Gardez les lignes de communication ouvertes afin que l'employé puisse poser des questions et exprimer des préoccupations. Se rendre disponible peut aider à garantir que vous maintenez la confiance de l'équipe tout au long du processus. Vous pourriez également envisager d'organiser un entretien de départ si un employé vous a donné un préavis et que vous souhaitez en savoir plus sur les raisons de son départ.
• Soyez respectueux du temps et de l'énergie de l'employé pendant cette transition difficile. Les limites sont toujours importantes, surtout pendant le départ.
• Aidez à la transition de carrière en fournissant des ressources et des conseils. Le rôle des leaders et des managers est de faire croître ceux qui sont sous leur responsabilité, même si cela signifie dire au revoir. Bien que cela soit doux-amer, c'est un moment pour soutenir la croissance de carrière de l'employé. Les employés peuvent manquer de clarté sur le fait que vous serez une référence pour eux à l'avenir. Informer l'employé qu'il peut toujours vous contacter s'il a besoin d'aide ou s'il a des questions montre que vous êtes toujours disposé à le soutenir après son départ. Si vous le pouvez, offrez d'être un lien pour eux ou une référence directement.
• Assurez-vous que l'employé qui part se sente apprécié pour ses contributions à l'entreprise. Si leur manager direct travaille pour vous, un entretien de départ durant ce processus vous offrira une occasion rare de recueillir des retours sur les capacités d'un manager et ses opportunités de croissance.
• Assurez-vous d'avoir un processus de départ qui regroupe tous les points non résolus et a des rôles et responsabilités clairement définis. Cela inclut s'assurer de la conformité avec les lois applicables, de la restitution des biens de l'entreprise, de la collecte des signatures sur tout document requis et de la destruction des informations confidentielles. Tirez des leçons de toute erreur passée faite dans l'entreprise et documentez clairement le processus de départ dans une source de vérité centrale où tous les acteurs du départ ont un accès confidentiel comme ils le font avec Guru.

La manière dont vous gérez la communication avec l'équipe et le départ laisse une impression durable sur votre équipe. Lorsque cela est bien conduit, toute l'équipe peut rester productive ou même devenir plus engagée après un licenciement ou la transition d'un collègue. En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que cela soit une expérience aussi positive que possible pour tous les impliqués.

Conseils pour les managers

Vous jouez un rôle vital dans le départ des employés. Ce n'est pas toujours facile d'avoir ces conversations ou d'annoncer la nouvelle aux employés, surtout si vous avez travaillé ensemble longtemps ou si vous êtes proche de la personne qui part. Votre travail est d'aider votre subordonné à faire sa transition hors de l'entreprise et à offrir une clôture, idéalement d'une manière qui leur permet de se sentir soutenus. Voici quelques conseils pour les managers :

• Obtenez de l'aide : Si vous n'êtes pas sûr de la façon de faire partir quelqu'un, obtenez de l'aide des RH ou du juridique. Ils peuvent vous guider à travers le processus et s'assurer que tout est fait correctement.
• Soyez respectueux : C'est probablement la chose la plus importante que vous puissiez faire. Rappelez-vous, vous mettez fin à l'emploi de quelqu'un, ce qui est un gros problème. Soyez respectueux de leur temps, de leur énergie et de leurs contributions. Reconnaissez les choses qu'ils ont contribué tandis que vous vous préparez à dire au revoir. Honorez leurs limites et ne leur demandez pas trop durant cette période difficile. 
• Communiquez clairement : Assurez-vous de communiquer les raisons de la décision de mettre fin à l'emploi de l'employé. Soyez clair sur ce qui va se passer ensuite et quelles sont les attentes de l'entreprise pour clore la relation. Partagez les détails de toute compensation et soyez prêt à inclure les RH lors de la réunion afin de pouvoir répondre à toutes les questions et de s'assurer que les documents requis sont signés.
• Planifiez la transition : Réfléchissez à la possibilité de fournir un préavis de deux semaines ou une compensation de départ pour les soutenir lors de leur prise de poste. Une embauche qui ne fonctionne pas dans votre équipe pourrait être le candidat idéal pour une autre entreprise. Il est conseillé d'avoir un plan solide sur la manière dont l'employé va transitionner hors de son rôle. 
• Ne tentez pas de faire trop : Le départ est un processus, pas un événement unique. Ne tentez pas de tout faire en même temps. Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes et occupez-vous d'elles une par une.
• Restez connecté : Votre travail est de faire grandir ceux qui sont sous votre responsabilité, ce qui inclut de dire au revoir. Le départ est un moment clé où vous pouvez montrer que vous soutenez toujours la croissance de carrière de l'employé. Ne laissez pas l'employé deviner si vous seriez une référence positive pour lui plus tard. Si votre subordonné va au-delà en documentant les informations, les projets et les processus de l'entreprise pour soutenir la personne prenant en charge ses responsabilités, envoyez-lui une note pour le remercier. Offrez d'être une référence ou de les présenter dans votre réseau si vous le pouvez. Puisque la plupart des candidatures d'emploi se font en ligne, une recommandation positive sur LinkedIn aide beaucoup à leur prochaine phase de carrière.

Liste de contrôle de départ

Pour vous assurer que le processus de départ soit aussi fluide que possible, il y a certaines tâches qui doivent être complétées. Cette liste de contrôle vous aidera à vous assurer que vous ne manquez rien.

1. Travaillez avec les RH : Dès que vous savez qu'un employé part, informez les RH afin qu'ils puissent commencer le processus de départ. Si vous êtes nouveau dans le processus de départ, assurez-vous d'avoir une conversation tôt sur la façon de documenter des performances médiocres ou d'autres problèmes pour que l'entreprise soit légalement protégée.
2. Informer les parties concernées : Lorsqu'un employé quitte une entreprise, il est important d'informer les parties concernées. Cela inclut le département des RH, le manager de l'employé et tout membre de l'équipe avec lequel ils ont travaillé étroitement. Les réductions d'effectifs plus importantes nécessitent un plan de communication globale.
   

1. Restituer les biens de l'entreprise : Tous les biens de l'entreprise doivent être restitués avant qu'un employé ne parte. Cela inclut des ordinateurs portables, des téléphones, des cartes de crédit, des clés et tout autre objet qui leur a été donné pour un usage professionnel.
2. Détruire les informations confidentielles : Toute information confidentielle que l'employé possède doit être détruite. Cela inclut les copies papier de documents ainsi que les fichiers numériques.
3. Compléter un entretien de départ : Un entretien de départ est une chance pour l'employeur d'en apprendre davantage sur les raisons pour lesquelles l'employé part et d'obtenir des retours sur leur temps passé dans l'entreprise. C'est aussi une opportunité pour l'employé de poser toutes les questions qu'il pourrait avoir.
4. Clore toute compensation finale : L'étape finale consiste à envoyer toute compensation ou indemnité qui a été convenue. Cela inclut de s'assurer que tous les documents pertinents sont signés et que tous les paiements finaux sont effectués.

Le processus de départ est important pour garantir une transition fluide pour l'employeur et l'employé. Avec cette liste de contrôle de départ, vous pouvez vous assurer que toutes les tâches nécessaires sont complétées et que tous les concernés se sentent respectés et appréciés.

Bonnes pratiques en matière de départ

En plus de cette liste de contrôle, il y a quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lors du départ d'un employé.

• Soyez respectueux : La manière dont vous traitez chaque employé reflète sur l'entreprise et est quelque chose que l'équipe se souviendra. Le départ est une occasion de montrer votre appréciation pour leurs contributions à l'entreprise. 
• Restez professionnel : Le départ doit être géré avec professionnalisme. Évitez toute attaque personnelle ou tout affrontement.
• Soyez clair : Le départ peut être une période déroutante et émotionnelle pour tous les impliqués. Pour éviter toute confusion, assurez-vous d'être clair sur ce qui se passe et pourquoi. Soyez prêt à partager avec transparence pour maintenir la confiance de l'équipe tout en comprenant clairement toutes les limites que vous devez garder avec la confidentialité de l'entreprise. 
• Donnez un préavis approprié : Selon la situation, vous devrez peut-être donner à vos employés un préavis de deux semaines (ou plus) avant leur départ. Lorsque cela est possible, donnez-leur le temps de régler les affaires en cours et de dire au revoir à leurs collègues.
• Assurez la transparence : Lorsqu'un employé quitte une entreprise, il est important d'informer les parties pertinentes. Cela inclut le département des RH, le manager de l'employé et tout autre membre de l'équipe avec lequel ils ont travaillé étroitement. La transparence durant ces conversations aidera à maintenir la confiance et la productivité durant la transition.

Le processus de départ est une partie importante de la gestion de toute entreprise. Avec ces bonnes pratiques, vous pouvez maintenir des relations positives et clore pleinement tous les points en suspens.

Bonnes pratiques pour clore la compensation et l'indemnité de départ

Lorsqu'un employé quitte une entreprise, il est important d'avoir un plan en place pour gérer le paiement de son indemnité de départ et ses avantages. Soyez prêt à partager les détails de la compensation finale tout de suite avec l'employé si vous leur informez qu'ils vont quitter l'entreprise. L'employeur doit fournir à l'employé un accord d'indemnité clair qui décrit les termes de son indemnité de départ et de ses avantages. L'employé doit également recevoir un délai raisonnable pour examiner l'accord et poser toute question qu'il pourrait avoir.

Il est également important de se rappeler que l'indemnité de départ et les avantages sont soumis à imposition. L'employeur doit retenir les impôts appropriés avant tout paiement final à l'employé.

Comment déterminer l'indemnité de départ

Il y a quelques facteurs à considérer lors de la détermination de l'indemnité de départ. Ces questions vous aideront à prendre une décision qui est dans le meilleur intérêt de toutes les personnes impliquées.

• Depuis combien de temps l'employé est-il avec l'entreprise ? Généralement, plus un employé est resté longtemps dans une entreprise, plus il aura droit à une indemnité de départ importante.
• L'employé a-t-il un contrat de travail ? Si un employé a un contrat, les conditions du contrat peuvent déterminer le montant de l'indemnité de départ qui lui est due.
• Pourquoi l'employé part-il ? Si l'employé part de son plein gré, il aura généralement droit à moins d'indemnités que s'il était licencié ou renvoyé.

Déterminer l'indemnité de départ peut être difficile, mais il est important de s'assurer que vous êtes juste envers l'employeur et l'employé. 

FAQ sur le départ.

Que doit-on inclure dans le départ ?

Pour vous assurer de ne rien manquer, vous voudrez :

1. Travailler avec les RH avant de prendre toute mesure vis-à-vis de l'employé. Assurez-vous de savoir ce qui doit être communiqué ou documenté, le cas échéant, et répondez à ces besoins avant de contacter l'employé.
2. Informer les parties concernées, y compris le département des RH, le manager de l'employé, et tout membre de l'équipe proche. Vous pourriez également envisager des communications à l'échelle de l'entreprise si nécessaire. 
3. Assurez-vous que tout bien de l'entreprise est retourné, y compris les ordinateurs portables, téléphones, cartes de crédit et clés.
4. Détruire les informations confidentielles dans les copies papier et les fichiers numériques.
5. Compléter un entretien de sortie pour en savoir plus sur les raisons de départ d'un employé et obtenir des retours sur son temps passé dans l'entreprise. Les employés peuvent également poser toutes les questions qui leur restent durant cette réunion.
6. Clore toute rémunération finale comme convenu. Cela inclut de s'assurer que tous les documents nécessaires sont signés et que tous les paiements finaux sont effectués.
7. Tirez des leçons de l'expérience de l'entreprise et incluez toutes les améliorations de processus dans une source unique de vérité comme Guru pour éviter que des problèmes ne se reproduisent.

Comment améliorer mon départ ?

Le départ est tout aussi important que l'accueil. En fait, beaucoup diront que c'est même plus important car une mauvaise expérience de départ peut ruiner la relation que vous avez construite avec un employé - ou une équipe entière. Les réductions de personnel, mal gérées, peuvent attirer la critique publique. 

Les meilleurs processus de départ ont ces points en commun :

1. Le processus est planifié et documenté pour les bonnes parties prenantes dans une source unique de vérité. Le départ doit être un processus délibéré, pas quelque chose qu'on laisse à résoudre à la dernière minute.
2. Communiquer tôt et souvent. Ne pas attendre la dernière minute pour commencer à parler du départ. Plus vous démarrez tôt la conversation avec les parties prenantes de la transition, mieux c'est.
3. Soyez clair sur ce qui se passe. Le départ peut être une période déroutante et stressante pour toutes les personnes concernées. Assurez-vous d'être clair sur ce qui se passe et pourquoi. Soyez prêt à répondre à toutes les questions en les anticipant.
4. Assurez-vous que tout le monde connaît son rôle. Le départ est un effort d'équipe pour les RH, l'informatique, les opérations, la direction et les managers, alors assurez-vous que tout le monde impliqué connaît son rôle dans le processus.
5. Soyez flexible. Le départ n'est pas un processus universel. Soyez prêt à adapter votre processus de départ à l'individu et aux circonstances. S'il y a un événement de licenciement plus important, équipez toute votre équipe de direction d'informations transparentes et de soutien pour garantir qu'ils puissent assurer une transition en douceur.
6. N'oubliez pas les petites choses. Il est facile de se concentrer sur la big picture, mais n'oubliez pas les petits moments d'empathie, de communication et de transparence qui peuvent faire une grande différence dans l'engagement à long terme de votre équipe. 
7. Faire un suivi après coup. Le départ ne se termine pas lorsque la personne part. Assurez-vous de faire un suivi après leur départ pour entendre comment l'équipe se porte et avec l'ancien employé pour voir comment les choses se déroulent.

Avec un peu de planification et d'efforts, vous pouvez vous assurer que tout le monde a une transition en douceur. Améliorez votre départ et vous améliorerez votre réputation en tant que leader, renforcerez vos relations, élargirez votre réseau et contribuerez à garantir une plus grande satisfaction des employés. 

Qu'est-ce qu'une lettre de départ ?

Une lettre de départ est un avis formel indiquant qu'un employé quitte l'entreprise. Elle est généralement rédigée par le département des RH et comprend des informations sur le dernier chèque de paie de l'employé, ses avantages, et tout autre détail pertinent.

Que doit contenir une lettre de départ ?

Une lettre de départ doit inclure :

• La date du dernier jour de travail de l'employé
• La date et le mode de paiement pour le dernier chèque de paie
• Détails sur les jours de congé ou de maladie restants
• Informations sur la poursuite de la couverture de l'assurance santé
• Instructions pour le retour de tout bien de l'entreprise (p. ex. ordinateur portable et clés)

Puis-je écrire ma propre lettre de départ ? 

Oui, vous pouvez écrire votre propre lettre de départ. Cependant, il est important de s'assurer que la lettre contient toutes les informations requises et est rédigée d'une manière professionnelle. Si vous n'êtes pas sûr de ce qu'il faut inclure ou de la façon de formater la lettre, il est préférable de consulter les RH ou un conseiller juridique.

Quelle est la différence entre une lettre de départ et une lettre de démission ?

Une lettre de départ est généralement rédigée par le département des RH et comprend des informations sur le dernier chèque de paie de l'employé, ses avantages, et tout autre détail pertinent. Une lettre de démission est un document initié par l'employé qui indique son intention de quitter l'entreprise. 

Le modèle de lettre de démission ci-dessous vous aidera à notifier formellement votre manager. 

Quelles sont les erreurs les plus courantes que les gens commettent lors du départ ?

Une erreur courante lors du départ est de ne pas communiquer le processus à l'employé qui part. Cela peut laisser l'employé incertain et stressé quant à ce qui se passera ensuite. Assurez-vous d'expliquer clairement le processus de départ à vos employés afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.

Une autre erreur courante lors du départ est de négliger de collecter des signatures importantes ou des biens de l'entreprise de l'employé qui part. Pour ceux qui travaillent au bureau, des articles tels que des ordinateurs portables, des cartes de crédit de l'entreprise, des clés et des badges d'identification doivent être collectés avant que l'employé ne parte pour éviter des problèmes. Pour les employés à distance, vous pouvez partager des instructions pour le retour de tout bien de l'entreprise par FedEx ou un autre moyen d'expédition assuré.

Enfin, une autre erreur de départ que les entreprises font parfois est de ne pas transférer des connaissances et des informations importantes au remplaçant de l'employé qui part. Cela peut laisser ceux qui restent se sentir débordés et mal préparés. Assurez-vous de prévoir du temps pour transférer des connaissances et des informations importantes au remplaçant avant que l'employé qui part ne quitte sa source unique de vérité comme Guru. Cela aidera à garantir une transition en douceur pour toutes les personnes concernées.