Esses modelos ajudam a garantir um offboarding simples e fornecem tudo que você precisa para criar ou melhorar seu processo de offboarding.

Obtenha esses modelos

Assista a uma demonstração

Quando um empregado deixa uma empresa, um processo de desligamento suave torna um evento triste o mais confortável e simples possível. Os funcionários lembram como foram tratados quando saem, então, para encerrar de forma positiva e garantir que as tarefas principais sejam concluídas, é útil estar preparado com um checklist de desligamento.

Esses checklists e modelos de desligamento de funcionários darão tranquilidade durante seu próximo desligamento.

O que é desligamento?

Desligamento é o processo de encerrar um relacionamento de empregado com uma empresa. Normalmente ocorre quando um empregado pede demissão, é demitido ou é dispensado de sua função. No entanto, também pode se referir a quando um empregado se aposenta. Agências e contratados envolvidos com sua empresa podem ter um processo de desligamento um pouco mais simples.

Desligamento é importante porque permite que as empresas resolvam questões pendentes e se protejam legalmente. Isso também oferece encerramento ao empregado para que possa seguir com seus próximos passos na carreira.

Quando feito corretamente, o desligamento pode ser uma experiência positiva tanto para o empregador quanto para o empregado. Oferece ao empregador tranquilidade ao saber que todos os bens da empresa foram devolvidos e que informações confidenciais foram destruídas. Quando o desligamento é bem gerenciado, o empregado se sente respeitado e valorizado por suas contribuições à empresa.

Como compartilhar notícias sobre uma redução de pessoal

Nunca é fácil compartilhar notícias sobre um evento de demissão necessário. Nossos modelos de desligamento abaixo economizarão seu tempo e ajudarão a tornar o processo o mais suave possível.

‍

‍

Um plano de gerenciamento de mudanças ajuda a garantir responsabilidades e cronogramas claros.

‍

Dicas para liderança

A liderança desempenha um papel fundamental no processo e muitas vezes ajuda a determinar quando um empregado precisa ser desligado.

Para garantir que tudo ocorra bem, seu papel é ser solidário e compreensivo, mantendo também uma relação profissional com o empregado que está saindo. Como um executivo ou CEO, aqui estão algumas coisas que você pode fazer para garantir que o processo de desligamento ocorra suavemente:

Assim que você souber que precisa dispensar um empregado, é importante avisá-lo. Dessa forma, ele pode começar a se preparar mentalmente para a sua saída.
Para evitar a má comunicação, defina expectativas claras com o gerente direto do empregado sobre quem lidará com quais comunicações necessárias e quando. Comunique-se com o empregado durante todo o processo para garantir que ele entenda o que está acontecendo e por quê. Para uma redução maior da força de trabalho, um plano de gerenciamento de mudanças e um plano de comunicações internas ajudam a garantir que nada seja esquecido.
Mantenha as linhas de comunicação abertas para que o empregado possa fazer perguntas e expressar preocupações. Estar disponível pode ajudar a garantir que você mantenha a confiança da equipe durante todo o processo. Você também pode considerar realizar uma entrevista de saída se um empregado lhe avisou e você gostaria de saber mais sobre o motivo de sua saída.
Seja respeitoso com o tempo e a energia do empregado durante essa transição difícil. Limites sempre são importantes—ainda mais durante o desligamento.
Ajude na transição de carreira, fornecendo recursos e conselhos. O papel de líderes e gerentes é desenvolver aqueles que estão sob sua responsabilidade, mesmo que isso signifique dizer adeus. Embora seja agridoce, este é um momento para apoiar o crescimento da carreira do empregado. Os empregados podem ficar sem clareza sobre se você será uma referência para eles no futuro. Deixar o empregado saber que ele ainda pode entrar em contato se precisar de ajuda ou tiver dúvidas demonstra que você está disposto a apoiá-lo mesmo após a saída. Se puder, ofereça-se para ser um conector para eles ou uma referência diretamente.
Certifique-se de que o empregado que está saindo se sinta valorizado por suas contribuições à empresa. Se o gerente direto deles trabalha para você, uma entrevista de saída durante este processo oferecerá uma oportunidade rara de coletar feedback sobre as capacidades e oportunidades de crescimento de um gerente.
Garanta que você tenha um processo de desligamento que resolva todas as questões pendentes e tenha papéis e responsabilidades claramente definidos. Isso inclui garantir conformidade com quaisquer leis aplicáveis, retornar bens da empresa, coletar assinaturas em documentos necessários e destruir qualquer informação confidencial. Aprenda com quaisquer erros cometidos anteriormente na empresa e documente claramente o processo de desligamento em uma fonte de verdade central onde todas as partes interessadas no desligamento tenham acesso confidencial, como fazem em Guru.

A maneira como você aborda a comunicação da equipe e lida com o desligamento deixa uma impressão duradoura em sua equipe. Quando liderada de forma adequada, toda a equipe pode permanecer produtiva ou até se tornar mais engajada após uma demissão ou a transição de um colega. Seguindo essas dicas, você pode garantir que seja a experiência mais positiva possível para todos os envolvidos.

Dicas para gerentes

Você desempenha um papel vital no desligamento de funcionários. Nem sempre é fácil ter essas conversas ou dar as notícias aos funcionários, especialmente se você trabalhou junto há muito tempo ou se está próximo da pessoa que está saindo. Seu trabalho é ajudar sua equipe a fazer a transição para fora da empresa e oferecer encerramento, idealmente de uma maneira que permita que se sintam apoiados. Aqui estão algumas dicas para gerentes:

Busque ajuda: Se você não souber como desligar alguém, busque ajuda do RH ou do jurídico. Eles podem orientá-lo pelo processo e garantir que tudo seja feito corretamente.
Seja respeitoso: Esta é provavelmente a coisa mais importante que você pode fazer. Lembre-se, você está encerrando a contratação de alguém, o que é algo sério. Seja respeitoso com o tempo, energia e contribuições deles. Reconheça as coisas que eles contribuíram enquanto se prepara para dizer adeus. Honre seus limites e não peça demais deles durante esse momento difícil.
Comunique-se claramente: Certifique-se de comunicar as razões para a decisão de encerrar a contratação do empregado. Seja claro sobre o que acontecerá em seguida e quais são as expectativas da empresa para encerrar o relacionamento. Compartilhe qualquer detalhe sobre compensação e esteja preparado para incluir o RH durante a reunião para que você possa responder a quaisquer perguntas e garantir que a papelada necessária seja assinada.
Planeje a transição: Considere se você pode fornecer um aviso de duas semanas ou uma compensação de demissão para apoiá-los enquanto eles encontram seu próximo cargo. Uma contratação que não deu certo em sua equipe pode ser a combinação perfeita para outra empresa. É uma boa ideia ter um plano sólido sobre como o empregado fará a transição de seu cargo.
Não tente fazer demais: O desligamento é um processo, não um único evento. Não tente fazer tudo de uma vez. Concentre-se nas tarefas mais importantes e cuide delas uma de cada vez.
Mantenha-se conectado: Seu trabalho é desenvolver aqueles que estão sob sua responsabilidade, o que inclui dizer adeus. O desligamento é um marco chave onde você pode mostrar que ainda apoia o crescimento da carreira do empregado. Não deixe o empregado em dúvida sobre se você seria uma referência positiva para ele mais tarde. Se seu subordinado se esforça e documenta informações da empresa, projetos e processos para apoiar a pessoa que assumirá suas responsabilidades, envie uma nota para agradecê-lo. Ofereça-se para ser uma referência ou apresentá-lo em sua rede, se puder. Uma recomendação positiva no LinkedIn pode ajudar muito, já que a maioria das candidaturas de emprego é feita online.

Checklist de desligamento

Para garantir que o processo de desligamento seja o mais suave possível, há certas tarefas que precisam ser concluídas. Este checklist ajudará você a garantir que não perca nada.

Trabalhe com o RH: Assim que você souber que um empregado está saindo, notifique o RH para que eles possam iniciar o processo de desligamento. Se você for novo no desligamento, certifique-se de ter uma conversa cedo sobre como documentar o desempenho insatisfatório ou outros problemas para que a empresa esteja legalmente protegida.
Notifique as partes relevantes: Quando um empregado deixa uma empresa, é importante notificar as partes relevantes. Isso inclui o departamento de RH, o gerente do empregado e quaisquer membros da equipe com quem eles trabalharam de perto. Reduções maiores da força de trabalho requerem um plano de comunicação em toda a empresa.

Retorne os bens da empresa: Todos os bens da empresa devem ser devolvidos antes que um empregado saia. Isso inclui laptops, telefones, cartões de crédito, chaves e quaisquer outros itens que foram fornecidos a eles para fins de trabalho.
Destrua informações confidenciais: Quaisquer informações confidenciais que o empregado tenha podem precisar ser destruídas. Isso inclui cópias impressas de documentos, bem como arquivos digitais.
Complete uma entrevista de saída: Uma entrevista de saída é uma chance para o empregador aprender mais sobre o motivo pelo qual o empregado está saindo e obter feedback sobre seu tempo na empresa. É também uma oportunidade para o empregado fazer quaisquer perguntas que possa ter.
Finalize qualquer compensação: O passo final é enviar qualquer compensação ou indenização que tenha sido acordada. Isso inclui garantir que toda a papelada relevante seja assinada e que quaisquer pagamentos finais sejam feitos.

O processo de desligamento é importante para garantir uma transição suave tanto para o empregador quanto para o empregado. Com este checklist de desligamento, você pode garantir que todas as tarefas necessárias sejam concluídas e que todos os envolvidos se sintam respeitados e valorizados.

Melhores práticas de desligamento

Além do checklist, há algumas melhores práticas a serem lembradas ao desligar um empregado.

Seja respeitoso: A maneira como você trata cada empregado reflete sobre a empresa e é algo que a equipe lembrarão. O desligamento é uma chance de mostrar sua apreciação por suas contribuições à empresa.
Mantenha-o profissional: O desligamento deve ser tratado com profissionalismo. Evite quaisquer ataques pessoais ou confrontos.
Seja claro: O desligamento pode ser um momento confuso e emocional para todas as partes envolvidas. Para evitar qualquer confusão, certifique-se de ser claro sobre o que está acontecendo e por quê. Esteja preparado para compartilhar de forma transparente para manter a confiança da equipe, enquanto também compreende quaisquer limites que você precise manter com confidencialidade para a empresa.
Dê o aviso apropriado: Dependendo da situação, você pode precisar dar o aviso de duas semanas (ou mais) antes de eles saírem. Quando possível, dê a eles tempo para finalizar quaisquer pendências e se despedir de seus colegas.
Garanta transparência: Quando um empregado deixa uma empresa, é importante notificar as partes relevantes. Isso inclui o departamento de RH, o gerente do empregado e quaisquer outros membros da equipe com quem trabalharam de perto. A transparência durante essas conversas ajudará a manter a confiança e a produtividade durante a transição.

O processo de desligamento é uma parte importante de gerenciar qualquer empresa. Com essas melhores práticas, você pode manter as relações positivas e fechar completamente quaisquer questões pendentes.

Melhores práticas para fechar compensação e indenização

Quando um empregado deixa uma empresa, é importante ter um plano em vigor para como seu pagamento de indenização e benefícios serão tratados. Esteja preparado para compartilhar imediatamente os detalhes finais da compensação com o empregado, se você estiver informando que ele sairá da empresa. O empregador deve fornecer ao empregado um acordo de indenização claro que descreva os termos de seu pagamento e benefícios. O empregado também deve receber um tempo razoável para revisar o acordo e fazer quaisquer perguntas que possa ter.

É também importante lembrar que pagamento e benefícios de indenização estão sujeitos a impostos. O empregador deve reter os impostos apropriados antes de qualquer pagamento final ao empregado.

Como determinar indenização

Existem alguns fatores a serem considerados ao determinar a indenização. Essas perguntas ajudarão você a tomar uma decisão que esteja nos melhores interesses de todos os envolvidos.

Há quanto tempo o empregado está na empresa? Geralmente, quanto mais tempo um empregado estiver com uma empresa, mais indenização ele terá direito.
O empregado possui um contrato de trabalho? Se um empregado tem um contrato, os termos do contrato podem determinar quanto de rescisão lhe é devido.
Por que o empregado está saindo? Se o empregado está saindo voluntariamente, geralmente ele terá direito a menos rescisão do que se fosse demitido ou dispensado.

Determinar a rescisão pode ser difícil, mas é importante garantir que você seja justo tanto para o empregador quanto para o empregado.

Perguntas Frequentes sobre Offboarding

O que deve ser incluído no offboarding?

Para garantir que você não perca nada, você deve:

Trabalhar com Recursos Humanos antes de tomar qualquer ação com o empregado. Certifique-se de saber o que, se houver, precisa ser comunicado ou documentado e atenda a essas necessidades antes de entrar em contato com o empregado.
Notificar as partes relevantes, incluindo o departamento de Recursos Humanos, o gerente do empregado e quaisquer membros próximos da equipe. Você também pode considerar comunicações em toda a empresa quando necessário.
Garantir que qualquer bens da empresa sejam devolvidos, incluindo laptops, telefones, cartões de crédito e chaves.
Destruir informações confidenciais em cópias impressas e arquivos digitais.
Completar uma entrevista de saída para saber mais sobre por que um empregado está saindo e obter feedback sobre seu tempo na empresa. Os empregados também podem fazer qualquer pergunta que ainda tenham durante esta reunião.
Fechar qualquer compensação final conforme acordado. Isso inclui garantir que toda a papelada relevante seja assinada e quaisquer pagamentos finais sejam feitos.
Aprender com a experiência da empresa e incluir quaisquer melhorias de processo em uma única fonte de verdade como o Guru para evitar que problemas recorram.

Como posso melhorar meu offboarding?

Offboarding é tão importante quanto onboarding. Na verdade, muitos argumentariam que é ainda mais importante, pois uma má experiência de offboarding pode arruinar o relacionamento que você construiu com um empregado - ou uma equipe inteira. Reduções de força de trabalho, geridas de forma inadequada, podem atrair escrutínio público.

Os melhores processos de offboarding têm isso em comum:

O processo é planejado e documentado para as partes interessadas corretas em uma única fonte de verdade. Offboarding deve ser um processo deliberado, não algo que seja deixado para resolver às pressas.
Comunicar-se cedo e com frequência. Não espere até o último minuto para começar a falar sobre o offboarding. Quanto mais cedo você iniciar a conversa com as partes interessadas na transição, melhor.
Seja claro sobre o que está acontecendo. Offboarding pode ser um momento confuso e estressante para todos os envolvidos. Certifique-se de que está claro sobre o que está acontecendo e por quê. Esteja preparado para responder a quaisquer perguntas antecipando-as.
Certifique-se de que todos conheçam seu papel. Offboarding é um esforço em equipe para Recursos Humanos, TI, operações, liderança e gerentes, então certifique-se de que todos os envolvidos conheçam seu papel no processo.
Seja flexível. Offboarding não é um processo único para todos. Esteja preparado para adaptar seu processo de offboarding ao indivíduo e às circunstâncias. Se houver um evento de demissão maior, equipe toda a sua equipe de gerência com informações transparentes e suporte para garantir que possam fazer a transição das pessoas de forma suave.
Não se esqueça das pequenas coisas. É fácil se perder na grande imagem, mas não se esqueça dos pequenos momentos de empatia, comunicação e transparência que podem fazer uma grande diferença no envolvimento de sua equipe a longo prazo.
Acompanhe após o fato. Offboarding não termina quando a pessoa sai. Certifique-se de acompanhar após a saída para ouvir como a equipe está se saindo e, com o ex-empregado, para ver como as coisas estão indo.

Com um pouco de planejamento e esforço, você pode garantir que todos tenham uma transição suave. Melhore seu offboarding e você melhorará sua reputação como líder, fortalecerá seus relacionamentos, ampliará sua rede e ajudará a garantir maior satisfação dos empregados.

O que é uma carta de offboarding?

Uma carta de offboarding é um aviso formal informando que um empregado está deixando a empresa. Ela é tipicamente redigida pelo departamento de Recursos Humanos e inclui informações sobre o salário final do empregado, benefícios e quaisquer outros detalhes relevantes.

O que deve ser incluído em uma carta de offboarding?

Qualquer carta de offboarding precisa incluir:

A data do último dia de trabalho do empregado
A data e método de pagamento do salário final
Detalhes sobre quaisquer dias de férias ou licença não utilizados
Informações sobre a continuação da cobertura do seguro de saúde
Instruções para devolver quaisquer bens da empresa (por exemplo, laptop e chaves)

Posso escrever minha própria carta de offboarding?

Sim, você pode escrever sua própria carta de offboarding. No entanto, é importante garantir que a carta inclua todas as informações necessárias e seja escrita em um tom profissional. Se você não tiver certeza sobre o que incluir ou como formatar a carta, é melhor consultar o Recursos Humanos ou um assessor jurídico.

Qual é a diferença entre uma carta de offboarding e uma carta de demissão?

Uma carta de offboarding é tipicamente redigida pelo departamento de Recursos Humanos e inclui informações sobre o salário final do empregado, benefícios e quaisquer outros detalhes relevantes. Uma carta de demissão é um documento iniciado pelo empregado que declara a intenção de deixar a empresa.

O modelo de carta de demissão abaixo ajudará você a notificar formalmente seu gerente.

Quais são os erros mais comuns que as pessoas cometem durante o offboarding?

Um erro comum de offboarding é falhar em comunicar o processo ao empregado que está saindo. Isso pode deixar o empregado se sentindo incerto e estressado sobre o que acontecerá a seguir. Certifique-se de explicar claramente o processo de offboarding aos seus empregados para que eles saibam o que esperar.

Outro erro comum de offboarding é negligenciar a coleta de assinaturas importantes ou bens da empresa do empregado que está saindo. Para aqueles que trabalham no escritório, itens como laptops, cartões de crédito da empresa, chaves e crachás de identificação devem ser coletados antes que o empregado saia para evitar problemas. Para empregados remotos, você pode compartilhar instruções para devolver quaisquer bens da empresa via FedEx ou outro método de envio segurado.

Finalmente, outro erro de offboarding que as empresas às vezes cometem é falhar em transferir conhecimento e informações importantes para o substituto do empregado que está saindo. Isso pode deixar aqueles que ficam se sentindo sobrecarregados e mal preparados. Certifique-se de que haja tempo para transferir qualquer conhecimento e informação importante para o substituto antes que o empregado que está saindo saia para uma única fonte de verdade como o Guru. Isso ajudará a garantir uma transição suave para todos os envolvidos.