Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Cuando un empleado deja una empresa, un proceso de desvinculación fluido hace que un evento de otra manera sombrío sea lo más cómodo y sencillo posible. Los empleados recuerdan cómo son tratados cuando se van, así que para cerrar de manera positiva y asegurarse de que todas las tareas clave estén completadas, ayuda estar preparado con una lista de verificación de desvinculación. 

Estas listas de verificación y plantillas de desvinculación de empleados te darán tranquilidad durante tu próxima desvinculación.

¿Qué es la desvinculación?

La desvinculación es el proceso de finalizar la relación laboral de un empleado con una empresa. Generalmente ocurre cuando un empleado renuncia, es despedido o es despedido de su puesto. Sin embargo, también puede referirse a cuando un empleado se jubila. Las agencias y contratistas involucrados con tu empresa pueden tener un proceso de desvinculación un poco más simple. 

La desvinculación es importante porque permite a las empresas resolver asuntos pendientes y protegerse legalmente. También proporciona cierre para que el empleado persiga sus siguientes pasos en su carrera.

Cuando se realiza correctamente, la desvinculación puede ser una experiencia positiva tanto para el empleador como para el empleado. Le da al empleador tranquilidad al saber que se devuelven todos los bienes de la empresa y se destruye la información confidencial. Cuando la desvinculación se gestiona bien, el empleado se siente respetado y valorado por sus contribuciones a la empresa.

Cómo compartir la noticia de una reducción de personal

Nunca es fácil compartir noticias sobre un evento de despido necesario. Nuestras plantillas de desvinculación a continuación te ahorran tiempo y ayudan a que el proceso sea lo más fluido posible.

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Un plan de gestión del cambio ayuda a garantizar responsabilidades y cronogramas claros.

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Consejos para la dirección

La dirección juega un papel fundamental en el proceso y a menudo ayuda a determinar cuándo un empleado necesita ser desvinculado. 

Para asegurarte de que todo salga bien, tu papel es ser comprensivo y solidario mientras mantienes una relación profesional con el empleado que se va. Como ejecutivo o CEO, aquí hay algunas cosas que puedes hacer para asegurarte de que el proceso de desvinculación sea fluido:

• Tan pronto como sepas que necesitas despedir a un empleado, es importante hacérselo saber. De esta manera, podrá comenzar a prepararse mentalmente para su salida. 
• Para prevenir malentendidos, establece expectativas claras con el gerente directo del empleado sobre quién manejará qué comunicación necesaria y cuándo. Comunica con el empleado a lo largo del proceso para asegurarte de que entienda qué está sucediendo y por qué. Para una reducción de personal más grande, un plan de gestión del cambio y un plan de comunicaciones internas ayudan a asegurar que no se pierda nada. 
• Mantén abiertas las líneas de comunicación para que el empleado pueda hacer preguntas y expresar preocupaciones. Hacerte disponible puede ayudar a asegurar que retengas la confianza del equipo a lo largo del proceso. También puedes considerar realizar una entrevista de salida si un empleado te avisó y te gustaría saber más sobre por qué se va.
• Sé respetuoso con el tiempo y la energía del empleado durante esta difícil transición. Los límites siempre son importantes, aún más durante la desvinculación.
• Ayuda con la transición profesional proporcionando recursos y consejos. El papel de los líderes y gerentes es hacer crecer a aquellos que están a su cargo, incluso si eso significa decir adiós. Aunque es agridulce, este es un momento para apoyar el crecimiento profesional del empleado. Los empleados pueden carecer de claridad sobre si serás una referencia para ellos en el futuro. Informar al empleado que aún puede contactarte si necesita ayuda o tiene preguntas muestra que todavía estás dispuesto a apoyarlo después de que se vaya. Si puedes, ofrécele ser un conector para ellos o una referencia directamente. 
• Asegúrate de que el empleado que se despide se sienta apreciado por sus contribuciones a la empresa. Si su gerente directo trabaja para ti, una entrevista de salida durante este proceso ofrecerá una oportunidad rara para recopilar comentarios sobre las capacidades de un gerente y las oportunidades de crecimiento.
• Asegúrate de tener un proceso de desvinculación que resuelva todos los asuntos pendientes y tenga roles y responsabilidades claramente definidos. Esto incluye asegurar el cumplimiento de cualquier ley aplicable, devolver propiedades de la empresa, recoger firmas en cualquier documento requerido y destruir cualquier información confidencial. Aprende de cualquier error pasado cometido en la empresa y documenta claramente el proceso de desvinculación en una fuente de verdad central en la que todos los participantes en la desvinculación tengan acceso confidencial como lo hacen en Guru.

La forma en que afrontas la comunicación con el equipo y manejas la desvinculación deja una impresión duradera en tu equipo. Cuando se lleva bien, todo el equipo puede seguir siendo productivo o incluso volverse más comprometido después de un despido o la transición de un compañero de equipo. Siguiendo estos consejos, puedes asegurarte de que sea una experiencia lo más positiva posible para todos los involucrados.

Consejos para gerentes

Desempeñas un papel vital en la desvinculación de empleados. No siempre es fácil tener estas conversaciones o dar la noticia a los empleados, especialmente si trabajaste con ellos durante mucho tiempo o si estás cercano a la persona que se va. Tu trabajo es ayudar a tu subordinado a hacer la transición fuera de la empresa y ofrecer cierre, idealmente de una manera que les permita sentirse apoyados. Aquí hay algunos consejos para gerentes:

• Consigue ayuda: Si no estás seguro de cómo desvincular a alguien, busca ayuda en Recursos Humanos o legal. Ellos pueden guiarte a través del proceso y asegurarse de que todo se haga correctamente.
• Sé respetuoso: Esto es probablemente lo más importante que puedes hacer. Recuerda, estás terminando el empleo de alguien, lo cual es un gran asunto. Sé respetuoso con su tiempo, energía y contribuciones. Reconoce las cosas que contribuyeron mientras te preparas para decir adiós. Honra sus límites y no les pidas demasiado durante este difícil tiempo. 
• Comunica claramente: Asegúrate de comunicar las razones de la decisión de terminar el empleo del empleado. Sé claro sobre lo que sucederá a continuación y cuáles son las expectativas de la empresa para cerrar la relación. Comparte cualquier detalle sobre compensación y prepárate para incluir Recursos Humanos durante la reunión para que puedas responder a cualquier pregunta y asegurar que se firme la documentación requerida.
• Planifica la transición: Considera si puedes proporcionar dos semanas de aviso o compensación por despido para apoyarlos mientras consiguen su próximo puesto. Una contratación que no funciona en tu equipo puede ser la combinación perfecta para otra empresa. Es una buena idea tener un sólido plan para cómo el empleado realizará la transición fuera de su rol. 
• No intentes hacer demasiado: La desvinculación es un proceso, no un evento único. No intentes hacer todo a la vez. Concéntrate en las tareas más importantes y ocúpate de ellas una a la vez.
• Mantente conectado: Tu trabajo es desarrollar a aquellos que están bajo tu cargo, lo que incluye decir adiós. La desvinculación es un hito clave donde puedes mostrar que aún apoyas el crecimiento profesional del empleado. No dejes al empleado con dudas sobre si serías una referencia positiva para ellos más tarde. Si tu subordinado va más allá y documenta información de la empresa, proyectos y procesos para apoyar a la persona que asuma sus responsabilidades, envíale una nota de agradecimiento. Ofrécete a ser una referencia o a presentarlos dentro de tu red si puedes. Dado que la mayoría de las solicitudes de empleo son en línea, una recomendación positiva en LinkedIn es muy útil para ayudarlos en su próxima fase de carrera.

Lista de verificación de desvinculación

Para asegurarte de que el proceso de desvinculación sea lo más fluido posible, hay ciertas tareas que deben completarse. Esta lista de verificación te ayudará a asegurarte de que no te pierdas nada.

1. Trabaja con Recursos Humanos: Tan pronto como sepas que un empleado se está yendo, notifica a Recursos Humanos para que puedan iniciar el proceso de desvinculación. Si eres nuevo en la desvinculación, asegúrate de tener una conversación temprana sobre cómo documentar el bajo rendimiento u otros problemas para que la empresa esté legalmente protegida.
2. Notifica a las partes relevantes: Cuando un empleado deja una empresa, es importante notificar a las partes relevantes. Esto incluye al departamento de Recursos Humanos, al gerente del empleado y a cualquier miembro del equipo con el que haya trabajado estrechamente. Las reducciones de personal más grandes requieren un plan de comunicación a nivel de empresa.
   

1. Devuelve propiedades de la empresa: Todas las propiedades de la empresa deben ser devueltas antes de que un empleado se marche. Esto incluye laptops, teléfonos, tarjetas de crédito, llaves y cualquier otro artículo que se les haya dado para fines laborales.
2. Destruir información confidencial: Cualquier información confidencial que tenga el empleado puede necesitar ser destruida. Esto incluye copias impresas de documentos así como archivos digitales.
3. Completa una entrevista de salida: Una entrevista de salida es una oportunidad para que el empleador aprenda más sobre por qué el empleado se va y obtenga comentarios sobre su tiempo en la empresa. También es una oportunidad para que el empleado haga cualquier pregunta que pueda tener.
4. Cierra cualquier compensación final: El paso final es enviar cualquier compensación o indemnización que se haya acordado. Esto incluye asegurarse de que se firme toda la documentación relevante y que se realicen los últimos pagos.

El proceso de desvinculación es importante para asegurar una transición fluida tanto para el empleador como para el empleado. Con esta lista de verificación de desvinculación, puedes asegurarte de que todas las tareas necesarias estén completas y que todos los involucrados se sientan respetados y apreciados.

Mejores prácticas en desvinculación

Además de la lista de verificación, hay algunas mejores prácticas a tener en cuenta al desvincular a un empleado.

• Sé respetuoso: La forma en que tratas a cada empleado refleja en la empresa y es algo que el equipo recordará. La desvinculación es una oportunidad para mostrar tu aprecio por sus contribuciones a la empresa. 
• Mantenlo profesional: La desvinculación debe manejarse con profesionalismo. Evita cualquier ataque personal o confrontaciones.
• Sé claro: La desvinculación puede ser un momento confuso y emocional para todos los involucrados. Para evitar cualquier confusión, asegúrate de ser claro sobre lo que está sucediendo y por qué. Prepárate para compartir con transparencia para mantener la confianza del equipo mientras también entiendes claramente cualquier límite que debas sostener con la confidencialidad de la empresa. 
• Da el aviso apropiado: Dependiendo de la situación, es posible que necesites dar a tus empleados un aviso de dos semanas (o más) antes de que se vayan. Cuando sea posible, dales tiempo para cerrar cualquier asunto pendiente y despedirse de sus colegas.
• Asegura transparencia: Cuando un empleado deja una empresa, es importante notificar a las partes relevantes. Esto incluye al departamento de Recursos Humanos, al gerente del empleado y a cualquier otro miembro del equipo con el que trabajaron estrechamente. La transparencia durante estas conversaciones ayudará a mantener la confianza y la productividad durante la transición.

El proceso de desvinculación es una parte importante de la gestión de cualquier empresa. Con estas mejores prácticas, puedes mantener relaciones positivas y cerrar cualquier asunto pendiente. 

Mejores prácticas para cerrar compensación e indemnización

Cuando un empleado deja una empresa, es importante tener un plan sobre cómo se manejarán su indemnización y beneficios. Prepárate para compartir los detalles de la compensación final inmediatamente con el empleado si le estás diciendo que dejará la empresa. El empleador debe proporcionar al empleado un acuerdo de indemnización claro que describa los términos de su pago de indemnización y beneficios. El empleado también debe recibir un tiempo razonable para revisar el acuerdo y hacer cualquier pregunta que pueda tener.

También es importante recordar que los pagos de indemnización y beneficios están sujetos a impuestos. El empleador debe retener los impuestos apropiados antes de cualquier pago final al empleado.

Cómo determinar la indemnización

Hay algunos factores a considerar al determinar la indemnización. Estas preguntas te ayudarán a tomar una decisión que esté en el mejor interés de todos los involucrados. 

• ¿Cuánto tiempo ha estado el empleado en la empresa? Generalmente, cuanto más tiempo ha estado un empleado en una empresa, más indemnización tendrá derecho a recibir.
• ¿El empleado tiene un contrato laboral? Si un empleado tiene un contrato, los términos del contrato pueden determinar cuánto se le adeuda como indemnización.
• ¿Por qué se va el empleado? Si el empleado se va voluntariamente, generalmente tendrá derecho a menos indemnización que si fue despedido o despedido.

Determinar la indemnización puede ser difícil, pero es importante asegurarse de que sea justo tanto para el empleador como para el empleado. 

Preguntas frecuentes sobre el offboarding

¿Qué debe incluirse en el offboarding?

Para asegurarte de no perderte nada, querrás:

1. Trabajar con recursos humanos antes de tomar cualquier medida con el empleado. Asegúrate de saber qué, si es que hay algo, necesita ser comunicado o documentado y satisfacer esas necesidades antes de contactar al empleado.
2. Notificar a las partes relevantes, incluidos el departamento de recursos humanos, el gerente del empleado y cualquier miembro cercano del equipo. También podrías considerar comunicaciones a nivel de empresa cuando sea necesario. 
3. Asegurarte de que cualquier propiedad de la empresa sea devuelta, incluidos laptops, teléfonos, tarjetas de crédito y llaves.
4. Destruir información confidencial en copias en papel y archivos digitales.
5. Completar una entrevista de salida para aprender más sobre por qué un empleado se va y obtener retroalimentación sobre su tiempo en la empresa. Los empleados también pueden hacer cualquier pregunta restante durante esta reunión.
6. Cerrar cualquier compensación final según lo acordado. Esto incluye asegurarse de que toda la documentación relevante esté firmada y que se realicen los pagos finales.
7. Aprender de la experiencia de la empresa e incluir mejoras de proceso en una fuente única de verdad como Guru para evitar que los problemas se repitan.

¿Cómo puedo mejorar mi offboarding?

El offboarding es tan importante como el onboarding. De hecho, muchos argumentarían que es aún más importante porque una mala experiencia de offboarding puede arruinar la relación que has construido con un empleado - o un equipo entero. Las reducciones de personal, si se gestionan mal, pueden atraer escrutinio público. 

Los mejores procesos de offboarding tienen esto en común:

1. El proceso está planeado y documentado para las partes interesadas adecuadas en una fuente única de verdad. El offboarding debe ser un proceso deliberado, no algo que se deje para resolver en la presión.
2. Comunicarte temprano y a menudo. No esperes hasta el último minuto para comenzar a hablar sobre el offboarding. Cuanto antes comiences la conversación con las partes interesadas en la transición, mejor.
3. Sé claro sobre lo que está sucediendo. El offboarding puede ser un momento confuso y estresante para todos los involucrados. Asegúrate de que esté claro lo que está sucediendo y por qué. Prepárate para responder cualquier pregunta anticipándolas.
4. Asegúrate de que todos sepan cuál es su papel. El offboarding es un esfuerzo en equipo para recursos humanos, IT, operaciones, liderazgo y gerentes, así que asegúrate de que todos los involucrados sepan su papel en el proceso.
5. Sé flexible. El offboarding no es un proceso de talla única. Prepárate para adaptar tu proceso de offboarding al individuo y a las circunstancias. Si hay un evento de despido más grande, proporciona a todo tu equipo directivo información transparente y apoyo para asegurarte de que puedan realizar la transición suavemente.
6. No te olvides de las pequeñas cosas. Es fácil quedar atrapado en el panorama general, pero no te olvides de los pequeños momentos de empatía, comunicación y transparencia que pueden marcar una gran diferencia en el compromiso a largo plazo de tu equipo. 
7. Haz un seguimiento después del hecho. El offboarding no termina cuando la persona se va. Asegúrate de hacer un seguimiento después de que se hayan ido para saber cómo está el equipo y con el exempleado para ver cómo van las cosas.

Con un poco de planificación y esfuerzo, puedes asegurarte de que todos tengan una transición suave. Mejora tu offboarding y mejorarás tu reputación como líder, fortalecerás tus relaciones, expandirás tu red y ayudarás a asegurar mayor satisfacción del empleado. 

¿Qué es una carta de offboarding?

Una carta de offboarding es un aviso formal que indica que un empleado se va de la empresa. Generalmente es escrita por el departamento de recursos humanos e incluye información sobre el último pago del empleado, beneficios y cualquier otro detalle relevante.

¿Qué debe incluirse en una carta de offboarding?

Cualquier carta de offboarding necesita incluir:

• La fecha del último día de trabajo del empleado
• La fecha y el método de pago del último cheque
• Detalles sobre cualquier día de vacaciones o días de enfermedad pendientes
• Información sobre la continuidad de la cobertura del seguro de salud
• Instrucciones para devolver cualquier propiedad de la empresa (p. ej., laptop y llaves)

¿Puedo escribir mi propia carta de offboarding? 

Sí, puedes escribir tu propia carta de offboarding. Sin embargo, es importante asegurarse de que la carta incluya toda la información requerida y esté redactada en un tono profesional. Si no estás seguro de qué incluir o cómo formatear la carta, es mejor consultar con recursos humanos o un asesor legal.

¿Cuál es la diferencia entre una carta de offboarding y una carta de renuncia?

Una carta de offboarding es generalmente escrita por el departamento de recursos humanos e incluye información sobre el último pago del empleado, beneficios y cualquier otro detalle relevante. Una carta de renuncia es un documento iniciado por el empleado que declara la intención de dejar la empresa. 

La plantilla de carta de renuncia a continuación te ayudará a notificar formalmente a tu gerente. 

¿Cuáles son los errores más comunes que la gente comete durante el offboarding?

Un error común en el offboarding es no comunicar el proceso al empleado que se va. Esto puede dejar al empleado sintiéndose inseguro y estresado sobre lo que sucederá a continuación. Asegúrate de explicar claramente el proceso de offboarding a tus empleados para que sepan qué esperar.

Otro error común en el offboarding es descuidar la recolección de firmas importantes o propiedad de la empresa del empleado que se va. Para aquellos que trabajan en la oficina, artículos como laptops, tarjetas de crédito de la empresa, llaves y insignias de identificación deben ser recolectados antes de que el empleado se vaya para evitar problemas. Para empleados remotos, puedes compartir instrucciones para devolver cualquier propiedad de la empresa a través de FedEx u otro método de envío asegurado.

Finalmente, otro error de offboarding que a veces cometen las empresas es no transferir conocimientos e información importantes al reemplazo del empleado que se va. Esto puede dejar a los que quedan sintiéndose abrumados y poco preparados. Asegúrate de permitir tiempo para transferir cualquier conocimiento e información importante al reemplazo antes de que el empleado que se va se marche a una fuente única de verdad como Guru. Esto ayudará a asegurar una transición suave para todos los involucrados.