Offboarding: What it Means & How to Do It Best

כאשר עובד עוזב חברה, תהליך ניתוק חלק עושה אירוע שיכול להיות עצוב למדי, נעים ופשטני ככל האפשר. עובדים זוכרים כיצד התייחסו אליהם כאשר הם עוזבים, אז כדי לסיים בנימה חיובית ולוודא שכל המשימות החשובות הושלמו, זה מועיל להיות מוכנים עם רשימת בדיקה של ניתוק. 

רשימות הבדיקה ותבניות הניתוק של עובדים הללו יעניקו לכם שקט נפשי במהלך הניתוק הבא שלכם.

מהו ניתוק מעובדים?

נתיק הוא התהליך של סיום מערכת היחסים בין עובד לחברה. בדרך כלל זה קורה כאשר עובד מתפטר, מפוטר או מפועל המופסד מהתפקיד שלו. עם זאת, זה יכול גם להתייחס כאשר עובד פורש. סוכנויות וקבלנים המעורבים עם החברה שלכם עשויים לעבור תהליך ניתוק פשוט יותר. 

הניתוק חשוב כי הוא מאפשר לחברות לסגור קצוות פתוחים ולהגן על עצמן מבחינה משפטית. זה גם מספק לסיים עבור העובד להמשיך בצעדים הבאים בקריירה שלו.

כאשר ניתוק מתבצע בצורה נכונה, זה יכול להיות חוויה חיובית גם עבור המעסיק וגם עבור העובד. זה נותן למעסיק שקט נפשי לדעת שכל הנכסים של החברה מוחזרים ומידע סודי מושמד. כאשר הניתוק מנוהל היטב, העובד מרגיש מכובד ומוערך על תרומותיו לחברה.

איך לשתף חדשות על הפחתת כוח אדם

לא קל לשתף חדשות על אירוע פיטורים הכרחי. תבניות הניתוק שלנו למטה חוסכות לכם זמן ועוזרות להפוך את התהליך לחלק ככל האפשר.

‍

‍

תוכנית ניהול שינויים מסייעת להבטיח אחריות ברורה ולוחות זמנים.

‍

טיפים להנהגה

להנהגה יש תפקיד מרכזי בתהליך ולעיתים קרובות עוזרת לקבוע מתי עובד צריך להתנתק. 

כדי להבטיח שזה יקרה טוב, תפקידכם הוא להיות תומכים ומבינים בזמן שאתם שומרים על קשר מקצועי עם העובד שמתנתק. כסמנכ"ל או מנכ"ל, הנה כמה דברים שאפשר לעשות כדי לוודא שתהליך הניתוק מתנהל חלק:

• ברגע שאתם יודעים שאתם צריכים לפטר עובד, חשוב ליידע אותו. כך, הם יכולים להתחיל להתכונן מנטלית לעזיבה שלהם. 
• כדי למנוע אי הבנות, קבעו ציפיות ברורות עם מנהל העובד לגבי מי ידאג לתקשורת הנדרשת ומתי. שוחחו עם העובד לאורך התהליך כדי לוודא שהם מבינים מה קורה ולמה. לסוג של הפחתת כוח אדם גדולה יותר, תוכנית לניהול שינויים ו תוכנית לתקשורת פנימית עוזרות לוודא שלא מפספסים דבר. 
• שמרו על קווי התקשורת פתוחים כך שהעובד יכול לשאול שאלות ולבטא חששות. להיות זמין יכולה לעזור להבטיח שאתם שומרים על אמון הצוות במהלך התהליך. אתם יכולים גם לשקול לערוך ריאיון פרישה אם עובד נתן לכם הודעה ואתם תרצו ללמוד יותר על למה הם לעוזבים.
• כבדו את הזמן והאנרגיה של העובד במהלך המעבר הקשוח הזה. גבולות תמיד חשובים—עוד יותר במהלך הניתוק.
• עזרו במעבר הקריירה על ידי מתן משאבים ועצות. התפקיד של מנהיגים ומנהלים הוא לגדל את אלו שמתחתם, גם אם זה אומר להגיד שלום. למרות שזה מתוק ומר, זה רגע לתמוך בצמיחת הקריירה של העובד. לעובדים עשויה להיות חוסר בהירות אם אתם תשתמשו בהם כמליצים בעתיד. ליידע את העובד שאתם עדיין יכולים ליצרו קשר אם הם צריכים עזרה או יש להם שאלות, מראה שאתם עדיין יכולים לתמוך בהם לאחר שהם עוזבים. אם אתם יכולים, הציעו להיות מחברים עבורם או מליצים ישירות. 
• ודאו שהעובד הממתין מרגיש מוערך על תרומותיו לחברה. אם המנהל הישיר שלהם עובד אצלכם, ריאיון יציאה במהלך התהליך הזה יציע הזדמנות נדירה לאסוף משוב על היכולות של מנהל והזדמנויות לפיתוח.
• ודאו שיש לכם תהליך ניתוק שמסיים את כל הקצוות הפתוחים ויש לו תפקידים ואחריות מוגדרים בבירור. זה כולל הבטחה לציית לכל חוקים וחוקים נדרשים, להחזיר נכסי חברה, לאסוף חתימות על כל מסמכים הנדרשים והשמדת כל מידע סודי. למדו מהטעויות שעשיתם בעבר בחברה ותעדו בצורה ברורה את תהליך הניתוק במרכז מקור נכונים שבו כל בעלי העניין של הניתוק מקבלים גישה סודית כמו שהם עושים ב- Guru.

כיצד אתם מתקרבים לתקשורת עם הצוות ולטיפול בניתוק עוזבים רושם מתמשך על הצוות שלכם. כאשר זה מנוהל היטב, כל הצוות עשוי להישאר פרודוקטיבי או אפילו להיות יותר מעורב לאחר פיטורים או המעבר של חבר צוות. על ידי ביצוע הטיפים האלה, אתם יכולים לוודא שזה iskust של הניסיון החיובי ככל שניתן لجميع המעורבים.

טיפים למנהלים

אתם משחקים תפקיד חיוני בניתוק עובד. לא תמיד קל לשאת את השיחות הללו או לשבור את החדשות לעובדים, במיוחד אם עבדתם יחד הרבה זמן או שאתם קרובים לאותו אדם שעוזב. העבודה שלכם היא לעזור למנהל שלכם לעבור מהחברה ולהציע סיום, אידיאלי בדרך שתאפשר להם להרגיש נתמכים. הנה כמה טיפים למנהלים:

• קבל עזרה: אם אינכם בטוחים איך לבצע ניתוק למישהו, קיבלו עזרה מהמשאבי אנוש או המשפטית. הם יכולים להנחות אתכם בתהליך ולהבטיח שהכל יתבצע כראוי.
• היו מכבדים: זו כנראה הדבר הכי חשוב שאתם יכולים לעשות. זכרו, אתם מסיימים את תעסוקתו של מישהו, שזה דבר משמעותי. היו מכבדים את הזמן, האנרגיה והתרומות שלהם. הכירו את הדברים שהם תרמו כאשר אתם מתכוננים להגיד ילד. כבדו את הגבולות שלהם ולא תבקשו מהם יותר מדי במהלך הזמן הקשה הזה. 
• תקשרו בבירור: ודאו שאתם מתקשרים את הסיבות להחלטה לסיים את תעסוקתו של העובד. היו ברורים לגבי מה יקרה בהמשך ומה הציפיות של החברה לסיים את הקשר. שתפו כל פרטי שכר והיו מוכנים לכלול את משאבי אנוש במהלך הפגישה כדי שתוכלו לענות על כל שאלות ולוודא שהמסמכים הנדרשים ייחתמו.
• תכננו את המעבר: שקלו אם אתם יכולים לספק הודעה של שבועיים או פיצוי בסיום כדי לתמוך בהם בעת שהם מוצאים את התפקיד הבא שלהם. העסקה שלא מתממשת בקבוצה שלכם עשויה להיות התיאום המושלם לחברה אחרת. זו רעיון טוב שיהיה תוכנית סולידית כיצד העובד יעבור מתפקידם. 
• אל תנסו לעשות יותר מדי: ניתוק הוא תהליך, ולא אירוע יחיד. אל תנסו לעשות הכל בבת אחת. מקדו את המטלות החשובות ביותר ודאגו להן אחת אחת.
• שמרו על קשר: עבודתכם היא לגדל את אלו שמתחתכם, כולל להיפרד. הניתוק הוא ציון דרך מרכזי שבו אתם יכולים להראות שאתם עדיין תומכים בצמיחת הקריירה של העובד. אל תשאירו את העובד בתהיות לגבי אם תשתמשו בהם כממליצים חיוביים מאוחר יותר. אם המנהל שלכם עובר ומעלה מסמכים על פרטי החברה, פרויקטים ותהליכים כדי להקל על האדם שלוקח על עצמו את אחריותיהם, שלחו להם הודעה כדי לומר תודה. הציעו להיות ממליצים או להכיר אותם ברשת שלכם אם אפשר. מכיוון שרוב הבקשות לעבודה הן באינטרנט, המלצה חיובית ב-LIukedIn מסייעת רבות להם בשלב הקריירה הבא שלהם.

רשימת בדיקה לניתוק

כדי להבטיח שתהליך הניתוק יהיה חלק ככל האפשר, ישנן משימות מסוימות שצריך להשלים. רשימה זו תסייע לכם לוודא שאינכם מפספסים דבר.

1. עבודו עם משאבי אנוש: ברגע שאתם יודעים שעובד עוזב, יידעו את משאבי האנוש כדי שהם יכולים להתחיל את תהליך הניתוק. אם אתם חדשים בניתוק, ודאו שיש לכם שיחה מוקדמת לגבי איך לתעד ביצועים גרועים או בעיות אחרות כך שהחברה תהיה מוגנת משפטית.
2. הודיעו לצדדים רלוונטיים: כאשר עובד עוזב חברה, חשוב להודיע לצדדים הרלוונטיים. זה כולל את מחלקת משאבי האנוש, המנהל של העובד וכל חברי הצוות שהעובד עבד איתם מקרוב. הפחתות כוח אדם גדולות יותר דורשות תוכנית תקשורת כללית.
   

1. החזירו נכסי חברה: כל נכסי החברה חייבים להיות מוחזרים לפני שעובד עוזב. זה כולל מחשבים ניידים, טלפונים, כרטיסי אשראי, מפתחות וכל פריט אחר שניתן להם לצרכים עבודה.
2. שמידי מידע סודי: כל מידע סודי שהעובד מחזיק עשוי להיות צריך להשמיד. זה כולל עותקים קשיחים של מסמכים כמו גם קבצים דיגיטליים.
3. שלמו ריאיון יציאה: ריאיון יציאה הוא הזדמנות עבור המעסיק ללמוד עוד למה העובד עוזב ולקבל משוב על הזמן שלהם בחברה. זה גם הזדמנות עבור העובד לשאול כל שאלה שיש להם.
4. סיימו כל פיצוי אחרון: השלב האחרון הוא לשלוח כל פיצוי או פיצוי שכבר הוסכם. זה כולל הבטחה לכך שכל המסמכים הרלוונטיים ייחתמו וכל התשלומים הסופיים יתבצעו.

תהליך הניתוק חשוב כדי להבטיח מעבר חלק בין המעסיק לעובד. עם רשימת הבדיקה הזו, אתם יכולים להבטיח שכל המשימות הנדרשות יושלמו ושהמעורבים ירגישו מכובדים ומוערכים.

שיטות עבודה טובות לניתוק

בנוסף לרשימה, יש כמה שיטות עבודה טובות שיש לשמור עליהם בזמן ניתוק עובד.

• היו מכבדים: הדרך בה אתם מתייחסים לכל עובד משפיעה על החברה וזו משהו שהצוות יזכור. הניתוק הוא הזדמנות להראות את ההערכה שלכם על תרומתם לחברה. 
• שמרו על מקצועיות: הניתוק צריך להתנהל ברמות מקצועיות. ימנעו כל התקפה אישית או עימותים.
• היו ברורים: הניתוק יכול להיות תקופה מבלבלת ורגשית לכל המעורבים. כדי למנוע כל בלבול, ודאו שאתם ברורים לגבי מה קורה ולמה. היו מוכנים לשתף עם שקיפות כדי לשמור על אמון הצוות תוך הבנת הגבולות שנדרשים להחזיק סודיות עבור החברה. 
• תנו הודעה מתאימה: בהתאם למצב, אתם עשויים להזדקק לתת לעובדים שלכם הודעה של שבועיים (או יותר) לפני שהם עוזבים. כאשר אפשרי, תנו להם זמן לסיים כל קצוות פתוחים ולהגיד שלום לעמיתיהם.
• הבטיחו שקיפות: כאשר עובד עוזב חברה, חשוב להודיע לצדדים הרלוונטיים. זה כולל את מחלקת משאבי האנוש, המנהל של העובד וכל החברים בצוות שעובדו איתם מקרוב. שקיפות במהלך השיחות הללו תסייע לשמור על אמון ופרודוקטיביות במהלך המעבר.

תהליך הניתוק הוא חלק חשוב בניהול כל חברה. עם השיטות הטובות האלה, תוכלו לשמור על יחס חיובי ולסיים כל קצוות פתוחים. 

שיטות עבודה טובות לסגירת פיצוי ופיצויים

כאשר עובד עוזב חברה, חשוב שיהיה תוכנית בסדר כיצד פיצויי הסיום והטבותיהם יתנהלו. היו מוכנים לשתף את פרטי הפיצוי הסופי מיד עם העובד אם אתם מיידעים אותם שהם עוזבים את החברה. המעסיק צריך לספק לעובד הסכם פיצויים ברור שמתאר את התנאים של פיצויי הסיום וההטבות שלהם. העובד גם צריך לקבל פרק זמן סביר לסקור את ההסכם ולהשיב על כל שאלות שיש להם.

זה גם חשוב לזכור כי פיצויי הסיום וההטבות כפופים למס. המעסיק צריך לעכב מיסים מתאימים לפני כל תשלום סופי לעובד.

איך לקבוע פיצויים

יש כמה גורמים לשקול כאשר קובעים פיצויים. השאלות הללו יסייעו לכם להגיע להחלטה שהיא לטובת כל המעורבים. 

• כמה זמן העובד היה בחברה? בעיקרון, ככל שעובד היה יותר זמן בחברה, כן פיצויים הם יבואו להיות זכאים.
• האם יש לעובד הסכם עבודה? אם לעובד יש חוזה, תנאי החוזה עשויים לקבוע את סכום הפיצויים המגיעים לו.
• למה העובד עוזב? אם העובד עוזב מרצון, בדרך כלל הוא יהיה זכאי לפיצויים נמוכים יותר מאשר אם פיטרו אותו או שחררו אותו.

קביעת פיצויים יכולה להיות קשה, אך חשוב לוודא שאתם הוגנים הן כלפי המעסיק והן כלפי העובד. 

שאלות נפוצות על יציאה מהעבודה

מה צריך להיות כלול בתהליך יציאה מעבודה?

כדי לוודא שלא תפספסו דבר, אתם רוצים:

1. לעבוד עם משאבי אנוש לפני שתנקוט בכל פעולה עם העובד. ודא מה, אם בכלל, צריך לתקשר או לתעד ופעל בהתאם לפני שתיצור קשר עם העובד.
2. הודע לגורמים הרלוונטיים, כולל מחלקת משאבי אנוש, המנהל של העובד וכל חברי הצוות הקרובים. אתם אולי גם תרצו לשקול הודעות פנימיות לחברה כאשר זה נדרש. 
3. ודא שכל רכוש של החברה מוחזר, כולל מחשבים ניידים, טלפונים, כרטיסי אשראי, ומפתחות.
4. השמד מידע סודי בעותקים קשיחים ובקבצים דיגיטליים.
5. ערוך ראיון עזיבה כדי ללמוד עוד על למה עובד עוזב ולקבל משוב על הזמן שלו בחברה. עובדים יכולים גם לשאול כל שאלה שנותרה במהלך הפגישה הזו.
6. סגור כל פיצוי סופי כפי שסוכם. זה כולל ודא שכל הניירת הרלוונטית נחתמת וכל התשלומים הסופיים מבוצעים.
7. למד מהניסיון של החברה וכלול כל שיפור תהליך במקור אחד כמו Guru כדי למנוע בעיות עתידיות.

איך אני יכול לשפר את תהליך היציאה שלי?

תהליך היציאה לא פחות חשוב מתהליך קליטה. בעצם, רבים יטעו שזה אפילו יותר חשוב כי חוויית יציאה רעה יכולה להרוס את מערכת היחסים שבניתם עם עובד - או עם צוות שלם. צמצומים בכוח העבודה, אם מנוהלים בצורה גרועה, יכולים למשוך ביקורת ציבורית. 

לתהליכים הטובים ביותר של יציאה יש את הדברים הללו במשותף:

1. התהליך מתוכנן ומוסמך עבור בעלי העניין הנכונים במקור אחד. היציאה צריכה להיות תהליך מכוון, ולא משהו ששמים לב אליו ברגע האחרון.
2. תקשר מוקדם ובתדירות גבוהה. אל תמתין עד לרגע האחרון כדי להתחיל לדבר על יציאה מעבודה. ככל שתתחילו לדבר עם בעלי העניין במעבר מוקדם יותר, כך יהיה יותר טוב.
3. היה ברור לגבי מה קורה. תהליך היציאה יכול להיות תקופה מבלבלת ולחוצה עבור כולם המעורבים. ודא שאתה ברור לגבי מה קורה ולמה. היה מוכן לענות על כל השאלות על ידי ציפייה להן.
4. ודא שכולם יודעים את התפקיד שלהם. היציאה היא מאמץ קבוצתי עבור משאבי אנוש, IT, מחלקת אופס, מנהיגות ומנהלים, לכן ודא שכל המעורבים יודעים את תפקידם בתהליך.
5. היה גמיש. תהליך היציאה אינו תהליך אחיד לכולם. היה מוכן להתאים את תהליך היציאה שלך עבור הפרט הנוכחי והנסיבות. אם יש אירוע פיטורים רחב יותר, ספק לכל צוות ההנהלה שלך מידע שקוף ותמיכה כדי להבטיח שהם יכולים לעזור למעבר של אנשים בצורה חלקה.
6. אל תשכח את הדברים הקטנים. קל להיתפס בתמונה הגדולה, אבל אל תשכח את הרגעים הקטנים של אמפתיה, תקשורת ושקיפות שיכולים לעשות הבדל גדול בהשתתפות הצוות שלך לאורך זמן. 
7. בצע מעקב לאחר האירוע. הליך היציאה לא נגמר כאשר האדם עוזב. ודא שאתה עוקב לאחר שהם עזבו כדי לשמוע איך הצוות מתמודד וכיצד העובד לשעבר מסתדר.

עם תכנון ומאמץ מינימליים, אתה יכול לוודא שכולם עוברים את המעבר בצורה חלקה. שפר את תהליך היציאה שלך ותשפר את המוניטין שלך כמנהיג, תחזק את הקשרים שלך, תגדיל את הרשת שלך, ותסייע להבטיח שביעות רצון גבוהה יותר של עובדים. 

מה זה מכתב יציאה מהעבודה?

מכתב יציאה מהעבודה הוא הודעה רשמית המצהירה שעובד עוזב את החברה. לרוב הוא נכתב על ידי מחלקת משאבי אנוש ומכיל מידע על התשלום הסופי של העובד, ההטבות, וכל פרטים רלוונטיים אחרים.

מה צריך להיות כלול במכתב יציאה?

כל מכתב יציאה צריך לכלול:

• תאריך היום האחרון של העובד בעבודה
• תאריך ושיטת התשלום עבור התשלום הסופי
• פרטים לגבי כל חופשה או ימי מחלה שנותרו
• מידע לגבי המשך כיסוי ביטוח בריאות
• הוראות להחזרת כל רכוש של החברה (כגון: מחשב נייד ומפתחות)

האם אני יכול לכתוב את מכתב היציאה שלי? 

כן, אתה יכול לכתוב את מכתב היציאה שלך. עם זאת, חשוב לוודא שהמכתב כולל את כל המידע הנדרש ונכתב בטון מקצועי. אם אינך בטוח מה צריך לכלול או איך לעצב את המכתב, עדיף להתייעץ עם משאבי אנוש או יועץ משפטי.

מה ההבדל בין מכתב יציאה למכתב התפטרות?

מכתב היציאה לרוב נכתב על ידי מחלקת משאבי אנוש ומכיל מידע על התשלום הסופי של העובד, ההטבות, וכל פרטים רלוונטיים אחרים. מכתב התפטרות הוא מסמך ביוזמת העובד המצהיר על כוונתו לעזוב את החברה. 

תבנית מכתב ההתפטרות למטה תעזור לך להודיע על כך למנהל שלך באופן פורמלי. 

מהן הטעויות הנפוצות ביותר שאנשים עושים במהלך תהליך היציאה?

מגוון טעויות נפוצות ביציאה הוא לא לתקשר את התהליך לעובד שעוזב. זה יכול להשאיר את העובד בתחושת חוסר ודאות ולחץ לגבי מה יקרה לאחר מכן. ודא שאתה מסביר בבירור את תהליך היציאה לעובדים שלך כדי שהם ידעו מה לצפות.

מגוון טעויות נפוצות נוספות בתהליך היציאה הוא להזניח לאסוף חתימות חשובות או רכוש של החברה מהעובד שעוזב. עבור עובדים במשרד, פריטים כגון מחשבים ניידים, כרטיסי אשראי של החברה, מפתחות, וצורות זיהוי צריכים להיאסף לפני שהעובד עוזב כדי למנוע בעיות. עבור עובדים מרחוק, אתה יכול לשתף הוראות להחזרת רכוש החברה באמצעות FedEx או שיטת משלוח אחרת עם ביטוח.

לבסוף, טעות נוספת שעושים לעיתים קרובות חברות בתהליך היציאה היא לא להעביר ידע ומידע חשובים להחליף את העובד שעוזב. זה יכול להשאיר את מי שנשאר בתחושת עומס וחוסר הכנה. ודא שאתה מקצה זמן להעברת כל הידע והמידע החשובים להחלפה לפני שהעובד שעוזב עוזב למקור אחד כמו Guru. זה יעזור להבטיח מעבר חלק לכולם המעורבים.