Offboarding: What it Means & How to Do It Best

जब एक कर्मचारी कंपनी छोड़ता है, तो एक सुचारु ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया एक अन्यथा निराशाजनक घटना को यथासंभव आरामदायक और सरल बनाती है। कर्मचारी याद रखते हैं कि उन्हें कैसे व्यवहार किया जाता है जब वे छोड़ते हैं, इसलिए सकारात्मक नोट पर समाप्त करने और सुनिश्चित करने के लिए कि सभी प्रमुख कार्य पूरे हो गए हैं, ऑफ़बोर्डिंग चेकलिस्ट के साथ तैयार रहना मददगार है।

ये कर्मचारी ऑफ़बोर्डिंग चेकलिस्ट और टेम्पलेट्स आपको आपकी अगली ऑफ़बोर्डिंग के दौरान मन की शांति देंगे।

ऑफ़बोर्डिंग क्या है?

ऑफ़बोर्डिंग एक कंपनी के साथ एक कर्मचारी के संबंध को समाप्त करने की प्रक्रिया है। यह आमतौर पर तब होता है जब एक कर्मचारी इस्तीफा देता है, निकाल दिया जाता है, या उनकी स्थिति से छुड़वा दिया जाता है। हालांकि, इसका मतलब तब भी हो सकता है जब एक कर्मचारी सेवानिवृत्त होता है। आपकी कंपनी के साथ जुड़े एजेंसियों और ठेकेदारों का ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया थोड़ी सरल हो सकती है।

ऑफ़बोर्डिंग महत्वपूर्ण है क्योंकि यह कंपनियों को ढीले अंत को बांधने और कानूनी रूप से खुद की रक्षा करने की अनुमति देती है। यह कर्मचारी के लिए अपने अगले करियर के कदम उठाने के लिए बंद होने प्रदान करता है।

जब सही तरीके से किया जाता है, तो ऑफ़बोर्डिंग नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के लिए एक सकारात्मक अनुभव हो सकता है। यह नियोक्ता को मन की शांति देता है यह जानकर कि सभी कंपनी संपत्ति लौटाई गई है और गोपनीय जानकारी नष्ट कर दी गई है। जब ऑफ़बोर्डिंग को अच्छे से प्रबंधित किया जाता है, तो कर्मचारी अपने योगदान के लिए सम्मानित और प्रशंसा का अनुभव करता है।

श्रम बल में कमी का समाचार कैसे साझा करें

एक आवश्यक छंटनी घटना के बारे में समाचार साझा करना कभी आसान नहीं होता। हमारे ऑफ़बोर्डिंग टेम्पलेट्स नीचे समय बचाते हैं और प्रक्रिया को यथासंभव सुचारू बनाने में मदद करते हैं।

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एक बदलाव प्रबंधन योजना यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि जिम्मेदारियों और समयरेखाओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया है।

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नेतृत्व के लिए सुझाव

नेतृत्व प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है और अक्सर यह तय करने में मदद करता है कि किसी कर्मचारी को कब ऑफ़बोर्ड किया जाना चाहिए।

यह सुनिश्चित करने के लिए, आपकी भूमिका समर्थन और समझदारी होना है जबकि साथ ही चली जा रहे कर्मचारी के साथ एक पेशेवर संबंध बनाए रखना भी आवश्यक है। एक कार्यकारी या सीईओ के रूप में, यहाँ कुछ बातें हैं जो आप कर सकते हैं यह सुनिश्चित करने के लिए कि ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया सुचारू ढंग से हो:

• जैसे ही आप जानते हैं कि आपको किसी कर्मचारी को निकालना है, यह महत्वपूर्ण है कि उन्हें बता दें। इस तरह, वे अपनी Departure की मानसिक रूप से तैयारी शुरू कर सकते हैं।
• गलत संचार को रोकने के लिए, सीधे प्रबंधक के साथ स्पष्ट अपेक्षाएँ स्थापित करें कि कौन क्या संवाद करेगा और कब। प्रक्रिया के दौरान कर्मचारी के साथ संवाद करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे समझते हैं कि क्या हो रहा है और क्यों। यदि एक बड़ा श्रम बल में कमी हो, तो एक बदलाव प्रबंधन योजना और आंतरिक संचार योजना यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि कुछ छूट न जाए। 
• यह सुनिश्चत करें कि संचार के द्वार खुले रहें ताकि कर्मचारी सवाल पूछ सकें और चिंताएँ व्यक्त कर सकें। अपने आप को उपलब्ध रखना यह सुनिश्चत करने में मदद कर सकता है कि आप प्रक्रिया के दौरान टीम का विश्वास बनाए रखें। आप यह भी विचार कर सकते हैं कि अगर किसी कर्मचारी ने आपको नोटिस दिया है और आप उनके जाने का कारण जानना चाहते हैं, तो एक एग्जिट इंटरव्यू आयोजित करें।
• इस कठिन संक्रमण के दौरान कर्मचारी के समय और ऊर्जा का सम्मान करें। सीमा हमेशा महत्वपूर्ण होती है—ऑफ़बोर्डिंग के दौरान और भी अधिक।
• करियर संक्रमण में मदद करें और संसाधन और सलाह प्रदान करें। नेताओं और प्रबंधकों की भूमिका उनके नीचे के लोगों को विकसित करने की होती है, भले ही इसका मतलब अलविदा कहना हो। हालाँकि यह bittersweet है, यह एक ऐसा क्षण है जो कर्मचारी के करियर विकास का समर्थन करने के लिए है। कर्मचारी यह स्पष्टता की कमी महसूस कर सकते हैं कि क्या आप भविष्य में उनके लिए एक संदर्भ होंगे। कर्मचारी को यह बताना कि यदि उन्हें मदद की आवश्यकता है या उनके कोई प्रश्न हैं तो वे अब आपसे संपर्क कर सकते हैं, यह दर्शाता है कि आप उनके जाने के बाद भी उन्हें समर्थन देने के लिए तैयार हैं। यदि आप कर सकें तो उनके लिए एक कनेक्टर या संदर्भ बनने की पेशकश करें।
• यकीन करें कि departing कर्मचारी को उनकी कंपनी के लिए उनके योगदान के लिए सराहना महसूस होती है। यदि उनके सीधे प्रबंधक आपके लिए काम करते हैं, तो इस प्रक्रिया के दौरान एक एग्जिट इंटरव्यू एक प्रबंधक की क्षमताओं और विकास के अवसरों के बारे में फीडबैक एकत्र करने का एक दुर्लभ अवसर प्रस्तुत करेगा।
• सुनिश्चित करें कि आपके पास एक ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया है जो सभी ढीले अंत को बाँधती है और स्पष्ट रूप से परिभाषित भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ हैं। इसमें किसी भी लागू कानूनों के साथ अनुपालन सुनिश्चत करना, कंपनी की संपत्ति की वापसी, किसी भी आवश्यक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर प्राप्त करना और गोपनीय जानकारी को नष्ट करना शामिल है। कंपनी में की गई किसी भी अतीत की गलतियों से सीखें और ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया को एक केंद्रीय सत्य के स्रोत में स्पष्ट रूप से दस्तावेज करें जहाँ सभी ऑफ़बोर्डिंग हितधारकों को गोपनीय पहुंच हो जैसे कि वे Guru में करते हैं।

आपकी टीम संचार के तरीके और ऑफ़बोर्डिंग को संभालने का तरीका आपकी टीम पर स्थायी छाप छोड़ता है। जब सही तरीके से किया जाता है, तो पूरी टीम उत्पादक बनी रह सकती है या यहाँ तक कि एक छंटनी या एक साथी के संक्रमण के बाद अधिक जुड़ाव महसूस कर सकती है। इन सुझावों का पालन करके, आप यह सुनिश्चत कर सकते हैं कि यह सभी शामिल लोगों के लिए एक सकारात्मक अनुभव है।

प्रबंधकों के लिए सुझाव

आप कर्मचारियों को ऑफ़बोर्ड करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। इन चर्चाओं को करना या कर्मचारियों को समाचार तोड़ना हमेशा आसान नहीं होता है, खासकर यदि आप लंबे समय से एक साथ काम कर रहे हैं या आप व्यक्ति के साथ करीबी हैं। आपका कार्य आपके रिपोर्ट को कंपनी से संक्रमण करने में मदद करना और बंद करने की पेशकश करना है, आदर्श रूप से एक ऐसा तरीका जो उन्हें समर्थन महसूस कराता है। यहाँ कुछ सुझाव हैं प्रबंधकों के लिए:

• सहायता प्राप्त करें: यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि किसी को कैसे ऑफ़बोर्ड करें, तो एचआर या कानूनी सहायता प्राप्त करें। वे आपको प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शित कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि सब कुछ सही तरीके से किया जाए।
• सम्मानित रहें: यह शायद सबसे महत्वपूर्ण बात है जो आप कर सकते हैं। याद रखें, आप किसी के रोजगार को समाप्त कर रहे हैं, जो एक बड़ा मामला है। उनके समय, ऊर्जा और योगदान का सम्मान करें। जैसे आप अलविदा कहने की तैयारी करते हैं, उनके योगदान के बारे में स्वीकार करें। उनकी सीमाओं का सम्मान करें और इस कठिन समय में उनसे अधिक न मांगें। 
• स्पष्ट संवाद करें: यह सुनिश्चित करें कि आप कर्मचारी के रोजगार को समाप्त करने के निर्णय के कारण को स्पष्ट करें। इसके बारे में स्पष्ट रहें कि अगला क्या होने वाला है और कंपनी की अपेक्षाएँ क्या हैं। किसी भी मुआवजे का विवरण साझा करें और सुनिश्चित करें कि आवश्यक कागजों पर हस्ताक्षर किए जाएँ।
• संक्रमण की योजना बनाएं: विचार करें कि क्या आप उन्हें दो सप्ताह का नोटिस या छंटनी की मुआवजा देने की पेशकश कर सकते हैं ताकि वे अपने अगले कार्य में जाने के साथ सहायता प्राप्त कर सकें। एक कर्मचारी जो आपकी टीम में ठीक नहीं बैठता है, दूसरे कंपनी के लिए सही हो सकता है। यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि कर्मचारी को उनके भूमिका से संक्रमण करने के लिए एक ठोस योजना है। 
• बहुत अधिक करने की कोशिश न करें: ऑफ़बोर्डिंग एक प्रक्रिया है, एकल घटना नहीं। एक समय में सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर फोकस करें। जुड़े रहें: आपका कार्य उन लोगों को विकसित करना है जो आपके अधीन हैं, जिसमें अलविदा कहना भी शामिल है।
• संपर्क में रहें: आपका काम आपके अधीनस्थों को विकसित करना है, जिसमें अलविदा कहना भी शामिल है। ऑफ़बोर्डिंग एक महत्वपूर्ण मील का पत्थर है जहाँ आप दिखा सकते हैं कि आप अभी भी कर्मचारी के करियर विकास का समर्थन करते हैं। कर्मचारी को यह संदेह में न छोड़ें कि क्या आप बाद में उनके लिए एक सकारात्मक संदर्भ होंगे। यदि आपका रिपोर्ट कंपनी की जानकारी, परियोजनाएँ और प्रक्रियाएँ दस्तावेज कर रहा है ताकि वह उनके जिम्मेदारियों को संभालने वाले व्यक्ति का सपोर्ट कर सके, तो उन्हें धन्यवाद देने के लिए एक नोट भेजें। यदि आप कर सकें, तो संदर्भ बनने या उन्हें अपने नेटवर्क में पेश करने की पेशकश करें। चूंकि अधिकांश नौकरी के आवेदन ऑनलाइन होते हैं, इसलिए लिंक्डइन पर सकारात्मक सिफारिश उनके अगले करियर चरण में मदद करने के लिए बहुत सहायक होती है।

ऑफ़बोर्डिंग चेकलिस्ट

ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया को यथासंभव सुचारू बनाने के लिए, कुछ कार्य पूर्ण करने की आवश्यकता है। यह चेकलिस्ट आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेगी कि आप कोई चीज़ मिस न करें।

1. एचआर के साथ काम करें: जैसे ही आप जानते हैं कि एक कर्मचारी चला रहा है, एचआर को सूचित करें ताकि वे ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया शुरू कर सकें। यदि आप ऑफ़बोर्डिंग के लिए नए हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप पहले बात करते हैं कि प्रदर्शन की खराबी या अन्य मुद्दों को कैसे दस्तावेज करें ताकि कंपनी कानूनी रूप से सुरक्षत रहे।
2. संबंधित पक्षों को सूचित करें: जब एक कर्मचारी एक कंपनी छोड़ता है, तो संबंधित पक्षों को सूचित करना महत्वपूर्ण है। इसमें एचआर विभाग, कर्मचारी का प्रबंधक और कोई भी टीम के सदस्य शामिल हैं जिनके साथ वे नजदीकी से काम करते थे। कई श्रमिक बल में कमी के लिए एक कंपनी-व्यापी संचार योजना की आवश्यकता होती है।
   

1. कंपनी की संपत्ति लौटाएं: सभी कंपनी की संपत्ति को एक कर्मचारी के छोड़ने से पहले लौटाया जाना चाहिए। इसमें लैपटॉप, फोन, क्रेडिट कार्ड, कुंजियाँ और कोई अन्य वस्तुएँ शामिल हैं जो उन्हें काम करने के लिए दी गई थीं।
2. गोपनीय जानकारी को नष्ट करें: कर्मचारी के पास होने वाली किसी भी गोपनीय जानकारी को नष्ट करने की आवश्यकता हो सकती है। इसमें दस्तावेजों की हार्ड कॉपी के साथ-साथ डिजिटल फ़ाइलें भी शामिल हैं।
3. एक एग्जिट इंटरव्यू पूरा करें: एग्जिट इंटरव्यू एक ऐसा मौका है जब नियोक्ता यह जानता है कि कर्मचारी क्यों जा रहा है और उनके समय के दौरान जो कंपनी में रहा इसके लिए फीडबैक प्राप्त करता है। यह कर्मचारियों के लिए कोई सवाल पूछने का अवसर भी है।
4. कोई अंतिम मुआवजा समाप्त करें: अंतिम कदम है किसी भी मुआवजे या छंटनी का भेजना जो तय किया गया है। इसमें यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सभी संबंधित कागजात पर हस्ताक्षर किए गए हैं और कोई अंतिम भुगतान किया गया है।

ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया महत्वपूर्ण है ताकि नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के लिए एक सुचारू संक्रमण हो सके। इस ऑफ़बोर्डिंग चेकलिस्ट के साथ, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी आवश्यक कार्य पूर्ण किए गए हैं और कि सभी शामिल लोगों को सम्मानित और सराहा गया है।

ऑफ़बोर्डिंग सर्वश्रेष्ठ प्रथाएँ

चेकलिस्ट के अलावा, कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है जब किसी कर्मचारी को ऑफ़बोर्ड किया जाए।

• सम्मानित रहें: जिस तरह से आप प्रत्येक कर्मचारी के साथ व्यवहार करते हैं, वह कंपनी को दर्शाता है और यह टीम से याद रखा जाने वाला कुछ है। ऑफ़बोर्डिंग आपके योगदान के प्रति प्रशंसा दिखाने का एक अवसर है। 
• पेशेवर बनाए रखें: ऑफ़बोर्डिंग को पेशेवर तरीके से संभाला जाना चाहिए। किसी भी व्यक्तिगत हमले या टकराव से बचें।
• स्पष्ट रहें: ऑफ़बोर्डिंग सभी शामिल लोगों के लिए भ्रमित और भावनात्मक समय हो सकता है। कोई भ्रम न हो, यह सुनिश्चित करने के लिए स्पष्ट रहें कि क्या हो रहा है और क्यों। पारदर्शिता के लिए तैयार रहें ताकि टीम का विश्वास बनाए रखा जा सके और कंपनी के लिए गोपनीयता बनाए रखने के किसी भी सीमाओं को आपको स्पष्ट रूप से समझना होगा। 
• उचित नोटिस दें: स्थिति के आधार पर, आपको अपने कर्मचारियों को छोड़ने से पहले दो सप्ताह का नोटिस (या अधिक) देने की आवश्यकता हो सकती है। संभव हो तो उन्हें किसी और मौकों को खत्म करने का समय दें और अपने सहयोगियों से अलविदा कहने का।
• पारदर्शिता सुनिश्चित करें: जब एक कर्मचारी कंपनी छोड़ता है, तो संबंधित पक्षों को सूचित करना महत्वपूर्ण है। इसमें एचआर विभाग, कर्मचारी का प्रबंधक और कोई अन्य टीम के सदस्य शामिल होते हैं जिनके साथ वे नजदीकी से काम कर रहे थे। इन वार्तालापों के दौरान पारदर्शिता सुरक्षित करने से संक्रमण के दौरान विश्वास और उत्पादकता बनाए रखने में मदद मिलेगी।

ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया किसी भी कंपनी को प्रबंधित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इन सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ, आप सकारात्मक संबंध बनाए रख सकते हैं और सभी ढीले अंत को पूरी तरह से बंद कर सकते हैं।

कंपensation और छंटनी को बंद करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ

जब एक कर्मचारी एक कंपनी छोड़ता है, तो यह महत्वपूर्ण है कि उनके छंटनी वेतन और लाभों को संभालने के लिए एक योजना बनाई जाए। यदि आप उन्हें सूचित कर रहे हैं कि वे कंपनी छोड़ रहे हैं, तो अंतिम मुआवजे के विवरण साझा करने के लिए तैयार रहें। नियोक्ता को कर्मचारी को एक स्पष्ट छंटनी समझौता प्रदान करना चाहिए जो उनके छंटनी वेतन और लाभों की शर्तों की रूपरेखा तैयार करता है। कर्मचारी को भी समझौते की समीक्षा करने और उनके पास कोई प्रश्न हो तो पूछने के लिए एक उचित मात्रा में समय दिया जाना चाहिए।

यह भी महत्वपूर्ण है कि छंटनी वेतन और लाभ कराधान के अधीन होते हैं। नियोक्ता को अंतिम भुगतान से पहले उचित करों को रोकना चाहिए।

छंटनी कैसे निर्धारित करें

छंटनी निर्धारित करने के लिए कुछ पहलुओं पर विचार करना होता है। ये सवाल आपको एक ऐसा निर्णय लेने में मदद करेंगे जो सभी शामिल लोगों के सबसे अच्छे हित में होगा।

• कर्मचारी कितने समय से कंपनी के साथ हैं? आम तौर पर, जितना अधिक समय कोई कर्मचारी कंपनी के साथ रहा है, उन्हें उतनी अधिक छंटनी का अधिकार होगा।
• क्या कर्मचारी के पास एक रोजगार अनुबंध है? यदि कर्मचारी के पास एक संविदा है, तो संविदा की शर्तें निर्धारित कर सकती हैं कि उसे कितना भंग भत्ता दिया जाना चाहिए।
• कर्मचारी क्यों छोड़ रहा है? यदि कर्मचारी स्वेच्छा से छोड़ रहा है, तो आमतौर पर उसे भंग भत्ते की तुलना में कम मिलने का हक होता है जब वह निकाला गया हो या बाहर किया गया हो।

भंग भत्ता निर्धारित करना मुश्किल हो सकता है, लेकिन यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के प्रति निष्पक्ष रहें। 

ऑफबोर्डिंग अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

ऑफबोर्डिंग में क्या शामिल होना चाहिए?

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कुछ नहीं चूकते, आपको यह करना होगा:

1. कर्मचारी के साथ कोई कार्रवाई लेने से पहले एचआर के साथ काम करें। सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि क्या, यदि कुछ भी हो, संचार या दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता है और उन आवश्यकताओं को पूरा करें इससे पहले कि आप कर्मचारी से संपर्क करें।
2. संबंधित पक्षों को सूचित करें, जिसमें एचआर विभाग, कर्मचारी का प्रबंधक और कोई करीबी टीम के सदस्य शामिल हैं। आपको आवश्यकता पड़ने पर कंपनी-व्यापी संचार पर विचार करना चाहिए। 
3. सुनिश्चित करें कि कोई भी कंपनी संपत्ति लौटाई गई है, जिसमें लैपटॉप, फोन, क्रेडिट कार्ड और चाबियाँ शामिल हैं।
4. साक्षर प्रतियों और डिजिटल फ़ाइलों में गोपनीय जानकारी नष्ट करें।
5. एक निकासी साक्षात्कार पूरा करें ताकि यह जान सकें कि एक कर्मचारी क्यों छोड़ रहा है और कंपनी में उनके समय के बारे में फीडबैक प्राप्त करें। कर्मचारी इस बैठक के दौरान कोई भी बची हुई प्रश्न पूछ सकते हैं।
6. किसी भी अंतिम मुआवजे को उसी प्रकार बंद करें जैसा सहमति हुई थी। इसमें यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सभी प्रासंगिक कागजात पर हस्ताक्षर किए गए हैं और कोई भी अंतिम भुगतान किया गया है।
7. कंपनी के अनुभव से सीखें और किसी भी प्रक्रिया में सुधार को एकल सत्य का स्रोत जैसे गुरु में शामिल करें ताकि समस्याएँ फिर से उत्पन्न न हों।

मैं अपनी ऑफबोर्डिंग को कैसे सुधार सकता हूँ?

ऑफबोर्डिंग ऑनबोर्डिंग के रूप में ही महत्वपूर्ण है। वास्तव में, कई लोग तर्क करेंगे कि यह और भी महत्वपूर्ण है क्योंकि एक खराब ऑफबोर्डिंग अनुभव आपके द्वारा एक कर्मचारी - या एक पूरे टीम के साथ बनाए गए संबंध को बर्बाद कर सकता है। कार्यबल में कमी, यदि बुरी तरह से प्रबंधित की गई, तो सार्वजनिक दृष्टिकोण लाता है।

सर्वश्रेष्ठ ऑफबोर्डिंग प्रक्रियाओं में ये सामान्य बातें होती हैं:

1. यह प्रक्रिया उपयुक्त धारकों के लिए एक ही सत्य का स्रोत में योजना बनाई और दस्तावेजित की जाती है। ऑफबोर्डिंग एक जानबूझकर की जाने वाली प्रक्रिया होनी चाहिए, न कि इसे समझने के लिए छोड़ दिया जाए।
2. जल्दी और बार-बार संवाद करें। ऑफबोर्डिंग के बारे में बात करना शुरू करने के लिए आखिरी लम्हे का इंतजार न करें। जितना जल्दी आप संक्रमण में धारकों के साथ बातचीत करना शुरू करेंगे, उतना बेहतर होगा।
3. सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट हैं कि क्या हो रहा है। ऑफबोर्डिंग सभी शामिल व्यक्तियों के लिए एक उलझन भरा और तनावपूर्ण समय हो सकता है। सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट हैं कि क्या हो रहा है और क्यों। किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए तैयार रहें और उनकी अपेक्षा करें।
4. सुनिश्चित करें कि हर कोई अपनी भूमिका जानता है। ऑफबोर्डिंग एचआर, आईटी, ऑप्स, नेतृत्व और प्रबंधकों के लिए एक टीम प्रयास है, इसलिए सुनिश्चित करें कि इसमें शामिल हर कोई प्रक्रिया में अपनी भूमिका जानता है।
5. लचीलापन रखें। ऑफबोर्डिंग एक एकल आकार में उपयुक्त प्रक्रिया नहीं है। आपकी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को व्यक्ति और परिस्थितियों के अनुसार बनाना आवश्यक है। यदि एक बड़ा छंटनी घटना है, तो अपनी पूरी प्रबंधन टीम को पारदर्शी जानकारी और समर्थन प्रदान करें ताकि वे लोगों को सुगमता से संक्रमण कर सकें।
6. छोटी-छोटी बातों को न भूलें। बड़ी तस्वीर में उलझना आसान है, लेकिन उन छोटे क्षणों को न भूलें जो सहानुभूति, संचार और पारदर्शिता के होते हैं, जो आपकी टीम की भागीदारी में दीर्घकालिक में बड़ी भिन्नता ला सकते हैं। 
7. घटना के बाद फॉलो अप करें। ऑफबोर्डिंग तब समाप्त नहीं होती जब व्यक्ति छोड़ता है। सुनिश्चित करें कि आप उनके चले जाने के बाद फॉलो अप करें, ताकि सुन सकें कि टीम कैसे कर रही है और पूर्व कर्मचारी के साथ यह जान सकें कि चीज़ें कैसे चल रही हैं।

थोड़ी योजना और प्रयास के साथ, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी का संक्रमण सुगम हो। अपनी ऑफबोर्डिंग को सुधारें और आप नेता के रूप में अपनी प्रतिष्ठा को बढ़ाएंगे, अपने संबंधों को मजबूत करेंगे, अपने नेटवर्क को बढ़ाएंगे, और उच्च कर्मचारी संतोष सुनिश्चित करेंगे। 

ऑफबोर्डिंग पत्र क्या है?

एक ऑफबोर्डिंग पत्र एक औपचारिक नोटिस है जो यह बताता है कि एक कर्मचारी कंपनी छोड़ रहा है। यह आमतौर पर एचआर विभाग द्वारा लिखा जाता है और इसमें कर्मचारी के अंतिम वेतन, लाभों और किसी भी अन्य प्रासंगिक विवरण शामिल होते हैं।

एक ऑफबोर्डिंग पत्र में क्या शामिल होना चाहिए?

किसी भी ऑफबोर्डिंग पत्र में इन चीज़ों का शामिल होना जरूरी है:

• कर्मचारी का आखिरी काम का दिन
• आखिरी वेतन के लिए दिनांक और भुगतान का तरीका
• किसी भी बचे हुए छुट्टी या बीमार दिनों के बारे में विवरण
• स्वास्थ्य बीमा कवर के जारी रखने की जानकारी
• किसी भी कंपनी संपत्ति (जैसे लैपटॉप और चाबियाँ) लौटाने के लिए निर्देश

क्या मैं अपना खुद का ऑफबोर्डिंग पत्र लिख सकता हूँ? 

हाँ, आप अपना खुद का ऑफबोर्डिंग पत्र लिख सकते हैं। हालांकि, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि पत्र में सभी आवश्यक जानकारी शामिल हो और इसे एक पेशेवर स्वर में लिखा जाए। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि क्या शामिल करना है या पत्र का प्रारूप कैसे बनाना है, तो एचआर या कानूनी सलाहकार से सलाह लेना सबसे अच्छा है।

ऑफबोर्डिंग पत्र और इस्तीफा पत्र के बीच क्या अंतर है?

एक ऑफबोर्डिंग पत्र आमतौर पर एचआर विभाग द्वारा लिखा जाता है और इसमें कर्मचारी के अंतिम वेतन, लाभों, और अन्य प्रासंगिक विवरण शामिल होते हैं। एक इस्तीफा पत्र एक कर्मचारी-प्रेरित दस्तावेज है जो कंपनी छोड़ने की इच्छा को दर्शाता है। 

निम्नलिखित इस्तीफा पत्र का प्रारूप आपकी मदद करेगा। 

ऑफबोर्डिंग के दौरान लोग सबसे आम गलतियाँ क्या हैं?

एक सामान्य ऑफबोर्डिंग गलती यह है कि प्रक्रियाओं को निकलने वाले कर्मचारी के पास संचारित नहीं करना। यह कर्मचारी को अगला क्या होगा इस बारे में अनिश्चित और तनावग्रस्त महसूस करवा सकता है। सुनिश्चित करें कि आप अपने कर्मचारियों को ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के बारे में स्पष्ट रूप से समझाएं ताकि वे जान सकें कि क्या अपेक्षित है।

एक और सामान्य ऑफबोर्डिंग गलती यह है कि निकलने वाले कर्मचारी से महत्वपूर्ण हस्ताक्षर या कंपनी संपत्ति एकत्र कराने में विफल रहना। जो लोग कार्यालय में काम कर रहे हैं, उनसे लैपटॉप, कंपनी क्रेडिट कार्ड, चाबियाँ और आईडी बैज जैसे सामान एकत्र किए जाने चाहिए इससे पहले कि कर्मचारी छोड़ जाए ताकि समस्याएँ न हों। दूरस्थ कर्मचारियों के लिए, आप FedEx या किसी अन्य बीमित शिपिंग विधि के माध्यम से कंपनी संपत्ति लौटाने के लिए निर्देश साझा कर सकते हैं।

अंत में, एक और ऑफबोर्डिंग गलती जो कंपनियाँ कभी-कभी करती हैं, वह यह है कि निकलने वाले कर्मचारी के प्रतिस्थापन को महत्वपूर्ण ज्ञान और जानकारी स्थानांतरित करने में विफल रहना। यह उन लोगों को जो रहते हैं, को अभिभूत और अधूरी तैयारी का एहसास करा सकता है। सुनिश्चित करें कि आप निकलने वाले कर्मचारी के जाने से पहले अपने प्रतिस्थापन को किसी भी महत्वपूर्ण ज्ञान और जानकारी को स्थानांतरित करने के लिए समय दें, ताकि एकल सत्य का स्रोत जैसे गुरु पर। यह सभी के लिए एक सुगम संक्रमण सुनिश्चित करने में मदद करेगा।