Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, proses offboarding yang mulus menjadikan peristiwa yang biasanya suram menjadi semudah dan senyaman mungkin. Karyawan mengingat bagaimana mereka diperlakukan ketika mereka pergi, jadi untuk menutup dengan catatan positif dan memastikan semua tugas penting diselesaikan, membantu untuk dipersiapkan dengan daftar periksa offboarding.

Daftar periksa dan template offboarding ini akan memberi Anda ketenangan pikiran selama offboarding Anda yang berikutnya.

Apa itu offboarding?

Offboarding adalah proses mengakhiri hubungan karyawan dengan perusahaan. Ini biasanya terjadi ketika seorang karyawan mengundurkan diri, dipecat, atau di-PHK dari posisinya. Namun, ini juga bisa merujuk pada saat seorang karyawan pensiun. Agen dan kontraktor yang terlibat dengan perusahaan Anda mungkin memiliki proses offboarding yang sedikit lebih sederhana.

Offboarding itu penting karena memungkinkan perusahaan untuk menuntaskan urusan yang belum selesai dan melindungi diri mereka secara hukum. Ini juga memberikan penutupan bagi karyawan untuk mengejar langkah karir mereka selanjutnya.

Ketika dilakukan dengan benar, offboarding bisa menjadi pengalaman positif bagi baik pemberi kerja maupun karyawan. Ini memberi pemberi kerja ketenangan pikiran mengetahui bahwa semua barang perusahaan dikembalikan dan informasi rahasia dihancurkan. Ketika offboarding dikelola dengan baik, karyawan merasa dihormati dan dihargai atas kontribusi mereka kepada perusahaan.

Bagaimana cara berbagi berita tentang pengurangan tenaga kerja

Tidak pernah mudah untuk berbagi berita tentang peristiwa PHK yang diperlukan. Template offboarding kami di bawah ini menghemat waktu Anda dan membantu menjadikan prosesnya semulus mungkin.

‍

‍

Rencana manajemen perubahan membantu memastikan tanggung jawab dan garis waktu yang jelas.

‍

Tips untuk kepemimpinan

Kepemimpinan memainkan peran penting dalam proses ini dan sering membantu menentukan kapan seorang karyawan perlu di-offboarding.

Untuk memastikan semuanya berjalan baik, peran Anda adalah memberikan dukungan dan pengertian, sambil tetap mempertahankan hubungan profesional dengan karyawan yang pergi. Sebagai seorang eksekutif atau CEO, berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memastikan proses offboarding berjalan lancar:

• Segera setelah Anda tahu bahwa Anda perlu memecat seorang karyawan, penting untuk memberi tahu mereka. Dengan cara ini, mereka dapat mulai mempersiapkan diri secara mental untuk keberangkatan mereka.
• Untuk mencegah salah komunikasi, tetapkan ekspektasi yang jelas dengan manajer langsung karyawan tentang siapa yang akan menangani komunikasi yang dibutuhkan dan kapan. Berkomunikasi dengan karyawan sepanjang proses untuk memastikan mereka mengerti apa yang sedang terjadi dan mengapa. Untuk pengurangan tenaga kerja yang lebih besar, suatu rencana manajemen perubahan dan rencana komunikasi internal membantu memastikan tidak ada yang terlewat. 
• Jaga jalur komunikasi terbuka sehingga karyawan dapat mengajukan pertanyaan dan menyampaikan kekhawatiran. Membuat diri Anda tersedia dapat membantu memastikan Anda mempertahankan kepercayaan tim selama proses berlangsung. Anda juga bisa mempertimbangkan untuk mengadakan wawancara keluar jika seorang karyawan memberi tahu Anda dan Anda ingin belajar lebih banyak tentang mengapa mereka meninggalkan.
• Hargai waktu dan energi karyawan selama transisi sulit ini. Batasan selalu penting—bahkan lebih penting selama offboarding.
• Bantu dengan transisi karir dengan menyediakan sumber daya dan saran. Peran pemimpin dan manajer adalah untuk mengembangkan karyawan yang berada di bawah mereka bahkan jika itu berarti mengucapkan selamat tinggal. Meskipun bittersweet, ini adalah momen untuk mendukung pertumbuhan karir karyawan. Karyawan bisa kurang jelas mengenai apakah Anda akan menjadi referensi bagi mereka di masa mendatang. Memberitahukan karyawan bahwa mereka masih dapat menghubungi Anda jika mereka membutuhkan bantuan atau memiliki pertanyaan menunjukkan bahwa Anda masih bersedia mendukung mereka setelah mereka pergi. Jika bisa, tawarkan untuk menjadi penghubung bagi mereka atau referensi langsung.
• Pastikan karyawan yang pergi merasa dihargai atas kontribusi mereka kepada perusahaan. Jika manajer langsung mereka bekerja untuk Anda, wawancara keluar selama proses ini akan menawarkan kesempatan langka untuk mengumpulkan umpan balik tentang kemampuan manajer dan peluang pertumbuhan.
• Pastikan Anda memiliki proses offboarding yang menyelesaikan semua urusan yang belum selesai dan memiliki peran serta tanggung jawab yang terdefinisi dengan jelas. Ini termasuk memastikan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku, mengembalikan barang-barang perusahaan, mengumpulkan tanda tangan pada dokumen yang diperlukan, dan menghancurkan informasi rahasia. Belajar dari kesalahan yang pernah dibuat di perusahaan dan mendokumentasikan proses offboarding secara jelas dalam sumber kebenaran pusat di mana semua pemangku kepentingan offboarding memiliki akses rahasia seperti dalam Guru.

Cara Anda mendekati komunikasi tim dan menangani offboarding meninggalkan kesan yang mendalam pada tim Anda. Ketika dipimpin dengan baik, seluruh tim dapat tetap produktif atau bahkan menjadi lebih terlibat setelah pengurangan tenaga kerja atau transisi rekan kerja. Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat memastikan bahwa pengalaman ini semulus mungkin bagi semua yang terlibat.

Tips untuk manajer

Anda memainkan peran penting dalam proses offboarding karyawan. Tidak selalu mudah untuk melakukan percakapan ini atau memberi tahu karyawan, terutama jika Anda telah bekerja sama untuk waktu yang lama atau Anda dekat dengan orang yang pergi. Tugas Anda adalah membantu laporan Anda untuk bertransisi keluar dari perusahaan dan menawarkan penutupan, sebaiknya dengan cara yang memungkinkan mereka merasa didukung. Berikut adalah beberapa tips untuk manajer:

• Dapatkan bantuan: Jika Anda tidak yakin bagaimana cara melakukan offboarding seseorang, dapatkan bantuan dari HR atau hukum. Mereka dapat membimbing Anda melalui proses dan memastikan semuanya dilakukan dengan benar.
• Bersikap hormat: Ini mungkin hal yang paling penting yang dapat Anda lakukan. Ingat, Anda mengakhiri pekerjaan seseorang, yang merupakan hal besar. Hargai waktu, energi, dan kontribusi mereka. Akui hal-hal yang mereka kontribusikan saat Anda bersiap untuk mengucapkan selamat tinggal. Hormati batasan mereka dan jangan memintanya terlalu banyak selama waktu sulit ini. 
• Berkomunikasi dengan jelas: Pastikan Anda mengomunikasikan alasan keputusan untuk mengakhiri pekerjaan karyawan. Jadilah jelas tentang apa yang akan terjadi selanjutnya dan apa ekspektasi perusahaan untuk menutup hubungan. Bagikan rincian kompensasi apa pun dan bersiaplah untuk melibatkan HR selama pertemuan sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan apa pun dan memastikan dokumen yang dibutuhkan ditandatangani.
• Rencanakan transisi: Pertimbangkan apakah Anda dapat memberikan pemberitahuan dua minggu atau kompensasi pemutusan untuk mendukung mereka saat mereka mencari pekerjaan berikutnya. Seorang karyawan yang tidak berhasil di tim Anda mungkin menjadi pasangan yang sempurna untuk perusahaan lain. Sangat penting untuk memiliki rencana solid tentang bagaimana karyawan akan bertransisi keluar dari perannya. 
• Jangan mencoba melakukan terlalu banyak: Offboarding adalah suatu proses, bukan hanya satu peristiwa. Jangan mencoba untuk melakukan semuanya sekaligus. Fokus pada tugas-tugas yang paling penting dan selesaikan satu per satu.
• Tetap terhubung: Tugas Anda adalah mengembangkan orang-orang di bawah Anda, yang termasuk mengucapkan selamat tinggal. Offboarding adalah tonggak kunci di mana Anda dapat menunjukkan bahwa Anda masih mendukung pertumbuhan karir karyawan. Jangan biarkan karyawan bertanya-tanya apakah Anda akan menjadi referensi positif untuk mereka di kemudian hari. Jika laporan Anda lebih dari sekadar mencatat informasi perusahaan, proyek, dan proses untuk mendukung orang yang mengambil alih tanggung jawab mereka, kirim mereka catatan untuk mengucapkan terima kasih. Tawarkan untuk menjadi referensi atau memperkenalkan mereka di dalam jaringan Anda jika Anda bisa. Karena sebagian besar aplikasi pekerjaan dilakukan secara online, rekomendasi positif di LinkedIn sangat membantu mereka dalam fase karir berikutnya.

Daftar Periksa Offboarding

Untuk memastikan proses offboarding sehalus mungkin, ada tugas tertentu yang perlu diselesaikan. Daftar periksa ini akan membantu Anda memastikan bahwa Anda tidak melewatkan apa pun.

1. Bekerja sama dengan HR: Segera setelah Anda tahu seorang karyawan akan pergi, beri tahu HR agar mereka dapat memulai proses offboarding. Jika Anda baru dalam offboarding, pastikan Anda melakukan percakapan lebih awal tentang bagaimana cara mendokumentasikan kinerja buruk atau masalah lainnya agar perusahaan terlindungi secara hukum.
2. Beri tahu pihak terkait: Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, penting untuk memberi tahu pihak-pihak yang relevan. Ini termasuk departemen HR, manajer karyawan, dan anggota tim yang bekerja sama dengan mereka. Pengurangan tenaga kerja yang lebih besar memerlukan rencana komunikasi perusahaan.
   

1. Kembalikan barang perusahaan: Semua barang perusahaan harus dikembalikan sebelum karyawan pergi. Ini termasuk laptop, telepon, kartu kredit, kunci, dan barang-barang lain yang diberikan kepada mereka untuk keperluan kerja.
2. Hancurkan informasi rahasia: Setiap informasi rahasia yang dimiliki karyawan mungkin perlu dihancurkan. Ini termasuk salinan kertas dokumen serta file digital.
3. Selesaikan wawancara keluar: Wawancara keluar adalah kesempatan bagi pemberi kerja untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengapa karyawan pergi dan mendapatkan umpan balik tentang waktu mereka di perusahaan. Ini juga merupakan kesempatan bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan yang mungkin mereka miliki.
4. Tutup kompensasi akhir: Langkah terakhir adalah mengirimkan kompensasi atau pemutusan yang telah disepakati. Ini termasuk memastikan bahwa semua dokumen yang relevan ditandatangani dan semua pembayaran akhir dilakukan.

Proses offboarding penting untuk memastikan transisi yang halus bagi baik pemberi kerja maupun karyawan. Dengan daftar periksa offboarding ini, Anda dapat memastikan bahwa semua tugas yang diperlukan diselesaikan dan bahwa semua yang terlibat merasa dihormati dan dihargai.

Praktik terbaik offboarding

Selain daftar periksa, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diingat saat melakukan offboarding seorang karyawan.

• Bersikap hormat: Cara Anda memperlakukan setiap karyawan mencerminkan perusahaan dan adalah sesuatu yang akan diingat oleh tim. Offboarding adalah kesempatan untuk menunjukkan rasa terima kasih atas kontribusi mereka kepada perusahaan. 
• Pertahankan profesionalisme: Offboarding harus ditangani dengan profesional. Hindari serangan pribadi atau konfrontasi.
• Jadilah jelas: Offboarding bisa menjadi waktu yang membingungkan dan emosional bagi semua yang terlibat. Untuk menghindari kebingungan, pastikan Anda jelas tentang apa yang sedang terjadi dan mengapa. Bersiaplah untuk berbagi dengan transparansi guna mempertahankan kepercayaan tim sambil juga memahami batasan yang perlu Anda pertahankan berdasarkan kerahasiaan perusahaan. 
• Berikan pemberitahuan yang sesuai: Tergantung situasinya, Anda mungkin perlu memberikan dua minggu pemberitahuan (atau lebih) sebelum mereka pergi. Saat memungkinkan, beri mereka waktu untuk menyelesaikan urusan yang belum selesai dan mengucapkan selamat tinggal kepada kolega mereka.
• Pastikan transparansi: Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, penting untuk memberi tahu pihak yang relevan. Ini termasuk departemen HR, manajer karyawan, dan anggota tim lain yang bekerja sama dengan mereka. Transparansi selama percakapan ini akan membantu mempertahankan kepercayaan dan produktivitas selama transisi.

Proses offboarding adalah bagian penting dari mengelola perusahaan. Dengan praktik terbaik ini, Anda dapat menjaga hubungan tetap positif dan sepenuhnya menyelesaikan urusan yang belum selesai.

Praktik terbaik untuk menyelesaikan kompensasi dan pemutusan

Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, penting untuk memiliki rencana tentang bagaimana pembayaran pemutusan dan manfaat mereka akan ditangani. Siapkan diri untuk segera membagikan rincian kompensasi akhir kepada karyawan jika Anda memberi tahu mereka bahwa mereka akan meninggalkan perusahaan. Pemberi kerja harus memberikan karyawan dengan perjanjian pemutusan yang jelas yang menguraikan persetujuan pemutusan dan manfaat mereka. Karyawan juga harus diberikan waktu yang wajar untuk meninjau perjanjian dan mengajukan pertanyaan yang mungkin mereka miliki.

Juga penting untuk diingat bahwa pembayaran pemutusan dan manfaat dikenakan pajak. Pemberi kerja harus memotong pajak yang sesuai sebelum pembayaran akhir kepada karyawan.

Bagaimana cara menentukan pemutusan

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat menentukan pemutusan. Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mencapai keputusan yang terbaik bagi semua yang terlibat.

• Seberapa lama karyawan telah bekerja di perusahaan? Umumnya, semakin lama seorang karyawan bekerja di perusahaan, semakin banyak pemutusan yang akan mereka terima.
• Apakah karyawan memiliki kontrak kerja? Jika seorang karyawan memiliki kontrak, ketentuan dalam kontrak dapat menentukan seberapa banyak pesangon yang harus mereka terima.
• Mengapa karyawan meninggalkan? Jika karyawan meninggalkan secara sukarela, mereka biasanya berhak mendapatkan pesangon yang lebih sedikit daripada jika mereka diberhentikan atau dipecat.

Menentukan pesangon bisa sulit, tetapi penting untuk memastikan bahwa Anda adil baik kepada pemberi kerja maupun karyawan. 

FAQ Proses Offboarding

Apa yang harus disertakan dalam offboarding?

Untuk memastikan Anda tidak melewatkan apapun, Anda harus:

1. Bekerja sama dengan HR sebelum mengambil tindakan apapun terhadap karyawan. Pastikan Anda tahu apa pun yang perlu dikomunikasikan atau didokumentasikan dan penuhi kebutuhan tersebut sebelum Anda menghubungi karyawan.
2. Memberi tahu pihak-pihak terkait, termasuk departemen HR, manajer karyawan, dan anggota tim dekat lainnya. Anda mungkin juga mempertimbangkan komunikasi perusahaan secara luas jika diperlukan. 
3. Pastikan semua properti perusahaan dikembalikan, termasuk laptop, telepon, kartu kredit, dan kunci.
4. Hancurkan informasi rahasia dalam bentuk salinan fisik dan file digital.
5. Lengkapi wawancara keluar untuk lebih mengetahui mengapa seorang karyawan meninggalkan dan mendapatkan umpan balik tentang waktu mereka di perusahaan. Karyawan juga dapat mengajukan pertanyaan yang tersisa selama pertemuan ini.
6. Tutup semua kompensasi final sesuai yang disepakati. Ini termasuk memastikan semua dokumen yang relevan ditandatangani dan semua pembayaran akhir dilakukan.
7. Belajar dari pengalaman perusahaan dan sertakan setiap perbaikan proses dalam sumber kebenaran tunggal seperti Guru untuk mencegah masalah terulang kembali.

Bagaimana cara saya memperbaiki offboarding saya?

Offboarding sama pentingnya dengan onboarding. Bahkan, banyak yang berargumen bahwa itu bahkan lebih penting karena pengalaman offboarding yang buruk dapat merusak hubungan yang telah Anda bangun dengan seorang karyawan - atau seluruh tim. Pengurangan tenaga kerja, jika dikelola dengan buruk, dapat menarik sorotan publik. 

Proses offboarding yang terbaik memiliki kesamaan ini:

1. Proses ini direncanakan dan didokumentasikan untuk pemangku kepentingan yang tepat dalam sumber kebenaran tunggal. Offboarding harus menjadi proses yang disengaja, bukan sesuatu yang dibiarkan untuk dipahami dalam keadaan panik.
2. Berkomunikasi sejak awal dan sering. Jangan menunggu hingga menit terakhir untuk mulai berbicara tentang offboarding. Semakin cepat Anda memulai pembicaraan dengan para pemangku kepentingan dalam transisi, semakin baik.
3. Jelaskan dengan jelas tentang apa yang sedang terjadi. Offboarding dapat menjadi waktu yang membingungkan dan membuat stres bagi semua yang terlibat. Pastikan Anda jelas tentang apa yang sedang terjadi dan mengapa. Siapkan diri untuk menjawab pertanyaan dengan mengantisipasi pertanyaan tersebut.
4. Pastikan semua orang tahu peran mereka. Offboarding adalah usaha tim untuk HR, IT, Ops, kepemimpinan, dan manajer, jadi pastikan semua orang yang terlibat tahu peran mereka dalam proses tersebut.
5. Bersikap fleksibel. Offboarding bukanlah proses yang sama untuk setiap orang. Siapkan diri untuk menyesuaikan proses offboarding Anda dengan individu dan keadaan. Jika ada pengurangan besar yang lebih luas, beri semua tim manajemen Anda informasi transparan dan dukungan untuk memastikan mereka dapat melakukan transisi dengan lancar.
6. Jangan lupakan hal-hal kecil. Mudah untuk terjebak dalam gambaran besar, tetapi jangan lupa tentang momen-momen kecil empati, komunikasi, dan transparansi yang dapat membuat perbedaan besar dalam keterlibatan tim Anda dalam jangka panjang. 
7. Tindak lanjuti setelah fakta. Offboarding tidak berakhir saat orang tersebut pergi. Pastikan Anda menindaklanjuti setelah mereka pergi untuk mendengar bagaimana keadaan tim dan dengan mantan karyawan untuk melihat bagaimana keadaan mereka.

Dengan sedikit perencanaan dan usaha, Anda dapat memastikan bahwa semua orang memiliki transisi yang lancar. Tingkatkan proses offboarding Anda dan Anda akan meningkatkan reputasi Anda sebagai pemimpin, memperkuat hubungan Anda, memperluas jaringan Anda, dan membantu memastikan kepuasan karyawan yang lebih tinggi. 

Apa itu surat offboarding?

Surat offboarding adalah pemberitahuan resmi yang menyatakan bahwa seorang karyawan akan meninggalkan perusahaan. Surat ini biasanya ditulis oleh departemen HR dan mencakup informasi tentang gaji terakhir karyawan, tunjangan, dan detail relevan lainnya.

Apa yang harus disertakan dalam surat offboarding?

Surat offboarding apa pun perlu mencakup:

• Tanggal hari terakhir karyawan bekerja
• Tanggal dan metode pembayaran untuk gaji terakhir
• Detail tentang cuti atau hari sakit yang belum diambil
• Informasi tentang kelangsungan cakupan asuransi kesehatan
• Petunjuk untuk mengembalikan properti perusahaan apapun (mis. laptop dan kunci)

Bisakah saya menulis surat offboarding saya sendiri? 

Ya, Anda bisa menulis surat offboarding Anda sendiri. Namun, penting untuk memastikan bahwa surat mencakup semua informasi yang diperlukan dan ditulis dengan nada profesional. Jika Anda tidak yakin tentang apa yang harus disertakan atau bagaimana cara format surat, sebaiknya berkonsultasi dengan HR atau penasihat hukum.

Apa perbedaan antara surat offboarding dan surat pengunduran diri?

Surat offboarding biasanya ditulis oleh departemen HR dan mencakup informasi tentang gaji terakhir karyawan, tunjangan, dan detail relevan lainnya. Surat pengunduran diri adalah dokumen yang diajukan oleh karyawan yang menyatakan niat untuk meninggalkan perusahaan. 

Template surat pengunduran diri di bawah ini akan membantu Anda memberi tahu manajer Anda secara resmi. 

Apa kesalahan yang paling umum dilakukan orang selama offboarding?

Salah satu kesalahan offboarding yang umum adalah gagal mengkomunikasikan proses kepada karyawan yang akan pergi. Ini bisa membuat karyawan merasa tidak pasti dan stres tentang apa yang akan terjadi selanjutnya. Pastikan Anda menjelaskan dengan jelas proses offboarding kepada karyawan Anda sehingga mereka tahu apa yang diharapkan.

Kesalahan umum lainnya dalam offboarding adalah mengabaikan pengumpulan tanda tangan penting atau properti perusahaan dari karyawan yang meninggalkan. Bagi mereka yang bekerja di kantor, barang seperti laptop, kartu kredit perusahaan, kunci, dan ID badge harus dikumpulkan sebelum karyawan pergi untuk mencegah masalah. Untuk karyawan jarak jauh, Anda dapat membagikan instruksi untuk mengembalikan properti perusahaan melalui FedEx atau metode pengiriman terinsuransi lainnya.

Terakhir, kesalahan offboarding lain yang kadang-kadang dilakukan perusahaan adalah gagal mentransfer pengetahuan dan informasi penting kepada pengganti karyawan yang akan pergi. Ini bisa meninggalkan mereka yang tetap merasa kewalahan dan kurang siap. Pastikan Anda memberikan waktu untuk mentransfer pengetahuan dan informasi penting kepada pengganti sebelum karyawan yang pergi keluar ke dalam sumber kebenaran tunggal seperti Guru. Ini akan membantu memastikan transisi yang mulus bagi semua yang terlibat.