Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Quando un dipendente lascia un'azienda, un processo di offboarding fluido rende un evento altrimenti cupo il più confortevole e semplice possibile. I dipendenti ricordano come vengono trattati quando se ne vanno, quindi per concludere in modo positivo e garantire che tutte le attività chiave siano completate, è utile essere preparati con un elenco di controllo per l'offboarding. 

Questi elenchi di controllo e modelli per l'offboarding dei dipendenti ti daranno tranquillità durante il tuo prossimo offboarding.

Che cos'è l'offboarding?

L'offboarding è il processo di termine di un rapporto di lavoro di un dipendente con un'azienda. Di solito si verifica quando un dipendente si dimette, viene licenziato o viene messo in cassa integrazione dalla propria posizione. Tuttavia, può anche riferirsi quando un dipendente va in pensione. Le agenzie e i collaboratori che collaborano con la tua azienda possono avere un processo di offboarding un po' più semplice. 

L'offboarding è importante perché consente alle aziende di chiudere il cerchio e proteggersi legalmente. Fornisce anche una chiusura per il dipendente per perseguire i propri prossimi passi nella carriera.

Se gestito correttamente, l'offboarding può essere un'esperienza positiva sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Offrendo al datore di lavoro tranquillità sapendo che tutte le proprietà aziendali vengono restituite e le informazioni riservate distrutte. Quando l'offboarding è gestito bene, il dipendente si sente rispettato e apprezzato per i propri contributi all'azienda.

Come condividere la notizia di una riduzione della forza lavoro

Non è mai facile condividere notizie su un evento di licenziamento necessario. I nostri modelli di offboarding qui sotto ti faranno risparmiare tempo e aiuteranno a rendere il processo il più fluido possibile.

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Un piano di gestione del cambiamento aiuta a garantire responsabilità e tempistiche chiare.

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Suggerimenti per la leadership

La leadership gioca un ruolo cruciale nel processo e spesso aiuta a determinare quando un dipendente deve essere offboardato. 

Per garantire che tutto vada bene, il tuo ruolo è essere di supporto e comprensivo, mantenendo comunque un rapporto professionale con il dipendente in partenza. Come dirigente o CEO, ecco alcune cose che puoi fare per assicurarti che il processo di offboarding si svolga senza intoppi:

• Non appena sai che devi licenziare un dipendente, è importante farglielo sapere. In questo modo, possono iniziare a prepararsi mentalmente per la partenza. 
• Per evitare malintesi, stabilisci aspettative chiare con il manager diretto del dipendente su chi si occuperà di quale comunicazione necessaria e quando. Comunica con il dipendente durante tutto il processo per garantire che capisca cosa sta succedendo e perché. Per una riduzione della forza lavoro più ampia, un piano di gestione del cambiamento e un piano di comunicazione interna aiutano a garantire che nulla venga trascurato. 
• Mantieni aperte le linee di comunicazione in modo che il dipendente possa fare domande ed esprimere preoccupazioni. Essere disponibile può aiutare a garantire che tu mantenga la fiducia del team durante il processo. Potresti anche considerare di organizzare un colloquio di uscita se un dipendente ti ha dato preavviso e desideri sapere di più su perché sta lasciando.
• Rispetta il tempo e l'energia del dipendente durante questa difficile transizione. I confini sono sempre importanti, ancor più durante l'offboarding.
• Aiuta con la transizione della carriera fornendo risorse e consigli. Il ruolo dei leader e dei manager è far crescere quelli che sono sotto di loro, anche se questo significa dire addio. Anche se è un momento agrodolce, questo è un momento per supportare la crescita professionale del dipendente. I dipendenti possono avere poca chiarezza su se sarai un riferimento per loro in futuro. Fargli sapere che possono contattarti se hanno bisogno di aiuto o hanno domande dimostra che sei ancora disposto a supportarli dopo la partenza. Se puoi, offri di essere un connettore per loro o un riferimento direttamente. 
• Assicurati che il dipendente in partenza si senta apprezzato per i propri contributi all'azienda. Se il loro manager diretto lavora per te, un colloquio di uscita durante questo processo offrirà un'opportunità rara per raccogliere feedback sulle capacità di un manager e le opportunità di crescita.
• Assicurati di avere un processo di offboarding che chiuda tutti i cerchi e abbia ruoli e responsabilità chiaramente definiti. Questo include garantire la conformità a qualsiasi legge applicabile, restituire la proprietà aziendale, raccogliere firme su eventuali documenti richiesti e distruggere informazioni riservate. Impara da eventuali errori passati commessi in azienda e documenta chiaramente il processo di offboarding in una fonte centralizzata della verità alla quale tutti i soggetti coinvolti nell'offboarding abbiano accesso riservato, come in Guru.

Il modo in cui affronti la comunicazione con il team e gestisci l'offboarding lascia un'impressione duratura sul tuo team. Quando guidato bene, l'intero team può rimanere produttivo o addirittura diventare più coinvolto dopo un licenziamento o la transizione di un compagno di squadra. Seguendo questi suggerimenti, puoi assicurarti che sia un'esperienza positiva per tutti coloro che sono coinvolti.

Suggerimenti per i manager

Hai un ruolo vitale nell'offboarding dei dipendenti. Non è sempre facile avere queste conversazioni o dare la notizia ai dipendenti, soprattutto se hai lavorato a lungo insieme o sei vicino alla persona che sta partendo. Il tuo compito è aiutare il tuo collaboratore a transitare dall'azienda e offrire chiusura, idealmente in un modo che permetta loro di sentirsi supportati. Ecco alcuni suggerimenti per i manager:

• Ottieni aiuto: Se non sei sicuro di come offboardare qualcuno, chiedi aiuto a HR o al legale. Possono guidarti attraverso il processo e assicurarsi che tutto venga fatto correttamente.
• Sii rispettoso: Questo è probabilmente il più importante che tu possa fare. Ricorda, stai terminando il contratto di qualcuno, che è una questione seria. Rispetta il loro tempo, energia e contributi. Riconosci le cose che hanno contribuito mentre ti prepari a dire addio. Onora i loro confini e non chiedere troppo a loro durante questo momento difficile. 
• Comunica chiaramente: Assicurati di comunicare i motivi per la decisione di terminare il contratto del dipendente. Sii chiaro su cosa accadrà dopo e quali aree ci si aspetta di chiudere il rapporto. Condividi eventuali dettagli sulla compensazione e sii pronto a includere HR durante l'incontro in modo da poter rispondere a eventuali domande e assicurarti che la documentazione necessaria venga firmata.
• Pianifica per la transizione: Considera se puoi fornire un preavviso di due settimane o una compensazione per la cessazione per supportarli mentre cercano il loro prossimo ruolo. Un'assunzione che non funziona nel tuo team potrebbe essere la corrispondenza perfetta per un'altra azienda. È una buona idea avere un piano solido su come il dipendente transiterà dal loro ruolo. 
• Non cercare di fare troppo: L'offboarding è un processo, non un evento singolo. Non cercare di fare tutto in una volta. Concentrati sui compiti più importanti e occupati di essi uno alla volta.
• Rimani connesso: Il tuo lavoro è far crescere quelli sotto di te, il che include dire addio. L'offboarding è un traguardo chiave in cui puoi mostrare di supportare ancora la crescita professionale del dipendente. Non lasciare che il dipendente si chieda se saresti un riferimento positivo per loro in futuro. Se il tuo collaboratore va oltre e documenta informazioni aziendali, progetti e processi per supportare la persona che si sobbarcherà le loro responsabilità, invia loro un messaggio per dire grazie. Offri di essere un riferimento o di presentarli all'interno della tua rete se puoi. Poiché la maggior parte delle domande di lavoro sono online, una raccomandazione positiva su LinkedIn è di grande aiuto nei loro prossimi passaggi professionali.

Elenco di controllo per l'offboarding

Per assicurarti che il processo di offboarding sia il più fluido possibile, ci sono certe attività che devono essere completate. Questo elenco di controllo ti aiuterà a garantire che non dimentichi nulla.

1. Collabora con HR: Non appena sai che un dipendente sta per andare via, notifica HR in modo che possano avviare il processo di offboarding. Se sei nuovo all'offboarding, assicurati di discutere precocemente su come documentare prestazioni scadenti o altri problemi in modo che l'azienda sia protetta legalmente.
2. Notifica le parti interessate: Quando un dipendente lascia un'azienda, è importante notificarlo alle parti coinvolte. Questo include il dipartimento HR, il manager del dipendente e qualsiasi membro del team con cui hanno lavorato a stretto contatto. Riduzioni significative della forza lavoro richiedono un piano di comunicazione aziendale.
   

1. Restituisci la proprietà aziendale: Tutta la proprietà aziendale deve essere restituita prima che un dipendente lasci. Questo include laptop, telefoni, carte di credito, chiavi e qualsiasi altro oggetto che è stato loro fornito per scopi lavorativi.
2. Distruggi informazioni riservate: Qualsiasi informazione riservata che il dipendente ha potrebbe dover essere distrutta. Questo include copie cartacee dei documenti e file digitali.
3. Completa un colloquio di uscita: Un colloquio di uscita è un'opportunità per il datore di lavoro per sapere di più sul perché il dipendente sta lasciando e ricevere feedback sul loro tempo trascorso in azienda. È anche un'opportunità per il dipendente di porre eventuali domande che potrebbero avere.
4. Chiudi eventuali compensazioni finali: L'ultima fase è inviare eventuali compensi o indennità che sono stati concordati. Questo include garantire che tutta la documentazione pertinente venga firmata e che eventuali pagamenti finali vengano effettuati.

Il processo di offboarding è importante per garantire una transizione fluida sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Con questo elenco di controllo per l'offboarding, puoi assicurarti che tutte le attività necessarie siano completate e che tutti i coinvolti si sentano rispettati e apprezzati.

Pratiche migliori per l'offboarding

Oltre all'elenco di controllo, ci sono alcune pratiche migliori da tenere a mente quando si offboarda un dipendente.

• Sii rispettoso: Il modo in cui tratti ogni dipendente si riflette sull'azienda ed è qualcosa che il team ricorderà. L'offboarding è un'opportunità per mostrare il tuo apprezzamento per i loro contributi all'azienda. 
• Mantienilo professionale: L'offboarding deve essere gestito con professionalità. Evita attacchi personali o confronti.
• Sii chiaro: L'offboarding può essere un momento confuso ed emotivo per tutti i coinvolti. Per evitare confusione, assicurati di essere chiaro su cosa sta succedendo e perché. Sii pronto a condividere con trasparenza per mantenere la fiducia del team mentre comprendi chiaramente eventuali confini di cui hai bisogno per mantenere la riservatezza dell'azienda. 
• Dai un preavviso appropriato: A seconda della situazione, potresti dover dare ai tuoi dipendenti un preavviso di due settimane (o più) prima che partano. Quando possibile, dai loro il tempo per chiudere eventuali questioni in sospeso e salutare i colleghi.
• Assicurati trasparenza: Quando un dipendente lascia un'azienda, è importante informare le parti interessate. Questo include il dipartimento HR, il manager del dipendente e qualsiasi altro membro del team con cui hanno lavorato a stretto contatto. La trasparenza durante queste conversazioni aiuterà a mantenere fiducia e produttività durante la transizione.

Il processo di offboarding è una parte importante della gestione di qualsiasi azienda. Con queste pratiche migliori, puoi mantenere relazioni positive e chiudere completamente eventuali questioni in sospeso. 

Best practice per la chiusura della compensazione e dell'indennità

Quando un dipendente lascia un'azienda, è importante avere un piano su come verranno gestiti il pagamento e i benefici dell'indennità. Sii pronto a condividere immediatamente i dettagli finali della compensazione con il dipendente se stai facendo sapere che li lascerai dall'azienda. Il datore di lavoro dovrebbe fornire al dipendente un chiaro accordo di indennità che delinei i termini del pagamento e dei benefici dell'indennità. Il dipendente dovrebbe anche avere un ragionevole periodo di tempo per esaminare l'accordo e porre domande che potrebbero avere.

È importante ricordare che il pagamento dell'indennità e i benefici sono soggetti a tassazione. Il datore di lavoro dovrebbe trattenere le imposte appropriate prima di qualsiasi pagamento finale al dipendente.

Come determinare l'indennità

Ci sono alcuni fattori da considerare quando si determina l'indennità. Queste domande ti aiuteranno a prendere una decisione che sia nel migliore interesse di tutti coloro che sono coinvolti. 

• Da quanto tempo il dipendente è con l'azienda? In generale, più a lungo un dipendente è stato con un'azienda, maggiore sarà l'indennità a cui avrà diritto.
• Il dipendente ha un contratto di lavoro? Se un dipendente ha un contratto, i termini del contratto possono determinare quanto gli spetta come liquidazione.
• Perché il dipendente sta lasciando? Se il dipendente sta lasciando volontariamente, di solito avrà diritto a meno liquidazione rispetto a se fosse stato licenziato o allontanato.

Determinare la liquidazione può essere difficile, ma è importante assicurarsi di essere equi sia nei confronti del datore di lavoro che del dipendente. 

FAQ sull’uscita

Cosa dovrebbe essere incluso nell'uscita?

Per assicurarti di non trascurare nulla, dovrai:

1. Lavorare con le risorse umane prima di intraprendere qualsiasi azione con il dipendente. Assicurati di sapere cosa, se c'è qualcosa, deve essere comunicato o documentato e soddisfa queste necessità prima di contattare il dipendente.
2. Notifica le parti interessate, incluso il dipartimento delle risorse umane, il manager del dipendente e eventuali membri del team vicini. Potresti anche prendere in considerazione le comunicazioni aziendali quando necessario. 
3. Assicurati che qualsiasi proprietà dell'azienda venga restituita, inclusi laptop, telefoni, carte di credito e chiavi.
4. Distruggi informazioni riservate in copie cartacee e file digitali.
5. Completa un colloquio di uscita per capire meglio perché un dipendente sta lasciando e ricevere feedback sul loro tempo in azienda. I dipendenti possono anche porre eventuali domande rimanenti durante questo incontro.
6. Chiudi qualsiasi compenso finale come concordato. Questo include l'assicurarsi che tutta la documentazione necessaria sia firmata e che eventuali pagamenti finali siano effettuati.
7. Impara dall'esperienza dell'azienda e includi eventuali miglioramenti di processo in un unico punto di verità come Guru per prevenire che insorgano problemi.

Come posso migliorare la mia uscita?

L'uscita è altrettanto importante quanto l'imbarco. Infatti, molti sosterrebbero che sia ancora più importante perché una cattiva esperienza di uscita può rovinare la relazione che hai costruito con un dipendente - o un intero team. Le riduzioni della forza lavoro, se gestite male, possono attirare l’attenzione pubblica. 

I migliori processi di uscita hanno questi aspetti in comune:

1. Il processo è pianificato e documentato per i giusti portatori di interesse in un unico punto di verità. L'uscita dovrebbe essere un processo deliberato, non qualcosa che viene lasciato a caso.
2. Comunica in anticipo e spesso. Non aspettare l'ultimo minuto per iniziare a parlare dell'uscita. Prima inizi la conversazione con le parti interessate nella transizione, meglio è.
3. Sii chiaro su cosa sta succedendo. L'uscita può essere un momento confuso e stressante per tutti i coinvolti. Assicurati di essere chiaro su cosa sta succedendo e perché. Sii pronto a rispondere a eventuali domande anticipandole.
4. Assicurati che tutti sappiano il proprio ruolo. L'uscita è uno sforzo di squadra per le risorse umane, IT, operazioni, leadership e manager, quindi assicurati che tutti coinvolti sappiano il proprio ruolo nel processo.
5. Essere flessibili. L'uscita non è un processo unico. Essere pronti a personalizzare il proprio processo di uscita per l'individuo e le circostanze. Se c'è un evento di licenziamento più ampio, fornisci al tuo intero team di gestione informazioni chiare e supporto per garantire che possano effettuare transizioni senza intoppi.
6. Non dimenticare le piccole cose. È facile rimanere colpiti dalla grande immagine, ma non dimenticare i piccoli momenti di empatia, comunicazione e trasparenza che possono fare una grande differenza nell'impegno della tua squadra a lungo termine. 
7. Fai un follow-up dopo il fatto. L'uscita non finisce quando la persona se ne va. Assicurati di seguire dopo la loro partenza per capire come sta andando il team e con l'ex dipendente per vedere come stanno le cose.

Con un po' di pianificazione e impegno, puoi assicurarti che tutti abbiano una transizione fluida. Migliora la tua uscita e migliorerai la tua reputazione come leader, rafforzerai le tue relazioni, crescerai la tua rete e aiuterai a garantire una maggiore soddisfazione dei dipendenti. 

Cos'è una lettera di uscita?

Una lettera di uscita è un avviso formale che indica che un dipendente sta lasciando l'azienda. Di solito, è scritta dal dipartimento delle risorse umane e include informazioni sul pagamento finale del dipendente, sui benefici e su eventuali altri dettagli rilevanti.

Cosa dovrebbe essere incluso in una lettera di uscita?

Qualsiasi lettera di uscita deve includere:

• La data dell'ultimo giorno di lavoro del dipendente
• La data e il metodo di pagamento per il pagamento finale
• Dettagli su eventuali vacanze o giorni di malattia non utilizzati
• Informazioni sulla continuazione della copertura assicurativa sanitaria
• Istruzioni per la restituzione di qualsiasi proprietà aziendale (ad esempio, laptop e chiavi)

Posso scrivere la mia lettera di uscita? 

Sì, puoi scrivere la tua lettera di uscita. Tuttavia, è importante assicurarsi che la lettera includa tutte le informazioni richieste e sia scritta in un tono professionale. Se non sei sicuro di cosa includere o come formattare la lettera, è meglio consultare le risorse umane o un consulente legale.

Qual è la differenza tra una lettera di uscita e una lettera di dimissioni?

Una lettera di uscita viene solitamente scritta dal dipartimento delle risorse umane e include informazioni sul pagamento finale del dipendente, sui benefici e su eventuali altri dettagli rilevanti. Una lettera di dimissioni è un documento iniziato dal dipendente che indica l'intenzione di lasciare l'azienda. 

Il modello di lettera di dimissioni qui sotto ti aiuterà a informare formalmente il tuo manager. 

Quali sono gli errori più comuni che le persone commettono durante l'uscita?

Uno degli errori comuni nell'uscita è non comunicare il processo al dipendente in partenza. Questo può lasciare il dipendente incerto e stressato riguardo ciò che accadrà dopo. Assicurati di spiegare chiaramente il processo di uscita ai tuoi dipendenti in modo che sappiano cosa aspettarsi.

Un altro errore comune nell'uscita è trascurare di raccogliere firme importanti o proprietà aziendale dal dipendente in partenza. Per coloro che lavorano in ufficio, devono essere raccolti articoli come laptop, carte di credito aziendali, chiavi e badge identificativi prima che il dipendente se ne vada per prevenire problemi. Per i dipendenti remoti, puoi condividere istruzioni per restituire eventuali proprietà aziendali tramite FedEx o un altro metodo di spedizione assicurato.

Infine, un altro errore di uscita che le aziende a volte commettono è non trasferire informazioni e conoscenze importanti al sostituto del dipendente che se ne va. Questo può lasciare coloro che rimangono sentirsi sopraffatti e impreparati. Assicurati di concedere tempo per trasferire eventuali importanti conoscenze e informazioni al sostituto prima che il dipendente in partenza si allontani in un unico punto di verità come Guru. Questo contribuirà ad assicurare una transizione fluida per tutti i coinvolti.