Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

La pandemia ha cambiato per sempre il nostro modo di lavorare. Prima della pandemia in ufficio, potevi avvicinarti a un collega e chiedere domande su un processo o un documento di cui avevi bisogno per completare un compito. Dopo la pandemia, con i lavoratori a distanza a casa, tutto passa attraverso lunghe catene di email. 

Questo significa che i compiti non vengono completati in tempo, i dipendenti sono frustrati perché non possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficiente e i team non sono motivati a partecipare.

Quando consideri che il 51% dei dipendenti è disimpegnato al lavoro e l'85% dei dipendenti è motivato da comunicazioni aziendali efficaci, è chiaro vedere il legame tra avere un sistema di comunicazione interna e la produttività dei dipendenti.

Nel tempo, l'intranet della tua azienda diventa l'unica fonte di informazioni per i dipendenti. Le intranet aziendali forniscono un quadro per i tuoi dipendenti per lavorare in modo efficiente. Incoraggia anche il coinvolgimento dei dipendenti, la collaborazione dei team e la comunicazione in un ambiente di lavoro remoto. 

Che tu sia alla ricerca di un software intranet su piccola scala o di una soluzione aziendale per una grande azienda, i suggerimenti e i modelli che stiamo condividendo in questo articolo ti aiuteranno a fare la scelta giusta quando acquisti un software intranet aziendale e assicurarti che l'intero team abbia le informazioni di cui ha bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro.

‍Che cos'è il software intranet?

Un software intranet è una piattaforma comunicativa privata e sicura che può essere accessibile solo dai dipendenti interni. 

L'intranet della tua azienda funge da punto di accesso centrale per risorse interne ed esterne che consentono ai tuoi dipendenti di collaborare, comunicare, condividere conoscenze e altre informazioni.

Un'intranet aziendale semplifica il rafforzamento della cultura aziendale e l'allineamento dei team. Se fatta bene, può aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, la produttività lavorativa e favorire le relazioni.

La ricerca Deloitte mostra che le aziende con reti interne forti sono più produttive del 7%. Il software intranet consente di risparmiare tempo e denaro, con un notevole risparmio di costi stimato in $1 milione.

Come funzionano le intranet?

Sia l'intranet che l'internet operano secondo il protocollo di controllo della trasmissione/protocollo internet (TCP/IP) che collega gli host agli utenti tramite una rete.

In passato, era necessario disporre di una rete locale per connettersi all'intranet di un'azienda. Per fortuna, con le moderne soluzioni intranet, le aziende possono connettersi da remoto tramite piattaforme intranet come Guru che uniscono le comunicazioni interne.

Alcune delle funzioni di un intranet includono:

• Un wiki aziendale o un repository di documenti dove i dipendenti condividono o trovano documenti per compiti lavorativi
• Un social network interno che favorisce le relazioni personali nell'ambiente di lavoro
• Uno spazio di lavoro collaborativo dove i dipendenti lavorano insieme su progetti 
• Piattaforma di onboarding dei dipendenti per formare i nuovi dipendenti e aiutarli a integrarsi al proprio ritmo
• Aggiornato database delle conoscenze interne per mantenere i dipendenti sulla stessa lunghezza d'onda con informazioni verificate dagli esperti

Quali sono i benefici dell'uso del software intranet?

Migliorare la comunicazione interna

Il rapporto sui costi della cattiva comunicazione stima che l'organizzazione media perda 62,4 milioni di dollari all'anno in produttività persa a causa di barriere comunicative.

Invece di lunghe catene di email che si trascinano, le intranet rendono più facile per tutti comunicare rapidamente.

Le memorie circolano più rapidamente, i tuoi app preferiti (come Slack) sono integrati e il feedback è condiviso in tempo reale.

Semplificare l'onboarding dei dipendenti

Secondo Forbes, il 20% dei nuovi dipendenti lascia entro 45 giorni. Questo perché un onboarding scarso porta a un coinvolgimento dei dipendenti più basso, a una minore fiducia e a una mancanza di fiducia nell'azienda.

Le moderne piattaforme intranet semplificano il processo di onboarding per i nuovi assunti. I tuoi nuovi membri del team si sentono accolti e pronti a fare il loro lavoro. 

La produttività aumenta quando le informazioni sono facili da trovare. Invece di navigare tra più soluzioni, il software di onboarding dei dipendenti come Guru rende più facile per i nuovi dipendenti accedere alle conoscenze di onboarding da una piattaforma centrale. 

Rendi più facile trovare informazioni 

Il dipendente medio è produttivo solo per 2 ore e 53 minuti al giorno. Trovare informazioni è una delle cose che causa distrazioni al lavoro. Quando si verificano interruzioni, ci vogliono in media 23 minuti e 15 secondi per tornare in carreggiata.

Il semplice atto di collocare tutte le conoscenze aziendali in una piattaforma centralizzata migliora la produttività. Consente ai tuoi dipendenti di concentrarsi sul lavoro invece di perdere tempo a scavare tra unità digitali, manuali obsoleti o documenti Google sparsi. 

Incoraggia la condivisione delle conoscenze 

I silos di dati rendono le informazioni inaccessibili agli altri dipartimenti. 

Queste sono le implicazioni negative di non avere una cultura di condivisione delle conoscenze:

• Le inefficienze inibiscono la produttività
• La conoscenza tecnica è limitata a poche persone nell'organizzazione
• Le informazioni e i dati possono essere duplicati e successivamente in conflitto, aumentando sia i costi di archiviazione che la confusione. 

Confronta con questi benefici della condivisione delle conoscenze interne:

• Dare priorità alla condivisione delle conoscenze incoraggia i dipendenti a collaborare e ricevere feedback. I dipendenti sono più aperti a porre domande e ricevere feedback senza paura
• Aumento dell'innovazione poiché le idee fluiscono liberamente quando i membri del team liberano la loro creatività
• Conservare le conoscenze istituzionali e colmare le lacune di conoscenza che esistono nella tua organizzazione
• Risparmia tempo cercando di reinventare la ruota perché le soluzioni esistono già

Costruire una cultura collaborativa interna 

Le aziende che utilizzano intranet interattivi hanno visto un aumento del 20% della produttività e una riduzione del 24% del turnover del personale. 

Le moderne intranet funzionano anche come piattaforma centralizzata dove i dipendenti possono collaborare su progetti. Eliminano i confini fisici che ostacolano il lavoro di squadra e li sostituiscono con funzionalità intranet come la ricerca aziendale, registri delle persone, documentazione dei processi e altre applicazioni che rendono facili collaborazione e comunicazione.

Le intranet integrano anche piattaforme social come Slack e Microsoft Teams che riducono le email interne e migliorano il feedback immediato con funzionalità come chat di gruppo, messaggi istantanei e videoconferenze.

Quando i dipendenti sono incoraggiati a esprimersi, ad aiutarsi di più e a collaborare, c'è la possibilità di una cultura aziendale positiva che porta a una forza lavoro impegnata.

Ridurre le comunicazioni sincrone

La comunicazione sincrona avviene in tempo reale tra due o più persone. Esempi includono videoconferenze e telefonate. Fondamentalmente, richiede una risposta immediata a una domanda. È una grande pressione dover sempre essere “presenti” anche quando non ne hai voglia.

Le moderne intranet dovrebbero rendere facile adottare un setup di comunicazione asincrona, dando a tutti accesso alle informazioni in tempo reale senza richiedere che una persona reale risponda a una domanda, e consentendo al team di abbandonare le grandi riunioni di gruppo che rubano tempo a più calendari, comunicare meglio tra di loro e spendere più tempo in compiti che generano entrate.

Migliora l'esperienza dei dipendenti 

Sempre più aziende si stanno spostando verso un ambiente di lavoro incentrato sui dipendenti. Uno studio Deloitte mostra che l'88% dei dipendenti e il 94% degli executive credono che una cultura di posto di lavoro distintiva porti al successo imprenditoriale.

I datori di lavoro hanno un incentivo a fornire ottimi ambienti di lavoro per i loro dipendenti, ed è più facile sentirsi parte di una cultura aziendale quando usi un intranet che incoraggia comunicazioni attive e mantiene i dipendenti connessi ai loro team. 

Motivare i dipendenti 

Ci sono molti modi in cui un intranet aziendale motiva i dipendenti. Invece di accumulare conoscenze, i manager e i dipendenti senior utilizzano la documentazione dei processi per condividere conoscenze.

Le funzionalità di gamification su un intranet possono portare a competizioni amichevoli in cui i dipendenti eccezionali vengono riconosciuti per il comportamento positivo o per aver raggiunto un traguardo lodevole. Puoi assegnare distintivi ai dipendenti o persino offrire un premio al dipendente del mese all'interno del tuo intranet. 

Costruire una cultura basata sulla conoscenza 

I dipendenti devono sentirsi a proprio agio se vuoi incoraggiare la condivisione delle conoscenze, la collaborazione e la richiesta di feedback. Deve esserci una cultura aperta che incoraggi la condivisione di opinioni e pensieri anche quando non è ciò che vuoi sentire. Infatti, l'87% delle persone desidera lavorare per un'azienda trasparente.

Un intranet può aiutarti a raggiungere l'obiettivo di trasparenza e lavoro aperto. Con strumenti come Guru, chiunque può contribuire, commentare o apprezzare qualsiasi cosa venga condivisa all'interno del tuo luogo di lavoro. La conoscenza condivisa è verificata da esperti e aggiornata regolarmente per garantire che rimanga l'unica fonte di verità all'interno della tua organizzazione.

Quando incoraggi i tuoi dipendenti ad aprirsi al lavoro, costruiscono relazioni più forti con i membri del team che portano a fiducia, innovazione e produttività.

Quali caratteristiche dovrebbe avere il software intranet? 

1. Notifiche 

Scegli un sistema intranet con avvisi di notifica reattivi. Dovrebbe notificare i tuoi dipendenti quando un compagno di lavoro condivide informazioni rilevanti per il loro lavoro. Esempi includono notizie di reparto o aziendali, compiti giornalieri inviati tramite un flusso di lavoro, o risposte a una domanda che hanno posto.

2. Possibilità di commentare 

Uno dei principali motivi per implementare le intranet è lavorare e comunicare più velocemente come team. Un software intranet consente comunicazioni a tema come commentare su wiki o forum aziendali. 

L'intranet dovrebbe essere progettata per incoraggiare la partecipazione e la condivisione di idee che portano a soluzioni più rapide.

I commenti dovrebbero essere contrassegnati come risolti affinché gli articoli conoscitivi vengano mantenuti in ordine e i lettori non siano confusi da commenti che sono già stati affrontati.

3. Integrazione chat 

La messaggistica è uno dei migliori modi per i dipendenti di discutere idee, progetti e ottenere rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno. L'integrazione della chat riduce il tempo speso ad attendere le email e fornisce una piattaforma centrale per i dipendenti per chiedere aiuto quando ne hanno bisogno

Includere un'integrazione della chat con il software intranet rende più rapida la risoluzione dei problemi. Nessuna necessità di partecipare a una riunione quando puoi comunicare in Slack. 

Punti bonus se il tuo intranet ti consente di svolgere azioni Slack come catturare conoscenze o condividere risposte dalla base di conoscenze. Altre funzioni di messaggistica da cercare includono chat di gruppo, opzioni di ricerca robuste e condivisione di file.

4. Ricerca intuitiva 

Man mano che la tua azienda cresce, diventa difficile ottenere informazioni. Una ricerca intuitiva rende più facile e veloce trovare tutto, dalle informazioni sul personale ai documenti e articoli passati. 

Quando utilizzi un intranet con scarse funzioni di ricerca, i dipendenti trascorrono più tempo a cercare risorse, il che porta a frustrazione e insoddisfazione per l'intranet della tua azienda. 

La funzione di ricerca dovrebbe far risparmiare tempo e aiutare i dipendenti a navigare nell'intranet per trovare ciò di cui hanno bisogno.

5. Una singola fonte di verità 

La tua intranet aziendale deve funzionare come l'unica fonte di verità affinché i dipendenti si fidino e l'accettino. Le intranet più tradizionali falliscono perché sono diventate un luogo in cui si accumulano documenti obsoleti.

Guru mitiga questo problema suggerendo esperti nel reparto che possono verificare le informazioni sulla tua intranet. Guru invia anche notifiche per aggiornare le informazioni a intervalli specifici per garantire che il contenuto sulla tua intranet sia sempre rilevante e preciso. 

6. App mobile 

Quasi cinque miliardi di persone possiedono uno smartphone. Scegli un intranet con un'app mobile in modo che i dipendenti possano rimanere connessi indipendentemente dal dispositivo che stanno usando. 

Un'app mobile consente ai dipendenti di ricevere aggiornamenti importanti, rendendoli più reattivi alle situazioni man mano che si presentano.

Quando l'intranet è facilmente accessibile, mantiene i membri del team produttivi, il che si traduce in maggiori entrate per la tua organizzazione. 

7. Design reattivo 

Digital Strategy Consulting riporta che il 60% dei dipendenti utilizza app sui propri dispositivi mobili per attività lavorative. Fierce Mobile IT aggiunge che il 71% dei dipendenti trascorre più di 2 ore a settimana ad accedere alle informazioni aziendali tramite mobile.

Implementare design reattivi garantisce che i dipendenti abbiano un'ottima esperienza utente, indipendentemente dal dispositivo che stanno usando. Che siano a casa o lontano dalla scrivania, i dipendenti possono accedere al proprio lavoro per consumare informazioni e interagire senza problemi.

8. Ottima esperienza utente 

Il coinvolgimento ne risente senza una buona esperienza digitale. L'esperienza digitale include layout intuitivi, la facilità d'uso della piattaforma intranet, integrazioni di terze parti, branding interno e un equilibrio tra interazioni sociali e contenuti di lavoro. Una grande esperienza digitale rende i dipendenti entusiasti di utilizzare l'intranet e di metterci il loro marchio.

9. Gestione dei documenti 

La gestione dei documenti è una funzione che deve essere un elemento fondamentale in ogni piattaforma intranet. Poiché stai coltivando una cultura di condivisione delle conoscenze, è importante avere una piattaforma integrata che renda facile creare, modificare, condividere e eliminare documenti all'interno di un'organizzazione.

10. Wiki aziendale e gestione dei file 

Un wiki interno è una funzione centrale di un intranet perché consente ai dipendenti di aggiungere, modificare e mantenere contenuti in modo collaborativo, rilevanti per la tua attività. Laddove le intranet tradizionali sono poco intuitive e troppo complesse, i wiki interni come Guru rendono facile cercare, modificare e navigare all'interno di una gerarchia di contenuti.

Quando implementi un wiki aziendale, il tuo team trascorre meno tempo a cercare informazioni e più tempo a essere produttivo.

È importante scegliere un intranet che si integri con altri strumenti di gestione delle conoscenze, che consenta l'interlink tra le pagine wiki, e fornisca autorizzazioni e gestione degli accessi.

11. Analytics per migliorare le prestazioni

La tua soluzione intranet dovrebbe fornire informazioni su come e dove viene utilizzata la conoscenza e l'impatto della conoscenza aziendale sulle prestazioni dei dipendenti.

Puoi utilizzare le analisi per monitorare quali contenuti vengono visualizzati di più, quali argomenti non documentati i dipendenti stanno cercando e se il tuo team trova o meno utile il contenuto pubblicato.

12.  Organigramma 

Per facilitare la pianificazione a lungo termine, gli organigrammi devono essere accessibili in modo che tutti sappiano chi è responsabile di specifiche funzioni e chi fa cosa. Gli organigrammi sono utili quando più dipartimenti devono collaborare a grandi progetti.

10 Soluzioni software per intranet da scegliere

Guru 

Informazioni su Guru

Guru è il tuo wiki interno che facilita la creazione, condivisione e ricerca di conoscenze approvate dagli esperti. Invece di avere documenti in luoghi diversi, Guru raccoglie le informazioni di cui hai bisogno ovunque esse si trovino. 

Da thread di Slack a Google Docs, progetti di Asana e nella mente dei tuoi dipendenti più esperti, le informazioni e le competenze della tua azienda diventano la fonte unica di verità.

In che modo Guru si differenzia dagli altri software intranet?

Comunicazioni interne

Guru migliora la comunicazione tra i dipendenti e rende le informazioni accessibili a tutti quando ne hanno bisogno. Usa la funzione di annunci di Guru per farti ascoltare senza fatica e assicurarti che i tuoi dipendenti ricevano i tuoi aggiornamenti più importanti.

Abilitazione del prodotto

Dall'ideazione del prodotto alla raccolta del feedback dei clienti, Guru fornisce ai team di prodotto una fonte unica di verità per la conoscenza del prodotto. 

Invece di rispondere continuamente alle stesse domande, i manager e gli esperti aziendali possono condividere le proprie competenze e assicurarsi che le informazioni sui prodotti siano sempre verificate da esperti e aggiornate regolarmente.

Inoltre, i team a contatto con i clienti ora hanno la fiducia di trovare rapidamente risposte nel software della tua intranet aziendale e rispondere alle domande con precisione.

Onboarding dei dipendenti

Il software di onboarding dei dipendenti di Guru livella il campo di gioco per i nuovi assunti affinché possano facilmente trovare le informazioni di cui hanno bisogno per diventare membri produttivi del team.

Invece di accelerare il processo di onboarding o sovraccaricare i dipendenti con informazioni, puoi consentire ai dipendenti di completare l'onboarding al loro ritmo. È più economico, veloce e più efficiente. 

I manager possono automatizzare l'onboarding, monitorare i progressi dei dipendenti, consolidare le conoscenze aziendali per eliminare confusioni e colmare le lacune di conoscenza nel tuo processo di onboarding.

Blink 

L'accesso a informazioni chiave potrebbe salvare la vita ai pazienti. Blink tiene i lavoratori in prima linea aggiornati con dati rilevanti per la loro professione. Le informazioni aiutano i fornitori di assistenza sanitaria a rimanere aggiornati su trasporti, logistica e gestione delle strutture. Blink sostituisce articoli noiosi nella tua intranet con contenuti coinvolgenti dal fronte. 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint funge da intranet mobile per piccole imprese e grandi aziende. Microsoft SharePoint offre una varietà di elementi costitutivi per creare un intranet aziendale. 

Con SharePoint, i tuoi dipendenti possono creare rapidamente pagine intranet funzionali senza conoscenze di programmazione. SharePoint consente inoltre di memorizzare, recuperare, archiviare, cercare e gestire documenti elettronici.

Scopri come Guru e SharePoint si comparano. 

Yammer 

Yammer è una rete sociale privata interna che consente ai team di collaborare tra geografie, dipartimenti e applicazioni aziendali. Puoi acquistare Yammer insieme a Microsoft Office 365 o come prodotto autonomo.

Per la collaborazione di piccoli team, Yammer consente la creazione e l'adesione a gruppi privati/pubblici insieme alla possibilità di condividere aggiornamenti all'interno del gruppo.

Le funzionalità chiave includono microblogging aziendale, condivisione di file, rubrica aziendale, tagging dei contenuti e messaggistica privata. 

Simpplr 

Simpplr è un software intranet nativo nel cloud focalizzato sul fornire un'esperienza utente che sia facile da usare. Pensa a Simpplr come un ambiente di lavoro digitale in cui i colleghi possono condividere eventi e progressi lavorativi.

Simpplr utilizza personalizzazione adattiva per spingere contenuti rilevanti alle persone giuste al momento giusto. Il contenuto è personalizzato per ogni dipendente in modo che possano vedere notizie aziendali, video nativi ed eventi che sono importanti per loro. 

Staffbase 

Staffbase è un'app per comunicazioni interne per grandi organizzazioni. Staffbase fornisce una piattaforma centrale per i dipendenti per ideare, creare e pubblicare contenuti. Puoi personalizzare l'app con proprietà di branding e utilizzare notifiche push per inviare informazioni rilevanti ai dipendenti.

Jostle 

Jostle è una soluzione di social networking e intranet remota che offre visualizzazione user-friendly per semplificare processi complessi. 

I dipendenti possono discutere argomenti, condividere idee e collaborare in un ambiente chiuso o aperto. Usa matrici di team per vedere chi gestisce un compito specifico. Puoi anche filtrare i dipendenti per dipartimento, posizione o altri filtri di ricerca intelligenti.

Le migliori funzionalità di Jostle comprendono gestione diretta delle risorse, rubrica dei dipendenti e integrazione con Google Drive e OneDrive.

Workvivo 

Workvivo è una piattaforma di coinvolgimento dei dipendenti che combina le funzioni di un intranet, rete sociale e app per dipendenti per offrire un'esperienza digitale completa. Le migliori funzionalità di Workvivo includono feed di notizie, personalizzazione del sondaggio, sondaggi sul polso dei dipendenti e riconoscimento tra pari.

Claromentis 

Claromentis è un luogo di lavoro digitale che offre ai dipendenti uno spazio interattivo per collaborazione, comunicazione, condivisione della conoscenza e gestione delle attività.  

Claromentis è progettato per unire tutti gli strumenti che i dipendenti utilizzano affinché restino connessi al lavoro ovunque si trovino. Claromentis combina soluzioni intranet moderne con e-learning, e-moduli e gestione dei progetti.

Samepage 

Samepage è un software di intranet sociale che offre collaborazione documentale in tempo reale con condivisione di file, comunicazione interna e gestione delle attività. 

Le migliori funzionalità di Samepage includono bacheca delle attività, ruoli delle cartelle, documentazione, chat di contenuto, fogli di calcolo e mappe mentali.

Workplace di Facebook 

Workplace di Facebook è uno strumento di comunicazione che collega i dipendenti remoti e quelli in ufficio insieme. È come il tuo regolare feed di Facebook ma con un cruscotto che funziona come un intranet aziendale. 

I dipendenti possono mettere 'mi piace' ai progressi lavorativi degli altri, inviare messaggi privati, condividere video in diretta e tenersi aggiornati. Workplace di Facebook include anche una biblioteca interna per i tuoi dipendenti per trovare risorse interne da un'unica posizione centrale.

Le migliori funzionalità includono trasmissioni video in diretta, gruppi, biblioteca della conoscenza, feed di notizie e integrazioni con strumenti come Google Drive e Office365.

Scegli un software intranet che supporti il tuo flusso di lavoro 

Un intranet assicura flussi di lavoro efficienti attraverso contenuti coinvolgenti, canali di comunicazione e una cultura collaborativa che incoraggia la condivisione delle informazioni.

Quando scegli un software intranet, annota le funzionalità indispensabili e piacere. Dai priorità alle soluzioni intranet che offrono funzionalità di ricerca basate su AI, notifiche intelligenti, CMS e integrazioni con altre applicazioni nel tuo flusso di lavoro.

Scegli un software intranet che sia scalabile e cresca con il tuo team. Se hai bisogno di API e codifica personalizzabile, è anche importante chiedere. Richiedi una demo per testare l'intranet prima di impegnarti in un piano a pagamento.