Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

La pandémie a changé notre façon de travailler pour toujours. Avant la pandémie, au bureau, vous pouviez approcher un collègue et poser des questions sur un processus ou un document dont vous aviez besoin pour accomplir une tâche. Après la pandémie, avec les travailleurs à distance, tout passe par de longs fils d'e-mails. 

Cela signifie que les tâches ne sont pas terminées à temps, les employés sont frustrés parce qu'ils ne peuvent pas accéder aux informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement, et les équipes ne sont pas motivées à participer.

Lorsque vous considérez que 51 % des employés ne sont pas engagés au travail et 85 % des employés sont motivés par des communications d'entreprise efficaces, il est clair de voir le lien entre avoir un système de communication interne et la productivité des employés.

Au fil du temps, l'intranet de votre entreprise devient la source unique d'information pour les employés. Les intranets d'entreprise fournissent un cadre pour que vos employés travaillent efficacement. Cela encourage également l'engagement des employés, la collaboration d'équipe et la communication dans un lieu de travail à distance. 

Que vous soyez à la recherche d'un logiciel intranet à petite échelle ou que vous ayez besoin d'une solution d'entreprise pour une grande entreprise, les conseils et modèles que nous partageons dans cet article vous aideront à faire le bon choix lors de vos achats de logiciels intranet d'entreprise et à garantir que votre équipe entière dispose des informations nécessaires pour donner le meilleur d'eux-mêmes.

‍Qu'est-ce que le logiciel intranet ?

Un logiciel intranet est une plateforme de communication privée et sécurisée qui ne peut être accessible que par des employés internes. 

L'intranet de votre entreprise sert de point d'accès central aux ressources internes et externes qui permettent à vos employés de collaborer, communiquer, partager des connaissances et d'autres informations.

Un intranet d'entreprise facilite le renforcement de la culture d'entreprise et l'alignement des équipes. Bien fait, cela peut augmenter l'engagement des employés, la productivité au travail et favoriser l'établissement de relations.

Les recherches de Deloitte montrent que les entreprises disposant de solides réseaux internes sont 7 % plus productives. Le logiciel intranet permet également d'économiser du temps et de l'argent, entraînant des économies de coûts estimées à 1 million de dollars.

Comment fonctionnent les intranets ?

À la fois le intranet et l'internet fonctionnent selon le protocole de contrôle de transmission/protocole Internet (TCP/IP) qui relie les hôtes aux utilisateurs sur un réseau.

Dans le passé, vous aviez besoin d'un réseau local pour vous connecter à l'intranet d'une entreprise. Heureusement, avec les solutions intranet modernes, les entreprises peuvent se connecter à distance via des plateformes intranet comme Guru qui unifient les communications internes.

Certaines des fonctions d'un intranet incluent :

• Un wiki d'entreprise ou un dépôt de documents où les employés partagent ou trouvent des documents pour leurs missions professionnelles
• Un réseau social interne qui favorise les relations personnelles au travail
• Un espace de travail collaboratif où les employés travaillent ensemble sur des projets 
• Plateforme d'intégration des employés pour former les nouveaux employés et les aider à s'intégrer à leur propre rythme
• Base de connaissances interne mise à jour pour garder les employés sur la même longueur d'onde avec des informations vérifiées par des experts

Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel intranet ?

Améliorer la communication interne

Le rapport sur le coût d'une mauvaise communication estime que l'organisation moyenne perd 62,4 millions de dollars par an en productivité perdue à cause des barrières de communication.

Plutôt que de longs fils d'e-mails qui se prolongent sans fin, les intranets facilitent à chacun de communiquer rapidement.

Les mémos circulent plus rapidement, vos applications préférées (comme Slack) sont intégrées et les retours d'expérience sont partagés en temps réel.

Simplifier l'intégration des employés

Selon Forbes, 20 % des nouveaux employés quittent dans les 45 jours. C'est parce qu'une mauvaise intégration conduit à un engagement des employés plus faible, à une confiance réduite et à un manque de confiance dans l'entreprise.

Les plateformes intranet modernes rationalisent le processus d'intégration des nouveaux employés. Vos nouveaux membres d'équipe se sentent bienvenus et équipés pour faire leur travail. 

La productivité monte en flèche lorsque l'information est facile à trouver. Plutôt que de naviguer à travers plusieurs solutions, le logiciel d'intégration des employés comme Guru facilite l'accès aux connaissances d'intégration des nouveaux employés à partir d'une plateforme centralisée. 

Rendre plus facile la recherche d'informations 

L'employé moyen n'est productif que 2 heures et 53 minutes par jour. Trouver des informations est l'une des choses qui causent des distractions au travail. Lorsque des interruptions se produisent, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir sur la bonne voie.

Le simple fait de rassembler toutes vos connaissances d'entreprise sur une plateforme centralisée améliore la productivité. Cela permet à vos employés de se concentrer sur leur travail au lieu de perdre du temps à fouiller dans des lecteurs numériques, des manuels obsolètes ou des documents Google éparpillés. 

Encourager le partage des connaissances 

Les silos de données rendent les informations inaccessibles aux autres départements. 

Voici les implications négatives de ne pas avoir de culture de partage de connaissances :

• Des inefficacités inhibent la productivité
• La connaissance technique est limitée à quelques personnes dans l'organisation
• Les informations et les données peuvent être dupliquées et créer des conflits, augmentant à la fois les coûts de stockage et la confusion. 

Contrastez avec ces avantages du partage de connaissances internes :

• Prioriser le partage des connaissances encourage les employés à collaborer et à recevoir des retours. Les employés sont plus ouverts pour poser des questions et recevoir des retours sans crainte
• Augmenter l'innovation car les idées circulent librement lorsque les membres de l'équipe libèrent leur créativité
• Conserver la connaissance institutionnelle et combler les lacunes de connaissances qui existent dans votre organisation
• Gagner du temps en essayant de ne pas réinventer la roue car des solutions existent déjà

Construire une culture collaborative interne 

Les entreprises qui utilisent des intranets interactifs ont constaté une augmentation de 20 % de la productivité et une réduction de 24 % des taux de rotation du personnel. 

Les intranets modernes fonctionnent également comme une plateforme centralisée où les employés peuvent collaborer sur des projets. Ils éliminent les barrières physiques qui entravent le travail d'équipe et les remplacent par des fonctionnalités intranet telles que la recherche d'entreprise, les annuaires de personnes, la documentation des processus et d'autres applications qui facilitent la collaboration et la communication.

Les intranets s'intègrent également avec des plateformes sociales comme Slack et Microsoft Teams qui réduisent le volume d'e-mails internes et améliorent les retours instantanés avec des fonctionnalités comme les groupes de discussion, la messagerie instantanée et la vidéoconférence.

Lorsque les employés sont encouragés à s'exprimer, à s'entraider davantage et à collaborer, il existe une opportunité de créer une culture d'entreprise positive qui conduit à une main-d'œuvre engagée.

Réduire les communications synchrones

La communication synchrone se déroule en temps réel entre deux personnes ou plus. Les exemples incluent les vidéoconférences et les appels téléphoniques. Fondamentalement, cela nécessite une réponse immédiate à une question. C'est beaucoup de pression d'être toujours "présent" même quand on n'en a pas envie.

Les intranets modernes devraient faciliter l'adoption d'un système de communication asynchrone, donnant à chacun accès à l'information en temps réel sans avoir besoin d'une personne pour répondre à une question, et permettant à l'équipe d'abandonner les grandes réunions qui prennent du temps à plusieurs calendriers, de mieux communiquer entre elles et de passer plus de temps sur des tâches génératrices de revenus.

Améliorer l'expérience des employés 

De plus en plus d'entreprises se tournent vers un lieu de travail centré sur l'employé. Une étude de Deloitte montre que 88 % des employés et 94 % des dirigeants pensent qu'une culture de travail distincte conduit à la réussite commerciale.

Les employeurs ont un intérêt à fournir de grands environnements de travail pour leurs employés, et il est plus facile de se sentir comme un membre de la culture d'entreprise lorsque vous utilisez un intranet qui encourage une communication active et maintient les employés connectés à leurs équipes. 

Motiver les employés 

Il existe de nombreuses façons pour un intranet d'entreprise de motiver les employés. Plutôt que de garder la connaissance pour soi, les managers et les employés seniors utilisent la documentation des processus pour partager les connaissances.

Les fonctionnalités de gamification d'un intranet peuvent conduire à des compétitions amicales où des employés remarquables sont reconnus pour leur comportement positif ou pour avoir atteint une étape louable. Vous pouvez attribuer des badges aux employés ou même offrir une récompense d'Employé du Mois au sein de votre intranet. 

Construire une culture axée sur les connaissances 

Les employés doivent se sentir à l'aise si vous voulez encourager le partage des connaissances, la collaboration et demander des retours. Il doit y avoir une culture ouverte qui encourage le partage d'opinions et d'idées même quand ce n'est pas ce que vous voulez entendre. En effet, 87 % des personnes souhaitent travailler pour une entreprise transparente.

Un intranet peut vous aider à atteindre l'objectif de transparence et de travail ouvert. Avec des outils comme Guru, tout le monde peut contribuer, commenter ou aimer tout ce qui est partagé dans votre lieu de travail. Les connaissances partagées sont vérifiées par des experts et régulièrement mises à jour pour garantir qu'elles restent la source unique de vérité au sein de votre organisation.

Lorsque vous encouragez vos employés à s'ouvrir au travail, ils développent des relations plus solides avec leurs collègues, ce qui mène à la confiance, à l'innovation et à la productivité.

Quelles fonctionnalités un logiciel intranet devrait-il avoir ? 

1. Notification 

Choisissez un système intranet avec des alertes de notification réactives. Il devrait notifier vos employés lorsqu'un collègue partage des informations pertinentes pour leur emploi. Les exemples incluent des nouvelles de département ou d'entreprise, des tâches quotidiennes envoyées par le biais d'un flux de travail ou des réponses à une question qu'ils ont posée.

2. Fonctionnalités de commentaire 

L'une des principales raisons de la mise en œuvre des intranets est de travailler et de communiquer plus rapidement en équipe. Un outil logiciel intranet permet une communication en fil de discussion, comme commenter sur des wikis ou des forums d'entreprise. 

L'intranet doit être conçu pour encourager la participation et le partage d'idées qui mènent à des solutions plus rapides.

Les commentaires doivent être marqués comme résolus afin que les articles de connaissances soient bien rangés et que les lecteurs ne soient pas confus par des commentaires déjà abordés.

3. Intégration de chat 

La messagerie est l'un des meilleurs moyens pour les employés de discuter des idées, des projets et d'obtenir rapidement les informations dont ils ont besoin. L'intégration de chat permet de gagner du temps passé à attendre des e-mails et fournit une plateforme centrale pour que les employés puissent demander de l'aide

Inclure l'intégration de chat avec le logiciel intranet rend la résolution de problèmes plus rapide. Pas besoin de se rendre à une réunion quand vous pouvez communiquer sur Slack. 

Des points bonus si votre intranet vous permet de réaliser des actions Slack comme capturer des connaissances ou partager des réponses de la base de connaissances. D'autres fonctions de messagerie à rechercher incluent les groupes de discussion, des options de recherche robustes et le partage de fichiers.

4. Recherche intuitive 

À mesure que votre entreprise se développe, il devient difficile d'obtenir des informations. Une recherche intuitive facilite et accélère la recherche de tout, qu'il s'agisse d'informations sur le personnel, de documents ou d'articles passés. 

Lorsque vous utilisez un intranet avec des fonctions de recherche médiocres, les employés passent plus de temps à rechercher des ressources, ce qui entraîne frustration et insatisfaction vis-à-vis de l'intranet de votre entreprise. 

La fonction de recherche doit faire gagner du temps et aider les employés à naviguer dans l'intranet pour trouver ce dont ils ont besoin.

5. Une source unique de vérité 

Votre intranet d'entreprise doit fonctionner comme la source unique de vérité à laquelle les employés peuvent faire confiance et accepter. La plupart des intranets traditionnels échouent car ils sont devenus une décharge de documents obsolètes.

Guru atténue ce problème en suggérant des experts du département qui peuvent vérifier les informations sur votre intranet. Guru envoie également des notifications pour mettre à jour les informations à des intervalles spécifiés afin de s'assurer que le contenu de votre intranet est toujours pertinent et précis. 

6. Application mobile 

Près de cinq milliards de personnes possèdent un smartphone. Choisissez un intranet avec une application mobile afin que les employés puissent rester connectés, peu importe l'appareil qu'ils utilisent. 

Une application mobile permet aux employés de recevoir des mises à jour importantes, ce qui les rend plus réactifs aux situations qui se présentent.

Lorsque l'intranet est facilement accessible, il garde les membres de l'équipe productifs, ce qui se traduit par des revenus plus élevés pour votre organisation. 

7. Conception réactive 

Digital Strategy Consulting rapporte que 60 % des employés utilisent des applications sur leurs appareils mobiles pour des activités liées au travail. Fierce Mobile IT ajoute que 71 % des employés passent plus de 2 heures par semaine à accéder aux informations de l'entreprise sur mobile.

La mise en œuvre de conceptions réactives pour mobiles garantit que les employés ont une excellente expérience utilisateur, quel que soit l'appareil utilisé. Qu'ils soient à la maison ou loin de leur bureau, les employés peuvent se connecter à leur lieu de travail pour consommer des informations et interagir de manière transparente.

8. Excellente expérience utilisateur 

L'engagement diminue sans une bonne expérience numérique. L'expérience numérique inclut une mise en page intuitive, la convivialité de la plateforme intranet, les intégrations tierces, l'incorporation de la marque interne, et l'équilibrage des interactions sociales avec le contenu lié au travail. Une excellente expérience numérique rend les employés enthousiastes à utiliser l'intranet et à y laisser leur empreinte.

9. Gestion documentaire 

La gestion documentaire est une fonctionnalité qui doit être essentielle dans chaque plateforme intranet. Puisque vous cultivez une culture de partage des connaissances, il est important d'avoir une plateforme intégrée qui facilite la création, la modification, le partage et la suppression de documents au sein d'une organisation.

10. Wiki d'entreprise et gestion de fichiers 

Un wiki interne est une fonction principale d'un intranet car il permet aux employés d'ajouter, de modifier et de maintenir collaborativement du contenu pertinent pour votre entreprise. Lorsque les intranets traditionnels sont peu intuitifs et trop complexes, des wikis internes comme Guru permettent de rechercher, de modifier et de naviguer facilement au sein d'une hiérarchie de contenu.

Lorsque vous mettez en œuvre un wiki d'entreprise, votre équipe passe moins de temps à chercher des informations et plus de temps à être productive.

Il est important de choisir un intranet qui s'intègre à d'autres outils de gestion des connaissances, permet l'interconnexion entre les pages du wiki, et fournit des permissions et une gestion des accès.

11. Analytique pour améliorer la performance

Votre solution intranet devrait fournir un aperçu de la manière et de l'endroit où les connaissances sont utilisées et de l'impact des connaissances de l'entreprise sur la performance des employés.

Vous pouvez utiliser l'analytique pour suivre quel contenu est le plus visualisé, quels sujets non documentés les employés recherchent, et si votre équipe trouve le contenu publié utile ou non.

12.  Organigramme 

Pour faciliter la planification à long terme, les organigrammes doivent être accessibles pour que tout le monde sache qui est responsable de fonctions spécifiques et qui fait quoi. Les organigrammes sont utiles lorsque plusieurs départements doivent collaborer sur de grands projets.

10 Solutions logicielles intranet à choisir

Guru 

À propos de Guru

Guru est votre wiki interne qui facilite la création, le partage et la recherche de connaissances approuvées par des experts. Plutôt que d'avoir des documents à différents endroits, Guru capture les informations dont vous avez besoin où qu'elles existent. 

Des threads Slack aux documents Google, aux projets Asana, et dans l'esprit de vos employés les plus expérimentés, vos informations et votre expertise deviennent la seule source de vérité.

Comment Guru se distingue-t-il des autres logiciels intranet ?

Communications internes

Guru améliore la communication entre les employés et rend les informations accessibles à tous lorsque nécessaire. Utilisez la fonctionnalité d'annonces de Guru pour couper à travers la fatigue de messaging et vous assurer que vos employés reçoivent vos mises à jour les plus importantes.

Mise en service des produits

De l'idéation des produits à la collecte des retours des clients, Guru offre aux équipes produit une source unique de vérité pour connaissances produit. 

Plutôt que de répondre aux mêmes questions à maintes reprises, les gestionnaires et les experts de l'entreprise peuvent partager leur expertise et garantir que les informations sur les produits sont toujours vérifiées par des experts en la matière et mises à jour régulièrement.

De plus, les équipes en contact avec les clients ont maintenant la confiance de trouver rapidement des réponses dans votre logiciel intranet et de répondre aux questions avec précision.

Intégration de nouveaux employés

Le logiciel d'intégration des employés de Guru égalise les chances pour les nouvelles recrues afin qu'elles puissent facilement trouver les informations dont elles ont besoin pour devenir des membres productifs de l'équipe.

Au lieu de précipiter le processus d'intégration ou de submerger les employés d'informations, vous pouvez permettre aux employés de s'intégrer à leur propre rythme. C'est moins cher, plus rapide et plus efficace. 

Les gestionnaires peuvent automatiser l'intégration, suivre les progrès des employés, consolider les connaissances de l'entreprise pour éliminer la confusion et combler les lacunes de connaissances dans votre processus d'intégration.

Blink 

L'accès à des informations clés pourrait sauver des vies de patients. Blink tient les travailleurs de première ligne informés des données pertinentes pour leur profession. Les informations aident les fournisseurs de soins de santé à suivre la gestion des transports, de la logistique et des installations. Blink remplace les articles ennuyeux de votre intranet par un contenu engageant en provenance de la première ligne. 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint sert d'intranet mobile pour les petites entreprises et les grandes entreprises. Microsoft SharePoint offre une variété de blocs de construction pour créer un intranet d'entreprise. 

Avec SharePoint, vos employés peuvent créer rapidement des pages intranet fonctionnelles sans connaissances en codage. SharePoint permet également le stockage, la récupération, l'archivage, la recherche et la gestion de documents électroniques.

Découvrez comment Guru et SharePoint se comparent. 

Yammer 

Yammer est un réseau social interne privé qui permet aux équipes de collaborer à travers les géographies, les départements et les applications commerciales. Vous pouvez acheter Yammer avec Microsoft Office 365 ou en tant que produit autonome.

Pour la collaboration en petites équipes, Yammer permet la création et l'adhésion à des groupes privés/publics ainsi que la possibilité de partager des mises à jour au sein du groupe.

Les fonctionnalités clés incluent le microblogging d'entreprise, le partage de fichiers, l'annuaire d'entreprise, le balisage de contenu, et la messagerie privée. 

Simpplr 

Simpplr est un logiciel intranet natif du cloud axé sur la fourniture d'une expérience utilisateur facile à utiliser. Pensez à Simpplr comme à un espace de travail numérique où les collègues peuvent partager des événements et suivre les progrès du travail.

Simpplr utilise la personnalisation adaptative pour pousser du contenu pertinent aux bonnes personnes au bon moment. Le contenu est personnalisé pour chaque employé afin qu'ils puissent voir les actualités de l'entreprise, des vidéos natives, et des événements qui leur importent. 

Staffbase 

Staffbase est une application de communication interne pour les grandes organisations. Staffbase fournit une plateforme centrale pour que les employés puissent imaginer, créer et publier du contenu. Vous pouvez personnaliser l'application avec des propriétés de marque et utiliser des notifications push pour envoyer des informations pertinentes aux employés.

Jostle 

Jostle est une solution de réseau social et intranet à distance qui offre une visualisation conviviale pour simplifier les processus complexes. 

Les employés peuvent discuter de sujets, partager des idées et collaborer dans un environnement fermé ou ouvert. Utilisez des matrices d'équipe pour voir qui gère une tâche spécifique. Vous pouvez également filtrer les employés par département, emplacement, ou d'autres filtres de recherche intelligents.

Les principales caractéristiques de Jostle incluent la gestion directe des ressources, un annuaire des employés, et l'intégration avec Google Drive et OneDrive.

Workvivo 

Workvivo est une plateforme d'engagement des employés qui combine les fonctions d'un intranet, d'un réseau social, et d'une application pour employés afin d'offrir une expérience numérique complète. Les principales caractéristiques de Workvivo incluent le fil d'actualités, la personnalisation des enquêtes, les enquêtes de pouls des employés, et la reconnaissance entre pairs.

Claromentis 

Claromentis est un lieu de travail numérique qui offre aux employés un espace interactif pour la collaboration, la communication, le partage des connaissances et la gestion des tâches.  

Claromentis est conçu pour unifier tous les outils utilisés par les employés afin qu'ils restent connectés à leur travail, où qu'ils soient. Claromentis combine des solutions intranet modernes avec l'apprentissage en ligne, les formulaires électroniques et la gestion de projet.

Samepage 

Samepage est un logiciel intranet social qui offre une collaboration de documents en temps réel avec partage de fichiers, communication interne, et gestion des tâches. 

Les principales caractéristiques de Samepage incluent un tableau de tâches, des rôles de dossier, de la documentation, un chat de contenu, des tableurs, et des cartes mentales.

Workplace by Facebook 

Workplace by Facebook est un outil de communication qui connecte à la fois les employés à distance et ceux au bureau. C'est comme votre fil Facebook habituel mais avec un tableau de bord qui fonctionne comme un intranet d'entreprise. 

Les employés peuvent aimer le progrès de travail des autres, envoyer des messages privés, partager des vidéos en direct et se tenir mutuellement informés. Workplace by Facebook inclut également une bibliothèque interne pour que vos employés trouvent des ressources internes à partir d'un emplacement central.

Les principales caractéristiques incluent des diffusions vidéo en direct, des groupes, une bibliothèque de connaissances, un fil d'actualités, et des intégrations avec des outils comme Google Drive et Office365.

Choisissez un logiciel intranet qui soutient votre flux de travail 

Un intranet garantit des flux de travail efficaces grâce à un contenu engageant, des canaux de communication et une culture collaborative qui encourage le partage des connaissances.

Lors du choix d'un logiciel intranet, écrivez les fonctionnalités essentielles et celles souhaitables dont vous avez besoin. Priorisez les solutions intranet qui offrent des fonctionnalités de recherche alimentées par l'IA, des notifications intelligentes, un CMS, et des intégrations avec d'autres applications dans votre flux de travail.

Choisissez un logiciel intranet qui est évolutif et qui grandit avec votre équipe. Si vous aurez besoin d'API et de codage personnalisable, il est également important de demander. Demandez une démonstration pour tester l'intranet avant de vous engager dans un plan payant.