Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software
Utiliza esta plantilla para identificar los requisitos críticos del software de intranet y dar un impulso a los procesos y documentación de tu equipo.
Una intranet empresarial facilita reforzar la cultura de la empresa y alinear equipos. Hecho correctamente, puede aumentar el compromiso de los empleados, la productividad en el lugar de trabajo y fomentar la construcción de relaciones. De hecho, la investigación de Deloitte muestra que las empresas con redes internas sólidas son un 7% más productivas. El software de intranet también ahorra tiempo y dinero, lo que resulta en ahorros significativos estimados en $1 millón.
La pandemia ha cambiado la forma en que trabajamos para siempre. Antes de la pandemia en la oficina, podías acercarte a un colega y hacer preguntas sobre un proceso o un documento que necesitabas para completar una tarea. Después de la pandemia, con trabajadores remotos en casa, todo pasa por largas cadenas de correos electrónicos.
Esto significa que las tareas no se completan a tiempo, los empleados están frustrados porque no pueden acceder a la información que necesitan para trabajar de manera eficiente, y los equipos no están motivados para presentarse.
Cuando consideras que el 51% de los empleados están desconectados en el trabajo y el 85% de los empleados están motivados por una comunicación corporativa efectiva, es claro ver el vínculo entre tener un sistema de comunicación interna y la productividad de los empleados.
Con el tiempo, la intranet de tu empresa se convierte en la única fuente de información para los empleados. Las intranets empresariales proporcionan un marco para que tus empleados trabajen de manera eficiente. También fomenta el compromiso de los empleados, la colaboración en equipo y la comunicación en un lugar de trabajo remoto.
Ya sea que estés en el mercado para un software de intranet a pequeña escala o necesites una solución empresarial para una gran empresa, los consejos y plantillas que compartimos en este artículo te ayudarán a tomar la decisión correcta al buscar un software de intranet empresarial y asegurarte de que todo tu equipo tenga la información que necesita para hacer su mejor trabajo.
¿Qué es el software de intranet?
Un software de intranet es una plataforma de comunicación privada y segura que solo puede ser accedida por empleados internos.
La intranet de tu empresa sirve como el punto de acceso central para recursos internos y externos que permiten a tus empleados colaborar, comunicarse, compartir conocimientos y otra información.
Una intranet empresarial facilita el refuerzo de la cultura de la empresa y alinea a los equipos. Si se hace correctamente, puede aumentar el compromiso de los empleados, la productividad laboral y fomentar la creación de relaciones.
Investigaciones de Deloitte muestran que las empresas con redes internas sólidas son un 7% más productivas. El software de intranet también ahorra tiempo y dinero, resultando en un ahorro de costos significativos estimados en $1 millón.
¿Cómo funcionan las intranets?
Tanto la intranet como el internet operan sobre el estándar de comunicaciones del Protocolo de Control de Transmisión/Protocolo de Internet (TCP/IP) que conecta hosts con usuarios a través de una red.
En el pasado, necesitabas una red de área local para conectarte a la intranet de una empresa. Afortunadamente, con soluciones modernas de intranet, las empresas pueden conectarse de forma remota a través de plataformas de intranet como Guru que unifican las comunicaciones internas.
Algunas de las funciones de una intranet incluyen:
- Un wiki de la empresa o un repositorio de documentos donde los empleados comparten o encuentran documentos para tareas laborales
- Una red social interna que fomenta relaciones personales en el lugar de trabajo
- Un espacio de trabajo colaborativo donde los empleados trabajan juntos en proyectos
- Plataforma de incorporación de empleados para capacitar a nuevos empleados y ayudarles a adaptarse a su propio ritmo
- Base de conocimientos interna actualizada para mantener a los empleados en la misma página con información verificada por expertos
¿Cuáles son los beneficios de usar software de intranet?
Mejorar la comunicación interna
El Informe sobre el Costo de la Comunicación Deficiente estima que la organización promedio pierde $62.4 millones al año en productividad perdida debido a barreras de comunicación.
En lugar de largas cadenas de correos electrónicos que duran para siempre, las intranets facilitan que todos se comuniquen rápidamente.
Los memos circulan más rápido, tus aplicaciones favoritas (como Slack) están integradas, y los comentarios se comparten en tiempo real.
Simplificar la incorporación de empleados
De acuerdo con Forbes, el 20% de los nuevos empleados se van en 45 días. Eso se debe a que una mala incorporación conduce a menor compromiso de los empleados, menor confianza y falta de confianza en la empresa.
Las plataformas modernas de intranet agilizan el proceso de incorporación de nuevos empleados. Tus nuevos miembros del equipo se sentirán bienvenidos y preparados para hacer su trabajo.
La productividad se dispara cuando la información es fácil de encontrar. En lugar de navegar por múltiples soluciones, el software de incorporación de empleados como Guru facilita a los nuevos empleados acceder al conocimiento de incorporación desde una plataforma central.
Facilitar encontrar información
El empleado promedio solo es productivo durante 2 horas y 53 minutos al día. Encontrar información es una de las cosas que provoca distracciones en el trabajo. Cuando ocurren interrupciones, toma un promedio de 23 minutos y 15 segundos volver a estar en camino.
El simple acto de colocar todo tu conocimiento empresarial en una plataforma centralizada mejora la productividad. Permite a tus empleados concentrarse en el trabajo en lugar de perder tiempo buscando en unidades digitales, manuales obsoletos o documentos de Google dispersos.
Fomentar el intercambio de conocimientos
Los silos de datos hacen que la información sea inaccesible para otros departamentos.
Estas son las implicaciones negativas de no tener una cultura de intercambio de conocimientos:
- Ineficiencias que inhiben la productividad
- El conocimiento técnico está limitado a pocas personas en la organización
- La información y los datos pueden ser duplicados y luego entrar en conflicto, aumentando tanto los costos de almacenamiento como la confusión.
Contrastando con estos beneficios del intercambio de conocimientos internos:
- Priorizar el intercambio de conocimientos anima a los empleados a colaborar y recibir comentarios. Los empleados son más abiertos a hacer preguntas y recibir comentarios sin miedo
- Aumento de la innovación a medida que las ideas fluyen libremente cuando los miembros del equipo desbloquean su creatividad
- Retener el conocimiento institucional y cerrar las brechas de conocimiento que existen en tu organización
- Ahorrar tiempo tratando de reinventar la rueda porque ya existen soluciones
Construir una cultura colaborativa interna
Las empresas que utilizan intranets interactivas han visto un aumento del 20% en la productividad y una reducción del 24% en la rotación de personal.
Las intranets modernas también funcionan como una plataforma centralizada donde los empleados pueden colaborar en proyectos. Eliminan las barreras físicas que obstaculizan el trabajo en equipo y las reemplazan con características de intranet como búsqueda empresarial, directorios de personas, documentación de procesos y otras aplicaciones que facilitan la colaboración y la comunicación.
Las intranets también se integran con plataformas sociales como Slack y equipos de Microsoft que reducen los correos electrónicos internos y mejoran la retroalimentación instantánea con características como chats grupales, mensajería instantánea y videoconferencias.
Cuando se anima a los empleados a expresar sus opiniones, ayudarse más entre sí y colaborar, hay una oportunidad para una cultura corporativa positiva que conduzca a una fuerza laboral comprometida.
Reducir las comunicaciones sincrónicas
La comunicación sincrónica tiene lugar en tiempo real entre dos o más personas. Ejemplos incluyen videoconferencias y llamadas telefónicas. Básicamente, requiere una respuesta inmediata a una pregunta. Es mucha presión siempre estar "presente" incluso cuando no te sientes así.
Las intranets modernas deberían facilitar adoptar una configuración de comunicación asíncrona, dando a todos acceso a la información en tiempo real sin requerir que una persona real realmente responda una pregunta, y permitiendo que el equipo se deshaga de las grandes reuniones grupales que consumen tiempo de múltiples calendarios, se comuniquen mejor entre sí y pasen más tiempo en tareas que generan ingresos.
Mejorar la experiencia del empleado
Más empresas están cambiando a un entorno laboral centrado en el empleado. Un estudio de Deloitte muestra que el 88% de los empleados y el 94% de los ejecutivos creen que una cultura laboral distintiva conduce al éxito empresarial.
Los empleadores tienen un incentivo para proporcionar excelentes entornos de trabajo para sus empleados, y es más fácil sentirse parte de una cultura empresarial cuando utilizas una intranet que fomenta la comunicación activa y mantiene a los empleados conectados con sus equipos.
Motivar a los empleados
Hay muchas maneras en que un intranet empresarial motiva a los empleados. En lugar de acaparar el conocimiento, los gerentes y empleados senior utilizan la documentación de los procesos para compartir el conocimiento.
Las características de gamificación en un intranet pueden dar lugar a competencias amistosas donde se reconoce a los empleados destacados por su comportamiento positivo o por alcanzar un hito loable. Puedes otorgar insignias a los empleados o incluso ofrecer un premio al Empleado del Mes dentro de tu intranet.
Construir una cultura impulsada por el conocimiento
Los empleados deben sentirse cómodos si deseas fomentar el intercambio de conocimientos, la colaboración y pedir comentarios. Debe haber una cultura abierta que fomente el compartir opiniones y pensamientos incluso cuando no es lo que quieres escuchar. De hecho, el 87% de las personas quieren trabajar para una empresa transparente.
Una intranet puede ayudarte a lograr el objetivo de transparencia y trabajo abierto. Con herramientas como Guru, cualquiera puede contribuir, comentar o darle me gusta a cualquier cosa que se comparta dentro de tu lugar de trabajo. El conocimiento compartido es verificado por expertos y actualizado regularmente para asegurar que siga siendo la única fuente de verdad dentro de tu organización.
Cuando fomentas que tus empleados se abran en el trabajo, construyen relaciones más fuertes con sus compañeros de equipo que conducen a confianza, innovación y productividad.
¿Qué características debería tener el software de intranet?
- Notificación
Elige un sistema de intranet con alertas de notificación responsivas. Debería notificar a tus empleados cuando un compañero comparte información relevante para su trabajo. Ejemplos incluyen noticias del departamento o de la empresa, tareas diarias enviadas a través de un flujo de trabajo o respuestas a una pregunta que hicieron.
- Capacidades de comentario
Una de las principales razones para implementar intranets es trabajar y comunicarse más rápido como equipo. Una herramienta de software de intranet permite la comunicación en hilos, como comentar en wikis o foros de la empresa.
La intranet debería estar diseñada para fomentar la participación y el intercambio de ideas que conduzcan a soluciones más rápidas.
Los comentarios deberían ser marcados como resueltos para que los artículos de conocimiento se mantengan limpios y los lectores no se confundan con comentarios que ya han sido abordados.
- Integración de chat
La mensajería es una de las mejores maneras para que los empleados discutan ideas, proyectos y obtengan la información que necesitan rápidamente. La integración de chat ahorra tiempo que se pasa esperando correos electrónicos y proporciona una plataforma central para que los empleados se comuniquen cuando necesitan ayuda
Incluir integración de chat con el software de intranet hace que la resolución de problemas sea más rápida. No hay necesidad de saltar a una reunión cuando puedes comunicarte en Slack.
Puntos extra si tu intranet te deja realizar acciones de Slack como capturar conocimientos o compartir respuestas de la base de conocimientos. Otras funciones de mensajería que deberías buscar incluyen chats grupales, opciones de búsqueda robustas y compartir archivos.
- Búsqueda intuitiva
A medida que tu empresa crece, se vuelve difícil obtener información. Una búsqueda intuitiva hace que sea más fácil y rápido encontrar todo, desde información sobre el personal hasta documentos y artículos pasados.
Cuando usas una intranet con malas funciones de búsqueda, los empleados pasan más tiempo buscando recursos, lo que lleva a frustraciones y descontento con la intranet de tu empresa.
La función de búsqueda debería ahorrar tiempo y ayudar a los empleados a navegar por la intranet para encontrar lo que necesitan.
- Una única fuente de verdad
Tu intranet empresarial debe funcionar como la única fuente de verdad en la que los empleados puedan confiar y acepten. La mayoría de las intranets tradicionales fallan porque se convirtieron en un basurero para documentos obsoletos.
Guru mitiga este problema sugiriendo expertos en el departamento que pueden verificar la información en tu intranet. Guru también envía notificaciones para actualizar la información en intervalos especificados para garantizar que el contenido en tu intranet sea siempre relevante y preciso.
- Aplicación móvil
Casi cinco mil millones de personas poseen un teléfono inteligente. Elige una intranet con una aplicación móvil para que los empleados puedan mantenerse conectados sin importar el dispositivo que estén utilizando.
Una aplicación móvil permite a los empleados recibir actualizaciones importantes, lo que los hace más receptivos a las situaciones a medida que surgen.
Cuando la intranet es fácilmente accesible, mantiene a los miembros del equipo productivos, lo que se traduce en mayores ingresos para tu organización.
- Diseño responsivo
Consultoría de Estrategia Digital informa que el 60% de los empleados utilizan aplicaciones en sus dispositivos móviles para actividades relacionadas con el trabajo. Fierce Mobile IT agrega que el 71% de los empleados pasan más de 2 horas a la semana accediendo a información de la empresa en el móvil.
Implementar diseños responsive asegura que los empleados tengan una gran experiencia de usuario sin importar el dispositivo que estén utilizando. Ya sea que estén en casa o lejos de su escritorio, los empleados pueden iniciar sesión en su lugar de trabajo para consumir información e interactuar sin problemas.
- Gran experiencia de usuario
El compromiso sufre sin una buena experiencia digital. La experiencia digital incluye un diseño intuitivo, la usabilidad de la plataforma intranet, integraciones de terceros, incorporación de marca interna y equilibrio entre interacciones sociales y contenido relacionado con el trabajo. Una gran experiencia digital hace que los empleados se sientan emocionados de usar la intranet y poner su huella en ella.
- Gestión de documentos
La gestión de documentos es una característica que debe ser un pilar en cada plataforma intranet. Dado que estás cultivando una cultura de intercambio de conocimientos, es importante tener una plataforma integrada que facilite crear, editar, compartir y eliminar documentos dentro de una organización.
- Wiki de la empresa y gestión de archivos
Una wiki interna es una función central de una intranet porque permite a los empleados agregar, editar y mantener contenido de manera colaborativa que es relevante para tu negocio. Donde las intranets tradicionales son poco intuitivas y demasiado complejas, las wikis internas como Guru facilitan la búsqueda, edición y navegación dentro de una jerarquía de contenido.
Cuando implementas una wiki de la empresa, tu equipo pasa menos tiempo buscando información y más tiempo siendo productivo.
Es importante elegir una intranet que se integre con otras herramientas de gestión del conocimiento, permita enlazar entre páginas de wiki y proporcione gestión de permisos y acceso.
- Analíticas para mejorar el rendimiento
Tu solución intranet debe proporcionar información sobre cómo y dónde se usa el conocimiento y el impacto del conocimiento de la empresa en el rendimiento de los empleados.
Puedes usar analíticas para rastrear qué contenido es el más visto, qué temas no documentados están buscando los empleados y si tu equipo encuentra útil el contenido publicado o no.
- Organigrama
Para facilitar la planificación a largo plazo, los organigramas deben ser accesibles para que todos sepan quién está a cargo de funciones específicas y quién hace qué. Los organigramas son útiles cuando varios departamentos necesitan colaborar en grandes proyectos.
10 Soluciones de Software Intranet Para Elegir
Guru
Acerca de Guru
Guru es tu wiki interna que facilita la creación, compartición y búsqueda de conocimiento aprobado por expertos. En lugar de que los documentos vivan en diferentes lugares, Guru captura la información que necesitas dondequiera que exista.
Desde hilos de Slack hasta Google Docs, proyectos de Asana y dentro de las mentes de tus empleados más experimentados, la información y la experiencia de tu empresa se convierte en la única fuente de verdad.
¿Cómo se diferencia Guru de otros software de intranet?
Comunicación interna
Guru mejora la comunicación entre empleados y hace que la información sea accesible para todos cuando la necesitan. Usa la función de anuncios de Guru para superar la fatiga de mensajes y asegurar que tus empleados reciban tus actualizaciones más importantes.
Habilitación de productos
Desde la ideación del producto hasta la recopilación de comentarios de los clientes, Guru proporciona a los equipos de productos una única fuente de verdad para el conocimiento del producto.
En lugar de responder las mismas preguntas repetidamente, los gerentes y expertos de la empresa pueden compartir su experiencia y asegurar que la información del producto sea siempre verificada por expertos en la materia y actualizada regularmente.
Además, los equipos en contacto con los clientes ahora tienen la confianza para encontrar rápidamente respuestas en el software intranet de tu empresa y responder preguntas con precisión.
Incorporación de empleados
El software de incorporación de empleados de Guru nivela el campo de juego para que los nuevos empleados puedan encontrar fácilmente la información que necesitan para convertirse en miembros productivos del equipo.
En lugar de apresurar el proceso de incorporación o abrumar a los empleados con información, puedes empoderar a los empleados para que se incorporen a su propio ritmo. Es más barato, más rápido y más eficiente.
Los gerentes pueden automatizar la incorporación, rastrear el progreso de los empleados, consolidar el conocimiento de la empresa para eliminar confusiones y llenar vacíos de conocimiento en tu proceso de incorporación.
Blink
El acceso a información clave podría salvar vidas de pacientes. Blink mantiene a los trabajadores de primera línea actualizados con datos relevantes para su profesión. La información ayuda a los proveedores de atención médica a mantenerse al tanto del tránsito, logística y gestión de instalaciones. Blink reemplaza los artículos aburridos en tu intranet con contenido atractivo de la línea del frente.
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint sirve como una intranet móvil tanto para pequeñas empresas como para grandes empresas. Microsoft SharePoint ofrece una variedad de bloques de construcción para crear una intranet empresarial.
Con SharePoint, tus empleados pueden crear páginas intranet funcionales rápidamente sin necesidad de conocimientos de codificación. SharePoint también permite el almacenamiento, recuperación, archivo, búsqueda y gestión de documentos electrónicos.
Mira cómo Guru y Sharepoint se comparan.
Yammer
Yammer es una red social privada interna que permite a los equipos colaborar a través de geografías, departamentos y aplicaciones comerciales. Puedes comprar Yammer junto con Microsoft Office 365 o como un producto independiente.
Para la colaboración de pequeños equipos, Yammer permite la creación y unión de grupos privados/públicos junto con la capacidad de compartir actualizaciones dentro del grupo.
Las características clave incluyen microblogging empresarial, intercambio de archivos, directorio de la empresa, etiquetado de contenido y mensajería privada.
Simpplr
Simpplr es un software de intranet nativo de la nube enfocado en proporcionar una experiencia de usuario que sea fácil de usar. Piensa en Simpplr como un espacio de trabajo digital donde los colegas pueden compartir eventos y el progreso del trabajo.
Simpplr utiliza la personalización adaptativa para enviar contenido relevante a las personas adecuadas en el momento adecuado. El contenido se personaliza para cada empleado para que puedan ver noticias empresariales, videos nativos y eventos que les importan.
Staffbase
Staffbase es una aplicación de comunicaciones internas para grandes organizaciones. Staffbase proporciona una plataforma central para que los empleados ideen, creen y publiquen contenido. Puedes personalizar la aplicación con propiedades de marca y usar notificaciones push para enviar información relevante a los empleados.
Jostle
Jostle es una solución de red social e intranet remota que ofrece visualización fácil de usar para simplificar procesos complejos.
Los empleados pueden discutir temas, compartir ideas y colaborar en un ambiente cerrado o abierto. Usa matrices de equipo para ver quién se encarga de una tarea específica. También puedes filtrar empleados por departamento, ubicación o otros filtros de búsqueda inteligentes.
Las principales características de Jostle incluyen gestión directa de recursos, directorio de empleados e integración con Google Drive y OneDrive.
Workvivo
Workvivo es una plataforma de compromiso para empleados que combina las funciones de una intranet, una red social y una aplicación para empleados para ofrecer una experiencia digital integral. Las principales características de Workvivo incluyen feed de noticias, personalización de encuestas, encuestas de pulso de empleados y reconocimiento entre pares.
Claromentis
Claromentis es un espacio de trabajo digital que ofrece a los empleados un espacio interactivo para colaboración, comunicación, compartir conocimiento y gestión de tareas.
Claromentis está diseñado para unificar todas las herramientas que los empleados utilizan para que se mantengan conectados con su trabajo dondequiera que estén. Claromentis combina soluciones modernas de intranet con e-learning, formularios electrónicos y gestión de proyectos.
Samepage
Samepage es un software de intranet social que ofrece colaboración documentaria en tiempo real con intercambio de archivos, comunicación interna y gestión de tareas.
Las principales características de Samepage incluyen tableros de tareas, roles de carpetas, documentación, chat de contenido, hojas de cálculo y mapas mentales.
Workplace by Facebook
Workplace by Facebook es una herramienta de comunicación que conecta a empleados remotos y de oficina juntos. Es como tu feed de Facebook habitual, pero con un panel que funciona como una intranet corporativa.
Los empleados pueden dar me gusta al progreso del trabajo de los demás, enviar mensajes privados, compartir videos en vivo y mantenerse al tanto. Workplace by Facebook también incluye una biblioteca interna para que tus empleados encuentren recursos internos desde una ubicación central.
Las principales características incluyen transmisiones de video en vivo, grupos, biblioteca de conocimientos, feed de noticias e integraciones con herramientas como Google Drive y Office365.
Elige un software de intranet que soporte tu flujo de trabajo
Una intranet asegura flujos de trabajo eficientes a través de contenido atractivo, canales de comunicación y una cultura colaborativa que fomenta el intercambio de conocimientos.
Al elegir un software de intranet, anota las características imprescindibles y las agradables de tener que necesitas. Prioriza soluciones de intranet que ofrezcan funcionalidad de búsqueda impulsada por IA, notificaciones inteligentes, CMS e integraciones con otras aplicaciones en tu flujo de trabajo.
Elige un software de intranet que sea escalable y crezca con tu equipo. Si necesitarás API y codificación personalizable, también es importante preguntar. Solicita una demostración para poner a prueba la intranet antes de comprometerte con un plan de pago.
La pandemia ha cambiado la forma en que trabajamos para siempre. Antes de la pandemia en la oficina, podías acercarte a un colega y hacer preguntas sobre un proceso o un documento que necesitabas para completar una tarea. Después de la pandemia, con trabajadores remotos en casa, todo pasa por largas cadenas de correos electrónicos.
Esto significa que las tareas no se completan a tiempo, los empleados están frustrados porque no pueden acceder a la información que necesitan para trabajar de manera eficiente, y los equipos no están motivados para presentarse.
Cuando consideras que el 51% de los empleados están desconectados en el trabajo y el 85% de los empleados están motivados por una comunicación corporativa efectiva, es claro ver el vínculo entre tener un sistema de comunicación interna y la productividad de los empleados.
Con el tiempo, la intranet de tu empresa se convierte en la única fuente de información para los empleados. Las intranets empresariales proporcionan un marco para que tus empleados trabajen de manera eficiente. También fomenta el compromiso de los empleados, la colaboración en equipo y la comunicación en un lugar de trabajo remoto.
Ya sea que estés en el mercado para un software de intranet a pequeña escala o necesites una solución empresarial para una gran empresa, los consejos y plantillas que compartimos en este artículo te ayudarán a tomar la decisión correcta al buscar un software de intranet empresarial y asegurarte de que todo tu equipo tenga la información que necesita para hacer su mejor trabajo.
¿Qué es el software de intranet?
Un software de intranet es una plataforma de comunicación privada y segura que solo puede ser accedida por empleados internos.
La intranet de tu empresa sirve como el punto de acceso central para recursos internos y externos que permiten a tus empleados colaborar, comunicarse, compartir conocimientos y otra información.
Una intranet empresarial facilita el refuerzo de la cultura de la empresa y alinea a los equipos. Si se hace correctamente, puede aumentar el compromiso de los empleados, la productividad laboral y fomentar la creación de relaciones.
Investigaciones de Deloitte muestran que las empresas con redes internas sólidas son un 7% más productivas. El software de intranet también ahorra tiempo y dinero, resultando en un ahorro de costos significativos estimados en $1 millón.
¿Cómo funcionan las intranets?
Tanto la intranet como el internet operan sobre el estándar de comunicaciones del Protocolo de Control de Transmisión/Protocolo de Internet (TCP/IP) que conecta hosts con usuarios a través de una red.
En el pasado, necesitabas una red de área local para conectarte a la intranet de una empresa. Afortunadamente, con soluciones modernas de intranet, las empresas pueden conectarse de forma remota a través de plataformas de intranet como Guru que unifican las comunicaciones internas.
Algunas de las funciones de una intranet incluyen:
- Un wiki de la empresa o un repositorio de documentos donde los empleados comparten o encuentran documentos para tareas laborales
- Una red social interna que fomenta relaciones personales en el lugar de trabajo
- Un espacio de trabajo colaborativo donde los empleados trabajan juntos en proyectos
- Plataforma de incorporación de empleados para capacitar a nuevos empleados y ayudarles a adaptarse a su propio ritmo
- Base de conocimientos interna actualizada para mantener a los empleados en la misma página con información verificada por expertos
¿Cuáles son los beneficios de usar software de intranet?
Mejorar la comunicación interna
El Informe sobre el Costo de la Comunicación Deficiente estima que la organización promedio pierde $62.4 millones al año en productividad perdida debido a barreras de comunicación.
En lugar de largas cadenas de correos electrónicos que duran para siempre, las intranets facilitan que todos se comuniquen rápidamente.
Los memos circulan más rápido, tus aplicaciones favoritas (como Slack) están integradas, y los comentarios se comparten en tiempo real.
Simplificar la incorporación de empleados
De acuerdo con Forbes, el 20% de los nuevos empleados se van en 45 días. Eso se debe a que una mala incorporación conduce a menor compromiso de los empleados, menor confianza y falta de confianza en la empresa.
Las plataformas modernas de intranet agilizan el proceso de incorporación de nuevos empleados. Tus nuevos miembros del equipo se sentirán bienvenidos y preparados para hacer su trabajo.
La productividad se dispara cuando la información es fácil de encontrar. En lugar de navegar por múltiples soluciones, el software de incorporación de empleados como Guru facilita a los nuevos empleados acceder al conocimiento de incorporación desde una plataforma central.
Facilitar encontrar información
El empleado promedio solo es productivo durante 2 horas y 53 minutos al día. Encontrar información es una de las cosas que provoca distracciones en el trabajo. Cuando ocurren interrupciones, toma un promedio de 23 minutos y 15 segundos volver a estar en camino.
El simple acto de colocar todo tu conocimiento empresarial en una plataforma centralizada mejora la productividad. Permite a tus empleados concentrarse en el trabajo en lugar de perder tiempo buscando en unidades digitales, manuales obsoletos o documentos de Google dispersos.
Fomentar el intercambio de conocimientos
Los silos de datos hacen que la información sea inaccesible para otros departamentos.
Estas son las implicaciones negativas de no tener una cultura de intercambio de conocimientos:
- Ineficiencias que inhiben la productividad
- El conocimiento técnico está limitado a pocas personas en la organización
- La información y los datos pueden ser duplicados y luego entrar en conflicto, aumentando tanto los costos de almacenamiento como la confusión.
Contrastando con estos beneficios del intercambio de conocimientos internos:
- Priorizar el intercambio de conocimientos anima a los empleados a colaborar y recibir comentarios. Los empleados son más abiertos a hacer preguntas y recibir comentarios sin miedo
- Aumento de la innovación a medida que las ideas fluyen libremente cuando los miembros del equipo desbloquean su creatividad
- Retener el conocimiento institucional y cerrar las brechas de conocimiento que existen en tu organización
- Ahorrar tiempo tratando de reinventar la rueda porque ya existen soluciones
Construir una cultura colaborativa interna
Las empresas que utilizan intranets interactivas han visto un aumento del 20% en la productividad y una reducción del 24% en la rotación de personal.
Las intranets modernas también funcionan como una plataforma centralizada donde los empleados pueden colaborar en proyectos. Eliminan las barreras físicas que obstaculizan el trabajo en equipo y las reemplazan con características de intranet como búsqueda empresarial, directorios de personas, documentación de procesos y otras aplicaciones que facilitan la colaboración y la comunicación.
Las intranets también se integran con plataformas sociales como Slack y equipos de Microsoft que reducen los correos electrónicos internos y mejoran la retroalimentación instantánea con características como chats grupales, mensajería instantánea y videoconferencias.
Cuando se anima a los empleados a expresar sus opiniones, ayudarse más entre sí y colaborar, hay una oportunidad para una cultura corporativa positiva que conduzca a una fuerza laboral comprometida.
Reducir las comunicaciones sincrónicas
La comunicación sincrónica tiene lugar en tiempo real entre dos o más personas. Ejemplos incluyen videoconferencias y llamadas telefónicas. Básicamente, requiere una respuesta inmediata a una pregunta. Es mucha presión siempre estar "presente" incluso cuando no te sientes así.
Las intranets modernas deberían facilitar adoptar una configuración de comunicación asíncrona, dando a todos acceso a la información en tiempo real sin requerir que una persona real realmente responda una pregunta, y permitiendo que el equipo se deshaga de las grandes reuniones grupales que consumen tiempo de múltiples calendarios, se comuniquen mejor entre sí y pasen más tiempo en tareas que generan ingresos.
Mejorar la experiencia del empleado
Más empresas están cambiando a un entorno laboral centrado en el empleado. Un estudio de Deloitte muestra que el 88% de los empleados y el 94% de los ejecutivos creen que una cultura laboral distintiva conduce al éxito empresarial.
Los empleadores tienen un incentivo para proporcionar excelentes entornos de trabajo para sus empleados, y es más fácil sentirse parte de una cultura empresarial cuando utilizas una intranet que fomenta la comunicación activa y mantiene a los empleados conectados con sus equipos.
Motivar a los empleados
Hay muchas maneras en que un intranet empresarial motiva a los empleados. En lugar de acaparar el conocimiento, los gerentes y empleados senior utilizan la documentación de los procesos para compartir el conocimiento.
Las características de gamificación en un intranet pueden dar lugar a competencias amistosas donde se reconoce a los empleados destacados por su comportamiento positivo o por alcanzar un hito loable. Puedes otorgar insignias a los empleados o incluso ofrecer un premio al Empleado del Mes dentro de tu intranet.
Construir una cultura impulsada por el conocimiento
Los empleados deben sentirse cómodos si deseas fomentar el intercambio de conocimientos, la colaboración y pedir comentarios. Debe haber una cultura abierta que fomente el compartir opiniones y pensamientos incluso cuando no es lo que quieres escuchar. De hecho, el 87% de las personas quieren trabajar para una empresa transparente.
Una intranet puede ayudarte a lograr el objetivo de transparencia y trabajo abierto. Con herramientas como Guru, cualquiera puede contribuir, comentar o darle me gusta a cualquier cosa que se comparta dentro de tu lugar de trabajo. El conocimiento compartido es verificado por expertos y actualizado regularmente para asegurar que siga siendo la única fuente de verdad dentro de tu organización.
Cuando fomentas que tus empleados se abran en el trabajo, construyen relaciones más fuertes con sus compañeros de equipo que conducen a confianza, innovación y productividad.
¿Qué características debería tener el software de intranet?
- Notificación
Elige un sistema de intranet con alertas de notificación responsivas. Debería notificar a tus empleados cuando un compañero comparte información relevante para su trabajo. Ejemplos incluyen noticias del departamento o de la empresa, tareas diarias enviadas a través de un flujo de trabajo o respuestas a una pregunta que hicieron.
- Capacidades de comentario
Una de las principales razones para implementar intranets es trabajar y comunicarse más rápido como equipo. Una herramienta de software de intranet permite la comunicación en hilos, como comentar en wikis o foros de la empresa.
La intranet debería estar diseñada para fomentar la participación y el intercambio de ideas que conduzcan a soluciones más rápidas.
Los comentarios deberían ser marcados como resueltos para que los artículos de conocimiento se mantengan limpios y los lectores no se confundan con comentarios que ya han sido abordados.
- Integración de chat
La mensajería es una de las mejores maneras para que los empleados discutan ideas, proyectos y obtengan la información que necesitan rápidamente. La integración de chat ahorra tiempo que se pasa esperando correos electrónicos y proporciona una plataforma central para que los empleados se comuniquen cuando necesitan ayuda
Incluir integración de chat con el software de intranet hace que la resolución de problemas sea más rápida. No hay necesidad de saltar a una reunión cuando puedes comunicarte en Slack.
Puntos extra si tu intranet te deja realizar acciones de Slack como capturar conocimientos o compartir respuestas de la base de conocimientos. Otras funciones de mensajería que deberías buscar incluyen chats grupales, opciones de búsqueda robustas y compartir archivos.
- Búsqueda intuitiva
A medida que tu empresa crece, se vuelve difícil obtener información. Una búsqueda intuitiva hace que sea más fácil y rápido encontrar todo, desde información sobre el personal hasta documentos y artículos pasados.
Cuando usas una intranet con malas funciones de búsqueda, los empleados pasan más tiempo buscando recursos, lo que lleva a frustraciones y descontento con la intranet de tu empresa.
La función de búsqueda debería ahorrar tiempo y ayudar a los empleados a navegar por la intranet para encontrar lo que necesitan.
- Una única fuente de verdad
Tu intranet empresarial debe funcionar como la única fuente de verdad en la que los empleados puedan confiar y acepten. La mayoría de las intranets tradicionales fallan porque se convirtieron en un basurero para documentos obsoletos.
Guru mitiga este problema sugiriendo expertos en el departamento que pueden verificar la información en tu intranet. Guru también envía notificaciones para actualizar la información en intervalos especificados para garantizar que el contenido en tu intranet sea siempre relevante y preciso.
- Aplicación móvil
Casi cinco mil millones de personas poseen un teléfono inteligente. Elige una intranet con una aplicación móvil para que los empleados puedan mantenerse conectados sin importar el dispositivo que estén utilizando.
Una aplicación móvil permite a los empleados recibir actualizaciones importantes, lo que los hace más receptivos a las situaciones a medida que surgen.
Cuando la intranet es fácilmente accesible, mantiene a los miembros del equipo productivos, lo que se traduce en mayores ingresos para tu organización.
- Diseño responsivo
Consultoría de Estrategia Digital informa que el 60% de los empleados utilizan aplicaciones en sus dispositivos móviles para actividades relacionadas con el trabajo. Fierce Mobile IT agrega que el 71% de los empleados pasan más de 2 horas a la semana accediendo a información de la empresa en el móvil.
Implementar diseños responsive asegura que los empleados tengan una gran experiencia de usuario sin importar el dispositivo que estén utilizando. Ya sea que estén en casa o lejos de su escritorio, los empleados pueden iniciar sesión en su lugar de trabajo para consumir información e interactuar sin problemas.
- Gran experiencia de usuario
El compromiso sufre sin una buena experiencia digital. La experiencia digital incluye un diseño intuitivo, la usabilidad de la plataforma intranet, integraciones de terceros, incorporación de marca interna y equilibrio entre interacciones sociales y contenido relacionado con el trabajo. Una gran experiencia digital hace que los empleados se sientan emocionados de usar la intranet y poner su huella en ella.
- Gestión de documentos
La gestión de documentos es una característica que debe ser un pilar en cada plataforma intranet. Dado que estás cultivando una cultura de intercambio de conocimientos, es importante tener una plataforma integrada que facilite crear, editar, compartir y eliminar documentos dentro de una organización.
- Wiki de la empresa y gestión de archivos
Una wiki interna es una función central de una intranet porque permite a los empleados agregar, editar y mantener contenido de manera colaborativa que es relevante para tu negocio. Donde las intranets tradicionales son poco intuitivas y demasiado complejas, las wikis internas como Guru facilitan la búsqueda, edición y navegación dentro de una jerarquía de contenido.
Cuando implementas una wiki de la empresa, tu equipo pasa menos tiempo buscando información y más tiempo siendo productivo.
Es importante elegir una intranet que se integre con otras herramientas de gestión del conocimiento, permita enlazar entre páginas de wiki y proporcione gestión de permisos y acceso.
- Analíticas para mejorar el rendimiento
Tu solución intranet debe proporcionar información sobre cómo y dónde se usa el conocimiento y el impacto del conocimiento de la empresa en el rendimiento de los empleados.
Puedes usar analíticas para rastrear qué contenido es el más visto, qué temas no documentados están buscando los empleados y si tu equipo encuentra útil el contenido publicado o no.
- Organigrama
Para facilitar la planificación a largo plazo, los organigramas deben ser accesibles para que todos sepan quién está a cargo de funciones específicas y quién hace qué. Los organigramas son útiles cuando varios departamentos necesitan colaborar en grandes proyectos.
10 Soluciones de Software Intranet Para Elegir
Guru
Acerca de Guru
Guru es tu wiki interna que facilita la creación, compartición y búsqueda de conocimiento aprobado por expertos. En lugar de que los documentos vivan en diferentes lugares, Guru captura la información que necesitas dondequiera que exista.
Desde hilos de Slack hasta Google Docs, proyectos de Asana y dentro de las mentes de tus empleados más experimentados, la información y la experiencia de tu empresa se convierte en la única fuente de verdad.
¿Cómo se diferencia Guru de otros software de intranet?
Comunicación interna
Guru mejora la comunicación entre empleados y hace que la información sea accesible para todos cuando la necesitan. Usa la función de anuncios de Guru para superar la fatiga de mensajes y asegurar que tus empleados reciban tus actualizaciones más importantes.
Habilitación de productos
Desde la ideación del producto hasta la recopilación de comentarios de los clientes, Guru proporciona a los equipos de productos una única fuente de verdad para el conocimiento del producto.
En lugar de responder las mismas preguntas repetidamente, los gerentes y expertos de la empresa pueden compartir su experiencia y asegurar que la información del producto sea siempre verificada por expertos en la materia y actualizada regularmente.
Además, los equipos en contacto con los clientes ahora tienen la confianza para encontrar rápidamente respuestas en el software intranet de tu empresa y responder preguntas con precisión.
Incorporación de empleados
El software de incorporación de empleados de Guru nivela el campo de juego para que los nuevos empleados puedan encontrar fácilmente la información que necesitan para convertirse en miembros productivos del equipo.
En lugar de apresurar el proceso de incorporación o abrumar a los empleados con información, puedes empoderar a los empleados para que se incorporen a su propio ritmo. Es más barato, más rápido y más eficiente.
Los gerentes pueden automatizar la incorporación, rastrear el progreso de los empleados, consolidar el conocimiento de la empresa para eliminar confusiones y llenar vacíos de conocimiento en tu proceso de incorporación.
Blink
El acceso a información clave podría salvar vidas de pacientes. Blink mantiene a los trabajadores de primera línea actualizados con datos relevantes para su profesión. La información ayuda a los proveedores de atención médica a mantenerse al tanto del tránsito, logística y gestión de instalaciones. Blink reemplaza los artículos aburridos en tu intranet con contenido atractivo de la línea del frente.
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint sirve como una intranet móvil tanto para pequeñas empresas como para grandes empresas. Microsoft SharePoint ofrece una variedad de bloques de construcción para crear una intranet empresarial.
Con SharePoint, tus empleados pueden crear páginas intranet funcionales rápidamente sin necesidad de conocimientos de codificación. SharePoint también permite el almacenamiento, recuperación, archivo, búsqueda y gestión de documentos electrónicos.
Mira cómo Guru y Sharepoint se comparan.
Yammer
Yammer es una red social privada interna que permite a los equipos colaborar a través de geografías, departamentos y aplicaciones comerciales. Puedes comprar Yammer junto con Microsoft Office 365 o como un producto independiente.
Para la colaboración de pequeños equipos, Yammer permite la creación y unión de grupos privados/públicos junto con la capacidad de compartir actualizaciones dentro del grupo.
Las características clave incluyen microblogging empresarial, intercambio de archivos, directorio de la empresa, etiquetado de contenido y mensajería privada.
Simpplr
Simpplr es un software de intranet nativo de la nube enfocado en proporcionar una experiencia de usuario que sea fácil de usar. Piensa en Simpplr como un espacio de trabajo digital donde los colegas pueden compartir eventos y el progreso del trabajo.
Simpplr utiliza la personalización adaptativa para enviar contenido relevante a las personas adecuadas en el momento adecuado. El contenido se personaliza para cada empleado para que puedan ver noticias empresariales, videos nativos y eventos que les importan.
Staffbase
Staffbase es una aplicación de comunicaciones internas para grandes organizaciones. Staffbase proporciona una plataforma central para que los empleados ideen, creen y publiquen contenido. Puedes personalizar la aplicación con propiedades de marca y usar notificaciones push para enviar información relevante a los empleados.
Jostle
Jostle es una solución de red social e intranet remota que ofrece visualización fácil de usar para simplificar procesos complejos.
Los empleados pueden discutir temas, compartir ideas y colaborar en un ambiente cerrado o abierto. Usa matrices de equipo para ver quién se encarga de una tarea específica. También puedes filtrar empleados por departamento, ubicación o otros filtros de búsqueda inteligentes.
Las principales características de Jostle incluyen gestión directa de recursos, directorio de empleados e integración con Google Drive y OneDrive.
Workvivo
Workvivo es una plataforma de compromiso para empleados que combina las funciones de una intranet, una red social y una aplicación para empleados para ofrecer una experiencia digital integral. Las principales características de Workvivo incluyen feed de noticias, personalización de encuestas, encuestas de pulso de empleados y reconocimiento entre pares.
Claromentis
Claromentis es un espacio de trabajo digital que ofrece a los empleados un espacio interactivo para colaboración, comunicación, compartir conocimiento y gestión de tareas.
Claromentis está diseñado para unificar todas las herramientas que los empleados utilizan para que se mantengan conectados con su trabajo dondequiera que estén. Claromentis combina soluciones modernas de intranet con e-learning, formularios electrónicos y gestión de proyectos.
Samepage
Samepage es un software de intranet social que ofrece colaboración documentaria en tiempo real con intercambio de archivos, comunicación interna y gestión de tareas.
Las principales características de Samepage incluyen tableros de tareas, roles de carpetas, documentación, chat de contenido, hojas de cálculo y mapas mentales.
Workplace by Facebook
Workplace by Facebook es una herramienta de comunicación que conecta a empleados remotos y de oficina juntos. Es como tu feed de Facebook habitual, pero con un panel que funciona como una intranet corporativa.
Los empleados pueden dar me gusta al progreso del trabajo de los demás, enviar mensajes privados, compartir videos en vivo y mantenerse al tanto. Workplace by Facebook también incluye una biblioteca interna para que tus empleados encuentren recursos internos desde una ubicación central.
Las principales características incluyen transmisiones de video en vivo, grupos, biblioteca de conocimientos, feed de noticias e integraciones con herramientas como Google Drive y Office365.
Elige un software de intranet que soporte tu flujo de trabajo
Una intranet asegura flujos de trabajo eficientes a través de contenido atractivo, canales de comunicación y una cultura colaborativa que fomenta el intercambio de conocimientos.
Al elegir un software de intranet, anota las características imprescindibles y las agradables de tener que necesitas. Prioriza soluciones de intranet que ofrezcan funcionalidad de búsqueda impulsada por IA, notificaciones inteligentes, CMS e integraciones con otras aplicaciones en tu flujo de trabajo.
Elige un software de intranet que sea escalable y crezca con tu equipo. Si necesitarás API y codificación personalizable, también es importante preguntar. Solicita una demostración para poner a prueba la intranet antes de comprometerte con un plan de pago.
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