Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

A pandemia mudou para sempre a forma como trabalhamos. Pré-pandemia no escritório, você podia se aproximar de um colega e fazer perguntas sobre um processo ou um documento que você precisava completar para realizar uma tarefa. Pós-pandemia, com trabalhadores remotos em casa, tudo passa por longas cadeias de e-mails. 

Isso significa que as tarefas não são concluídas a tempo, os funcionários ficam frustrados porque não conseguem acessar as informações necessárias para trabalhar de forma eficiente, e as equipes não estão motivadas a comparecer.

Quando você considera que 51% dos funcionários estão desengajados no trabalho e 85% dos funcionários são motivados por comunicações corporativas eficazes, fica claro ver a relação entre ter um sistema de comunicação interna e a produtividade dos funcionários.

Com o tempo, a intranet da sua empresa se torna a única fonte de informação para os funcionários. As intranets empresariais fornecem uma estrutura para que seus funcionários trabalhem de forma eficiente. Ela também incentiva o engajamento dos funcionários, a colaboração em equipe e a comunicação em um ambiente de trabalho remoto. 

Se você está no mercado em busca de um software de intranet em pequena escala ou precisa de uma solução empresarial para uma grande empresa, as dicas e modelos que estamos compartilhando neste artigo o ajudarão a fazer a escolha certa ao comprar um software de intranet empresarial e garantir que sua equipe tenha as informações necessárias para fazer o seu melhor trabalho.

‍O que é software de intranet?

Um software de intranet é uma plataforma de comunicação privada e segura que só pode ser acessada por funcionários internos. 

A intranet da sua empresa serve como o ponto central de acesso a recursos internos e externos que capacitam seus funcionários a colaborar, comunicar, compartilhar conhecimento e outras informações.

Uma intranet empresarial facilita a re-força da cultura da empresa e o alinhamento das equipes. Quando feito corretamente, pode aumentar o engajamento dos funcionários, a produtividade no trabalho e fomentar a construção de relacionamentos.

A pesquisa da Deloitte mostra que empresas com redes internas fortes são 7% mais produtivas. O software de intranet também economiza tempo e dinheiro, resultando em economias de custo estimadas em $1 milhão.

Como funcionam as intranets?

Tanto a intranet quanto a internet operam sobre o padrão de comunicações Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) que conecta hosts a usuários por meio de uma rede.

No passado, era necessário uma rede local para se conectar à intranet de uma empresa. Felizmente, com soluções de intranet modernas, as empresas podem se conectar remotamente através de plataformas de intranet como a Guru que unifica as comunicações internas.

Algumas das funções de uma intranet incluem:

• Um wiki ou repositório de documentos da empresa onde os funcionários compartilham ou encontram documentos para tarefas de trabalho
• Uma rede social interna que promove relacionamentos pessoais no local de trabalho
• Um espaço de trabalho colaborativo onde os funcionários trabalham juntos em projetos 
• Plataforma de integração de funcionários para treinar novos colaboradores e ajudá-los a se integrar em seu próprio ritmo
• Base de conhecimento interna atualizada para manter os funcionários na mesma página com informações verificadas por especialistas

Quais são os benefícios de usar software de intranet?

Melhorar a comunicação interna

O relatório Custo da Comunicação Ruim estima que a média das organizações perdem $62.4 milhões por ano em produtividade perdida devido a barreiras de comunicação.

Em vez de longas cadeias de e-mails que não têm fim, as intranets facilitam a comunicação rápida para todos.

Os memorandos circulam mais rápido, seus aplicativos favoritos (como Slack) estão integrados, e o feedback é compartilhado em tempo real.

Simplifique a integração de funcionários

De acordo com a Forbes, 20% dos novos funcionários deixam a empresa em até 45 dias. Isso ocorre porque uma integração ruim leva a um menor engajamento, menor confiança e falta de confiança na empresa.

As plataformas de intranet modernas agilizam o processo de integração de novos contratados. Seus novos membros da equipe se sentem acolhidos e preparados para fazer seu trabalho. 

A produtividade aumenta quando as informações são fáceis de encontrar. Em vez de navegar por múltiplas soluções, software de integração de funcionários como o Guru facilita o acesso dos novos funcionários ao conhecimento de integração de uma plataforma central. 

Facilite a busca por informações 

O funcionário médio é produtivo apenas por 2 horas e 53 minutos por dia. Encontrar informações é uma das coisas que causa distrações no trabalho. Quando ocorrem interrupções, leva em média 23 minutos e 15 segundos para retornar ao ritmo.

O simples ato de colocar todo o conhecimento da sua empresa em uma plataforma centralizada melhora a produtividade. Isso permite que seus funcionários se concentrem no trabalho em vez de perder tempo buscando em drives digitais, manuais desatualizados ou documentos do Google espalhados. 

Estimule o compartilhamento de conhecimento 

Silos de dados tornam a informação inacessível para outros departamentos. 

Essas são as implicações negativas de não ter uma cultura de compartilhamento de conhecimento:

• Ineficiências inibem a produtividade
• O conhecimento técnico é limitado a poucas pessoas na organização
• Informações e dados podem ser duplicados e depois entrar em conflito, aumentando tanto os custos de armazenamento quanto a confusão. 

Contraste com estes benefícios do compartilhamento de conhecimento interno:

• Priorizar o compartilhamento de conhecimento incentiva os funcionários a colaborar e receber feedback. Os funcionários estão mais abertos a fazer perguntas e receber feedback sem medo
• Aumenta a inovação à medida que as ideias fluem livremente quando os membros da equipe desbloqueiam sua criatividade
• Conserva o conhecimento institucional e fecha as lacunas de conhecimento que existem em sua organização
• Economize tempo tentando reinventar a roda porque as soluções já existem

Construa uma cultura interna colaborativa 

As empresas que usam intranets interativas viram um aumento de 20% na produtividade e uma redução de 24% na rotatividade de funcionários. 

As intranets modernas também funcionam como uma plataforma centralizada onde os funcionários podem colaborar em projetos. Eliminam barreiras físicas que dificultam o trabalho em equipe e as substituem por recursos de intranet como busca empresarial, diretórios de pessoas, documentação de processos e outros aplicativos que tornam colaboração e comunicação fáceis.

As intranets também se integram a plataformas sociais como Slack e Microsoft teams que reduzem e-mails internos e melhoram o feedback instantâneo com recursos como chats em grupo, mensagens instantâneas e videoconferência.

Quando os funcionários são incentivados a se manifestar, ajudar mais uns aos outros e colaborar, há uma oportunidade para uma cultura corporativa positiva que leva a uma força de trabalho engajada.

Reduzir comunicações síncronas

A comunicação síncrona ocorre em tempo real entre duas ou mais pessoas. Exemplos incluem videoconferência e chamadas telefônicas. Basicamente, requer uma resposta imediata a uma pergunta. É uma grande pressão estar sempre "presente", mesmo quando você não está com ânimo.

Intranets modernas devem facilitar a adoção de uma configuração de comunicação assíncrona, dando a todos acesso às informações em tempo real sem exigir que uma pessoa real realmente responda a uma pergunta, permitindo à equipe evitar aquelas grandes reuniões que consomem tempo de múltiplos calendários, se comunicar melhor entre si e gastar mais tempo em tarefas que geram receita.

Melhorar a experiência do funcionário 

Mais empresas estão mudando para um ambiente de trabalho centrado no funcionário. Um estudo da Deloitte mostra que 88% dos funcionários e 94% dos executivos acreditam que uma cultura de local de trabalho distinta leva ao sucesso nos negócios.

Os empregadores têm um incentivo para proporcionar ótimos ambientes de trabalho para seus funcionários, e é mais fácil sentir-se parte de uma cultura empresarial quando você usa uma intranet que incentiva a comunicação ativa e mantém os funcionários conectados a suas equipes. 

Motivar os funcionários 

Existem muitas maneiras pelas quais uma intranet da empresa motiva os funcionários. Em vez de acumular conhecimento, os gerentes e funcionários seniores utilizam a documentação de processos para compartilhar conhecimento.

Recursos de gamificação em uma intranet podem levar a competições amigáveis, onde funcionários que se destacam são reconhecidos por comportamento positivo ou por atingirem um marco louvável. Você pode conceder distintivos a funcionários ou até mesmo oferecer um prêmio de Funcionário do Mês dentro da sua intranet. 

Construir uma cultura voltada para o conhecimento 

Os funcionários precisam se sentir confortáveis se você quiser incentivar o compartilhamento de conhecimento, a colaboração e a solicitação de feedback. Deve haver uma cultura aberta que incentive o compartilhamento de opiniões e pensamentos, mesmo quando não é o que você quer ouvir. Na verdade, 87% das pessoas querem trabalhar em uma empresa transparente.

Uma intranet pode ajudá-lo a alcançar o objetivo da transparência e do trabalho aberto. Com ferramentas como o Guru, qualquer um pode contribuir, comentar ou curtir qualquer coisa que seja compartilhada dentro do seu local de trabalho. O conhecimento compartilhado é verificado por especialistas e regularmente atualizado para garantir que permaneça a única fonte de verdade dentro da sua organização.

Quando você incentiva seus funcionários a se abrir no trabalho, eles constroem relacionamentos mais fortes com seus colegas que levam à confiança, inovação e produtividade.

Quais recursos o software de intranet deve ter? 

1. Notificação 

Escolha um sistema de intranet com alertas de notificação responsivos. Deve notificar seus funcionários quando um colega compartilha informações relevantes para o trabalho deles. Exemplos incluem notícias do departamento ou da empresa, tarefas diárias enviadas através de um fluxo de trabalho, ou respostas a uma pergunta que eles fizeram.

2. Habilidades de comentá-rio 

Uma das principais razões para implementar intranets é trabalhar e comunicar mais rápido como equipe. Uma ferramenta de software de intranet permite comunicação em thread, como comentar em wikis ou fóruns da empresa. 

A intranet deve ser projetada para encorajar a participação e o compartilhamento de ideias, levando a soluções mais rápidas.

Os comentários devem ser marcados como resolvidos para que os artigos de conhecimento sejam mantidos organizados e os leitores não fiquem confusos com comentários que já foram tratados.

3. Integração de chat 

A mensagem é uma das melhores maneiras de os funcionários discutirem ideias, projetos e obterem a informação que precisam rapidamente. A integração de chat economiza tempo gasto esperando e-mails e fornece uma plataforma central para que os funcionários entrem em contato quando precisam de ajuda

Incluir a integração de chat com software de intranet torna a resolução de problemas mais rápida. Sem necessidade de ir a uma reunião quando você pode se comunicar no Slack. 

Pontos extras se sua intranet permitir que você realize ações do Slack, como capturar conhecimento ou compartilhar respostas da base de conhecimento. Outras funções de mensagens a serem procuradas incluem chats em grupo, opções de busca robustas e compartilhamento de arquivos.

4. Busca intuitiva 

À medida que sua empresa cresce, torna-se difícil obter informações. Uma busca intuitiva torna mais fácil e rápido encontrar tudo, desde informações sobre funcionários até documentos e artigos passados. 

Quando você usa uma intranet com funções de busca ruins, os funcionários gastam mais tempo procurando recursos, o que leva à frustração e insatisfação com a intranet da sua empresa. 

A função de busca deve economizar tempo e ajudar os funcionários a navegar pela intranet para encontrar o que precisam.

5. Uma única fonte de verdade 

Sua intranet empresarial deve funcionar como a única fonte de verdade para que os funcionários confiem e aceitem. As intranets tradicionais falham principalmente porque se tornam um depósito de documentos desatualizados.

O Guru mitiga esse problema sugerindo especialistas no departamento que podem verificar informações em sua intranet. O Guru também envia notificações para atualizar informações em intervalos especificados para garantir que o conteúdo de sua intranet seja sempre relevante e preciso. 

6. Aplicativo móvel 

Quase cinco bilhões de pessoas possuem um smartphone. Escolha uma intranet com um aplicativo móvel para que os funcionários possam permanecer conectados independentemente do dispositivo que estão usando. 

Um aplicativo móvel permite que os funcionários recebam atualizações importantes, tornando-os mais responsivos às situações à medida que surgem.

Quando a intranet é facilmente acessível, mantém os membros da equipe produtivos, o que se traduz em um aumento na receita para sua organização. 

7. Design responsivo 

O Digital Strategy Consulting relata que 60% dos funcionários usam aplicativos em seus dispositivos móveis para atividades relacionadas ao trabalho. O Fierce Mobile IT acrescenta que 71% dos funcionários passam mais de 2 horas por semana acessando informações da empresa pelo celular.

Implementar designs móveis responsivos garante que os funcionários tenham uma ótima experiência do usuário, independentemente do dispositivo que estão usando. Seja em casa ou longe de sua mesa, os funcionários podem acessar seu local de trabalho para consumir informações e interagir de maneira integrada.

8. Ótima experiência do usuário 

O engajamento sofre sem uma boa experiência digital. A experiência digital inclui layout intuitivo, a usabilidade da plataforma da intranet, integrações de terceiros, incorporação de branding interno e equilíbrio entre interações sociais e conteúdo relacionado ao trabalho. Uma ótima experiência digital faz com que os funcionários fiquem animados para usar a intranet e deixar sua marca nela.

9. Gerenciamento de documentos 

O gerenciamento de documentos é um recurso que deve ser um pilar em toda plataforma de intranet. Como você está cultivando uma cultura de compartilhamento de conhecimento, é importante ter uma plataforma integrada que facilite a criação, edição, compartilhamento e exclusão de documentos dentro de uma organização.

10. Wiki da empresa e gerenciamento de arquivos 

Uma wiki interna é uma função essencial de uma intranet porque permite que os funcionários adicionem, editem e mantenham conteúdos relevantes para o seu negócio em colaboração. Onde as intranets tradicionais são pouco intuitivas e excessivamente complexas, wikis internas como o Guru facilitam a pesquisa, edição e navegação dentro de uma hierarquia de conteúdo.

Quando você implementa uma wiki da empresa, sua equipe passa menos tempo procurando informações e mais tempo sendo produtiva.

É importante escolher uma intranet que se integre a outras ferramentas de gerenciamento de conhecimento, permita interligação entre páginas de wiki e forneça gerenciamento de permissões e acesso.

11. Análises para melhorar o desempenho

Sua solução de intranet deve fornecer insights sobre como e onde o conhecimento é usado e o impacto do conhecimento da empresa no desempenho dos funcionários.

Você pode usar análises para rastrear qual conteúdo é visualizado com mais frequência, quais tópicos não documentados os funcionários estão pesquisando e se sua equipe acha o conteúdo publicado útil ou não.

12.  Organograma 

Para facilitar o planejamento de longo prazo, os organogramas devem ser acessíveis para que todos saibam quem está encarregado de funções específicas e quem faz o quê. Os organogramas são úteis quando múltiplos departamentos precisam colaborar em grandes projetos.

10 Soluções de Software para Intranet para Escolher

Guru 

Sobre o Guru

Guru é sua wiki interna que facilita a criação, compartilhamento e a busca de conhecimento aprovado por especialistas. Em vez de documentos estarem em locais diferentes, o Guru captura as informações que você precisa onde quer que elas existam. 

De conversas no Slack a documentos do Google, projetos no Asana e dentro das mentes de seus funcionários mais experientes, suas informações e expertise da empresa se tornam a única fonte de verdade.

Como o Guru é diferente de outros softwares de intranet?

Comunicações internas

O Guru melhora a comunicação entre funcionários e torna as informações acessíveis a todos quando elas precisam. Use o recurso de anúncios do Guru para superar a fadiga de mensagens e garantir que seus funcionários recebam suas atualizações mais importantes.

Capacitação do produto

Da ideação do produto à coleta de feedback dos clientes, o Guru fornece às equipes de produto uma única fonte de verdade para conhecimento do produto. 

Em vez de responder as mesmas perguntas repetidamente, gerentes e especialistas da empresa podem compartilhar sua expertise e garantir que as informações dos produtos sejam sempre verificadas por especialistas no assunto e atualizadas regularmente.

Além disso, as equipes que interagem com os clientes agora têm a confiança de encontrar rapidamente respostas em seu software de intranet da empresa e responder às perguntas com precisão.

Integração de funcionários

O software de integração de funcionários do Guru nivela o campo para que novos contratados possam facilmente encontrar as informações de que precisam para se tornarem membros produtivos da equipe.

Em vez de apressar o processo de integração ou sobrecarregar os funcionários com informações, você pode capacitar os funcionários a se integrarem em seu próprio ritmo. É mais barato, mais rápido e mais eficiente. 

Os gerentes podem automatizar a integração, rastrear o progresso dos funcionários, consolidar o conhecimento da empresa para eliminar confusões e preenchê-las nas lacunas de conhecimento em seu processo de integração.

Blink 

O acesso a informações chave pode salvar vidas de pacientes. Blink mantém os trabalhadores da linha de frente atualizados com dados relevantes para suas profissões. As informações ajudam os prestadores de serviços de saúde a se manterem atualizados sobre transporte, logística e gerenciamento de instalações. O Blink substitui artigos chatos em sua intranet por conteúdo envolvente da linha de frente. 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint serve como uma intranet móvel para pequenas empresas e grandes empresas. O Microsoft SharePoint oferece uma variedade de blocos de construção para criar uma intranet corporativa. 

Com o SharePoint, seus funcionários podem criar páginas funcionais da intranet rapidamente, sem conhecimento de codificação. O SharePoint também permite o armazenamento, recuperação, arquivamento, pesquisa e gerenciamento de documentos eletrônicos.

Veja como Guru e Sharepoint se comparam. 

Yammer 

Yammer é uma rede social privada interna que permite que equipes colaborem entre geografias, departamentos e aplicativos comerciais. Você pode adquirir o Yammer juntamente com o Microsoft Office 365 ou como um produto independente.

Para colaboração em pequenas equipes, o Yammer permite a criação e participação em grupos privados/públicos, além da capacidade de compartilhar atualizações dentro do grupo.

Os principais recursos incluem microblogging empresarial, compartilhamento de arquivos, diretório da empresa, marcação de conteúdo e mensagens privadas. 

Simpplr 

Simpplr é um software de intranet nativo da nuvem, focado em fornecer uma experiência do usuário que seja fácil de usar. Pense no Simpplr como um espaço de trabalho digital onde colegas podem compartilhar eventos e progresso do trabalho.

O Simpplr utiliza a personalização adaptativa para enviar conteúdo relevante para as pessoas certas no momento certo. O conteúdo é personalizado para cada funcionário, para que eles possam ver notícias empresariais, vídeos nativos e eventos que são importantes para eles. 

Staffbase 

Staffbase é um aplicativo de comunicações internas para grandes organizações. O Staffbase fornece uma plataforma central para os funcionários idearem, criarem e publicarem conteúdo. Você pode personalizar o aplicativo com propriedades da marca e usar notificações push para enviar informações relevantes aos funcionários.

Jostle 

Jostle é uma solução de rede social e intranet remota que oferece visualização amigável para simplificar processos complexos. 

Os funcionários podem discutir tópicos, compartilhar ideias e colaborar em um ambiente fechado ou aberto. Use matrizes de equipe para ver quem cuida de uma tarefa específica. Você também pode filtrar funcionários por departamento, localização ou outros filtros de pesquisa inteligentes.

Os principais recursos do Jostle incluem gerenciamento direto de recursos, diretório de funcionários e integração com Google Drive e OneDrive.

Workvivo 

Workvivo é uma plataforma de engajamento de funcionários que combina as funções de uma intranet, rede social e aplicativo para funcionários para oferecer uma experiência digital completa. Os principais recursos do Workvivo incluem feed de notícias, personalização de pesquisas, pesquisas instantâneas de funcionários e reconhecimento entre pares.

Claromentis 

Claromentis é um espaço de trabalho digital que oferece aos funcionários um espaço interativo para colaboração, comunicação, compartilhamento de conhecimento e gerenciamento de tarefas.  

O Claromentis foi projetado para unificar todas as ferramentas que os funcionários usam para que eles fiquem conectados ao trabalho onde quer que estejam. O Claromentis combina soluções modernas de intranet com e-learning, e-forms e gerenciamento de projetos.

Samepage 

Samepage é um software de intranet social que oferece colaboração de documentos em tempo real, compartilhamento de arquivos, comunicação interna e gerenciamento de tarefas. 

Os principais recursos do Samepage incluem quadro de tarefas, funções de pastas, documentação, chat de conteúdo, planilhas e mapas mentais.

Workplace by Facebook 

Workplace by Facebook é uma ferramenta de comunicação que conecta funcionários remotos e de escritório juntos. É como seu feed normal do Facebook, mas com um painel que funciona como uma intranet corporativa. 

Os funcionários podem curtir o progresso de trabalho uns dos outros, enviar mensagens privadas, compartilhar vídeos ao vivo e manter uns aos outros informados. O Workplace by Facebook também inclui uma biblioteca interna para que seus funcionários encontrem recursos internos em um único local central.

Os principais recursos incluem transmissões de vídeo ao vivo, grupos, biblioteca de conhecimento, feed de notícias e integrações com ferramentas como Google Drive e Office365.

Escolha um software de intranet que suporte seu fluxo de trabalho 

Uma intranet garante fluxos de trabalho eficientes por meio de conteúdo envolvente, canais de comunicação e uma cultura colaborativa que incentiva o compartilhamento de conhecimento.

Ao escolher um software de intranet, anote os recursos essenciais e os recursos desejáveis que você precisa. Priorize soluções de intranet que ofereçam funcionalidade de busca baseada em IA, notificações inteligentes, CMS e integrações com outros aplicativos em seu fluxo de trabalho.

Escolha um software de intranet que seja escalável e cresça com sua equipe. Se você precisar de API e codificação personalizável, também é importante perguntar. Peça uma demonstração para testar a intranet antes de se comprometer com um plano pago.