オフボーディング：それが意味することと最良の実施方法

これらのテンプレートは、シンプルなオフボーディングを保証し、オフボーディングプロセスを作成または改善するのに必要なすべてのものを提供します。

従業員が会社を去るとき、スムーズなオフボーディングプロセスは、そうでなければ憂鬱な出来事をできるだけ快適でシンプルにします。従業員は去るときの扱いを覚えているので、ポジティブな印象を残し、重要な業務がすべて完了するように、オフボーディングチェックリストで準備しておくことが役立ちます。

これらの従業員オフボーディングチェックリストとテンプレートは、次回のオフボーディング中に心の平和をもたらします。

オフボーディングとは何ですか？

オフボーディングとは、会社との従業員関係を終わらせるプロセスです。通常、従業員が辞職したり、解雇されたり、ポジションからレイオフされたりする際に発生します。しかし、これは従業員が退職する場合も指すことがあります。会社と関わりを持つ代理店や契約者は、少し簡単なオフボーディングプロセスを持つかもしれません。

オフボーディングは重要です。なぜなら、会社が未解決の問題を整理し、法的に自分自身を守ることを可能にするからです。従業員にとっては、次のキャリアステップを追求するための区切りも提供します。

正しく行われると、オフボーディングは雇用主と従業員の両方にとってポジティブな体験になることができます。それにより、すべての会社の財産が返却され、機密情報が破棄されたことを知ることで、雇用主は心の平和を得ます。オフボーディングがうまく管理されると、従業員は会社への貢献を尊重され、感謝されていると感じます。

人員削減のニュースをどう伝えるか

必要なレイオフイベントに関するニュースを伝えるのは決して簡単ではありません。以下のオフボーディングテンプレートは、時間を節約し、プロセスをできるだけスムーズにするのに役立ちます。

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変更管理計画は、明確な責任とタイムラインを確保するのに役立ちます。

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リーダーシップのヒント

リーダーシップはプロセスにおいて重要な役割を果たし、従業員がオフボードされる必要があるタイミングを決定するのに役立ちます。

うまくいくようにするために、あなたの役割はサポートし、理解しつつ、退職従業員とのプロフェッショナルな関係を維持することです。執行役員またはCEOとして、オフボーディングプロセスをスムーズに進めるためにできることは以下の通りです。

従業員を解雇する必要があると知ったら、すぐに知らせることが重要です。こうすることで、彼らは出発のために精神的に準備を始めることができます。
誤解を防ぐために、従業員の直属のマネージャーと、必要なコミュニケーションをどう扱うかについて明確な期待を設定してください。プロセスの間、従業員とコミュニケーションを取り続け、何が起こっているのか、なぜそうなっているのかを理解してもらうことが重要です。大規模な人員削減の場合は、変更管理計画と、内部コミュニケーション計画が必要で、取りこぼしがないようにします。
コミュニケーションのラインをオープンに保ち、従業員が質問をしたり、懸念を表明したりできるようにします。あなたが利用可能であることで、プロセス全体でチームの信頼を維持できることが助けになります。従業員が通知を出した場合、彼らが去る理由をより知るために、退職面接を開催することも考慮してみてください。
この困難な移行期間中に、従業員の時間とエネルギーを尊重してください。境界は常に重要です。オフボーディング中はさらに重要です。
キャリアの移行を支援するために、リソースやアドバイスを提供してください。リーダーやマネージャーの役割は、たとえそれが別れを意味する場合でも、その下の人たちを育てることです。ほろ苦いですが、これは従業員のキャリア成長を支援する瞬間です。従業員は、あなたが将来彼らのための参考になるかどうかについての明確さが欠けているかもしれません。従業員が去った後も支援を続ける意向があることを示すために、彼らが助けや質問がある場合は連絡できることを知らせてください。可能であれば、彼らのためのコネクターや直接的な参照を提供してください。
去る従業員が会社に対する貢献に感謝されていると感じるようにしてください。彼らの直属のマネージャーがあなたの下で働いている場合、このプロセス中に退職面接を実施することで、マネージャーの能力や成長の機会についての貴重なフィードバックを収集する珍しい機会を提供します。
すべての未解決の問題を解決し、明確な役割と責任が定義されたオフボーディングプロセスを確保してください。これには、適用される法律への準拠、会社の財産の返却、必要な書類の署名、および機密情報の破棄が含まれます。会社内の過去の間違いから学び、すべてのオフボーディング関係者が機密アクセスできる中央の真実の源にオフボーディングプロセスを明確に文書化します。

チームコミュニケーションのアプローチとオフボーディングの扱い方は、チームに対して持続的な印象を与えます。うまくリーダーシップされると、チーム全体は生産性を保つか、解雇やチームメイトの移行後により一層エンゲージメントを高めることができます。これらのヒントに従うことで、関与するすべての人にとって可能な限りポジティブな体験になることを確認できます。

マネージャーへのヒント

あなたは従業員のオフボーディングにおいて重要な役割を果たします。特に長い間一緒に働いたり、去る人と親しい場合、これらの会話をするのは必ずしも簡単ではありません。あなたの仕事は、あなたの担当者が会社からの移行を助け、理想的には彼らがサポートされていると感じるようにすることです。マネージャーへのいくつかのヒントは以下の通りです：

助けを求める：従業員をオフボードする方法がわからない場合、HRまたは法務から助けを求めてください。彼らはあなたをプロセスに導き、すべてが正しく行われることを確認できます。
敬意を持つ：これはおそらくあなたができる最も重要なことです。彼らの雇用を終わらせることは大きなことであることを忘れないでください。彼らの時間、エネルギー、貢献を尊重してください。さようならを言う準備が整うにつれて、彼らが貢献したことを認めます。彼らの境界を尊重し、この困難な時期に過度な要求をしないでください。
明確にコミュニケーションを取る：従業員の雇用を終わらせる決定の理由を明確に伝えるようにしてください。次に何が起こるのか、会社の期待がどのように関係を結ぶのかを明確にしてください。補償の詳細を共有し、会議中にHRを含める準備をして、質問に答えたり、必要な書類に署名したりするようにします。
移行の計画を立てる：彼らが次の役割を見つけるのをサポートするために、2週間の通知や解約手当を提供できるかどうかを検討します。あなたのチームでうまくいかなかった採用が、他の会社では完璧なマッチになるかもしれません。従業員がどのように役割を移行するかについて、確固とした計画を持つことは良いアイデアです。
あまり多くを試みない：オフボーディングはプロセスであり、単一のイベントではありません。すべてを一度に行おうとしないでください。最も重要なタスクに集中し、それを1つずつ処理してください。
つながりを保つ：あなたの仕事は、あなたの下にいる人たちを育てることであり、それには別れを告げることも含まれます。オフボーディングは、従業員のキャリア成長をサポートしていることを示すキーミルestonesです。従業員が、あなたが彼らにとってポジティブな推薦者であるかどうかを知ることなくさせないでください。従業員が会社の情報、プロジェクト、プロセスを文書化し、その責任を引き継ぐ人をサポートするために尽力したのであれば、彼らに感謝の言葉を送るべきです。可能であれば、彼らのための参考やネットワーク内での紹介を提供してください。ほとんどの求人応募はオンラインで行われるため、LinkedInでのポジティブな推薦は、彼らの次のキャリアフェーズを助けるために大きな役割を果たします。

オフボーディングチェックリスト

オフボーディングプロセスをできるだけスムーズにするためには、完了する必要がある特定のタスクがあります。このチェックリストは、あなたが何も見逃さないようにするのに役立ちます。

HRと連携する：従業員が去ることがわかったらすぐにHRに通知して、オフボーディングプロセスを開始できるようにします。オフボーディングに不慣れな方は、貧弱なパフォーマンスやその他の問題を文書化する方法について早期に話し合い、会社が法的に保護されるようにします。
関連する関係者に通知する：従業員が会社を去るときは、関連する関係者に通知することが重要です。これには、HR部門、従業員のマネージャー、および彼らが密接に仕事をしたチームメンバーが含まれます。大規模な人員削減には、会社全体のコミュニケーション計画が必要です。

会社の財産を返却する：従業員が去る前にすべての会社の財産を返却しなければなりません。これには、ノートパソコン、電話、クレジットカード、鍵、および仕事用に彼らに与えられたその他のアイテムが含まれます。
機密情報を破棄する：従業員が持っている機密情報は破棄する必要があるかもしれません。これには、文書のハードコピーとデジタルファイルが含まれます。
退職面接を完了する：退職面接は、雇用主が従業員が去る理由をより理解し、彼らの会社での時間についてフィードバックを得る機会です。また、従業員が持っている質問をする機会でもあります。
最終的な補償を終える：最終手続きは、合意された補償や解約手当を送信することです。これには、すべての関連書類に署名され、最終的な支払いが行われることを確認することが含まれます。

オフボーディングプロセスは、雇用主と従業員の両方にとってスムーズな移行を確保するために重要です。このオフボーディングチェックリストを使用すれば、必要なタスクがすべて完了し、関与するすべての人々が尊重され、感謝されていると感じていることを確認できます。

オフボーディングのベストプラクティス

チェックリストに加えて、従業員のオフボーディング時に覚えておくべきベストプラクティスがいくつかあります。

敬意を持つ：あなたが各従業員を扱う方法は、会社に反映され、チームが覚えていることになります。オフボーディングは、彼らの会社への貢献を評価するチャンスです。
プロフェッショナルでいること：オフボーディングはプロフェッショナリズムをもって行うべきです。個人的な攻撃や対立は避けるようにしてください。
明確であること：オフボーディングは、関与するすべての人にとって混乱が生じ、感情的な時期です。混乱を避けるために、何が起こっているのか、なぜそうなっているのかを明確にしてください。透明性をもって共有して、チームの信頼を維持しながら、会社の機密性を守るために必要な境界を理解します。
適切な通知を行う：状況に応じて、従業員に2週間（またはそれ以上）の通知を行う必要があります。可能な限り、彼らに未解決の問題を整理する時間を与え、同僚にさよならを言うようにしてください。
透明性を確保する：従業員が会社を去るときは、関連する関係者に通知することが重要です。これには、HR部門、従業員のマネージャー、および彼らが密接に仕事をした他のチームメンバーが含まれます。これらの会話における透明性は、信頼と生産性を維持するのに役立ちます。

オフボーディングプロセスは、どの会社でも重要な管理の一部です。これらのベストプラクティスに従うことで、関係を良好に保ち、未解決の問題を完全に解消できます。

補償と解雇手当を完了するためのベストプラクティス

従業員が会社を去るときは、解約手当と福利厚生の扱いについて計画を立てることが重要です。従業員に会社を去ることを伝える場合は、すぐに最終的な補償の詳細を共有する準備をしてください。雇用主は、解約手当と福利厚生の条件を示した明確な解約契約を従業員に提供すべきです。従業員は、契約を確認し、質問がある場合に尋ねるための十分な時間を与えられなければなりません。

解約手当や福利厚生は課税対象であることを考慮することも重要です。雇用主は、従業員への最終支払いの前に適切な税金を控除するべきです。

解約手当を決定する方法

解約手当を決定する際には考慮すべきいくつかの要因があります。これらの質問は、関与するすべての人にとって最善の利益となる決定を下すのに役立ちます。

従業員が会社にどれくらいの時間在籍していたか？一般的に、従業員が会社にいる期間が長いほど、解約手当を受け取る権利があります。
従業員には雇用契約がありますか？従業員に契約がある場合、契約の条件がいくらの退職金が支払われるかを決定する可能性があります。
従業員はなぜ退職するのですか？従業員が自発的に退職する場合、解雇された場合や辞めさせられた場合よりも、通常は少ない退職金を受ける権利があります。

退職金の決定は難しい場合がありますが、雇用者と従業員双方に対して公平であることを確認することが重要です。　

オフボーディングFAQ

オフボーディングに何を含めるべきですか？

見逃さないように、次のことを確認してください：

従業員に対して何か行動を起こす前に、人事部と相談してください。もし必要があれば、どのようなこと（あるいは何も）をコミュニケーションしたり文書化すべきかを知っておいて、それを行動を起こす前に満たしてください。
人事部門、従業員のマネージャー、そして近しいチームメンバーを含む関連する関係者に通知します。必要に応じて、全社的なコミュニケーションも考慮してください。
会社の財産がすべて返却されることを確認してください。ノートパソコン、携帯電話、クレジットカード、鍵も含まれます。
紙媒体とデジタルファイルの機密情報を破棄してください。
従業員が退職する理由や会社で過ごした時間に関するフィードバックを得るために、退職面談を完了してください。従業員はこの会議中に残りの質問をすることもできます。
合意した通りに、すべての最終的な報酬を確定します。これには、すべての関連書類に署名し、最終的な支払いが行われることを確認することが含まれます。
会社の経験から学び、あらゆるプロセス改善を一つの真実の源に含めて、同じ問題が繰り返されないようにしましょう。

私のオフボーディングをどう改善できますか？

オフボーディングはオンボーディングと同じくらい重要です。実際、多くの人は、悪いオフボーディングの経験が従業員またはチーム全体との関係を台無しにする可能性があるため、より重要であると主張するでしょう。不適切に管理された労働力の削減は、公的な批判を引き起こす可能性があります。　

最高のオフボーディングプロセスには共通点があります：

このプロセスは正しい関係者のために計画され、文書化されています。一つの真実の源に。オフボーディングは意図的なプロセスであるべきであり、混乱の中で解決しようとするものではありません。
早期かつ頻繁にコミュニケーションを取ってください。オフボーディングについて話し始めるのを最後の瞬間まで待たないでください。移行における関係者との話し合いを早く始めるほど良い結果が得られます。
何が起こっているのかを明確にしてください。オフボーディングのプロセスは、関わるすべての人にとって混乱とストレスの原因となる可能性があります。何が起こっているのか、なぜそれが起こるのかを明確にしてください。質問を予測し、回答する準備をしておいてください。
誰がどの役割を担っているのかを明確にしてください。オフボーディングはHR、IT、オペレーション、リーダーシップ、マネージャーの協力が必要ですので、プロセスに関わっているすべての人が自分の役割を理解していることを確認してください。
柔軟でいてください。オフボーディングは一律に適用できるプロセスではありません。個々の状況に応じてオフボーディングのプロセスを調整する準備をしてください。もし大規模な解雇イベントがある場合、全管理チームに透明な情報と支援を提供し、スムーズに人員を移行できるようにします。
小さなことを忘れないでください。大きな絵に気を取られやすいですが、チームの長期的なエンゲージメントに大きな違いをもたらす小さな共感、コミュニケーション、および透明性の瞬間を忘れないでください。　
後でフォローアップしてください。オフボーディングは、その人が去ったときに終わるわけではありません。彼らが去った後に、チームがどのように過ごしているかを聞いて、元従業員と状況を確認するためにフォローアップすることを忘れないでください。

少しの計画と努力で、すべての人がスムーズに移行できるようにすることができます。オフボーディングを改善すれば、リーダーとしての評判を高め、人間関係を強化し、ネットワークを広げ、従業員の満足度を高める手助けになります。　

オフボーディングレターとは何ですか？

オフボーディングレターは、従業員が会社を離れることを伝える正式な通知です。通常は人事部が作成し、従業員の最終的な給与、福利厚生、およびその他の関連詳細についての情報が含まれます。

オフボーディングレターには何を含めるべきですか？

オフボーディングレターには以下の内容が含まれている必要があります：

従業員の最終勤務日
最終給与の支払日と方法
未使用の有給休暇または病気休暇の詳細
健康保険の継続に関する情報
会社の財産（例：ノートパソコンや鍵）の返却に関する指示

オフボーディングレターを自分で書くことはできますか？　

はい、自分でオフボーディングレターを書くことが可能です。ただし、レターには必要なすべての情報が含まれており、専門的なトーンで書かれていることを確認することが重要です。何を含めるべきか、またはレターをどのようにフォーマットするべきか不明な場合は、人事部または法的アドバイザーに相談するのが最良です。

オフボーディングレターと辞職レターの違いは何ですか？

オフボーディングレターは通常、人事部によって作成され、従業員の最終給与、福利厚生、およびその他の関連詳細に関する情報が含まれます。辞職レターは従業員が会社を離れる意向を示す文書です。　

以下の辞職レターのテンプレートは、マネージャーに正式に通知するのに役立ちます。　

オフボーディング中によくある間違いは何ですか？

一般的なオフボーディングの間違いの1つは、離職する従業員にプロセスを適切に伝えないことです。これにより、従業員は今後の進行について不安やストレスを感じることがあります。従業員にオフボーディングプロセスをわかりやすく説明し、何を期待すべきか理解させるよう努めてください。

別の一般的なオフボーディングの間違いは、離職する従業員から重要な署名や会社の財産を集めることを怠ることです。オフィスで働く人のためには、ノートパソコン、会社のクレジットカード、鍵、およびIDバッジなどのアイテムを従業員が退職する前に集める必要があります。そうしないと問題が発生する可能性があります。リモートの従業員に対しては、FedExまたは他の保険付き配送方法を使用して会社の財産を返却するための指示を共有できます。

最後に、会社が時折犯す別のオフボーディングの間違いは、離職する従業員の後任に重要な知識と情報を移さないことです。これにより、残された人が圧倒され、十分に準備できていないと感じることになります。重要な知識や情報を後任に移すための時間を確保し、離職する従業員が離れる前に、一つの真実の源にまとめるようにしてください。これにより、関与するすべての人にとってスムーズな移行が保証されます。