Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

パンデミックは、私たちの働き方を永遠に変えました。 パンデミック前はオフィスで同僚に近づいてプロセスやドキュメントに関する質問を尋ねることができました。 パンデミック後は、リモートワーカーが自宅にいて、すべてが長いメールスレッドを通過します。 

これは、タスクが時間通りに完了せず、効率的に作業するために必要な情報にアクセスできないために、従業員が不満を抱き、チームが出席する意欲を失うことを意味します。

51％の従業員が仕事に対して無関心であり、85％の従業員が効果的な企業コミュニケーションに動機付けられていることを考えると、内部コミュニケーションシステムを持つことと従業員の生産性の間には明確な関連性があります。

時間が経つにつれて、会社のイントラネットは従業員のための唯一の情報源になります。 ビジネスイントラネットは、従業員が効率的に作業するためのフレームワークを提供します。 また、リモートワークプレイスでの従業員のエンゲージメント、チームの協力、およびコミュニケーションを促します。 

小規模なイントラネットソフトウェアを探している場合でも、大企業向けのエンタープライズソリューションが必要な場合でも、この記事で共有しているヒントやテンプレートは、ビジネスイントラネットソフトウェアを購入する際に正しい選択をするのに役立ち、チーム全体が最善の作業を行うために必要な情報を持つことを保証します。

‍イントラネットソフトウェアとは？

イントラネットソフトウェアは、内部の従業員のみにアクセスが許可されたプライベートで安全なコミュニケーションプラットフォームです。 

会社のイントラネットは、従業員がコラボレーション、コミュニケーション、知識やその他の情報を共有する力を与える内部および外部リソースへの中央アクセスポイントとして機能します。

ビジネスイントラネットは、会社文化を強化し、チームを整列させることを容易にします。 正しく行えば、従業員のエンゲージメント、職場の生産性が向上し、人間関係の構築を促進することができます。

デロイトの調査によると、強力な内部ネットワークを持つ企業は7%生産性が向上します。 イントラネットソフトウェアは、時間とコストを節約し、100万ドルのコスト削減を見込めることができます。

イントラネットはどのように機能しますか？

イントラネットとインターネットは、ホストとユーザーをネットワーク上で接続するTCP/IP通信標準の上で動作します。

過去には、会社のイントラネットに接続するためにローカルエリアネットワークが必要でした。 幸運なことに、現代のイントラネットソリューションにより、会社は内部コミュニケーションを統一するイントラネットプラットフォームを介してリモート接続できるようになりました。

イントラネットの機能には以下が含まれます：

• 従業員が作業タスク用の文書を共有または見つけるための会社のウィキまたは文書リポジトリ
• 職場での人間関係を育む内部ソーシャルネットワーク
• 従業員がプロジェクトで一緒に作業するためのコラボレーションワークスペース 
• 新しい従業員を訓練し、自分のペースでオンボーディングを行うための従業員オンボーディングプラットフォーム
• 専門家によって確認された情報を使って、全従業員を同じページに保つための更新済み内部知識ベース

イントラネットソフトウェアを使用する利点は何ですか？

内部コミュニケーションの改善

劣悪なコミュニケーションのコストレポートでは、平均的な組織がコミュニケーション障壁の結果として6200万ドルを失っていると推定されています。

無限に続く長いメールスレッドの代わりに、イントラネットは誰もが素早くコミュニケーションできるようにします。

メモが迅速に回り、お気に入りのアプリ（Slackなど）が統合され、フィードバックがリアルタイムで共有されます。

従業員のオンボーディングを簡素化する

Forbesによると、20％の新入社員が45日以内に辞めます。 それは、劣悪なオンボーディングが従業員のエンゲージメント、信頼の低下、会社への信頼の欠如をもたらすからです。

現代のイントラネットプラットフォームは、新しい従業員のオンボーディングプロセスを合理化します。 新しいチームメンバーは歓迎され、自分の仕事に必要な準備が整っています。 

情報が簡単に見つかると、生産性が向上します。 複数のソリューションをナビゲートするのではなく、従業員オンボーディングソフトウェアのようなGuruを使用すれば、新しい従業員が中央プラットフォームからオンボーディングの知識にアクセスすることが容易になります。 

情報を見つけやすくする 

平均的な従業員は1日あたり2時間53分だけ生産的です。 情報を見つけることは、仕事の中での気を散らす原因の1つです。 中断が起こると、元のトラックに戻るまでに平均23分15秒かかります。

会社の知識をすべて中央プラットフォームに置くという単純な行為は、生産性を向上させます。 従業員がデジタルドライブ、古いマニュアル、散らばったGoogleドキュメントを掘り起こすのではなく、仕事に集中できるようになります。 

知識共有を促進する 

データサイロは、他の部門への情報のアクセスを妨げます。 

これは、知識シェア文化がないことの悪影響です：

• 非効率が生産性を阻害する
• 技術的な知識が組織の少数の人々に限られる
• 情報とデータが重複し、後に衝突を引き起こす可能性があり、保管コストと混乱が高まります。 

内部の知識共有の利点と対比します：

• 知識共有を優先することで、従業員がコラボレーションし、フィードバックを受けることを促します。 従業員は、質問をし、恐れずにフィードバックを受けることによりオープンである必要があります。
• チームメンバーが創造性を解放すると、アイデアが自由に流れることで、イノベーションが高まります。
• 制度的知識を保持し、組織内の知識ギャップを埋める
• ソリューションがすでに存在するため、車輪を再発明しようとする時間を節約します。

内部の協力文化を築く 

インタラクティブなイントラネットを使用した企業は、生産性が20%向上し、スタッフの離職率は24%減少しました。 

現代のイントラネットも、従業員がプロジェクトで共同作業できる中央プラットフォームとして機能します。 彼らは、チームワークを妨げる物理的な境界を廃止し、コラボレーションとコミュニケーションを容易にするイントラネット機能（エンタープライズ検索、人物ディレクトリ、プロセス文書、その他のアプリケーション）で置き換えます。

イントラネットは、内部メールを減らし、グループチャット、インスタントメッセージング、ビデオ会議などの機能を活用して即時フィードバックを向上させるSlackやMicrosoftチームのようなソーシャルプラットフォームとも統合されています。

従業員が声を上げることが促進され、お互いを助け合い、協力することになれば、積極的な企業文化が生まれる機会があり、その結果、社員のエンゲージメントになります。

同期コミュニケーションを減らす

同期コミュニケーションは、2人以上の人同士でリアルタイムで行われます。 例には、ビデオ会議や電話が含まれます。 基本的に、質問に即座に回答することが求められます。 気が乗らないときでも、常に「存在する」ことが圧力になります。

現代のイントラネットは、非同期コミュニケーションのセットアップを採用することを容易にし、全員が実際に人が質問に答えることが必要なく、リアルタイムで情報にアクセスできるようにし、大規模なグループ会議を廃止し、互いにより良いコミュニケーションを図り、収益を生むタスクにもっと多くの時間を費やせるようにするべきです。

従業員体験を向上させる 

より多くの企業が従業員中心の職場に移行しています。 デロイトの調査によると、従業員の88％と経営者の94％が、明確な職場文化がビジネスの成功に繋がると考えています。

雇用主は従業員のために優れた労働環境を提供するインセンティブを持ち、積極的なコミュニケーションを促し、従業員がチームとのつながりを感じることを奨励するイントラネットを使用すると、企業文化の一部であると感じやすくなります。 

従業員を動機付ける 

企業のイントラネットには、従業員を動機付けるさまざまな方法があります。 知識を蓄積するのではなく、マネージャーやシニア従業員がプロセス文書を使用して知識を共有します。

イントラネットのゲーミフィケーション機能は、目立つ従業員が積極的な行動や評価に達した際に認識される友好的な競争を生むことができます。 従業員のバッジを授与したり、イントラネット内で「月間最優秀従業員」賞を提供したりできます。 

知識駆動型文化を築く 

従業員が知識共有、コラボレーション、フィードバックを求めることを奨励するためには、快適に感じる必要があります。 自分の思いを共有することを奨励する開かれた文化が必要です。 実際に、87％の人々が透明性のある会社で働きたいと考えています。

イントラネットは、透明性とオープンな作業の目標を達成するのに役立ちます。 Guruのようなツールを使えば、誰でも貢献、コメント、または職場内で共有されたものを「いいね」することができます。 共有された知識は専門家によって検証され、定期的に更新され、組織内での真実の唯一の情報源として残ります。

従業員が仕事でオープンになることを奨励すると、彼らはチームメイトとの信頼、革新、生産性につながる強い関係を築きます。

イントラネットソフトウェアに必要な機能は何ですか？ 

1. 通知 

レスポンシブな通知アラートを備えたイントラネットシステムを選択してください。 同僚が関連する情報を共有したときに、従業員に通知する必要があります。 例には、部門や会社のニュース、ワークフローを介して送信される日常のタスク、または彼らが尋ねた質問への答えが含まれます。

2. コメント機能 

イントラネットを導入する主な理由の1つは、チームとして迅速に作業・コミュニケーションできるようにすることです。 イントラネットソフトウェアツールは、ウィキや会社フォーラムにコメントできるようにスレッド化されたコミュニケーションを許可します。 

イントラネットは、参加を促し、アイデアの共有を促すように設計されるべきであり、迅速な解決策につながります。

コメントは解決されたものとしてマークされ、知識記事が整頓され、読者はすでに対処されたコメントで混乱しません。

3. チャットの統合 

メッセージングは、従業員がアイデアやプロジェクトを話し合い、迅速に必要な情報を得るための最良の方法の1つです。 チャットの統合は、メールを待つ時間を節約し、従業員が必要なときに支援を求めるための中央プラットフォームを提供します。

イントラネットソフトウェアにチャット統合を含めることで、問題解決が迅速になります。 Slackでコミュニケーションできるなら、会議に参加する必要はありません。 

チャット機能があり、知識をキャッチしたり、知識ベースから回答を共有したりするなどのSlackアクションを実行できる場合、ボーナスポイントです。 検討するべき他のメッセージング機能には、グループチャット、堅牢な検索オプション、ファイル共有が含まれます。

4. 直感的な検索 

会社が成長すると、情報を得るのが難しくなります。 直感的な検索は、スタッフ情報からドキュメントや過去の記事まで、すべてを見つけるのが容易で素早くなります。 

検索機能が不十分なイントラネットを使用すると、従業員は資源を探すのに多くの時間を費やし、それが不満や会社のイントラネットに対する不満につながります。 

検索機能は時間を節約し、従業員が必要なものを見つけるためにイントラネットをナビゲートするのを手助けする必要があります。

5. 真実の唯一の情報源 

ビジネスイントラネットは、従業員が信頼し受け入れることができる真実の唯一の情報源として機能しなければなりません。 ほとんどの伝統的なイントラネットは、時代遅れのドキュメントの埋立地になってしまうため失敗します。

Guruは、イントラネット上の情報を確認できる部門の専門家を提案することでこの問題を軽減します。 Guruはまた、イントラネット上のコンテンツが常に関連性が高く正確であることを確保するために、指定された間隔で情報を更新するための通知も送信します。 

6. モバイルアプリ 

約50億人がスマートフォンを所有しています。 社員が使用しているデバイスに関係なく接続できるように、モバイルアプリを備えたイントラネットを選択してください。 

モバイルアプリを使用すれば、従業員は重要な更新を受け取ることができ、状況に応じて迅速に対応できるようになります。

イントラネットが簡単にアクセスできると、チームメンバーの生産性が維持され、それが組織の収益の向上につながります。 

7. レスポンシブデザイン 

Digital Strategy Consultingによると、60%の従業員が業務関連の活動のためにモバイルデバイス上でアプリを使用しています。 Fierce Mobile ITは、71%の従業員が毎週2時間以上をモバイル上で会社の情報にアクセスすることに費やしていると付け加えています。

モバイルレスポンシブデザインを導入することで、従業員が使用しているデバイスに関係なく、素晴らしいユーザー体験を享受することができます。 自宅でもデスクトップから離れているときでも、従業員は職場にログインして情報を取得し、シームレスにやり取りを行うことができます。

8. 素晴らしいユーザーエクスペリエンス 

良いデジタル体験がなければ、エンゲージメントが低下します。 デジタル体験には、直感的なレイアウト、イントラネットプラットフォームの使いやすさ、サードパーティとの統合、内部ブランディングの組み込み、業務関連コンテンツとの社会的相互作用のバランスが含まれます。 素晴らしいデジタル体験は、従業員がイントラネットを使用し、その上に自分の印を残すことを楽しみにさせます。

9. ドキュメント管理 

ドキュメント管理は、すべてのイントラネットプラットフォームにおいて必須の機能です。 知識の共有の文化を育んでいるため、組織内でドキュメントを作成、編集、共有、削除することが容易な統合プラットフォームを持つことが重要です。

10. 会社のウィキとファイル管理 

内部ウィキは、従業員がビジネスに関連するコンテンツを共同で追加、編集、維持することを可能にするため、イントラネットの中心的な機能です。 従来のイントラネットが直感的でなく、過度に複雑であるのに対し、Guruのような内部ウィキは、コンテンツ階層内で簡単に検索、編集、ナビゲートできるようにします。

会社のウィキを導入すると、チームは情報を探すための時間が短縮され、生産的になる時間が増えます。

他のナレッジ管理ツールと統合され、ウィキページ間の相互リンクを可能にし、パーミッションとアクセス管理を提供するイントラネットを選択することが重要です。

11. パフォーマンスを改善するための分析

あなたのイントラネットソリューションは、知識がどのように使用されているか、会社の知識が従業員のパフォーマンスにどのような影響を与えるかについての洞察を提供する必要があります。

分析を使用して、最も表示されているコンテンツ、従業員が探している未文書のトピック、そしてチームが発表されたコンテンツを役立つと感じているかどうかを追跡できます。

12.  組織図 

長期計画を円滑に進めるために、組織図はすべての人が特定の機能を担当している人と、誰が何をしているかを知ることができるようにアクセス可能でなければなりません。 複数の部署が大規模なプロジェクトで協力する必要があるときに、組織図が役立ちます。

選べる10のイントラネットソフトウェアソリューション

Guru 

Guruについて

Guruは、専門家が承認した知識を簡単に作成、共有、検索できる内部ウィキです。 異なる場所にドキュメントが存在するのではなく、Guruは必要な情報を存在する場所でキャッチします。 

SlackスレッドからGoogle Docs、Asanaプロジェクト、そして最も経験豊富な従業員の頭の中まで、会社の情報と専門知識が真実の単一の源になります。

Guruは他のイントラネットソフトウェアと何が違うのか？

内部コミュニケーション

Guruは従業員のコミュニケーションを改善し、必要なときに皆が情報にアクセスできるようにします。 Guruのアナウンス機能を使って、メッセージの疲れを突破し、従業員が最も重要な更新を受け取ることを保証します。

プロダクト有効化

製品のアイデア出しから顧客フィードバックの収集まで、Guruはプロダクトチームに対して製品知識の単一の情報源を提供します。 

同じ質問に繰り返し答えるのではなく、管理職や会社の専門家は専門知識を共有し、製品情報が常に専門家によって確認され、定期的に更新されるようにします。

また、顧客向けのチームは今や、会社のイントラネットソフトウェア内で迅速に回答を見つけ、自信を持って質問に正確に回答できます。

従業員のオンボーディング

Guruの従業員オンボーディングソフトウェアは、新入社員が生産的なチームメンバーになるために必要な情報を簡単に見つけられるようにします。

オンボーディングプロセスを急いだり、情報で従業員を圧倒したりするのではなく、従業員が自分のペースでオンボーディングできるようにします。 コストが低く、早く、効率的です。 

管理者はオンボーディングを自動化し、従業員の進捗を追跡し、会社の知識を統合して混乱を排除し、オンボーディングプロセスの知識のギャップを埋めることができます。

Blink 

重要な情報にアクセスできることで患者の命が救われる可能性があります。 Blinkは、最前線の作業者を職業に関連したデータで最新の状態に保ちます。 この情報は、医療提供者が輸送、ロジスティクス、施設管理を管理するのに役立ちます。 Blinkは、あなたのイントラネット上の退屈な記事を最前線からの魅力的なコンテンツに置き換えます。 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePointは、中小企業や大企業のためのモバイルイントラネットとして機能します。 Microsoft SharePointは、会社のイントラネットを作成するためのさまざまなビルディングブロックを提供します。 

SharePointを使えば、従業員はコーディングの知識なしで機能的なイントラネットページを迅速に作成できます。 SharePointは、電子ドキュメントの保管、取得、アーカイブ、検索、管理も可能にします。

GuruとSharePointの比較を確認してください。 

Yammer 

Yammerは、地理、部門、ビジネスアプリケーションを超えてチームが協力することを可能にする内部プライベートソーシャルネットワークです。 YammerはMicrosoft Office 365と一緒に購入することも、スタンドアロン製品として購入することもできます。

小規模チームの協力のために、Yammerはプライベート/パブリックグループの作成と参加、およびグループ内での更新を共有する機能を提供します。

主要な機能には、企業ミクロブログ、ファイル共有、会社ディレクトリ、コンテンツタグ付け、プライベートメッセージングが含まれます。 

Simpplr 

Simpplrは、使いやすいユーザー体験を提供することを重視したクラウドネイティブなイントラネットソフトウェアです。 Simpplrをデジタルワークスペースと考えてください。同僚がイベントや作業の進行を共有できます。

Simpplrは適応型パーソナライズを使用して、関連コンテンツを正しい人々に適切なタイミングでプッシュします。 このコンテンツはすべての従業員向けにパーソナライズされているため、ビジネスニュース、ネイティブのビデオ、彼らにとって重要なイベントを確認できます。 

Staffbase 

Staffbaseは、大企業向けの内部コミュニケーションアプリです。 Staffbaseは、従業員がアイデアを出し、コンテンツを作成、公開するための中央プラットフォームを提供します。 アプリをブランドの特性でカスタマイズして、プッシュ通知を使用して従業員に関連情報を送信することができます。

Jostle 

Jostleは、ユーザーフレンドリーな可視化を提供して複雑なプロセスを簡素化するソーシャルネットワーキングおよびリモートイントラネットソリューションです。 

従業員がトピックについて議論し、アイデアを共有し、閉じた環境または開放的な環境で共同作業を行うことができます。 チームマトリックスを使用して、特定のタスクを誰が担当しているかを確認できます。 従業員を部門、場所、または他のスマート検索フィルターで絞り込むこともできます。

Jostleの主な機能には、直接のリソース管理、従業員ディレクトリ、Google DriveとOneDriveとの統合が含まれます。

Workvivo 

Workvivoは、イントラネット、ソーシャルネットワーク、従業員アプリの機能を組み合わせて、充実したデジタル体験を提供する従業員エンゲージメントプラットフォームです。 Workvivoの主な機能には、ニュースフィード、調査のカスタマイズ、従業員パルス調査、仲間の認識が含まれます。

Claromentis 

Claromentisは、従業員の共同作業、コミュニケーション、知識の共有、タスク管理のためのインタラクティブなスペースを提供するデジタルワークプレイスです。  

Claromentisは、従業員がどこにいても作業に接続できるように、使用するすべてのツールを統合するように設計されています。 Claromentisは、最新のイントラネットソリューションをeラーニング、eフォーム、およびプロジェクト管理と組み合わせています。

Samepage 

Samepageは、ファイル共有、内部コミュニケーション、タスク管理を伴うリアルタイムのドキュメント共同作業を提供するソーシャルイントラネットソフトウェアです。 

Samepageの主な機能には、タスクボード、フォルダの役割、ドキュメンテーション、コンテンツチャット、スプレッドシート、マインドマップが含まれます。

Facebookによるワークプレイス 

Facebookによるワークプレイスは、リモートおよびオフィス内の従業員を結びつけるコミュニケーションツールです。 通常のFacebookフィードのようですが、企業イントラネットとして機能するダッシュボードがあります。 

従業員は、お互いの作業進捗に「いいね」を付けたり、プライベートメッセージを送ったり、生のビデオを共有したりして、互いに情報を共有できます。 Facebookによるワークプレイスには、従業員が中央の場所から内部リソースを見つけるための内部ライブラリも含まれています。

主な機能には、生放送、グループ、知識ライブラリ、ニュースフィード、Google DriveやOffice365との統合が含まれます。

自分のワークフローをサポートするイントラネットソフトウェアを選択してください 

イントラネットは、魅力的なコンテンツ、コミュニケーションチャネル、知識共有を奨励する協力的な文化を通じて効率的なワークフローを確保します。

イントラネットソフトウェアを選択する際は、必要な必須機能とウェルカム機能をリストアップしてください。 AI駆動の検索機能、インテリジェント通知、CMS、ワークフロー内の他のアプリケーションとの統合を提供するイントラネットソリューションを優先してください。

チームとともに成長し、スケーラブルなイントラネットソフトウェアを選択してください。 APIとカスタマイズ可能なコーディングが必要な場合は、それも重要な質問です。 有料プランにコミットする前に、イントラネットをテストするためにデモをリクエストしてください。