Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat, maakt een soepel afhandelingsproces een anders somber evenement zo comfortabel en eenvoudig mogelijk. Werknemers herinneren zich hoe ze behandeld worden wanneer ze vertrekken, dus om positief af te sluiten en ervoor te zorgen dat alle belangrijke taken zijn voltooid, is het nuttig om voorbereid te zijn met een afhandelingschecklist. 

Deze afhandelingschecklists en sjablonen voor werknemers geven je gemoedsrust tijdens je volgende afhandeling.

Wat is afhandeling?

Afhandeling is het proces van het beëindigen van een arbeidsrelatie met een bedrijf. Het vindt meestal plaats wanneer een werknemer ontslag neemt, wordt ontslagen of wordt ontslagen uit hun functie. Het kan ook slaan op wanneer een werknemer met pensioen gaat. Agentschappen en aannemers die met jouw bedrijf samenwerken, kunnen een iets eenvoudiger afhandelingsproces hebben. 

Afhandeling is belangrijk omdat het bedrijven in staat stelt om losse eindjes te knopen en zichzelf juridisch te beschermen. Het biedt ook afsluiting voor de werknemer om hun volgende carrièrestappen te zetten.

Wanneer het goed wordt gedaan, kan afhandeling een positieve ervaring zijn voor zowel de werkgever als de werknemer. Het geeft de werkgever gemoedsrust dat al het bedrijfsbezit is teruggegeven en vertrouwelijke informatie is vernietigd. Wanneer afhandeling goed wordt beheerd, voelt de werknemer zich gerespecteerd en gewaardeerd voor hun bijdragen aan het bedrijf.

Hoe nieuws over een vermindering van het personeel te delen

Het is nooit gemakkelijk om nieuws te delen over een noodzakelijke ontslagronde. Onze onderstaande afhandelingssjablonen besparen je tijd en helpen het proces zo soepel mogelijk te maken.

‍

‍

Een veranderingsmanagementplan helpt om duidelijke verantwoordelijkheden en tijdlijnen te waarborgen.

‍

Tips voor leiderschap

Leiderschap speelt een cruciale rol in het proces en helpt vaak bepalen wanneer een werknemer moet worden afgewikkeld. 

Om ervoor te zorgen dat het goed gaat, is het jouw rol om ondersteunend en begripvol te zijn, terwijl je ook een professionele relatie met de vertrekkende werknemer behoudt. Als uitvoerend directeur of CEO zijn hier enkele dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat het afhandelingsproces soepel verloopt:

• Zodra je weet dat je een werknemer moet laten gaan, is het belangrijk om ze dat te laten weten. Op deze manier kunnen ze zich mentaal voorbereiden op hun vertrek. 
• Om miscommunicatie te voorkomen, moet je duidelijke verwachtingen scheppen met de directe manager van de werknemer over wie welke vereiste communicatie zal afhandelen en wanneer. Communiceer met de werknemer gedurende het proces om ervoor te zorgen dat ze begrijpen wat er gebeurt en waarom. Bij een grotere personeelsvermindering helpt een veranderingsmanagementplan en intern communicatieplan ervoor te zorgen dat er niets wordt gemist. 
• Houd de communicatielijnen open zodat de werknemer vragen kan stellen en zorgen kan uiten. Jezelf beschikbaar stellen kan helpen om ervoor te zorgen dat je het teamvertrouwen tijdens het proces behoudt. Je kunt ook overwegen om een exitgesprek te houden als een werknemer je op de hoogte heeft gesteld en je meer wilt leren over waarom ze vertrekken.
• Wees respectvol ten aanzien van de tijd en energie van de werknemer tijdens deze moeilijke overgang. Grenzen zijn altijd belangrijk - nog meer tijdens afhandeling.
• Help bij de carrièreovergang door middelen en advies te bieden. De rol van leiders en managers is om degenen onder hen te laten groeien, zelfs als dat betekent afscheid nemen. Hoewel het dubbelzinnig is, is dit een moment om de carrièreontwikkeling van de werknemer te ondersteunen. Werknemers kunnen onduidelijkheid ervaren over of je een referentie voor hen zult zijn in de toekomst. De werknemer laten weten dat ze je nog steeds kunnen contacteren als ze hulp of vragen hebben, laat zien dat je nog steeds bereid bent om ze te ondersteunen nadat ze vertrekken. Als je kunt, bied dan aan om een verbinder voor hen te zijn of een referentie rechtstreeks te zijn. 
• Zorg ervoor dat de vertrekkende werknemer zich gewaardeerd voelt voor hun bijdragen aan het bedrijf. Als hun directe manager voor jou werkt, biedt een exitgesprek tijdens dit proces een zeldzame kans om feedback te verzamelen over de capaciteiten van een manager en mogelijkheden voor groei.
• Zorg ervoor dat je een afhandelingsproces hebt dat alle losse eindjes aanpakt en duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden heeft. Dit houdt in dat de naleving van toepasselijke wetten wordt gewaarborgd, dat bedrijfsbezit wordt teruggegeven, dat handtekeningen op benodigde documenten worden verzameld en dat vertrouwelijke informatie wordt vernietigd. Leer van eventuele fouten in het verleden die in het bedrijf zijn gemaakt en documenteer het afhandelingsproces duidelijk in een centrale bron van waarheid waar alle betrokkenen bij de afhandeling vertrouwelijke toegang hebben, zoals ze dat doen in Guru.

De manier waarop je teamcommunicatie benadert en de afhandeling afhandelt, laat een blijvende indruk achter bij je team. Wanneer het goed wordt geleid, kan het hele team productief blijven of zelfs meer betrokken raken na een ontslag of de overgang van een teamgenoot. Door deze tips te volgen, kun je ervoor zorgen dat het voor alle betrokkenen een zo positief mogelijke ervaring is.

Tips voor managers

Jij speelt een vitale rol bij het afhandelen van werknemers. Het is niet altijd gemakkelijk om deze gesprekken te voeren of het nieuws aan werknemers te brengen, vooral niet als je al lange tijd samenwerkt of als je dicht bij de vertrekkende persoon staat. Jouw taak is om je medewerker te helpen met de overgang uit het bedrijf en afsluiting te bieden, idealiter op een manier die hen laat voelen dat ze worden ondersteund. Hier zijn enkele tips voor managers:

• Haal hulp: Als je niet zeker weet hoe je iemand moet afhandelen, haal dan hulp van HR of juridisch. Ze kunnen je door het proces begeleiden en ervoor zorgen dat alles correct wordt afgehandeld.
• Wees respectvol: Dit is waarschijnlijk het belangrijkste wat je kunt doen. Vergeet niet dat je iemands dienstverband beëindigt, wat een grote zaak is. Wees respectvol ten aanzien van hun tijd, energie en bijdragen. Erken de dingen die ze hebben bijgedragen terwijl je je voorbereidt om afscheid te nemen. Eer hun grenzen en vraag niet te veel van hen tijdens deze moeilijke tijd. 
• Communiceer duidelijk: Zorg ervoor dat je de redenen voor de beslissing om het dienstverband van de werknemer te beëindigen, communiceert. Wees duidelijk over wat er vervolgens zal gebeuren en wat de verwachtingen van het bedrijf zijn om de relatie af te sluiten. Deel eventuele compensatiedetails en wees voorbereid om HR tijdens de vergadering bij te laten wonen, zodat je eventuele vragen kunt beantwoorden en ervoor kunt zorgen dat vereiste documenten worden ondertekend.
• Plan voor de overgang: Overweeg of je twee weken opzegtermijn of ontslagvergoeding kunt bieden om hen te steunen terwijl ze hun volgende rol vinden. Een werknemer die niet goed functioneert in jouw team, kan de perfecte match voor een ander bedrijf zijn. Het is een goed idee om een stevig plan op te stellen voor hoe de werknemer uit hun rol zal overgaan. 
• Probeer niet te veel te doen: Afhandeling is een proces, geen enkel evenement. Probeer niet alles in één keer te doen. Focus op de belangrijkste taken en zorg ervoor dat je ze één voor één afhandelt.
• Blijf verbonden: Jouw taak is om degene onder je te laten groeien, wat ook het afscheid omvat. Afhandeling is een belangrijke mijlpaal waar je kunt tonen dat je de carrièreontwikkeling van de werknemer nog steeds ondersteunt. Laat de werknemer niet gissen of je later een positieve referentie voor hen zou zijn. Als jouw medewerker extra moeite doet door bedrijfsinformatie, projecten en processen te documenteren om de persoon die hun verantwoordelijkheden overneemt te ondersteunen, stuur dan een bericht om ze te bedanken. Bied aan om een referentie te zijn of ze binnen jouw netwerk voor te stellen als dat kan. Aangezien de meeste sollicitaties online zijn, kan een positieve aanbeveling op LinkedIn veel helpen in hun volgende carrièrefase.

Afhandelingschecklist

Om ervoor te zorgen dat het afhandelingsproces zo soepel mogelijk verloopt, zijn er bepaalde taken die moeten worden voltooid. Deze checklist helpt je ervoor te zorgen dat je niets mist.

1. Werk samen met HR: Zodra je weet dat een werknemer vertrekt, meld dan HR zodat zij met het afhandelingsproces kunnen beginnen. Als je nieuw bent met afhandeling, zorg er dan voor dat je vroegtijdig een gesprek voert over hoe je slechte prestaties of andere problemen moet documenteren zodat het bedrijf juridisch beschermd is.
2. Meld relevante partijen: Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat, is het belangrijk om de relevante partijen te informeren. Dit omvat de HR-afdeling, de manager van de werknemer en alle teamleden met wie ze nauw samenwerken. Grotere personeelsreducties vereisen een communicatieplan voor het hele bedrijf.
   

1. Retourneer bedrijfsbezit: Alle bedrijfsbezit moet worden geretourneerd voordat een werknemer vertrekt. Dit omvat laptops, telefoons, creditcards, sleutels en andere items die aan hen zijn gegeven voor werkdoeleinden.
2. Vernietig vertrouwelijke informatie: Alle vertrouwelijke informatie die de werknemer heeft, moet mogelijk worden vernietigd. Dit omvat papieren documenten evenals digitale bestanden.
3. Voer een exitgesprek uit: Een exitgesprek is een kans voor de werkgever om meer te leren over waarom de werknemer vertrekt en feedback te krijgen over hun tijd bij het bedrijf. Het is ook een mogelijkheid voor de werknemer om eventuele vragen te stellen die ze hebben.
4. Sluit eventuele laatste compensatie af: De laatste stap is om eventuele compensatie of ontslagvergoeding die is afgesproken te verzenden. Dit omvat het waarborgen dat alle relevante documenten zijn ondertekend en eventuele laatste betalingen zijn gedaan.

Het afhandelingsproces is belangrijk om een soepele overgang voor zowel de werkgever als de werknemer te waarborgen. Met deze afhandelingschecklist kun je ervoor zorgen dat alle benodigde taken zijn voltooid en dat iedereen die erbij betrokken is, zich gerespecteerd en gewaardeerd voelt.

Best practices voor afhandeling

Naast de checklist zijn er enkele best practices om in gedachten te houden bij het afhandelen van een werknemer.

• Wees respectvol: De manier waarop je elke werknemer behandelt, valt op het bedrijf terug en is iets wat het team zich zal herinneren. Afhandeling is een kans om je waardering voor hun bijdragen aan het bedrijf te tonen. 
• Houd het professioneel: Afhandeling moet professioneel worden afgehandeld. Vermijd persoonlijke aanvallen of confrontaties.
• Wees duidelijk: Afhandeling kan een verwarrende en emotionele tijd zijn voor iedereen die betrokken is. Om verwarring te voorkomen, zorg ervoor dat je duidelijk bent over wat er gebeurt en waarom. Wees voorbereid om transparant te delen om het teamvertrouwen te behouden, terwijl je ook duidelijk de grenzen begrijpt die je moet handhaven met vertrouwelijkheid voor het bedrijf. 
• Geef een gepaste opzegtermijn: Afhankelijk van de situatie, moet je je werknemers mogelijk twee weken van tevoren informeren (of meer) voordat ze vertrekken. Wanneer mogelijk, geef ze tijd om eventuele losse eindjes af te ronden en afscheid te nemen van hun collega’s.
• Zorg voor transparantie: Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat, is het belangrijk om de relevante partijen te informeren. Dit omvat de HR-afdeling, de manager van de werknemer en eventueel andere teamleden met wie ze nauw samenwerken. Transparantie tijdens deze gesprekken zal helpen om vertrouwen en productiviteit tijdens de overgang te behouden.

Het afhandelingsproces is een belangrijk onderdeel van het beheren van elk bedrijf. Met deze best practices kun je de relaties positief houden en alle losse eindjes volledig afsluiten. 

Best practices voor het afsluiten van compensatie en ontslagvergoeding

Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat, is het belangrijk om een plan te hebben voor hoe hun ontslagvergoeding en voordelen zullen worden afgehandeld. Wees voorbereid om de definitieve compensatiedetails onmiddellijk met de werknemer te delen als je ze laat weten dat ze het bedrijf zullen verlaten. De werkgever moet de werknemer een duidelijke ontslagovereenkomst geven die de voorwaarden van hun ontslagvergoeding en voordelen uiteenzet. De werknemer moet ook een redelijke tijd krijgen om de overeenkomst te herzien en eventuele vragen te stellen die ze hebben.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat ontslagvergoeding en voordelen onderhevig zijn aan belastingen. De werkgever moet de juiste belastingen inhouden voordat enige laatste betaling aan de werknemer plaatsvindt.

Hoe ontslagvergoeding te bepalen

Er zijn een paar factoren om te overwegen bij het bepalen van ontslagvergoeding. Deze vragen helpen je een beslissing te nemen die in het beste belang van iedereen is die erbij betrokken is. 

• Hoe lang is de werknemer al bij het bedrijf? Over het algemeen geldt: hoe langer een werknemer bij een bedrijf is, hoe meer ontslagvergoeding ze recht hebben.
• Heeft de werknemer een arbeidsovereenkomst? Als een werknemer een contract heeft, kunnen de voorwaarden van het contract bepalen hoeveel ontslagvergoeding ze krijgen.
• Waarom vertrekt de werknemer? Als de werknemer vrijwillig vertrekt, heeft hij meestal recht op minder ontslagvergoeding dan wanneer hij is ontslagen of ontslagen.

Het bepalen van de ontslagvergoeding kan moeilijk zijn, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je eerlijk bent tegenover zowel de werkgever als de werknemer. 

Offboarding FAQ

Wat moet er worden opgenomen in offboarding?

Om ervoor te zorgen dat je niets mist, wil je:

1. Werk samen met HR voordat je enige actie onderneemt met de werknemer. Zorg ervoor dat je weet wat, als er iets is, moet worden gecommuniceerd of gedocumenteerd en voldoe aan die behoeften voordat je contact opneemt met de werknemer.
2. Informeer de relevante partijen, waaronder de HR-afdeling, de manager van de werknemer en eventuele nauwe teamleden. Je kunt ook overwegen om communicatie binnen het bedrijf te doen wanneer dat nodig is. 
3. Zorg ervoor dat alle bedrijfsbezittingen worden teruggegeven, inclusief laptops, telefoons, creditcards en sleutels.
4. Verwijder vertrouwelijke informatie in papieren en digitale bestanden.
5. Voer een exitgesprek uit om meer te leren over waarom een werknemer vertrekt en feedback te krijgen over hun tijd bij het bedrijf. Werknemers kunnen ook eventuele resterende vragen stellen tijdens deze bijeenkomst.
6. Verwerk eventuele laatste compensatie zoals afgesproken. Dit omvat ervoor zorgen dat alle relevante documenten zijn ondertekend en dat eventuele laatste betalingen zijn gedaan.
7. Leer van de ervaring van het bedrijf en neem eventuele procesverbeteringen op in een enkele bron van waarheid zoals Guru om te voorkomen dat problemen zich herhalen.

Hoe kan ik mijn offboarding verbeteren?

Offboarding is net zo belangrijk als onboarding. Sterker nog, velen zouden beweren dat het nog belangrijker is omdat een slechte offboardingervaring de relatie die je met een werknemer - of een heel team - hebt opgebouwd, kan ruïneren. Slechte beheerde personeelsreducties kunnen publieke kritiek oproepen. 

De beste offboardingprocessen hebben dit gemeen:

1. Het proces is gepland en gedocumenteerd voor de juiste stakeholders in een enkele bron van waarheid. Offboarding moet een doordacht proces zijn, niets dat in een haast moet worden uitgevonden.
2. Communiceer vroeg en vaak. Wacht niet tot het laatste moment om te beginnen met praten over offboarding. Hoe eerder je het gesprek met de stakeholders in de overgang begint, hoe beter.
3. Wees duidelijk over wat er aan de hand is. Offboarding kan een verwarrende en stressvolle tijd zijn voor alle betrokkenen. Zorg ervoor dat je duidelijk bent over wat er aan de hand is en waarom. Wees voorbereid om eventuele vragen te beantwoorden door ze te anticiperen.
4. Zorg ervoor dat iedereen zijn rol kent. Offboarding is een teaminspanning voor HR, IT, operations, leiderschap en managers, dus zorg ervoor dat iedereen die betrokken is zijn rol in het proces kent.
5. Wees flexibel. Offboarding is geen proces dat voor iedereen hetzelfde is. Wees voorbereid om je offboardingproces aan te passen aan de persoon en de omstandigheden. Als er een grotere ontslagronde is, bied je je hele managementteam transparante informatie en ondersteuning om ervoor te zorgen dat ze mensen soepel kunnen laten overgaan.
6. Vergeet de kleine dingen niet. Het is gemakkelijk om je in het grote geheel te verliezen, maar vergeet de kleine momenten van empathie, communicatie en transparantie niet die een groot verschil kunnen maken voor de betrokkenheid van je team op lange termijn. 
7. Volg op na de feiten. Offboarding eindigt niet wanneer de persoon vertrekt. Zorg ervoor dat je opvolgt nadat ze weg zijn om te horen hoe het team het doet en met de voormalige werknemer om te zien hoe het gaat.

Met een beetje planning en moeite kun je ervoor zorgen dat iedereen een soepele overgang heeft. Verbeter je offboarding en je zult je reputatie als leider verbeteren, je relaties versterken, je netwerk vergroten en helpen om een hogere werknemerstevredenheid te waarborgen. 

Wat is een offboardingbrief?

Een offboardingbrief is een formele kennisgeving dat een werknemer het bedrijf verlaat. Het wordt meestal geschreven door de HR-afdeling en bevat informatie over de laatste salarisbetaling, voordelen en andere relevante details.

Wat moet er worden opgenomen in een offboardingbrief?

Elke offboardingbrief moet bevatten:

• De datum van de laatste werkdag van de werknemer
• De datum en methode van betaling voor de laatste salarisbetaling
• Details over eventuele ongebruikte vakantiedagen of ziektedagen
• Informatie over de voortzetting van de dekking van ziektekostenverzekering
• Instructies voor het retourneren van bedrijfsbezittingen (bijv. laptop en sleutels)

Kan ik mijn eigen offboardingbrief schrijven? 

Ja, je kunt je eigen offboardingbrief schrijven. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat de brief alle vereiste informatie bevat en in een professionele toon is geschreven. Als je niet zeker weet wat je moet opnemen of hoe je de brief moet opmaken, is het het beste om met HR of een juridisch adviseur te overleggen.

Wat is het verschil tussen een offboardingbrief en een ontslagbrief?

Een offboardingbrief wordt meestal geschreven door de HR-afdeling en bevat informatie over de laatste salarisbetaling, voordelen en andere relevante details. Een ontslagbrief is een door de werknemer geïnitieerd document dat de intentie om het bedrijf te verlaten, vermeldt. 

De sjabloon voor de ontslagbrief hieronder helpt je om formeel je manager te informeren. 

Wat zijn de meest voorkomende fouten die mensen maken tijdens offboarding?

Een veelgemaakte fout bij offboarding is het ontbreken van communicatie over het proces aan de vertrekkende werknemer. Dit kan ervoor zorgen dat de werknemer zich onzeker en gestrest voelt over wat er nu gaat gebeuren. Zorg ervoor dat je het offboardingproces duidelijk uitlegt aan je werknemers, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

Een andere veelgemaakte fout bij offboarding is het verwaarlozen van het verzamelen van belangrijke handtekeningen of bedrijfsbezittingen van de vertrekkende werknemer. Voor degenen die op kantoor werken, moeten items zoals laptops, bedrijfscreditcards, sleutels en ID-badges worden verzameld voordat de werknemer vertrekt om problemen te voorkomen. Voor werknemers op afstand kun je instructies delen voor het retourneren van bedrijfsbezittingen via FedEx of een andere verzekerde verzendmethode.

Tot slot is een andere offboardingfout die bedrijven soms maken, het falen in het overdragen van belangrijke kennis en informatie aan de vervanger van de vertrekkende werknemer. Dit kan ervoor zorgen dat degenen die blijven zich overweldigd en onderbereid voelen. Zorg ervoor dat je tijd neemt om alle belangrijke kennis en informatie aan de vervanger over te dragen voordat de vertrekkende werknemer het bedrijf verlaat in een enkele bron van waarheid zoals Guru. Dit zal helpen om een soepele overgang voor iedereen te waarborgen.