Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

De pandemie heeft de manier waarop we voorgoed werken veranderd. Voor de pandemie op kantoor kon je naar een collega toe lopen en vragen stellen over een proces of een document dat je nodig had om een taak te voltooien. Na de pandemie met afstandswerknemers thuis, gaat alles via lange e-mailthreads. 

Dit betekent dat taken niet op tijd worden afgerond, werknemers gefrustreerd zijn omdat ze geen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om efficiënt te werken, en teams niet gemotiveerd zijn om op te dagen.

Wanneer je bedenkt dat 51% van de werknemers zich op het werk niet betrokken voelt en 85% van de werknemers gemotiveerd wordt door effectieve bedrijfscommunicatie, is het duidelijk te zien welk verband er is tussen het hebben van een intern communicatiesysteem en de productiviteit van werknemers.

In de loop der tijd wordt het intranet van je bedrijf de enige bron van informatie voor werknemers. Bedrijfsintranetten bieden een kader voor je werknemers om efficiënt te werken. Het stimuleert ook de betrokkenheid van werknemers, team samenwerking en communicatie op de werkplek op afstand. 

Of je nu op zoek bent naar intranetsoftware voor kleinschalig gebruik of dat je een enterprise-oplossing nodig hebt voor een groot bedrijf, de tips en sjablonen die we in dit artikel delen, zullen je helpen de juiste keuze te maken bij het winkelen voor bedrijfsintranetsoftware en ervoor zorgen dat je hele team de informatie heeft die ze nodig hebben om hun beste werk te doen.

‍Wat is intranetsoftware?

Intranetsoftware is een privé en veilig communicatieplatform dat alleen toegankelijk is voor interne werknemers. 

Het intranet van je bedrijf dient als het centrale toegangspunt voor interne en externe bronnen die je werknemers in staat stellen om samen te werken, te communiceren, kennis en andere informatie te delen.

Een bedrijfsintranet maakt het gemakkelijk om de bedrijfscultuur te versterken en teams op één lijn te brengen. Als het goed is gedaan, kan het de betrokkenheid van werknemers, de productiviteit op de werkplek verhogen en relatievorming bevorderen.

Onderzoek van Deloitte toont aan dat bedrijven met sterke interne netwerken 7% productiever zijn. Intranetsoftware bespaart ook tijd en geld, wat resulteert in significante kostenbesparingen van naar schatting $1 miljoen.

Hoe werken intranetten?

Zowel de intranet als internet werken via het Transmission Control Protocol/Internet Protocol-communicatiestandaard (TCP/IP) dat hosts met gebruikers verbindt via een netwerk.

In het verleden had je een lokaal netwerk nodig om verbinding te maken met een intranet van een bedrijf. Gelukkig kunnen bedrijven dankzij moderne intranetoplossingen op afstand verbinding maken via intranetplatforms zoals Guru die interne communicatie unificeren.

Enkele van de functies van een intranet zijn:

• Een bedrijfswiki of documentrepository waar werknemers documenten delen of vinden voor werkopdrachten
• Een intern sociaal netwerk dat persoonlijke relaties op de werkplek bevordert
• Een samenwerkingsruimte waar werknemers samen aan projecten werken 
• Platform voor werknemers onboarding om nieuwe werknemers op te leiden en hen te helpen om op hun eigen tempo in te werken
• Bijgewerkte interne kennisbasis om werknemers op dezelfde pagina te houden met door experts geverifieerde informatie

Wat zijn de voordelen van het gebruik van intranetsoftware?

Verbeter de interne communicatie

Het rapport over de kosten van slechte communicatie schat dat de gemiddelde organisatie $62,4 miljoen per jaar verliest aan productiviteit als gevolg van communicatiewerkzaamheden.

In plaats van lange e-mailthreads die eindeloos doorgaan, maken intranetten het voor iedereen gemakkelijker om snel te communiceren.

Memo's circuleren sneller, je favoriete apps (zoals Slack) zijn geïntegreerd en feedback wordt in real-time gedeeld.

Vereenvoudig de onboarding van werknemers

Volgens Forbes verlaat 20% van de nieuwe werknemers binnen 45 dagen het bedrijf. Dat komt omdat een slechte onboarding leidt tot lagere betrokkenheid bij werknemers, minder vertrouwen en een gebrek aan vertrouwen in het bedrijf.

Moderne intranetplatforms stroomlijnen het onboardingproces voor nieuwe medewerkers. Je nieuwe teamleden voelen zich welkom en uitgerust om hun werk te doen. 

De productiviteit stijgt wanneer informatie gemakkelijk te vinden is. In plaats van door meerdere oplossingen te navigeren, maakt onboardingsoftware zoals Guru het makkelijker voor nieuwe werknemers om toegang te krijgen tot onboardingkennis vanuit een centraal platform. 

Maak het makkelijker om informatie te vinden 

De gemiddelde werknemer is slechts 2 uur en 53 minuten per dag productief. Informatie vinden is een van de dingen die afleiding op het werk veroorzaken. Wanneer onderbrekingen plaatsvinden, duurt het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden om weer op koers te komen.

De eenvoudige daad om al je bedrijfskennis op een gecentraliseerd platform te plaatsen, verbetert de productiviteit. Het stelt je werknemers in staat om zich op hun werk te concentreren in plaats van tijd te verspillen aan het doorbladeren van digitale schijven, verouderde handleidingen of verspreide Google-documenten. 

Moedig kennisdeling aan 

Gegevenssilo's maken informatie ontoegankelijk voor andere afdelingen. 

Dit zijn de negatieve implicaties van het ontbreken van een cultuur van kennisdeling:

• Inefficiënties belemmeren de productiviteit
• Technische kennis is beperkt tot een paar mensen in de organisatie
• Informatie en gegevens kunnen worden gedupliceerd en later conflicteren, wat zowel de opslagkosten als verwarring verhoogt. 

Contrast met deze voordelen van interne kennisdeling:

• Prioriteit geven aan kennisdeling moedigt werknemers aan om samen te werken en feedback te ontvangen. Werknemers staan meer open om vragen te stellen en feedback te ontvangen zonder angst
• Verhoogde innovatie omdat ideeën vrijelijk stromen wanneer teamleden hun creativiteit ontgrendelen
• Behoud institutionele kennis en sluit kennisgaten die in jouw organisatie bestaan.
• Bespaar tijd door de wielen opnieuw uit te vinden, omdat oplossingen al bestaan.

Bouw een interne collaboratieve cultuur 

Bedrijven die interactieve intranetten gebruiken, hebben een 20% stijging in productiviteit en een 24% afname in personeelsverloop gezien. 

Moderne intranetten fungeren ook als een gecentraliseerd platform waar werknemers aan projecten kunnen samenwerken. Ze elimineren fysieke grenzen die teamwork belemmeren en vervangen deze door intranetfuncties zoals bedrijfszoekmachine, personeelsdirectories, procesdocumentatie en andere toepassingen die samenwerking en communicatie gemakkelijk maken.

Intranetten integreren ook met sociale platforms zoals Slack en Microsoft Teams die interne e-mails verminderen en onmiddellijke feedback verbeteren met functies zoals groepschats, instant messaging en videoconferencing.

Wanneer werknemers aangemoedigd worden om zich uit te spreken, elkaar meer te helpen en samen te werken, ontstaan er mogelijkheden voor een positieve bedrijfscultuur die leidt tot een betrokken personeelsbestand.

Verminder synchrone communicatie

Synchrone communicatie vindt plaats in real-time tussen twee of meer personen. Voorbeelden zijn video conferencing en telefoongesprekken. Het vereist in wezen een onmiddellijke reactie op een vraag. Het is veel druk om altijd “aanwezig” te zijn, zelfs als je je daar niet naar voelt.

Moderne intranetten moeten het eenvoudig maken om een asynchrone communicatie opzet te adopteren, zodat iedereen toegang heeft tot informatie in real-time zonder dat een daadwerkelijke persoon een vraag hoeft te beantwoorden, en het team de grote groepsvergaderingen kan afschaffen die tijd van meerdere agenda's opslokken, beter met elkaar kan communiceren en meer tijd kan besteden aan taken die inkomsten genereren.

Verbeter de werknemerservaring 

Steeds meer bedrijven verschuiven naar een werknemergerichte werkplek. Een Deloitte-studie toont aan dat 88% van de werknemers en 94% van de leidinggevenden geloven dat een duidelijke werkplek cultuur leidt tot zakelijk succes.

Werkgevers hebben een incentive om geweldige werkomstandigheden voor hun werknemers te bieden, en het is gemakkelijker om je deel uit te voelen van een bedrijfscultuur wanneer je een intranet gebruikt dat actieve communicatie bevordert en werknemers verbonden houdt met hun teams. 

Stimuleer werknemers 

Er zijn veel manieren waarop een bedrijfsintranet werknemers motiveert. In plaats van kennis te verstoppen, gebruiken managers en senior werknemers procesdocumentatie om kennis te delen.

Gamificatiefuncties op een intranet kunnen leiden tot vriendelijke competities waarin uitmuntende werknemers worden erkend voor positief gedrag of het bereiken van een prijzenswaardige mijlpaal. Je kunt werknemersbadges toekennen of zelfs een werknemer van de maand beloning aanbieden binnen jouw intranet. 

Bouw een kennisgedreven cultuur 

Werknemers moeten zich comfortabel voelen als je kennisdeling, samenwerking en het vragen om feedback wilt aanmoedigen. Er moet een open cultuur zijn die het delen van meningen en gedachten aanmoedigt, zelfs wanneer het niet is wat je wilt horen. In feite willen 87% van de mensen graag voor een transparant bedrijf werken.

Een intranet kan je helpen het doel van transparantie en open werk te bereiken. Met tools zoals Guru kan iedereen bijdragen, commentaar geven of iets leuk vinden dat binnen jouw werkplek wordt gedeeld. Gedeelde kennis wordt geverifieerd door experts en regelmatig bijgewerkt om ervoor te zorgen dat het de enige bron van waarheid binnen jouw organisatie blijft.

Wanneer je je werknemers aanmoedigt om zich uit te spreken op het werk, bouwen ze sterkere relaties met hun teamgenoten die leiden tot vertrouwen, innovatie en productiviteit.

Welke functies moet intranetsoftware hebben? 

1. Melding 

Kies een intranetsysteem met responsieve meldingen. Het moet je werknemers waarschuwen wanneer een teamgenoot informatie deelt die relevant is voor hun baan. Voorbeelden zijn nieuws van de afdeling of het bedrijf, dagelijkse taken die via een workflow worden verzonden, of antwoorden op een vraag die ze hebben gesteld.

2. Reactiemogelijkheden 

Een van de belangrijkste redenen voor de implementatie van intranetten is om sneller als team te werken en te communiceren. Een intranetsoftware tool maakt geclusterde communicatie mogelijk, zoals opmerkingen op wiki's of bedrijfsfora. 

Het intranet moet zo worden ontworpen dat participatie en het delen van ideeën worden aangemoedigd, wat leidt tot snellere oplossingen.

Opmerkingen moeten als opgelost worden gemarkeerd, zodat kennisartikelen opgeruimd blijven en lezers niet verward raken door opmerkingen die al zijn behandeld.

3. Chatintegratie 

Messaging is een van de beste manieren voor werknemers om ideeën, projecten te bespreken en snel de informatie te krijgen die ze nodig hebben. Chatintegratie bespaart de tijd die besteed zou worden aan het wachten op e-mails en biedt een centraal platform voor werknemers om hulp te vragen als ze dat nodig hebben.

Het opnemen van chatintegratie met intranetsoftware maakt probleemoplossing sneller. Geen nood om naar een vergadering te gaan als je kunt communiceren in Slack. 

Extra punten als jouw intranet je in staat stelt om Slack-acties uit te voeren, zoals kennis vastleggen of antwoorden uit de kennisbasis te delen. Andere messagingfuncties om op te letten zijn groepschats, robuuste zoekopties en bestanden delen.

4. Intuïtieve zoektocht 

Naarmate je bedrijf groeit, wordt het moeilijk om informatie te krijgen. Een intuïtieve zoektocht maakt het eenvoudiger en sneller om alles te vinden, van personeelsinformatie tot documenten en eerdere artikelen. 

Wanneer je een intranet gebruikt met slechte zoekfuncties, besteden werknemers meer tijd aan het zoeken naar hulpbronnen, wat leidt tot frustratie en ontevredenheid over het intranet van jouw bedrijf. 

De zoekfunctie moet tijd besparen en werknemers helpen navigeren op het intranet om te vinden wat ze nodig hebben.

5. Een enkele bron van waarheid 

Jouw bedrijfsintranet moet functioneren als de enige bron van waarheid zodat werknemers het kunnen vertrouwen en accepteren. De meeste traditionele intranetten falen omdat ze een stortplaats voor verouderde documenten zijn geworden.

Guru verlicht dit probleem door experts in de afdeling voor te stellen die informatie op uw intranet kunnen verifiëren. Guru stuurt ook meldingen om informatie op specifieke tijdstippen bij te werken, zodat de inhoud op uw intranet altijd relevant en accuraat is. 

6. Mobiele app 

Bijna vijf miljard mensen bezitten een smartphone. Kies een intranet met een mobiele app, zodat werknemers verbonden kunnen blijven, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken. 

Een mobiele app stelt werknemers in staat om belangrijke updates te ontvangen, waardoor ze sneller kunnen reageren op situaties die zich voordoen.

Wanneer het intranet gemakkelijk toegankelijk is, houdt het teamleden productief, wat resulteert in hogere inkomsten voor uw organisatie. 

7. Responsief ontwerp 

Digital Strategy Consulting meldt dat 60% van de werknemers apps gebruiken op hun mobiele apparaten voor werkgerelateerde activiteiten. Fierce Mobile IT voegt toe dat 71% van de werknemers meer dan 2 uur per week besteden aan het raadplegen van bedrijfsinformatie via mobiel.

Het implementeren van mobiel responsieve ontwerpen zorgt ervoor dat werknemers een geweldige gebruikerservaring hebben, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken. Of ze nu thuis zijn of weg van hun desktop, werknemers kunnen inloggen op hun werkplek om informatie te consumeren en naadloos te interageren.

8. Geweldige gebruikerservaring 

Betrokkenheid lijdt zonder een goede digitale ervaring. Digitale ervaring omvat een intuïtieve lay-out, de bruikbaarheid van het intranetplatform, integraties van derden, interne branding en het balanceren van sociale interacties met werkgerelateerde inhoud. Een geweldige digitale ervaring maakt werknemers enthousiast om het intranet te gebruiken en hun stempel erop te drukken.

9. Documentbeheer 

Documentbeheer is één functie die een basiskenmerk van elk intranetplatform moet zijn. Aangezien u een cultuur van kennisdeling bevordert, is het belangrijk om een geïntegreerd platform te hebben dat het gemakkelijk maakt om documenten binnen een organisatie te maken, te bewerken, te delen en te verwijderen.

10. Bedrijfwiki en bestandsbeheer 

Een interne wiki is een kernfunctie van een intranet omdat het werknemers in staat stelt om samen content toe te voegen, te bewerken en te onderhouden die relevant is voor uw bedrijf. Waar traditionele intranetten niet-intuïtief en te complex zijn, maakt interne wiki's zoals Guru het gemakkelijk om te zoeken, te bewerken en te navigeren binnen een hiërarchie van inhoud.

Wanneer u een bedrijfswiki implementeert, besteedt uw team minder tijd aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan productiviteit.

Het is belangrijk om een intranet te kiezen dat integreert met andere kennisbeheer-tools, interlinking tussen wiki-pagina's toestaat en permissies en toegangsbeheer biedt.

11. Analytics om prestaties te verbeteren

Uw intranetoplossing moet inzicht geven in hoe en waar kennis wordt gebruikt en de impact van bedrijfsinformatie op de prestaties van werknemers.

U kunt analytics gebruiken om bij te houden welke inhoud het meest bekeken wordt, welke ongedocumenteerde onderwerpen werknemers zoeken en of uw team vond dat gepubliceerde inhoud nuttig was of niet.

12.  Organigram 

Om lange termijnplanning te vergemakkelijken, moeten organigrammen toegankelijk zijn zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor specifieke functies en wie wat doet. Organigrammen zijn handig wanneer meerdere afdelingen moeten samenwerken aan grote projecten.

10 intranetsoftware-oplossingen om uit te kiezen

Guru 

Over Guru

Guru is uw interne wiki die het gemakkelijk maakt om kennis die door experts is goedgekeurd te creëren, delen en vinden. In plaats van dat documenten op verschillende plaatsen leven, vangt Guru de informatie die u nodig heeft, waar die zich ook bevindt. 

Van Slack-discussies tot Google Docs, Asana-projecten en in de hoofden van uw meest ervaren werknemers, worden uw bedrijfsinformatie en expertise de enige bron van waarheid.

Hoe verschilt Guru van andere intranetsoftware?

Interne communicatie

Guru verbeteren de communicatie tussen werknemers en maakt informatie toegankelijk voor iedereen wanneer ze het nodig hebben. Gebruik de aankondigingsfunctie van Guru om door de verzendmoeheid heen te snijden en ervoor te zorgen dat uw werknemers uw belangrijkste updates ontvangen.

Productenablement

Van productideeën tot het verzamelen van klantfeedback, Guru biedt productteams een enkele bron van waarheid voor productkennis. 

In plaats van steeds dezelfde vragen te beantwoorden, kunnen managers en bedrijfsdeskundigen hun expertise delen en ervoor zorgen dat productinformatie altijd wordt geverifieerd door vakdeskundigen en regelmatig wordt bijgewerkt.

Ook hebben klantgerichte teams nu het vertrouwen om snel antwoorden te vinden in uw bedrijfsintranetsoftware en vragen nauwkeurig te beantwoorden.

Onboarding van werknemers

De onboardingsoftware voor werknemers van Guru maakt het speelveld gelijk voor nieuwe medewerkers om gemakkelijk de informatie te vinden die ze nodig hebben om productieve teamleden te worden.

In plaats van het onboardingproces te haasten of werknemers te overweldigen met informatie, kunt u werknemers in staat stellen om in hun eigen tempo te onboarden. Het is goedkoper, sneller en efficiënter. 

Managers kunnen onboarding automatiseren, voortgang van werknemers volgen, bedrijfskennis consolideren om verwarring te elimineren en kennisgaten in uw onboardingproces op te vullen.

Blink 

Toegang tot essentiële informatie kan levens van patiënten redden. Blink houdt frontliniewerkers op de hoogte van gegevens die relevant zijn voor hun beroep. De informatie helpt zorgverleners om op de hoogte te blijven van transport, logistiek en faciliteitenbeheer. Blink vervangt saaie artikelen op uw intranet door boeiende inhoud van de frontlinie. 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint fungeert als een mobiel intranet voor zowel kleine bedrijven als ondernemingen. Microsoft SharePoint biedt een verscheidenheid aan bouwstenen om een bedrijfsintranet te creëren. 

Met SharePoint kunnen uw werknemers functionele intranetpagina's snel maken zonder coderingskennis. SharePoint staat ook opslag, terughalen, archivering, zoeken en beheer van elektronische documenten toe.

Bekijk hoe Guru en SharePoint vergelijken. 

Yammer 

Yammer is een interne privénetwerk dat teams in staat stelt om over grenzen, afdelingen en zakelijke toepassingen samen te werken. U kunt Yammer kopen naast Microsoft Office 365 of als een zelfstandige product.

Voor samenwerking in kleine teams stelt Yammer het creëren en deelnemen aan privé/publieke groepen mogelijk, samen met de mogelijkheid om updates binnen de groep te delen.

Belangrijkste functies zijn ondernemingsmicrobloggen, bestandsdeling, bedrijfsdirectory, content tagging en privéberichten. 

Simpplr 

Simpplr is een cloud-native intranetsoftware die zich richt op het bieden van een gebruikerservaring die gemakkelijk te gebruiken is. Denk aan Simpplr als een digitale werkplek waar collega's evenementen en werkvooruitgang kunnen delen.

Simpplr gebruikt adaptieve personalisatie om relevante inhoud naar de juiste mensen op het juiste moment te duwen. De inhoud is gepersonaliseerd voor elke werknemer, zodat ze bedrijfsnieuws, native video's en evenementen die voor hen van belang zijn, kunnen zien. 

Staffbase 

Staffbase is een interne communicatie-app voor grote organisaties. Staffbase biedt een centraal platform voor werknemers om ideeën uit te wisselen, content te creëren en te publiceren. U kunt de app aanpassen met merk-eigenschappen en pushmeldingen gebruiken om relevante informatie naar werknemers te sturen.

Jostle 

Jostle is een sociale netwerks- en externe intranetoplossing die gebruiksvriendelijke visualisatie biedt om complexe processen te vereenvoudigen. 

Werknemers kunnen onderwerpen bespreken, ideeën delen en samenwerken in een gesloten of open omgeving. Gebruik teammatrixen om te zien wie een specifieke taak afhandelt. U kunt werknemers ook filteren op afdeling, locatie of andere slimme zoekfilters.

Belangrijkste functies van Jostle zijn directe middelenbeheer, werknemersdirectory en integratie met Google Drive en OneDrive.

Workvivo 

Workvivo is een platform voor werknemersbetrokkenheid dat de functies van een intranet, sociaal netwerk en werknemers-app combineert om een volledig digitale ervaring te bieden. Belangrijkste functies van Workvivo zijn nieuwsfeed, enquête-aanpassing, werknemerspeiling en erkenning door collega's.

Claromentis 

Claromentis is een digitale werkplek die werknemers een interactieve ruimte biedt voor samenwerking, communicatie, kennisdeling en taakbeheer.  

Claromentis is ontworpen om alle tools die werknemers gebruiken te verenigen, zodat ze verbonden blijven met hun werk, waar ze ook zijn. Claromentis combineert moderne intranetoplossingen met e-learning, e-formulieren en projectbeheer.

Samepage 

Samepage is een sociale intranetsoftware die realtime documentcollaboratie biedt met bestandsdeling, interne communicatie en taakbeheer. 

Belangrijkste functies van Samepage zijn taakbord, maprollen, documentatie, contentchat, spreadsheets en mindmaps.

Workplace by Facebook 

Workplace by Facebook is een communicatietool die zowel afstandswerkers als medewerkers op kantoor met elkaar verbindt. Het is als uw reguliere Facebook-feed, maar met een dashboard dat werkt als een bedrijfsintranet. 

Werknemers kunnen elkaars werkvooruitgang leuk vinden, privéberichten verzenden, live-video's delen en elkaar op de hoogte houden. Workplace by Facebook bevat ook een interne bibliotheek voor uw werknemers om interne bronnen op één centrale locatie te vinden.

Belangrijkste functies zijn live videobroadcasts, groepen, kennisbibliotheek, nieuwsfeed en integraties met tools zoals Google Drive en Office365.

Kies een intranetsoftware die uw workflow ondersteunt 

Een intranet zorgt voor efficiënte workflows door middel van boeiende inhoud, communicatiekanalen en een samenwerkingscultuur die kennisdeling aanmoedigt.

Bij het kiezen van een intranetsoftware, noteer de essentiële functies en gewenste functies die u nodig heeft. Geef prioriteit aan intranetoplossingen die AI-gestuurde zoekfunctionaliteit, intelligente meldingen, CMS en integraties met andere applicaties in uw workflow bieden.

Kies een intranetsoftware die schaalbaar is en mee groeit met uw team. Als u API en aanpasbare codering nodig heeft, is het ook belangrijk om dat te vragen. Vraag om een demo om het intranet uit te proberen voordat u zich vastlegt op een betaald abonnement.