Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Kiedy pracownik opuszcza firmę, płynny proces kończenia pracy sprawia, że smutne wydarzenie staje się tak komfortowe i proste, jak to możliwe. Pracownicy pamiętają, jak się z nimi obchodzono, gdy odchodzą, więc aby zakończyć to na pozytywnej nucie i upewnić się, że kluczowe zadania są zrealizowane, warto być przygotowanym na listę kontrolną dla kończenia pracy. 

Te listy kontrolne i szablony kończenia pracy dadzą ci spokój umysłu podczas kolejnego procesu kończenia pracy.

Czym jest kończenie pracy?

Kończenie pracy to proces zakończenia relacji pracownika z firmą. Zwykle ma to miejsce, gdy pracownik rezygnuje, jest zwolniony lub został zwolniony z pracy. Jednak może to również odnosić się do sytuacji, gdy pracownik przechodzi na emeryturę. Agencje i kontrahenci współpracujący z Twoją firmą mogą mieć nieco prostszy proces kończenia pracy. 

Kończenie pracy jest ważne, ponieważ pozwala firmom uporządkować sprawy i chronić się prawnie. Daje to również pracownikowi zamknięcie, aby mógł zrealizować swoje następne kroki zawodowe.

Kiedy jest prawidłowo przeprowadzone, kończenie pracy może być pozytywnym doświadczeniem zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Daje to pracodawcy spokój umysłu, wiedząc, że wszystkie mienie firmy zostało zwrócone, a poufne informacje są zniszczone. Kiedy kończenie pracy jest zarządzane prawidłowo, pracownik czuje się szanowany i doceniany za swoje wkład w firmę.

Jak informować o redukcji zatrudnienia

Nigdy nie jest łatwo dzielić się wiadomościami o koniecznym wydarzeniu zwolnienia. Nasze szablony do kończenia pracy poniżej oszczędzają Twój czas i pomagają uczynić proces tak płynny, jak to możliwe.

‍

‍

Plan zarządzania zmianami pomaga zapewnić jasne odpowiedzialności i terminy.

‍

Porady dla kierownictwa

Kierownictwo odgrywa kluczową rolę w procesie i często pomaga ustalić, kiedy pracownik musi być zwolniony. 

Aby upewnić się, że wszystko pójdzie dobrze, twoją rolą jest być wspierającym i wyrozumiałym, jednocześnie utrzymując profesjonalny związek z odchodzącym pracownikiem. Jako członek zarządu lub dyrektor generalny, oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby upewnić się, że proces kończenia pracy przebiega płynnie:

• Gdy tylko dowiesz się, że musisz zwolnić pracownika, ważne jest, aby im o tym powiedzieć. W ten sposób mogą zacząć przygotowywać się mentalnie na odejście. 
• Aby zapobiec nieporozumieniom, ustal jasne oczekiwania z bezpośrednim menedżerem pracownika, kto będzie zajmował się jaką komunikacją i kiedy. Komunikuj się z pracownikiem przez cały proces, aby upewnić się, że rozumie, co się dzieje i dlaczego. W przypadku większej redukcji siły roboczej, plan zarządzania zmianami i plan komunikacji wewnętrznej pomogą upewnić się, że nic nie zostanie pominięte. 
• Utrzymuj otwarte kanały komunikacyjne, aby pracownik mógł zadawać pytania i zgłaszać obawy. Bycie dostępnym może pomóc w zapewnieniu, że zachowasz zaufanie zespołu przez cały proces. Możesz również rozważyć przeprowadzenie wywiadu na zakończenie pracy, jeśli pracownik powiadomił cię o odejściu i chciałbyś dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego ich opuszczają.
• Szanuj czas i energię pracownika podczas tej trudnej transformacji. Granice są zawsze ważne — jeszcze bardziej podczas kończenia pracy.
• Pomóż w przejściu zawodowym, oferując zasoby i porady. Rolą liderów i menedżerów jest rozwijanie tych, którzy są pod nimi, nawet jeśli oznacza to pożegnanie. Choć jest to gorzkie, jest to moment, aby wspierać rozwój kariery pracownika. Pracownicy mogą nie mieć jasności, czy będziesz dla nich referencją w przyszłości. Poinformowanie pracownika, że mogą się z tobą skontaktować, jeśli potrzebują pomocy lub mają jakiekolwiek pytania, pokazuje, że wciąż jesteś gotów ich wspierać po odejściu. Jeśli możesz, oferuj się na pośrednika dla nich lub jako referencja bezpośrednio. 
• Upewnij się, że odchodzący pracownik czuje się doceniony za swoje wniesienie do firmy. Jeżeli ich bezpośredni menedżer pracuje dla ciebie, wywiad na zakończenie pracy w tym procesie będzie rzadką okazją do zebrania opinii na temat możliwości i szans rozwoju menedżera.
• Upewnij się, że masz proces kończenia pracy, który zamyka wszystkie luźne końce i ma jasno zdefiniowane role i odpowiedzialności. Obejmuje to zapewnienie zgodności z wszelkimi stosownymi przepisami prawa, zwrot mienia firmy, zebranie podpisów na wymaganych dokumentach oraz zniszczenie wszelkich poufnych informacji. Ucz się na wszelkich wcześniejszych błędach popełnionych w firmie i dokładnie dokumentuj proces kończenia pracy w centralnym źródle prawdy, w którym wszyscy uczestnicy kończenia pracy mają dostęp do poufnych informacji, tak jak w Guru.

Sposób, w jaki podchodzisz do komunikacji zespołowej i zarządzasz kończeniem pracy, pozostawia trwałe wrażenie na twoim zespole. Kiedy dobrze kierowana, cały zespół może pozostać produktywny lub nawet stać się bardziej zaangażowanym po zwolnieniu lub przejściu współpracownika. Przestrzegając tych wskazówek, możesz zapewnić, że będzie to jak najbardziej pozytywne doświadczenie dla wszystkich zaangażowanych.

Porady dla menedżerów

Odtwarzasz podstawową rolę w kończeniu pracy pracowników. Nie zawsze jest łatwo prowadzić te rozmowy lub przekazywać wiadomości pracownikom, szczególnie jeśli długo współpracowaliście lub jesteś blisko z osobą odchodzącą. Twoim zadaniem jest pomóc swojemu podwładnemu w przejściu z firmy i zapewnić zamknięcie, najlepiej w sposób, który pozwoli im czuć się wspieranym. Oto kilka wskazówek dla menedżerów:

• Uzyskaj pomoc: Jeśli nie jesteś pewien, jak przeprowadzić proces kończenia pracy, poproś o pomoc dział HR lub prawny. Mogą prowadzić cię przez proces i upewnić się, że wszystko jest zrobione poprawnie.
• Bądź szanowany: To jest prawdopodobnie najważniejsza rzecz, którą możesz zrobić. Pamiętaj, że kończysz czyjąś pracę, co jest poważnym wydarzeniem. Bądź szanowany wobec ich czasu, energii i wkładów. Uznaj rzeczy, które wnieśli, gdy przygotowujesz się do pożegnania. Uszanuj ich granice i nie wymagaj od nich za dużo w tym trudnym czasie. 
• Komunikuj się jasno: Upewnij się, że komunikujesz powody decyzji o zakończeniu zatrudnienia pracownika. Bądź jasny co do tego, co się wydarzy następnie i jakie są oczekiwania firmy w celu zakończenia związków. Podziel się wszelkimi szczegółami dotyczących wynagrodzenia i bądź gotowy uwzględnić dział HR podczas spotkania, aby móc odpowiedzieć na wszelkie pytania i zapewnić, że wymagane dokumenty zostały podpisane.
• Planuj przejście: Rozważ, czy możesz zapewnić dwutygodniowe wypowiedzenie lub odprawę, aby ich wesprzeć podczas poszukiwań następnej roli. Zatrudnienie, które nie sprawdziło się w twoim zespole, może być idealnym dopasowaniem dla innej firmy. To dobry pomysł, aby mieć solidny plan szybko, jak pracownik przechodzi z ról. 
• Nie próbuj robić za dużo: Kończenie pracy to proces, a nie pojedyncze wydarzenie. Nie próbuj robić wszystkiego na raz. Skup się na najważniejszych zadaniach i załatwiaj je jeden po drugim.
• Pozostań w kontakcie: Twoją pracą jest rozwijać tych pod sobą, co obejmuje również mówienie "do widzenia". Kończenie pracy to kluczowy moment, w którym możesz pokazać, że wciąż wspierasz rozwój kariery pracownika. Nie pozostawiaj pracownika w niepewności, czy będziesz dla nich pozytywną referencją w przyszłości. Jeśli twój podwładny wykroczy ponad to, dokumentując informacje o firmie, projekty i procesy, aby wesprzeć osobę przejmującą jego obowiązki, wyślij im notatkę, aby powiedzieć dziękuję. Oferuj być referencją lub przedstawiać ich w swoim sieci, jeśli możesz. Ponieważ większość aplikacji o pracę odbywa się online, pozytywna rekomendacja na LinkedIn znacząco pomaga im w następnej fazie kariery.

Lista kontrolna kończenia pracy

Aby upewnić się, że proces kończenia pracy jest jak najbardziej płynny, istnieje kilka zadań, które należy zrealizować. Ta lista kontrolna pomoże Ci upewnić się, że nie przegapisz niczego.

1. Współpracuj z działem HR: Gdy tylko wiesz, że pracownik odchodzi, powiadom dział HR, aby mogli rozpocząć proces kończenia pracy. Jeśli jesteś nowy w kończeniu pracy, upewnij się, że wczesna rozmowa dotyczy tego, jak dokumentować złe wyniki lub inne problemy, aby firma była chroniona prawnie.
2. Powiadom odpowiednie strony: Gdy pracownik odchodzi z firmy, ważne jest, aby powiadomić odpowiednie strony. Obejmuje to dział HR, menedżera pracownika i wszelkich członków zespołu, z którymi ściśle współpracowali. Większe redukcje zatrudnienia wymagają planu komunikacji w firmie.
   

1. Zwróć mienie firmy: Wszystkie przedmioty firmy muszą być zwrócone przed odejściem pracownika. W tym laptopy, telefony, karty kredytowe, klucze i wszelkie inne przedmioty, które zostały im przydzielone do celów pracy.
2. Zniszcz poufne informacje: Każda poufna informacja, którą pracownik ma, może wymagać zniszczenia. Obejmuje to dokumenty w wersji papierowej oraz pliki cyfrowe.
3. Przeprowadź rozmowę końcową: Rozmowa końcowa to szansa dla pracodawcy, aby dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego pracownik odchodzi i zdobyć opinię na temat ich czasu w firmie. To również okazja dla pracownika, aby zadać wszelkie pytania, które mogą mieć.
4. Zamknij wszystkie ostatnie wynagrodzenia: Ostatnim krokiem jest wysłanie wszelkich uzgodnionych wynagrodzeń lub odpraw. Obejmuje to zapewnienie, że wszystkie istotne dokumenty są podpisane i wszelkie ostatnie płatności zostają zrealizowane.

Proces kończenia pracy jest ważny, aby zapewnić płynne przejście zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Dzięki tej liście kontrolnej kończenia pracy możesz upewnić się, że wszystkie niezbędne zadania są realizowane, a wszyscy zaangażowani czują się szanowani i doceniani.

Najlepsze praktyki kończenia pracy

Oprócz listy kontrolnej istnieje kilka najlepszych praktyk, które warto mieć na uwadze podczas kończenia pracy pracownika.

• Bądź szanowany: Sposób, w jaki traktujesz każdego pracownika, odbija się na firmie i jest czymś, co zespół zapamięta. Kończenie pracy to okazja, aby okazac wdzięczność za ich wkład w firmę. 
• Zachowuj profesjonalizm: Kończenie pracy powinno być traktowane z profesjonalizmem. Unikaj osobistych ataków czy konfrontacji.
• Bądź jasny: Kończenie pracy może być mylące i emocjonalne dla wszystkich zaangażowanych. Aby uniknąć nieporozumień, upewnij się, że jesteś jasny co do tego, co się dzieje i dlaczego. Bądź gotowy, aby dzielić się transparencją, aby utrzymać zaufanie zespołu, a także jasno rozumieć wszelkie granice, które musisz trzymać w poufności dla firmy. 
• Daj odpowiedni czas wypowiedzenia: W zależności od sytuacji, może być konieczne, aby dać pracownikom dwa tygodnie wypowiedzenia (lub więcej) przed odejściem. Kiedy jest to możliwe, daj im czas na zakończenie luźnych końców i pożegnanie się z kolegami.
• Zapewnij przejrzystość: Gdy pracownik opuszcza firmę, ważne jest, aby powiadomić odpowiednie strony. Obejmuje to dział HR, menedżera pracownika i wszelkich innych członków zespołu, z którymi ściśle współpracowali. Przezroczystość podczas tych rozmów będzie pomóc w utrzymaniu zaufania i produktywności podczas transformacji.

Proces kończenia pracy jest ważną częścią zarządzania każdą firmą. Dzięki tym najlepszym praktykom możesz pozytywnie utrzymywać relacje i w pełni zamknąć luźne końce. 

Najlepsze praktyki dotyczące zamknięcia wynagrodzenia i odpraw

Kiedy pracownik opuszcza firmę, ważne jest, aby mieć plan, w jaki sposób jego odprawa i świadczenia będą zarządzane. Bądź gotowy podać szczegóły dotyczące odprawy od razu pracownikowi, jeśli informujesz ich, że opuszczają firmę. Pracodawca powinien dostarczyć pracownikowi jasną umowę o odprawę, która określa warunki odprawy i świadczeń. Pracownik powinien również mieć rozsądny czas na zapoznanie się z umową i zadawanie wszelkich pytań, które mogą mieć.

Ważne jest również pamiętać, że odprawy i świadczenia są opodatkowane. Pracodawca powinien wstrzymać odpowiednie podatki przed jakimikolwiek końcowymi płatnościami dla pracownika.

Jak ustalić odprawę

Istnieje kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas ustalania odpraw. Te pytania pomogą ci podjąć decyzję, która jest w najlepszym interesie wszystkich zaangażowanych. 

• Jak długo pracownik był w firmie? Zwykle im dłużej pracownik był w firmie, tym więcej odprawy będzie przysługiwać.
• Czy pracownik ma umowę o pracę? Jeśli pracownik ma umowę, warunki umowy mogą określić, ile odprawy mu się należy.
• Dlaczego pracownik odchodzi? Jeśli pracownik odchodzi dobrowolnie, zazwyczaj będzie miał prawo do mniejszej odprawy niż w przypadku zwolnienia.

Określenie odprawy może być trudne, ale ważne jest, aby upewnić się, że jesteś sprawiedliwy zarówno wobec pracodawcy, jak i pracownika. 

Najczęściej zadawane pytania dotyczące offboardingu

Co powinno być zawarte w offboardingu?

Aby niczego nie przeoczyć, powinieneś:

1. Współpracować z działem HR przed podjęciem jakichkolwiek działań z pracownikiem. Upewnij się, że wiesz, co, jeśli cokolwiek, należy zakomunikować lub udokumentować i spełniasz te potrzeby, zanim skontaktujesz się z pracownikiem.
2. Powiadom odpowiednie strony, w tym dział HR, menedżera pracownika i wszystkich bliskich członków zespołu. Możesz także rozważyć komunikację w całej firmie, gdy zajdzie taka potrzeba. 
3. Upewnij się, że wszelkie przedmioty firmowe są zwrócone, w tym laptopy, telefony, karty kredytowe i klucze.
4. Zniszcz poufne informacje w formie papierowej i plikach cyfrowych.
5. Przeprowadź rozmowę w celu wyjścia, aby dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego pracownik odchodzi i uzyskać opinię na temat ich czasu w firmie. Pracownicy mogą także zadać wszelkie pozostałe pytania podczas tego spotkania.
6. Zamknij wszelkie ostateczne wypłaty, zgodnie z umową. Oznacza to, że wszystkie odpowiednie dokumenty są podpisane, a wszelkie ostateczne płatności są dokonywane.
7. Ucz się na doświadczeniach firmy i uwzględnij wszelkie ulepszenia procesu w jednej źródle prawdy, aby zapobiec powtarzaniu się problemów.

Jak mogę poprawić mój offboarding?

Offboarding jest równie ważny jak onboarding. W rzeczy samej, wielu by się sprzeciwiło, że jest to jeszcze ważniejsze, ponieważ złe doświadczenie offboardingu może zrujnować relację, którą zbudowałeś z pracownikiem - lub całym zespołem. Redukcje zatrudnienia, źle zarządzane, mogą budzić publiczne wątpliwości. 

Najlepsze procesy offboardingu mają te same cechy:

1. Proces jest zaplanowany i udokumentowany dla odpowiednich interesariuszy w jednym źródle prawdy. Offboarding powinien być przemyślanym procesem, a nie czymś, co można wymyślić w pośpiechu.
2. Komunikuj wcześnie i często. Nie czekaj do ostatniej chwili, aby zacząć rozmawiać o offboardingu. Im szybciej zaczniesz rozmowę z interesariuszami w procesie, tym lepiej.
3. Bądź jasny co do tego, co się dzieje. Offboarding może być mylący i stresujący czas dla wszystkich zaangażowanych. Upewnij się, że jesteś jasny co do tego, co się dzieje i dlaczego. Bądź przygotowany na odpowiedzi na wszelkie pytania, przewidując je.
4. Upewnij się, że wszyscy znają swoją rolę. Offboarding jest wysiłkiem zespołowym dla działów HR, IT, operacji, kierownictwa i menedżerów, więc upewnij się, że wszyscy zaangażowani znają swoją rolę w procesie.
5. Bądź elastyczny. Offboarding nie jest procesem dla każdego. Bądź przygotowany, aby dostosować swój proces offboardingu do danej osoby i okoliczności. Jeśli ma miejsce większe zwolnienie, wyposaż cały zespół zarządzający w przejrzyste informacje i wsparcie, aby zapewnić płynne przejście.
6. Nie zapominaj o drobnych rzeczach. Łatwo jest skupić się na dużym obrazie, ale nie zapomnij o małych momentach empatii, komunikacji i przejrzystości, które mogą znacząco wpłynąć na zaangażowanie twojego zespołu w dłuższej perspektywie. 
7. Skontaktuj się po fakcie. Offboarding nie kończy się, gdy osoba odejdzie. Upewnij się, że skontaktujesz się po ich odejściu, aby dowiedzieć się, jak radzi sobie zespół, oraz z byłym pracownikiem, aby sprawdzić, jak sobie radzą.

Dzięki odrobinie planowania i wysiłku możesz upewnić się, że każdy ma płynne przejście. Poprawi swój offboarding, a tym samym poprawi swoją reputację jako lider, wzmocni swoje relacje, rozwinie swoją sieć i pomoże zapewnić wyższe zadowolenie pracowników. 

Czym jest list offboardingowy?

List offboardingowy to formalne powiadomienie, w którym stwierdza się, że pracownik opuszcza firmę. Zazwyczaj jest on pisany przez dział HR i zawiera informacje o ostatecznej wypłacie pracownika, świadczeniach i wszelkich innych istotnych szczegółach.

Co powinno być zawarte w liście offboardingowym?

Każdy list offboardingowy musi zawierać:

• Datę ostatniego dnia pracy pracownika
• Datę i metodę płatności za ostateczną wypłatę
• Szczegóły dotyczące wszelkich niewykorzystanych dni urlopu lub dni chorobowych
• Informacje o kontynuacji ubezpieczenia zdrowotnego
• Instrukcje dotyczące zwrotu wszelkich przedmiotów firmowych (np. laptopa i kluczy)

Czy mogę napisać swój własny list offboardingowy? 

Tak, możesz napisać swój własny list offboardingowy. Jednak ważne jest, aby upewnić się, że list zawiera wszystkie wymagane informacje i jest napisany w profesjonalnym tonie. Jeśli nie jesteś pewien, co uwzględnić lub jak sformatować list, najlepiej skonsultować się z działem HR lub doradcą prawnym.

Jaka jest różnica między listem offboardingowym a listem rezygnacyjnym?

List offboardingowy jest zazwyczaj pisany przez dział HR i zawiera informacje o ostatecznej wypłacie pracownika, świadczeniach oraz innych znaczących szczegółach. List rezygnacyjny to dokument inicjowany przez pracownika, który stwierdza zamiar opuszczenia firmy. 

Szablon listu rezygnacyjnego poniżej pomoże ci formalnie powiadomić swojego menedżera. 

Jakie są najczęstsze błędy, które ludzie popełniają podczas offboardingu?

Jednym z powszechnych błędów offboardingu jest brak komunikacji procesu z odchodzącym pracownikiem. Może to sprawić, że pracownik będzie czuł się niepewnie i zestresowany tym, co się wydarzy później. Upewnij się, że wyraźnie wyjaśniasz proces offboardingu swoim pracownikom, aby wiedzieli, czego się spodziewać.

Innym powszechnym błędem offboardingu jest zaniedbanie zebrania ważnych podpisów lub przedmiotów firmy od odchodzącego pracownika. Dla tych pracujących w biurze przedmioty takie jak laptopy, karty kredytowe firmy, klucze i identyfikatory powinny być zbierane przed odejściem pracownika, aby zapobiec problemom. Dla pracowników zdalnych możesz przesłać instrukcje dotyczące zwrotu wszelkich przedmiotów firmy za pośrednictwem FedEx lub innej ubezpieczonej metody wysyłki.

Na koniec, innym błędem offboardingu, który firmy czasami popełniają, jest nieprzekazywanie ważnej wiedzy i informacji do zastępcy odchodzącego pracownika. Może to sprawić, że pozostali członkowie zespołu będą czuli się przytłoczeni i niedostatecznie przygotowani. Upewnij się, że poświęcisz czas na przekazanie wszelkiej ważnej wiedzy i informacji do zastępcy przed odejściem odchodzącego pracownika do jednego źródła prawdy, jak Guru. To zapewni płynne przejście dla wszystkich zaangażowanych.