Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Когда сотрудник уходит из компании, плавный процесс увольнения превращает мрачное событие в максимально комфортное и простое. Сотрудники помнят, как к ним относятся, когда они уходит, поэтому, чтобы окончить на позитивной ноте и убедиться, что ключевые задачи выполнены, полезно заранее подготовить чек-лист увольнения. 

Эти чек-листы и шаблоны увольнения сотрудников помогут вам сохранить спокойствие во время следующего увольнения.

Что такое увольнение?

Увольнение — это процесс прекращения трудовых отношений сотрудника с компанией. Это обычно происходит, когда сотрудник увольняется, его увольняют или сокращают с должности. Однако это также может относится к ситуации, когда сотрудник уходит на пенсию. Агенты и подрядчики, работающие с вашей компанией, могут иметь несколько упрощенный процесс увольнения. 

Увольнение важно, потому что позволяет компаниям завершить все неотложные вопросы и защитить себя юридически. Оно также дает возможность сотруднику завершить свои карьерные шаги.

Если процесс увольнения проходит правильно, это может быть положительным опытом как для работодателя, так и для сотрудника. Это дает работодателю уверенность в том, что все имущество компании возвращено, а конфиденциальная информация уничтожена. Когда увольнение хорошо управляется, сотрудник чувствует себя уважаемым и ценимым за свой вклад в компанию.

Как сообщить о сокращении рабочей силы

Никогда не легко сообщать новости о необходимости сокращения рабочей силы. Наши шаблоны увольнения ниже экономят ваше время и помогают сделать процесс максимально гладким.

‍

‍

План управления изменениями помогает обеспечить четкие обязанности и сроки.

‍

Советы для руководства

Руководство играет важнейшую роль в процессе и часто помогает определить, когда сотруднику нужно провести увольнение. 

Чтобы все прошло хорошо, ваша задача - быть поддерживающим и понимающим, при этом сохраняя профессиональные отношения с уходящим сотрудником. В качестве руководителя или CEO, вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы убедиться, что процесс увольнения пройдет гладко:

• Как только вы узнаете, что вам нужно уволить сотрудника, важно сообщить ему об этом. Таким образом, они могут начать морально готовиться к своему уходу. 
• Чтобы избежать недопонимания, установите четкие ожидания с непосредственным менеджером сотрудника относительно того, кто будет отвечать за необходимое общение и когда. Общайтесь с сотрудником на протяжении всего процесса, чтобы убедиться, что он понимает, что происходит и почему. Для более крупного сокращения рабочей силы, план управления изменениями и план внутренних коммуникаций помогают убедиться, что ничего не будет упущено. 
• Держите каналы общения открытыми, чтобы сотрудник мог задавать вопросы и высказывать беспокойства. Ваша доступность может помочь убедиться, что вы сохраняете доверие в команде на протяжении всего процесса. Вы также можете рассмотреть возможность проведения выходного интервью, если сотрудник уведомил вас о своем уходе и вы хотите узнать больше о причинах его ухода.
• Соблюдайте уважение к времени и энергиям сотрудника во время этого трудного перехода. Границы всегда важны — еще более важны во время увольнения.
• Помогите с переходом на новую карьеру, предоставив ресурсы и советы. Роль руководителей и менеджеров заключается в том, чтобы развивать тех, кто ниже их, даже если это означает прощание. Хотя это и горько-сладко, этот момент - возможность поддержать карьерный рост сотрудника. Сотрудники могут не понимать, будете ли вы давать им рекомендации в будущем. Сообщая сотруднику, что он по-прежнему может связаться с вами, если ему нужна помощь или есть вопросы, вы показываете, что готовы поддержать его после ухода. Если возможно, предложите стать контактным лицом для них или дать рекомендацию напрямую. 
• Убедитесь, что уходящий сотрудник чувствует свою ценность за его вклад в компанию. Если их непосредственный менеджер работает под вами, выходное интервью в процессе предложения возможности для получения обратной связи о способностях менеджера и возможностях для роста.
• Убедитесь, что у вас есть процесс увольнения, который завершает все неотложные вопросы и имеет четко определенные роли и обязанности. Это включает в себя соблюдение любых применимых законов, возврат имущества компании, сбор подписей на любые необходимые документы и уничтожение любой конфиденциальной информации. Учитесь на любом предыдущем опыте, связанном с ошибками в компании, и четко документируйте процесс увольнения в центральном источнике правды, к которому все заинтересованные стороны увольнения имеют конфиденциальный доступ, как это делается в Guru.

Способ, которым вы подходите к коммуникации в команде и справляетесь с уходом, оставляет неизгладимое впечатление на вашу команду. Когда все делается правильно, вся команда может оставаться продуктивной или даже становиться более увлеченной после сокращения или перехода товарища. Следуя этим советам, вы можете убедиться, что это положительный опыт для всех вовлеченных.

Советы для менеджеров

Вы играете жизненно важную роль в увольнении сотрудников. Не всегда легко вести такие разговоры или сообщать новости сотрудникам, особенно если вы долго работали вместе или близки с уходящим человеком. Ваша задача - помочь вашему подчиненному перейти из компании и предоставить закрытие, желательно таким образом, чтобы они чувствовали себя поддержанными. Вот несколько советов для менеджеров:

• Получите помощь: Если вы не уверены, как уволить кого-то, получите помощь от HR или юриста. Они могут помочь вам пройти через процесс и убедиться, что все сделано правильно.
• Будьте уважительными: Это, наверное, самое важное, что вы можете сделать. Помните, что вы заканчиваете трудоустройство кого-то, что является большим делом. Уважайте их время, силы и вклад. Признавайте вклад, который они сделали, готовясь сказать прощай. Уважайте их границы и не требуйте слишком многого от них в это трудное время. 
• Ясно общайтесь: Убедитесь, что вы понимаете причины решения о прекращении работы сотрудника. Будьте четкими относительно того, что произойдет дальше и каковы ожидания компании, чтобы закрыть отношения. Поделитесь любыми деталями о компенсации и будьте готовы включить HR во встречу, чтобы вы могли ответить на любые вопросы и убедиться, что все необходимые документы подписаны.
• Планируйте переход: Подумайте, сможете ли вы предоставить двухнедельное уведомление или компенсацию в рамках увольнения, чтобы поддержать их, пока они ищут следующую работу. Нанятый сотрудник, который не подошел вашей команде, может стать идеальным кандидатом для другой компании. Разумно иметь четкий план о том, как сотрудник будет уходить со своей должности. 
• Не пытайтесь делать слишком много: Увольнение — это процесс, а не единичное событие. Не пытайтесь делать все сразу. Сосредоточьтесь на самых важных задачах и выполните их одну за другой.
• Оставайтесь на связи: Ваша задача — развивать подчиненных, что включает в себя прощание. Увольнение — это ключевой момент, когда вы можете показать, что все еще поддерживаете карьерный рост сотрудника. Не оставляйте сотрудника в недоумении относительно того, будете ли вы давать положительную рекомендацию позже. Если ваш подчиненный проявляет активно документируя информацию, проекты и процессы компании, чтобы поддержать нового человека, который возьмет на себя их обязанности, напишите ему записку, чтобы сказать спасибо. Предложите стать рекомендацией или представьте их в своей сети, если сможете. Поскольку большинство заявок на работу подаются онлайн, положительная рекомендация в LinkedIn очень помогает им на следующем этапе карьеры.

Чек-лист для увольнения

Чтобы обезопасить процесс увольнения, есть определенные задачи, которые необходимо выполнить. Этот чек-лист поможет вам убедиться, что вы ничего не пропустите.

1. Работайте с HR: Как только вы узнаете, что сотрудник уходит, сообщите HR, чтобы они могли начать процесс увольнения. Если вы новички в увольнении, убедитесь, что у вас есть разговор на раннем этапе о том, как документировать плохое выполнение или другие проблемы, чтобы компания была юридически защищена.
2. Уведомите соответствующие стороны: Когда сотрудник уходит из компании, важно уведомить соответствующие стороны. Это включает в себя отдел HR, менеджера сотрудника и любых членов команды, с которыми они тесно работали. Сокращение рабочей силы требует плана коммуникации по всей компании.
   

1. Вернуть имущество компании: Все имущество компании должно быть возвращено до того, как сотрудник уйдет. Сюда входят ноутбуки, телефоны, кредитные карты, ключи и любые другие предметы, которые были выданы им для работы.
2. Уничтожить конфиденциальную информацию: Любая конфиденциальная информация, которой сотрудник обладает, может быть уничтожена. Сюда входят как распечатанные документы, так и цифровые файлы.
3. Провести выходное интервью: Выходное интервью — это возможность для работодателя узнать больше о том, почему сотрудник уходит, и получить обратную связь об их времени в компании. Это также возможность для сотрудника задать любые вопросы, которые у него могут быть.
4. Закрыть любые окончательные компенсации: Последним шагом является отправка любой компенсации или выходного пособия, которые были согласованы. Сюда входит обеспечение подписания всех необходимых документов и внесение любых окончательных платежей.

Процесс увольнения важен, чтобы обеспечить плавный переход как для работодателя, так и для сотрудника. С помощью этого чек-листа увольнения вы можете убедиться, что все необходимые задачи завершены и все, кто вовлечен, чувствуют себя уважаемыми и ценимыми.

Лучшие практики увольнения

В дополнение к чек-листу есть несколько лучших практик, о которых стоит помнить при увольнении сотрудника.

• Будьте уважительными: То, как вы обращаетесь с каждым сотрудником, отражает на компании и то, что команда запомнит. Увольнение — это шанс выразить вашу признательность за их вклад в компанию. 
• Сохраняйте профессионализм: Увольнение должно быть сделано профессионально. Избегайте любых личностных нападок или противостояний.
• Будьте ясными: Увольнение может быть запутанным и эмоциональным временем для всех вовлеченных. Чтобы избежать путаницы, убедитесь, что вы четко понимаете, что происходит и почему. Будьте готовы делиться с прозрачностью, чтобы поддерживать доверие команды, а также четко понимать любые границы, которые вам нужно строго соблюдать в отношении конфиденциальности компании. 
• Дайте соответствующее уведомление: В зависимости от ситуации, вам может потребоваться дать сотрудникам уведомление за две недели (или больше) до их увольнения. Когда это возможно, дайте им время подвести итоги и попрощаться с коллегами.
• Обеспечьте прозрачность: Когда сотрудник уходит из компании, важно уведомить соответствующие стороны. Это включает в себя отдел HR, менеджера сотрудника и любых других членов команды, с которыми они работали. Прозрачность во время этих разговоров поможет сохранить доверие и производительность во время перехода.

Процесс увольнения является важной частью управления любой компанией. С этими лучшими практиками вы можете сохранять положительные отношения и завершать все неотложные вопросы. 

Лучшие практики для закрытия компенсации и выходного пособия

Когда сотрудник уходит из компании, важно иметь план о том, как будет обрабатываться его выходное пособие и пособие. Будьте готовы сразу сообщить сотруднику детали окончательной компенсации, если вы сообщаете ему, что он будет уходить из компании. Работодатель должен предоставить сотруднику четкое соглашение о выходном пособии, которое четко определяет условия их выплат и пособий. Сотруднику также должно быть предоставлено разумное время для ознакомления с соглашением и возможности задать любые вопросы, которые у него могут возникнуть.

Также важно помнить, что выходное пособие и пособия облагаются налогом. Работодатель должен удерживать соответствующие налоги перед любой окончательной выплатой сотруднику.

Как определить выходное пособие

Существуют несколько факторов, которые нужно учитывать при определении выходного пособия. Эти вопросы помогут вам прийти к решению, которое будет в лучших интересах всех вовлеченных. 

• Как долго сотрудник работает в компании? Как правило, чем дольше сотрудник работает в компании, тем больше выходного пособия ему будет предоставлено.
• Есть ли у сотрудника трудовой договор? Если у сотрудника есть контракт, условия контракта могут определить, сколько выходного пособия они должны получить.
• Почему сотрудник уходит? Если сотрудник уходит по собственному желанию, как правило, он будет иметь право на меньшее выходное пособие, чем если его уволят или уволят.

Определение выходного пособия может быть непростым, но важно убедиться, что вы соблюдаете справедливость как к работодателю, так и к сотруднику. 

Часто задаваемые вопросы о выходе сотрудника

Что должно быть включено в процесс выхода?

Чтобы ничего не пропустить, вам необходимо:

1. Работайте с HR, прежде чем предпринимать какие-либо действия с сотрудником. Убедитесь, что вы знаете, что, если что-то необходимо, нужно сообщить или задокументировать, и удовлетворить эти потребности, прежде чем обратиться к сотруднику.
2. Уведомите заинтересованные стороны, включая HR, менеджера сотрудника и любых близких членов команды. Вам также может потребоваться рассмотреть коммуникации по всей компании, когда это необходимо. 
3. Убедитесь, что возвращено все имущество компании, включая ноутбуки, телефоны, кредитные карты и ключи.
4. Уничтожьте конфиденциальную информацию в бумажных и цифровых файлах.
5. Проведите выходное интервью, чтобы узнать больше о причинах увольнения сотрудника и получить отзывы о его времени в компании. Сотрудники также могут задать любые оставшиеся вопросы во время этой встречи.
6. Закройте все окончательные выплаты, как было согласовано. Это включает в себя обеспечение подписания всех соответствующих документов и выплат любых окончательных платежей.
7. Учитесь на опыте компании и включайте любые улучшения процессов в единый источник правды, чтобы предотвратить повторение проблем.

Как я могу улучшить процесс выхода?

Процесс выхода так же важен, как и процесс приема на работу. На самом деле многие бы утверждали, что он еще более важен, потому что плохой опыт выхода может разрушить отношения, которые вы построили с сотрудником — или с целой командой. Сокращения штата, неаккуратно проведенные, могут вызвать общественное недовольство. 

Лучшие процессы выхода имеют эти общие черты:

1. Процесс планируется и документируется для правильных заинтересованных сторон в едином источнике правды. Процесс выхода должен быть целенаправленным, а не чем-то, что оставляют в последнюю минуту.
2. Сообщайте заранее и часто. Не ждите до последней минуты, чтобы начать говорить о выходе. Чем раньше вы начнете разговор с заинтересованными сторонами в процессе перехода, тем лучше.
3. Будьте ясны в том, что происходит. Процесс выхода может быть запутанным и стрессовым временем для всех участников. Убедитесь, что вы понимаете, что происходит и почему. Будьте готовы ответить на любые вопросы, предвосхитив их.
4. Убедитесь, что все знают свою роль. Процесс выхода является командной работой для HR, IT, операционного отдела, руководства и менеджеров, поэтому убедитесь, что все вовлеченные стороны знают свою роль в процессе.
5. Будьте гибкими. Процесс выхода не является универсальным для всех. Будьте готовы адаптировать свой процесс выхода к индивидууму и обстоятельствам. Если происходит более крупное сокращение, обеспечьте всю вашу команду управления прозрачной информацией и поддержкой, чтобы гарантировать плавный переход для людей.
6. Не забывайте о мелочах. Легко увлечься большой картиной, но не забывайте о мелких моментах эмпатии, коммуникации и прозрачности, которые могут сделать большую разницу в вовлеченности вашей команды в долгосрочной перспективе. 
7. Следите за процессом после завершения. Процесс выхода не заканчивается, когда человек уходит. Убедитесь, что вы обратитесь после их ухода, чтобы узнать, как дела у команды, и с бывшим сотрудником, чтобы узнать, как у них дела.

С небольшим планированием и усилиями вы можете гарантировать, что все пройдет гладко. Улучшите процесс выхода, и это улучшит вашу репутацию как лидера, укрепит ваши отношения, расширит вашу сеть и поможет обеспечить более высокую удовлетворенность сотрудников. 

Что такое письмо о выходе?

Письмо о выходе — это официальное уведомление о том, что сотрудник покидает компанию. Оно, как правило, составляется HR-отделом и включает информацию о последней зарплате сотрудника, пособиях и любых других важных деталях.

Что должно быть включено в письмо о выходе?

Любое письмо о выходе должно включать:

• Дату последнего рабочего дня сотрудника
• Дату и метод выплаты последней зарплаты
• Детали о любых неиспользованных днях отпуска или больничных
• Информация о продолжении медицинского страхования
• Инструкции по возврату имущества компании (например, ноутбук и ключи)

Могу ли я написать свое собственное письмо о выходе? 

Да, вы можете написать свое собственное письмо о выходе. Однако важно убедиться, что в письме указана вся необходимая информация и оно написано в профессиональном тоне. Если вы не уверены, что включить или как оформить письмо, лучше проконсультироваться с HR или юридическим консультантом.

В чем разница между письмом о выходе и письмом об отставке?

Письмо о выходе обычно составляется HR-отделом и содержит информацию о последней зарплате сотрудника, пособиях и любых других важных деталях. Письмо об отставке - это инициированное сотрудником документ, который заявляет о намерении покинуть компанию. 

Шаблон письма об отставке ниже поможет вам официально уведомить вашего менеджера. 

Каковы самые распространенные ошибки, которые люди совершают при выходе?

Одна из распространенных ошибок выхода заключается в том, что не сообщается процесс увольнения уходящему сотруднику. Это может вызвать у сотрудника чувство неопределенности и стресса по поводу того, что произойдет дальше. Убедитесь, что вы четко объяснили процесс выхода вашим сотрудникам, чтобы они знали, чего ожидать.

Еще одна распространенная ошибка выхода — это пренебрежение сбором важных подписей или имущества компании у уходящего сотрудника. Для тех, кто работает в офисе, такие вещи, как ноутбуки, корпоративные кредитные карты, ключи и удостоверения личности, должны быть собраны до того, как сотрудник уйдет, чтобы избежать проблем. Для удаленных сотрудников вы можете предоставить инструкции по возврату любого имущества компании через FedEx или другим страхованным способом доставки.

Наконец, еще одной ошибкой, которую иногда совершают компании при выходе, является не передача важной информации и знаний замене уходящего сотрудника. Это может оставить тех, кто остается, чувствовать себя перегруженными и не подготовленными. Убедитесь, что у вас есть время для передачи любой важной информации и знаний замене, прежде чем уходящий сотрудник уйдет в единой источник правды как Guru. Это поможет гарантировать плавный переход для всех участников.