Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

Пандемия изменила наш способ работы навсегда. До пандемии в офисе вы могли подойти к коллеге и спросить его о процессе или документе, который вам нужно было завершить для выполнения задания. После пандемии, когда сотрудники работают из дома, все сводится к долгим перепискам по электронной почте. 

Это означает, что задачи не выполняются вовремя, сотрудники испытывают раздражение, потому что не могут получить необходимую информацию для эффективной работы, а команды не мотивированы приходить.

Если учесть, что 51% сотрудников не вовлечены в работу, а 85% сотрудников мотивируются эффективной корпоративной коммуникацией, становится очевидно, что между наличием внутренней системы коммуникации и продуктивностью сотрудников существует связь.

Со временем ваш интранет становится единственным источником информации для сотрудников. Бизнес-интранеты обеспечивают рамки для эффективной работы ваших сотрудников. Они также способствуют вовлеченности сотрудников, сотрудничеству в команде и коммуникации на удаленном рабочем месте. 

Независимо от того, ищете ли вы программное обеспечение для маломасштабного интранета или вам нужно корпоративное решение для крупной компании, советы и шаблоны, которые мы представляем в этой статье, помогут вам сделать правильный выбор при покупке корпоративного ПО для интранета и гарантируют, что вся ваша команда будет иметь необходимую информацию для своей работы.

‍Что такое программное обеспечение для интранета?

Программное обеспечение для интранета - это приватная и безопасная коммуникационная платформа, к которой могут получить доступ только внутренние сотрудники. 

Интранет вашей компании служит центральной точкой доступа к внутренним и внешним ресурсам, которые позволяют вашим сотрудникам сотрудничать, общаться, делиться знаниями и другой информацией.

Бизнес-интранет упрощает укрепление корпоративной культуры и выравнивание команд. При правильном подходе он может повысить вовлеченность сотрудников, производительность труда и способствовать налаживанию отношений.

Исследование Deloitte показывает, что компании с крепкими внутренними сетями более на 7% более продуктивны. Программное обеспечение для интранета также экономит время и деньги, что приводит к значительной экономии средств, оцененной в 1 миллион долларов.

Как работают интранеты?

Как интранет, так и интернет работают по стандарту связи Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), который соединяет хосты с пользователями в сети.

Ранее вы нуждались в локальной сети для подключения к интранету компании. К счастью, с современными решениями для интранета компании могут подключаться удаленно через платформы интранета, такие как Guru, которые объединяют внутренние коммуникации.

Некоторые функции интранета включают:

• Вики-компания или репозиторий документов, где сотрудники могут делиться или находить документы для рабочих заданий
• Внутренняя социальная сеть, которая способствует личным отношениям на рабочем месте
• Совместное рабочее пространство, где сотрудники работают над проектами вместе 
• Платформа для адаптации сотрудников, чтобы обучить новых сотрудников и помочь им адаптироваться в своем темпе
• Обновленная внутренняя база знаний, чтобы держать сотрудников на одной волне с проверенной информацией от экспертов

Каковы преимущества использования программного обеспечения для интранета?

Улучшение внутренней коммуникации

Отчет о стоимости плохой коммуникации показывает, что средняя организация теряет 62,4 миллиона долларов в год из-за потери производительности в результате барьеров в коммуникации.

Вместо того, чтобы вести долгую переписку по электронной почте, интранеты упрощают быструю коммуникацию для всех.

Меморандумы циркулируют быстрее, ваши любимые приложения (например, Slack) интегрированы, и обратная связь предоставляется в реальном времени.

Упрощение адаптации сотрудников

Согласно данным Forbes, 20% новых сотрудников уходят в течение 45 дней. Это происходит потому, что плохая адаптация приводит к снижению вовлеченности сотрудников, уверенности и отсутствию доверия к компании.

Современные платформы для интранета упрощают процесс адаптации новых сотрудников. Ваши новые члены команды чувствуют себя приветствуемыми и готовыми выполнять свою работу. 

Производительность растет, когда информацию легко найти. Вместо того, чтобы навигировать по множеству решений, программное обеспечение для адаптации сотрудников, такое как Guru, упрощает доступ новым сотрудникам к знаниям по адаптации с одной центральной платформы. 

Упрощение поиска информации 

Средний сотрудник производителен только 2 часа и 53 минуты в день. Поиск информации - одна из причин отвлечений на работе. Когда происходят прерывания, на восстановление уходит в среднем 23 минуты и 15 секунд.

Простое действие размещения всех ваших знаний компании на централизованной платформе повышает производительность. Это позволяет вашим сотрудникам сосредоточиться на работе, а не терять время на поиски в цифровых ресурсах, устаревших мануалах или разрозненных документах Google. 

Стимулирование обмена знаниями 

Силосы данных делают информацию недоступной для других отделов. 

Вот негативные последствия отсутствия культуры обмена знаниями:

• Неэффективность препятствует производительности
• Технические знания ограничены несколькими людьми в организации
• Информация и данные могут дублироваться и затем конфликтовать, что приводит к увеличению как затрат на хранение, так и к путанице. 

Сравните с этими преимуществами внутреннего обмена знаниями:

• Приоритизация обмена знаниями побуждает сотрудников к сотрудничеству и получению обратной связи. Сотрудники более открыты к тому, чтобы задавать вопросы и получать обратную связь без страха
• Увеличение инноваций, так как идеи свободно текут, когда члены команды раскрывают свою креативность
• Сохранение институциональных знаний и устранение существующих в вашей организации пробелов в знаниях
• Экономьте время, пытаясь не изобретать велосипед, потому что решения уже существуют

Создание внутренней культуры сотрудничества 

Компании, использующие интерактивные интранеты, зафиксировали 20% рост производительности и 24% снижение текучести кадров. 

Современные интранеты также функционируют как централизованная платформа, где сотрудники могут сотрудничать над проектами. Они устраняют физические границы, которые мешают командной работе, и заменяют их функционалом интранета, таким как корпоративный поиск, каталоги людей, документация процессов и другие приложения, которые облегчают сотрудничество и коммуникацию.

Интранеты также интегрируются с социальными платформами, такими как Slack и Microsoft Teams, которые сокращают внутренние письма и улучшают мгновенную обратную связь с функциями, такими как групповые чаты, обмен сообщениями и видеоконференции.

Когда сотрудников поощряют высказываться, помогать друг другу больше и сотрудничать, у них возникает возможность создать позитивную корпоративную культуру, которая приводит к вовлеченности сотрудников.

Сокращение синхронных коммуникаций

Синхронная коммуникация происходит в реальном времени между двумя или более людьми. Примеры включают видеоконференции и телефонные звонки. По сути, это требует немедленного ответа на вопрос. Это очень большое давление всегда "быть на связи", даже когда вам этого не хочется.

Современные интранеты должны упрощать внедрение асинхронной коммуникации, предоставляя всем доступ к информации в реальном времени, не требуя, чтобы кто-то отвечал на вопрос, и позволяя команде отказаться от больших групповых встреч, которые отнимают время у нескольких календарей, лучше общаться друг с другом и больше времени тратить на задачи, приносящие доход.

Улучшение опыта сотрудников 

Все больше компаний переходят на рабочее место, ориентированное на сотрудников. Исследование Deloitte показывает, что 88% сотрудников и 94% руководителей считают, что четкая корпоративная культура приводит к успеху бизнеса.

Работодатели имеют стимул создавать отличные условия работы для своих сотрудников, и проще ощущать себя частью корпоративной культуры, когда вы используете интранет, который поощряет активное общение и держит сотрудников в контакте с их командами. 

Мотивация сотрудников 

Существует множество способов, которыми корпоративный интранет мотивирует сотрудников. Вместо того, чтобы удерживать знания, менеджеры и старшие сотрудники используют документацию процессов для распространения знаний.

Функции геймификации на интранете могут привести к дружеским соревнованиям, где выделяющиеся сотрудники признаются за положительное поведение или достижение похвального рубежа. Вы можете награждать сотрудников значками или даже предлагать премию "Сотрудник месяца" внутри вашего интранета. 

Создание культуры, ориентированной на знания 

Сотрудники должны чувствовать себя комфортно, если вы хотите поощрять обмен знаниями, сотрудничество и просьбы о обратной связи. Должна быть открытая культура, которая поощряет обмен мнениями и мыслями, даже когда это не то, что вы хотите услышать. На самом деле, 87% людей хотят работать в прозрачной компании.

Интранет может помочь вам достичь цели прозрачности и открытой работы. С такими инструментами, как Guru, любой может вносить свой вклад, комментировать или лайкать всё, что делится на вашем рабочем месте. Общее знание проверяется экспертами и регулярно обновляется, чтобы гарантировать, что оно остаётся единственным источником истины в вашей организации.

Когда вы поощряете своих сотрудников открываться на работе, они налаживают более крепкие связи с коллегами, что приводит к доверию, инновациям и производительности.

Какие функции должно иметь программное обеспечение для интранета? 

1. Уведомление 

Выберите систему интранета с отзывчивыми уведомлениями. Он должен уведомлять ваших сотрудников, когда коллега делится информацией, которая имеет отношение к их работе. Примеры включают новости компании или отдела, ежедневные задания, отправленные через рабочий процесс, или ответы на вопрос, который они задали.

2. Возможности комментирования 

Одна из основных причин внедрения интранетов - работа и общение быстрее в команде. Инструмент программного обеспечения для интранета позволяет вести потоковую коммуникацию, такую как комментирование на вики или фирменных форумах. 

Интранет должен быть спроектирован так, чтобы стимулировать участие и обмен идеями, что приведет к более быстрым решениям.

Комментарии должны быть отмечены как решённые, чтобы статьи по знаниям оставались в порядке, и читатели не путались с комментариями, которые уже были решены.

3. Интеграция чата 

Обмен сообщениями является одним из лучших способов для сотрудников обсуждать идеи, проекты и получать необходимую информацию быстро. Интеграция чата экономит время, затрачиваемое на ожидание писем, и предоставляет центральную платформу для обращения сотрудников, когда они нуждаются в помощи

Включение интеграции чата с программным обеспечением для интранета делает решение проблем быстрее. Не нужно отправляться на встречу, когда вы можете общаться в Slack. 

Бонусные баллы, если ваш интранет позволяет выполнять действия в Slack, такие как захват знаний или обмен данными из базы знаний. Другие функции обмена сообщениями, на которые следует обратить внимание, включают групповые чаты, расширенные функции поиска и совместное использование файлов.

4. Интуитивный поиск 

По мере роста вашей компании становится всё труднее получать информацию. Интуитивный поиск делает проще и быстрее находить всё, от информации о сотрудниках до документов и прошлых статей. 

Когда вы используете интранет с плохими функциями поиска, сотрудники тратят больше времени на поиски ресурсов, что приводит к разочарованию и неудовлетворенности корпоративным интранетом.

Функция поиска должна экономить время и помогать сотрудникам ориентироваться в интранете, чтобы находить то, что им нужно.

5. Единственный источник истины 

Ваш бизнес-интранет должен функционировать как единственный источник истины, на который сотрудники могут полагаться и принять его. Большинство традиционных интрасетей терпят неудачу, потому что они становятся свалкой устаревших документов.

Guru смягчает эту проблему, предлагая экспертов в департаменте, которые могут проверять информацию на вашем интрасете. Guru также отправляет уведомления для обновления информации через определенные промежутки времени, чтобы гарантировать, что содержимое вашего интрасета всегда актуально и точно. 

6. Мобильное приложение 

Почти пять миллиардов человек владеют смартфоном. Выбирайте интрасет с мобильным приложением, чтобы сотрудники могли оставаться на связи, независимо от устройства, которое они используют. 

Мобильное приложение позволяет сотрудникам получать важные обновления, что делает их более отзывчивыми на возникающие ситуации.

Когда интрасет легко доступен, он поддерживает продуктивность членов команды, что приводит к увеличению дохода вашей организации. 

7. Адаптивный дизайн 

Консультирование по цифровой стратегии сообщает, что 60% сотрудников используют приложения на своих мобильных устройствах для выполнения рабочих задач. Fierce Mobile IT добавляет, что 71% сотрудников проводят более 2 часов в неделю, получая доступ к информации о компании на мобильном устройстве.

Внедрение адаптивного дизайна для мобильных устройств обеспечивает сотрудникам отличный пользовательский опыт, независимо от устройства, которое они используют. Находясь дома или вдали от своего рабочего стола, сотрудники могут войти в свою рабочую среду, чтобы ознакомиться с информацией и взаимодействовать без проблем.

8. Отличный пользовательский опыт 

Участие страдает без хорошего цифрового опыта. Цифровой опыт включает интуитивную компоновку, удобство использования платформы интрасета, интеграции с третьими лицами, Incorporation внутреннего брендинга и балансирование социальных взаимодействий с контентом, связанным с работой. Отличный цифровой опыт делает сотрудников заинтересованными в использовании интрасета и внесении своего вклада.

9. Управление документами 

Управление документами - это одна из функций, которая должна быть основой каждой платформы интрасета. Поскольку вы формируете культуру обмена знаниями, важно иметь интегрированную платформу, которая облегчает создание, редактирование, совместное использование и удаление документов внутри организации.

10. Корпоративная вики и управление файлами 

внутренняя вики является основной функцией интрасета, поскольку она позволяет сотрудникам совместно добавлять, редактировать и поддерживать контент, актуальный для вашего бизнеса. В то время как традиционные интрасеты неинтуитивны и чрезмерно сложны, внутренние вики, такие как Guru, делают легким поиск, редактирование и навигацию в иерархии контента.

Когда вы внедряете корпоративную вики, ваша команда тратит меньше времени на поиск информации и больше времени на продуктивную работу.

Важно выбирать интрасет, который интегрируется с другими инструментами управления знаниями, позволяет взаимосвязывание между страницами вики и предоставляет управление правами доступа.

11. Аналитика для повышения производительности

Ваше решение для интрасета должно предоставлять информацию о том, как и где используются знания и какое влияние знания компании оказывают на производительность сотрудников.

Вы можете использовать аналитику для отслеживания того, какой контент просматривается чаще всего, какие темы без документов ищут сотрудники и считает ли ваша команда опубликованный контент полезным или нет.

12.  Организационная структура 

Чтобы облегчить долгосрочное планирование, организационные структуры должны быть доступны, чтобы все знали, кто отвечает за конкретные функции и кто что делает. Организационные структуры пригодятся, когда нескольким отделам необходимо сотрудничать в крупных проектах.

10 решений программного обеспечения для интрасетов, которые можно выбрать

Guru 

О Guru

Guru - это ваша внутренняя вики, которая упрощает создание, совместное использование и поиск одобренных экспертами знаний. Вместо того чтобы документы жили в разных местах, Guru захватывает информацию, которая вам нужна, где бы она ни находилась. 

От потоков Slack до Google Docs, проектов Asana и в умах ваших самых опытных сотрудников, информация и опыт вашей компании становятся единственным источником правды.

Чем Guru отличается от другого программного обеспечения для интрасетов?

Внутренние коммуникации

Guru улучшает коммуникацию между сотрудниками и делает информацию доступной для всех, когда они в ней нуждаются. Используйте функцию объявлений Guru, чтобы избежать усталости от сообщений и убедиться, что ваши сотрудники получают самые важные обновления.

Обучение продукту

От генерации идей по продукту до сбора отзывов клиентов Guru предоставляет командам продуктов единый источник правды для знаний о продукте. 

Вместо того чтобы постоянно отвечать на одни и те же вопросы, менеджеры и эксперты компании могут делиться своим опытом и гарантировать, что информация о продукте всегда проверяется экспертами по предмету и регулярно обновляется.

Кроме того, команды, взаимодействующие с клиентами, теперь уверены, что они могут быстро находить ответы в программном обеспечении вашего интрасета и точно отвечать на вопросы.

Введение сотрудников

Программное обеспечение для введения сотрудников Guru нивелирует условия для новых сотрудников, чтобы легко находить информацию, необходимую для того, чтобы стать продуктивными членами команды.

Вместо того, чтобы торопиться с процессом введения или перегружать сотрудников информацией, вы можете предоставить сотрудникам возможность проходить обучение в собственном темпе. Это дешевле, быстрее и эффективнее. 

Менеджеры могут автоматизировать процесс введения, отслеживать прогресс сотрудников, консолидировать знания компании, чтобы устранить путаницу и заполнить пробелы в знании во время введения.

Blink 

Доступ к ключевой информации может спасти жизни пациентов. Blink держит сотрудников на передовой в курсе данных, важных для их профессии. Эта информация помогает поставщикам медицинских услуг быть в курсе транспорта, логистики и управления объектами. Blink заменяет скучные статьи на вашем интрасете увлекательным контентом с передовой. 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint служит мобильным интрасетом как для малых, так и для крупных предприятий. Microsoft SharePoint предлагает множество строительных блоков для создания интрасета компании. 

С помощью SharePoint ваши сотрудники могут быстро создавать функциональные страницы интрасета без знания кода. SharePoint также позволяет сохранять, искать, архивировать, искать и управлять электронными документами.

Смотрите, как Guru и Sharepoint сравниваются. 

Yammer 

Yammer - это внутренняя частная социальная сеть, которая позволяет командам сотрудничать между географиями, отделами и бизнес-приложениями. Вы можете приобрести Yammer вместе с Microsoft Office 365 или как отдельный продукт.

Для небольшого сотрудничества команд Yammer позволяет создавать и присоединяться к частным/публичным группам, а также делиться обновлениями внутри группы.

Ключевые функции включают корпоративный микро-блоггинг, обмен файлами, корпоративный справочник, тегирование контента и личные сообщения. 

Simpplr 

Simpplr - это облачное программное обеспечение для интрасета, сосредотачивающееся на предоставлении легкого в использовании пользовательского опыта. Думайте о Simpplr как о цифровом рабочем пространстве, где коллеги могут делиться событиями и ходом работы.

Simpplr использует адаптивную персонализацию, чтобы подсовывать актуальный контент нужным людям в нужное время. Контент персонализирован для каждого сотрудника, чтобы они могли видеть бизнес-новости, оригинальные видео и события, которые имеют для них значение. 

Staffbase 

Staffbase - это приложение для внутренних коммуникаций для крупных организаций. Staffbase предоставляет центральную платформу для сотрудников, чтобы создавать, создавать и публиковать контент. Вы можете настроить приложение с собственными свойствами бренда и использовать push-уведомления, чтобы отправлять актуальную информацию сотрудникам.

Jostle 

Jostle - это решение для социального взаимодействия и удаленного интрасета, которое предлагает удобный визуальный интерфейс для упрощения сложных процессов. 

Сотрудники могут обсуждать темы, делиться идеями и сотрудничать в закрытой или открытой среде. Используйте матрицы команд, чтобы увидеть, кто отвечает за конкретную задачу. Вы также можете фильтровать сотрудников по отделу, местоположению или другим умным фильтрам поиска.

Топовые функции Jostle включают прямое управление ресурсами, справочник сотрудников и интеграцию с Google Drive и OneDrive.

Workvivo 

Workvivo - это платформа вовлеченности сотрудников, которая сочетает функции интрасета, социальной сети и приложения для сотрудников, чтобы предложить полноценный цифровой опыт. Топовые функции Workvivo включают новостную ленту, настройку опросов, опросы пульса сотрудников и признание коллег.

Claromentis 

Claromentis - это цифровое рабочее пространство, которое предлагает сотрудникам интерактивное пространство для сотрудничества, коммуникации, обмена знаниями и управления задачами.  

Claromentis разработан для объединения всех инструментов, которые используют сотрудники, чтобы они оставались на связи со своей работой, где бы они ни находились. Claromentis сочетает современные решения для интрасетов с обучением, электронными формами и управлением проектами.

Samepage 

Samepage - это программное обеспечение социального интрасета, которое предлагает совместную работу с документами в реальном времени с обменом файлами, внутренней коммуникацией и управлением задачами. 

Топовые функции Samepage включают доску задач, роли папок, документацию, чат контента, электронные таблицы и карты разума.

Workplace by Facebook 

Workplace by Facebook - это инструмент для коммуникации, который объединяет удаленных и офисных сотрудников. Это похоже на вашу обычную ленту Facebook, но с панелью, которая работает как корпоративный интрасет. 

Сотрудники могут ставить лайки на прогресс работы друг друга, отправлять личные сообщения, делиться прямыми видео и поддерживать связь друг с другом. Workplace by Facebook также включает внутреннюю библиотеку, чтобы ваши сотрудники могли находить внутренние ресурсы в одном центральном месте.

Ключевые функции включают прямые видео-трансляции, группы, библиотеку знаний, новостную ленту и интеграции с такими инструментами, как Google Drive и Office365.

Выбирайте программное обеспечение для интрасета, которое поддерживает ваш рабочий процесс 

Интрасет обеспечивает эффективные рабочие процессы за счет увлекательного контента, каналов коммуникации и совместной культуры, которая поощряет обмен знаниями.

При выборе программного обеспечения для интрасета запишите обязательные функции и желательные функции, которые вам нужны. Приоритизируйте решения для интрасетов, которые предлагают функции поиска на основе ИИ, интеллектуальные уведомления, CMS и интеграции с другими приложениями в вашем рабочем процессе.

Выбирайте программное обеспечение для интрасета, которое масштабируется и растет вместе с вашей командой. Если вам потребуются API и настраиваемый код, это также важно спросить. Запросите демонстрацию, чтобы протестировать интрасет перед тем, как подписаться на платный план.