Offboarding: What it Means & How to Do It Best

När en anställd lämnar ett företag, gör en smidig avslutningsprocess en annars dyster händelse så bekväm och enkel som möjligt. Anställda kommer ihåg hur de behandlas när de lämnar, så för att avsluta på en positiv ton och säkerställa att viktiga uppgifter är slutförda, är det bra att vara förberedd med en avslutningschecklista. 

Dessa avslutningschecklistor och mallar ger dig sinnesro under din nästa avslutning.

Vad är avslutning?

Avslutning är processen att avsluta ett anställningsförhållande med ett företag. Det inträffar vanligtvis när en anställd säger upp sig, blir avskedad eller blir uppsagd från sin position. Det kan också hänvisa till när en anställd går i pension. Byråer och entreprenörer som är engagerade med ditt företag kan ha en något enklare avslutningsprocess. 

Avslutning är viktigt för det tillåter företag att knyta ihop lösa ändar och skydda sig juridiskt. Det ger också avslut för den anställde att fortsätta med sina nästa karriärsteg.

När det görs på rätt sätt, kan avslutning vara en positiv upplevelse för både arbetsgivaren och den anställde. Det ger arbetsgivaren sinnesro och vetskapen om att all företags egendom återlämnas och konfidentiell information förstörs. När avslutning hanteras bra, känner den anställde sig respekterad och uppskattad för sina bidrag till företaget.

Hur man delar nyheter om en nedskärning av arbetsstyrkan

Det är aldrig lätt att dela nyheter om en nödvändig avskedsåtgärd. Våra avslutningsmallar nedan sparar tid och hjälper till att göra processen så smidig som möjligt.

‍

‍

En förändringshanteringsplan hjälper till att säkerställa tydliga ansvar och tidslinjer.

‍

Tips för ledarskap

Ledarskap spelar en avgörande roll i processen och hjälper ofta till att avgöra när en anställd behöver avslutas. 

För att säkerställa att det går bra, är din roll att vara stödjande och förstående samtidigt som du upprätthåller en professionell relation med den avgående anställde. Som chef eller VD, här är några saker du kan göra för att se till att avslutningsprocessen går smidigt:

• Så snart du vet att du behöver låta en anställd gå, är det viktigt att informera dem. På så sätt kan de börja mentalt förbereda sig för sin avgång. 
• För att förhindra missförstånd, ställ tydliga förväntningar med den anställdes direkta chef om vem som ska hantera vilken nödvändig kommunikation och när. Kommunicera med den anställde under hela processen för att säkerställa att de förstår vad som händer och varför. För en större nedskärning av arbetsstyrkan, en förändringshanteringsplan och intern kommunikationsplan hjälper till att se till att inget missas. 
• Håll kommunikationslinjerna öppna så att den anställde kan ställa frågor och framföra oro. Att göra dig tillgänglig kan hjälpa till att säkerställa att du behåller teamets förtroende under hela processen. Du kan också överväga att hålla en avslutningsintervju om en anställd har meddelat dig och du vill lära dig mer om varför de lämnar.
• Var respektfull mot den anställdes tid och energi under denna svåra övergång. Gränser är alltid viktiga—ännu mer under avslutet.
• Hjälp med karriärövergången genom att tillhandahålla resurser och råd. Ledarnas och chefernas roll är att utveckla dem som är under dem, även om det betyder att säga adjö. Även om det är bittersött, är detta ett tillfälle att stödja den anställdes karriärtillväxt. Anställda kan ha brist på tydlighet angående huruvida du kommer att vara en referens för dem i framtiden. Att låta den anställde veta att de fortfarande kan kontakta dig om de behöver hjälp eller har frågor visar att du fortfarande är villig att stödja dem efter att de lämnat. Om du kan, erbjud att vara en kontaktperson för dem eller en direkt referens. 
• Se till att den avgående anställde känner sig uppskattad för sina bidrag till företaget. Om deras direkta chef arbetar för dig, kommer en avslutningsintervju under denna process att erbjuda en sällsynt möjlighet att samla in feedback om en chefs kapabiliteter och möjligheter till tillväxt.
• Se till att du har en avslutningsprocess som knyter ihop alla lösa ändar och har klart definierade roller och ansvar. Detta inkluderar att säkerställa efterlevnad av eventuella tillämpliga lagar, återlämna företags egendom, samla in signaturer på nödvändiga dokument och förstöra konfidentiell information. Lär dig av eventuella tidigare misstag gjorda i företaget och dokumentera tydligt avslutningsprocessen i en central sanningskälla där alla som är involverade i avslutningen har konfidentiell tillgång liknande de gör i Guru.

Sättet du närmar dig teamkommunikation och hanterar avslutning lämnar ett bestående intryck på ditt team. När det leds väl kan hela teamet förbli produktivt eller till och med bli mer engagerad efter en nedskärning eller en kollegas övergång. Genom att följa dessa tips kan du se till att det är en så positiv upplevelse som möjligt för alla inblandade.

Tips för chefer

Du spelar en viktig roll i avslutningen av anställda. Det är inte alltid lätt att ha dessa samtal eller bryta nyheten för anställda, särskilt om du har arbetat tillsammans länge eller du är nära den som lämnar. Ditt jobb är att hjälpa din rapport att övergå från företaget och erbjuda avslut, helst på ett sätt som gör att de känner sig stödda. Här är några tips för chefer:

• Skaffa hjälp: Om du är osäker på hur man avslutar någon, få hjälp av HR eller juridisk avdelning. De kan vägleda dig genom processen och se till att allt görs på rätt sätt.
• Var respektfull: Detta är förmodligen det viktigaste du kan göra. Kom ihåg att du avslutar någons anställning, vilket är en stor sak. Var respektfull mot deras tid, energi och bidrag. Erkänn de saker de bidrog med när du förbereder dig för att säga adjö. Hedra deras gränser och begär inte för mycket av dem under denna svåra tid. 
• Kommunicera tydligt: Se till att du kommunicerar orsakerna till beslutet att avsluta den anställdes anställning. Var tydlig med vad som kommer att hända härnäst och vilka företagets förväntningar är för att avsluta relationen. Dela eventuella kompensationsdetaljer och var beredd att inkludera HR under mötet så att du kan svara på eventuella frågor och säkerställa att nödvändig pappersarbete är signerat.
• Planera för övergången: Tänk på om du kan ge två veckors varsel eller avgångsersättning för att stödja dem medan de landar sin nästa roll. En anställning som inte fungerar på ditt team kan vara den perfekta matchen för ett annat företag. Det är en bra idé att ha en solid plan för hur den anställde kommer att övergå från sin roll. 
• Försök inte göra för mycket: Avslutning är en process, inte en enskild händelse. Försök inte att göra allt på en gång. Fokusera på de viktigaste uppgifterna och ta hand om dem en i taget.
• Håll kontakt: Ditt jobb är att utveckla dem som är under dig, vilket inkluderar att säga adjö. Avslutning är en nyckelmilstolpe där du kan visa att du fortfarande stöder den anställdes karriärtillväxt. Låt inte den anställde gissa om huruvida du skulle vara en positiv referens för dem senare. Om din rapport går över och bortom med att dokumentera företagsinformation, projekt och processer för att stödja den som tar på sig deras ansvar, skicka dem ett meddelande för att säga tack. Erbjud att vara en referens eller introducera dem inom ditt nätverk om du kan. Eftersom de flesta jobbansökningar är online, går en positiv rekommendation på LinkedIn långt mot att hjälpa dem i deras nästa karriärfas.

Avslutningschecklista

För att se till att avslutningsprocessen är så smidig som möjligt, finns det vissa uppgifter som måste slutföras. Denna checklista hjälper dig att se till att du inte missar något.

1. Arbeta med HR: Så snart du vet att en anställd lämnar, informera HR så att de kan börja avslutningsprocessen. Om du är ny inom avslutning, se till att du har en tidig konversation om hur man dokumenterar dålig prestation eller andra problem så att företaget skyddas juridiskt.
2. Meddela relevanta parter: När en anställd lämnar ett företag är det viktigt att meddela relevanta parter. Detta inkluderar HR-avdelningen, den anställdes chef och eventuella teammedlemmar de har arbetat nära. Större nedskärningar av arbetsstyrkan kräver en företagsövergripande kommunikationsplan.
   

1. Återlämna företagets egendom: All företags egendom måste återlämnas innan en anställd lämnar. Detta inkluderar bärbara datorer, telefoner, kreditkort, nycklar och andra föremål som de har fått för arbetsändamål.
2. Förstöra konfidentiell information: All konfidentiell information som den anställde har kan behöva förstöras. Detta inkluderar papperskopior av dokument samt digitala filer.
3. Genomföra en avslutningsintervju: En avslutningsintervju är ett tillfälle för arbetsgivaren att lära sig mer om varför den anställde lämnar och få feedback på deras tid i företaget. Det är också en möjlighet för den anställde att ställa eventuella frågor de kan ha.
4. Avsluta eventuell slutkompensation: Det sista steget är att skicka eventuell kompensation eller avgång som har kommit överens om. Detta inkluderar att se till att all relevant pappersarbete är signerat och att alla slutbetalningar görs.

Avslutningsprocessen är viktig för att säkerställa en smidig övergång för både arbetsgivaren och den anställde. Med denna avslutningschecklista kan du se till att alla nödvändiga uppgifter slutförs och att alla inblandade känner sig respekterade och uppskattade.

Bästa praxis för avslutning

Förutom checklistan finns det några bästa praxis att tänka på när du avslutar en anställd.

• Var respektfull: Sättet du behandlar varje anställd reflekterar på företaget och är något teamet kommer att minnas. Avslutning är en chans att visa din uppskattning för deras bidrag till företaget. 
• Håll det professionellt: Avslutning bör hanteras med professionalitet. Undvik några personliga attacker eller konfrontationer.
• Var tydlig: Avslutning kan vara en förvirrande och känslomässig tid för alla inblandade. För att undvika förvirring, se till att du är tydlig med vad som händer och varför. Var beredd att dela med dig av transparens för att upprätthålla teamets förtroende samtidigt som du tydligt förstår de gränser du behöver hålla med konfidentialiteten för företaget. 
• Ge lämpligt varsel: Beroende på situationen kan du behöva ge dina anställda två veckors varsel (eller mer) innan de lämnar. När det är möjligt, ge dem tid att avsluta eventuella lösa ändar och säga adjö till sina kollegor.
• Säkerställ transparens: När en anställd lämnar ett företag är det viktigt att meddela de relevanta parterna. Detta inkluderar HR-avdelningen, den anställdes chef och eventuella andra teammedlemmar de har arbetat nära. Transparens under dessa samtal kommer att hjälpa till att upprätthålla förtroende och produktivitet under övergången.

Avslutningsprocessen är en viktig del av att hantera vilket företag som helst. Med dessa bästa metoder kan du hålla relationerna positiva och helt avsluta eventuella lösa ändar. 

Bästa praxis för att avsluta kompensation och avgång

När en anställd lämnar ett företag är det viktigt att ha en plan för hur deras avgångsbetalning och förmåner kommer att hanteras. Var beredd att omedelbart dela slutkompensationsdetaljer med den anställde om du meddelar dem att de kommer att lämna företaget. Arbetsgivaren bör ge den anställde ett tydligt avgångsavtal som beskriver villkoren för deras avgångsbetalning och förmåner. Den anställde bör också ges en rimlig tid att granska avtalet och ställa eventuella frågor de kan ha.

Det är också viktigt att komma ihåg att avgångsbetalning och förmåner är föremål för beskattning. Arbetsgivaren bör hålla inne lämpliga skatter innan slutbetalningen görs till den anställde.

Hur man bestämmer avgång

Det finns ett par faktorer att överväga när man bestämmer avgång. Dessa frågor kommer att hjälpa dig att fatta ett beslut som är i alla inblandades bästa intressen. 

• Hur länge har den anställde varit anställd på företaget? Generellt gäller att ju längre en anställd har varit på ett företag, desto mer avgång har de rätt till.
• Har den anställde ett anställningsavtal? Om en anställd har ett kontrakt kan villkoren i kontraktet avgöra hur mycket avgångsvederlag de är berättigade till.
• Varför slutar den anställde? Om den anställde slutar frivilligt kommer de vanligtvis att vara berättigade till mindre avgångsvederlag än om de blev uppsagda eller avskedade.

Bestämma avgångsvederlag kan vara svårt, men det är viktigt att säkerställa att du är rättvis mot både arbetsgivaren och den anställde. 

Frågor och svar om offboarding

Vad bör ingå i offboarding?

För att säkerställa att du inte missar något vill du:

1. Arbeta med HR innan du vidtar åtgärder med den anställde. Se till att du vet vad som behöver kommuniceras eller dokumenteras och möta dessa behov innan du kontaktar den anställde.
2. Informera relevanta parter, inklusive HR-avdelningen, den anställdes chef och eventuella nära teammedlemmar. Du kan också överväga företagsomfattande kommunikationer vid behov. 
3. Säkerställ att all företagsägda egendom återlämnas, inklusive bärbara datorer, telefoner, kreditkort och nycklar.
4. Förstöra konfidentiell information i papperskopior och digitala filer.
5. Genomför en avslutningsintervju för att ta reda på mer om varför en anställd slutar och få feedback om sin tid på företaget. Anställda kan också ställa eventuella återstående frågor under detta möte.
6. Avsluta eventuell slutlig ersättning enligt överenskommelse. Detta inkluderar att säkerställa att all relevant papper är undertecknad och eventuella slutliga betalningar görs.
7. Lär av företagets erfarenheter och inkludera eventuella processförbättringar i en enda källa av sanning som Guru för att förhindra att problem återkommer.

Hur kan jag förbättra min offboarding?

Offboarding är lika viktigt som onboarding. Faktum är att många skulle hävda att det är ännu viktigare eftersom en dålig offboardingupplevelse kan förstöra relationen du byggt med en anställd – eller med ett helt team. Arbetskraftsminskningar, om de hanteras dåligt, kan väcka offentlig granskning. 

De bästa offboardingprocesserna har dessa gemensamt:

1. Processen är planerad och dokumenterad för rätt intressenter i en enda källa av sanning. Offboarding bör vara en avsiktlig process, inte något som lämnas att klura på i en hast.
2. Kommunicera tidigt och ofta. Vänta inte tills sista minuten med att prata om offboarding. Ju tidigare du börjar konversationen med intressenter i övergången, desto bättre.
3. Var tydlig med vad som händer. Offboarding kan vara en förvirrande och stressande tid för alla inblandade. Se till att du är tydlig med vad som händer och varför. Var beredd att svara på frågor genom att förutse dem.
4. Se till att alla vet sin roll. Offboarding är en teameffort för HR, IT, Operations, ledarskap och chefer, så se till att alla involverade vet sin roll i processen.
5. Var flexibel. Offboarding är inte en process som passar alla. Var beredd att skräddarsy din offboardingprocess till individen och omständigheterna. Om det finns en större uppsägning, utrusta hela ditt ledningsteam med transparent information och stöd för att säkerställa att de kan övergånga människor smidigt.
6. Glöm inte de små detaljerna. Det är lätt att fastna i den stora bilden, men glöm inte de små stunderna av empati, kommunikation och transparens som kan göra stor skillnad för ditt teams engagemang på lång sikt. 
7. Följ upp efteråt. Offboarding slutar inte när personen lämnar. Se till att du följer upp efter att de har gått för att höra hur teamet mår och med den tidigare anställde för att se hur allt går.

Med lite planering och ansträngning kan du se till att alla har en smidig övergång. Förbättra din offboarding så förbättrar du ditt rykte som ledare, stärka dina relationer, bygga ditt nätverk och hjälpa till att säkerställa högre anställdas tillfredsställelse. 

Vad är ett offboardingbrev?

Ett offboardingbrev är en formell avisering som anger att en anställd lämnar företaget. Det skrivs vanligtvis av HR-avdelningen och innehåller information om den anställdes slutliga lön, förmåner och andra relevanta uppgifter.

Vad bör ingå i ett offboardingbrev?

Varje offboardingbrev måste innehålla:

• Datum för den anställdes sista arbetsdag
• Datum och metod för betalning av den slutliga lönen
• Uppgifter om eventuella utestående semester- eller sjukdagar
• Information om fortsatt täckning av sjukförsäkring
• Instruktioner för återlämnande av eventuell företagsägd egendom (t.ex. bärbar dator och nycklar)

Kan jag skriva mitt eget offboardingbrev? 

Ja, du kan skriva ditt eget offboardingbrev. Men det är viktigt att se till att brevet innehåller all nödvändig information och är skrivet i en professionell ton. Om du är osäker på vad som ska ingå eller hur brevet ska formateras är det bäst att rådgöra med HR eller en juridisk rådgivare.

Vad är skillnaden mellan ett offboardingbrev och ett avgångsbrev?

Ett offboardingbrev skrivs vanligtvis av HR-avdelningen och innehåller information om den anställdes slutliga lön, förmåner och andra relevanta uppgifter. Ett avgångsbrev är ett dokument som inleds av den anställde som anger avsikten att lämna företaget. 

Mallen för avgångsbrev nedan hjälper dig att formellt meddela din chef. 

Vilka är de vanligaste misstagen folk gör under offboarding?

Ett vanligt misstag vid offboarding är att inte kommunicera processen till den avgående anställde. Detta kan lämna den anställde känsla osäker och stressad över vad som kommer hända härnäst. Se till att du tydligt förklarar offboardingprocessen för dina anställda så att de vet vad de kan vänta sig.

Ett annat vanligt misstag vid offboarding är att försumman att samla in viktiga underskrifter eller företagsägda egendom från den avgående anställde. För dem som arbetar på kontoret, bör objekt som bärbara datorer, företagskreditkort, nycklar och ID-brickor samlas in innan den anställde går för att förhindra problem. För fjärranställda kan du dela instruktioner för att återlämna eventuell företagsägd egendom via FedEx eller en annan försäkrad fraktmetod.

Slutligen är ett annat misstag som företag ibland gör att inte överföra viktig kunskap och information till den avgående anställdes ersättare. Detta kan lämna de som stannar kvar känna sig överväldigade och underbereda. Se till att du avsätter tid för att överföra eventuell viktig kunskap och information till ersättaren innan den avgående anställde lämnar till en enkel källa av sanning som Guru. Detta kommer att hjälpa till att säkerställa en smidig övergång för alla inblandade.