Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

Pandemin har förändrat sättet vi arbetar på för alltid. Före pandemin på kontoret kunde du gå fram till en kollega och ställa frågor om en process eller ett dokument du behövde för att slutföra en uppgift. Post-pandemin med distansarbetare hemma, passerar allt genom långa e-posttrådar. 

Detta innebär att uppgifter inte blir slutförda i tid, anställda är frustrerade eftersom de inte kan få tillgång till den information de behöver för att arbeta effektivt, och team känner sig inte motiverade att dyka upp.

När du överväger att 51% av anställda är disengagerade på arbetet och 85% av anställda motiveras av effektiv företagskommunikation, är det tydligt att se kopplingen mellan att ha ett interna kommunikationssystem och anställdas produktivitet.

Över tid blir ditt företags intranät den enda informationskällan för anställda. Affärsintranät tillhandahåller en ram för dina anställda att arbeta effektivt. Det uppmuntrar även anställdas engagemang, teamarbete och kommunikation i en distansarbetsplats. 

Oavsett om du är på jakt efter mjukvara för ett litet intranät eller behöver en företagslösning för ett stort företag, kommer de tips och mallar vi delar i den här artikeln att hjälpa dig att göra rätt val när du handlar efter en affärsintranetsprogramvara och säkerställa att hela ditt team har den information de behöver för att göra sitt bästa arbete.

‍Vad är intranetsprogramvara?

Intranetsprogramvara är en privat och säker kommunikationsplattform som endast kan nås av interna anställda. 

Ditt företags intranät fungerar som den centrala åtkomstpunkten för interna och externa resurser som gör att dina anställda kan samarbeta, kommunicera, dela kunskap och annan information.

Ett affärsintranät gör det enkelt att förstärka företagskulturen och samordna team. Om det görs rätt kan det öka anställdas engagemang, produktivitet på arbetsplatsen och främja relationer.

Deloittes forskning visar att företag med starka interna nätverk är 7% mer produktiva. Intranetsprogramvara sparar också tid och pengar, vilket resulterar i betydande kostnadsbesparingar uppskattade till $1 miljon.

Hur fungerar intranäten?

Både intranät och internet fungerar över standarden för kommunikation för Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) som kopplar samman värdar med användare över ett nätverk.

Tidigare behövde du ett lokalt nätverk för att koppla upp mot ett företags intranät. Lyckligtvis, med moderna intranätlösningar, kan företag koppla upp sig på distans via intranetplattformar som Guru som förenar intern kommunikation.

Några av intranätens funktioner inkluderar:

• Ett företagswiki eller dokumentförråd där anställda delar eller hittar dokument för arbetsuppgifter
• Ett internt socialt nätverk som främjar personliga relationer på arbetsplatsen
• Ett samarbetsutrymme där anställda arbetar tillsammans på projekt 
• Plattform för onboarding av anställda för att träna nya anställda och hjälpa dem att komma in i företaget i sin egen takt
• Uppdaterad intern kunskapsbas för att hålla anställda på samma spår med expertverifierad information

Vilka är fördelarna med att använda intranetsprogramvara?

Förbättra intern kommunikation

Rapporten om kostnaden för dålig kommunikation uppskattar att den genomsnittliga organisationen förlorar 62,4 miljoner dollar per år på förlorad produktivitet till följd av kommunikationshinder.

Istället för långa e-posttrådar som pågår för alltid, gör intranät det enklare för alla att kommunicera snabbt.

Memos cirkulerar snabbare, dina favoritappar (som Slack) är integrerade, och feedback delas i realtid.

Förenkla onboarding av anställda

Enligt Forbes lämnar 20% av nya anställda inom 45 dagar. Det beror på att dålig onboarding leder till lägre engagemang hos anställda, lägre självförtroende och brist på förtroende för företaget.

Moderna intranätplattformar effektiviserar onboardingprocessen för nya anställda. Dina nya teammedlemmar känner sig välkomna och utrustade för att utföra sitt jobb. 

Produktiviteten ökar när informationen är lätt att hitta. Istället för att navigera mellan flera lösningar, gör onboardingprogramvara för anställda som Guru det enklare för nya anställda att få tillgång till onboardingkunskap från en central plattform. 

Gör det enklare att hitta information 

Den genomsnittliga anställda är endast produktiv i 2 timmar och 53 minuter per dag. Att hitta information är en av de saker som orsakar distraktioner på arbetet. När avbrott sker tar det i genomsnitt 23 minuter och 15 sekunder att komma tillbaka på rätt spår.

Den enkla handlingen att placera all din företagskunskap på en central plattform förbättrar produktiviteten. Det gör att dina anställda kan fokusera på arbetet istället för att slösa tid på att gräva igenom digitala enheter, föråldrade manualer eller spridda Google-dokument. 

Uppmuntra kunskapsdelning 

Datasilos gör information otillgänglig för andra avdelningar. 

Dessa är de negativa konsekvenserna av att inte ha en kunskapsdelande kultur:

• Ineffektivitet hindrar produktivitet
• Teknisk kunskap är begränsad till få personer inom organisationen
• Information och data kan dupliceras och senare konfliktera, vilket ökar både lagringskostnader och förvirring. 

Jämför med dessa fördelar med intern kunskapsdelning:

• Att prioritera kunskapsdelning uppmuntrar anställda att samarbeta och ta emot feedback. Anställda är mer öppna för att ställa frågor och ta emot feedback utan rädsla
• Ökad innovation eftersom idéer flödar fritt när teammedlemmar låser upp sin kreativitet
• Behåll institutionell kunskap och stäng kunskapsluckorna som finns i din organisation
• Spara tid genom att inte återuppfinna hjulet eftersom lösningar redan finns

Bygg en intern samarbetskultur 

Företag som använder interaktiva intranät har sett en 20% ökning i produktivitet och en 24% minskning av personalomsättningen. 

Moderna intranät fungerar också som en centraliserad plattform där anställda kan samarbeta i projekt. De eliminerar fysiska gränser som hindrar teamwork och ersätter dem med intranätfunktioner som företags sökning, personkataloger, processdokumentation och andra applikationer som gör samarbete och kommunikation enkelt.

Intranät integreras också med sociala plattformar som Slack och Microsoft teams som minskar interna e-postmeddelanden och förbättrar omedelbar feedback med funktioner som gruppchatt, direktmeddelanden och videokonferenser.

När anställda uppmuntras att säga ifrån, hjälpa varandra mer och samarbeta, finns det en möjlighet till en positiv företagskultur som leder till en engagerad arbetsstyrka.

Minska synkrona kommunikationer

Synkron kommunikation sker i realtid mellan två eller fler personer. Exempel inkluderar videokonferenser och telefonsamtal. I grund och botten kräver det ett omedelbart svar på en fråga. Det är mycket press att alltid vara “närvarande” även när du inte känner för det.

Moderna intranät bör göra det enkelt att anta en asynkron kommunikationsinställning, vilket ger alla tillgång till information i realtid utan att kräva att en faktisk person svarar på en fråga och låta teamet slippa stora gruppmöten som suger upp tid från flera kalendrar, kommunicera bättre med varandra och spendera mer tid på intäktsgenererande uppgifter.

Förbättra anställdas upplevelse 

Fler företag skiftar till en medarbetarcentrerad arbetsplats. En Deloitte-studie visar att 88% av de anställda och 94% av ledningen tycker att en distinkt företagskultur leder till affärssuccé.

Arbetsgivare har ett incitament att erbjuda bra arbetsmiljöer för sina anställda, och det är lättare att känna sig som en del av en företagskultur när du använder ett intranät som uppmuntrar aktiv kommunikation och håller de anställda kopplade till sina team. 

Motivera anställda 

Det finns många sätt som ett företagsintranät motiverar anställda. Istället för att hysa kunskap, använder chefer och seniora medarbetare processdokumentation för att dela kunnskap.

Gamification-funktioner på ett intranät kan leda till vänskapliga tävlingar där utmärkta anställda erkänns för positivt beteende eller nått ett lovvärt milstolpe. Du kan ge anställda märken eller till och med erbjuda ett belöningssystem för Månadens Anställd inom ditt intranät. 

Bygg en kunskapsdriven kultur 

Anställda måste känna sig bekväma om du vill uppmuntra kunskapsdelning, samarbete och att be om feedback. Det måste finnas en öppen kultur som uppmuntrar till delning av åsikter och tankar även när det inte är vad du vill höra. Faktum är att 87% av människor vill jobba för ett transparent företag.

Ett intranät kan hjälpa dig att uppnå målet om transparens och öppet arbete. Med verktyg som Guru kan vem som helst bidra, kommentera eller gilla vad som delas inom din arbetsplats. Delad kunskap verifieras av experter och uppdateras regelbundet för att säkerställa att den förblir den enda sanna informationskällan inom din organisation.

När du uppmuntrar dina anställda att öppna sig på jobbet bygger de starkare relationer med sina lagkamrater vilket leder till förtroende, innovation och produktivitet.

Vilka funktioner bör intranetsprogramvara ha? 

1. Notifikation 

Välj ett intranetsystem med responsiva notifikationsvarningar. Det bör notera för dina anställda när en lagkamrat delar information som är relevant för deras jobb. Exempel inkluderar avdelning- eller företagsnyheter, dagliga uppgifter som skickas genom ett arbetsflöde eller svar på en fråga de har ställt.

2. Kommentarsmöjligheter 

En av de främsta anledningarna till att implementera intranät är att arbeta och kommunicera snabbare som ett team. Ett intranetsprogramvaruverktyg tillåter trådade kommunikationer som att kommentera på wikis eller företagsforum. 

Intranätet bör utformas för att uppmuntra deltagande och delande av idéer som leder till snabbare lösningar.

Kommentarer bör markeras som lösta så att kunskapsartiklar hålls prydliga och läsare inte blir förvirrade av kommentarer som redan har adresserats.

3. Chatintegration 

Meddelande är ett av de bästa sätten för anställda att diskutera idéer, projekt och få den information de snabbt behöver. Chatintegration sparar tid som spenderas på att vänta på e-post och tillhandahåller en central plattform för anställda att sträcka sig ut när de behöver hjälp

Att inkludera chatintegration med intranetsprogramvara gör problemlösningen snabbare. Ingen anledning att hoppa in på ett möte när du kan kommunicera i Slack. 

Bonuspoäng om ditt intranät låter dig utföra Slack-åtgärder som att fånga kunskap eller dela svar från kunskapsbasen. Andra meddelandefunktioner att leta efter inkluderar gruppchattar, robusta sökalternativ och fildelning.

4. Intuitiv sökning 

När ditt företag växer blir det svårt att få information. En intuitiv sökning gör det enklare och snabbare att hitta allt från personalinformation till dokument och tidigare artiklar. 

När du använder ett intranät med dåliga sökfunktioner spenderar anställda mer tid på att leta efter resurser vilket leder till frustration och missnöje med ditt företags intranät. 

Sökningsfunktionen bör spara tid och hjälpa anställda att navigera intranätet för att hitta vad de behöver.

5. En enda sanningskälla 

Ditt företags intranät måste fungera som den enda sanna informationskällan som anställda kan lita på och acceptera. De flesta traditionella intranät misslyckas eftersom de blivit en soptipp för föråldrade dokument.

Guru lindrar detta problem genom att föreslå experter inom avdelningen som kan verifiera information på ditt intranät. Guru skickar också ut meddelanden för att uppdatera information med angivna intervall för att säkerställa att innehållet på ditt intranät alltid är relevant och korrekt. 

6. Mobilapp 

Nästan fem miljarder människor äger en smartphone. Välj ett intranät med en mobilapp så att anställda kan förbli anslutna oavsett vilket enhet de använder. 

En mobilapp gör det möjligt för anställda att få viktiga uppdateringar, vilket gör dem mer lyhörda för situationer när de uppstår.

När intranätet är lättillgängligt hålls teammedlemmar produktiva, vilket översätts till högre intäkter för din organisation. 

7. Responsiv design 

Digital Strategy Consulting rapporterar att 60% av anställda använder appar på sina mobila enheter för arbetsrelaterade aktiviteter. Fierce Mobile IT tillägg att 71% av anställda lägger över 2 timmar i veckan på att få tillgång till företagsinformation mobil.

Att implementera mobilresponsiva designlösningar säkerställer att anställda får en fantastisk användarupplevelse oavsett vilken enhet de använder. Oavsett om de är hemma eller borta från sin stationära dator kan anställda logga in på sin arbetsplats för att ta del av information och interagera sömlöst.

8. Fantastisk användarupplevelse 

Engagemanget lider utan en bra digital upplevelse. Digital upplevelse innefattar intuitiv layout, användbarheten av intranätplattformen, integrationer med tredje part, att införliva intern varumärkning, och att balansera sociala interaktioner med arbetsrelaterat innehåll. En fantastisk digital upplevelse gör anställda entusiastiska över att använda intranätet och sätta sin prägel på det.

9. Dokumenthantering 

Dokumenthantering är en funktion som måste vara ett grundelement i varje intranätplattform. Eftersom du odlar en kultur av kunskapsdelning, är det viktigt att ha en integrerad plattform som gör det enkelt att skapa, redigera, dela och ta bort dokument inom en organisation.

10. Företagswiki och filhantering 

En intern wiki är en kärnfunktion av ett intranät eftersom den gör det möjligt för anställda att samarbeta för att lägga till, redigera och underhålla innehåll som är relevant för ditt företag. Där traditionella intranät är otydliga och överdrivet komplexa gör interna wikis som Guru det enkelt att söka, redigera och navigera inom en innehållshierarki.

När du implementerar en företagswiki, spenderar ditt team mindre tid på att leta efter information och mer tid på att vara produktiva.

Det är viktigt att välja ett intranät som integreras med andra verktyg för kunskapshantering, möjliggör korslänkning mellan wiki-sidor, och tillhandahåller behörigheter och åtkomsthantering.

11. Analys för att förbättra prestanda

Din intranätlösning bör ge insikt i hur och var kunskap används samt påverkan av företagets kunskap på anställdas prestation.

Du kan använda analyser för att spåra vilket innehåll som visas mest, vilka obesvarade ämnen som anställda söker efter och om ditt team tycker att publicerat innehåll är hjälpsamt eller inte.

12.  Organisationsschema 

För att underlätta långsiktig planering måste organisationsscheman vara tillgängliga så att alla vet vem som ansvarar för specifika funktioner och vem som gör vad. Organisationsscheman är praktiska när flera avdelningar behöver samarbeta om stora projekt.

10 Intranätsprogramvarulösningar att välja mellan

Guru 

Om Guru

Guru är din interna wiki som gör det enkelt att skapa, dela och hitta expertgodkänd kunskap. Istället för att dokument finns på olika platser, fångar Guru den information du behöver oavsett var den finns. 

Från Slack-trådar till Google Docs, Asana-projekt, och i tankarna på dina mest erfarna anställda blir din företagsinformation och expertis den enda sanningskällan.

Hur skiljer sig Guru från andra intranetsprogram?

Intern kommunikation

Guru förbättrar anställdakommunikationen och gör information tillgänglig för alla när de behöver det. Använd Gurus meddelandefunktion för att bryta igenom meddelandetrötthet och säkerställa att dina anställda får dina viktigaste uppdateringar.

Produktmöjliggörande

Från produktidé till insamling av kundfeedback ger Guru produktteam en enda sanning för produktkunskap. 

Istället för att hantera samma frågor upprepade gånger kan chefer och företagsexperter dela sin expertis och säkerställa att produktinformation alltid verifieras av ämnesexperter och uppdateras regelbundet.

Dessutom har kundinriktade team nu förtroendet att snabbt hitta svar i din företags intranetsprogram och svara på frågor korrekt.

Anställd onboarding

Gurus onboardingsoftware nivellerar spelplanen för nya anställningar så att de enkelt kan hitta den information de behöver för att bli produktiva teammedlemmar.

Istället för att skynda på onboardingprocessen eller överväldiga anställda med information kan du ge dem möjlighet att ombordstiga i sin egen takt. Det är billigare, snabbare och mer effektivt. 

Chefer kan automatisera onboarding, spåra anställdas framsteg, konsolidera företagets kunskap för att eliminera förvirring och fylla kunskapsluckor i din onboardingprocess.

Blink 

Tillgång till nyckelinformation kan rädda liv. Blink håller frontlinjearbetarna uppdaterade med data som är relevant för deras yrke. Informationen hjälper vårdgivare att hålla sig informerade om transporter, logistik och facilitetsförvaltning. Blink ersätter tråkiga artiklar på ditt intranät med engagerande innehåll från frontlinjen. 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint fungerar som ett mobilt intranät för småföretag och företag. Microsoft SharePoint erbjuder en mängd byggstenar för att skapa ett företagsintranät. 

Med SharePoint kan dina anställda skapa funktionella intranät-sidor snabbt utan att ha kodningskunskaper. SharePoint möjliggör också lagring, hämtning, arkivering, sökning och hantering av elektroniska dokument.

Se hur Guru och Sharepoint jämförs. 

Yammer 

Yammer är ett internt privat nätverk som låter team samarbeta över geografiska områden, avdelningar och affärsapplikationer. Du kan köpa Yammer tillsammans med Microsoft Office 365 eller som en fristående produkt.

För småteamsamarbete möjliggör Yammer skapandet och gå med i privata/offentliga grupper tillsammans med möjligheten att dela uppdateringar inom gruppen.

Nyckelfunktioner inkluderar företagsmikroblogging, fildelning, företagskatalog, innehållstagging och privat meddelande. 

Simpplr 

Simpplr är en molnbaserad intranetsprogramvara som fokuserar på att erbjuda en användarupplevelse som är lätt att använda. Tänk på Simpplr som en digital arbetsyta där kollegor kan dela evenemang och arbetsframsteg.

Simpplr använder adaptiv personalisering för att skicka relevant innehåll till rätt personer vid rätt tidpunkt. Innehållet personifieras för varje anställd så att de kan se affärsnyheter, inhemska videor och evenemang som betyder något för dem. 

Staffbase 

Staffbase är en app för intern kommunikation för stora organisationer. Staffbase tillhandahåller en central plattform för anställda att idéa, skapa och publicera innehåll. Du kan anpassa appen med varumärkesegenskaper och använda push-notiser för att skicka relevant information till anställda.

Jostle 

Jostle är en social nätverkslösning och avlägset intranät som erbjuder användarvänlig visualisering för att förenkla komplexa processer. 

Anställda kan diskutera ämnen, dela idéer och samarbeta i en stängd eller öppen miljö. Använd teammatriser för att se vem som hanterar en specifik uppgift. Du kan också filtrera anställda efter avdelning, plats eller andra smarta sökfilter.

Huvudfunktioner för Jostle inkluderar direkt resursförvaltning, anställd katalog och integration med Google Drive och OneDrive.

Workvivo 

Workvivo är en plattform för anställdas engagemang som kombinerar funktionerna hos ett intranät, socialt nätverk och anställd app för att erbjuda en helhetsdigitalupplevelse. Huvudfunktioner för Workvivo inkluderar nyhetsflöde, anpassning av enkäter, anställd pulsundersökningar och kamrat erkännande.

Claromentis 

Claromentis är en digital arbetsplats som erbjuder anställda ett interaktivt utrymme för samarbete, kommunikation, kunskapsdelning och uppgiftshantering.  

Claromentis är utformat för att förena alla verktyg som anställda använder för att de ska hålla kontakten med sitt arbete oavsett var de är. Claromentis kombinerar moderna intranetslösningar med e-lärande, e-former och projektledning.

Samepage 

Samepage är en social intranetsprogramvara som erbjuder realtids dokumentkollektiv med fildelning, intern kommunikation, och uppgiftshantering. 

Huvudfunktioner för Samepage inkluderar uppgiftsbräda, mapproller, dokumentation, innehållssamtal, kalkylblad och tankekartor.

Workplace by Facebook 

Workplace by Facebook är ett kommunikationsverktyg som kopplar ihop både avlägsna och kontorsanställda. Det är som din vanliga Facebook-flöde men med en instrumentpanel som fungerar som ett företagsintranät. 

Anställda kan gilla varandras arbetsframsteg, skicka privata meddelanden, dela live-videor och hålla varandra informerad. Workplace by Facebook inkluderar också ett internt bibliotek för dina anställda att hitta interna resurser från en central plats.

Huvudfunktioner inkluderar livesändningar, grupper, kunskapsbibliotek, nyhetsflöde och integrationer med verktyg som Google Drive och Office365.

Välj ett intranetsprogram som stöder ditt arbetsflöde 

Ett intranät säkerställer effektiva arbetsflöden genom engagerande innehåll, kommunikationskanaler och en samarbetsinriktad kultur som uppmuntrar kunskapsdelning.

När du väljer ett intranetsprogram, skriv ner de nödvändiga funktionerna och trevliga att ha funktioner du behöver. Prioritera intranätslösningar som erbjuder AI-driven sökfunktionalitet, intelligenta notifieringar, CMS och integrationer med andra applikationer i ditt arbetsflöde.

Välj ett intranetsprogram som är skalbart och växer med ditt team. Om du kommer att behöva API och anpassningsbar kodning, är det också viktigt att fråga. Begär en demo för att testa intranätet innan du åtar dig en betald plan.