Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

การแพร่ระบาดได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเราไปตลอดกาล ก่อนการแพร่ระบาดที่สำนักงาน คุณสามารถเดินไปหาคอลีกร่วมงานและตั้งคำถามเกี่ยวกับกระบวนการหรือเอกสารที่คุณต้องการเพื่อทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ หลังการแพร่ระบาดซึ่งมีคนทำงานจากที่บ้าน ทุกอย่างต้องผ่านทางอีเมลที่ยาวนาน

นี่หมายความว่างานต่างๆ ไม่สามารถทำให้เสร็จได้ตามเวลา พนักงานรู้สึกหงุดหงิดเพราะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นเพื่อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทีมงานก็ไม่ได้รับแรงจูงใจที่จะเข้ามาทำงาน

เมื่อคุณพิจารณาว่า 51% ของพนักงาน เกิดความไม่เอาใจใส่ต่อการทำงานและ 85% ของพนักงาน มีแรงจูงใจจากการสื่อสารขององค์กรที่มีประสิทธิภาพ จึงชัดเจนว่าสิ่งนี้เชื่อมโยงกันระหว่างการมีระบบการสื่อสารภายใน และผลผลิตของพนักงาน

เมื่อเวลาผ่านไป Intranet ของบริษัทคุณจะกลายเป็นแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับพนักงาน Intranets ทางธุรกิจจะจัดให้มีกรอบสำหรับพนักงานของคุณเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ มันยังส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน ความร่วมมือของทีม และการสื่อสารในที่ทำงานที่ห่างไกล

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ Intranet ขนาดเล็กหรือคุณต้องการโซลูชันระดับองค์กรสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ เคล็ดลับและแม่แบบที่เราจะแบ่งปันในบทความนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ถูกต้องเมื่อเลือกซื้อซอฟต์แวร์ Intranet สำหรับธุรกิจและทำให้แน่ใจว่าทั้งทีมของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานให้ดีที่สุด.

‍ซอฟต์แวร์ Intranet คืออะไร?

ซอฟต์แวร์ Intranet เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่เป็นส่วนตัวและปลอดภัยซึ่งเข้าถึงได้เฉพาะพนักงานภายในเท่านั้น 

Intranet ของบริษัทของคุณทำหน้าที่เป็นจุดเข้าถึงกลางสำหรับทรัพยากรภายในและภายนอกที่ทำให้พนักงานของคุณสามารถทำงานร่วมกัน สื่อสาร แบ่งปันความรู้และข้อมูลอื่นๆ ได้

Intranet สำหรับธุรกิจทำให้การเสริมสร้างวัฒนธรรมของบริษัทและการจัดทีมเป็นเรื่องง่าย ถ้าทำได้ถูกต้อง มันสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน ผลผลิตในที่ทำงาน และส่งเสริมการสร้างความสัมพันธ์

การวิจัยของ Deloitte แสดงให้เห็นว่าบริษัทที่มีเครือข่ายภายในที่แข็งแกร่งมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 7% ซอฟต์แวร์ Intranet ยังช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ส่งผลให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายที่สำคัญ ประมาณ $1 ล้าน.

Intranet ทำงานอย่างไร?

ทั้ง Intranet และ Internet ทำงานผ่านมาตรฐานการสื่อสาร TCP/IP ที่เชื่อมโยงโฮสต์เข้ากับผู้ใช้ทั่วทั้งเครือข่าย

ในอดีต คุณต้องมีเครือข่ายท้องถิ่นเพื่อเชื่อมต่อกับ Intranet ของบริษัท โชคดีที่ด้วยโซลูชัน Intranet สมัยใหม่ บริษัทต่างๆ สามารถเชื่อมต่อได้ทางไกลผ่านแพลตฟอร์ม Intranet เช่น Guru ที่รวมการสื่อสารภายใน

ฟังก์ชันบางอย่างของ Intranet ได้แก่:

• Wiki ของบริษัทหรือที่เก็บเอกสารที่พนักงานแชร์หรือค้นหาเอกสารสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย
• เครือข่ายสังคมภายในที่ส่งเสริมความสัมพันธ์ส่วนตัวในที่ทำงาน
• พื้นที่ทำงานร่วมกันที่พนักงานทำงานร่วมกันในโครงการ
• แพลตฟอร์มการสอนพนักงานใหม่เพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่และช่วยให้พวกเขาปรับตัวเข้ากับการทำงานตามจังหวะของตัวเอง
• ฐานข้อมูลความรู้ภายในที่อัปเดตเพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้สำหรับพนักงาน

ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์ Intranet คืออะไร?

ปรับปรุงการสื่อสารภายใน

รายงานต้นทุนของการสื่อสารที่ไม่ดีประเมินว่าค่าเฉลี่ยองค์กรสูญเสีย $62.4 ล้านต่อปี ในผลิตภาพที่สูญเสียไปจากอุปสรรคการสื่อสาร

แทนที่จะต้องสนทนากันทางอีเมลยาวๆ ซอฟต์แวร์ Intranet ทำให้พนักงานสามารถสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว

บันทึกแถลงการณ์มีการหมุนเวียนได้อย่างรวดเร็ว แอปที่คุณชื่นชอบ (เช่น Slack) เชื่อมต่อกัน และมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในเวลาเดียวกัน

ทำให้กระบวนการ onboarding ของพนักงานใหม่ง่ายขึ้น

ตามรายงานของ Forbes 20% ของพนักงานใหม่ จะลาออกภายใน 45 วัน นั่นเป็นเพราะว่ากระบวนการ onboarding ที่ไม่ดีทำให้ความมีส่วนร่วมของพนักงานต่ำ ความเชื่อมั่นต่ำ และขาดความไว้วางใจในบริษัท

แพลตฟอร์ม Intranet สมัยใหม่ช่วยให้กระบวนการอนุกรมพนักงานใหม่เป็นเอกลักษณ์ สมาชิกในทีมใหม่ของคุณรู้สึกได้รับการต้อนรับและมีเครื่องมือในการทำงาน

ผลิตภาพเพิ่มสูงขึ้นเมื่อสามารถหาข้อมูลได้ง่าย แทนที่จะต้องใช้หลายโซลูชัน ซอฟต์แวร์ onboarding ของพนักงาน เช่น Guru ทำให้ง่ายขึ้นที่จะเข้าถึงความรู้ในการอนุกรมพนักงานใหม่จากแพลตฟอร์มกลางหนึ่งเดียว 

ทำให้หาข้อมูลได้ง่ายขึ้น

พนักงานเฉลี่ยสามารถทำงานได้เพียง 2 ชั่วโมง 53 นาทีต่อวัน การหาข้อมูลเป็นสิ่งที่ทำให้พนักงานเสียสมาธิที่ทำงานได้ เมื่อการรบกวนเกิดขึ้น จะใช้เวลาเฉลี่ย 23 นาที 15 วินาที ในการกลับเข้าสู่เส้นทางที่ถูกต้อง

การกระทำที่ง่ายๆ เพียงอย่างเดียวในการรวบรวมความรู้ของบริษัทไว้ในแพลตฟอร์มกลางช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน มันทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำงานแทนที่จะเสียเวลาไปกับการค้นหาข้อมูลในไดรฟ์ดิจิตอล คู่มือที่ล้าสมัย หรือเอกสาร Google ที่กระจัดกระจาย

ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้

ข้อมูลในซิลโอทำให้ข้อมูลไม่สามารถเข้าถึงได้จากแผนกอื่น

นี่คือผลกระทบเชิงลบจากการไม่มีวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้:

• ประสิทธิภาพที่ลดลงขัดขวางการผลิต
• ความรู้เชิงเทคนิคจำกัดอยู่เพียงไม่กี่คนในองค์กร
• ข้อมูลและข้อมูลอาจถูกทำซ้ำและเกิดการขัดแย้งในภายหลัง เพิ่มต้นทุนการจัดเก็บและความสับสน

เปรียบเทียบกับประโยชน์เหล่านี้ของการแบ่งปันความรู้ภายใน:

• การให้ความสำคัญกับการแบ่งปันความรู้จะส่งเสริมให้พนักงานทำงานร่วมกันและได้รับข้อเสนอแนะแบบเปิดเผย พนักงานเปิดรับความเห็นและข้อเสนอแนะโดยไม่มีความกลัว
• นวัตกรรมที่เพิ่มขึ้นเมื่อแนวคิดไหลลื่นเมื่อสมาชิกในทีมสามารถปลดล็อกความคิดสร้างสรรค์ได้
• รักษาความรู้ขององค์กรไว้และเติมเต็มช่องว่างความรู้ที่มีอยู่ในองค์กรของคุณ
• ประหยัดเวลาในการพยายามค้นหาแนวทางใหม่ เพราะโซลูชันมีอยู่แล้ว

สร้างวัฒนธรรมการเป็นพวกพ้องภายใน

บริษัทที่ใช้ Intranet แบบโต้ตอบได้รับการเพิ่มขึ้น 20% ในผลิตภาพและลดลง 24% ในการเลิกจ้างพนักงาน 

Intranets สมัยใหม่ยังทำงานเป็นแพลตฟอร์มกลางที่พนักงานสามารถร่วมมือกันในโครงการต่างๆ พวกเขาลบขีดจำกัดทางกายภาพที่ขัดขวางการทำงานร่วมกันและแทนที่ด้วยฟีเจอร์ Intranet เช่นการค้นหาธุรกิจ คู่มือการสร้างบุคคล เอกสารกระบวนการ และแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่ทำให้การทำงานร่วมกันและการสื่อสาร เป็นเรื่องง่าย

Intranets ยังรวมเข้ากับแพลตฟอร์มสังคมเช่น Slack และ Microsoft teams ที่จะลดอีเมลภายในและปรับปรุงข้อเสนอแนะแบบทันทีด้วยฟีเจอร์เหมือนการแชทกลุ่ม การส่งข้อความทันที และการประชุมทางวิดีโอ

เมื่อพนักงานได้รับการกระตุ้นให้พูดออกมา ช่วยเหลือกันมากขึ้น และร่วมมือกัน จะมีโอกาสสำหรับวัฒนธรรมองค์กรในทางบวกที่นำไปสู่การมีแรงงานที่มีความมุ่งมั่น

ลดการสื่อสารแบบซิงโครนัส

การสื่อสารแบบซิงโครนัสเกิดขึ้นในเวลาจริงระหว่างสองคนขึ้นไป ตัวอย่างรวมถึงการประชุมทางวิดีโอและการโทรศัพท์ พื้นฐานแล้ว มันต้องการให้ตอบสนองในทันทีต่อคำถามหนึ่งคำถาม มันคือความกดดันมากที่จะต้อง "อยู่" ตลอดเวลาแม้ว่าคุณรู้สึกไม่อยากจะเป็น

Intranet สมัยใหม่ควรทำให้การปรับใช้การสื่อสารแบบไม่ซิงโครนัส เป็นเรื่องง่าย โดยให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลได้ในเวลาจริงโดยไม่ต้องการให้คนจริงมาตอบคำถาม และช่วยให้ทีมปลดปล่อยการจัดการประชุมใหญ่ที่ทำให้เวลาในปฏิทินหลายตัวเสียไป สื่อสารกันได้ดีขึ้นและใช้เวลาในการสร้างรายได้มากขึ้น

เพิ่มประสบการณ์ของพนักงาน

บริษัทจำนวนมากกำลังเปลี่ยนไปเป็นสถานที่ทำงานที่มุ่งเน้นไปที่พนักงาน การศึกษาของ Deloitte แสดงให้เห็นว่า 88% ของพนักงานและ 94% ของผู้บริหารเชื่อว่าวัฒนธรรมสถานที่ทำงานที่ชัดเจนจะนำไปสู่วิสัยทัศน์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

นายจ้างมีแรงจูงใจที่จะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีสำหรับพนักงานของตน และมันจะทำให้รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมบริษัทได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณใช้ Intranet ที่สนับสนุนการสื่อสารที่กระตือรือร้นและทำให้พนักงานเชื่อมโยงกับทีมของพวกเขา

กระตุ้นให้พนักงาน

มีหลายวิธีที่ Intranet ของบริษัทกระตุ้นพนักงาน แทนที่จะเก็บความรู้ไว้ ผู้จัดการและพนักงานชั้นนำนำเอกสารกระบวนการมาแบ่งปันความรู้

ฟีเจอร์ Gamification บน Intranet สามารถนำไปสู่การแข่งขันอย่างสันติที่พนักงานที่โดดเด่นได้รับการยอมรับในพฤติกรรมที่ดีหรือการบรรลุมาตรฐานที่น่าชื่นชม คุณสามารถมอบเหรียญให้พนักงานหรือเสนอรางวัลพนักงานแห่งเดือนภายใน Intranet ของคุณ

สร้างวัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้

พนักงานต้องรู้สึกสบายใจหากคุณต้องการส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ การทำงานร่วมกัน และขอความคิดเห็น ต้องมีวัฒนธรรมที่เปิดกว้างที่สนับสนุนการแบ่งปันความคิดเห็นและความคิดแม้ว่ามันจะไม่ใช่สิ่งที่คุณอยากฟังก็ตาม ที่จริงแล้ว 87% ของคน ต้องการทำงานในบริษัทที่โปร่งใส

Intranet สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในการโปร่งใสและการทำงานที่เปิดกว้างได้ ด้วยเครื่องมือเช่น Guru ใครก็สามารถมีส่วนร่วม แสดงความคิดเห็น หรือกดไลค์สิ่งที่แชร์ในที่ทำงานของคุณได้ ความรู้ที่แบ่งปันจะได้รับการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญและอัปเดตเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้ในองค์กรของคุณ

เมื่อคุณกระตุ้นให้พนักงานเปิดใจที่ทำงาน พวกเขาสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับเพื่อนร่วมงานที่นำไปสู่วีรกรรม ความคิดสร้างสรรค์ และประสิทธิภาพ

ฟีเจอร์ใดที่ควรมีในซอฟต์แวร์ Intranet?

1. การแจ้งเตือน

เลือกระบบ Intranet ที่มีการแจ้งเตือนที่ตอบสนอง มันควรจะแจ้งให้พนักงานรู้เมื่อเพื่อนร่วมงานแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของเขา ตัวอย่างเช่นข่าวบริษัทหรือแผนก งานประจำวันที่ส่งผ่านกระบวนการทำงาน หรือคำตอบสำหรับคำถามที่พวกเขาถาม

2. ความสามารถในการแสดงความคิดเห็น

หนึ่งในสาเหตุหลักในการสร้าง Intranet คือการทำงานและสื่อสารได้เร็วขึ้นเป็นทีม เครื่องมือซอฟต์แวร์ Intranet อนุญาตให้มีการสื่อสารในสายมากขึ้น เช่นการแสดงความคิดเห็นบน Wiki หรือฟอรัมของบริษัท

Intranet ควรถูกออกแบบมาเพื่อสนับสนุนการมีส่วนร่วมและการแบ่งปันความคิด ซึ่งจะนำไปสู่ทางออกที่รวดเร็วขึ้น

ควรทำเครื่องหมายความคิดเห็นที่มีการแก้ไขว่าถูกแก้ไขแล้ว เพื่อให้งานความรู้จัดเรียงอย่างเรียบร้อยและผู้อ่านจะไม่สับสนกับความคิดเห็นที่ได้ถูกจัดการแล้ว

3. การรวมการแชท

การส่งข้อความคือวิธีที่ดีที่สุดที่พนักงานสามารถพูดคุยแนวคิด โครงการ และรับข้อมูลที่พวกเขาต้องการได้อย่างรวดเร็ว การรวมการแชทช่วยประหยัดเวลาในการรออีเมลและให้แพลตฟอร์มกลางเพื่อให้พนักงานสามารถติดต่อเมื่อพวกเขาต้องการความช่วยเหลือ

การรวมการแชทกับซอฟต์แวร์ Intranet ทำให้การแก้ปัญหาเร็วขึ้น ไม่มีความจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมเมื่อคุณสามารถสื่อสารผ่าน Slack

คะแนนพิเศษหาก Intranet ของคุณให้คุณดำเนินการใน Slack เช่นการรวบรวมความรู้หรือการแบ่งปันคำตอบจากฐานความรู้ ฟังก์ชันการส่งข้อความอื่นๆ ที่ควรมองหาคือการแชทกลุ่ม ตัวเลือกการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ และการแชร์ไฟล์

4. การค้นหาที่เข้าใจง่าย

เมื่อบริษัทของคุณเติบโต จะยากขึ้นในการหาข้อมูล การค้นหาที่เข้าใจง่ายทำให้หาทุกอย่างจากข้อมูลพนักงานไปยังเอกสารและบทความก่อนหน้าได้ง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น

เมื่อคุณใช้ Intranet ที่มีฟังก์ชันการค้นหาที่ไม่ดี พนักงานต้องใช้เวลามากขึ้นในการมองหาข้อมูลซึ่งทำให้เกิดความหงุดหงิดและไม่พอใจกับการใช้ Intranet ของบริษัทของคุณ

ฟังก์ชันการค้นหาควรทำให้ประหยัดเวลาและช่วยให้พนักงานสามารถนำทาง Intranet เพื่อค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการได้

5. แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้

Intranet ธุรกิจของคุณต้องทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่พนักงานสามารถไว้ใจได้และยอมรับได้ อินทราเน็ตแบบดั้งเดิมส่วนใหญ่ล้มเหลวเพราะมันกลายเป็นสถานที่ทิ้งเอกสารที่ล้าสมัยมาตั้งแต่ต้น.

Guru ช่วยบรรเทาปัญหานี้โดยการแนะนำผู้เชี่ยวชาญในแผนกที่สามารถตรวจสอบข้อมูลบนอินทราเน็ตของคุณได้. Guru ยังส่งการแจ้งเตือนเพื่ออัปเดตข้อมูลในช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อให้มั่นใจว่าคอนเทนต์บนอินทราเน็ตของคุณยังคงเกี่ยวข้องและถูกต้องตลอดเวลา. 

6. แอปมือถือ 

คนเกือบห้าพันล้านคน เป็นเจ้าของสมาร์ทโฟน. เลือกอินทราเน็ตที่มีแอปมือถือเพื่อให้พนักงานสามารถเชื่อมต่อได้ไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม. 

แอปมือถือช่วยให้พนักงานได้รับการอัปเดตที่สำคัญซึ่งทำให้พวกเขาตอบสนองต่อสถานการณ์ได้มากขึ้นเมื่อใดก็ตามที่เกิดขึ้น.

เมื่ออินทราเน็ตสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย มันทำให้สมาชิกในทีมมีผลิตผลซึ่งนำไปสู่รายได้ที่สูงขึ้นสำหรับองค์กรของคุณ. 

7. การออกแบบที่ตอบสนอง 

Digital Strategy Consulting รายงานว่า 60% ของพนักงาน ใช้แอปบนอุปกรณ์มือถือของพวกเขาสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงาน. Fierce Mobile IT กล่าวเพิ่มเติมว่า 71% ของพนักงาน ใช้เวลากว่า 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทผ่านมือถือ.

การออกแบบที่ตอบสนองบนมือถือช่วยให้พนักงานมีประสบการณ์การใช้งานที่ดีไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม. ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่บ้านหรือห่างจากคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป พนักงานสามารถเข้าสู่ระบบทำงานของตนเพื่อบริโภคข้อมูลและโต้ตอบได้อย่างราบรื่น.

8. ประสบการณ์การใช้งานที่ยอดเยี่ยม 

การมีส่วนร่วมตกต่ำหากไม่มีประสบการณ์ดิจิทัลที่ดี. ประสบการณ์ดิจิทัล รวมถึงรูปลักษณ์ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ การใช้งานของแพลตฟอร์มอินทราเน็ต การรวมระบบกับบุคคลที่สาม การนำแบรนด์ภายในมาผสมผสาน และการสร้างสมดุลระหว่างการมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคมกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับงาน. ประสบการณ์ดิจิทัลที่ดีทำให้พนักงานตื่นเต้นที่จะใช้อินทราเน็ตและแสดงตัวตนของตน.

9. การจัดการเอกสาร 

การจัดการเอกสารเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ต้องมีในแพลตฟอร์มอินทราเน็ตทุกแพลตฟอร์ม. เนื่องจากคุณกำลังปลูกฝังวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีแพลตฟอร์มที่รวมเข้าด้วยกัน ซึ่งทำให้การสร้าง แก้ไข แบ่งปัน และลบเอกสารภายในองค์กรเป็นไปอย่างง่ายดาย.

10. Wiki ของบริษัทและการจัดการไฟล์ 

Wiki ภายใน เป็นฟังก์ชันหลักของอินทราเน็ตเพราะช่วยให้พนักงานเพิ่ม แก้ไข และรักษาเนื้อหาให้อยู่ในความสนใจของธุรกิจได้อย่างร่วมมือกัน. ในขณะที่อินทราเน็ตแบบดั้งเดิมไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้และซับซ้อนเกินไป แต่ Wiki ภายในเช่น Guru ช่วยให้การค้นหา แก้ไข และนำทางภายในลำดับเนื้อหาเป็นไปอย่างง่ายดาย.

เมื่อคุณใช้ Wiki บริษัท ทีมของคุณใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาข้อมูลและใช้เวลามากขึ้นในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ.

สำคัญที่จะต้องเลือกอินทราเน็ตที่ผสานรวมกับเครื่องมือ การจัดการความรู้ อื่น ๆ อนุญาตการเชื่อมโยงระหว่างหน้า Wiki และให้การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงและการใช้งาน.

11. การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ

โซลูชันอินทราเน็ตของคุณควรให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการและที่ที่ความรู้ถูกใช้และผลกระทบของความรู้ในบริษัทต่อประสิทธิภาพของพนักงาน.

คุณสามารถ ใช้การวิเคราะห์ เพื่อติดตามเนื้อหาที่มีผู้เข้าชมมากที่สุด หัวข้อที่ไม่มีเอกสารที่พนักงานค้นหา และหากทีมของคุณพบว่าเนื้อหาที่เผยแพร่มีประโยชน์หรือไม่.

12.  แผนผังองค์กร 

เพื่อรองรับการวางแผนในระยะยาว แผนผังองค์กรจำเป็นต้องสามารถเข้าถึงได้ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าใครรับผิดชอบในฟังก์ชันเฉพาะและใครทำอะไร. แผนผังองค์กรมีความสะดวกเมื่อหลายแผนกต้องทำงานร่วมกันในโครงการขนาดใหญ่.

10 โซลูชันซอฟต์แวร์อินทราเน็ตที่คุณควรเลือก

Guru 

เกี่ยวกับ Guru

Guru เป็น Wiki ภายในที่ช่วยให้ง่ายต่อการสร้าง แบ่งปัน และค้นหาความรู้ที่ได้รับการอนุมัติจากผู้เชี่ยวชาญ. แทนที่เอกสารต่าง ๆ ที่อยู่ในสถานที่ต่างกัน Guru จะรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการไว้ทุกที่ที่มันอยู่. 

จาก Slack threads ถึง Google Docs, โครงการ Asana, และภายในจิตใจของพนักงานที่มีประสบการณ์มากที่สุด ข้อมูลและความเชี่ยวชาญของบริษัทคุณจะกลายเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เดียว.

Guru แตกต่างจากซอฟต์แวร์อินทราเน็ตอื่น ๆ อย่างไร?

การสื่อสารภายใน

Guru ปรับปรุงการสื่อสารระหว่างพนักงาน และทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้สำหรับทุกคนเมื่อพวกเขาต้องการ. ใช้ฟีเจอร์ประกาศของ Guru เพื่อตัดผ่านความเบื่อหน่ายจากการส่งข้อความและทำให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณได้รับการอัปเดตที่สำคัญที่สุด.

การเปิดใช้งานผลิตภัณฑ์

ตั้งแต่การสร้างแนวคิดผลิตภัณฑ์จนถึงการรวบรวมความคิดเห็นจากลูกค้า Guru มอบให้กับทีมผลิตภัณฑ์เป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับ ความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์. 

แทนที่จะแก้ปัญหาที่ซ้ำซากซึ่งๆ คนทำงานสามารถแบ่งปันความเชี่ยวชาญและทำให้มั่นใจว่าข้อมูลผลิตภัณฑ์ได้รับการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญทางด้านที่ใช้และได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ.

ทีมที่ต้องพบปะกับลูกค้าต่างตอนนี้มีความมั่นใจในการค้นหาคำตอบอย่างรวดเร็วในซอฟต์แวร์อินทราเน็ตของบริษัทและตอบคำถามอย่างถูกต้อง.

การอบรมพนักงาน

ซอฟต์แวร์การอบรมพนักงานของ Guru ระดับสนามแข่งขันสำหรับพนักงานใหม่ ให้จุดเริ่มต้นอย่างง่ายในการค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อให้เป็นสมาชิกใน equipo ที่มีประสิทธิภาพ.

แทนที่จะเร่งรีบกระบวนการอบรมหรือทำให้พนักงานต้องเผชิญกับข้อมูลมากเกินไป คุณสามารถให้พนักงานมีอำนาจในการอบรมตามจังหวะของตนเอง. มันถูกกว่า เร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้น. 

ผู้จัดการสามารถทำให้การอบรมอัตโนมัติ ติดตามความก้าวหน้า Consolidate ข้อมูลในบริษัทเพื่อกำจัดความสับสนและเติมช่องว่างความรู้ในกระบวนการอบรมของคุณได้.

Blink 

การเข้าถึงข้อมูลสำคัญอาจช่วยชีวิตผู้ป่วยได้. Blink ทำให้แรงงานด่านหน้าได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่ออาชีพของพวกเขาอยู่เสมอ. ข้อมูลช่วยให้ผู้ให้บริการด้านสุขภาพติดตามการขนส่ง การจัดการลอจิสติกส์และการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกได้อย่างมีประสิทธิภาพ. Blink แทนที่บทความที่น่าเบื่อบนอินทราเน็ตของคุณด้วยเนื้อหาที่สร้างสรรค์จากแนวหน้าของสังคม. 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint ทำหน้าที่เป็นอินทราเน็ตมือถือสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรโดยรวม. Microsoft SharePoint เสนอองค์ประกอบหลากหลายเพื่อสร้างอินทราเน็ตสำหรับบริษัท. 

ด้วย SharePoint พนักงานของคุณสามารถสร้างหน้าอินทราเน็ตที่ใช้งานได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการเขียนโค้ด. SharePoint ยังอนุญาตให้เก็บข้อมูล การเรียกคืน การเก็บถาวร การค้นหา และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์.

ดูว่า Guru และ Sharepoint เปรียบเทียบ อย่างไร. 

Yammer 

Yammer เป็นเครือข่ายสังคมภายในที่ให้ทีมทำงานร่วมกันข้ามภูมิประเทศ แผนก และแอปพลิเคชันทางธุรกิจ. คุณสามารถซื้อ Yammer พร้อมกับ Microsoft Office 365 หรือเป็นผลิตภัณฑ์แยกต่างหาก.

สำหรับการทำงานร่วมกันของทีมขนาดเล็ก Yammer อนุญาตให้มีการสร้างและเข้าร่วมกลุ่มส่วนตัว/สาธารณะ พร้อมทั้งความสามารถในการแชร์อัปเดตภายในกลุ่ม.

ฟีเจอร์หลักๆ รวมถึงการไมโครบล็อกองค์กร การแชร์ไฟล์ ไดเรกทอรีบริษัท การแท็กเนื้อหา และการส่งข้อความส่วนตัว. 

Simpplr 

Simpplr เป็นซอฟต์แวร์อินทราเน็ตที่มุ่งเน้นการให้ประสบการณ์ผู้ใช้งานที่ใช้งานง่ายที่สุด. คิดว่า Simpplr เป็นพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่เพื่อนร่วมงานสามารถแบ่งปันกิจกรรมและความก้าวหน้าในงาน.

Simpplr ใช้การปรับส่วนบุคคลที่ปรับตัวได้เพื่อผลักดันเนื้อหาที่เกี่ยวข้องไปยังบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม. เนื้อหานั้นถูกปรับให้เป็นส่วนตัวสำหรับพนักงานทุกคนเพื่อให้พวกเขาสามารถเห็นข่าวธุรกิจ วิดีโอเกี่ยวกับธุรกิจ และกิจกรรมที่สำคัญสำหรับพวกเขา. 

Staffbase 

Staffbase เป็นแอปการสื่อสารภายในสำหรับองค์กรขนาดใหญ่. Staffbase ให้แพลตฟอร์มกลางสำหรับพนักงานในการคิดสร้างสรรค์ สร้าง และเผยแพร่เนื้อหา. คุณสามารถปรับแต่งแอปด้วยคุณสมบัติที่เป็นแบรนด์และใช้การแจ้งเตือนแบบพุชเพื่อส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยังพนักงานได้.

Jostle 

Jostle เป็นโซลูชันเครือข่ายสังคมและอินทราเน็ตระยะไกลที่มอบการแสดงผลที่ใช้งานง่ายเพื่อทำให้กระบวนการที่ซับซ้อนไม่ยุ่งยาก. 

พนักงานสามารถพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อต่าง ๆ แบ่งปันความคิดและทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมที่เปิดหรือปิดก็ได้. ใช้ตารางทีมเพื่อดูว่าใครดูแลงานเฉพาะใดบ้าง. คุณยังสามารถกรองพนักงานตามแผนก สถานที่ หรือฟิลเตอร์ค้นหาอัจฉริยะอื่น ๆ ได้.

ฟีเจอร์หลักของ Jostle ได้แก่ การจัดการทรัพยากรที่ตรงไปตรงมา ไดเรกทอรีพนักงาน และการรวมเข้ากับ Google Drive และ OneDrive.

Workvivo 

Workvivo เป็นแพลตฟอร์มการมีส่วนร่วมของพนักงานที่รวมฟังก์ชันของอินทราเน็ต เครือข่ายสังคม และแอปพลิเคชันของพนักงานเพื่อให้ประสบการณ์ดิจิทัลที่ครบถ้วนสมบูรณ์. ฟีเจอร์หลักของ Workvivo ได้แก่ ฟีดข่าว การปรับแต่งการสำรวจ การสำรวจความเป็นพนักงาน และการยอมรับจากเพื่อนร่วมงาน.

Claromentis 

Claromentis เป็นสถานที่ทำงานดิจิทัลที่มอบพื้นที่โต้ตอบสำหรับพนักงานในการทำงานร่วมกัน สื่อสาร แบ่งปันความรู้ และจัดการงาน.  

Claromentis ถูกออกแบบมาเพื่อรวมทุกเครื่องมือที่พนักงานใช้ไว้ด้วยกันเพื่อให้พวกเขายังคงเชื่อมต่อกับงานที่ทำได้ตลอดเวลา. Claromentis รวมเอาโซลูชันอินทราเน็ตสมัยใหม่กับการเรียนรู้ทางอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ และการจัดการโครงการ.

Samepage 

Samepage เป็นซอฟต์แวร์อินทราเน็ตทางสังคมที่นำเสนอการทำงานร่วมกันของเอกสารในเวลาจริง พร้อมการแชร์ไฟล์ การสื่อสารภายใน และการจัดการงาน. 

ฟีเจอร์หลักของ Samepage ได้แก่ กระดานงาน บทบาทของโฟลเดอร์ การจัดทำเอกสาร การสนทนาเนื้อหา สเปรดชีต และแผนที่จิตใจ.

Workplace by Facebook 

Workplace by Facebook เป็นเครื่องมือสื่อสารที่เชื่อมต่อพนักงานที่ทำงานระยะไกลและในสำนักงานเข้าด้วยกัน. มันเหมือนฟีด Facebook ปกติของคุณแต่มีแดชบอร์ดที่ทำหน้าที่เป็นอินทราเน็ตเพื่อธุรกิจ. 

พนักงานสามารถถูกใจความก้าวหน้าของงานของกันและกัน ส่งข้อความส่วนตัว แชร์วิดีโอสด และทำให้กันและกันติดตามได้. Workplace by Facebook ยังรวมถึงห้องสมุดภายในสำหรับพนักงานของคุณเพื่อค้นหาแหล่งข้อมูลภายในจากที่หนึ่งที่ตีศูนย์.

ฟีเจอร์หลักๆ รวมถึงการออกอากาศวิดีโอสด กลุ่ม ห้องสมุดความรู้ ฟีดข่าว และการรวมเข้ากับเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Google Drive และ Office365.

เลือกซอฟต์แวร์อินทราเน็ตที่รองรับการทำงานของคุณ 

อินทราเน็ตทำให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านเนื้อหาที่ดึงดูด ช่องทางการสื่อสาร และวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันที่ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้.

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์อินทราเน็ต ให้เขียนลงไปในสิ่งที่คุณต้องการและคุณสมบัติที่ต้องการ. ให้ลำดับความสำคัญกับโซลูชันอินทราเน็ตที่นำเสนอฟังก์ชันการค้นหาแบบใช้ AI การแจ้งเตือนอัจฉริยะ CMS และการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันอื่น ๆ ในการทำงานของคุณ.

เลือกซอฟต์แวร์อินทราเน็ตที่สามารถปรับขนาดได้และเติบโตไปพร้อมกับทีมของคุณ. หากคุณจำเป็นต้องมี API และการเขียนโค้ดที่ปรับแต่งได้ ยังเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องถาม. ขอการสาธิตเพื่อทำการทดสอบอินทราเน็ตก่อนที่จะตกลงสู่วางแผนที่ต้องชำระเงิน.