Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Bir çalışan bir firmadan ayrıldığında, düzgün bir işten çıkarma süreci genellikle karamsar bir olayı olabildiğince rahat ve basit hale getirir. Çalışanlar ayrılırken nasıl muamele gördüklerini hatırlarlar, bu yüzden pozitif bir notla kapatmak ve temel görevlerin tamamlandığından emin olmak için bir işten çıkarma kontrol listesi ile hazırlıklı olmak faydalıdır. 

Bu çalışan işten çıkarma kontrol listeleri ve şablonları, bir sonraki işten çıkarma sürecinde iç huzurunuzu sağlar.

İşten çıkarma nedir?

İşten çıkarma, bir çalışanın bir şirketle olan ilişkisini sonlandırma sürecidir. Genellikle bir çalışanın istifa ettiği, işten çıkarıldığı veya pozisyonundan çıkarıldığı zaman gerçekleşir. Ancak, bu aynı zamanda bir çalışanın emekli olduğu zamanı da ifade edebilir. Ajanslar ve şirketinizle çalışan müteahhitler için işten çıkarma süreci biraz daha basit olabilir. 

İşten çıkarma önemlidir çünkü şirketlerin son ödemeleri tamamlamalarına ve hukuki olarak kendilerini korumalarına olanak tanır. Ayrıca, çalışana bir sonraki kariyer adımlarını atması için kapanış sağlar.

Doğru bir şekilde yapıldığında, işten çıkarma her iki taraf için de olumlu bir deneyim olabilir. İşverenin, tüm şirket mülklerinin iade edildiğinden ve gizli bilgilerin yok edildiğinden emin olması gönül rahatlığı sağlar. İşten çıkarma iyi yönetildiğinde, çalışan saygı duyulduğunu ve katkıları için takdir edildiğini hisseder.

Bir iş gücü azaltımını nasıl duyurursunuz

Gerekli bir işten çıkarma olayını duyurmak asla kolay değildir. Aşağıdaki işten çıkarma şablonlarımız, zaman kazanmanızı sağlar ve sürecin olabildiğince pürüzsüz olmasını yardımcı olur.

‍

‍

Bir değişim yönetim planı, net sorumluluklar ve zaman dilimleri belirlemeye yardımcı olur.

‍

Liderlik için ipuçları

Liderlik, süreçte kritik bir rol oynar ve genellikle çalışanların ne zaman işten çıkarılacağını belirlemeye yardımcı olur. 

Her şeyin iyi gitmesini sağlamak için rolünüz, destekleyici olmak ve ayrılan çalışanla profesyonel bir ilişki sürdürmek olmalıdır. Bir yönetici veya CEO olarak, işten çıkarma sürecinin sorunsuz geçmesi için yapabileceğiniz bazı şeyler burada:

• Bir çalışana işten ayrılması gerektiğini bildiklerinde, onları hemen bilgilendirmeniz önemlidir. Bu şekilde, ayrılmaları için zihinsel olarak hazırlanmaya başlayabilirler. 
• Yanlış iletişimi önlemek için, çalışanın doğrudan yöneticileriyle hangi iletişimlerin ve ne zaman yapılacağı hakkında net beklentiler belirleyin. Süreç boyunca çalışanla iletişim kurun, böylece neler olduğunu ve nedenini anlamasını sağlayın. Daha büyük bir iş gücü azalması için, kaçırılan bir şeyin olmadığından emin olmak için bir değişim yönetim planı ve iç iletişim planı yardımcı olur. 
• İletişim kanallarını açık tutun, böylece çalışan soru sorabilir ve endişelerini dile getirebilir. Kendinizi ulaşılabilir tutmak, süreç boyunca takım güvenini korumanıza yardımcı olabilir. Bir çalışan size önceden haber verdiğinde bir çıkış görüşmesi düzenlemeyi düşünebilirsiniz ve neden ayrıldıklarını öğrenmek istersiniz.
• Çalışanın bu zor geçiş sırasında zamanına ve enerjisine saygılı olun. Sınırlar her zaman önemlidir—işten çıkarma sırasında daha da önemli.
• Kariyer geçişine yardımcı olmak için kaynaklar ve tavsiyeler sağlayın. Liderlerin ve yöneticilerin rolü, altındaki kişileri geliştirmektir, hatta bu bir veda anlamına gelse bile. Acı tatlı bir an olsa da, bu çalışanın kariyer gelişimini desteklemek içindir. Çalışanlar, gelecekte referans olup olmayacağınız hakkında netlikten yoksun olabilir. Çalışana, ayrıldıktan sonra size ihtiyaç duyarlarsa veya herhangi bir soruları olursa yeniden iletişime geçebileceklerini bildirmek, desteklemeye devam etmek istediğinizi gösterir. Eğer mümkünse, onlara bağlayıcı veya doğrudan referans olmayı teklif edin. 
• Ayrılan çalışanın, şirkete olan katkıları için takdir edildiğini hissetmesini sağlayın. Eğer doğrudan yöneticileri sizin için çalışıyorsa, bu süreçte bir çıkış görüşmesi düzenlemek, bir yöneticinin yetenekleri ve gelişim fırsatları hakkında geri bildirim toplamak için nadir bir fırsat sunar.
• Tüm belirsizlikleri ortadan kaldıran, net tanımlanmış roller ve sorumluluklara sahip bir işten çıkarma süreci oluşturduğunuzdan emin olun. Bu, geçerli yasalara uymak, şirket mülkünü iade etmek, gerekli belgeler üzerinde imza toplamak ve gizli bilgileri yok etmek gibi işlemleri içerir. Şirket içindeki herhangi bir geçmiş hatayı öğrenin ve tüm işten çıkarma paydaşlarının gizli erişimi olduğu merkezi bir doğruluk kaynağında işten çıkarma sürecini açıkça belgeleyin, tıpkı Guru'da olduğu gibi.

Ekibinizle iletişim kurma biçiminiz ve işten çıkarmayı yönetme şekliniz, ekibiniz üzerinde kalıcı bir izlenim bırakır. İyi yönetildiğinde, tüm ekip üretken kalabilir ya da bir işten çıkarma veya bir ekip arkadaşının geçişinden sonra daha fazla katılım gösterebilir. Bu ipuçlarını takip ederek, herkes için mümkün olan en olumlu deneyimi sağlamış olursunuz.

Yöneticiler için ipuçları

Çalışanları işten çıkarma sürecinde önemli bir rol oynarsınız. Bu konuşmaları yapmak veya çalışanlara haber vermek her zaman kolay değildir, özellikle de uzun süre birlikte çalışıyorsanız veya ayrılan kişiyle yakınınız. Göreviniz, raporunuzu şirketteki geçişlerinde desteklemek ve kapanış sağlamak. İşte yöneticiler için bazı ipuçları:

• Yardım alın: Birini işten çıkarmaktan emin değilseniz, İK veya hukuktan yardım alın. Süreci yönetmenize ve her şeyin doğru bir şekilde yapıldığından emin olmanıza yardımcı olabilirler.
• Saygılı olun: Bu muhtemelen yapabileceğiniz en önemli şeydir. Unutmayın, birinin istihdamını sonlandırıyorsunuz ki bu büyük bir mesele. Onların zamanına, enerjisine ve katkılarına saygılı olun. Elveda derken katkı sundukları şeyleri takdir edin. Sınırlarına saygı gösterin ve bu zor zamanlarda onlardan fazla şey istemeyin. 
• Açık iletişim kurun: Çalışanın istihdamını sonlandırma kararının nedenlerini bildirin. Sonraki süreçle ilgili net olun ve şirketin beklentilerini belirtin. Herhangi bir tazminat detayını paylaşın ve toplantı sırasında İK'yı da dahil etme Yalanına karşı hazırlıklı olun, böylece herhangi bir soruyu yanıtlayabilir ve gerekli belgelerin imzalandığından emin olabilirsiniz.
• Geçiş için plan yapın: İki haftalık bildirim veya severance tazminatı sağlayıp sağlayamayacağınızı düşünün. Ekipte işe yaramayan bir çalışanın başka bir şirket için mükemmel bir eşleşme olabilir. Çalışanın rolünden çıkması için sağlam bir planınız olması iyi bir fikir. 
• Çok fazla şey yapmaya çalışmayın: İşten çıkarma bir süreçtir, tek bir olay değildir. Her şeyi bir anda yapmaya çalışmayın. En önemli görevlere odaklanın ve onları birer birer halledin.
• Bağlantıda kalın: Göreviniz, altınızdaki kişileri geliştirmektir, bu ayrılmayı da içerir. İşten çıkarmak, çalışanın kariyer gelişimini hala desteklediğinizi gösterebileceğiniz bir önemli bir noktadır. Çalışana gelecekte sizi olumlu bir referans olup olmayacağınız hakkında merak içinde bırakmayın. Raporklarınızı şirket bilgilerini, projeleri ve süreçleri belgelendirerek üstlendikleri sorumluluklarını destekleyecek şekilde çalıştırdıklarında, onlara teşekkür etmek için bir not gönderin. Eğer yapabiliyorsanız, onlara bir referans olmayı veya ağınızda tanıtmayı teklif edin. Çoğu iş başvurusu çevrimiçidir, LinkedIn’de olumlu bir referans sağlamak, onların bir sonraki kariyer aşamasında yardımcı olur.

İşten çıkarma kontrol listesi

İşten çıkarma sürecinin olabildiğince pürüzsüz geçmesini sağlamak için tamamlanması gereken belirli görevler vardır. Bu kontrol listesi, hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlamak için size yardımcı olacaktır.

1. İK ile çalışın: Bir çalışanın ayrılacağını bildiğiniz anda, işten çıkarma sürecini başlatabilmeleri için İK’yı bilgilendirin. Eğer işten çıkarma sürecinde yeniseniz, şirkete yasal koruma sağlamak için kötü performansı veya diğer sorunları nasıl belgeleyebileceğiniz hakkında erken bir görüşme yapın.
2. İlgili tarafları bilgilendirin: Bir çalışan bir firmadan ayrıldığında, ilgili tarafları bilgilendirmek önemlidir. Bu, İK departmanını, çalışanın yöneticisini ve yakın çalıştığı herhangi bir ekip üyesini içerir. Büyük iş gücü azaltımları, şirket çapında bir iletişim planı gerektirir.
   

1. Şirket mülkünü iade edin: Bir çalışan ayrılmadan önce tüm şirket mülkünün iade edilmesi gerekmektedir. Bu, dizüstü bilgisayarlar, telefonlar, kredi kartları, anahtarlar ve iş amaçları için kendilerine verilen diğer öğeleri içerir.
2. Gizli bilgileri yok edin: Çalışanın sahip olduğu herhangi bir gizli bilginin yok edilmesi gerekebilir. Bu, belgelerin hard copy sistemlerinin yanı sıra digital dosyaları da içerir.
3. Bir çıkış görüşmesi yapın: Çıkış görüşmesi, işverenin çalışanın neden ayrıldığını öğrenmesi ve şirketteki zamanlarına dair geri bildirim alması için bir fırsattır. Ayrıca, çalışanın herhangi bir sorusu olursa sorması için bir fırsattır.
4. Son tazminatı kapatın: Son adım, üzerinde anlaşılan herhangi bir tazminatı veya severance’ı göndermektir. Bu, tüm ilgili belgelerin imzalandığından ve herhangi bir son ödemenin yapıldığından emin olmayı içerir.

İşten çıkarma süreci, işveren ve çalışan için düzgün bir geçiş sağlamak için önemlidir. Bu işten çıkarma kontrol listesi ile, gerekli tüm görevlerin tamamlandığını ve tüm katılımcıların saygı ve takdir gördüğünü sağlayabilirsiniz.

İşten çıkarma en iyi uygulamaları

Kontrol listesine ek olarak, bir çalışanı işten çıkarırken dikkate almanız gereken birkaç en iyi uygulama vardır.

• Saygılı olun: Her çalışana nasıl davrandığınız, şirketi yansıtır ve bu, ekip tarafından hatırlanacak bir şeydir. İşten çıkarma, şirkete katkılarınız için takdirinizi gösterme şansı sunar. 
• Profesyonel kalın: İşten çıkarma profesyonellikle ele alınmalıdır. Herhangi bir kişisel saldırı veya çatışmadan kaçının.
• Açık olun: İşten çıkarma, herkes için kafa karıştırıcı ve duygusal bir zaman olabilir. Herhangi bir karışıklığı önlemek için, neler olup bittiği ve neden olduğu konusunda açık olun. Şirketin gizliliği için belirli sınırları açıkça anlamakla birlikte, güveni korumak için şeffaflıkla paylaşmaya hazırlıklı olun. 
• Gerekli bildirimde bulunun: Duruma bağlı olarak, çalışanlarınıza ayrılmadan önce iki haftalık bildirim (veya daha fazla) vermeniz gerekebilir. Mümkünse, onlara gevşek ipuçlarını kapatmaları ve meslektaşlarına veda edebilmeleri için zaman verin.
• Şeffaflığı sağlama: Bir çalışan bir şirketten ayrıldığında, ilgili taraflara bildirmek önemlidir. Bu, İK departmanını, çalışanın yöneticisini ve yakın çalıştığı herhangi bir ekip üyesini içerir. Bu görüşmeler sırasında şeffaflık, güveni ve üretkenliği sürdürmeye yardımcı olacaktır.

İşten çıkarma süreci, herhangi bir şirketi yönetmenin önemli bir parçasıdır. Bu en iyi uygulamalarla ilişkilerinizi olumlu tutabilir ve tüm belirsizlikleri tamamen kapatabilirsiniz. 

Tazminat ve severance kapatma için en iyi uygulamalar

Bir çalışan bir şirketten ayrıldığında, severance’ları ve faydalarının nasıl ele alınacağını planlamak önemlidir. Çalışanın şirketten ayrılacağını bildirdiğinizde, onlara son tazminatın detaylarını hemen paylaşmaya hazırlıklı olun. İşveren, çalışana severance tazminatının ve avantajlarının şartlarını içeren açık bir severance sözleşmesi sağlamalıdır. Çalışana ayrıca sözleşmeyi gözden geçirmesi ve varsa herhangi bir soruyu sorması için makul bir süre verilmelidir.

Ayrıca, severance tazminatlarının ve avantajlarının vergilendirileceğini hatırlamak önemlidir. İşveren, çalışanın aldığı son ödemede uygun vergileri kesmelidir.

Severance’ı nasıl belirleyeceksiniz

Severance belirlerken düşüneceğiniz birkaç faktör vardır. Bu sorular, herkesin yararına olacak bir karar vermenizde yardımcı olacaktır. 

• Çalışan ne kadar süre şirkette kaldı? Genel olarak, çalışan bir şirkette daha uzun süre kaldıkça, daha fazla severance’a sahip olmalıdır.
• Çalışanın bir çalışma sözleşmesi var mı? Eğer bir çalışanın bir sözleşmesi varsa, sözleşmenin şartları ne kadar tazminat alacaklarını belirleyebilir.
• Çalışanın ayrılma nedeni nedir? Eğer çalışan gönüllü olarak ayrılıyorsa, genellikle işten çıkarıldıkları veya işten çıkarıldıkları durumda alacakları tazminattan daha az tazminat alma hakkına sahip olurlar.

Tazminat belirlemek zor olabilir, ancak hem işverene hem de çalışana adil olmanızı sağlamak önemlidir. 

Ayrılış Süreci SSS

Ayrılış sürecinde neler yer almalıdır?

Hiçbir şeyi atlamadığınızdan emin olmak için şunları yapmalısınız:

1. Eyleme geçmeden önce İK ile çalışın. Bir şeyin, iletişim veya belgelenmesi gereken bir şey olup olmadığını bildiğinizden emin olun ve çalışanla iletişime geçmeden önce bu ihtiyaçları karşılayın.
2. İlgili tarafları, İK departmanı, çalışanın yöneticisi ve herhangi bir yakın ekip üyesi dahil olmak üzere bilgilendirin. Ayrıca ihtiyaç olduğunda şirket genelinde iletişim konusunu düşünebilirsiniz. 
3. Herhangi bir şirket malının, dizüstü bilgisayarlar, telefonlar, kredi kartları ve anahtarlar da dahil olmak üzere, iade edildiğinden emin olun.
4. Gizli bilgileri basılı kopyalarda ve dijital dosyalarda imha edin.
5. Bir ayrılış mülakatı tamamlayarak çalışanın neden ayrıldığını öğrenin ve şirketteki zamanı hakkında geri bildirim alın. Çalışanlar bu toplantı sırasında kalan herhangi bir soruyu da sorabilirler.
6. Aynı şekilde, üzerinde anlaşıldığı gibi son tazminatı kapatın. Bu, tüm ilgili belgelerin imzalandığından ve son ödemelerin yapıldığından emin olmayı içerir.
7. Şirketin deneyimlerinden ders çıkarın ve sürecin iyileştirilmesi için bir tek kaynak gibi Guru’ya dahil edin, böylece sorunların tekrarlamasını önleyebilirsiniz.

Ayrılış sürecimi nasıl iyileştirebilirim?

Ayrılış süreci, işe alma süreci kadar önemlidir. Aslında, pek çok kişi bunun daha da önemli olduğunu savunuyor çünkü kötü bir ayrılış deneyimi, çalıştığınız çalışanla veya bir bütün bir ekiple kurduğunuz ilişkiyi mahvedebilir. Kötü yönetilen iş gücü azaltmaları kamu denetimini çekebilir. 

İyi ayrılış süreçlerinin bu ortak özellikleri vardır:

1. Süreç planlanmış ve ilgili paydaşlar için dokümante edilmiştir tek bir kaynak. Ayrılış süreci kasıtlı bir süreç olmalıdır, panik içinde çözülmesi gereken bir şey olmamalıdır.
2. Erken ve sık iletişim kurun. Ayrılış süresini konuşmaya başlamak için son dakikayı beklemeyin. Geçişteki paydaşlarla konuşmaya başladığınızda, daha erkenden başlamanız daha iyi olur.
3. Nelerin gerçekleştiğini net olun. Ayrılış süreci herkes için kafa karıştırıcı ve stresli bir dönem olabilir. Ne olduğunu ve nedenini net bir şekilde ifade ettiğinizden emin olun. Soru sorulmasını bekleyerek her soruya yanıt vermeye hazırlıklı olun.
4. Herkesin rolünü bildiğinden emin olun. Ayrılış süreci, İK, BT, Operasyonlar, liderlik ve yöneticiler için ekip işi olduğundan, tüm tarafların süreçteki rolünü bildiğinden emin olun.
5. Esnek olun. Ayrılış süreci tek tip bir süreç değildir. Ayrılış sürecinizi bireye ve koşullara göre uyarlamaya hazır olun. Eğer daha büyük bir işten çıkarma olayı varsa, yönetim ekibinizi, insanların düzgün bir geçiş yapabilmesine yardımcı olmak için şeffaf bilgilerle ve destekle donatın.
6. Küçük şeyleri unutmayın. Büyük resmi görmeye kapılmak kolaydır, ancak ekibin uzun vadede bağlılığını artırabilecek küçük empati, iletişim ve şeffaflık anlarını unutmayın. 
7. Olan bitenleri takip edin. Ayrılış süreci, kişinin ayrılmasıyla bitmez. Gidince ekibin nasıl olduğunu ve eski çalışanın süreçlerinin nasıl gittiğini duymak için peşinden gidin.

Biraz planlama ve çaba ile herkesin sorunsuz bir geçiş sağlayacağını garanti edebilirsiniz. Ayrılış sürecinizi iyileştirirseniz, lider olarak itibarınızı arttırırsınız, ilişkilerinizi güçlendirirsiniz, ağınızı büyütürsünüz ve çalışan memnuniyetinizi daha yüksek seviyelere çıkartmayı sağlamış olursunuz. 

Ayrılış mektubu nedir?

Ayrılış mektubu, bir çalışanın şirketten ayrıldığını belirten resmi bir bildirimdir. Genellikle İK departmanı tarafından yazılır ve çalışanın son maaşı, avantajları ve diğer ilgili detaylar hakkında bilgi içerir.

Ayrılış mektubunda neler yer almalıdır?

Her ayrılış mektubu şunları içermelidir:

• Çalışanın son çalışma günü tarihi
• Son maaşın tarih ve ödeme yöntemleri
• Herhangi bir bekleyen tatil veya hastalık günüyle ilgili detaylar
• Sağlık sigortası kapsamının devam etmekte olduğu hakkında bilgi
• Herhangi bir şirket malının (örneğin dizüstü bilgisayar ve anahtarlar) iadesi için talimatlar

Kendi ayrılış mektubumu yazabilir miyim? 

Evet, kendi ayrılış mektubunuzu yazabilirsiniz. Ancak, mektubun gerekli tüm bilgileri içerdiğinden ve profesyonel bir dille yazıldığından emin olmak önemlidir. Nelerin dahil edileceğinden veya mektubun nasıl biçimlendirileceğinden emin değilseniz, en iyi bir İK veya hukuki danışman ile görüşmektir.

Ayrılış mektubu ile istifa mektubu arasındaki fark nedir?

Ayrılış mektubu genellikle İK departmanı tarafından yazılır ve çalışanın son maaşı, avantajları ve diğer ilgili detaylar hakkında bilgi içerir. İstifa mektubu, çalışanın şirketten ayrılma niyetini belirten bir belge olup, çalışan tarafından başlatılır. 

Aşağıdaki istifa mektubu şablonu, yöneticinize resmen bildirimde bulunmanıza yardımcı olacaktır. 

Ayrılış sırasında insanların yaptığı en yaygın hatalar nelerdir?

Tek bir yaygın ayrılış hatası, süreci ayrılan çalışana iletmeme köşesidir. Bu, çalışanın belirsiz ve stresli hissetmesine neden olabilir. Ayrılış sürecini çalışanıza net bir şekilde açıklığa kavuşturduğunuzdan emin olun, böylece ne beklemesi gerektiğini bilirler.

Bir diğer ortak ayrılış hatası, ayrılan çalışandan önemli imzaları veya şirket mülkünü toplamayı ihmal etmektir. Ofiste çalışanlar için dizüstü bilgisayarlar, şirket kredi kartları, anahtarlar ve kimlik rozetleri gibi eşyaların, çalışan gitmeden önce toplanması gerekmektedir. Uzaktan çalışanlar için, şirket mülkünün iadesiyle ilgili talimatları FedEx veya diğer sigortalı gönderim yollarıyla paylaşabilirsiniz.

Son olarak, şirketlerin yaptığı başka bir ayrılış hatası kritik bilgileri ve ayrılan çalışanın yerine geçen kişiye aktarım işini sağlamamak olabilir. Bu, kalanların başa çıkmasını zorlaştırabilir ve hazırlıksız kalmasına neden olabilir. Ayrılan çalışanın yerine geçecek kişiye önemli bilgilerin aktarılması için yeterli zaman sağladığınızdan emin olun tek bir kaynakta gibi Guru. Bu, herkes için sorunsuz bir geçiş sağlamaya yardımcı olacaktır.