Offboarding: What it Means & How to Do It Best

Коли співробітник залишає компанію, плавний процес виходу робить цю неприємну подію максимально комфортною та простою. Співробітники пам'ятають, як з ними ставляться під час виходу, тому, щоб завершити все на позитивній ноті і переконатися, що ключові завдання виконані, корисно бути підготовленим з контрольним списком виходу.

Ці контрольні списки та шаблони для виходу співробітників дадуть вам спокій у наступному процесі виходу.

Що таке вихід?

Вихід — це процес завершення трудових відносин зі співробітником. Це зазвичай відбувається, коли співробітник звільняється, його звільняють або скорочують. Однак це також може стосуватися того, коли співробітник виходить на пенсію. Агенції та підрядники, які співпрацюють з вашою компанією, можуть мати трохи простіший процес виходу.

Вихід важливий, оскільки дозволяє компаніям завершити всі невирішені справи та захистити себе юридично. Він також забезпечує завершеність для співробітника, щоб він міг продовжити свої наступні кар'єрні кроки.

Коли вихід виконується правильно, це може бути позитивним досвідом як для роботодавця, так і для співробітника. Це дає роботодавцеві спокій, знаючи, що все майно компанії повернуто, а конфіденційна інформація знищена. Коли процес виходу добре управляється, співробітник відчуває, що його поважають і цінують за вклад у компанію.

Як повідомити про зменшення чисельності працівників

Ніколи не просто ділитися новинами про необхідне скорочення. Наші шаблони виходу, наведені нижче, заощадять ваш час і допоможуть зробити процес максимально плавним.

‍

‍

План управління змінами допомагає забезпечити чіткі відповідальності та терміни.

‍

Поради для лідерства

Лідерство відіграє ключову роль у процесі і часто допомагає визначити, коли співробітник повинен бути звільнений.

Щоб забезпечити, щоб все пройшло добре, ваша роль повинна бути підтримуючою і зрозумілою, одночасно підтримуючи професійні стосунки з тим, хто залишає компанію. Як керівник або CEO, ось кілька речей, які ви можете зробити, щоб переконатися, що процес виходу проходить гладко:

• Як тільки ви дізнаєтеся, що необхідно звільнити співробітника, важливо дати їм знати. Таким чином, вони можуть почати психологічно підготовлюватися до свого виходу.
• Щоб запобігти непорозумінням, встановіть чіткі очікування з безпосереднім керівником співробітника щодо того, хто буде обробляти які комунікації і коли. Спілкуйтеся зі співробітником на всьому протязі процесу, щоб переконатися, що вони розуміють, що відбувається і чому. Для більшого скорочення робочої сили, план управління змінами та план внутрішньої комунікації допоможуть переконатися, що нічого не буде втрачено. 
• Тримайте відкритими лінії зв'язку, щоб співробітник міг ставити питання і висловлювати свої побоювання. Любити доступність може допомогти вам зберегти довіру команди протягом процесу. Ви також можете розглянути можливість проведення вихідного інтерв'ю, якщо співробітник попередив вас і хотів би дізнатися більше про причини своїх звільнень.
• Ставтеся з повагою до часу та енергії співробітника під час цього важкого переходу. Межі завжди важливі — ще більше під час виходу.
• Допоможіть у кар'єрному переході, надаючи ресурси та поради. Роль лідерів та менеджерів — розвивати тих, хто під ними, навіть якщо це означає прощання. Хоча це гірко-солодкий момент, це момент підтримки кар'єрного зростання співробітника. Співробітники можуть не мати чіткості щодо того, чи будете ви рекомендувати їх у майбутньому. Дайте співробітнику знати, що вони все ще можуть зв'язатися з вами, якщо їм потрібна допомога або у них є питання, показуючи, що ви все ще готові підтримувати їх після залишення. Якщо можете, запропонуйте бути контактною особою для них чи рекомендувати вас безпосередньо.
• Переконайтеся, що співробітник, що залишає, відчуває вдячність за свій внесок у компанію. Якщо їхній безпосередній менеджер працює на вас, вихідне інтерв'ю під час цього процесу надасть рідкісну можливість зібрати відгуки про можливості менеджера та зони для зростання.
• Переконайтеся, що у вас є процес виходу, який приведе всі невирішені питання до ладу та чітко окреслить ролі і відповідальності. Це включає забезпечення відповідності будь-яким застосовуваним законам, повернення майна компанії, збирання підписів на будь-яких необхідних документах і знищення будь-якої конфіденційної інформації. Навчіться на будь-яких минулих помилках, які були допущені в компанії, і чітко задокументуйте процес виходу у центральному джерелі правди, де всі учасники процесу виходу мають конфіденційний доступ, як це роблять у Guru.

Те, як ви підходите до комунікації з командою та обробляєте вихід, залишає тривалий враження у вашій команді. Коли процес керується правильно, вся команда може залишатися продуктивною або навіть ставати більш зацікавленою після скорочення або переходу колеги. Дотримуючись цих порад, ви можете переконатися, що це найпозитивніший досвід для всіх залучених.

Поради для менеджерів

Ви відіграєте важливу роль у процесі виходу співробітників. Ніколи не легко вести ці розмови або повідомляти новини співробітникам, особливо якщо ви працювали разом довгий час, або у вас близькі стосунки з людиною, що йде. Ваша робота — допомогти вашому підлеглому переходити у компанії та запропонувати завершеність, ідеально в такий спосіб, щоб дозволити їм відчувати підтримку. Ось кілька порад для менеджерів:

• Отримайте допомогу: Якщо ви не впевнені, як звільнити когось, отримайте допомогу від HR або юристів. Вони можуть направити вас через процес і переконатися, що все виконується правильно.
• Будьте поважними: Це, напевно, найважливіше, що ви можете зробити. Пам'ятайте, ви завершите трудові відносини з кимось, що є великою справою. Будьте поважними до їхнього часу, енергії та внесків. Визнайте те, що вони внесли, коли ви готуєтеся сказати прощання. Уважайте їхні межі і не запитуйте занадто багато з них під час цього важкого часу. 
• Комунікуйте чітко: Переконайтеся, що ви спілкуєтеся щодо причин для прийняття рішення про завершення трудових відносин зі співробітником. Чітко скажіть, що буде далі і які очікування компанії для закриття стосунків. Поділіться будь-якими деталями компенсації і будьте готові включити HR під час зустрічі, щоб ви могли відповісти на всі питання та впевнитися, що всі потрібні документи підписані.
• Плануйте перехід: Розгляньте можливість надати повідомлення за два тижні або компенсацію при звільненні, щоб підтримати їх, поки вони шукають нову роботу. Працівник, який не підходить для вашої команди, може бути ідеальним варіантом для іншої компанії. Це гарна ідея, щоб мати чіткий план, як співробітник буде переходити з їхньої ролі. 
• Не намагайтеся зробити занадто багато: Вихід — це процес, а не одноразова подія. Не намагайтеся зробити все одразу. Сконцентруйтеся на найважливіших завданнях і вирішуйте їх одне за одним.
• Залишайтеся на зв'язку: Ваша робота — розвивати тих, хто під вами, що включає прощання. Вихід — це ключова віхa, де ви можете показати, що все ще підтримуєте кар'єрний ріст співробітника. Не залишайте співробітника в невизначеності щодо того, будете ви позитивною рекомендацією для них пізніше. Якщо ваш підлеглий перевищив очікування, документуючи інформацію про компанію, проекти та процеси, щоб підтримати людину, яка займе їх відповідальність, надішліть їм записку, щоб подякувати. Запропонуйте стати рекомендацією або познайомити їх у вашій мережі, якщо ви можете. Оскільки більшість заявок на роботу здійснюються онлайн, позитивна рекомендація на LinkedIn має велике значення для допомоги їм у наступній кар’єрній фазі.

Контрольний список для виходу

Щоб процес виходу був максимально плавним, є певні завдання, які потрібно виконати. Цей контрольний список допоможе вам переконатися, що ви нічого не пропустили.

1. Працюйте з HR: Як тільки ви дізнаєтеся, що співробітник йде, сповістіть HR, щоб вони могли розпочати процес виходу. Якщо ви новачок у виходах, переконайтеся, що ви рано поговорите про те, як документувати погану продуктивність або інші проблеми, щоб компанія була юридично захищена.
2. Повідомте зацікавлені сторони: Коли співробітник залишає компанію, важливо сповістити зацікавлені сторони. Це включає відділ кадрів, менеджера співробітника та будь-яких членів команди, з якими він тісно працював. Більші скорочення працівників вимагають плану комунікації по всій компанії.
   

1. Поверніть майно компанії: Все майно компанії має бути повернене до того, як співробітник залишить компанію. Це включає ноутбуки, телефони, кредитні картки, ключі та будь-які інші предмети, які були надані їм для роботи.
2. Знищити конфіденційну інформацію: Будь-яка конфіденційна інформація, яку має співробітник, може бути підлягати знищенню. Це включає паперові копії документів, а також цифрові файли.
3. Завершіть вихідне інтерв'ю: Вихідне інтерв'ю — це шанс для роботодавця дізнатися більше про причини звільнення співробітника та отримати відгуки про їх перебування в компанії. Це також можливість для співробітника задати будь-які питання, які можуть виникнути.
4. Завершіть будь-які остаточні компенсації: Останнім етапом є відправка будь-якої компенсації або звільнення, які були узгоджені. Це включає забезпечення підписання всіх відповідних документів та здійснення остаточних платежів.

Процес виходу важливий, щоб забезпечити плавний перехід як для роботодавця, так і для співробітника. За допомогою цього контрольного списку для виходу ви можете переконатися, що всі необхідні завдання виконано, і всі залучені особи відчувають повагу і вдячність.

Найкращі практики для виходу

Крім контрольного списку, є кілька найкращих практик, які потрібно врахувати під час виходу співробітника.

• Будьте поважними: Те, як ви ставитеся до кожного співробітника, відображається на компанії і є тим, чим команда запам'ятає. Вихід — це шанс виявити вашу вдячність за їхній внесок у компанію. 
• Зберігайте професіоналізм: Вихід слід обробляти з професіоналізмом. Уникайте особистих нападок або конфронтацій.
• Будьте зрозумілі: Вихід може бути заплутаним і емоційним часом для всіх залучених. Щоб уникнути плутанини, переконайтеся, що ви чітко знаєте, що відбувається і чому. Будьте готові ділитися відкрито, щоб підтримувати довіру в команді, при цьому чітко усвідомлюючи будь-які межі, які ви повинні дотримуватися з конфіденційності для компанії. 
• Надайте відповідне повідомлення: Залежно від ситуації, вам може знадобитися надати співробітникам два тижні повідомлення (або більше) перед їхнім виходом. Коли це можливо, дайте їм час завершити свої незавершені справи та попрощатися з колегами.
• Забезпечте прозорість: Коли співробітник залишає компанію, важливо повідомити зацікавлені сторони. Це включає відділ кадрів, менеджера співробітника та будь-яких інших членів команди, з якими вони працювали пліч о пліч. Прозорість під час цих розмов допоможе підтримати довіру та продуктивність під час переходу.

Процес виходу є важливою частиною управління будь-якою компанією. Дотримуючись цих найкращих практик, ви можете зберегти позитивні стосунки та остаточно закрити всі відкриті питання.

Найкращі практики для закриття компенсації та звільнення

Коли співробітник залишає компанію, важливо мати план того, як буде оброблятися їхня компенсація при звільненні та пільги. Будьте готові негайно поділитися остаточними деталями компенсації зі співробітником, якщо ви повідомляєте їх про те, що вони залишають компанію. Роботодавець повинен надати співробітнику чітку угоду про звільнення, що окреслює умови їхньої компенсації при звільненні та пільги. Співробітникові також слід надати розумний термін для ознайомлення з угодою і задати будь-які запитання, що можуть виникнути.

Також важливо пам'ятати, що компенсація при звільненні та пільги підлягають оподаткуванню. Роботодавець повинен утримувати відповідні податки перед будь-яким остаточним виплатами співробітнику.

Як визначити компенсацію при звільненні

Є кілька факторів, які потрібно врахувати при визначенні компенсації при звільненні. Ці запитання допоможуть вам прийняти рішення, яке буде в інтересах усіх залучених.

• Як довго співробітник працює в компанії? Загалом, чим довше співробітник працює в компанії, тим більше компенсації вони матимуть право.
• Чи має співробітник трудову угоду? Якщо співробітник має контракт, умови контракту можуть визначати, скільки вихідної допомоги йому належить.
• Чому співробітник йде? Якщо співробітник йде добровільно, зазвичай він має право на меншу вихідну допомогу, ніж якщо його звільнили чи звільнено.

Визначення вихідної допомоги може бути складним, але важливо забезпечити справедливість для як роботодавця, так і для співробітника. 

Питання та відповіді щодо виходу з посади

Що має бути включено у вихідний процес?

Щоб переконатися, що ви нічого не пропустите, вам потрібно:

1. Працюйте з HR перед вжиттям будь-яких дій зі співробітником. Переконайтеся, що ви знаєте, що, якщо взагалі, потрібно комунікувати або документувати, та виконайте ці вимоги перед тим, як зв’язатися зі співробітником.
2. Повідомте відповідні сторони, включаючи відділ HR, менеджера співробітника та будь-яких близьких членів команди. Ви також можете розглянути комунікації на рівні компанії, коли це необхідно. 
3. Переконайтеся, що будь-яка власність компанії повернена, включаючи комп’ютери, телефони, кредитні картки та ключі.
4. Знищте конфіденційну інформацію в паперових та цифрових файлах.
5. Проведіть вихідне інтерв'ю, щоб дізнатися більше про причини звільнення співробітника та отримати відгук про їхній досвід роботи в компанії. Співробітники також можуть задати будь-які залишкові питання під час цієї зустрічі.
6. Закрийте будь-які остаточні компенсації згідно з угодою. Це включає забезпечення підписання всіх відповідних документів та здійснення остаточних платежів.
7. Навчіться на досвіді компанії та включіть будь-які покращення процесу в єдине джерело правди, таке як Guru, щоб запобігти виникненню проблем у майбутньому.

Як я можу покращити свій вихідний процес?

Процес виходу з посади такий же важливий, як і процес прийому на роботу. Фактично, багато хто буде стверджувати, що це навіть важливіше, оскільки поганий досвід виходу з посади може зруйнувати відносини, які ви збудували зі співробітником - або цілою командою. Скорочення штату, погано кероване, може викликати громадське невдоволення. 

Найкращі процеси виходу мають ці спільні ознаки:

1. Процес сплановано та задокументовано для правильних зацікавлених сторін в єдиній джерелі правди. Вихідний процес має бути навмисним, а не чимось, що залишили на потім.
2. Спілкуйтеся рано та часто. Не чекайте до останньої хвилини, щоб почати говорити про вихідний процес. Чим раніше ви почнете розмову з зацікавленими сторонами в переході, тим краще.
3. Будьте зрозумілими щодо того, що відбувається. Вихідний процес може бути заплутаним і стресовим часом для всіх, хто залучений. Переконайтеся, що ви зрозумілі, що відбувається і чому. Будьте готові відповісти на будь-які питання, передбачаючи їх.
4. Переконайтеся, що всі знають свою роль. Процес виходу є командною справою для HR, IT, операцій, керівництва та менеджерів, тому переконайтеся, що всі залучені знають свою роль у процесі.
5. Будьте гнучкими. Процес виходу не є стандартним для всіх. Будьте готові адаптувати свій вихідний процес до індивіда та обставин. Якщо відбувається масове скорочення, забезпечте всю свою управлінську команду прозорою інформацією та підтримкою, щоб вони могли гладко перевести людей.
6. Не забувайте про дрібні речі. Легко зосередитися на загальному, але не забувайте про маленькі моменти співчуття, спілкування та прозорості, які можуть суттєво вплинути на зацікавленість вашої команди в довгостроковій перспективі. 
7. Залишайтеся на зв’язку після факту. Процес виходу не закінчується, коли людина йдете. Переконайтеся, що ви з’ясували, як справи у команди після їх відходу та з колишнім співробітником, щоб дізнатися, як справи.

З невеликим плануванням і зусиллями ви можете переконатися, що кожен має плавний перехід. Покращте свій вихідний процес, і ви покращите свою репутацію як керівника, зміцните свої зв’язки, збільшите свою мережу та допоможете забезпечити вищу задоволеність співробітників. 

Що таке лист виходу?

Лист виходу є формальним повідомленням, яке вказує, що співробітник залишає компанію. Він зазвичай пишеться відділом HR і містить інформацію про остаточну платіжку співробітника, пільги та будь-які інші відповідні деталі.

Що має бути включено в лист виходу?

Будь-який лист виходу має містити:

• Дата останнього робочого дня співробітника
• Дата та спосіб оплати за остаточну платіжку
• Деталі про будь-які невикористані відпустки або лікарняні дні
• Інформація про продовження медичного страхування
• Інструкції щодо повернення будь-якої власності компанії (наприклад, комп’ютера та ключів)

Чи можу я написати свій власний лист виходу? 

Так, ви можете написати свій власний лист виходу. Однак важливо переконатися, що лист містить всю необхідну інформацію та написаний в професійному стилі. Якщо ви не впевнені щодо того, що включити або як оформити лист, краще проконсультуватись з HR або юридичним консультантом.

Яка різниця між листом виходу та листом про звільнення?

Лист виходу зазвичай пишеться відділом HR і містить інформацію про остаточну платіжку співробітника, пільги та будь-які інші відповідні деталі. Лист про звільнення - це документ, ініційований співробітником, який визначає намір покинути компанію. 

Шаблон листа про звільнення нижче допоможе вам формально повідомити свого менеджера. 

Які найпоширеніші помилки, які люди роблять під час виходу з посади?

Однією з поширених помилок виходу є нездатність комунікувати процес departing співробітнику. Це може залишити співробітника в невизначеності та стресі щодо того, що станеться далі. Переконайтеся, що ви чітко пояснюєте процес виходу вашим співробітникам, щоб вони знали, чого очікувати.

Ще однією поширеною помилкою виходу є нехтування збором важливих підписів або власності компанії від departing співробітника. Для тих, хто працює в офісі, предмети, такі як ноутбуки, корпоративні кредитні картки, ключі та ID-картки, слід зібрати перед виходом співробітника, щоб запобігти проблемам. Для віддалених співробітників ви можете поділитися інструкціями щодо повернення будь-якої власності компанії через FedEx або іншим застрахованим способом доставки.

Нарешті, ще однією помилкою виходу, яку іноді роблять компанії, є нездатність передати важливі знання та інформацію до заміни departing співробітника. Це може змусити тих, хто залишився, почуватися перевантаженими та непідготовленими. Переконайтеся, що у вас достатньо часу для передачі важливих знань та інформації до заміни перед виходом співробітника в єдине джерело правди, таке як Guru. Це допоможе забезпечити плавний перехід для всіх задіяних.