Buying Guide: How to Choose the Best Intranet Software

Пандемія назавжди змінила наш підхід до роботи. До пандемії в офісі ви могли підійти до колеги і поставити запитання про процес чи документ, необхідний для виконання завдання. Після пандемії, коли дистанційні працівники працюють вдома, все проходить через довгі електронні листи. 

Це означає, що завдання не виконуються вчасно, співробітники розчаровані, оскільки не можуть отримати інформацію, необхідну для ефективної роботи, а команди не мотивовані працювати.

Коли ви врахуєте, що 51% працівників не залучені на роботі й 85% працівників мотивовані ефективними корпоративними комунікаціями, стає очевидним зв’язок між наявністюсистеми внутрішньої комунікації і продуктивністю працівників.

З часом внутрішня мережа вашої компанії стає єдиним джерелом інформації для працівників. Внутрішні мережі сприяють ефективній роботі ваших співробітників. Це також сприяє залученню працівників, командній співпраці та комунікації в умовах дистанційної роботи. 

Незалежно від того, чи шукаєте ви програмне забезпечення для невеликої внутрішньої мережі, чи вам потрібне підприємницьке рішення для великої компанії, поради та шаблони, які ми ділимося в цій статті, допоможуть вам зробити правильний вибір при купівлі програмного забезпечення для ділової внутрішньої мережі та забезпечать вашу команду всією необхідною інформацією для виконання найкращої роботи.

‍Що таке програмне забезпечення для внутрішньої мережі?

Програмне забезпечення для внутрішньої мережі — це приватна та безпечна платформа для комунікації, до якої можуть отримати доступ лише внутрішні працівники. 

Внутрішня мережа вашої компанії слугує як центральна точка доступу до внутрішніх і зовнішніх ресурсів, які надають можливість вашим працівникам спільно працювати, комунікувати, ділитися знаннями та іншою інформацією.

Внутрішня мережа спрощує підкріплення корпоративної культури та узгодження команд. Якщо це зроблений правильно, це може збільшити залучення працівників, продуктивність на робочому місці та сприяти побудові відносин.

Дослідження Deloitte показує, що компанії з міцними внутрішніми мережами є на 7% більш продуктивними. Програмне забезпечення для внутрішньої мережі може також заощадити час і гроші, що призводить до значної економії витрат, оцінюваної в 1 мільйон доларів.

Як працюють внутрішні мережі?

Як внутрішній, так і зовнішній системивнутрішня мережа функціонують на основі стандарту комунікацій Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), що з’єднує хостів з користувачами через мережу.

Раніше вам потрібно було мати локальну мережу для підключення до внутрішньої мережі компанії. На щастя, з сучасними рішеннями для внутрішніх мереж компанії можуть підключатися віддалено через платформи внутрішньої мережі, такі як Guru, якіуніфікують внутрішню комунікацію.

Деякі функції внутрішньої мережі включають:

• Вікі компанії або сховище документів, де працівники діляться або знаходять документи для робочих завдань
• Внутрішня соціальна мережа, що сприяє формуванню особистих відносин у робочому приміщенні
• Спільний робочий простір, де працівники працюють над проектами 
• Платформа онбордингу працівників для навчання нових співробітників та допомоги їм в інтеграції в роботу в зручному для них темпі
• Оновлена внутрішня база знань, щоб тримати працівників в курсі інформації, перевіреної експертами

Які переваги використання програмного забезпечення для внутрішньої мережі?

Поліпшення внутрішньої комунікації

Звіт про витрати на погану комунікацію оцінює, що середня організація втрачає 62,4 мільйона доларів на рік через комунікаційні бар'єри.

Замість того щоб вести довгі електронні листи, внутрішні мережі полегшують швидку комунікацію.

Меморандуми циркулюють швидше, ваші улюблені додатки (як-от Slack) інтегровані, а зворотній зв’язок надходить у реальному часі.

Спрощення онбордингу працівників

За даними Forbes, 20% нових працівників йдуть упродовж 45 днів. Це тому, що поганий онбординг призводить до зниження залученності працівників, зниження впевненості та недовіри до компанії.

Сучасні платформи внутрішніх мереж оптимізують процес онбордингу нових працівників. Ваші нові члени команди відчувають себе бажаними та готовими працювати. 

Продуктивність злітає, коли інформацію легко знайти. Замість того, щоб шукати кілька рішень, програмне забезпечення для онбордингу як-от Guru спрощує доступ нових працівників до знань щодо онбордингу з центральної платформи. 

Зробити простішим пошук інформації 

Середній працівник продуктивний лише 2 години та 53 хвилини на день. Пошук інформації — одна з причин, що викликає відволікання на роботі. Коли відбуваються перерви, на повернення до робочого ритму йде в середньому 23 хвилини та 15 секунд.

Простий акт розміщення всіх ваших знань компанії на централізованій платформі підвищує продуктивність. Це дозволяє вашим працівникам зосередитися на роботі, а не витрачати час на пошук інформації в цифрових накопичувачах, застарілих посібниках чи розкиданих документах Google. 

Заохочувати обмін знаннями 

Силоси даних роблять інформацію недоступною для інших відділів. 

Це негативні наслідки відсутності культури обміну знаннями:

• Неефективність перешкоджає продуктивності
• Технічні знання обмежені кількома людьми в організації
• Інформація та дані можуть дублікуватися та в подальшому конфліктувати, що призводить до збільшення витрат на зберігання та плутанини. 

На відміну від переваг внутрішнього обміну знаннями:

• Пріоритет обміну знаннями стимулює працівників співпрацювати та отримувати зворотний зв’язок. Працівники більш відкриті до запитань і отримання зворотного зв’язку без страху
• Підвищена інноваційність, оскільки ідеї вільно циркулюють, коли члени команди виявляють свою креативність
• Збереження облікових знань в установі та закриття прогалин у знаннях, що існують у вашій організації
• Заощаджуйте час на повторному вигадуванні колеса, оскільки рішення вже існують

Створення внутрішньої культури співпраці 

Компанії, які використовують інтерактивні внутрішні мережі, спостерігали 20% зростання продуктивності та 24% зниження плинності кадрів. 

Сучасні внутрішні мережі також функціонують як централізована платформа, де працівники можуть співпрацювати над проектами. Вони усувають фізичні бар’єри, які заважають командній роботі та замінюють їх функціями внутрішньої мережі, такими як корпоративний пошук, каталоги людей, документація процесів та інші програми, які полегшують співпрацю та комунікацію.

Внутрішні мережі також інтегруються з соціальними платформами, такими як Slack і Microsoft Teams, зменшуючи кількість внутрішніх електронних листів і покращуючи швидкість зворотного зв’язку за допомогою функцій, таких як групові чати, миттєві повідомлення та відеоконференції.

Коли працівникам пропонується відкрито висловлюватися, допомагати один одному частіше та співпрацювати, з'являється можливість створення позитивної корпоративної культури, що призводить до залученого персоналу.

Зменшити синхронні комунікації

Синхронна комунікація відбувається в реальному часі між двома або більше особами. Приклади включають відеоконференції та телефонні дзвінки. Це вимагає термінової реакції на запитання. Це велике тиск завжди бути присутнім, навіть коли ви цього не хочете.

Сучасні внутрішні мережі повинні полегшити впровадженняасинхронної комунікації, надаючи всім доступ до інформації в реальному часі, не вимагаючи фактичної особи для відповіді на запитання, і дозволяючи команді відмовитися від великих групових зустрічей, які забирають багато часу з декількох календарів, краще спілкуватися один з одним та витрачати більше часу на завдання, що генерують дохід.

Покращити досвід працівників 

Більше компаній переходять до роботи, зосередженої на працівниках. Дослідження Deloitte показує, що 88% працівників та 94% керівників вважають, що виразна культура на робочому місці веде до успіху бізнесу.

Роботодавці мають стимул забезпечувати гарні умови праці для своїх працівників, і легше відчувати частину компанійської культури, коли ви користуєтеся внутрішньою мережею, яка сприяє активній комунікації та підтримує працівників у зв'язку з їхніми командами. 

Мотивуйте працівників 

Існує багато способів, якими внутрішня мережа компанії мотивує працівників. Замість того, щоб накопичувати знання, менеджери та старші працівники використовують документацію процесів для обміну знаннями.

Функції гейміфікації в внутрішній мережі можуть призвести до доброзичливих змагань, коли видатні працівники визнані за позитивну поведінку або досягнення значних результатів. Ви можете нагородити працівників значками або навіть запропонувати нагороду «Працівника місяця» в межах вашої внутрішньої мережі. 

Створити культуру, орієнтовану на знання 

Співробітники повинні відчувати себе комфортно, якщо ви хочете сприяти обміну знаннями, співпраці та питанню про зворотний зв’язок. Потрібно створити відкриту культуру, яка б заохочувала обмін думками та ідеями, навіть коли це не те, що ви хочете почути. Власне, 87% людей хочуть працювати в прозорій компанії.

Внутрішня мережа може допомогти вам досягти мети прозорості та відкритої роботи. З інструментами, такими як Guru, кожен може здійснювати внесок, коментувати чи подобатися всьому, що ділиться в межах вашого робочого місця. Спільні знання перевіряються експертами і регулярно оновлюються, щоб залишатися єдиним джерелом правди у вашій організації.

Коли ви заохочуєте своїх працівників відкрито висловлювати свої думки на роботі, вони створюють міцніші відносини з колегами, що призводить до довіри, інновацій і продуктивності.

Які функції повинні мати програмне забезпечення для внутрішньої мережі? 

1. Сповіщення 

Виберіть систему внутрішньої мережі з чуйними сповіщеннями. Вона повинна сповіщати ваших працівників, коли колега ділиться інформацією, що стосується їхньої роботи. Приклади включають новини відділу або компанії, щоденні завдання, які надсилаються через робочий процес, чи відповіді на запитання, які вони задали.

2. Можливості коментування 

Однією з основних причин впровадження внутрішніх мереж є швидка командна робота та комунікацією. Інструмент програмного забезпечення внутрішньої мережі дозволяє вести перегруповану комунікацію, таку як коментування на вікі-сайтах або корпоративних форумах. 

Внутрішня мережа повинна бути спроектована таким чином, щоб заохочувати участь і обмін ідеями, що веде до швидших рішень.

Коментарі повинні бути позначені як розв'язані, щоб статті знань залишалися охайними, а читачі не були заплутані коментарями, які вже були вирішені.

3. Інтеграція чату 

Повідомлення — один із найкращих способів для працівників обговорювати ідеї, проекти та отримувати потрібну інформацію швидко. Інтеграція чату економить час, витрачений на очікування електронних листів, і забезпечує центральну платформу, на якій працівники можуть звертатися по допомогу

Включення інтеграції чату з програмним забезпеченням для внутрішньої мережі робить вирішення проблем швидшим. Не потрібно швидко приєднуватися до зустрічі, коли ви можете спілкуватися в Slack. 

Бонусні бали, якщо ваша внутрішня мережа дозволяє вам здійснювати дії в Slack, такі як фіксація знань або обмін відповідями з бази знань. Інші функції обміну повідомленнями, на які варто звернути увагу, включають групові чати, потужні функції пошуку та обмін файлами.

4. Інтуїтивний пошук 

Якщо ваша компанія зростає, стає важче отримувати інформацію. Інтуїтивний пошук полегшує та пришвидшує пошук всього: від інформації про персонал до документів і минулих статей. 

Коли ви використовуєте внутрішню мережу з поганими функціями пошуку, працівники витрачають більше часу на пошук ресурсів, що призводить до розчарувань і незадоволення з продуктивністю вашої компанії. 

Функція пошуку повинна заощаджувати час і допомагати працівникам навігувати по внутрішній мережі для знаходження необхідного.

5. Єдине джерело правди 

Внутрішня мережа вашого бізнесу повинна функціонувати як єдине джерело правди, щоб працівники могли довіряти та приймати це. Більшість традиційних інтранетів зазнає невдачі, тому що вони стають сміттєзвалищем застарілих документів.

Guru вирішує цю проблему, пропонуючи експертів у відділі, які можуть перевірити інформацію на вашому інтранеті. Guru також надсилає сповіщення про оновлення інформації через задані інтервали, щоб забезпечити, що зміст на вашому інтранеті завжди актуальний та точний. 

6. Мобільний додаток 

Близько п’яти мільярдів людей мають смартфон. Обирайте інтранет з мобільним додатком, щоб співробітники могли залишатися на зв’язку, незалежно від пристрою, який вони використовують. 

Мобільний додаток дозволяє співробітникам отримувати важливі оновлення, що робить їх більш чуйними до ситуацій, які виникають.

Коли інтранет легкодоступний, це дозволяє членам команди бути продуктивними, що призводить до вищих доходів для вашої організації. 

7. Адаптивний дизайн 

Консалтинг цифрових стратегій повідомляє, що 60% співробітників використовують додатки на своїх мобільних пристроях для роботи. Fierce Mobile IT додає, що 71% співробітників витрачають понад 2 години на тиждень на доступ до інформації про компанію на мобільному.

Впровадження адаптивних мобільних дизайнів забезпечує чудовий користувальницький досвід для співробітників, незалежно від пристрою, який вони використовують. Незалежно від того, вдома вони чи поза своїм комп'ютером, співробітники можуть увійти до свого робочого місця, щоб споживати інформацію та взаємодіяти безперешкодно.

8. Чудовий користувальницький досвід 

Залученість страждає без хорошого цифрового досвіду. Цифровий досвід включає інтуїтивно зрозуміле макетування, зручність користування платформою інтранету, інтеграцію з третіми сторонами, впровадження внутрішнього брендингу та балансування соціальних взаємодій з трудовим контентом. Чудовий цифровий досвід змушує співробітників прагнути використовувати інтранет та вкладати свій внесок у нього.

9. Управління документами 

Управління документами є функцією, яка має бути основною у кожній платформі інтранету. Оскільки ви культивуєте культуру обміну знаннями, важливо мати інтегровану платформу, яка полегшує створення, редагування, спільне використання та видалення документів у межах організації.

10. Компанійська вікі та управління файлами 

Внутрішня вікі є основною функцією інтранету, оскільки вона дозволяє співробітникам спільно додавати, редагувати та підтримувати контент, який є релевантним для вашого бізнесу. Де традиційні інтранети є неприємними та надто складними, внутрішні вікі, такі як Guru, полегшують пошук, редагування та навігацію в ієрархії контенту.

Коли ви впроваджуєте компанійську вікі, ваша команда проводить менше часу на пошук інформації та більше часу на продуктивність.

Важливо обрати інтранет, який інтегрується з іншими інструментами управління знаннями, дозволяє міжсайтове посилання між вікі-сторінками та надає управління дозволами та доступом.

11. Аналітика для поліпшення виробничих показників

Ваше рішення інтранету має надавати вичерпну інформацію про те, як і де використовуються знання, та який вплив на знання компанії має на продуктивність співробітників.

Ви можете використовувати аналітику для відстеження, який контент переглядається найбільше, які документи без документації шукають співробітники і чи є вашій команді корисним опублікований контент.

12.  Організаційна структура 

Для сприяння довгостроковому плануванню організаційні структури повинні бути доступними, щоб усі знали, хто відповідає за конкретні функції та хто що виконує. Організаційні структури стають у нагоді, коли кілька відділів повинні співпрацювати над великими проектами.

10 рішень програмного забезпечення інтранету для вибору

Guru 

Про Guru

Guru – ваш внутрішній вікі, який спрощує створення, обмін та знаходження затверджених експертами знань. Замість того, щоб документи жили в різних місцях, Guru захоплює необхідну вам інформацію, де б вона не знаходилася. 

Від розмов у Slack до документів Google, проектів Asana та в умах ваших найкваліфікованіших співробітників, ваша інформація та експертиза компанії стають єдиним джерелом істини.

Чим Guru відрізняється від інших програм інтранету?

Внутрішні комунікації

Guru покращує комунікацію працівників і робить інформацію доступною для всіх, коли вона їм потрібна. Використовуйте функцію сповіщень Guru, щоб уникнути втоми від повідомлень та забезпечити, щоб ваші співробітники отримали найважливіші оновлення.

Управління продуктом

Від ідеї продукту до збору зворотного зв'язку від клієнтів, Guru надає командам продукту єдине джерело істини для знань про продукт. 

Замість того, щоб постійно відповідати на одні й ті ж запитання, менеджери та експерти компанії можуть поділитися своїм досвідом і забезпечити, щоб інформація про продукт завжди перевірялась предметними експертами та регулярно оновлювалась.

Крім того, команди, що взаємодіють з клієнтами, тепер мають впевненість у тому, щоб швидко знаходити відповіді у програмному забезпеченні вашого інтранету та точно відповідати на запитання.

Ознайомлення працівників

Програмне забезпечення ознайомлення працівників Guru створює рівні умови для нових співробітників, щоб легко знайти інформацію, яку їм потрібно, щоб стати продуктивними членами команди.

Замість того, щоб квапити процес ознайомлення або переповнювати співробітників інформацією, ви можете забезпечити співробітників можливістю ознайомлюватися у своєму темпі. Це дешевше, швидше та ефективніше. 

Менеджери можуть автоматизувати процес ознайомлення, відстежувати прогрес співробітників, консолідувати компанійські знання, щоб усунути непорозуміння, і заповнити прогалини в знаннях у процесі ознайомлення.

Blink 

Доступ до ключової інформації може врятувати життя пацієнтів. Blink тримає працівників на передовій в курсі даних, які стосуються їх професії. Інформація допомагає постачальникам медичних послуг залишатися в курсі транзиту, логістики та управління об’єктами. Blink замінює нудні статті на вашому інтранеті на захоплюючий контент з передової. 

Microsoft SharePoint 

Microsoft SharePoint служить мобільним інтранетом як для малих підприємств, так і для великого бізнесу. Microsoft SharePoint пропонує різноманітні елементи для створення корпоративного інтранету. 

З SharePoint ваші співробітники можуть швидко створювати функціональні сторінки інтранету, не маючи знань з кодування. SharePoint також дозволяє зберігати, відновлювати, архівувати, шукати та управляти електронними документами.

Подивіться, як Guru та Sharepoint порівнюються. 

Yammer 

Yammer — це внутрішня приватна соціальна мережа, яка дозволяє командам співпрацювати по всіх регіонах, департаментах і бізнес-додатках. Ви можете придбати Yammer разом з Microsoft Office 365 або як окремий продукт.

Для співпраці маленьких команд Yammer дозволяє створювати та приєднуватися до приватних/публічних груп, а також можливість обмінюватися оновленнями в групі.

Основні функції включають корпоративний мікроблогінг, обмін файлами, корпоративний каталог, позначення контенту та приватні повідомлення. 

Simpplr 

Simpplr — це програмне забезпечення внутрішнього інтранету, орієнтоване на забезпечення простого у використанні користувацького досвіду. Думайте про Simpplr як про цифрове робоче середовище, де колеги можуть ділитися подіями та прогресом роботи.

Simpplr використовує адаптивну персоналізацію, щоб надсилати релевантний контент правильним людям у правильний час. Контент персоналізований для кожного співробітника, щоб вони могли бачити бізнес-новини, рідні відео та події, які мають значення для них. 

Staffbase 

Staffbase — це додаток для внутрішніх комунікацій для великих організацій. Staffbase надає центральну платформу для співробітників для ідеації, створення та публікації контенту. Ви можете налаштувати додаток з брендовими властивостями та використовувати push-сповіщення, щоб надсилати релевантну інформацію співробітникам.

Jostle 

Jostle — це соціальна мережа та віддалене внутрішнє рішення, яке пропонує зручну візуалізацію для спростування складних процесів. 

Співробітники можуть обговорювати теми, ділитися ідеями та співпрацювати в закритому або відкритому середовищі. Використовуйте командні матриці, щоб побачити, хто відповідає за конкретне завдання. Ви також можете фільтрувати співробітників за відділом, місцеположенням або іншими розумними фільтрами пошуку.

Основними функціями Jostle є управління ресурсами, директорія співробітників та інтеграція з Google Drive та OneDrive.

Workvivo 

Workvivo — це платформа залучення працівників, яка поєднує функції інтранету, соціальної мережі та програми для працівників, щоб запропонувати всебічний цифровий досвід. Основні функції Workvivo включають новинний потік, налаштування опитувань, опитування пульсу співробітників та визнання колег.

Claromentis 

Claromentis — це цифрове робоче місце, яке пропонує співробітникам інтерактивний простір для співпраці, комунікації, обміну знаннями та управління завданнями.  

Claromentis спроектовано для об’єднання всіх інструментів, які використовують співробітники, щоб вони могли залишатися на зв'язку з роботою, де б вони не були. Claromentis поєднує сучасні рішення інтранету з електронним навчанням, електронними формами та управлінням проектами.

Samepage 

Samepage — це програмне забезпечення соціального інтранету, яке пропонує спільну роботу з документами в реальному часі з можливістю обміну файлами, внутрішньою комунікацією та управлінням завданнями. 

Основні функції Samepage включають панель завдань, ролі папок, документацію, чат контенту, електронні таблиці та ментальні карти.

Workplace by Facebook 

Workplace by Facebook — це інструмент комунікації, який з’єднує віддалених і офісних співробітників. Це як ваш звичайний новинний потік Facebook, але з інформаційною панеллю, яка працює як корпоративний інтранет. 

Співробітники можуть ставити лайки на хід роботи один одного, надсилати приватні повідомлення, ділитися живими відео та тримати один одного в курсі. Workplace by Facebook також включає внутрішню бібліотеку, де співробітники можуть знайти внутрішні ресурси з одного центрального місця.

Основні функції включають живі трансляції відео, групи, бібліотеку знань, інформаційний потік та інтеграцію з такими інструментами, як Google Drive і Office365.

Обирайте програмне забезпечення інтранету, яке підтримує ваш робочий процес 

Інтранет забезпечує ефективні робочі процеси завдяки залучаючому контенту, каналам комунікації та культурі співпраці, яка заохочує обмін знаннями.

Обираючи програмне забезпечення інтранету, запишіть необхідні та бажані функції, які вам потрібні. Пріоритет надайте рішенням для інтранету, які пропонують функції пошуку на базі штучного інтелекту, інтелектуальні сповіщення, CMS і інтеграцію з іншими додатками у вашому робочому процесі.

Обирайте програмне забезпечення інтранету, яке масштабується і зростає разом із вашою командою. Якщо вам знадобиться API та настроюване кодування, також важливо запитати. Запросіть демонстрацію, щоб протестувати інтранет перед тим, як підписатися на платний план.