Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

يمثل إنترانت شركتك المحور المركزي للتواصل الداخلي وإدماج الموظفين. له تأثير على الإنتاجية والتعاون عبر المنظمة. كما يؤثر على تجربة الموظف العامة، من التحفيز إلى الانخراط.

يشرح لماذا 57% من موظفي الاتصالات الداخلية وموظفي الموارد البشرية تحت الضغط لتطوير منهج أكثر وحدة للتفاعل مع الموظفين. 

للأسف، لم ينجح الكثيرون. وفقًا لجالوب، 74% من الموظفين يشعرون بأنهم خارج دائرة الاتصالات الخاصة بالشركة. كذلك يسجل HBR أن 23% من الموظفين يغادرون قبل ذكرى عملهم الأولى. هناك رابط مباشر بين ضعف عملية الإدماج وعدم رضا الموظف.

نظام إدارة محتوى إنترانت المناسب يسهل كل من عملية الإدماج والاتصالات الداخلية مما يمكن أن يوفر ما يصل إلى 17 ساعة في الأسبوع و 420,000 دولار في السنة. 

مع المقال والقوالب أدناه، ستتعلم كيفية اختيار نظام إدارة محتوى إنترانت تجاري يسهل التواصل، ويجعل التعاون أسهل، ويعزز تفاعل الموظفين. ابدأ عمليات وإجراءات نظام إدارة محتوى إنترانت الخاص بك مع القوالب التجارية المجانية أدناه.

ما هو الإنترانت؟

الإنترانت هو شبكة خاصة داخل منظمة مصممة للتواصل ومشاركة المعلومات والتواصل الاجتماعي. يستخدم الموظفون الإنترانت للعثور على المعلومات وإدارة سير العمل والتواصل داخليًا.

يساعد برنامج الإنترانت المنظمات على مشاركة المعلومات على أساس الحاجة إلى المعرفة. بهذه الطريقة، يتلقى الموظفون إشعارات فقط في الأخبار أو المهام ذات الصلة بهم بدلاً من تشتيت انتباههم بالرسائل الإلكترونية. 

بدلًا من الحفاظ على الوثائق الورقية مثل كتيبات الإجراءات وموارد العملية، توفر شركتك المال على الطباعة ونسخ الوثائق والتكاليف العامة من خلال تخزين كل شيء على الإنترانت.

ما هو نظام إدارة محتوى الإنترانت؟

نظام إدارة محتوى الإنترانت هو نظام إدارة المحتوى الذي يتكامل مع إنترانت شركتك لجعل إنشاء وإدارة المحتوى الرقمي أسهل. يحدد كيفية فهرسة المعلومات أو البحث عنها أو نشرها داخل شركتك.

مع نظام إدارة محتوى الإنترانت، لا تحتاج إلى أدوات مخصصة متعددة لمشاركة الوثائق أو تتبع تقدم المشاريع. بدلاً من ذلك، يتم توحيد جميع تطبيقاتك وعمليات التواصل تحت منصة مركزية وإدارتها بكفاءة في نظام بيئي للإنترانت.

كيف أختار برنامج نظام إدارة محتوى الإنترانت؟ 11 أساسي

1. الأمان

مع محاولة اختراق تحدث كل 39 ثانية، فإن أمان الإنترانت الخاصة بشركتك أمر بالغ الأهمية. 

تم بناء Guru من الألف إلى الياء مع الأمان كأولوية. تشمل ميزات الأمان في Guru:

• SOC 2 النوع 2
• متوافق مع PCI
• SSO قائم على SAML
• قائمة العناوين
• تشفير البيانات أثناء التنقل وفي حالة السكون
• جاهز لجمع البيانات العامة

للتأكد من أنك تحصل على أفضل أمان، يقوم Guru بتوظيف شركة مستقلة سنويًا لإجراء تدقيق أمني يغطي معايير الثقة في السرية والخصوصية إلى جانب المعايير المشتركة.

2. سهولة الاستخدام

معدل الاعتماد هو مقياس للنجاح لنظام إدارة محتوى الإنترانت. هل يقدم تجربة مستخدم سلسة تتطلب الحد الأدنى من التدريب؟ هل يسهل على الموظفين إنشاء محتوى والتفاعل مع المنصة؟

من المحتمل أن يتجنب الموظفون البوابة إذا وجدوا صعوبة في استخدامها، مما يتعارض مع الهدف من إنشائها. 

يجب أن يكون الإنترانت بديهيًا حتى يتمكن أي شخص من الموظفين الجدد إلى المديرين من التنقل بسهولة في النظام.

عندما تكون تطبيقاتك الداخلية سهلة الاستخدام، فإنه ينقل جزءًا من عبء المسؤولية من قسم تكنولوجيا المعلومات ويوفر الوقت في تعليم الموظفين كيفية استخدام نظام الإنترانت الخاص بك.

3. التوافق مع أجهزتك

في عصر العمل عن بعد اليوم، لم يعد الموظفون مرتبطين بأجهزتهم المكتبية. في الواقع، 60% من الموظفين يستخدمون التطبيقات المحمولة للمهام المتعلقة بالعمل. يجب أن تكون الإنترانات متوافقة مع الأجهزة اللوحية والهواتف وأجهزة الكمبيوتر المكتبية.

يقدم Guru تطبيقات المحمول المتاحة لأجهزة iOS وAndroid. يمكنك حتى تسجيل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور أو SSO إذا كان فريقك يستخدمه. 

4. الاتصال والمشاركة الاجتماعية

من الأسهل للموظفين أن يشعروا بالاندماج عندما يتضمن إنترانتك ميزات للإعجاب والمشاركة وتقييم وتعليق المحتوى.

حيث انقرضت الإنترانات التقليدية لأنهم أصبحوا أماكن لتخزين المعلومات القديمة، تتفاعل الإنترانات الحديثة مع أدوات اجتماعية تتضمن الرسائل الفورية، ومؤتمرات الفيديو، والاستطلاعات، والنقاشات، والمزيد.

يجب أن يكون من السهل على الموظفين إنشاء محتوى والتواصل مع الزملاء خارج إدارتهم، والتعاون في المشاريع بين الإدارات والانضمام إلى مجموعات اهتمام ضمن المنظمة.

على سبيل المثال، يتيح لك Slackbot الخاص بـ Guru التقاط المعرفة التي تم إنشاؤها داخل محادثات Slack الخاصة بفريقك كل يوم. تعرف أكثر عن تكامل Guru مع Slack.

مع تكامل Microsoft Teams في Guru، يمكن لفريقك الوصول إلى المعلومات الموثوقة ومشاركتها أثناء الدردشة والتعاون مع زملاء آخرين. تعرف أكثر عن تكامل Guru مع Microsoft Teams.

يمكن للموظفين أيضًا التعليق على بطاقات Guru إذا كانت لديهم المزيد من الأسئلة، ويمكن لمؤلفي البطاقات الرد لبدء محادثة متسلسلة في قسم التعليقات لتسهيل رؤية المحادثات الجارية

5. خيار بحث قوي

تجعل ميزة البحث البديهية من السهل والأسرع العثور على المعلومات. أفضل نظام إدارة محتوى يوفر الوقت، ويقلل من الإحباط، ويعزز الإنتاجية، ويساعد الموظفين في العثور على النتائج الصحيحة. يجب أن يكون نظام إدارة المحتوى المفضل لديك قابلًا للبحث عبر النتائج المفهرسة على عدة صيغ ملفات وتطبيقات داخل منظمتك. تعرف كيف تستخدم Guru للبحث عن المعلومات عبر التطبيقات المتكاملة.

6. التكامل مع تطبيقات العمل عن بُعد

وفقًا لfindstack، 16% من جميع الشركات العالمية تعمل عن بُعد 100% و77% من العمال عن بُعد أكثر إنتاجية عند العمل من المنزل.

بينما كان العمل عن بعد في ارتفاع لسنوات، أرغمت الجائحة معظم الشركات على الانضمام إلى الاتجاه. إذا كان من المقرر أن يبقى الموظفون منتجين، فمن المهم أن يكون إنترانتك مناسبًا عن بُعد ويتكامل مع التطبيقات الأخرى.

يتكامل Guru مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل في سير العمل الخاص بك. بعض التطبيقات عن بُعد التي يتكامل معها Guru تشمل:

• جيميل
• إنتركم
• سيلز فورس
• زنديسك
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. التحكم في الإصدارات، تأكيد القراءة، والأذونات

لا يوجد ما هو أسوأ من اكتشاف أنك حذفت وثيقة عمل مهمة. عندما يستضيف نظام إدارة المحتوى لديك وثائق حساسة مثل وثائق العملية، أو وثائق الامتثال، أو الوثائق القانونية، تكون العواقب أكبر.

يقلل التحكم في من يمكنه تحرير أو الموافقة على المحتوى من مخاطر التحرير غير المصرح به ويضمن أن المحتوى الذي تنشره هو المصدر الشامل للحقيقة.

محرك التحقق من Guru يضمن أن الخبراء داخل مؤسستك يقدمون دائمًا لفرقك محتوى موثوقًا به، محدثًا، ودقيقًا، ومتسقًا.

بينما يمكن لأي شخص إنشاء بطاقات في Guru، يحتاجون إلى اختيار مراجع للتحقق من دقة البطاقة واختيار التكرار لتأكيد دقة البطاقة.

عندما يتم التحقق من بطاقة، ستظهر indicator الثقة في أعلى اليسار من كل بطاقة.

8. تحليلات لتحسين اتخاذ القرارات

توفر التحليلات لك رؤى حول كيفية استخدام فريقك للإنترانت، وما الذي يعمل وما يحتاج إلى تحسين. قد تتضمن البيانات من لوحة تحليلاتك ما يلي:

• المحتوى الذي يولد أكبر قدر من الانخراط
• محتوى قديم 
• نية البحث غير المرضية (فجوات المحتوى التي يجب سدها)
• النستخدمون الأكثر نشاطًا على الإنترانت
• الأقل نشاطًا على الإنترانت (قد يحتاجون إلى دعم أو تدريب)

يمكن أن تحسن هذه الرؤى من قرارك وتساعد إنترانتك على تقديم اقتراحات أكثر تخصصًا. تكون البيانات مفيدة أيضاً عندما يحين الوقت لتبرير الاستثمار في نظام إدارة محتوى الإنترانت.

إذا كان فريقك يستخدم الذكاء الصناعي من Guru، يمكنك عرض والوصول إلى مقاييس الاستخدام على لوحة تحليلات الأداء. 

تظهر تحليلات الأداء كيفية استخدام فريقك للبطاقات المقترحة من الذكاء الاصطناعي. تظهر التحليلات أيضًا التطبيقات التي يستخدمها الموظفون للبطاقات المقترحة وأي المحتوى هو الأكثر فائدة. تشمل المقاييس الأخرى:

• إجمالي عدد التفاعلات عبر جميع الأدوات حيث يتم تفعيل الذكاء الاصطناعي
• استخدام Guru حسب القناة لفهم أي الأدوات يستخدمها فريقك أكثر
• استخدام Guru عبر المحادثات الداعمة
• المحتوى الأكثر تأثيرًا عبر كل أداة

9. تنسيق متعدد المحتوى

نعيش في عالم متشبث بالمرئيات. محتوى نصي فقط لم يعد كافيًا بعد الآن. وفقًا لفينغاج، تزيد المرئيات من اهتمام القارئ في قطعة من المحتوى بنسبة تصل إلى 80%.

يجب أن يكون إنترانتك قادرًا على تضمين الفيديو والصوت والاستطلاعات والمخططات الاجتماعية ومشاركات الوسائط الاجتماعية وغيرها من تنسيقات المحتوى، ويجب أن يكون الموظفون قادرين على إنشاء محتوى دون الحاجة إلى خبرة برمجية. 

10. ميزة استطلاع الملاحظات

يشعر الموظفون الذين يتم الاستماع إليهم في دورهم أنهم أكثر عرضة تقريبًا 5 مرات للقيام بأفضل ما لديهم. من المثير للاهتمام، أن المهنيين في الموارد البشرية الذين قاموا بتنفيذ ميزة ملاحظات سجلوا 24% تحسين في الأداء عبر القوى العاملة.

يفضل تقريبًا جميع الموظفين في كل مستوى تلقي الملاحظات بشكل دوري لأن ذلك يساعدهم على بناء الثقة، والشعور بالقيمة، وانخفاض الضغط.

مع تطور أفضل الممارسات لأدوار العمل، تضمن التعليقات المستمرة تدفق المعلومات من الأعلى إلى الأسفل، ويستخدم الموظفون دائمًا تقنيات أفضل في الصناعة لأداء وظائف العمل.

تشمل بعض فوائد اختيار نظام إدارة محتوى الإنترانت الذي يتضمن تكاملات التعليقات والاستطلاعات القدرة على:

• جمع البيانات لفهم تحفيز الموظفين
• كشف القضايا التي يجب التعامل معها على الفور
• إعطاء الموظفين صوتًا ليتم سماعهم ويشعروا أن آرائهم مهمة للإدارة
• تشجيع ثقافة العمل المفتوح، ومشاركة المعرفة، والتعاون بين أعضاء الفريق

11. استهداف

موظفوك مثقلون بالمعلومات. من إشعارات الأخبار إلى تغذيات وسائل التواصل الاجتماعي، والعديد من الرسائل الإلكترونية التي تنتظرهم في بريدهم الوارد عندما يستيقظون، يصبح الأمر مربكًا بسرعة.

من المهم اختيار CMS إنترنت داخلي يسمح لك بإرسال محتوى مستهدف لفريقك. يجب أن يكون لدى الموظفين تغذيات نشاط مخصصة تعرض فقط المعلومات التي تهمهم. يجب أن يكون المحتوى مستهدفًا بناءً على القسم والمشاريع الحالية التي يعمل عليها الموظف.

يساهم الاستهداف أيضًا في تحسين المشاركة، حيث يرى الموظفون المحتوى الذي يجدونه مثيرًا للاهتمام فقط. تشمل خيارات الاستهداف التي يجب البحث عنها:

• الموقع
• أدوار الوظائف
• الاهتمامات الشخصية

على سبيل المثال، إذا نشرت محتوى لفريق التسويق الخاص بك، فلا حاجة لبقية موظفيك للحصول على إشعار. تخلق هذه الميزة تجربة خالية من الفوضى للمستخدمين.

‍

حالات الاستخدام لـ CMS الإنترنت الداخلي

بوابة الموظف

تعتبر بوابة الموظف واحدة من أكثر حالات استخدام CMS الإنترنت شيوعًا. توفر المنصة للموظفين البقاء على اطلاع والترابط داخل المؤسسة.

تحتوي البوابة على معلومات مثل:

• الراتب
• مزايا الموظفين
• التقويمات
• معلومات الاتصال بالموظفين الرئيسيين في المؤسسة والمزيد

تحتوي بوابة الموظف أيضًا على قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك وتعمل كقاعدة بيانات لمستندات الشركة. اعتمادًا على العمل، قد تعمل بوابة الموظف أيضًا كنقطة مركزية للتواصل الاجتماعي والتفاعل.

قد يعجبك قالب دليل الموظف للبدء.

‍

مشاركة المعرفة 

يهدر الموظفون يوم عمل واحد في الأسبوع بحثًا عن المعلومات لأداء عملهم بشكل فعال. ومع ذلك، يمكنك توفير ما بين 2 مليون دولار إلى 200 مليون دولار من خلال نظام مشاركة المعرفة الداخلية. 

السبب الرئيسي لوجود فجوات في المعرفة هو أن الموظفين يتكتلون المعرفة، وفقدان الإنتاجية الناتج عن فجوات المعرفة يعرقل الكفاءة العامة. 

تسهل أنظمة CMS الإنترنت الداخلية مشاركة المعرفة من خلال أن تصبح مستودعًا لوثائق العمليات، والتحديثات الصناعية، والابتكارات. لا يتعين على المديرين الشعور بالذعر عند توظيف موظفين جدد لأن المعرفة التي يحتاجونها ليصبحوا منتجين موجودة بالفعل.

تشمل حلول CMS الإنترنت الحديثة مثل Guru أيضًا ميزات للموظفين لتقديم تعليقات على مستندات العمليات الموجودة أو طرح أسئلة حول مهمة لا يفهمونها. سيتلقى الخبراء داخل قسمك إشعارًا لتقديم إجابات.

يمكن أن يساعدك قالب الإجراءات التشغيلية القياسية الداخلية  للبدء في توثيقك.

‍

الاتصالات الداخلية

الاتصالات الداخلية هي العمود الفقري لأي منظمة. إنها الطريقة الوحيدة للحفاظ على اطلاع الموظفين بالمعرفة التي يحتاجونها للقيام بأعمالهم بشكل جيد. تخلق الاتصالات الداخلية أيضًا قناة مفتوحة للتواصل بين الإدارة والموظفين. 

لماذا يهم هذا؟ حسنًا، عندما يتم تشجيع أعضاء فريقك على تقديم الأفكار والآراء، فهم يشاركون بنشاط ومتحفزون ليظهروا أفضل ما لديهم كل يوم.

تسهيل إعداد هذا النوع من المحادثات سهل مع الإنترنت الداخلي. يمكنك استبدال الاجتماعات الطويلة والمطولة بوسيلة حيث يمكن للموظفين تبادل الأفكار والتعاون بسرعة، حتى عند العمل عن بُعد. 

إليك كيف تشارك Noom التحديثات الداخلية.

‍

إدخال الموظف

واحد من كل خمسة موظفين جدد لن يوصي بشركة بسبب عملية إدخال ضعيفة. بالمقابل، وجدت أبحاث Glassdoor أن الموظفين الذين حصلوا على تجربة إدخال فعّالة للغاية كانوا أكثر احتمالًا 18 مرة للالتزام بمنظمتهم.

إدخال الموظف هو العملية التي يكتسب فيها الموظفون الجدد المهارات والمعرفة التي يحتاجونها ليصبحوا أعضاء منتجين في المنظمة. إذا تم بشكل صحيح، فإنه يقلل من معدل دوران العمال، ويعزز ولاء الموظفين، ويشجع الموظفين الجدد علىالبقاء لمدة ثلاث سنوات على الأقل.

مع نظام CMS الإنترنت، كل ما يحتاجه الموظف الجديد متاح بالفعل عبر الإنترنت، من مستندات الموارد البشرية إلى نماذج الرواتب، وقوائم التحقق من الإدخال، وكتيبات التدريب. عندما تتخلص من عملية الإدخال اليدوي التي تشعر بالإرهاق وتخلق تجربة إدخال مستقلة، فإنك تسمح للموظفين الجدد بالتأقلم وفقًا لسرعتهم الخاصة. 

باستخدام تحليلات الإنترنت، يمكنك أيضًا تتبع تقدم الموظف الجديد لترى ما المحتوى الذي يعودون إليه، ومدى بُعدهم في عملية الإدخال، والبحث الذي يجعلهم ينتهي بهم الأمر إلى الفشل بحيث يمكنك سد فجوات المعرفة بسرعة.

يمكن لقائمة 10+ قوائم التحقق المجانية لإدخال الموظف مساعدتك في البدء.

بوابة الإدارة

يقدم نظام CMS الإنترنت للمديرين والتنفيذيين رؤية شاملة للمهام والعمليات التي تحدث عبر المنظمة في الوقت الحقيقي. تجمع الإنترنت الحديثة أيضًا العديد من سير العمل وتغذيات مخصصة تمنع المديرين من الاضطرار إلى استخدام أنظمة منفصلة لإدارة سير العمل.

التعاون

التعاون والتواصل يسيران جنبًا إلى جنب. تظهر أبحاث Deloitte أن الشركات التي تعطي الأولوية للتعاون من الأرجح أن تتفوق على المنافسة وتكون أكثر ربحية.

تسهل منصة الإنترنت التعاون بين الموظفين والأقسام من خلال دمج الأدوات الاجتماعية ومساحات العمل. مع المنصات المتكاملة مثل Slack، يمكن للفرق التواصل على الفور، وتلقي التعليقات بشكل أسرع وتقليل الرسائل الإلكترونية الداخلية.

بينما تستكشف كيفية تحسين الاتصال والإنتاجية ومشاركة الموظفين في 2021 وما بعدها، يمكن أن تساعدك قالب موارد العمل عن بُعد في البدء.

‍

ما الفرق بين الإنترنت الداخلي والإنترنت الخارجي؟‍

ومع ذلك، تشترك الإنترنت الداخلي والإنترنت الخارجي في بعض أوجه التشابه. كلاهما مستودعات مركزية تسمح للمنظمات بتخزين المعلومات ومشاركتها في موقع واحد. كما أنها تشجع على التعاون بين القوى العاملة الموزعة والشركاء والعملاء بهدف زيادة الإنتاجية.

ما هي فوائد الأعمال من استخدام الإنترنت الداخلي؟

مساعدة الموظفين في العثور على المعلومات بشكل أسرع 

البريد الإلكتروني مشتت. الموظف المتوسط يتحقق من بريده الإلكتروني كل 37 دقيقة. يؤدي هذا التشتت إلى فقدان الإنتاجية التي تستغرق في المتوسط 23 دقيقة و15 ثانية

يمكنك القضاء على التشتت من خلال مشاركة المعلومات حيث يعمل موظفوك بالفعل. أقل وقت مهدور يعني المزيد من الإنتاجية ووقت يقضون على المهام التي تولد الإيرادات.

تعزيز قيم العلامة التجارية

إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام الإنترنت الداخلي للأعمال لتعزيز قيم العلامة التجارية:

• الاعتراف علنًا بالموظفين الذين يعيشون وفقاً لقيم شركتك 
• مشاركة المحتوى حول قيم العلامة التجارية مع موظفيك
• تنظيم التجمعات الاجتماعية الافتراضية لتعزيز بيئة شاملة ومراعية
• جمع الملاحظات من الموظفين لمعرفة ما إذا كانت شركتك تعيش وفقًا لقيمها
• إرسال رسائل تشجيعية للموظفين في الإنترنت الداخلي الخاص بك تتماشى مع ثقافة شركتك
• تشجيع أعضاء الفريق على مشاركة قصص النجاح والانتصارات

تحسين مشاركة الموظفين

63% من أصحاب العمل يقولون إن من الصعب الاحتفاظ بالموظفين الحاليين أكثر من توظيف موظفين جدد. من الأسباب الرئيسية التي تدفع الموظفين للمغادرة هو عدم تحفيزهم على العمل وسخطهم من مكان عملهم.

بالمقابل، الشركات التي تتمتع بمعدل مشاركة موظفين عالية تكون أكثر ربحية بنسبة 21%. الحفاظ على مشاركة موظفيك يضمن أنهم أكثر إنتاجية وأسعد في أدوارهم. 

بعض الطرق لاستخدام الإنترنت لتعزيز المشاركة تشمل:

• تشديد عملية الإدخال للحصول على الموظفين على الطريق الصحيح
• استخدام القوالب الجاهزة والمحررات الغنية بالميزات التي تسهل إنشاء محتوى جذاب
• تدريب الموظفين لفهم قيمك الأساسية وما هو المتوقع من كل فرد
• إنشاء عملية تبادل ملاحظات من طرفين بين المديرين وأعضاء الفريق والعكس صحيح 

• المزيد من الملاحظات تعني أن الموظفين يمكنهم التحسين في مجالات الضعف ويمكن للمديرين تعديل العمليات لزيادة المشاركة

• تقديم برنامج حوافز
• إجراء استبيانات منتظمة لمشاركة الموظفين
• تقييم العمليات للعثور على المهام غير الضرورية التي تبطئ سير العمل وتكلف عملك إيرادات
• تقديم جداول عمل مرنة وحرية لإكمال المهام في الجدول الزمني المفضل لهم

تحسين أداء الموظف من خلال أدوات التواصل الصحيحة

يجب أن تعمل أنظمة CMS الإنترنت كامتداد لسير عمل شركتك. يجب أن تزيد من مشاركة الموظفين، وتسهيل العثور على الموارد، وتشجيع التواصل، والتعليقات، والتعاون.

عند اختيار نظام CMS الإنترنت، ابحث عن الحلول التي تعطي الأولوية للأمان، وعرض البحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي، وسهولة التحديث، وسهولة الثقة. تأكد من أنه قابل للتوسع مع نمو منظمتك واطلب عرضًا أو ابدأ فريقًا مجانيًا قبل الالتزام بخطة مدفوعة.