Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features
Use esses modelos para identificar requisitos críticos de CMS de intranet, e então inicie a documentação de processos da sua equipe.
57% das comunicações internas e do pessoal de RH estão sob pressão para desenvolver uma abordagem mais unificada para o engajamento dos funcionários. Infelizmente, poucos tiveram sucesso. De acordo com a Gallup, 74% dos funcionários se sentem excluídos das comunicações da empresa. O CMS intranet certo otimiza tanto o processo de integração quanto as comunicações internas, o que pode economizar até 17 horas por semana e $420.000 por ano.
A intranet da sua empresa é o centro de comunicação interna e integração. A intranet que você escolher impacta na produtividade e colaboração em toda a organização. Ela também influencia a experiência geral do funcionário, desde a motivação até o engajamento.
Isso explica por que 57% dos profissionais de comunicação interna e de RH estão sob pressão para desenvolver uma abordagem mais unificada para o engajamento dos funcionários.
Infelizmente, não muitos foram bem-sucedidos. Segundo a Gallup, 74% dos funcionários se sentem excluídos das comunicações da empresa. A HBR também relata que 23% dos funcionários deixam a empresa antes do primeiro aniversário de trabalho. Há uma ligação direta entre um processo de integração ruim e a insatisfação dos funcionários.
O CMS de intranet certo otimiza tanto o processo de integração quanto as comunicações internas, o que pode economizar até 17 horas por semana e $420,000 por ano.
Com o artigo e modelos abaixo, você aprenderá como escolher um CMS de intranet empresarial que facilita a comunicação, torna a colaboração mais fácil e aumenta o engajamento dos funcionários. Impulsione seus processos e documentação de CMS para intranet com os modelos de negócios gratuitos abaixo.
O que é uma intranet?
Uma intranet é uma rede privada dentro de uma organização projetada para comunicação, compartilhamento de informações e socialização. Os funcionários usam a intranet para encontrar informações, gerenciar fluxos de trabalho e se comunicar internamente.
O software de intranet ajuda as organizações a compartilhar informações de forma que apenas quem precisa saibam. Dessa forma, os funcionários só recebem notificações sobre notícias ou tarefas que são relevantes para eles, em vez de se distraírem com e-mails.
Em vez de manter documentos físicos, como manuais de procedimentos e documentação de processos, sua empresa economiza dinheiro com impressão, duplicação de documentos e custos gerais armazenando tudo na intranet.
O que é um CMS de intranet?
Um CMS de intranet é um sistema de gerenciamento de conteúdo que se integra à sua intranet empresarial para facilitar a criação e gerenciamento de conteúdo digital. Ele determina como as informações são indexadas, pesquisadas ou publicadas dentro da sua empresa.
Com um CMS de intranet, você não precisa de várias ferramentas personalizadas para compartilhar documentos ou rastrear o progresso de projetos. Em vez disso, todos os seus aplicativos e comunicações são unificados em uma plataforma central e gerenciados de forma eficiente no ecossistema da sua intranet.
Como escolho um software de CMS de intranet? 11 essenciais
1. Segurança
Com uma tentativa de invasão ocorrendo a cada 39 segundos, a segurança da intranet da sua empresa é crítica.
O Guru foi construído do zero priorizando a segurança. Recursos de segurança no Guru incluem:
- SOC 2 Tipo 2
- Conformidade PCI
- SSO baseado em SAML
- Whitelist de IP
- Criptografia de dados em trânsito e em repouso
- Pronto para GDPR
Para garantir que você esteja recebendo a melhor segurança, o Guru contrata anualmente uma empresa independente para realizar uma auditoria de segurança que cobre os critérios de confidencialidade e privacidade, além dos critérios comuns.
2. Facilidade de uso
A taxa de adoção é uma métrica de sucesso para um CMS de intranet. Ele oferece uma experiência de usuário sem costura que requer treinamento mínimo? É fácil para os funcionários criar conteúdo e se envolver com a plataforma?
Os funcionários provavelmente evitarão o portal se acharem difícil de usar, o que derrota o propósito de configurá-lo.
A intranet deve ser intuitiva para permitir que qualquer pessoa, desde novos contratados até gerentes, navegue facilmente pelo sistema.
Quando suas aplicações internas são fáceis de usar, isso transfere parte da responsabilidade do TI e economiza tempo ensinando os funcionários a usar sua intranet.
3. Compatibilidade com seus dispositivos
Na era atual do trabalho remoto, os funcionários não estão mais presos a seus PCs. Na verdade, 60% dos funcionários usam aplicativos móveis para tarefas relacionadas ao trabalho. As intranets devem ser compatíveis com dispositivos móveis, tablets e desktops.
O Guru oferece aplicativos móveis que estão disponíveis para dispositivos iOS e Android. Você pode até fazer login com um nome de usuário e senha ou SSO, se sua equipe usá-lo.
4. Comunicação e engajamento social
É mais fácil para os funcionários se sentirem engajados quando sua intranet inclui recursos para curtir, compartilhar, avaliar e comentar sobre o conteúdo.
Onde intranets tradicionais deixaram de existir porque se tornaram depósitos de informações desatualizadas, intranets modernas interagem com ferramentas sociais que incluem mensagens instantâneas, videoconferências, pesquisas, discussões e mais.
Deve ser fácil para os funcionários criar conteúdo, conectar-se com colegas fora de seu departamento, colaborar em projetos intra-departamentais e entrar em grupos de interesse dentro da organização.
Por exemplo, o Slackbot do Guru permite que você capture o conhecimento criado nas conversas do Slack da sua equipe todos os dias. Saiba mais sobre a integração do Guru com o Slack.
Com a integração do Guru com o Microsoft Teams, sua equipe pode acessar e compartilhar informações verificadas enquanto conversa e colabora com outros colegas de equipe. Saiba mais sobre a integração do Guru com o Microsoft Teams.
Os funcionários também podem comentar nos cartões do Guru se tiverem mais perguntas e os autores dos cartões podem responder para iniciar uma conversa em sequência na seção de comentários, facilitando a visualização das discussões em andamento.
5. Opção de pesquisa robusta
Um recurso de busca intuitivo torna fácil e rápido encontrar informações. O melhor CMS economiza tempo, reduz frustrações, aumenta a produtividade e ajuda os funcionários a encontrarem os resultados certos. Seu CMS preferido também deve ser pesquisável em resultados indexados em múltiplos formatos de arquivos e aplicativos dentro da sua organização. Saiba como usar o Guru para procurar informações em aplicativos integrados.
6. Integração com aplicativos de trabalho remoto
Segundo findstack, 16% de todas as empresas globais são 100% remotas e 77% dos trabalhadores remotos são mais produtivos trabalhando de casa.
Enquanto o trabalho remoto tem crescido por anos, a pandemia forçou a maioria das empresas a aderir à tendência. Se os funcionários devem permanecer produtivos, é importante que sua intranet seja amigável ao remoto e se integre com outros aplicativos.
O Guru se integra com as ferramentas que você já usa em seu fluxo de trabalho. Alguns dos aplicativos remotos com os quais o Guru se integra incluem:
- Gmail
- Intercom
- Salesforce
- Zendesk
- Slack
- Microsoft Teams
- Zapier
- Workato
- Okta
7. Controle de versão, confirmação de leitura e permissão
Nada é pior do que descobrir que você apagou um documento comercial importante. Quando seu CMS hospeda documentos sensíveis, como documentação de processos, documentos de conformidade ou documentos legais, as repercussões são ainda maiores.
Controlar quem pode editar ou aprovar conteúdo reduz o risco de edição não autorizada e garante que o conteúdo publicado seja a única fonte de verdade.
O mecanismo de verificação do Guru garante que especialistas dentro da sua organização sempre forneçam conteúdo confiável, atualizado, preciso e consistente para suas equipes.
Embora qualquer um possa criar cartões no Guru, eles precisam selecionar um verificador para verificar a precisão do cartão e escolher a frequência para confirmar a precisão do cartão.
Quando um cartão é verificado, você verá o indicador de confiança no canto superior esquerdo de cada cartão.
8. Análises para melhorar a tomada de decisões
A análise fornece insights sobre como sua equipe está usando a intranet, o que está funcionando e o que precisa ser aprimorado. Os dados do seu painel de análises podem incluir o seguinte:
- Conteúdo que gera mais engajamento
- Conteúdo desatualizado
- Intenção de busca insatisfeita (lacunas de conteúdo a serem preenchidas)
- Os usuários mais ativos na intranet
- Os usuários menos ativos na intranet (eles podem precisar de suporte ou treinamento)
Esses insights podem melhorar sua tomada de decisões e ajudar sua intranet a retornar sugestões mais personalizadas. Os dados também são úteis quando chega a hora de justificar o investimento no CMS da intranet.
Se sua equipe usa o AI Suggest do Guru, você pode visualizar e acessar métricas de uso no painel de Análise de Performance.
A Análise de Performance mostra como sua equipe usa os cartões sugeridos pela IA. A análise também revela quais aplicativos os funcionários estão usando cartões sugeridos e qual conteúdo é mais útil. Outras métricas incluem:
- O volume total de interações em todas as ferramentas onde o AI Suggest está ativado
- Uso do Guru por canal para entender quais ferramentas sua equipe usa mais
- Uso do Guru em conversas de suporte
- Conteúdo mais impactante em cada ferramenta
9. Formato de conteúdo múltiplo
Vivemos em um mundo focado em visuais. Conteúdo só em texto não é suficiente mais. Segundo a Venngage, visuais aumentam o interesse em um conteúdo em até 80%.
Sua intranet deve ser capaz de embutir vídeo, áudio, enquetes, infográficos, postagens em mídias sociais e outros formatos de conteúdo, e os funcionários devem poder criar conteúdo sem experiência em programação.
10. Recurso de pesquisa de feedback
Funcionários que se sentem ouvidos em seu papel são quase 5 vezes mais propensos a se desempenhar ao máximo de suas habilidades. Curiosamente, profissionais de RH que implementaram um recurso de feedback registraram uma melhoria de desempenho de 24% em toda a força de trabalho.
Quase todos os funcionários em todos os níveis preferem receber feedback regularmente, pois isso os ajuda a construir confiança, sentir-se valorizados e menos estressados.
À medida que as melhores práticas para desempenhar funções evoluem, o feedback contínuo garante que as informações fluam de cima para baixo e os funcionários estejam sempre usando técnicas das melhores da indústria para desempenhar funções.
Alguns benefícios de escolher um CMS de intranet que inclua feedback e integrações de pesquisa incluem a capacidade de:
- Coletar dados para entender a motivação dos funcionários
- Identificar problemas que devem ser tratados imediatamente
- Dar aos funcionários uma voz para serem ouvidos e sentir que suas opiniões são importantes para a gestão
- Incentivar uma cultura de trabalho aberto, compartilhamento de conhecimento e colaboração entre os membros da equipe
11. Segmentação
Seus funcionários estão sobrecarregados de informações. Desde notificações de notícias a feeds de redes sociais, e toneladas de e-mails esperando em sua caixa de entrada quando acordam, torna-se rapidamente esmagador.
É importante escolher um CMS de intranet que permita enviar conteúdo segmentado para sua equipe. Os funcionários devem ter feeds de atividades personalizados que mostrem apenas informações relevantes para eles. O conteúdo deve ser segmentado com base no departamento e nos projetos atuais em que o funcionário está trabalhando.
A segmentação também melhora o engajamento, pois os funcionários só estão vendo conteúdo que acham interessante. As opções de segmentação a serem procuradas incluem:
- Localização
- Funções de trabalho
- Interesse pessoal
Por exemplo, se você publicar conteúdo para sua equipe de marketing, o restante dos seus funcionários não precisa ser notificado. Esse recurso cria uma experiência livre de desordem para os usuários.
Casos de uso para um CMS de intranet
Portal do funcionário
O portal do funcionário é um dos casos de uso mais comuns do CMS de intranet. Ele fornece uma plataforma para os funcionários se manterem atualizados e conectados dentro de uma organização.
O portal armazena informações como:
- Salário
- Benefícios para funcionários
- Calendários
- Informações de contato para o pessoal chave da organização e mais
O portal do funcionário também abriga sua base de conhecimento interna e serve como um banco de dados para documentos da empresa. Dependendo do negócio, o portal do funcionário pode também atuar como um hub para redes sociais e interação.
Você pode gostar do nosso Template de Manual do Funcionário para iniciar o seu.
Compartilhamento de conhecimento
Os funcionários desperdiçam um dia de trabalho por semana procurando informações para fazer seu trabalho de forma eficaz. No entanto, você pode economizar entre $2 milhões a $200 milhões com um sistema interno de compartilhamento de conhecimento.
A principal razão para as lacunas de conhecimento é que os funcionários retêm conhecimento, e a perda de produtividade causada pelas lacunas de conhecimento prejudica a eficiência geral.
Os CMS de intranet facilitam o compartilhamento de conhecimento, tornando-se um repositório para documentação de processos, atualizações do setor e inovações. Os gestores não precisam entrar em pânico ao contratar novos funcionários, pois o conhecimento que eles precisam para se tornarem produtivos já existe.
Soluções modernas de CMS de intranet como Guru também incluem recursos para que os funcionários comentem sobre um documento de processo existente ou façam perguntas sobre uma tarefa que não compreendem. Especialistas dentro de seu departamento receberão uma notificação para fornecer respostas.
Nosso Modelo de Procedimento Padrão de Processos Internos (SOP) pode ajudar a iniciar sua documentação.
Comunicações internas
Comunicação interna é a espinha dorsal de qualquer organização. É a única maneira de manter os funcionários informados com o conhecimento de que precisam para realizar bem seus trabalhos. A comunicação interna também cria um canal aberto de comunicação entre a gestão e os funcionários.
Por que isso importa? Bem, quando seus membros da equipe são incentivados a enviar ideias e opiniões, eles estão ativamente engajados e motivados a se apresentarem como os melhores todos os dias.
Configurar esse tipo de conversa é fácil com um intranet. Isso permite que você substitua reuniões longas e prolixas por uma plataforma onde os funcionários podem compartilhar ideias e colaborar mais rapidamente, mesmo ao trabalhar remotamente.
Aqui está como a Noom compartilha atualizações internas.
Integração de funcionários
Um em cada cinco novos contratados não recomendará uma empresa devido a um processo de integração ruim. Em contraste, uma pesquisa do Glassdoor descobriu que funcionários que tiveram uma experiência de integração altamente eficaz eram 18 vezes mais propensos a se comprometerem com sua organização.
A integração de funcionários é o processo pelo qual novos contratados adquirem as habilidades e conhecimentos de que precisam para se tornarem membros produtivos de uma organização. Feita da maneira certa, ela reduz a rotatividade, constrói lealdade nos funcionários e incentiva novos contratados a permanecer por pelo menos três anos.
Com um CMS de intranet, tudo o que um novo contratado precisa já está online, desde documentos de RH a formulários de folha de pagamento, listas de verificação de integração e manuais de treinamento. Quando você abandona a integração manual que parece esmagadora e cria uma experiência de integração autônoma, você permite que seus novos contratados se integrem em seu próprio ritmo.
Usando análises de intranet, você pode também acompanhar o progresso do novo funcionário para ver que conteúdo eles continuam retornando, quão longe eles foram no processo de integração e buscas que fizeram que resultam em vazio, para que você possa rapidamente fechar lacunas de conhecimento.
Nossos 10+ listas de verificação de integração de funcionários grátis podem ajudá-lo a começar.
Portal de gerenciamento
Um CMS de intranet oferece a gerentes e executivos uma visão de 360 graus das tarefas e processos que estão acontecendo em toda a organização em tempo real. Intranets modernas também consolidam vários fluxos de trabalho e feeds personalizados que impedem que os gerentes tenham que usar sistemas separados para gerenciar fluxos de trabalho.
Colaboração
Colaboração e comunicação andam lado a lado. A pesquisa da Deloitte mostra que empresas que priorizam a colaboração são mais propensas a superar sua concorrência e serem mais lucrativas.
Uma plataforma de intranet facilita a colaboração entre funcionários e departamentos, integrando ferramentas sociais e espaços de trabalho. Com plataformas integradas como o Slack, as equipes podem se comunicar instantaneamente, receber feedback mais rápido e reduzir e-mails internos.
À medida que você explora como melhorar a conexão, a produtividade e o engajamento dos funcionários em 2021 e além, este Modelo de Recursos para Trabalho Remoto pode ajudá-lo a começar.
Qual é a diferença entre intranet e extranet?
Intranet |
Extranet |
|---|---|
| Uma rede privada que está disponível apenas para funcionários dentro de uma organização | Também uma rede privada, mas usada para compartilhar informações com clientes, parceiros e fornecedores fora da empresa |
| A intranet é regulamentada por uma organização específica apenas | Pode ser regulamentada por várias organizações e vinculada por um acordo contratual entre todas as partes na extranet |
| Uma empresa possui uma intranet | Várias organizações podem possuir uma rede extranet |
| Um firewall é usado para proteger a rede da intranet e garantir que as informações permaneçam confidenciais. A intranet é geralmente mais segura que a extranet. | Risco de acesso não autorizado, já que várias organizações têm acesso |
No entanto, intranets e extranets compartilham algumas semelhanças. Ambas são repositórios centrais que permitem às organizações armazenar e compartilhar informações em um único local. Elas também incentivam a colaboração entre forças de trabalho distribuídas, parceiros e clientes, com o objetivo de aumentar a produtividade.
Quais são os benefícios comerciais de usar uma intranet?
Ajudar os funcionários a encontrar informações mais rapidamente
E-mails são perturbadores. O funcionário médio verifica seu e-mail a cada 37 minutos. A distração leva a uma perda de produtividade que leva em média 23 minutos e 15 segundos para voltar ao trabalho.
Você pode eliminar distrações compartilhando informações onde seus funcionários já trabalham. Menos tempo perdido significa mais produtividade e tempo dedicado a tarefas que geram receita.
Reforçar os valores da marca
Aqui estão algumas maneiras de usar uma intranet comercial para reforçar os valores da marca:
- Reconhecer publicamente funcionários que vivenciam os valores da sua empresa
- Compartilhar conteúdo sobre valores da marca com seus funcionários
- Organizar encontros sociais virtuais para promover um ambiente inclusivo e acolhedor
- Coletar feedback dos funcionários para saber se sua empresa está vivendo seus valores
- Enviar mensagens encorajadoras aos funcionários em sua intranet que estejam alinhadas com a cultura da sua empresa
- Incentivar os membros da equipe a compartilharem histórias de sucesso e conquistas
Melhorar o engajamento dos funcionários
63% dos empregadores dizem que é mais difícil reter funcionários existentes do que contratar novos. Uma das principais razões pelas quais os funcionários saem é porque não estão motivados a trabalhar e estão infelizes com seu local de trabalho.
Em contraste, empresas com alto engajamento dos funcionários são 21% mais lucrativas. Manter seus funcionários engajados garante que eles sejam mais produtivos e mais felizes em seus papéis.
Algumas maneiras de usar intranets para impulsionar o engajamento incluem:
- Aperfeiçoar seu processo de integração para começar os funcionários da maneira certa
- Usar modelos prontos e editores ricos em recursos que facilitem a criação de conteúdo envolvente
- Treinar os funcionários para entender seus valores fundamentais e o que se espera de cada indivíduo
- Criar um processo de compartilhamento de feedback em duas vias entre gerentes e membros da equipe e vice-versa
- Mais feedback significa que os funcionários podem melhorar em áreas de fraqueza e os gerentes podem ajustar processos para maior engajamento
- Introduzir um programa de incentivos
- Realizar pesquisas de engajamento dos funcionários regularmente
- Avaliar os processos para encontrar tarefas desnecessárias que retardam o fluxo de trabalho e custam receita ao seu negócio
- Oferecer horários de trabalho flexíveis e autonomia para concluir tarefas no prazo desejado
Melhorar o desempenho dos funcionários com as ferramentas de comunicação certas
Um CMS de intranet deve funcionar como uma extensão do fluxo de trabalho de sua empresa. Deve aumentar o engajamento dos funcionários, facilitar a busca de recursos e incentivar a comunicação, feedback e colaboração.
Ao escolher um CMS de intranet, procure soluções que priorizem a segurança, ofereçam busca com IA, sejam facilmente atualizadas e simples de confiar. Certifique-se de que seja escalável com o crescimento da sua organização e peça uma demonstração ou comece um teste gratuito antes de se comprometer com um plano pago.
A intranet da sua empresa é o centro de comunicação interna e integração. A intranet que você escolher impacta na produtividade e colaboração em toda a organização. Ela também influencia a experiência geral do funcionário, desde a motivação até o engajamento.
Isso explica por que 57% dos profissionais de comunicação interna e de RH estão sob pressão para desenvolver uma abordagem mais unificada para o engajamento dos funcionários.
Infelizmente, não muitos foram bem-sucedidos. Segundo a Gallup, 74% dos funcionários se sentem excluídos das comunicações da empresa. A HBR também relata que 23% dos funcionários deixam a empresa antes do primeiro aniversário de trabalho. Há uma ligação direta entre um processo de integração ruim e a insatisfação dos funcionários.
O CMS de intranet certo otimiza tanto o processo de integração quanto as comunicações internas, o que pode economizar até 17 horas por semana e $420,000 por ano.
Com o artigo e modelos abaixo, você aprenderá como escolher um CMS de intranet empresarial que facilita a comunicação, torna a colaboração mais fácil e aumenta o engajamento dos funcionários. Impulsione seus processos e documentação de CMS para intranet com os modelos de negócios gratuitos abaixo.
O que é uma intranet?
Uma intranet é uma rede privada dentro de uma organização projetada para comunicação, compartilhamento de informações e socialização. Os funcionários usam a intranet para encontrar informações, gerenciar fluxos de trabalho e se comunicar internamente.
O software de intranet ajuda as organizações a compartilhar informações de forma que apenas quem precisa saibam. Dessa forma, os funcionários só recebem notificações sobre notícias ou tarefas que são relevantes para eles, em vez de se distraírem com e-mails.
Em vez de manter documentos físicos, como manuais de procedimentos e documentação de processos, sua empresa economiza dinheiro com impressão, duplicação de documentos e custos gerais armazenando tudo na intranet.
O que é um CMS de intranet?
Um CMS de intranet é um sistema de gerenciamento de conteúdo que se integra à sua intranet empresarial para facilitar a criação e gerenciamento de conteúdo digital. Ele determina como as informações são indexadas, pesquisadas ou publicadas dentro da sua empresa.
Com um CMS de intranet, você não precisa de várias ferramentas personalizadas para compartilhar documentos ou rastrear o progresso de projetos. Em vez disso, todos os seus aplicativos e comunicações são unificados em uma plataforma central e gerenciados de forma eficiente no ecossistema da sua intranet.
Como escolho um software de CMS de intranet? 11 essenciais
1. Segurança
Com uma tentativa de invasão ocorrendo a cada 39 segundos, a segurança da intranet da sua empresa é crítica.
O Guru foi construído do zero priorizando a segurança. Recursos de segurança no Guru incluem:
- SOC 2 Tipo 2
- Conformidade PCI
- SSO baseado em SAML
- Whitelist de IP
- Criptografia de dados em trânsito e em repouso
- Pronto para GDPR
Para garantir que você esteja recebendo a melhor segurança, o Guru contrata anualmente uma empresa independente para realizar uma auditoria de segurança que cobre os critérios de confidencialidade e privacidade, além dos critérios comuns.
2. Facilidade de uso
A taxa de adoção é uma métrica de sucesso para um CMS de intranet. Ele oferece uma experiência de usuário sem costura que requer treinamento mínimo? É fácil para os funcionários criar conteúdo e se envolver com a plataforma?
Os funcionários provavelmente evitarão o portal se acharem difícil de usar, o que derrota o propósito de configurá-lo.
A intranet deve ser intuitiva para permitir que qualquer pessoa, desde novos contratados até gerentes, navegue facilmente pelo sistema.
Quando suas aplicações internas são fáceis de usar, isso transfere parte da responsabilidade do TI e economiza tempo ensinando os funcionários a usar sua intranet.
3. Compatibilidade com seus dispositivos
Na era atual do trabalho remoto, os funcionários não estão mais presos a seus PCs. Na verdade, 60% dos funcionários usam aplicativos móveis para tarefas relacionadas ao trabalho. As intranets devem ser compatíveis com dispositivos móveis, tablets e desktops.
O Guru oferece aplicativos móveis que estão disponíveis para dispositivos iOS e Android. Você pode até fazer login com um nome de usuário e senha ou SSO, se sua equipe usá-lo.
4. Comunicação e engajamento social
É mais fácil para os funcionários se sentirem engajados quando sua intranet inclui recursos para curtir, compartilhar, avaliar e comentar sobre o conteúdo.
Onde intranets tradicionais deixaram de existir porque se tornaram depósitos de informações desatualizadas, intranets modernas interagem com ferramentas sociais que incluem mensagens instantâneas, videoconferências, pesquisas, discussões e mais.
Deve ser fácil para os funcionários criar conteúdo, conectar-se com colegas fora de seu departamento, colaborar em projetos intra-departamentais e entrar em grupos de interesse dentro da organização.
Por exemplo, o Slackbot do Guru permite que você capture o conhecimento criado nas conversas do Slack da sua equipe todos os dias. Saiba mais sobre a integração do Guru com o Slack.
Com a integração do Guru com o Microsoft Teams, sua equipe pode acessar e compartilhar informações verificadas enquanto conversa e colabora com outros colegas de equipe. Saiba mais sobre a integração do Guru com o Microsoft Teams.
Os funcionários também podem comentar nos cartões do Guru se tiverem mais perguntas e os autores dos cartões podem responder para iniciar uma conversa em sequência na seção de comentários, facilitando a visualização das discussões em andamento.
5. Opção de pesquisa robusta
Um recurso de busca intuitivo torna fácil e rápido encontrar informações. O melhor CMS economiza tempo, reduz frustrações, aumenta a produtividade e ajuda os funcionários a encontrarem os resultados certos. Seu CMS preferido também deve ser pesquisável em resultados indexados em múltiplos formatos de arquivos e aplicativos dentro da sua organização. Saiba como usar o Guru para procurar informações em aplicativos integrados.
6. Integração com aplicativos de trabalho remoto
Segundo findstack, 16% de todas as empresas globais são 100% remotas e 77% dos trabalhadores remotos são mais produtivos trabalhando de casa.
Enquanto o trabalho remoto tem crescido por anos, a pandemia forçou a maioria das empresas a aderir à tendência. Se os funcionários devem permanecer produtivos, é importante que sua intranet seja amigável ao remoto e se integre com outros aplicativos.
O Guru se integra com as ferramentas que você já usa em seu fluxo de trabalho. Alguns dos aplicativos remotos com os quais o Guru se integra incluem:
- Gmail
- Intercom
- Salesforce
- Zendesk
- Slack
- Microsoft Teams
- Zapier
- Workato
- Okta
7. Controle de versão, confirmação de leitura e permissão
Nada é pior do que descobrir que você apagou um documento comercial importante. Quando seu CMS hospeda documentos sensíveis, como documentação de processos, documentos de conformidade ou documentos legais, as repercussões são ainda maiores.
Controlar quem pode editar ou aprovar conteúdo reduz o risco de edição não autorizada e garante que o conteúdo publicado seja a única fonte de verdade.
O mecanismo de verificação do Guru garante que especialistas dentro da sua organização sempre forneçam conteúdo confiável, atualizado, preciso e consistente para suas equipes.
Embora qualquer um possa criar cartões no Guru, eles precisam selecionar um verificador para verificar a precisão do cartão e escolher a frequência para confirmar a precisão do cartão.
Quando um cartão é verificado, você verá o indicador de confiança no canto superior esquerdo de cada cartão.
8. Análises para melhorar a tomada de decisões
A análise fornece insights sobre como sua equipe está usando a intranet, o que está funcionando e o que precisa ser aprimorado. Os dados do seu painel de análises podem incluir o seguinte:
- Conteúdo que gera mais engajamento
- Conteúdo desatualizado
- Intenção de busca insatisfeita (lacunas de conteúdo a serem preenchidas)
- Os usuários mais ativos na intranet
- Os usuários menos ativos na intranet (eles podem precisar de suporte ou treinamento)
Esses insights podem melhorar sua tomada de decisões e ajudar sua intranet a retornar sugestões mais personalizadas. Os dados também são úteis quando chega a hora de justificar o investimento no CMS da intranet.
Se sua equipe usa o AI Suggest do Guru, você pode visualizar e acessar métricas de uso no painel de Análise de Performance.
A Análise de Performance mostra como sua equipe usa os cartões sugeridos pela IA. A análise também revela quais aplicativos os funcionários estão usando cartões sugeridos e qual conteúdo é mais útil. Outras métricas incluem:
- O volume total de interações em todas as ferramentas onde o AI Suggest está ativado
- Uso do Guru por canal para entender quais ferramentas sua equipe usa mais
- Uso do Guru em conversas de suporte
- Conteúdo mais impactante em cada ferramenta
9. Formato de conteúdo múltiplo
Vivemos em um mundo focado em visuais. Conteúdo só em texto não é suficiente mais. Segundo a Venngage, visuais aumentam o interesse em um conteúdo em até 80%.
Sua intranet deve ser capaz de embutir vídeo, áudio, enquetes, infográficos, postagens em mídias sociais e outros formatos de conteúdo, e os funcionários devem poder criar conteúdo sem experiência em programação.
10. Recurso de pesquisa de feedback
Funcionários que se sentem ouvidos em seu papel são quase 5 vezes mais propensos a se desempenhar ao máximo de suas habilidades. Curiosamente, profissionais de RH que implementaram um recurso de feedback registraram uma melhoria de desempenho de 24% em toda a força de trabalho.
Quase todos os funcionários em todos os níveis preferem receber feedback regularmente, pois isso os ajuda a construir confiança, sentir-se valorizados e menos estressados.
À medida que as melhores práticas para desempenhar funções evoluem, o feedback contínuo garante que as informações fluam de cima para baixo e os funcionários estejam sempre usando técnicas das melhores da indústria para desempenhar funções.
Alguns benefícios de escolher um CMS de intranet que inclua feedback e integrações de pesquisa incluem a capacidade de:
- Coletar dados para entender a motivação dos funcionários
- Identificar problemas que devem ser tratados imediatamente
- Dar aos funcionários uma voz para serem ouvidos e sentir que suas opiniões são importantes para a gestão
- Incentivar uma cultura de trabalho aberto, compartilhamento de conhecimento e colaboração entre os membros da equipe
11. Segmentação
Seus funcionários estão sobrecarregados de informações. Desde notificações de notícias a feeds de redes sociais, e toneladas de e-mails esperando em sua caixa de entrada quando acordam, torna-se rapidamente esmagador.
É importante escolher um CMS de intranet que permita enviar conteúdo segmentado para sua equipe. Os funcionários devem ter feeds de atividades personalizados que mostrem apenas informações relevantes para eles. O conteúdo deve ser segmentado com base no departamento e nos projetos atuais em que o funcionário está trabalhando.
A segmentação também melhora o engajamento, pois os funcionários só estão vendo conteúdo que acham interessante. As opções de segmentação a serem procuradas incluem:
- Localização
- Funções de trabalho
- Interesse pessoal
Por exemplo, se você publicar conteúdo para sua equipe de marketing, o restante dos seus funcionários não precisa ser notificado. Esse recurso cria uma experiência livre de desordem para os usuários.
Casos de uso para um CMS de intranet
Portal do funcionário
O portal do funcionário é um dos casos de uso mais comuns do CMS de intranet. Ele fornece uma plataforma para os funcionários se manterem atualizados e conectados dentro de uma organização.
O portal armazena informações como:
- Salário
- Benefícios para funcionários
- Calendários
- Informações de contato para o pessoal chave da organização e mais
O portal do funcionário também abriga sua base de conhecimento interna e serve como um banco de dados para documentos da empresa. Dependendo do negócio, o portal do funcionário pode também atuar como um hub para redes sociais e interação.
Você pode gostar do nosso Template de Manual do Funcionário para iniciar o seu.
Compartilhamento de conhecimento
Os funcionários desperdiçam um dia de trabalho por semana procurando informações para fazer seu trabalho de forma eficaz. No entanto, você pode economizar entre $2 milhões a $200 milhões com um sistema interno de compartilhamento de conhecimento.
A principal razão para as lacunas de conhecimento é que os funcionários retêm conhecimento, e a perda de produtividade causada pelas lacunas de conhecimento prejudica a eficiência geral.
Os CMS de intranet facilitam o compartilhamento de conhecimento, tornando-se um repositório para documentação de processos, atualizações do setor e inovações. Os gestores não precisam entrar em pânico ao contratar novos funcionários, pois o conhecimento que eles precisam para se tornarem produtivos já existe.
Soluções modernas de CMS de intranet como Guru também incluem recursos para que os funcionários comentem sobre um documento de processo existente ou façam perguntas sobre uma tarefa que não compreendem. Especialistas dentro de seu departamento receberão uma notificação para fornecer respostas.
Nosso Modelo de Procedimento Padrão de Processos Internos (SOP) pode ajudar a iniciar sua documentação.
Comunicações internas
Comunicação interna é a espinha dorsal de qualquer organização. É a única maneira de manter os funcionários informados com o conhecimento de que precisam para realizar bem seus trabalhos. A comunicação interna também cria um canal aberto de comunicação entre a gestão e os funcionários.
Por que isso importa? Bem, quando seus membros da equipe são incentivados a enviar ideias e opiniões, eles estão ativamente engajados e motivados a se apresentarem como os melhores todos os dias.
Configurar esse tipo de conversa é fácil com um intranet. Isso permite que você substitua reuniões longas e prolixas por uma plataforma onde os funcionários podem compartilhar ideias e colaborar mais rapidamente, mesmo ao trabalhar remotamente.
Aqui está como a Noom compartilha atualizações internas.
Integração de funcionários
Um em cada cinco novos contratados não recomendará uma empresa devido a um processo de integração ruim. Em contraste, uma pesquisa do Glassdoor descobriu que funcionários que tiveram uma experiência de integração altamente eficaz eram 18 vezes mais propensos a se comprometerem com sua organização.
A integração de funcionários é o processo pelo qual novos contratados adquirem as habilidades e conhecimentos de que precisam para se tornarem membros produtivos de uma organização. Feita da maneira certa, ela reduz a rotatividade, constrói lealdade nos funcionários e incentiva novos contratados a permanecer por pelo menos três anos.
Com um CMS de intranet, tudo o que um novo contratado precisa já está online, desde documentos de RH a formulários de folha de pagamento, listas de verificação de integração e manuais de treinamento. Quando você abandona a integração manual que parece esmagadora e cria uma experiência de integração autônoma, você permite que seus novos contratados se integrem em seu próprio ritmo.
Usando análises de intranet, você pode também acompanhar o progresso do novo funcionário para ver que conteúdo eles continuam retornando, quão longe eles foram no processo de integração e buscas que fizeram que resultam em vazio, para que você possa rapidamente fechar lacunas de conhecimento.
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Portal de gerenciamento
Um CMS de intranet oferece a gerentes e executivos uma visão de 360 graus das tarefas e processos que estão acontecendo em toda a organização em tempo real. Intranets modernas também consolidam vários fluxos de trabalho e feeds personalizados que impedem que os gerentes tenham que usar sistemas separados para gerenciar fluxos de trabalho.
Colaboração
Colaboração e comunicação andam lado a lado. A pesquisa da Deloitte mostra que empresas que priorizam a colaboração são mais propensas a superar sua concorrência e serem mais lucrativas.
Uma plataforma de intranet facilita a colaboração entre funcionários e departamentos, integrando ferramentas sociais e espaços de trabalho. Com plataformas integradas como o Slack, as equipes podem se comunicar instantaneamente, receber feedback mais rápido e reduzir e-mails internos.
À medida que você explora como melhorar a conexão, a produtividade e o engajamento dos funcionários em 2021 e além, este Modelo de Recursos para Trabalho Remoto pode ajudá-lo a começar.
Qual é a diferença entre intranet e extranet?
Intranet |
Extranet |
|---|---|
| Uma rede privada que está disponível apenas para funcionários dentro de uma organização | Também uma rede privada, mas usada para compartilhar informações com clientes, parceiros e fornecedores fora da empresa |
| A intranet é regulamentada por uma organização específica apenas | Pode ser regulamentada por várias organizações e vinculada por um acordo contratual entre todas as partes na extranet |
| Uma empresa possui uma intranet | Várias organizações podem possuir uma rede extranet |
| Um firewall é usado para proteger a rede da intranet e garantir que as informações permaneçam confidenciais. A intranet é geralmente mais segura que a extranet. | Risco de acesso não autorizado, já que várias organizações têm acesso |
No entanto, intranets e extranets compartilham algumas semelhanças. Ambas são repositórios centrais que permitem às organizações armazenar e compartilhar informações em um único local. Elas também incentivam a colaboração entre forças de trabalho distribuídas, parceiros e clientes, com o objetivo de aumentar a produtividade.
Quais são os benefícios comerciais de usar uma intranet?
Ajudar os funcionários a encontrar informações mais rapidamente
E-mails são perturbadores. O funcionário médio verifica seu e-mail a cada 37 minutos. A distração leva a uma perda de produtividade que leva em média 23 minutos e 15 segundos para voltar ao trabalho.
Você pode eliminar distrações compartilhando informações onde seus funcionários já trabalham. Menos tempo perdido significa mais produtividade e tempo dedicado a tarefas que geram receita.
Reforçar os valores da marca
Aqui estão algumas maneiras de usar uma intranet comercial para reforçar os valores da marca:
- Reconhecer publicamente funcionários que vivenciam os valores da sua empresa
- Compartilhar conteúdo sobre valores da marca com seus funcionários
- Organizar encontros sociais virtuais para promover um ambiente inclusivo e acolhedor
- Coletar feedback dos funcionários para saber se sua empresa está vivendo seus valores
- Enviar mensagens encorajadoras aos funcionários em sua intranet que estejam alinhadas com a cultura da sua empresa
- Incentivar os membros da equipe a compartilharem histórias de sucesso e conquistas
Melhorar o engajamento dos funcionários
63% dos empregadores dizem que é mais difícil reter funcionários existentes do que contratar novos. Uma das principais razões pelas quais os funcionários saem é porque não estão motivados a trabalhar e estão infelizes com seu local de trabalho.
Em contraste, empresas com alto engajamento dos funcionários são 21% mais lucrativas. Manter seus funcionários engajados garante que eles sejam mais produtivos e mais felizes em seus papéis.
Algumas maneiras de usar intranets para impulsionar o engajamento incluem:
- Aperfeiçoar seu processo de integração para começar os funcionários da maneira certa
- Usar modelos prontos e editores ricos em recursos que facilitem a criação de conteúdo envolvente
- Treinar os funcionários para entender seus valores fundamentais e o que se espera de cada indivíduo
- Criar um processo de compartilhamento de feedback em duas vias entre gerentes e membros da equipe e vice-versa
- Mais feedback significa que os funcionários podem melhorar em áreas de fraqueza e os gerentes podem ajustar processos para maior engajamento
- Introduzir um programa de incentivos
- Realizar pesquisas de engajamento dos funcionários regularmente
- Avaliar os processos para encontrar tarefas desnecessárias que retardam o fluxo de trabalho e custam receita ao seu negócio
- Oferecer horários de trabalho flexíveis e autonomia para concluir tarefas no prazo desejado
Melhorar o desempenho dos funcionários com as ferramentas de comunicação certas
Um CMS de intranet deve funcionar como uma extensão do fluxo de trabalho de sua empresa. Deve aumentar o engajamento dos funcionários, facilitar a busca de recursos e incentivar a comunicação, feedback e colaboração.
Ao escolher um CMS de intranet, procure soluções que priorizem a segurança, ofereçam busca com IA, sejam facilmente atualizadas e simples de confiar. Certifique-se de que seja escalável com o crescimento da sua organização e peça uma demonstração ou comece um teste gratuito antes de se comprometer com um plano pago.
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