Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Votre intranet d'entreprise est le centre névralgique de la communication interne et de l'intégration. L'intranet que vous choisissez a un impact sur la productivité et la collaboration au sein de l'organisation. Il influence également l'expérience globale des employés, de la motivation à l'engagement.

Cela explique pourquoi 57% des communications internes et du personnel RH sont sous pression pour développer une approche plus unifiée de l'engagement des employés. 

Malheureusement, peu ont réussi. Selon Gallup, 74% des employés se sentent exclus des communications de l'entreprise. HBR rapporte également que 23% des employés partent avant leur première année de travail. Il existe un lien direct entre un processus d'intégration médiocre et l'insatisfaction des employés.

Le bon CMS intranet simplifie à la fois le processus d'intégration et les communications internes qui pourraient faire économiser jusqu'à 17 heures par semaine et 420 000 $ par an. 

Avec l'article et les modèles ci-dessous, vous apprendrez à choisir un CMS intranet d'entreprise qui simplifie la communication, facilite la collaboration et augmente l'engagement des employés. Commencez vos processus et votre documentation CMS intranet avec les modèles commerciaux gratuits ci-dessous.

Qu'est-ce qu'un intranet ?

Un intranet est un réseau privé au sein d'une organisation conçu pour la communication, le partage d'informations et la socialisation. Les employés utilisent l'intranet pour trouver des informations, gérer le flux de travail et communiquer en interne.

Le logiciel intranet aide les organisations à partager des informations sur une base de besoin de savoir. De cette façon, les employés ne reçoivent que des notifications pour les nouvelles ou les tâches qui leur sont pertinentes au lieu d'être distraits par des e-mails. 

Au lieu de maintenir des documents physiques tels que des manuels de procédures et de la documentation sur les processus, votre entreprise économise de l'argent sur l'impression, la duplication de documents et les coûts fixes en stockant tout sur l'intranet.

Qu'est-ce qu'un CMS intranet ?

Un CMS intranet est un système de gestion de contenu qui s'intègre à votre intranet d'entreprise pour faciliter la création et la gestion de contenu numérique. Il détermine comment les informations sont indexées, recherchées ou publiées au sein de votre entreprise.

Avec un CMS intranet, vous n'avez pas besoin de plusieurs outils personnalisés pour partager des documents ou suivre l'avancement des projets. Au lieu de cela, toutes vos applications et communications sont unifiées sous une plateforme centrale et efficacement gérées dans votre écosystème intranet.

Comment choisir un logiciel CMS intranet ? 11 indispensables

1. Sécurité

Avec une tentative de piratage se produisant toutes les 39 secondes, la sécurité de l'intranet de votre entreprise est essentielle. 

Guru est construit dès le départ avec la sécurité comme priorité. Les fonctionnalités de sécurité dans Guru incluent :

• SOC 2 Type 2
• Conforme PCI
• SSO basé sur SAML
• Liste blanche IP
• Chiffrement des données en transit et au repos
• Prêt pour le RGPD

Pour vous assurer que vous bénéficiez de la meilleure sécurité, Guru engage une entreprise indépendante chaque année pour effectuer un audit de sécurité qui couvre les critères de confidentialité et de confiance, en plus des critères communs.

2. Facilité d'utilisation

Le taux d'adoption est un indicateur de succès pour un CMS intranet. Offre-t-il une expérience utilisateur fluide nécessitant peu de formation ? Est-il facile pour les employés de créer du contenu et de s'engager avec la plateforme ?

Les employés sont susceptibles d'éviter le portail s'ils trouvent qu'il est difficile à utiliser, ce qui contredit l'objectif de sa mise en place. 

L'intranet doit être intuitif pour permettre à quiconque, des nouveaux recrues aux managers, de naviguer facilement dans le système.

Lorsque vos applications internes sont faciles à utiliser, cela allège une partie de la responsabilité de l'informatique et fait gagner du temps pour enseigner aux employés comment utiliser votre intranet.

3. Compatibilité avec vos appareils

À une époque où le travail à distance est courant, les employés ne sont plus liés à leurs PC. En fait, 60% des employés utilisent des applications mobiles pour des tâches liées au travail. Les intranets doivent être compatibles avec les appareils tels que les tablettes, les téléphones et les ordinateurs de bureau.

Guru propose des applications mobiles disponibles pour les appareils iOS et Android. Vous pouvez même vous connecter avec un nom d'utilisateur et un mot de passe ou SSO si votre équipe l'utilise. 

4. Communication et engagement social

Il est plus facile pour les employés de se sentir engagés lorsque votre intranet inclut des fonctionnalités pour aimer, partager, évaluer et commenter du contenu.

Alors que les intranets traditionnels ont disparu parce qu'ils devenaient des dépotoirs d'informations obsolètes, les intranets modernes s'engagent avec des outils sociaux incluant la messagerie instantanée, la visioconférence, les enquêtes, les discussions, et plus.

Il devrait être facile pour les employés de créer du contenu, de se connecter avec des collègues en dehors de leur département, de collaborer sur des projets intra-départementaux et de rejoindre des groupes d'intérêt au sein de l'organisation.

Par exemple, le Slackbot de Guru vous permet de capturer le savoir créé au sein des conversations Slack de votre équipe chaque jour. En savoir plus sur l'intégration Slack de Guru.

Avec l'intégration de Microsoft Teams de Guru, votre équipe peut accéder et partager des informations vérifiées tout en discutant et collaborant avec d'autres collègues. En savoir plus sur l'intégration Microsoft Teams de Guru.

Les employés peuvent également commenter sur des cartes Guru s'ils ont d'autres questions et les auteurs de cartes peuvent répondre pour entamer une conversation en filigrane dans la section des commentaires afin de faciliter la visualisation de ce qui se passe.

5. Option de recherche robuste

Une fonction de recherche intuitive facilite et accélère la recherche d'informations. Le meilleur CMS permet d'économiser du temps, réduit la frustration, augmente la productivité et aide les employés à trouver les bons résultats. Votre CMS préféré devrait également être consultable dans les résultats indexés sur plusieurs formats de fichiers et applications au sein de votre organisation. Découvrez comment utiliser Guru pour rechercher des informations à travers des applications intégrées.

6. Intégration avec des applications de travail à distance

Selon findstack, 16% de toutes les entreprises mondiales sont entièrement à distance et 77% des travailleurs à distance sont plus productifs lorsqu'ils travaillent depuis chez eux.

Alors que le travail à distance est en augmentation depuis des années, la pandémie a forcé la plupart des entreprises à rejoindre cette tendance. Si les employés veulent rester productifs, il est important que votre intranet soit adapté au travail à distance et s'intègre à d'autres applications.

Guru s'intègre avec les outils que vous utilisez déjà dans votre flux de travail. Certaines des applications de télétravail avec lesquelles Guru s'intègre incluent :

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Contrôle des versions, reconnaissance de lecture et autorisation

Rien n'est pire que de découvrir que vous avez supprimé un document commercial important. Lorsque votre CMS héberge des documents sensibles tels que des documentations de processus, des documents de conformité ou des documents légaux, les conséquences peuvent être encore plus graves.

Contrôler qui peut modifier ou approuver du contenu réduit le risque de modifications non autorisées et garantit que le contenu que vous publiez est la seule source de vérité.

Le moteur de vérification de Guru garantit que les experts de votre organisation fournissent toujours à vos équipes un contenu fiable, actuel et cohérent.

Bien que tout le monde puisse créer des cartes dans Guru, ils doivent sélectionner un vérificateur pour vérifier l'exactitude de la carte et choisir la fréquence de confirmation de cette exactitude.

Lorsque qu'une carte est vérifiée, vous verrez l'indicateur de confiance en haut à gauche de chaque carte.

8. Analytique pour améliorer la prise de décision

L'analytique vous donne un aperçu de la manière dont votre équipe utilise l'intranet, de ce qui fonctionne et de ce qui doit être amélioré. Les données de votre tableau de bord analytique peuvent inclure les éléments suivants :

• Contenu générant le plus d'engagement
• Contenu obsolète 
• Intention de recherche insatisfaite (lacunes de contenu à combler)
• Les utilisateurs les plus actifs sur l'intranet
• Les utilisateurs les moins actifs sur l'intranet (ils peuvent avoir besoin de soutien ou de formation)

Ces informations peuvent améliorer votre prise de décision et aider votre intranet à retourner des suggestions plus personnalisées. Les données sont également utiles lorsqu'il s'agit de justifier l'investissement dans le CMS intranet.

Si votre équipe utilise Guru's AI Suggest, vous pouvez voir et accéder aux métriques d'utilisation sur le tableau de bord Performance Analytics. 

Performance Analytics montre comment votre équipe utilise les cartes suggérées par l'IA. L'analytique révèle également quelles applications les employés utilisent pour les cartes suggérées et quel contenu est le plus utile. D'autres métriques incluent :

• Le volume total d'interactions dans tous les outils où AI Suggest est activé
• Utilisation de Guru par canal pour comprendre quels outils votre équipe utilise le plus
• Utilisation de Guru au cours des conversations d'assistance
• Contenu le plus percutant dans chaque outil

9. Multi-format de contenu

Nous vivons dans un monde axé sur les visuels. Le contenu texte seul n'est plus suffisant. Selon Venngage, les visuels augmentent l'intérêt pour un contenu jusqu'à 80%.

Votre intranet devrait être capable d'intégrer des vidéos, des audios, des sondages, des infographies, des publications sur les réseaux sociaux et d'autres formats de contenu, et les employés devraient être capables de créer du contenu sans expérience en codage. 

10. Fonctionnalité de sondage de retour d'information

Les employés qui se sentent écoutés dans leur rôle sont près de 5 fois plus susceptibles de donner le meilleur d'eux-mêmes. De manière intéressante, les professionnels des RH qui ont mis en œuvre une fonctionnalité de retour d'information ont enregistré une amélioration de 24% de la performance à travers la main-d'œuvre.

Quasiment tous les employés à tous les niveaux préfèrent recevoir des retours sur une base régulière car cela les aide à renforcer leur confiance, à se sentir valorisés et moins stressés.

À mesure que les meilleures pratiques pour les rôles évoluent, un retour d'information continu garantit que l'information circule du haut vers le bas et que les employés utilisent toujours les meilleures techniques du secteur pour effectuer leurs fonctions.

Quelques avantages de choisir un CMS intranet qui inclut des intégrations de retour d'information et de sondage incluent la possibilité de :

• Collecter des données pour comprendre la motivation des employés
• Identifiez les problèmes à traiter immédiatement
• Donner aux employés une voix pour être entendus et pour qu'ils se sentent importants pour la direction
• Encouragez une culture de travail ouverte, le partage des connaissances et la collaboration entre les membres de l'équipe

11. Ciblage

Vos employés sont accablés d'informations. Des notifications de nouvelles aux flux de médias sociaux, et des tonnes d'emails attendant dans leur boîte de réception quand ils se réveillent, cela devient rapidement accablant.

Il est important de choisir un CMS intranet qui vous permet d'envoyer un contenu ciblé à votre équipe. Les employés devraient avoir des fils d'activité personnalisés qui montrent uniquement les informations qui leur sont pertinentes. Le contenu devrait être ciblé en fonction du département et des projets en cours sur lesquels l'employé travaille.

Le ciblage améliore également l'engagement puisque les employés ne voient que le contenu qu'ils trouvent intéressant. Les options de ciblage à rechercher incluent :

• Emplacement
• Rôles de travail
• Intérêt personnel

Par exemple, si vous publiez du contenu pour votre équipe marketing, le reste de vos employés n'a pas besoin d'être notifié. Cette fonctionnalité crée une expérience sans encombre pour les utilisateurs.

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Cas d'utilisation pour un CMS intranet

Portail des employés

Le portail des employés est l'un des cas d'utilisation les plus courants d'un CMS intranet. Il fournit une plateforme pour que les employés restent informés et connectés au sein d'une organisation.

Le portail contient des informations telles que :

• Salaire
• Avantages du personnel
• Calendriers
• Informations de contact pour le personnel clé de l'organisation et plus encore

Le portail des employés abrite également votre base de connaissances interne et sert de base de données pour les documents de l'entreprise. Selon l'entreprise, le portail des employés peut également agir en tant que hub pour le réseautage social et l'interaction.

Vous pourriez aimer notre modèle de manuel de l'employé pour démarrer le vôtre.

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Partage des connaissances 

Les employés perdent un jour de travail par semaine à chercher des informations pour faire leur travail efficacement. Cependant, vous pouvez économiser entre 2 millions à 200 millions de dollars avec un système interne de partage des connaissances. 

La raison principale des lacunes de connaissance est que les employés accumulent des connaissances, et la perte de productivité due à ces lacunes nuit à l'efficacité générale. 

Les CMS intranet facilitent le partage des connaissances en devenant un dépôt pour la documentation des processus, les mises à jour du secteur et les innovations. Les gestionnaires n'ont pas à paniquer lorsqu'ils embauchent de nouveaux employés, car les connaissances nécessaires pour devenir productifs existent déjà.

Les solutions modernes de CMS intranet comme Guru incluent également des fonctionnalités permettant aux employés de commenter un document de processus existant ou de poser des questions sur une tâche qu'ils ne comprennent pas. Les experts de votre département recevront une notification pour fournir des réponses.

Notre modèle de procédures opérationnelles standard internes (SOP)  peut aider à démarrer votre documentation.

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Communications internes

La communication interne est la colonne vertébrale de toute organisation. C'est le seul moyen de tenir les employés informés des connaissances dont ils ont besoin pour bien faire leur travail. La communication interne crée également un canal de communication ouvert entre la direction et les employés. 

Pourquoi cela est-il important ? Eh bien, lorsque vos membres d'équipe sont encouragés à soumettre des idées et des opinions, ils sont activement engagés et motivés à se présenter sous leur meilleur jour chaque jour.

Mettre en place ce type de conversation est facile avec un intranet. Cela vous permet de remplacer les longues réunions ennuyeuses par une plateforme où les employés peuvent partager des idées et collaborer plus rapidement, même en travaillant à distance. 

Voici comment Noom partage des mises à jour internes.

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Intégration des employés

Un nouvel employé sur cinq ne recommandera pas une entreprise en raison d'un mauvais processus d'intégration. En revanche, une étude de Glassdoor a révélé que les employés ayant une expérience d'intégration très efficace étaient 18 fois plus susceptibles de s'engager envers leur organisation.

L'intégration des employés est le processus par lequel les nouvelles recrues acquièrent les compétences et connaissances dont elles ont besoin pour devenir des membres productifs d'une organisation. Fait correctement, cela réduit le turnover, construit la loyauté des employés et encourage les nouvelles recrues à rester au moins trois ans.

Avec un CMS intranet, tout ce dont une nouvelle recrue a besoin est déjà en ligne, des documents RH aux formulaires de paie, en passant par les listes de contrôle d'intégration et les manuels de formation. Lorsque vous abandonnez l'intégration manuelle qui semble accablante et créez une expérience d'intégration autonome, vous permettez à vos nouvelles recrues de s'intégrer à leur propre rythme. 

En utilisant l'analyse intranet, vous pouvez également suivre les progrès des nouveaux employés pour voir quel contenu ils consultent le plus souvent, jusqu'où ils sont allés dans le processus d'intégration et les recherches qu'ils effectuent qui ne donnent rien afin que vous puissiez rapidement combler les lacunes de connaissances.

Nos 10+ listes de contrôle d'intégration des employés gratuites peuvent vous aider à commencer.

Portail de gestion

Un CMS intranet offre aux gestionnaires et aux dirigeants une vue à 360 degrés des tâches et processus qui se déroulent à travers l'organisation en temps réel. Les intranets modernes consolident également plusieurs flux de travail et fils personnalisés qui empêchent les gestionnaires d'avoir à utiliser des systèmes séparés pour gérer les flux de travail.

Collaboration

La collaboration et la communication vont de pair. La recherche Deloitte montre que les entreprises qui privilégient la collaboration sont plus susceptibles de surpasser leurs concurrents et d'être plus rentables.

Une plateforme intranet facilite la collaboration entre employés et départements en intégrant des outils et espaces de travail sociaux. Avec des plateformes intégrées comme Slack, les équipes peuvent communiquer instantanément, recevoir des retours plus rapidement et réduire les emails internes.

Alors que vous explorez comment améliorer la connexion, la productivité et l'engagement des employés en 2021 et au-delà, ce modèle de ressources pour le travail à distance peut vous aider à démarrer.

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Quelle est la différence entre intranet et extranet?‍

Cependant, les intranets et les extranets partagent certaines similitudes. Tous deux sont des dépôts centraux qui permettent aux organisations de stocker et de partager des informations en un seul lieu. Ils encouragent également la collaboration entre des forces de travail réparties, des partenaires et des clients dans le but d'augmenter la productivité.

Quels sont les bénéfices commerciaux de l'utilisation d'un intranet ?

Aidez les employés à trouver l'information plus rapidement 

Les emails sont distrayants. L'employé moyen consulte ses emails toutes les 37 minutes. La distraction entraîne une perte de productivité qui prend en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour retrouver son rythme.

Vous pouvez éliminer les distractions en partageant des informations là où vos employés travaillent déjà. Moins de temps perdu signifie plus de productivité et plus de temps consacré aux tâches génératrices de revenus.

Renforcer les valeurs de la marque

Voici quelques façons dont vous pouvez utiliser un intranet d'entreprise pour renforcer les valeurs de la marque :

• Reconnaître publiquement les employés qui incarnent les valeurs de votre entreprise 
• Partager du contenu sur les valeurs de la marque avec vos employés
• Organiser des rassemblements sociaux virtuels pour favoriser un environnement inclusif et bienveillant
• Collecter des retours d'information des employés pour savoir si votre entreprise respecte ses valeurs
• Envoyer des messages encourageants aux employés dans votre intranet qui sont alignés avec votre culture d'entreprise
• Encourager les membres de l'équipe à partager des histoires de succès et des victoires

Améliorer l'engagement des employés

63 % des employeurs disent qu'il est plus difficile de retenir des employés existants que d'en embaucher de nouveaux. L'une des principales raisons pour lesquelles les employés partent est qu'ils ne sont pas motivés à travailler et sont malheureux dans leur milieu de travail.

En revanche, les entreprises avec un engagement élevé des employés sont 21 % plus rentables. Maintenir vos employés engagés garantit qu'ils soient plus productifs et plus heureux dans leurs rôles. 

Quelques façons d'utiliser les intranets pour favoriser l'engagement incluent :

• Resserrez votre processus d'intégration pour bien commencer les employés
• Utilisez des modèles préétablis et des éditeurs riches en fonctionnalités qui facilitent la création de contenu engageant
• Formez les employés à comprendre vos valeurs fondamentales et ce qui est attendu de chaque individu
• Créez un processus de partage des retours d'information bidirectionnel entre les gestionnaires et les membres de l'équipe et vice versa 

• Plus de retours d'information signifient que les employés peuvent s'améliorer dans leurs points faibles et que les gestionnaires peuvent ajuster les processus pour un meilleur engagement

• Introduisez un programme d'incitation
• Effectuez des enquêtes régulières sur l'engagement des employés
• Évaluez les processus pour trouver des tâches inutiles qui ralentissent le flux de travail et coûtent à votre entreprise des revenus
• Offrez des horaires de travail flexibles et l'autonomie pour accomplir les tâches selon leur calendrier préféré

Améliorez les performances des employés avec les bons outils de communication

Un CMS intranet doit fonctionner comme une extension du flux de travail de votre entreprise. Il doit augmenter l'engagement des employés, faciliter la recherche de ressources, encourager la communication, les retours d'information et la collaboration.

Lorsque vous choisissez un CMS intranet, recherchez des solutions qui privilégient la sécurité, offrent une recherche alimentée par l'IA, sont facilement mises à jour et simples à confiance. Assurez-vous qu'il est évolutif avec la croissance de votre organisation et demandez une démo ou commencez un essai gratuit avant de vous engager à un plan payant.