Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Tu intranet empresarial es el centro de comunicación interna y formación. La intranet que elijas impacta en la productividad y colaboración en toda la organización. También influye en la experiencia general del empleado, desde la motivación hasta el compromiso.

Explica por qué el 57% de los comunicadores internos y el personal de RRHH están bajo presión para desarrollar un enfoque más unificado hacia el compromiso de los empleados. 

Tristemente, no muchos han tenido éxito. Según Gallup, el 74% de los empleados se sienten excluidos de las comunicaciones de la empresa. HBR también informa que el 23% de los empleados se van antes de su primer aniversario laboral. Hay un vínculo directo entre un mal proceso de incorporación y la insatisfacción del empleado.

El CMS intranet adecuado agiliza tanto el proceso de incorporación como las comunicaciones internas, lo que podría ahorrar hasta 17 horas a la semana y $420,000 al año. 

Con el artículo y las plantillas a continuación, aprenderás cómo elegir un CMS intranet empresarial que agilice la comunicación, facilite la colaboración y aumente el compromiso de los empleados. Inicia tus procesos y documentación del CMS intranet con las plantillas empresariales gratuitas a continuación.

¿Qué es un intranet?

Un intranet es una red privada dentro de una organización diseñada para la comunicación, el intercambio de información y la socialización. Los empleados utilizan el intranet para encontrar información, gestionar el flujo de trabajo y comunicarse internamente.

El software intranet ayuda a las organizaciones a compartir información bajo la base de necesidad de conocer. De este modo, los empleados solo reciben notificaciones sobre noticias o tareas que son relevantes para ellos, en lugar de distraerse con correos electrónicos. 

En lugar de mantener documentos físicos como manuales de procedimientos y documentación de procesos, tu empresa ahorra dinero en impresión, duplicación de documentos y costos generales al almacenar todo en el intranet.

¿Qué es un CMS intranet?

Un CMS intranet es un sistema de gestión de contenido que se integra con tu intranet empresarial para facilitar la creación y gestión de contenido digital. Determina cómo se indexa, busca o publica la información dentro de tu empresa.

Con un CMS intranet, no necesitas múltiples herramientas personalizadas para compartir documentos o rastrear el progreso de proyectos. En su lugar, todas tus aplicaciones y comunicaciones están unificadas bajo una plataforma central y gestionadas de manera eficiente en tu ecosistema de intranet.

¿Cómo elijo un software de CMS intranet? 11 elementos imprescindibles

1. Seguridad

Con un intento de hackeo ocurriendo cada 39 segundos, la seguridad de la intranet de tu empresa es crítica. 

Guru está construido desde cero con la seguridad como prioridad. Las características de seguridad en Guru incluyen:

• SOC 2 Tipo 2
• Cumple con PCI
• SSO basado en SAML
• Listas blancas de IP
• Cifrado de datos en tránsito y en reposo
• Listo para GDPR

Para asegurarte de que estás obteniendo la mejor seguridad, Guru contrata anualmente a una firma independiente para realizar una auditoría de seguridad que cubre los criterios de servicios de confianza de confidencialidad y privacidad además de los criterios comunes.

2. Facilidad de uso

La tasa de adopción es una métrica de éxito para un CMS intranet. ¿Ofrece una experiencia de usuario fluida que requiere una capacitación mínima? ¿Es fácil para los empleados crear contenido y participar en la plataforma?

Los empleados probablemente evitarán el portal si les resulta difícil de usar, lo que derrota el propósito de configurarlo. 

La intranet debe ser intuitiva para permitir que cualquiera, desde nuevos contratados hasta gerentes, navegue por el sistema fácilmente.

Cuando tus aplicaciones internas son fáciles de usar, se transfiere parte de la carga de responsabilidad desde TI y se ahorra tiempo en enseñar a los empleados cómo usar tu intranet.

3. Compatibilidad con tus dispositivos

En la actualidad, los empleados no están atados a sus PCs. De hecho, el 60% de los empleados utilizan aplicaciones móviles para tareas relacionadas con el trabajo. Los intranets deberían ser compatibles con dispositivos como tabletas, teléfonos y computadoras de escritorio.

Guru ofrece aplicaciones móviles que están disponibles para dispositivos iOS y Android. Incluso puedes iniciar sesión con un nombre de usuario y contraseña o SSO si tu equipo lo utiliza. 

4. Comunicación y compromiso social

Es más fácil para los empleados sentirse comprometidos cuando tu intranet incluye características para dar me gusta, compartir, calificar y comentar sobre el contenido.

Donde los intranets tradicionales fueron extintos porque se convirtieron en depósitos de información obsoleta, los intranets modernos se relacionan con herramientas sociales que incluyen mensajería instantánea, videoconferencias, encuestas, discusiones y más.

Debería ser fácil para los empleados crear contenido, conectarse con colegas fuera de su departamento, colaborar en proyectos intra-departamentales y unirse a grupos de interés dentro de la organización.

Por ejemplo, el Slackbot de Guru te permite capturar el conocimiento generado dentro de las conversaciones de tu equipo en Slack todos los días. Aprender más sobre la integración de Guru con Slack.

Con la integración de Guru en Microsoft Teams, tu equipo puede acceder y compartir información verificada mientras chatean y colaboran con otros compañeros. Aprender más sobre la integración de Guru con Microsoft Teams.

Los empleados también pueden comentar en las tarjetas de Guru si tienen más preguntas y los autores de la tarjeta pueden responder para iniciar una conversación en hilo en la sección de comentarios y facilitar ver qué conversaciones están en curso.

5. Opción de búsqueda robusta

Una función de búsqueda intuitiva facilita y acelera la búsqueda de información. El mejor CMS ahorra tiempo, reduce la frustración, aumenta la productividad y ayuda a los empleados a encontrar los resultados correctos. Tu CMS preferido también debería ser buscable en los resultados indexados en múltiples formatos de archivo y aplicaciones dentro de tu organización. Aprender cómo usar Guru para buscar información en aplicaciones integradas.

6. Integración con aplicaciones de trabajo remoto

Según findstack, el 16% de todas las empresas globales son 100% remotas y el 77% de los trabajadores remotos son más productivos cuando trabajan desde casa.

Si bien el trabajo remoto ha ido en aumento durante años, la pandemia obligó a la mayoría de las empresas a unirse a la tendencia. Si los empleados deben seguir siendo productivos, es importante que tu intranet sea amigable con el remoto e integre con otras aplicaciones.

Guru se integra con las herramientas que ya utilizas en tu flujo de trabajo. Algunas de las aplicaciones remotas con las que Guru se integra incluyen:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Control de versiones, reconocimiento de lectura y permiso

Nada es peor que descubrir que has eliminado un documento empresarial importante. Cuando tu CMS alberga documentos sensibles como documentaciones de procesos, documentos de cumplimiento o documentos legales, hay repercusiones aún mayores.

Controlar quién puede editar o aprobar contenido reduce el riesgo de ediciones no autorizadas y asegura que el contenido que publicas sea la única fuente de verdad.

El motor de verificación de Guru asegura que los expertos dentro de tu organización siempre proporcionen a tus equipos contenido confiable que esté actualizado, sea preciso y coherente.

Si bien cualquiera puede crear tarjetas en Guru, necesitan seleccionar un Verificador para verificar la precisión de la tarjeta y elegir la frecuencia para confirmar la precisión de la tarjeta.

Cuando una tarjeta es verificada, verás el indicador de confianza en la esquina superior izquierda de cada tarjeta.

8. Análisis para mejorar la toma de decisiones

El análisis te brinda información sobre cómo tu equipo está utilizando el intranet, qué está funcionando y qué necesita ser mejorado. Los datos de tu panel de análisis pueden incluir lo siguiente:

• Contenido que genera más compromiso
• Contenido obsoleto 
• Intención de búsqueda insatisfecha (vacíos de contenido para cerrar)
• Los usuarios más activos en el intranet
• Los usuarios menos activos en el intranet (pueden necesitar apoyo o capacitación)

Estos conocimientos pueden mejorar tu toma de decisiones y ayudar a tu intranet a devolver sugerencias más personalizadas. Los datos también resultan útiles cuando llega el momento de justificar la inversión en el CMS intranet.

Si tu equipo utiliza AI Suggest de Guru, puedes ver y acceder métricas de uso en el panel de Análisis de Rendimiento. 

El panel de Análisis de Rendimiento muestra cómo tu equipo utiliza las tarjetas sugeridas por AI. El análisis también revela qué aplicaciones están utilizando los empleados para las tarjetas sugeridas y qué contenido es más útil. Otros métricas incluyen:

• El volumen total de interacciones a través de todas las herramientas donde AI Suggest está activado
• Uso de Guru por canal para entender qué herramientas utiliza más tu equipo
• Uso de Guru en conversaciones de soporte
• Contenido más impactante en cada herramienta

9. Formato de contenido múltiple

Vivimos en un mundo sobrecargado de visuales. El contenido solo de texto ya no es suficiente. Según Venngage, los visuales aumentan el interés en una pieza de contenido hasta en un 80%.

Tu intranet debería poder incrustar videos, audios, encuestas, infografías, publicaciones en redes sociales y otros formatos de contenido, y los empleados deberían poder crear contenido sin experiencia en programación. 

10. Funcionalidad de encuesta de retroalimentación

Los empleados que se sienten escuchados en su rol son casi 5 veces más propensos a rendir al máximo de sus habilidades. Curiosamente, los profesionales de RRHH que han implementado una función de retroalimentación registraron una mejora del rendimiento del 24% en toda la fuerza laboral.

Casi todos los empleados a todos los niveles prefieren recibir retroalimentación de manera regular porque les ayuda a construir confianza, sentirse valorados y estar menos estresados.

A medida que las mejores prácticas para desempeñar roles laborales evolucionan, la retroalimentación continua asegura que la información fluya de arriba hacia abajo y que los empleados siempre estén utilizando las mejores técnicas de la industria para realizar funciones laborales.

Algunos beneficios de elegir un CMS intranet que incluya integraciones de retroalimentación y encuestas incluyen la capacidad de:

• Recopilar datos para entender la motivación de los empleados
• Descubre problemas que deben ser abordados de inmediato
• Dale a los empleados una voz que se escuche y que sientan que sus opiniones son importantes para la dirección
• Fomenta una cultura de trabajo abierta, el intercambio de conocimientos y la colaboración entre los miembros del equipo

11. Segmentación

Tus empleados están abrumados con información. Desde notificaciones de noticias hasta feeds de redes sociales, y toneladas de correos electrónicos esperando en su bandeja de entrada cuando se despiertan, se vuelve abrumador rápidamente.

Es importante elegir un CMS de intranet que te permita enviar contenido segmentado a tu equipo. Los empleados deben tener feeds de actividad personalizados que solo muestren información que sea relevante para ellos. El contenido debe ser segmentado según el departamento y los proyectos actuales en los que el empleado está trabajando.

La segmentación también mejora el compromiso ya que los empleados solo ven contenido que consideran interesante. Las opciones de segmentación a buscar incluyen:

• Ubicación
• Roles de trabajo
• Interés personal

Por ejemplo, si publicas contenido para tu equipo de marketing, el resto de tus empleados no necesitan recibir notificaciones. Esta función crea una experiencia sin desorden para los usuarios.

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Casos de uso para un CMS de intranet

Portal de empleados

El portal de empleados es uno de los casos de uso más comunes de un CMS de intranet. Proporciona una plataforma para que los empleados se mantengan actualizados y conectados dentro de una organización.

El portal contiene información como:

• Salario
• Beneficios para el personal
• Calendarios
• Información de contacto del personal clave de la organización y más

El portal de empleados también alberga tu base de conocimientos interna y sirve como base de datos para los documentos de la empresa. Dependiendo del negocio, el portal de empleados también puede actuar como un centro de redes sociales e interacción.

Te podría gustar nuestra Plantilla de Manual del Empleado para comenzar el tuyo.

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Intercambio de conocimientos 

Los empleados desperdician un día laboral por semana buscando información para hacer su trabajo de manera efectiva. Sin embargo, puedes ahorrar entre $2 millones y $200 millones con un sistema interno de intercambio de conocimientos. 

La razón principal de las brechas de conocimiento es que los empleados acumulan conocimientos, y la pérdida de productividad por las brechas de conocimiento obstaculiza la eficiencia en general. 

Los CMS de intranet facilitan el intercambio de conocimientos al convertirse en un repositorio para la documentación de procesos, actualizaciones de la industria y novedades. Los gerentes no tienen que entrar en pánico cuando contratan nuevos empleados porque el conocimiento que necesitan para ser productivos ya existe.

Las soluciones modernas de CMS de intranet, como Guru, también incluyen funciones para que los empleados comenten en un documento de proceso existente o hagan preguntas sobre una tarea que no entienden. Los expertos de tu departamento recibirán una notificación para proporcionar respuestas.

Nuestra Plantilla de Procedimiento Operativo Estandarizado y Proceso Interno  puede ayudar a comenzar tu documentación.

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Comunicaciones internas

La comunicación interna es la columna vertebral de cualquier organización. Es la única manera de mantener a los empleados informados con el conocimiento que necesitan para hacer bien su trabajo. La comunicación interna también crea un canal abierto de comunicación entre la dirección y los empleados. 

¿Por qué es importante esto? Bueno, cuando se anima a los miembros de tu equipo a presentar ideas y opiniones, están comprometidos activamente y motivados para mostrar su mejor versión cada día.

Configurar este tipo de conversación es fácil con una intranet. Te permite reemplazar largas reuniones tediosas con una plataforma donde los empleados pueden compartir ideas y colaborar más rápido, incluso trabajando de forma remota. 

Aquí es cómo Noom comparte actualizaciones internas.

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Incorporación de empleados

Uno de cada cinco nuevos contratados no recomendará una empresa debido a un mal proceso de incorporación. En contraste, investigaciones de Glassdoor encontraron que los empleados que tuvieron una experiencia de incorporación altamente efectiva eran 18 veces más propensos a comprometerse con su organización.

La incorporación de empleados es el proceso por el cual los nuevos empleados adquieren las habilidades y el conocimiento que necesitan para convertirse en miembros productivos de una organización. Hecho correctamente, reduce la rotación, genera lealtad en los empleados y anima a los nuevos contratados a quedarse al menos tres años.

Con un CMS de intranet, todo lo que un nuevo contratado necesita ya está en línea, desde documentos de HR hasta formularios de nómina, listas de verificación de incorporación y manuales de capacitación. Cuando eliminas el proceso de incorporación manual que se siente abrumador y creas una experiencia de incorporación autónoma, permites que tus nuevos contratados se integren a su propio ritmo. 

Usando analíticas de intranet, también puedes rastrear el progreso de nuevos empleados para ver qué contenido siguen visitando, qué tan lejos han llegado en el proceso de incorporación y las búsquedas que hacen que no arrojan resultados, para que puedas cerrar rápidamente las brechas de conocimiento.

Nuestra Plantilla de 10+ Listas de Verificación de Incorporación de Empleados puede ayudarte a comenzar.

Portal de gestión

Un CMS de intranet ofrece a los gerentes y ejecutivos una vista de 360 grados de las tareas y procesos que están sucediendo en toda la organización en tiempo real. Las intranets modernas también consolidan múltiples flujos de trabajo y feeds personalizados que evitan que los gerentes tengan que usar sistemas separados para gestionar flujos de trabajo.

Colaboración

La colaboración y la comunicación van de la mano. Investigaciones de Deloitte muestran que las empresas que priorizan la colaboración son más propensas a superar a sus competidores y ser más rentables.

Una plataforma de intranet facilita la colaboración entre empleados y departamentos al integrar herramientas sociales y espacios de trabajo. Con plataformas integradas como Slack, los equipos pueden comunicarse instantáneamente, recibir retroalimentación más rápido y reducir correos internos.

A medida que exploras cómo mejorar la conexión, la productividad y el compromiso de los empleados en 2021 y más allá, esta Plantilla de Recursos para el Trabajo Remoto puede ayudarte a comenzar.

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¿Cuál es la diferencia entre intranet y extranet?‍

Sin embargo, las intranets y extranets comparten algunas similitudes. Ambos son repositorios centrales que permiten a las organizaciones almacenar y compartir información en una sola ubicación. También fomentan la colaboración entre fuerzas laborales, socios y clientes distribuidos con el objetivo de aumentar la productividad.

¿Cuáles son los beneficios comerciales de usar una intranet?

Ayuda a los empleados a encontrar información más rápido 

Los correos electrónicos son distractivos. El empleado promedio revisa su correo electrónico cada 37 minutos. La distracción conduce a una pérdida de productividad que toma un promedio de 23 minutos y 15 segundos para volver a la normalidad.

Puedes eliminar distracciones compartiendo información donde tus empleados ya trabajan. Menos tiempo desperdiciado significa más productividad y más tiempo dedicado a tareas que generan ingresos.

Refuerza los valores de la marca

Aquí hay algunas formas en que puedes usar una intranet empresarial para reforzar los valores de la marca:

• Reconoce públicamente a los empleados que encarnan los valores de tu empresa 
• Comparte contenido sobre los valores de la marca con tus empleados
• Organiza reuniones sociales virtuales para fomentar un entorno inclusivo y solidario
• Recoge comentarios de los empleados para saber si tu empresa está viviendo sus valores
• Envía mensajes de aliento a los empleados en tu intranet que estén alineados con tu cultura empresarial
• Anima a los miembros del equipo a compartir historias de éxito y logros

Mejora la participación de los empleados

El 63% de los empleadores dicen que es más difícil retener a los empleados existentes que contratar nuevos. Una de las principales razones por las que los empleados se van es porque no están motivados para trabajar y son infelices con su lugar de trabajo.

En contraste, las empresas con alto compromiso de los empleados son 21% más rentables. Mantener a tus empleados comprometidos asegura que sean más productivos y felices en sus funciones. 

Algunas formas de usar las intranets para impulsar el compromiso incluyen:

• Optimiza tu proceso de incorporación para que los empleados empiecen con buen pie
• Usa plantillas prehechas y editores ricos en funciones que faciliten la creación de contenido atractivo
• Entrena a los empleados para entender tus valores fundamentales y lo que se espera de cada individuo
• Crea un proceso de intercambio de retroalimentación bidireccional entre gerentes y miembros del equipo y viceversa 

• Más retroalimentación significa que los empleados pueden mejorar en áreas de debilidad y los gerentes pueden ajustar los procesos para un mayor compromiso

• Introduce un programa de incentivos
• Realiza encuestas de participación de empleados de manera regular
• Evalúa los procesos para encontrar tareas innecesarias que ralenticen el flujo de trabajo y cuesten ingresos a tu negocio
• Ofrece horarios de trabajo flexibles y autonomía para completar tareas en su propio tiempo preferido

Mejora el rendimiento de los empleados con las herramientas de comunicación adecuadas

Un CMS de intranet debe funcionar como una extensión del flujo de trabajo de tu empresa. Debería aumentar el compromiso de los empleados, facilitar la búsqueda de recursos y fomentar la comunicación, retroalimentación y colaboración.

Al elegir un CMS de intranet, busca soluciones que prioricen la seguridad, ofrezcan búsqueda impulsada por IA, sean fáciles de actualizar y simples de confiar. Asegúrate de que sea escalable con el crecimiento de tu organización y pide una demostración o comienza un equipo gratuito antes de comprometerte con un plan de pago.