كيفية إجراء تحليل السبب الجذري + نموذج مجاني

استخدم هذا القالب لإجراء تحليل السبب الجذري لأي مشكلة.

تخيل هذا السيناريو: أنت مدير جديد وقد حصلت أخيرًا على وظيفة أحلامك. الأفضل من ذلك، أنك ورثت فريقًا رائعًا يقدم كل شهر.

ثم، في الأسبوع الأول لك في العمل، عانت الأنظمة التي تديرها من أكبر فشل شهدته الشركة على الإطلاق. فجأة، أصبحت وظيفة الحلم تبدو كأكبر كابوس لك: الرئيس التنفيذي يبحث عن تحديثات منك، وفريقك يعمل على مدار الساعة.

الآن بعد أن عادت كل الأشياء إلى العمل، ماذا ستفعل لتظهر أنك القائد المناسب لهذه الوظيفة؟

في هذا الدليل، سنشرح جميع خياراتك وسنقدم قوالب تحليل السبب الجذري (RCA) لمساعدتك على التألق أثناء التحقيق والتواصل والقيادة.

ما هو تحليل السبب الجذري؟

تحليل السبب الجذري هو عملية تُستخدم لإيجاد أصل المشكلة لتحديد أفضل الحلول. أنت تنظر إلى ما وراء القضايا السطحية أو الأعراض إلى السبب الجذري للمشكلة.

بعد تحديد المشكلة، يمكنك اقتراح إجراءات تصحيحية وتدابير استباقية لمنع حدوث المشكلة مرة أخرى في المستقبل.

أفضل تحليلات السبب الجذري:

انظر إلى ما وراء الأعراض لتحديد السبب الرئيسي
ركز على كيف ولماذا حدثت الحادثة، بدلاً من من المسؤول
ركز على أكثر الحوادث تكرارًا، خاصة عندما يكون هناك الكثير من الأعراض للقضية الأساسية.
اجمع المعلومات لتحديد السبب الجذري بوضوح
أنشئ خطة لمنع تكرار السبب الجذري في المستقبل
استخدم عملية بسيطة مثبتة قابلة للتكرار

يمكنك زيادة كفاءتك باستخدام نموذج تحليل السبب الجذري.

ماذا يجب أن أضمن في نموذج تحليل السبب الجذري؟

الجدول الزمني

يتضمن هذا القسم:

الوقت والتاريخ الذي حدثت فيه الأحداث
وصف تفصيلي للأحداث التي وقعت قبل وخلال وبعد الحادثة

الفرق المعنية في أسلوب البحث

يتضمن هذا القسم:

الفريق المسؤول عن التحقيق في المشكلة أو الحادثة
المنهجية لجمع البيانات، التحليل، والتقارير

السبب الجذري أو النتائج

يقوم المحللون أو المحققون بالإبلاغ عن نتائجهم ويصفون الأسباب الجذرية التي تحددت.

إجراءات تصحيحية

يتضمن هذا القسم الخطوات لتصحيح المشكلة وضمان عدم تكرارها.

لماذا يعد تحليل السبب الجذري مهمًا؟

تحديد العيوب والأسباب الرئيسية

تكشف تحليل السبب الجذري عن مشكلات أساسية في أنظمتك أو تقنياتك أو عملياتك. عند مواجهة نفس المشاكل بشكل متكرر، يحدد تحليل السبب الجذري المشكلة الحقيقية ويشكل أساس الحل.

تقليل التكلفة

الأخطاء المتكررة مكلفة على الشركات في الإصلاح، خاصةً في وقت لاحق من عملية التطوير، حيث قد تفقد ثقة عملائك. بالإضافة إلى ذلك، تعني المنتجات المعيبة خروقات العقود، واستدعاءات المنتجات، أو ردود الأموال. تؤدي هذه الحالات أيضًا إلى تقليل الثقة لدى المستهلكين في علامتك التجارية، مما يؤثر سلبًا على مستقبل الشركة.

تحسين السلامة

إذا كنت تعمل في صناعة معنية بالجودة حيث يمكن أن تكون السلامة الفارق بين دعوى قضائية جماعية وقوة عاملة سعيدة، فإن تحليل السبب الجذري يقلل من المخاطر وعدد الحوادث. مع عدد أقل من مشكلات السلامة في مكان عملك، يشعر الموظفون بالأمان، وتصبح عملية التوظيف أسهل.

إنشاء عملية قابلة للتكرار

بعد الانتهاء من تحليل السبب الجذري، سيكون لديك عملية قابلة للتكرار خطوة بخطوة لتشخيص وتقليل قضايا أخرى في المستقبل. يؤدي حل المشكلات بسرعة إلى فريق أكثر إنتاجية.

ركز جهودك

أحد أفضل جوانب تحليل السبب الجذري هو أنه يمنعك من حل العديد من المشاكل في وقت واحد. بدلاً من ذلك، تركز على حل مشكلتين أو ثلاث مشكلات في وقت واحد. يضمن لك التركيز على المشكلات الأكثر أهمية وبناء حلول أو إصلاحات أو عمليات تؤثر بشكل أكبر.

تصل المنتجات إلى السوق بشكل أسرع

المشكلات المتكررة تعرقل الإنتاج وفي بعض الحالات، توقفه تمامًا. تضمن الحل الدائم أن تتوقف التأخيرات عن كونها مشكلة. لذلك، تصل المنتجات إلى السوق بشكل أسرع، ويتزايد الإيرادات لمؤسستك.

كيفية إجراء تحليل السبب الجذري؟

مخطط باريتو

مخطط باريتو هو رسم بياني شريطي مقترن برسم بياني خطي يجمع توزيع التكرار لإظهار الأهمية النسبية لأسباب الفشل. يستند إلى مبدأ باريتو، الذي ينص على أن "80% من الآثار تأتي من 20% من الأسباب."

أولاً، تحدد المشاكل وأسبابها. بعد ذلك، تعطي لكل منها درجة بناءً على عدد مرات حدوث كل واحدة. يسهل مخطط باريتو رؤية المشكلات الأكثر شيوعًا بسرعة حتى تتمكن من تحديد أولويات التحسينات لتحقيق أكبر تأثير.

5 لماذا

تستخدم تقنية 5 لماذا سلسلة من الأسئلة للتعمق في الأسباب الأعمق لمشكلة ما. تسأل لماذا بشكل متكرر حتى تحدد السبب الجذري؛ كل إجابة على سؤال لماذا تصبح أساس السؤال التالي لماذا. إنها تقنية ممتازة لحل المشاكل الأساسية التي لا تتطلب طرقًا تحليلية كمية.

على سبيل المثال

بيان المشكلة: معدل دوراننا أعلى بكثير من متوسط الصناعة.
لماذا؟ الموظفون غير سعداء.
لماذا؟ تظهر المقابلات عند الخروج وجود موضوع بأن الأشخاص ليس لديهم المعلومات التي يحتاجونها للقيام بأعمالهم.
لماذا؟ عملية التوظيف مليئة بالثغرات والمعلومات القديمة.
لماذا؟ لم يكن هناك وقت لمراجعة عملية التوظيف.
لماذا؟ مع نمو الشركة على مدار العام الماضي، تم إغراق قسم الموارد البشرية بطلبات خدمات الموظفين حيث أننا لم نمتلك بعد حلاً لخدمة الذات للموظفين.

‍

مخطط هيكل السمكة

مخطط هيكل السمكة له شكل هيكل سمكة. تمثل رأس السمكة المشكلة، وكل "عظمة" تشير إلى فئة فرعية من الأسباب المحتملة لتلك المشكلة.

استخدم مخطط هيكل السمكة لتحليل المشاكل المعقدة عندما يكون السبب الجذري غير معروف. يُطلق على مخطط هيكل السمكة أيضًا اسم إيشكاوا أو مخطط السبب والتأثير. تجمع المشكلات المحتملة في فئات فرعية وترتبط بالمسألة الرئيسية التي تحقق فيها. إنه أسلوب ممتاز لاستبعاد العوامل غير ذات الصلة وتحديد الأسباب المحتملة الجذرية.

مخطط النقاط المتناثرة

يستخدم مخطط النقاط المتناثرة أزواجًا من نقاط البيانات لفهم الرابط بين متغيرين قابلين للقياس.

قم برسم السبب المشتبه به (المتغير المستقل) على المحور السيني والأثر (المتغير التابع) على المحور الصادي. إذا أظهر المخطط خطًا دقيقًا أو منحنى، فذلك يعني أن المتغيرين مرتبطان. لا تشير العلاقة بالضرورة إلى سبب ولكنه يمكن أن يستخدم جنبًا إلى جنب مع طرق أخرى للمساعدة في الإشارة إلى المشكلة الأساسية.

إذا لم يكن المتغيران مرتبطان، يمكنك تغيير المتغير المستقل (المحور السيني) في البحث عن روابط محتملة أخرى.

ستحتاج إلى فهم مدى احتمالية حدوث أي ارتباط تكتشفه نتيجة للصدفة. يمكن أن يساعدك أداة التحليل الإحصائي في حساب قيمة p للارتباط لتحديد ما إذا كانت العلاقة بين هذه الأشياء ذات دلالة إحصائية. إذا كانت كذلك، فهذا يعني أن هناك احتمالية عالية بأن الأمر الذي حددته مرتبط بالفعل بالمشكلة التي تريد حلها.

تحليل أوضاع الفشل وآثاره (FMEA)

FMEA هي طريقة تُستخدم خلال دورة حياة تصميم المنتج لتحديد المشكلات المحتملة وحلها.

العنصران في FMEA هما:

أوضاع الفشل: تحدد جميع الطرق التي يمكن أن تحدث بها مشكلة ضمن عملية
تحليل الآثار: يقيم الأسباب والنتائج لكل وضع فشل

مخطط FMEA outlines:

عيوب التصميم المحتملة والأسباب والآثار
تدابير التحكم الحالية لمنع كل نوع من الفشل
تقييم شدة حدوث واكتشاف (SOD) لحساب المخاطر وتحديد الخطوات التالية

سيجما ستة وDMAIC

سيجما ستة هي مجموعة أدوات لتحسين العمليات. تعد بتحسين سرعة الدورة مع تقليل العيوب إلى أقل من 3.4 لكل مليون وحدة أو حدث.

ما هو DMAIC؟

DMAIC هو عملية قائمة على البيانات لتحسين الجودة ويعد جزءًا أساسيًا من مبادرة سيجما ستة واستراتيجية قوية قائمة بذاتها.

تعريف وقياس (DM) هو الخطوة الأولى. الهدف هنا هو فهم الفرق بين التوقعات والنتائج.

تحليل (A) هو المرحلة الثانية. يستخدم البيانات من الخطوات الأولى لفهم العلاقة بين السبب والنتيجة لمنع المشكلة من التكرار.

التطبيق والمراقبة (IM) هي المرحلة النهائية. تركز هذه الخطوات على الحل للمشكلات المحتملة وتشمل مراقبة التنفيذ لمنع حدوث مشكلات متكررة.

نصائح لإجراء تحليل السبب الجذري بنجاح

العمل مع فريق

أسهل تحليل العمليات وتبادل الأفكار لحلول عندما تعمل مع فريق. بالإضافة إلى ذلك، فإن العمل مع فريق يعمل كنظام المراجعة والتوازن حيث يمكن لأعضاء الفريق مراجعة بيانات بعضهم البعض.

للحصول على الأفضل من فريقك، استخدم برامج قاعدة المعرفة لتتبع بيانات الحوادث حتى تمتلك سجلاً تاريخيًا لمعلوماتك المتعلقة بتحليل السبب الجذري.

جمع المعلومات الصحيحة

تحليل السبب الجذري الخاص بك غير فعال إذا لم تتمكن من الاعتماد على البيانات المتاحة. يجب أن تكون المعلومات حول حادثة دقيقة ومتسقة وشاملة.

استخدم برامج RSA مع شاشات إدخال بسيطة وتصميم نموذج بديهي لجمع المعلومات الصحيحة. يجب أن تكون أيضًا مجهولة، حتى يشعر الموظفون بالأمان عند تقديم المعلومات.

انظر إلى ما وراء تقرير الحادث

تقرير الحادث هو نقطة البداية عندما تحدد أي الأحداث يجب التحقيق فيها. ومع ذلك، من الضروري الحفر أعمق لفهم سلسلة الأحداث التي أدت إلى الحادث. يجب دعوة المعنيين إلى المناقشة بما في ذلك:

الموظفون الذين يعرفون بالأنظمة والعمليات
الموظفون المعنيون مباشرة في الحدث
محقق أو مسهل مدرب لقيادة المناقشة

اطرح الأسئلة

عند استخدام تقنية الخمسة لماذا، اعمل على العودة إلى تسلسل الأحداث المساهمة لفهم سبب حدوث كل حادثة. ثم استمر في طرح لماذا حتى لا يمكنك تكسير الإجابة أكثر.

بعد ذلك، قم بتقليص قائمتك إلى أكثر المشتبه بهم احتمالاً. ستقوم برسم ذلك في مخطط السبب والنتيجة الذي يظهر سبب المشكلة. عندما تصل إلى السبب الجذري، أجب على الأسئلة التالية للتحقق من عملك:

هل كان سيكون الحدث قد وقع بدون السبب الجذري المحدد؟
هل ستتكرر المشكلة إذا تخلصت من السبب؟

من الأفضل أن تجيب "لا" على كلا السؤالين. خلاف ذلك، تحتاج إلى طرح المزيد من الأسئلة لتحديد السبب الجذري.

ركز على المكان الذي سيكون لديك فيه أكبر تأثير

إذا لم يكن لديك الموارد لحل كل مطالبة أو حادث، ركز على حل القضايا التي سيكون لها أكبر تأثير.

تخبرك مخطط Pareto بقضاياك الرئيسية وتساعدك في التركيز على ذلك السبب المحدد. إنعش خطة عمل حول القضايا الهامة. يجب أن تشمل خطة العمل:

إجراءات تصحيحية
متى يجب أن تحدث؟
من المسؤول عن اتخاذ الإجراء؟
مقاييس النجاح

بعد إنشاء وتنفيذ خطة العمل الخاصة بك، انتظر بضعة أشهر لمقارنة بيانات الحوادث. إذا كانت RCA ناجحة، يجب أن تلاحظ اتجاهًا نزوليًا ملحوظًا.

استفد من التكنولوجيا

تجد بعض المنظمات صعوبة في تحديد المشاكل لأن العمليات والسير العمل وتقنيات التكنولوجيا تجعل من الصعب على الموظفين توثيق الأحداث. يدعم برنامج RCA تحليل السبب الجذري بنجاح من خلال:

جمع البيانات
تحليل البيانات لتحديد الحوادث الأكثر تكرارًا
تتبع تنفيذ الإجراءات التصحيحية والتقدم

غورو هو أفضل وسيلة لإدارة قوالب تكنولوجيا المعلومات والعمليات الخاصة بك

RCA هو وسيلة فعالة من حيث التكلفة لحل القضايا من الجذر. من الأكثر كفاءة أن تحتفظ بها موثقة في إجراءات تكنولوجيا المعلومات والعمليات الخاصة بك حتى لا تضطر إلى إعادة إنشاء العجلة مع كل حادث.

قم بزيادة كفاءتك مع أفضل قوالب سياسة وإجراءات تكنولوجيا المعلومات والعمليات من غورو. إذا لم يكن لديك الوقت لإنشاء قالب من الصفر، قم بتنزيل قوالب تحليل السبب الجذري من غورو لتبسيط تحقيقاتك في RCA. كما يوفر لك غورو الوقت كـ ويكي ذكية على مستوى الشركة تدعم أتمتة بدون كود وتتكامل مع جميع برامجك المفضلة.

الأسئلة المتكررة عن تحليل السبب الجذري

كيف تكتب تحليل السبب الجذري؟

حدد جميع الأسباب المحتملة
حدد السبب الجذري
مشاركة النتائج مع المعنيين
ترتيب الحوادث لحلها

هل يمكنني إضافة زملاء لتحرير قالب تحليل السبب الجذري؟

نعم، إذا كنت تستخدم أداة تعاون عن بعد مثل غورو، يمكنك إضافة جميع المعنيين للتعاون في تحليل السبب الجذري واستخدام القوالب لتوفير الوقت. التغييرات تحفظ وتتزامن في الوقت الحقيقي عبر جميع الأجهزة.

ماذا سأستخدم قالب تحليل السبب الجذري؟

استخدم قالب RCA لتسجيل المعلومات حول:

خلفية الحادث
العوامل المساهمة
النتائج التي تتعلق بالأسباب الجذرية بشكل مباشر أو غير مباشر
الإجراءات المتخذة لتقليل المخاطر المستقبلية

ما هي أمثلة على أدوات تحليل السبب الجذري؟

تشمل أمثلة تحليل السبب الجذري:

5 لماذا
مخطط باريدو
مخطط الانتشار
مخطط السمكة
تحليل أوضاع الفشل وآثاره

الآن بعد أن عادت كل الأشياء إلى العمل، ماذا ستفعل لتظهر أنك القائد المناسب لهذه الوظيفة؟

ما هو تحليل السبب الجذري؟

بعد تحديد المشكلة، يمكنك اقتراح إجراءات تصحيحية وتدابير استباقية لمنع حدوث المشكلة مرة أخرى في المستقبل.

أفضل تحليلات السبب الجذري:

انظر إلى ما وراء الأعراض لتحديد السبب الرئيسي
ركز على كيف ولماذا حدثت الحادثة، بدلاً من من المسؤول
ركز على أكثر الحوادث تكرارًا، خاصة عندما يكون هناك الكثير من الأعراض للقضية الأساسية.
اجمع المعلومات لتحديد السبب الجذري بوضوح
أنشئ خطة لمنع تكرار السبب الجذري في المستقبل
استخدم عملية بسيطة مثبتة قابلة للتكرار

يمكنك زيادة كفاءتك باستخدام نموذج تحليل السبب الجذري.