Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Ihr Unternehmensintranet ist der zentrale Knotenpunkt für interne Kommunikation und Einarbeitung. Das Intranet, das Sie wählen, beeinflusst die Produktivität und Zusammenarbeit in der gesamten Organisation. Es beeinflusst auch das gesamte Mitarbeitererlebnis, von Motivation bis Engagement.

Das erklärt, warum 57 % der internen Kommunikations- und HR-Mitarbeiter unter Druck stehen, einen einheitlicheren Ansatz für das Mitarbeiterengagement zu entwickeln. 

Leider waren nicht viele erfolgreich. Laut Gallup fühlen sich 74 % der Mitarbeiter von den Unternehmenskommunikationen ausgeschlossen. HBR berichtet auch, dass 23 % der Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag kündigen. Es gibt einen direkten Zusammenhang zwischen einem schlechten Einarbeitungsprozess und der Unzufriedenheit der Mitarbeiter.

Das richtige Intranet-CMS optimiert sowohl den Einarbeitungsprozess als auch die interne Kommunikation, was bis zu 17 Stunden pro Woche und 420.000 US-Dollar pro Jahr einsparen könnte. 

Mit dem Artikel und den Vorlagen unten erfahren Sie, wie Sie ein Intranet-CMS für Unternehmen auswählen, das die Kommunikation optimiert, die Zusammenarbeit erleichtert und das Mitarbeiterengagement steigert. Starten Sie Ihre Intranet-CMS-Prozesse und -Dokumentationen mit den kostenlosen Geschäftsvorlagen unten.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein privates Netzwerk innerhalb einer Organisation, das für Kommunikation, Informationsaustausch und Sozialisierung konzipiert ist. Mitarbeiter nutzen das Intranet, um Informationen zu finden, Arbeitsabläufe zu verwalten und intern zu kommunizieren.

Intranet-Software hilft Organisationen, Informationen nur nach Bedarf zu teilen. So erhalten Mitarbeiter nur Benachrichtigungen zu Nachrichten oder Aufgaben, die für sie relevant sind, anstatt von E-Mails abgelenkt zu werden. 

Anstatt physische Dokumente wie Verfahrensanleitungen und Prozessdokumentationen zu führen, spart Ihr Unternehmen Geld für Druck, Vervielfältigung und Gemeinkosten, indem es alles im Intranet speichert.

Was ist ein Intranet-CMS?

Ein Intranet-CMS ist ein Content-Management-System, das mit Ihrem Unternehmensintranet integriert ist, um die Erstellung und Verwaltung digitaler Inhalte zu erleichtern. Es bestimmt, wie Informationen innerhalb Ihres Unternehmens indiziert, gesucht oder veröffentlicht werden.

Mit einem Intranet-CMS benötigen Sie keine mehreren benutzerdefinierten Tools, um Dokumente zu teilen oder den Projektfortschritt zu verfolgen. Stattdessen sind alle Ihre Apps und Kommunikationen unter einer zentralen Plattform vereint und effizient in Ihrem Intranet-Ökosystem verwaltet.

Wie wähle ich eine Intranet-CMS-Software aus? 11 wesentliche Merkmale

1. Sicherheit

Da alle 39 Sekunden ein Hackerangriff stattfindet, ist die Sicherheit des Intranets Ihres Unternehmens entscheidend. 

Guru wurde von Grund auf mit Sicherheit als Priorität entwickelt. Sicherheitsfunktionen in Guru umfassen:

• SOC 2 Typ 2
• PCI-konform
• SAML-basiertes SSO
• IP-Whitelistung
• Datenverschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand
• GDPR-konform

Um sicherzustellen, dass Sie die beste Sicherheit erhalten, engagiert Guru jährlich eine unabhängige Firma, um ein Sicherheitsaudit durchzuführen, das die Kriterien für die Vertraulichkeit und den Datenschutz sowie die allgemeinen Kriterien abdeckt.

2. Benutzerfreundlichkeit

Die Akzeptanzrate ist ein Erfolgsmaßstab für ein Intranet-CMS. Bietet es eine nahtlose Benutzererfahrung, die minimale Schulung erfordert? Ist es für Mitarbeiter einfach, Inhalte zu erstellen und sich mit der Plattform zu beschäftigen?

Mitarbeiter neigen dazu, das Portal zu umgehen, wenn sie es schwierig finden, was den Zweck der Einrichtung beeinträchtigt. 

Das Intranet muss intuitiv sein, damit jeder, von neuen Mitarbeitern bis zu Managern, das System leicht navigieren kann.

Wenn Ihre internen Anwendungen einfach zu verwenden sind, verringert sich die Verantwortung der IT, und die Schulungszeit für die Mitarbeiter bleibt gering.

3. Kompatibilität mit Ihren Geräten

In der heutigen Zeit des Remote-Arbeitens sind Mitarbeiter nicht mehr an ihre PC gebunden. Tatsächlich nutzen 60 % der Mitarbeiter mobile Apps für arbeitsbezogene Aufgaben. Intranets sollten mit Tablets, Handys und Desktops kompatibel sein.

Guru bietet mobile Apps an, die für iOS- und Android-Geräte verfügbar sind. Sie können sich sogar mit einem Benutzernamen und Passwort oder SSO anmelden, falls Ihr Team es verwendet. 

4. Kommunikation und soziale Interaktion

Es ist für Mitarbeiter einfacher, sich engagiert zu fühlen, wenn Ihr Intranet Funktionen zum Liken, Teilen, Bewerten und Kommentieren von Inhalten enthält.

Wo traditionelle Intranets ausgestorben sind, weil sie zu Ablageplätzen für veraltete Informationen wurden, interagieren moderne Intranets mit sozialen Tools, die Instant-Messaging, Video-Konferenzen, Umfragen, Diskussionen und mehr umfassen.

Es sollte einfach für Mitarbeiter sein, Inhalte zu erstellen, sich mit Kollegen außerhalb ihrer Abteilung zu verbinden, an projektspezifischen Abteilungsprojekten zusammenzuarbeiten und Interessenvertretungen innerhalb der Organisation beizutreten.

Zum Beispiel erlaubt Gurus Slackbot, Wissen, das innerhalb der Slack-Konversationen Ihres Teams erstellt wurde, jeden Tag einzufangen. Erfahren Sie mehr über Gurus Slack-Integration.

Mit Gurus Microsoft Teams-Integration kann Ihr Team auf verifiziertes Wissen zugreifen und dieses teilen, während Sie mit anderen Teamkollegen chatten und zusammenarbeiten. Erfahren Sie mehr über Gurus Microsoft Teams-Integration.

Mitarbeiter können auch Kommentare zu Guru-Karten abgeben, wenn sie weitere Fragen haben, und die Kartenautoren können antworten, um ein Diskussionsthema im Kommentarbereich zu beginnen, um die laufenden Gespräche zu verdeutlichen.

5. Robuste Suchoption

Eine intuitive Suchfunktion erleichtert und beschleunigt das Auffinden von Informationen. Das beste CMS spart Zeit, reduziert Frustrationen, steigert die Produktivität und hilft Mitarbeitern, die richtigen Ergebnisse zu finden. Ihr bevorzugtes CMS sollte auch durchsuchbar über Ergebnisse sein, die in mehreren Dateiformaten und Apps innerhalb Ihrer Organisation indiziert sind. Erfahren Sie, wie Sie Guru verwenden, um Informationen über integrierte Apps zu suchen.

6. Integration mit Remote-Arbeits-Apps

Laut findstack sind 16 % aller globalen Unternehmen zu 100 % remote, und 77 % der Remote-Mitarbeiter sind produktiver, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

Während Remote-Arbeit seit Jahren im Aufschwung ist, hat die Pandemie die meisten Unternehmen gezwungen, dem Trend zu folgen. Wenn die Mitarbeiter produktiv bleiben sollen, ist es wichtig, dass Ihr Intranet remote-freundlich ist und mit anderen Apps integriert.

Guru integriert sich mit den Tools, die Sie bereits in Ihrem Workflow verwenden. Einige der Remote-Apps, mit denen Guru sich integriert, sind:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Versionskontrolle, Lesebestätigung und Berechtigungen

Nichts ist schlimmer, als herauszufinden, dass Sie ein wichtiges Geschäftsdokument gelöscht haben. Wenn Ihr CMS sensible Dokumente wie Prozessdokumentationen, Compliance-Dokumente oder juristische Dokumente hostet, sind die Folgen noch gravierender.

Die Kontrolle darüber, wer Inhalte bearbeiten oder genehmigen kann, verringert das Risiko unbefugter Änderungen und stellt sicher, dass die veröffentlichten Inhalte die einzige Wahrheit sind.

Gurus Verifizierungs-Engine stellt sicher, dass Experten innerhalb Ihrer Organisation Ihrem Team vertrauenswürdige, aktuelle, genaue und konsistente Inhalte bereitstellen.

Obwohl jeder Karten in Guru erstellen kann, muss er einen Verifizierer auswählen, um die Genauigkeit der Karte zu bestätigen, und die Häufigkeit wählen, um die Genauigkeit der Karte zu bestätigen.

Wenn eine Karte verifiziert ist, sehen Sie den Vertrauensindikator oben links auf jeder Karte.

8. Analytik zur Verbesserung der Entscheidungsfindung

Analytik gibt Ihnen Einblicke, wie Ihr Team das Intranet nutzt, was funktioniert und was verbessert werden muss. Daten von Ihrem Analytik-Dashboard können Folgendes umfassen:

• Inhalte, die das größte Engagement erzeugen
• Veraltete Inhalte 
• Unzufriedene Suchabsicht (Inhaltslücken schließen)
• Die aktivsten Nutzer im Intranet
• Die am wenigsten aktiven Nutzer im Intranet (sie benötigen möglicherweise Unterstützung oder Schulung)

Diese Einblicke können Ihre Entscheidungsfindung verbessern und helfen, dass Ihr Intranet personalisierte Vorschläge zurückgibt. Die Daten sind auch nützlich, wenn es darum geht, die Investition in das Intranet-CMS zu rechtfertigen.

Wenn Ihr Team Gurus AI-Vorschläge nutzt, können Sie die Nutzungsmetriken auf dem Leistungsanalytik-Dashboard einsehen und darauf zugreifen. 

Die Leistungsanalytik zeigt, wie Ihr Team die AI-vorgeschlagenen Karten verwendet. Analytik zeigt auch, bei welchen Apps Mitarbeiter die vorgeschlagenen Karten verwenden und welche Inhalte am hilfreichsten sind. Weitere Metriken sind:

• Das gesamte Volumen der Interaktionen über alle Tools, bei denen AI-Vorschläge aktiviert wurden
• Guru-Nutzung nach Kanal, um zu verstehen, welche Tools Ihr Team am häufigsten verwendet
• Guru-Nutzung über Unterstützungsunterhaltungen
• Der stärkste Inhalt über jedes Tool

9. Multimedia-Format

Wir leben in einer bildlastigen Welt. Textbasierte Inhalte sind nicht mehr ausreichend. Laut Venngage steigern visuelle Inhalte das Interesse an einem Inhalt um bis zu 80 %.

Ihr Intranet sollte in der Lage sein, Videos, Audio, Umfragen, Infografiken, Social-Media-Beiträge und andere Inhaltsformate einzubetten, und Mitarbeitende sollten Inhalte ohne Programmiererfahrung erstellen können. 

10. Feedback-Umfragefunktion

Mitarbeiter, die sich in ihrer Rolle gehört fühlen, sind fast 5 Mal wahrscheinlicher, ihr Bestes zu geben. Interessanterweise verzeichneten HR-Professionals, die eine Feedback-Funktion implementiert haben, eine 24 %ige Leistungssteigerung in der gesamten Belegschaft.

Fast alle Mitarbeiter auf jeder Ebene bevorzugen es, regelmäßig Feedback zu erhalten, da es ihnen hilft, Selbstvertrauen aufzubauen, sich wertgeschätzt zu fühlen und weniger gestresst zu sein.

Da sich bewährte Praktiken für die Ausführung von Aufgaben weiterentwickeln, stellt kontinuierliches Feedback sicher, dass Informationen von oben nach unten fließen und Mitarbeiter immer die besten Techniken der Branche nutzen, um ihre Aufgaben zu erledigen.

Einige Vorteile der Auswahl eines Intranet-CMS, das Feedback- und Umfrageintegrationen umfasst, sind die Möglichkeit:

• Daten zu sammeln, um die Mitarbeiter-Motivation zu verstehen
• Probleme aufdecken, die sofort angegangen werden sollten
• Geben Sie den Mitarbeitern eine Stimme, um gehört zu werden und sich wichtig für das Management zu fühlen
• Fördern Sie eine offene Unternehmenskultur, Wissensaustausch und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern

11. Zielgruppenansprache

Ihre Mitarbeiter sind mit Informationen überlastet. Von Nachrichtenbenachrichtigungen bis hin zu Social-Media-Feeds und einer Menge E-Mails, die auf sie warten, wenn sie aufwachen, kann es schnell überwältigend werden.

Es ist wichtig, ein Intranet-CMS zu wählen, das es Ihnen ermöglicht, gezielte Inhalte an Ihr Team zu senden. Mitarbeiter sollten personalisierte Aktivitätsfeeds haben, die nur relevante Informationen für sie anzeigen. Inhalte sollten auf der Abteilung und den aktuellen Projekten, an denen der Mitarbeiter arbeitet, abgestimmt sein.

Die Zielgruppenansprache verbessert auch das Engagement, da die Mitarbeiter nur Inhalte sehen, die sie interessieren. Zu den zu suchenden Zieloptionen gehören:

• Standort
• Berufsrollen
• Persönliches Interesse

Wenn Sie beispielsweise Inhalte für Ihr Marketingteam veröffentlichen, müssen die anderen Mitarbeiter nicht benachrichtigt werden. Diese Funktion schafft ein aufgeräumtes Erlebnis für die Benutzer.

‍

Anwendungsfälle für ein Intranet-CMS

Mitarbeiterportal

Das Mitarbeiterportal ist einer der häufigsten Anwendungsfälle für Intranet-CMS. Es bietet eine Plattform, damit Mitarbeiter innerhalb einer Organisation auf dem Laufenden bleiben und verbunden sind.

Das Portal enthält Informationen wie:

• Gehalt
• Mitarbeiterleistungen
• Kalender
• Kontaktinformationen für wichtige Mitarbeiter und mehr

Das Mitarbeiterportal enthält auch Ihre interne Wissensdatenbank und dient als Datenbank für Unternehmensdokumente. Abhängig vom Geschäft kann das Mitarbeiterportal auch als Dreh- und Angelpunkt für soziale Netzwerke und Interaktionen fungieren.

Sie könnten unser Mitarbeiterhandbuch-Vorlage verwenden, um Ihr eigenes zu starten.

‍

Wissensaustausch 

Mitarbeiter verschwenden einen Arbeitstag pro Woche, um Informationen zu finden, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Mit einem internen Wissensaustauschsystem können Sie jedoch zwischen 2 Millionen und 200 Millionen Dollar sparen. 

Der Hauptgrund für Wissenslücken ist, dass Mitarbeiter Wissen horten, und der Verlust an Produktivität aufgrund von Wissenslücken hindert die Gesamteffizienz. 

Intranet-CMS erleichtern den Wissensaustausch, indem sie ein Repository für Prozessdokumentationen, Branchenupdates und Innovationen werden. Manager müssen nicht in Panik geraten, wenn sie neue Mitarbeiter einstellen, da das Wissen, das sie benötigen, um produktiv zu werden, bereits vorhanden ist.

Moderne Intranet-CMS-Lösungen wie Guru bieten auch Funktionen, damit Mitarbeiter entweder Kommentare zu bestehenden Prozessdokumenten abgeben oder Fragen zu Aufgaben stellen können, die sie nicht verstehen. Experten in Ihrer Abteilung erhalten eine Benachrichtigung, um Antworten zu geben.

Unsere Vorlage für interne Prozesse und Standardarbeitsanweisungen (SOP)  kann Ihnen helfen, Ihre Dokumentation zu starten.

‍

Interne Kommunikation

Interne Kommunikation ist das Rückgrat jeder Organisation. Es ist der einzige Weg, um die Mitarbeiter mit dem Wissen zu versorgen, das sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu machen. Interne Kommunikation schafft auch einen offenen Kommunikationskanal zwischen Management und Mitarbeitern. 

Warum ist das wichtig? Wenn Ihre Teammitglieder ermutigt werden, Ideen und Meinungen einzubringen, sind sie aktiv engagiert und motiviert, jeden Tag ihr Bestes zu geben.

Es ist einfach, diese Art von Gesprächen mit einem Intranet einzurichten. Es ermöglicht Ihnen, lange, ausführliche Meetings durch eine Plattform zu ersetzen, auf der Mitarbeiter Ideen austauschen und schneller zusammenarbeiten können, selbst wenn sie aus der Ferne arbeiten. 

Hier ist, wie Noom interne Updates teilt.

‍

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Einer von fünf Neueinstellungen wird ein Unternehmen aufgrund eines schlechten Einarbeitungsprozesses nicht empfehlen. Im Gegensatz dazu fand eine Glassdoor-Studie heraus, dass Mitarbeiter, die eine sehr effektive Einarbeitung erfahren haben, 18 Mal wahrscheinlicher ihrem Unternehmen treu bleiben.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist der Prozess, bei dem neueinstellungen die Fähigkeiten und Kenntnisse erwerben, die sie benötigen, um produktive Mitglieder einer Organisation zu werden. Richtig gemacht, reduziert es die Fluktuation, fördert die Mitarbeiterbindung und ermutigt neueinstellungen, mindestens drei Jahre zu bleiben.

Mit einem Intranet-CMS sind alle benötigten Informationen für eine neueinstellung bereits online, von HR-Dokumenten über Gehaltsformulare, Einarbeitungs-Checklisten bis hin zu Schulungshandbüchern. Wenn Sie die manuelle Einarbeitung, die überwältigend wirkt, aufgeben und eine autonome Einarbeitungserfahrung schaffen, ermöglichen Sie es Ihren neuen Mitarbeitern, in ihrem eigenen Tempo einzuarbeiten. 

Mit Intranet-Analysen können Sie den Fortschritt neuer Mitarbeiter auch verfolgen, um zu sehen, auf welche Inhalte sie regelmäßig zurückgreifen, wie weit sie im Einarbeitungsprozess gekommen sind und welche Suchanfragen leer ausgehen, damit Sie Wissenslücken schnell schließen können.

Unsere 10+ kostenlosen Einarbeitungs-Checklisten können Ihnen den Start erleichtern.

Managementportal

Ein Intranet-CMS bietet Managern und Führungskräften einen 360-Grad-Blick auf Aufgaben und Prozesse, die in Echtzeit in der Organisation ablaufen. Moderne Intranets konsolidieren auch mehrere Workflows und personalisierte Feeds, die verhindern, dass Manager separate Systeme verwenden müssen, um Workflows zu verwalten.

Zusammenarbeit

Zusammenarbeit und Kommunikation gehören zusammen. Deloitte-Recherchen zeigen, dass Unternehmen, die Zusammenarbeit priorisieren, eher ihre Konkurrenz übertreffen und profitabler sind.

Eine Intranet-Plattform erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Abteilungen, indem sie soziale Tools und Arbeitsbereiche integriert. Mit integrierten Plattformen wie Slack können Teams instantan kommunizieren, schneller Rückmeldungen erhalten und interne E-Mails reduzieren.

Während Sie erkunden, wie Sie die Verbindung, Produktivität und das Mitarbeiterengagement im Jahr 2021 und darüber hinaus verbessern können, kann Ihnen diese Vorlage für Remote-Arbeitsressourcen den Einstieg erleichtern.

‍

Was ist der Unterschied zwischen Intranet und Extranet?‍

Allerdings teilen sich Intranets und Extranets einige Ähnlichkeiten. Beide sind zentrale Repositories, die Organisationen erlauben, Informationen an einem einzigen Ort zu speichern und zu teilen. Sie fördern auch die Zusammenarbeit zwischen verteilten Arbeitskräften, Partnern und Kunden mit dem Ziel, die Produktivität zu steigern.

Was sind die geschäftlichen Vorteile der Nutzung eines Intranets?

Helfen Sie Mitarbeitern, Informationen schneller zu finden 

E-Mails sind ablenkend. Der durchschnittliche Mitarbeiter überprüft sein E-Mail alle 37 Minuten. Die Ablenkung führt zu einem Verlust an Produktivität, für den man im Schnitt 23 Minuten und 15 Sekunden braucht, um wieder auf Kurs zu kommen.

Sie können Ablenkungen beseitigen, indem Sie Informationen dort teilen, wo Ihre Mitarbeiter bereits arbeiten. Weniger verschwendete Zeit bedeutet mehr Produktivität und Zeit, die mit umsatzgenerierenden Aufgaben verbracht wird.

Markenwerte verstärken

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie ein Geschäftsintranet nutzen können, um Markenwerte zu verstärken:

• Öffentlich Mitarbeiter anerkennen, die Ihre Unternehmenswerte leben 
• Inhalte zu den Markenwerten mit Ihren Mitarbeitern teilen
• Virtuelle soziale Veranstaltungen organisieren, um eine integrative und fürsorgliche Umgebung zu fördern
• Feedback von Mitarbeitern einholen, um zu wissen, ob Ihr Unternehmen seinen Werten treu bleibt
• Ermutigende Nachrichten an Mitarbeiter im Intranet senden, die mit Ihrer Unternehmenskultur übereinstimmen
• Teammitglieder ermutigen, Erfolgsgeschichten und Erfolge zu teilen

Mitarbeiterengagement verbessern

63 % der Arbeitgeber sagen, dass es schwieriger ist, bestehende Mitarbeiter zu halten als neue einzustellen. Ein Hauptgrund, warum Mitarbeiter kündigen, ist, dass sie nicht motiviert sind zu arbeiten und unzufrieden mit ihrem Arbeitsplatz sind.

Im Gegensatz dazu sind Unternehmen mit hoher Mitarbeiterbindung 21 % profitabler. Die Bindung Ihrer Mitarbeiter gewährleistet, dass sie produktiver und zufriedener in ihren Rollen sind. 

Einige Möglichkeiten, Intranets zur Steigerung des Engagements zu nutzen, umfassen:

• Optimieren Sie Ihren Einarbeitungsprozess, um Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern
• Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen und funktionsreiche Editoren, die es einfach machen, ansprechende Inhalte zu erstellen
• Schulen Sie Mitarbeiter, um Ihre Werte und Erwartungen an jeden Einzelnen zu verstehen
• Einen beidseitigen Feedback-Austauschprozess zwischen Managern und Teammitgliedern und umgekehrt schaffen 

• Mehr Feedback bedeutet, dass Mitarbeiter sich in Bereichen der Schwächen verbessern können und Manager Prozesse anpassen können, um das Engagement zu erhöhen

• Ein Anreizprogramm einführen
• Regelmäßige Mitarbeiterengagement-Umfragen durchführen
• Prozesse bewerten, um unnötige Aufgaben zu finden, die den Workflow verlangsamen und Ihrem Unternehmen Umsatz kosten
• Flexible Arbeitszeiten und Autonomie anbieten, um Aufgaben in ihrem bevorzugten Zeitrahmen zu erledigen

Mitarbeiterleistung mit den richtigen Kommunikationsmitteln verbessern

Ein Intranet-CMS sollte als Erweiterung des Workflows Ihres Unternehmens fungieren. Es sollte das Mitarbeiterengagement erhöhen, es einfach machen, Ressourcen zu finden, Kommunikation, Feedback und Zusammenarbeit fördern.

Bei der Wahl eines Intranet-CMS sollten Sie nach Lösungen suchen, die Sicherheit priorisieren, KI-unterstützte Suche anbieten, leicht aktualisiert werden können und einfach zu vertrauen sind. Stellen Sie sicher, dass es mit dem Wachstum Ihrer Organisation skalierbar ist, und fordern Sie eine Demo an oder starten Sie ein kostenloses Team, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden.