How to Perform a Root Cause Analysis + Free Template

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind ein neuer Manager und haben endlich Ihren Traumberuf gefunden. Noch besser ist, dass Sie ein großartiges Team geerbt haben, das jeden Monat hervorragende Ergebnisse liefert. 

Dann erleiden die Systeme, die Sie verwalten, in Ihrer ersten Arbeitswoche den größten Ausfall, den das Unternehmen je gesehen hat. Plötzlich fühlt sich der Traumberuf wie der schlimmste Albtraum an: Der CEO erwartet von Ihnen Updates, und Ihr Team arbeitet rund um die Uhr. 

Jetzt, wo alles wieder online ist, was tun Sie, um zu zeigen, dass Sie der geeignete Leiter für den Job sind? 

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen alle Ihre Optionen und stellen Vorlagen zur Ursachenanalyse (UCA) zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, während Sie untersuchen, kommunizieren und führen.

Was ist eine Ursachenanalyse? 

Eine Ursachenanalyse ist ein Prozess, der verwendet wird, um die Herkunft eines Problems zu finden, um die besten Lösungen zu identifizieren. Sie sehen über oberflächliche Probleme oder Symptome hinaus auf die zugrunde liegende Ursache des Problems.

Nachdem Sie das Problem identifiziert haben, können Sie Korrekturmaßnahmen und proaktive Maßnahmen vorschlagen, um zu verhindern, dass das Problem in Zukunft erneut auftritt.

Die besten Ursachenanalysen:

• Sehen Sie über die Symptome hinweg, um die Hauptursache zu identifizieren 
• Konzentrieren Sie sich auf wie und warum der Vorfall aufgetreten ist, anstatt sich auf wer verantwortlich ist
• Konzentrieren Sie sich auf die häufigsten Vorfälle, insbesondere wenn es viele Symptome des zugrunde liegenden Problems gibt
• Sammeln Sie Informationen, um die Hauptursache klar zu identifizieren
• Erstellen Sie einen Plan, um die Hauptursache in Zukunft zu verhindern
• Verwenden Sie einen einfachen, bewährten, wiederholbaren Prozess

Sie können Ihre Effizienz mit einer Vorlage zur Ursachenanalyse maximieren. 

Was sollte ich in eine Vorlage zur Ursachenanalyse einfügen?

Zeitlinie

Dieser Abschnitt enthält:

• Das Datum und die Uhrzeit, zu denen die Ereignisse aufgetreten sind
• Eine detaillierte Beschreibung der Ereignisse, die vor, während und nach dem Vorfall aufgetreten sind

Beteiligte Teams bei der Untersuchungsmethode

Dieser Abschnitt enthält:

• Das für die Untersuchung des Problems oder Vorfalls zuständige Team
• Die Methodik zur Datensammlung, -analyse und -berichterstattung

Ursache oder Ergebnisse

Die Analysten oder Ermittler berichten über ihre Ergebnisse und beschreiben die Ursache(n), die sie identifiziert haben.

Korrekturmaßnahmen

In diesem Abschnitt werden die Schritte zur Behebung des Problems und zur Gewährleistung, dass es nicht erneut auftritt, skizziert. 

Warum ist die Ursachenanalyse wichtig?

Defekte und Hauptursachen identifizieren

Eine Ursachenanalyse deckt grundlegende Probleme in Ihren Systemen, Technologien oder Prozessen auf. Wenn Sie immer wieder mit denselben Problemen konfrontiert sind, identifiziert eine UCA das tatsächliche Problem und bildet die Grundlage für die Lösung.

Kosten senken

Wiederholte Fehler sind für Unternehmen kostspielig zu beheben, insbesondere später im Entwicklungsprozess, da Sie möglicherweise das Vertrauen Ihrer Kunden verlieren. Darüber hinaus bedeuten fehlerhafte Produkte Vertragsverletzungen, Produktrückrufe oder Rückerstattungen. Diese Situationen verringern auch das Vertrauen der Verbraucher in Ihre Marke, was sich negativ auf die Zukunft des Unternehmens auswirkt.

Sicherheit verbessern 

Wenn Sie in einer qualitätskritischen Branche arbeiten, in der Sicherheit den Unterschied zwischen einer Klage und einer zufriedenen Belegschaft ausmachen kann, verringert eine UCA das Risiko und die Anzahl von Unfällen. Mit weniger Sicherheitsproblemen am Arbeitsplatz fühlen sich die Mitarbeiter sicherer, und die Rekrutierung wird einfacher.

Einen wiederholbaren Prozess erstellen

Nachdem Sie eine UCA abgeschlossen haben, haben Sie einen wiederholbaren Schritt-für-Schritt-Prozess, um andere Probleme in Zukunft zu diagnostizieren und zu mindern. Schnellere Problemlösungen bedeuten ein produktiveres Team.

Fokussieren Sie Ihre Bemühungen

Einer der besten Teile einer Ursachenanalyse ist, dass sie Sie daran hindert, zu viele Probleme auf einmal zu lösen. Stattdessen konzentrieren Sie sich darauf, zwei bis drei Probleme gleichzeitig zu lösen. Es sorgt dafür, dass Sie sich die bedeutendsten Probleme ansehen und Lösungen, Korrekturen oder Prozesse erstellen, die den größten Einfluss haben.

Produkte kommen schneller auf den Markt

Wiederkehrende Probleme behindern die Produktion und bringen diese in einigen Fällen ganz zum Stillstand. Eine dauerhafte Lösung bedeutet, dass Verzögerungen kein Problem mehr darstellen. Daher kommen Produkte schneller auf den Markt, und die Einnahmen erhöhen sich für Ihre Organisation.

Wie führt man eine Ursachenanalyse durch?

Pareto-Diagramm

Ein Pareto-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das mit einem Liniendiagramm kombiniert ist und die Häufigkeitsverteilung gruppiert, um die relative Bedeutung der Ursachen für das Versagen zu zeigen. Es basiert auf dem Pareto-Prinzip, das besagt, dass "80 % der Effekte von 20 % der Ursachen stammen."

Zuerst identifizieren Sie die Probleme und deren Ursachen. Als Nächstes bewerten Sie sie nach der Häufigkeit ihres Auftretens. Ein Pareto-Diagramm macht es einfach, die häufigsten Probleme auf einen Blick zu erkennen, sodass Sie Verbesserungen für maximale Wirkung priorisieren können.

5 Warum

Die 5-Whys-Technik ist eine Untersuchungstechnik, die eine Reihe von Fragen verwendet, um die tieferen Ursachen eines Problems zu ermitteln. Sie fragen warum immer wieder, bis Sie die Ursache identifizieren; jede Antwort auf die Frage warum wird zur Grundlage der nächsten warum. Es ist eine hervorragende Technik zur Lösung grundlegender Probleme, die keine quantitativen Analysemethoden erfordern.

Zum Beispiel 

Problemstellung: Unsere Fluktuationsquote ist viel höher als der Branchendurchschnitt.
Warum? Die Mitarbeiter sind unzufrieden.
Warum? Gespräche bei der Kündigung zeigen, dass die Leute nicht die Informationen haben, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Warum? Der Einarbeitungsprozess ist voller Lücken und veralteter Informationen.
Warum? Es gab nicht genügend Zeit, um den Einarbeitungsprozess zu überprüfen.
Warum? Da das Unternehmen im vergangenen Jahr gewachsen ist, war HR mit den Anfragen zur Mitarbeiterservicestelle überfordert, da wir noch keine Selbstbedienungslösung für Mitarbeiter haben.

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Fischgrätendiagramm

Das Fischgrätendiagramm hat die Form eines Fischskeletts. Der Fischkopf stellt das Problem dar, und jeder „Knochen“ steht für eine Unterkategorie potenzieller Ursachen für dieses Problem.

Verwenden Sie ein Fischgrätendiagramm, um komplexe Probleme zu analysieren, wenn die Ursache unbekannt ist. Ein Fischgrätendiagramm wird auch oft als Ishikawa-Diagramm oder Ursache-Wirkungs-Diagramm bezeichnet. Sie gruppieren die potenziellen Probleme in Unterkategorien und verknüpfen diese mit dem Hauptproblem, das Sie untersuchen. Es ist eine hervorragende Methode, um nicht verwandte Faktoren auszuschließen und die wahrscheinlichsten Ursachen zu identifizieren.

Streudiagramm

Ein Streudiagramm verwendet Paare von Datenpunkten, um den Zusammenhang zwischen zwei quantifizierbaren Variablen zu verstehen. 

Tragen Sie die vermutete Ursache (unabhängige Variable) auf der x-Achse und den Effekt (abhängige Variable) auf der y-Achse ein. Wenn das Diagramm eine präzise Linie oder Kurve zeigt, sind die beiden Variablen korreliert. Eine Korrelation weist nicht unbedingt auf eine Ursache hin, kann jedoch zusammen mit anderen Methoden verwendet werden, um das zugrunde liegende Problem zu identifizieren. 

Wenn die beiden Variablen nicht korreliert sind, können Sie die unabhängige Variable (x-Achse) ändern, um nach weiteren möglichen Verbindungen zu suchen.

Sie sollten verstehen, wie wahrscheinlich es ist, dass jede Korrelation, die Sie aufdecken, zufällig aufgetreten ist. Ein statistisches Analysetool hilft Ihnen, den p-Wert der Korrelation zu berechnen, um festzustellen, ob die Beziehung zwischen diesen Dingen statistisch signifikant ist. Wenn dies der Fall ist, bedeutet dies, dass die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass das identifizierte Problem tatsächlich mit dem Problem, das Sie lösen möchten, verbunden ist.

Fehlermodi- und Auswirkungen-Analyse (FMEA)

FMEA ist eine Methode, die während des Produktdesignzyklus verwendet wird, um potenzielle Probleme zu identifizieren und diese zu lösen.

Die beiden Komponenten der FMEA sind:

• Fehlermodi: Identifiziert alle Möglichkeiten, wie ein Problem innerhalb eines Prozesses auftreten könnte
• Wirkungsanalyse: Bewertet die Ursachen und Folgen jedes Fehlermodus

Das FMEA-Diagramm skizziert:

• Potenzielle Konstruktionsfehler, Ursachen und Folgen
• Aktuelle Kontrollmaßnahmen, um jede Art von Fehler zu verhindern
• Ein Schweregrad, Auftreten und Erkennungsbewertung (SOD), um Risiken zu bewerten und die nächsten Schritte zu bestimmen

Six Sigma und DMAIC 

Six Sigma ist ein Toolkit zur Prozessverbesserung. Es verspricht eine verbesserte Zyklusgeschwindigkeit, während es die Fehler auf weniger als 3,4 pro Million Einheiten oder Ereignisse reduziert. 

Was ist DMAIC? 

DMAIC ist ein datengestützter Prozess zur Verbesserung der Qualität und ist sowohl ein wesentlicher Bestandteil einer Six-Sigma-Initiative als auch eine leistungsstarke eigenständige Strategie.

Definieren und messen (DM) ist der erste Schritt. Das Ziel besteht darin, den Unterschied zwischen Erwartungen und Ergebnissen zu verstehen.

Analysieren (A) ist die zweite Phase. Es verwendet die Daten aus den ersten Schritten, um die Ursache-Wirkungs-Beziehung zu verstehen und zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt.

Implementieren und kontrollieren (IM) ist die letzte Phase. Diese Schritte konzentrieren sich auf die Lösung potenzieller Probleme und beinhalten die Überwachung der Implementierung, um zu verhindern, dass Probleme erneut auftreten.

Tipps für eine erfolgreiche Ursachenanalyse

Arbeiten Sie mit einem Team

Es ist einfacher, Prozesse zu analysieren und Lösungen zu brainstormen, wenn Sie mit einem Team arbeiten. Darüber hinaus fungiert die Zusammenarbeit im Team als System der Überprüfung und Ausgewogenheit, da Teammitglieder die Daten der anderen prüfen können.

Um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen, verwenden Sie Wissensdatenbank-Software, um Vorfalldaten zu verfolgen, damit Sie einen historischen Datensatz Ihrer UCA-relevanten Informationen haben.

Sammeln Sie die richtigen Informationen

Ihre UCA ist ineffektiv, wenn Sie sich nicht auf die verfügbaren Daten verlassen können. Informationen über einen Vorfall müssen genau, konsistent und umfassend sein.

Verwenden Sie RSA-Software mit einfachen Eingabebildschirmen und einem intuitiven Formdesign, um die richtigen Informationen zu sammeln. Sie sollte auch anonym sein, damit sich die Mitarbeiter sicher fühlen, wenn sie Informationen bereitstellen.

Gehen Sie über den Vorfallbericht hinaus

Der Vorfallbericht ist der Ausgangspunkt, wenn Sie herausfinden, welche Ereignisse untersucht werden sollen. Es ist jedoch wichtig, tiefer zu graben, um die Ereigniskette zu verstehen, die zu dem Vorfall geführt hat. Stakeholder, die zur Diskussion eingeladen werden sollten, sind:

• Mitarbeiter, die mit Systemen und Prozessen vertraut sind
• Mitarbeiter, die direkt am Ereignis beteiligt sind
• Ausgebildeter RCA-Ermittler oder Moderator, der die Diskussion leitet

Fragen stellen

Wenn Sie die 5-Why-Technik anwenden, arbeiten Sie rückwärts zur Abfolge der beitragenden Ereignisse, um zu verstehen, warum jeder Vorfall passiert ist. Dann stellen Sie immer wieder warum Fragen, bis Sie die Antwort nicht weiter aufschlüsseln können. 

Narrow your list to the most likely culprits. Sie werden das in ein Ursache-Wirkungs-Diagramm umwandeln, das die Ursache des Problems zeigt. Wenn Sie die Grundursache erreicht haben, beantworten Sie die folgenden Fragen, um Ihre Arbeit zu überprüfen:

• Hätte das Ereignis ohne die identifizierte Grundursache stattgefunden?
• Wird das Problem wieder auftreten, wenn Sie die Ursache beseitigen?

Idealerweise sollten Sie auf beide Fragen mit "nein" antworten. Andernfalls müssen Sie weitere Fragen stellen, um die Grundursache zu identifizieren.

Konzentrieren Sie sich auf den Bereich, in dem Sie den größten Einfluss haben

Wenn Sie nicht die Ressourcen haben, um jeden Anspruch oder Vorfall zu lösen, konzentrieren Sie sich darauf, Probleme zu lösen, die den größten Einfluss haben. 

Ein Pareto-Diagramm zeigt Ihnen die wichtigsten Probleme und hilft Ihnen, sich auf diese spezifische Ursache zu konzentrieren. Erstellen Sie einen Aktionsplan zu den bedeutenden Themen. Der Aktionsplan sollte Folgendes enthalten:

• Korrekturmaßnahmen
• Wann sollte es geschehen?
• Wer ist verantwortlich für die Durchführung der Maßnahmen?
• Die Erfolgsmetriken

Warten Sie nach der Erstellung und Implementierung Ihres Aktionsplans einige Monate, um die Vorfalldaten zu vergleichen. Wenn die RCA erfolgreich ist, sollten Sie einen deutlichen Rückgang feststellen.

Nutzen Sie Technologie

Einige Organisationen haben Schwierigkeiten, Probleme zu identifizieren, da Prozesse, Arbeitsabläufe und Technologie-Pakete es den Mitarbeitern erschweren, Ereignisse zu dokumentieren. Eine RCA-Software unterstützt eine erfolgreiche Ursachenanalyse, indem sie:

• Daten erfassen
• Daten analysieren, um die häufigsten Vorfälle zu identifizieren
• Implementierung und Fortschritt der Korrekturmaßnahmen verfolgen 

Guru ist ein besserer Weg, um Ihre IT- und Ops-Vorlagen zu verwalten

Ein RCA ist eine kostengünstige Möglichkeit, Probleme an der Wurzel zu lösen. Es ist sogar noch effizienter, Ihre RCA-Dokumentation in Ihre IT- und Ops-Verfahren zu halten, damit Sie nicht jedes Mal das Rad neu erfinden müssen.

Maximieren Sie Ihre Effizienz mit Gurus besten IT- und Betriebspolitik- und Verfahrensvorlagen. Wenn Sie keine Zeit haben, eine Vorlage von Grund auf zu erstellen, laden Sie Gurus Vorlagen für die Ursachenanalyse herunter, um Ihre RCA-Untersuchungen zu optimieren. Guru spart Ihnen auch Zeit als intelligente, unternehmensweite Wiki, das codelose Automatisierung und Integration mit all Ihrer bevorzugten Software unterstützt.

Häufig gestellte Fragen zur Ursachenanalyse

Wie geht man vor, um eine Ursachenanalyse zu schreiben?

• Identifizieren Sie alle möglichen Ursachen
• Identifizieren Sie die Grundursache
• Teilen Sie die Ergebnisse mit den Stakeholdern
• Priorisieren Sie die Vorfälle, die gelöst werden sollen

Kann ich Kollegen hinzufügen, um die Vorlage für die Ursachenanalyse zu bearbeiten?

Ja, wenn Sie ein Tool zur Remote-Zusammenarbeit wie Guru verwenden, können Sie alle Stakeholder hinzufügen, um an der Ursachenanalyse zusammenzuarbeiten und Vorlagen zu nutzen, um Zeit zu sparen. Änderungen werden in Echtzeit auf allen Geräten gespeichert und synchronisiert.

Wofür würde ich die Vorlage für die Ursachenanalyse verwenden? 

Verwenden Sie die RCA-Vorlage, um Informationen zu erfassen über:

• Hintergrund des Vorfalls
• Beitragsfaktoren
• Ergebnisse, die direkt oder indirekt mit der Grundursache zusammenhängen
• Ergriffene Maßnahmen zur Verringerung zukünftiger Risiken

Was sind Beispiele für Werkzeuge zur Ursachenanalyse?

Beispiele für Ursachenanalysen sind:

• 5 Whys
• Pareto-Diagramm
• Streudiagramm
• Fischgräten-Diagramm
• Fehlermuster- und Wirkung-Analyse