Employee Handbook Template

אתה מוציא הרבה זמן וכסף בגיוס העובדים הנכונים. אתה מקווה שהם ייכנסו מהר לעניינים ויצליחו. אם לא, אתה יודע שהם ייעלמו בקרוב ויאלץ לחזור לאפס כדי למצוא עובדים חדשים. 

לצערנו, רוב הצוותים לא מכינים עובדים חדשים להצלחה ולסיפוק. גאלופ מצא ש 12% מהעובדים היו מרוצים מההכנסה שלהם, וכי HBR דיווחו ש 23% מהעובדים עוזבים לפני שהם מגיעים לשנה בתפקיד החדש. וזה בגלל שתהליך הכניסה הגרוע מפחית את המורל של העובדים, את המעורבות, ואת האמון בארגון.

חלק מהצוותים הצליחו להבין כיצד לספק חווית הכנסה יוצאת דופן, הכוללת מדריך עובד עדכני. מה שמוודא שעובדים חדשים יש את מה שהם צריכים כדי לעשות את עבודתם היטב, מפחית תחלופה ומבנה יחסים חיוביים בין עמיתים.

בין אם יש לך מדריך עובדים או שאתה צריך ליצור אחד, מאמר זה ותבנית מדריך העובד נותנים לך את כל מה שאתה צריך כדי ליצור מדריך מעולה.

איך לכתוב מדריך לעובדים

במקום לבנות את מדריך העובדים שלך מאפס, למה לא לגנוב את התבנית החינמית שלנו המוגדרת מראש ולחסוך זמן?

‍

• שלב 1: החלט איפה לתעד את שלך. מתן חווית הכנסה יוצאת דופן מתחיל עם מדריך עובדים עדכני. איפה שהצוותים פעמים רבות מפספסים הוא שהמדריכים שלהם במהירות מתיישנים. אתה שוכרת מנהיג חדש ופתאום כל הספר או ה-PDF לא מעודכנים. אינטרנט לעובדים כמו Guru מודיע אוטומטית למעורבים מרכזיים כאשר חלקם זקוקים לעדכונים. 
• שלב 2: לחשוב בגדול על החברה שלך. לאן אתה הולך? איזו בעיה החברה מנסה לפתור עבור העולם? המשימה שלך, החזון והערכים הם הלב של החברה שלך ויכולים לעזור להניע עובדים חדשים. כנס את המנהיגות שלך ודא שהדברים הללו משקפים את הסיבה מאחורי הארגון שלך.
• שלב 3: תכנן רשימה של תוכן. סקור את התבניות והדוגמאות למטה כדי לאסוף רעיונות למדריך העובד שלך. אסוף את אלו יחד ברשימה פשוטה של תוכן. משם, תוכל לקבוע מי יהיה אחראי על כל חלק. 
• שלב 4: לערב בעלי עניין. ברגע שיש לך רשימה של נקודות מפתח לכיסוי, הגיע הזמן להביא את המומחים. אתה רוצה לתעד בקפידה את המדיניות של המעסיק שלך ולספק זמן לסקירה משפטית מעמיקה. חסוך זמן על ידי כך שתשאל את החלקים המתאימים, כמו ההיסטוריה של החברה, המשימה והחזון, לשיווק או לצוותים אחרים. 
• שלב 5: אסוף ועדכן מידע חיוני על החברה. לעתים קרובות, מידע רב על החברה נמצא בראשם של אנשים. ודא שיש לך את הדברים החשובים: אודות החברה, ערכים, מדיניות, מידע על הכנסת עובדים, ופרטי קשר מרכזיים. אתה גם רוצה לסקור ולעדכן לפי הצורך את המדיניות של החברה.

• שלב 6: פרט כל חלק במדריך שלך. שמור הערות על המדיניות הקריטית שכוללת, כמו אנטי-לתקוט, פיצוי עובד, וחשיפות משפטיות נדרשות. כולל את המדיניות הרלוונטית לעובדים חדשים, כמו תגמולי עובדים, שעות עבודה, חופשה, ימי מחלה, חובת שיפוט, שימוש בחומרים אסורים, וקוד התנהגות, וציפיות אחרות. 
• שלב 7: מסור את העותק הסופי שלך לעורך דין לעיון. העורך דין שלך צריך לראות את זה כדי לוודא שזה מתאים.
• שלב 8: שמור עליו מעודכן. עם שינוי דברים, המדיניות צריכה להתעדכן. כלי שיתוף ידע לעובדים כמו Guru שעוזרים לארגן את הצוות שלך על ידי תזכורת אוטומטית לאנשים לאשר מחדש כל חלק שהם יצרו שוב נשארים מעודכנים.
  

מה כולל מדריך לעובדים?

מדריך העובדים שלך צריך לכלול את המדיניות שלך, הציפיות, וכיצד תנהל את צורכי העובדים. אתה צריך לכלול את החובות החוקיות שלך כמעסיק, כולל זכויות העובדים.

מה עושה מדריך לעובדים מעולה?

מדריך לעובדים מעולה צריך לכסות כל אחד מהאזורים החשובים הללו: 

• רקע החברה, תרבות, ערכים, והצהרת המשימה
• תנאי העסקה, כולל איך לסיים העסקה
• מדיניות העבודה, כולל בטיחות בעבודה ומדיניות עבודה מרחוק
• קוד ההתנהגות של העובדים שלך
• הטבות ופיצויים, כולל העלאות, סקירות, והזדמנויות פיתוח מקצועי
• שעות עבודה, חופשה, ימי מחלה, חופשה רפואית, ומדיניות חופשה
  

משם, תצטרך לקחת בחשבון חוקים מקומיים, מדינתיים ופדרליים כדי לקבוע רשימה הוליסטית של אזורים לכסות. זה ייתן לך נקודת התחלה לכתיבה. ‍

טיפ מקצועי: אל תשכח להפוך את זה למהנה; בסופו של דבר, העובדים הם אנשים, גם כן! מעורבות מתחילה עם הרושם הראשון במדריך העובד שלך.

‍

האם מדריכי עובדים נדרשים על פי חוק?

מעסיקים נדרשים לשתף זכויות מסוימות של עובדים עם העובדים שלהם, אך אין חוק המחייב אותך שיהיה לך מדריך עובדים. רבים מהמעסיקים בוחרים שיהיה להם אחד ואחרים לא.

מה עליך לא לכלול במדריך העובדים שלך?

• שפה והבנה משפטית: השתמש בשפה נפוצה כדי לוודא שמדריך העובדים שלך מובן. 
• תהליכים ונהלים של החברה: אלו מתעדכנים לעיתים קרובות ודורשים יותר מדי עידכונים במדריך שלך.
• תיאורי תפקידים: מדריך העובדים שלך צריך לעבוד כמסמך פורט קבלת על כל העובדים, ולא לכלול תיאורי תפקידים אישיים.
• מידע מפורט על הטבות: אלו מתעדכנים בכל פעם שאתה מעדכן את ההטבות, הספקים, התוכניות, ואפשרויות הכיסוי. הכי טוב לקשר למידע נוסף על הטבות ולספק איש קשר לשאלות. ‍
• הגבלות חוקיות: ודא שהמדיניות שלך והמדריך לעובדים אינם מפרים את זכויות העובדים. למשל, ה חוק יחסי עבודה הלאומי (NLRA) מונע ממעסיקים למנוע מעובדים לדון במשכורות.

טיוטת מתווה מדריך עובדים

היכרות עם הודעת ברוך הבא

• ההצהרה על המשימה והחזון של הארגון
• ערכי החברה
• היסטוריה ורקע של החברה
• הצהרת שוויון הזדמנויות
• אמירות (זכות המעסיק לשנות את הכללים ללא התראה, המדריך אינו יוצר חוזה, וכשהוא מותר - הצהרות התעסקות כאוות נפש)
• הגדרות סוגי תעסוקה
• מטרת מדריך עובדים
• סקירה של הכשרה

מדיניות ונהלים

• חוק לאמריקאים עם מוגבלויות
• בטיחות אישית
• הטרדה מינית
• מדיניות סמים ואלכוהול
• אלימות ונשק
• שעות עבודה ונוכחות
• הפסקות לארוחה ומנוחה
• שעות נוספות
• שמירה על רשומות שעות עבודה
• רשומות פרסונל
• מידע על שכר וניכויים
• חייבים
• סקירות ביצועים
• קידומים
• מעברים
• סיום
• פרטיות ואבטחת נתונים
• צפיות בתקשורת פנימית
• שימוש במכשירים וטכנולוגיה
• מדיה חברתית
• סטנדרטים של התנהגות
• משמעת מתקדמת
• תהליך היציאה

פיצויים והטבות

• חגים
• חופשה
• ימי מחלה
• חופשת נכות
• חופשה אישית
• חופשת אבל
• חופשה רפואית ומשפחתית
• חובת שיפוט
• חופשה צבאית
• חופשה בתשלום (PTO)
• ביטוח בריאות
• ביטוח חיים
• הכשרה 
• תוכנית סיוע חינוכי
• הטבות אחרות
• תוכניות פנסיה וגמלאות
• פיצוי עובדים
• ביטוח אבטלה
• תשלום עבור דיווחים
• פרסים שירות

אחריות של עובדים ומעסיקים לבטיחות

• אישר של התחייבות החברה
• נוהלים חירומיים
• שירותים רפואיים
• ציוד מגן אישי
• דרישות OSHA: חוקים לבטיחות, דיווח על תאונות

סיכום ואישור

• הצהרת סיכום על החשיבות של מדיניות ונהלים
• אישור קבלה

‍

נושאים למדריך עובדים לשקול

רקע החברה

היסטוריה
מה הסיפור של החברה שלך? אם זה התחיל עם רגע של א-ha או כתוצאה מכישלון גדול, הצוות שלך ירצה לדעת מאיפה החברה שלך הגיעה ואיך הארגון הגיע לאן שהוא היום.

משימה
מה המטרה של החברה שלך? איזו בעיה אתה פותר? למי? איך? כצוות או עם מנהיגי צוות, תרצה לכתוב את ה"למה" של החברה שלך בדרך שתשכנע אנשים בחזון של החברה וEngage כל עובד.

חזון
באיזו עולם אתה עוזר ליצור? איך העולם ייראה שונה כשאתה תצמח? 

ערכים
איזה אתוס של החברה אתה רוצה לשמר כשאתה מביא עובדים חדשים? חברות רבות מציבות את הערכים שלהן בשיתוף פעולה עם עובדים בכל הדרגים. זה יכול לעזור להבטיח שהם משקפים מי אתה ומה מאחד את האנשים בצוות שלך.

תנאי עבודה

ציפיות לנוכחות בעבודה
המדריך שלך צריך להבהיר את הציפיות שלך לגבי תקשורת על היעדרות ונוכחות. מה על עובדים לעשות אם הם צריכים להחמיץ עבודה? איזה סוג של הודעה הם צריכים לספק?

סיווג: פטור לעומת לא פטור
עליך להגדיר את ההבדל בין תפקידים פטורים ולא פטורים ולשקול כיצד כל סוג של עובד מנוהל אחרת תחת החוק. יוכל לשקול גם לכלול הגדרות של סטטוס עובדים במשרה מלאה וחלקית. 

מדיניות סביבת עבודת

פרטיות מידע וביטחון
כל עובד נוגע לפחות בחלק מידע סודי או רגיש. אלה יכולים לכלול מידע קנייני וסודי, סודות מוצרים ומסחר, ופרטי אישיים של עובדים ולקוחות. עליך ליצור מדיניות משפטית עמידה וצעדים כדי להבהיר בדיוק מה עובדים יכולים לגשת, מה הם יכולים לעשות, ומתי. החובות שלהם להגן או למחוק נתונים צריכים להיות מוגדרים בבירור. כלי בסיס ידע פנימי כמו Guru עוזר לשמור על רשומות של מי שקורא את המידע הזה וכל העדכונים לכך.

הטרדה ואי אפליה
סביבה בטוחה היא קריטית לציות, טיפוח קשרים חיוביים והבטחת פרודוקטיביות. יהיה עליך לתעד בבירור את המדיניות שלך בנוגע להטרדה ואלימות בעבודה ולעשותם קלים למצוא ולהתייחס אליהם. כלול הגדרות ומה עובדים צריכים לעשות אם הם חושבים שאלה בעיות קורות.

בריאות ובטיחות
אלה זמנים חסרי רחמים, והצוות שלך צריך לשקול בריאות ובטיחות גם עבור סכנות עבודה רגילות וגם עבור מגיפת COVID-19 המתמשכת. כדי לעדכן את הליך תכנון המשמרות של הצוות שלך בהתאם לנורמה החדשה, ייתכן שתרצה את המדריך שלנו ליצירת לוח שבועי/היברידי.

אתה יכול לקבל את תבנית מדריך העובדים שלנו, המכילה משאבים עבור עובדים מרחוק והיברידיים.

קוד ההתנהגות של העובדים

קוד לבוש
לא כל החברות צריכות קוד לבוש. אבל, אם לחברה שלך יש אחד, האם שקלת איך להפוך אותו כוללני עבור עובדים מרקעים שונים? מה מצופה, והאם חברה תספק מדים או תשלם עבורם?

אבטחת מידע ומכשירים
כל עובד אחראי על פרטיות וביטחון המידע. לא משנה אם החברה שלך מספקת מכשירים או מבטיחה את המכשירים שכבר יש לעובדים, וודא שהצוות שלך יודע מה הוא אחראי עליו כשמדובר בניהול כל מכשיר בבטחה. מה מצופה מעובדים אם הם נוסעים או אם מכשיר אבד או נגנב? כלול שיקול מתי הם צריכים להחזיר מכשירים ושם במעבר לצוות.

אתיקה, ניגוד אינטרסים, נטייה, ורומנטיקה בעבודה
כחלק מהפיכת החברה שלך למקום שאנשים רוצים להיות בו, תרצה לשקול מדיניות אתיקה כדי למנוע רעילות בעבודה. איך ינוגדו ניגודי אינטרסים ואינטראקציות מזיקות בין קולגות?

אורחים והנחיות לאבטחת מקום העבודה
כאשר מבקרים מגיעים למשרד, איך הם מתקבלים ואיך הבריאות והאבטחה נשמרות? איך עובדים שלך, לקוחות ולקוחות יימנעו מדברים כמו COVID בעת אינטראקציה עם החברה שלך?

פיצוי והזדמנויות לפיתוח מקצועי

מידע על שכר ושעות נוספות
איך משולמים עובדים, ואיפה הם יכולים לפנות לשאלות על שכר? מי זכאי לתשלום שעות נוספות ואיך זה מחושב?

ביקורות ביצועים ופיצויים
מתי המועסקים צפויים לביקורות, ואיך הם מנוהלים? באיזו תדירות נבחן פיצוי, וכמה זמן על מועסקים לצפות להיות בתפקידם לפני ביקורות הפיצוי הראשונות שלהם?

הכשרות מקצועיות והזדמנויות לפיתוח
עובדים נשארים היכן שהם צומחים ומוקרים. איך אתה מספק לעובדים הזדמנויות חינוך מתמשכות? ב-Guru, אנו מספקים תקציב לפיתוח מקצועי לכל עובד לאחר שלושה חודשים, והוא גדל מאוד לאחר השנה הראשונה של העובדים. המדריך שלך יכול להבהיר איך הדברים האלה עובדים, מה רמת ההכשרה או ההחזר זמינה, ואיך תקופת העסקה משפיעה על יתרון זה.

בריאות ורווחה של העובדים
תרצה לשתף סקירה של האפשרויות, מידע על הרשמה פתוחה, וכל תוכניות רווחה מיוחדות כמו הנחות על מרשמים או ייעוץ רווחה חינם שיש לך. כאשר עובדים צריכים לקחת חופשה, הם מאוד להסתמך על תיעוד זה כדי לעזור להם לנווט, אז תצטרך לכלול פרטים על ה-FMLA (חוק חופשה משפחתית ורפואית) ומדיניות COBRA שלך.

ביטוח חיים
אם תספק ביטוח חיים, איך זה עובד? תרצה לכלול סקירה של הכיסוי ומידע על הרשמה ואיש קשר. אם לא, המדריך שלנו לעבודה מרחוק עוזר להתחיל.

- כלי ניתוחים :

הוצאות והחזר הוצאות
מה המדיניות וההליך שלך עבור מי שיש לו כרטיס חברה? מה לגבי אלה שאין להם? אילו הוצאות מותרות, והאם יש תאריך אחרון להגיש אותן יחד עם קבלות?

נסיעות, רכבים וחנויות
האם אתה מספק פיצוי מקסימלי יומי להוצאות העובדים במהלך נסיעות? אתה יכול להסביר ציפיות עבור עובדים שמשתמשים ברכב חברה, אילו הוצאות הארגון משלם, ואיך לטפל בשירות ותאונות, ואיך הארגון ישלם או יחזיר הוצאות המותרות. 

ציוד חברה
המדיניות שלך בנוגע להתמודדות עם ציוד חברה ומה לעשות כאשר משהו אבד, נשבר, או נגנב עוזרת לעובדים לטפל בחומרה שלך בהתאם לציפיות שלך.

הטבות נוספות
אל תשכח לכלול את היתרונות המגניבים האלה כמו ייעוץ משפטי חינם, ביטוח לחיות מחמד, הנחות בחדר כושר ובתי מלון, ומנויים לא.מ.
 

מדיניות גיוס והפניות
האם אתה מספק תמריצים לעובדים לחלוק את ההודעות שלך? איך אתה עובר מעבר להשפעה לא מכוונת של אנטי-גיוון שהמדיניות הללו יכולות ליצור במקרה על ידי חקר דרכים לשמור על תוכנית הפניות שלך כוללות.

פיצוי עובדים והטבות מחויבות משפטית
ודא שאתה משתף בבירור מה קורה כאשר עובדים נפגעים בעבודה. תרצה לשקול גם כללים מקומיים, מדינתיים ופדרליים כדי לוודא שאתה מכסה את כל הדרישות החוקיות להטבות. 

חופשות, חופשת מחלה ו-PTO

לוחות זמני עבודה פיזיים, מרוחקים והיברידיים
האם הצוות שלך עדכן את מדיניות הקצאת זמני העבודה בנושא החדש? ייתכן שתרצה את המדריך שלנו ליצירת לוח עבודה היברידי לצור תיאום עבודות שיהיה התחיל פעולות לעבודה. 

מדיניות PTO וחופשה
האם החברה שלך מציעה חופשה בלתי מוגבלת וזמן מחלה? מחקר מ-MammothHR מציע שעובדים עם PTO בלתי מוגבל לוקחים בממוצע לא יותר זמן חופש מאלו עם מספר ימים מוגבל. האם העובדים צריכים לספק הודעה לחופשות באורך מסוים? איפה הם יכולים להגיש את הבקשות הללו, ומי מאשר את זה?

חופשות מחלה
בעולם של היום, אנחנו צריכים כולם להישאר בבית כשאנחנו לא מרגישים טוב. כאן תשתף את הגישה שלך כשתמצאב עובדים, ציפיות להודעת מחלה, ומדיניות COVID-19 שלך. אתה רוצה לוודא שאתה שומר על זה תואם עם הנחיות מקומיות ודרישות חוקיות. עובדים שלך צריכים לדעת גם כמה ימי מחלה שיש להם. איך אתה מתמודד עם מצבים שבהם יש מחלה ממושכת?

חופשת אבל
אם עובד מאבד אדם יקר, הוא יצטרך הפניה ברורה על איך לקחת חופשה כדי להתאבל. שקול דרישות חוקיות וכיצד תוכל לעזור לפתח קשר ניהולי חיובי ודאגני במהלך הזמן המאתגר הזה.

שירותי מושבעים ובחירות
ודא שאתה עומד בדרישות החוקיות על ידי סקירת המדיניות שלך והסברת איך עובדת ההיעדרות ביום מושבעים וימים חופש לבחירות. 

חגים
איזה חגים מכסה החברה שלך? האם הזמן הזה משולם, או לא משולם? ‍

חופשות הוריות וחופשה משפחתית משולמת
עם FMLA (חוק חופשה משפחתית ורפואית) ודרישות חוקיות אחרות פדרליות, מדינתיות ומקומיות, תרצה להדגיש איך חופשות אבהיות ומשפחתיות שלך עובדים.

סיום העסקה

צעדים משמעתיים ותוכניות שיפור ביצועים (PIPs)
המנהלים שלך ועובדים יצטרכו ציפיות ברורות המוגדרות כאן לטיפול בתיעוד, תוכניות שיפור ביצועים, וההשלכות של כישלון לשפר את הביצועים.

התפטרויות
כאשר זה הזמן שאחד מהצוות שלך ימשיך הלאה, איך הם יודיעו לך? תרצה לחזור על המגבלות של כל הטבות בזמן, כמו מניות שמוסרות לאחר שנה הראשונה של עובד.

סיום עבודה
חוקים פדרליים, מדינתיים ומקומיים יש דרישות חשובות שניהול, משאבי אנוש ופיקוח צריכים לשקול. תצטרך להבטיח שכל חברי הצוות שעוזרים לנהל את סיום ההעסקה מכירים את זה ויש להם מדיניות צעד אחר צעד להתייחס אליה. בינתיים, במדריך העובדים שלך, שקול איך הכי טוב לשתף מה קורה כאשר העסקה מסתיימת. האם כמה או כל העובדים מקבלים תשלום פיצויים, תשלום ימי חופשה ולא/או חופשה, והאם הם עדיין יכולים להשתמש באיזון שלהם BSA ו-FSA לאחר סיום? 

סיום להסתיים

מטרתך להותיר רושם חיובי מתמשך
יחד עם מכתב ההצעה שלך ורשימת בדיקות הכנסת עובדים, מדריך העובדים שלך יוצר רושם מתמשך על ממלאי משרה שלך. אם הצרכים שלהם מתמלאים היטב על ידי חוויות ההכנסת המוקדמות האלה, שימור, מעורבות ושביעות רצון יבואו במקביל.

תבנית מדריך עובדים חינם

במקום ליצור מחדש את הגלגל, כדאי לגנוב את התבנית שלנו שניתן להתאים אישית. Guru מספק את שלך מתעדכן בקלות ומעודכן בכל עת.

איך להשתמש בתבנית המדריך החינמית שלנו

איך התבנית הזו יכולה לעזור לצוות שלך עם:

• הכנה: שתף את מדריך העובדים הזה עם ממלאי משרה שלך כשיתחילו וודא שיש להם את המידע שהם זקוקים לו על עבודה בחברה שלך. למד עוד על יצירת תהליך הכנסת עובדים יעיל.
• משאבי אנוש ואופרציות צוות: דחוף עדכונים ושלחAnnouncements לצוות על מדיניות או נהלים חדשים שאתה מוסיף לספר העובדים.‍
• עבודה היברידית מרחוק: ההנחיות והטמפלט שלנו עוזרים לך ליצור ספר עובדים שמתאים לצוות שלך במציאות החדשה הזו.

‍

דוגמאות לספר עובדים

ספר עובדים מפרט מדיניות ונהלים, מכיר את הצוות שלך למי שאתה ואיך אתה פועל כעסק. זוהי חלק קריטי מתהליך ההכנסה של כל עובד.

ב-Guru, אנו משתמשים בספר העובדים שלנו כדי לקבוע את העקרונות שעליהם אנו עומדים כצוות ולספק כמה הנחיות לגבי מדיניות, הנחיות בעבודה ופרטי קשר עבור צוות האנשים במקרה שמישהו זקוק ליותר מידע. מאחר שהערכים של החברה שלנו כוללים عدم לקחת את עצמנו יותר מידי ברצינות, אנו שומרים על הדברים מציאותיים ומהנים. 

טיפים מקצועיים לניהול ספר העובדים שלך ללא לחצים

הטמפלט הזה לספר עובדים עובד הכי טוב ב- Guru, אשר: 

• הופך את זה לקל למצוא ולגשת
• נותן לך את כל מה שאתה צריך עבור רשימת הבדיקות להכוונת עובדים כפתרון כניסת עובדים אפקטיבית
• מבטיח שספר העובדים שלך נשאר מאומת על ידי מומחים ומעודכן תכופות כך שכל הארגון שלך מקבל את המידע העדכני ביותר מבלי שתצטרך להנחות את הצוות שלך כדי לבצע עדכונים
• מאפשר לך לשלוח הודעות לצוותים חדשים כך שהם בטוחים שיקראו את הספר‍
• עוקב אחרי מי שהקרא את ספר העובדים שלך וכל העדכונים