Employee Handbook Template

Você gasta muito tempo e dinheiro recrutando os funcionários certos. Você espera que eles se adaptem rapidamente e tenham sucesso. Se não conseguir, você sabe que eles irão embora em breve e será preciso voltar à estaca zero para encontrar outro contratado. 

Infelizmente, a maioria das equipes não está preparando novos contratados para o sucesso e a satisfação. A Gallup descobriu que apenas 12% dos funcionários estavam felizes com sua integração, e a HBR relatou que 23% dos funcionários saem antes de completar um ano em um novo cargo. Isso ocorre porque um processo de integração ruim diminui a moral dos funcionários, o engajamento e a confiança na organização.

Algumas equipes descobriram como oferecer uma experiência de integração excepcional, completa com um manual do funcionário atualizado. Isso garante que os novos funcionários tenham o que precisam para realizar bem seu trabalho, reduzindo a rotatividade e construindo relacionamentos positivos entre os colegas.

Se você tem um manual do funcionário ou precisa criar um, este artigo e o modelo de manual do funcionário oferecem tudo que você precisa para criar um ótimo manual.

Como escrever um manual do funcionário

Em vez de construir seu manual do funcionário do zero, por que não aproveitar nosso modelo gratuito e personalizável e ganhar um tempo de volta?

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• Passo 1: Decida onde documentar seu manual. Oferecer uma experiência de integração excepcional começa com um manual do funcionário atual e de alta qualidade. Onde as equipes costumam falhar é que seus manuais do funcionário rapidamente se tornam obsoletos. Você contrata um novo líder e de repente todo o manual ou PDF fica desatualizado. Um intranet de funcionários como o Guru notifica automaticamente os principais colaboradores quando suas seções precisam de atualizações. 
• Passo 2: Pense grande sobre sua empresa. Para onde você está indo? Qual problema a empresa está tentando resolver para o mundo? Sua missão, visão e valores são o núcleo da sua empresa e podem ajudar a motivar os novos contratados. Reúna sua liderança e certifique-se de que isso reflete o porquê atrás da sua organização.
• Passo 3: Faça uma lista de tópicos. Revise os modelos e exemplos abaixo para reunir ideias para o seu próprio manual do funcionário. Junte isso em um índice simples. A partir daí, você pode determinar quem será responsável por cada seção. 
• Passo 4: Incluir as partes interessadas. Uma vez que você tenha uma lista de pontos chave para cobrir, é hora de trazer os especialistas. Você vai querer documentar suas políticas de empregador cuidadosamente e fornecer tempo para uma revisão legal minuciosa. Economize tempo atribuindo seções apropriadas, como a história, missão e visão da empresa, para o Marketing ou outras equipes. 
• Passo 5: Reúna e atualize as informações essenciais da empresa. Muitas vezes, informações demais da empresa ficam na mente das pessoas. Certifique-se de que você cobriu os básicos: sobre a empresa, valores, políticas, informações de integração e contatos-chave. Você também vai querer revisar e fazer as atualizações necessárias nas políticas da empresa.

• Passo 6: Esboce cada seção do seu manual. Anote as políticas críticas a serem incluídas, como anti-assédio, compensação dos trabalhadores e divulgações legais necessárias. Inclua as políticas relevantes para novos contratados, como benefícios, horários de trabalho, PTO, licença médica, dever de júri, abuso de substâncias, um código de conduta e outras expectativas. 
• Passo 7: Forneça a cópia final ao seu advogado para revisão. Seu advogado precisa revisar isso para garantir que está apropriado.
• Passo 8: Mantenha-o atualizado. À medida que as coisas mudam, as políticas precisam ser atualizadas. Uma ferramenta de compartilhamento de conhecimento para funcionários como o Guru que ajuda a organizar sua equipe, lembrando automaticamente as pessoas para revalidarem cada seção que elas elaboraram, mantém seu manual do funcionário atual.
  

O que está incluído em um manual do funcionário?

Seu manual do funcionário deve incluir suas políticas, expectativas e como você irá gerenciar as necessidades dos funcionários. Você precisa incluir suas obrigações legais como empregador, incluindo os direitos dos funcionários.

O que faz um ótimo manual do funcionário?

Um ótimo manual do funcionário deve cobrir cada uma dessas áreas principais: 

• Histórico da empresa, cultura, valores e declaração de missão
• Termos de emprego, incluindo como finalizar o emprego
• Políticas do local de trabalho, incluindo segurança no trabalho e políticas de trabalho remoto
• Seu código de conduta dos funcionários
• Benefícios e compensação, incluindo aumentos, avaliações e oportunidades de desenvolvimento profissional
• Horários de trabalho, PTO, dias de doença, licença médica e políticas de férias
  

A partir daí, você precisará considerar as leis locais, estaduais e federais para determinar uma lista abrangente de áreas a serem cobertas. Isso lhe dará um ponto de partida para escrever. ‍

Dica profissional: Não se esqueça de torná-lo divertido; afinal, os funcionários também são pessoas! O engajamento começa com a primeira impressão no seu manual do funcionário.

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Os manuais do funcionário são exigidos por lei?

Os empregadores são obrigados a compartilhar certos direitos dos funcionários com seus empregados, no entanto, não há lei que exija que você tenha um manual do funcionário. Muitos empregadores escolhem ter um e alguns não.

O que você não deve incluir em seu manual do funcionário?

• Jargão e linguagem legal: Use uma linguagem comum para garantir que seu manual do funcionário seja compreendido. 
• Processos e procedimentos da empresa: Esses se atualizam frequentemente e exigirão muitas atualizações no seu manual.
• Descrição de cargos: Seu manual do funcionário deve funcionar como um documento de integração para todos os funcionários, em vez de incluir descrições de cargos individuais.
• Informações detalhadas sobre benefícios: Essas se atualizam toda vez que você atualiza seus benefícios, fornecedores, planos e opções de cobertura. É melhor vincular a informações adicionais sobre benefícios e fornecer um contato para perguntas. ‍
• Restrições legalmente proibidas: Garanta que suas políticas e seu manual do funcionário não violem os direitos dos funcionários. Por exemplo, a Lei de Relações Trabalhistas Nacional (NLRA) impede que os empregadores impeçam os funcionários de discutir salários.

Esboço de um manual do funcionário

Introdução com uma mensagem de boas-vindas

• Declaração de missão e visão da organização
• Valores da empresa
• Histórico e antecedentes da empresa
• Declaração de Empregador de Igualdade de Oportunidades
• Avisos (direito do empregador de alterar as regras sem aviso prévio, o manual não cria um contrato, e - onde permitido - declarações de isenção de emprego à vontade)
• Definições dos tipos de emprego
• Propósito do manual do funcionário
• Visão geral da orientação

Políticas e procedimentos

• Lei dos Americanos com Deficiências
• Segurança pessoal
• Assédio sexual
• Política de drogas e álcool
• Violência e armas
• Horários de trabalho e presença
• Intervalos para refeição e descanso
• Horas extras
• Manter um registro das horas trabalhadas
• Registros de pessoal
• Informações e deduções da folha de pagamento
• Penhoras
• Avaliações de desempenho
• Promoções
• Transferências
• Demissão
• Privacidade e segurança de dados
• Expectativas de comunicações internas
• Uso de dispositivos e tecnologia
• Mídias sociais
• Padrões de conduta
• Disciplina progressiva
• Processo de saída

Compensação e benefícios

• Férias
• Férias
• Licença médica
• Licença por deficiência
• Licença pessoal
• Licença por falecimento
• Licença familiar e médica
• Dever de júri
• Licença militar
• Licença remunerada (PTO)
• Seguro de saúde
• Seguro de vida
• Treinamento 
• Programa de Assistência Educacional
• Outros benefícios
• Planos de aposentadoria e pensão
• Indenização de trabalhadores
• Seguro-desemprego
• Pagamento de chamada/relato
• Prêmios de serviço

Responsabilidade de empregados e empregadores pela segurança

• Declaração de compromisso da empresa
• Procedimentos de emergência
• Serviços médicos
• Equipamentos de proteção individual
• Requisitos de OSHA: regras de segurança, relato de acidentes

Resumo e reconhecimento

• Declaração resumida sobre a importância de políticas e procedimentos
• Reconhecimento de recebimento

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Tópicos do manual do empregado a considerar

História da empresa

História
Qual é a história da sua empresa? Se começou com um momento aha! ou como resultado de um grande fracasso, sua equipe vai querer saber de onde a sua empresa veio e como a organização chegou onde está hoje.

Missão
Qual é o propósito da sua empresa? Que problema você resolve? Para quem? Como? Como equipe ou com líderes de equipe, será importante escrever o "porquê" da sua empresa de maneira que envolva as pessoas na visão da empresa e engaje cada empregado.

Visão
Qual mundo você está ajudando a criar? Como o mundo parecerá diferente à medida que você cresce? 

Valores
Qual ethos da empresa você quer preservar enquanto integra novos colegas? Muitas empresas criam seus valores em colaboração com empregados de todos os níveis. Isso pode ajudar a garantir que eles reflitam quem vocês são e o que une as pessoas na sua equipe.

Termos de emprego

Expectativas para comparecer ao trabalho
Seu manual precisa delinear suas expectativas para a comunicação sobre faltas e frequência. O que os empregados precisam fazer se precisarem faltar ao trabalho? Que tipo de aviso eles precisam fornecer?

Classificação: isento vs. não isento
Você precisará definir a diferença entre funções isentas e não isentas e considerar como cada tipo de empregado é gerido de maneira diferente segundo a lei. Você também pode querer incluir definições de status de empregado de meio período e tempo integral. 

Políticas do local de trabalho

Privacidade e segurança de dados
Cada empregado toca em pelo menos algumas informações confidenciais ou sensíveis. Essas podem incluir informações confidenciais e proprietárias, segredos de produtos e comércio, e dados pessoais de empregados e clientes. Você precisará de uma política jurídica e controles em conformidade para delinear exatamente o que os empregados podem acessar, o que podem fazer e quando. As obrigações deles de proteger ou deletar dados devem ser claramente delineadas. Uma ferramenta interna de base de conhecimento como o Guru ajuda a manter um registro de quem lê esta informação e de quaisquer atualizações.

Assédio e não discriminação
Um local de trabalho seguro é crítico para a conformidade, promovendo relacionamentos positivos e garantindo produtividade. Você precisará documentar claramente suas políticas relacionadas a assédio e violência no local de trabalho e torná-las fáceis de encontrar e referenciar. Incluir definições e o que os empregados devem fazer se acharem que esses problemas estão surgindo.

Saúde e segurança
Estes são tempos sem precedentes, e sua equipe precisa considerar a saúde e a segurança tanto para os riscos regulares no local de trabalho quanto para a pandemia em curso. Para atualizar o procedimento de agendamento da sua equipe para este novo normal, você pode gostar do nosso guia para elaboração de um cronograma de trabalho remoto/híbrido.

Você pode obter nosso modelo de manual do empregado, que inclui recursos para empregados remotos e híbridos.

Código de conduta do empregado

Código de vestimenta
Nem todas as empresas precisam de um código de vestimenta. No entanto, se sua empresa tiver um, você considerou como torná-lo inclusivo para empregados de todos os contextos? O que é esperado, e um uniforme será fornecido pela empresa ou reembolsado?

Segurança de dados e dispositivos
Cada empregado é responsável pela privacidade e segurança de dados. Se sua empresa fornece dispositivos ou assegura aqueles que seus empregados já possuem, certifique-se de que toda a sua equipe saiba o que é responsável quando se trata de gerenciar todos os seus dispositivos de maneira segura. O que é esperado dos empregados se eles estiverem viajando ou se um dispositivo for perdido ou roubado? Incluir consideração de quando precisam devolver dispositivos e desligamento.

Ética, conflitos de interesse, nepotismo e relacionamentos no local de trabalho
Como parte de tornar sua empresa um lugar que as pessoas queiram fazer parte, você vai querer considerar políticas éticas para prevenir a toxicidade no local de trabalho. Como os conflitos de interesse e potenciais interações prejudiciais entre colegas serão identificados e gerenciados?

Visitantes e orientações de segurança no local de trabalho
Quando visitantes vêm ao escritório, como são recebidos e como a saúde e a segurança são mantidas? Como seus empregados, clientes e consumidores serão protegidos de coisas como COVID ao interagir com sua empresa?

Compensação e oportunidades de desenvolvimento profissional

Informações sobre folha de pagamento e horas extras
Como os empregados serão pagos e aonde podem ir com suas perguntas sobre folha de pagamento? Quem se qualifica para pagamento de horas extras e como isso é calculado?

Avaliações de desempenho e compensação
Quando os empregados devem esperar avaliações e como elas são geridas? Com que frequência a compensação é avaliada e quanto tempo os empregados devem esperar estar em suas funções antes de suas primeiras avaliações de compensação?

Oportunidades de treinamento e desenvolvimento profissional
Os empregados permanecem onde estão crescendo e se sentindo valorizados. Como você oferece aos empregados oportunidades de educação contínuas? No Guru, fornecemos um orçamento para desenvolvimento profissional para cada empregado após três meses, que cresce bastante após o primeiro ano dos empregados. Seu manual do empregado pode delinear como isso funciona, qual nível de treinamento ou reembolso está disponível e como o tempo de permanência dos empregados afeta esse benefício.

Saúde e bem-estar do empregado
Você vai querer compartilhar uma visão geral de opções, informações sobre inscrições abertas e quaisquer programas especiais de bem-estar, como descontos em medicamentos ou aconselhamento de bem-estar gratuito, que você possa ter. Quando os empregados precisam tirar licença, eles dependerão muito dessa documentação para ajudá-los a navegar, então você precisará incluir detalhes sobre suas políticas do FMLA (Lei de Licença Familiar e Médica) e COBRA.

Seguro de vida
Se você fornecer seguro de vida, como funciona? Você vai querer incluir uma visão geral da cobertura e informações sobre inscrição e contato(s). 
Trabalho remoto
Sua equipe tem uma política de trabalho remoto que retém seus melhores talentos? Caso contrário, nosso guia para trabalho remoto ajuda você a começar.

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Despesas e reembolso
Qual é sua política e procedimento para aqueles que têm um cartão da empresa? E quanto àqueles que não têm? Quais despesas são permitidas, e há um prazo para apresentá-las junto com recibos?

Viagens, veículos e estacionamento
Você fornece um reembolso máximo diário por despesas de funcionários durante viagens? Você pode explicar as expectativas para empregados que usam um veículo da empresa, quais despesas a organização paga, como lidar com serviços e acidentes e como a organização pagará ou reembolsará custos permitidos. 

Equipamento da empresa
Sua política sobre o manuseio de equipamentos da empresa e o que fazer quando algo é perdido, quebrado ou roubado ajuda os empregados a cuidarem do seu hardware de acordo com suas expectativas.

Outros benefícios e vantagens
Não se esqueça de incluir aquelas vantagens legais, como orientação jurídica gratuita, seguros para animais de estimação, descontos em academias e viagens e assinaturas de e-books, para que as pessoas possam aproveitá-los. 

Política de contratação e indicação
Você fornece incentivos para empregados compartilharem suas postagens de emprego? Como você vai além do impacto acidental anti-diversidade que essas políticas podem criar, explorando maneiras de manter seu programa de indicação inclusivo?

Compensação de trabalhadores e benefícios legalmente exigidos
Certifique-se de compartilhar claramente o que acontece quando os trabalhadores se machucam no trabalho. Você também vai querer considerar as regras locais, estaduais e federais para garantir que você cubra cada requisito legal para benefícios. 

Férias, dias de doença e PTO

Programação de trabalho presencial, remoto e híbrido
Sua equipe atualizou a política de agendamento para o novo normal mais recente? Você pode gostar do nosso guia para criar um cronograma de trabalho híbrido para criar novos procedimentos que funcionem para sua equipe. 

Política de PTO e férias
Sua empresa oferece férias pagas ilimitadas e dias de doença? Pesquisas de MammothHR sugerem que empregados com PTO ilimitado, em média, tiram pouco ou nenhum tempo de folga a mais do que aqueles com um número limitado de dias. Os empregados precisam fornecer aviso para férias de um certo comprimento? Onde podem enviar esses pedidos, e quem os aprova?

Dias de doença
No mundo de hoje, todos precisamos ficar em casa quando não estamos nos sentindo bem. Aqui você compartilhará sua abordagem para cobrir turnos de empregado, expectativas para comunicação de doença e as políticas e procedimentos de COVID da sua empresa. Você vai querer garantir que isso esteja alinhado com as orientações locais e requisitos legais. Seus empregados também precisam saber quantos dias de licença médica pagos podem tirar. Como você lida com situações em que há uma doença de longa duração?

Licença por falecimento
Se um empregado perde um ente querido, ele precisará de uma referência clara sobre como tirar licença para lamentar. Considere os requisitos legais e como você pode ajudar a fomentar um relacionamento gerencial positivo e solidário durante esse momento desafiador.

Serviço de júri e eleições
Assegure-se de atender aos requisitos legais revisando suas políticas e explicando como funciona seu serviço de júri e os dias de eleição de folga. 

Feriados
Quais feriados sua empresa cobre? Esse tempo de folga é pago ou não pago? ‍

Licença parental e familiar paga
Com a FMLA (Lei de Licença Familiar e Médica) e outros requisitos legais federais, estaduais e locais, você vai querer explicar claramente como sua licença parental e familiar funciona.

Encerramento do emprego

Ação disciplinar e planos de melhoria de desempenho (PIPs)
Seus gerentes e empregados precisarão de expectativas claras delineadas aqui para lidar com documentação, planos de melhoria de desempenho e consequências de uma falha em melhorar o desempenho.

Restrições
Quando é hora de um colega se afastar, como ele te avisa? Você pode querer reiterar as limitações de quaisquer benefícios temporários aqui, como ações que são adquiridas após o primeiro ano de um empregado.

Rescisão do emprego
As leis federais, estaduais e locais têm requisitos importantes para gerentes, RH e supervisores considerarem. Você vai querer garantir que todos os colegas que ajudam a gerenciar o desligamento estejam familiarizados com isso e tenham uma política passo a passo para referência. Enquanto isso, em seu manual do empregado, considere como compartilhar melhor o que acontece quando o emprego termina. Alguns ou todos os empregados recebem pagamento de rescisão, um pagamento de PTO e/ou dias de doença, e podem ainda usar seus saldos de HSA e FSA após a rescisão? 

Seção de fechamento

Deixe uma impressão positiva duradoura
Junto com sua carta de oferta e lista de verificação de integração, seu manual do empregado deixa uma impressão duradoura em seus novos contratados. Se as necessidades deles forem bem atendidas por essas experiências iniciais de integração, a retenção, o engajamento e a satisfação se seguirão.

Modelo gratuito de manual do empregado

Em vez de reinventar a roda, você deve usar nosso modelo personalizável. O Guru garante que o seu permaneça sempre atualizado e fácil de encontrar.

Como usar nosso modelo gratuito de manual do empregado

Como este modelo de manual do empregado pode ajudar sua equipe com:

• Integração:Compartilhe este manual do empregado com os novos contratados quando chegarem e assegure-se de que tenham as informações necessárias sobre como trabalhar na sua empresa. Saiba mais sobre como criar um processo de integração de funcionários eficiente.
• RH e Operações de Pessoas: Envie atualizações e comunicações para a equipe sobre novas políticas ou procedimentos que você adicionar ao manual do funcionário.‍
• Trabalho híbrido e remoto: Nossa orientação e modelo ajudam você a criar um manual do funcionário que funcione para sua equipe neste novo normal.

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Exemplos de manuais de funcionários

Um manual do funcionário descreve políticas e procedimentos, apresentando sua equipe a quem você é e como você opera como empresa. É uma parte crítica do processo de integração de cada funcionário.

Na Guru, usamos nosso manual do funcionário para codificar os princípios que defendemos como equipe e dar orientações sobre políticas, diretrizes do local de trabalho e informações de contato da equipe de Pessoas caso alguém precise de mais informações. Como nossos valores da empresa incluem não nos levarmos muito a sério, mantemos as coisas práticas e divertidas. 

Dicas profissionais para gerenciar seu manual do funcionário sem estresse

Este modelo de manual do funcionário funciona melhor no Guru, que: 

• Facilita a localização e o acesso
• Oferece tudo o que você precisa para toda a sua lista de verificação de integração como uma solução de integração de funcionários eficaz
• Garante que seu manual permaneça verificado por especialistas e atualizado frequentemente para que toda a sua organização receba as informações mais recentes sem que você precise orientar os colegas a fazer atualizações
• Permite enviar comunicados para novos contratados para que eles tenham certeza de ler o manual‍
• Monitora quem leu seu manual de funcionários e quaisquer atualizações