Employee Handbook Template

Dedicas mucho tiempo y dinero reclutando a los empleados adecuados. Espero que se adapten rápidamente y tengan éxito. Si no lo hacen, sabes que se irán pronto y tendrás que volver a empezar para encontrar otra contratación. 

Tristemente, la mayoría de los equipos no están preparando a los nuevos empleados para el éxito y la satisfacción. Gallup encontró que solo el 12% de los empleados estarían felices con su incorporación, y HBR reportó que el 23% de los empleados se van antes de cumplir un año en un nuevo rol. Eso es porque un mal proceso de incorporación reduce la moral, el compromiso y la confianza de los empleados en la organización.

Algunos equipos han descubierto cómo ofrecer una experiencia de incorporación excepcional, completa con un manual del empleado actualizado. Eso asegura que los nuevos empleados tengan lo que necesitan para hacer bien su trabajo, reduciendo la rotación y fomentando relaciones positivas entre compañeros.

Ya sea que tengas un manual del empleado o necesites crear uno, este artículo y la plantilla de manual del empleado te brindan todo lo que necesitas para crear uno excelente.

Cómo redactar un manual del empleado

En lugar de construir tu manual del empleado desde cero, ¿por qué no tomar nuestra plantilla personalizable y gratuita y recuperar algo de tiempo?

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• Paso 1: Decide dónde documentar el tuyo. Ofrecer una experiencia de incorporación excepcional comienza con un manual del empleado asesino y actual. Donde los equipos a menudo fallan es que sus manuales del empleado se vuelven obsoletos rápidamente. Contratas a un nuevo líder y de repente todo el libro o PDF está desactualizado. Un intranet para empleados como Guru notifica automáticamente a los contribuyentes clave cuando sus secciones necesitan actualizaciones. 
• Paso 2: Piensa en grande sobre tu empresa.
• Paso 3: Piensa en una tabla de contenido. Revisa las plantillas y ejemplos a continuación para reunir ideas para tu propio manual del empleado. Reúne estos en una tabla de contenido simple. A partir de ahí, podrás determinar quién será responsable de cada sección. 
• Paso 4: Involucra a las partes interesadas. Una vez que tengas una lista de puntos clave a cubrir, es hora de llevar a los expertos. Querrás documentar las políticas de tu empleador con cuidado y proporcionar tiempo para una revisión legal exhaustiva. Ahorra tiempo asignando secciones apropiadas, como la historia, la misión y la visión de la empresa, al marketing u otros equipos. 
• Paso 5: Reúne y actualiza la información esencial de la empresa. A menudo, demasiada información empresarial vive en la cabeza de las personas. Asegúrate de tener cubiertos los aspectos básicos: sobre la empresa, valores, políticas, información de incorporación y contactos clave. También querrás revisar y hacer las actualizaciones necesarias a las políticas de la empresa.

• Paso 6: Esquematiza cada sección de tu manual. Toma nota de las políticas críticas a incluir, como la de acoso, compensación de trabajadores y divulgaciones legales requeridas. Incluye las políticas relevantes para nuevos empleados, como los beneficios, horas de trabajo, PTO, bajas por enfermedad, deber cívico, abuso de sustancias, un código de conducta y otras expectativas. 
• Paso 7: Proporciona a tu abogado la copia final para revisión. Tu abogado necesita revisar esto para asegurarse de que es apropiado.
• Paso 8: Mantenlo actualizado. A medida que las cosas cambian, las políticas necesitan ser actualizadas. Una herramienta de intercambio de conocimiento para empleados como Guru que ayuda a organizar tu equipo recordando automáticamente a las personas que verifiquen nuevamente cada sección que hayan creado mantiene tu manual del empleado actualizado.
  

¿Qué incluye un manual del empleado?

Tu manual del empleado debe incluir tus políticas, expectativas y cómo gestionarás las necesidades de los empleados. Debes incluir tus obligaciones legales como empleador, incluidos los derechos de los empleados.

¿Qué hace que un gran manual del empleado?

Un gran manual del empleado debe cubrir cada una de estas áreas clave: 

• Antecedentes de la empresa, cultura, valores y declaración de misión
• Términos de empleo, incluido cómo finalizar el empleo
• Políticas del lugar de trabajo, incluyendo seguridad en el lugar de trabajo y políticas de trabajo remoto
• Tu código de conducta para empleados
• Beneficios y compensación, incluidos aumentos, revisiones y oportunidades de desarrollo profesional
• Horarios de trabajo, PTO, días de enfermedad, licencias médicas y políticas de vacaciones
  

A partir de ahí, necesitarás considerar las leyes locales, estatales y federales para determinar una lista holística de áreas a cubrir. Esto te dará un punto de partida desde el cual escribir. ‍

Consejo profesional: No olvides hacerlo divertido; ¡después de todo, los empleados también son personas! La participación comienza con las primeras impresiones en tu manual del empleado.

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¿Los manuales de empleados son requeridos por ley?

Los empleadores están obligados a compartir ciertos derechos de los empleados con sus empleados, sin embargo no hay ninguna ley que requiera que tengas un manual del empleado. Muchos empleadores eligen tener uno y algunos no.

¿Qué no debes incluir en tu manual del empleado?

• Jargon y lenguaje legal: Utiliza un lenguaje común para asegurar que tu manual del empleado sea comprendido. 
• Procesos y procedimientos de la empresa: Estos se actualizan con frecuencia y requerirán demasiadas actualizaciones a tu manual.
• Descripciones de trabajo: Tu manual del empleado debe funcionar como un documento de incorporación para todos los empleados, en lugar de incluir descripciones de trabajo individuales.
• Información detallada sobre beneficios: Estos se actualizan cada vez que actualizas tus beneficios, proveedores, planes y opciones de cobertura. Lo mejor es vincular a información adicional sobre beneficios y proporcionar un contacto para preguntas. ‍
• Restricciones legalmente prohibidas: Asegúrate de que tus políticas y tu manual del empleado no violen los derechos de los empleados. Por ejemplo, la Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA) previene a los empleadores de impedir que los empleados discutan sobre salarios.

Esquema de ejemplo de manual del empleado

Introducción con un mensaje de bienvenida

• Misión y declaración de visión de la organización
• Valores de la empresa
• Historia y antecedentes de la empresa
• Declaración de Igualdad de Oportunidades como Empleador
• Avisos (derecho del empleador a cambiar las reglas sin previo aviso, el manual no crea un contrato, y — donde se permite — declaraciones de aviso de empleo a voluntad)
• Definiciones de tipos de empleo
• Propósito del manual del empleado
• Descripción general de la orientación

Políticas y procedimientos

• Ley de Estadounidenses con Discapacidades
• Seguridad personal
• Acoso sexual
• Política de drogas y alcohol
• Violencia y armas
• Horas de trabajo y asistencia
• Descansos de comida y descanso
• Horas extra
• Mantenimiento de un registro de horas trabajadas
• Registros del personal
• Información sobre nómina y deducciones
• Embargos
• Evaluaciones de desempeño
• Promociones
• Transferencias
• Terminaciones
• Privacidad y seguridad de datos
• Expectativas de comunicación interna
• Uso de dispositivos y tecnología
• Redes sociales
• Normas de conducta
• Disciplina progresiva
• Proceso de salida

Compensación y beneficios

• Días festivos
• Vacaciones
• Baja por enfermedad
• Licencia por discapacidad
• Licencia personal
• Licencia por duelo
• Licencia familiar y médica
• Deber cívico
• Licencia militar
• Tiempo libre (PTO)
• Seguro de salud
• Seguro de vida
• Capacitación 
• Programa de Asistencia Educativa
• Otros beneficios
• Planes de jubilación y pensiones
• Compensación para trabajadores
• Seguro de desempleo
• Pago por llamado/informe
• Premios de servicio

Responsabilidad del empleado y del empleador por la seguridad

• Declaración de compromiso de la empresa
• Procedimientos de emergencia
• Servicios médicos
• Equipo de protección personal
• Requisitos de OSHA: reglas de seguridad, reportar accidentes

Resumen y reconocimiento

• Declaración de resumen sobre la importancia de las políticas y procedimientos
• Reconocimiento de recepción

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Temas del manual del empleado a considerar

Antecedentes de la empresa

Historia
¿Cuál es la historia de tu empresa? Ya sea que comenzara con un momento a-ha! o como resultado de un gran fracaso, tu equipo querrá saber de dónde vino tu empresa y cómo la organización llegó a donde está hoy.

Misión
¿Cuál es el propósito de tu empresa? ¿Qué problema estás resolviendo? ¿Para quién? ¿Cómo? Como equipo o con líderes de equipo, querrás escribir el "por qué" de tu empresa de una manera que involucre a las personas en la visión de la empresa y comprometa a cada empleado.

Visión
¿Qué mundo estás ayudando a crear? ¿Cómo se verá el mundo diferente a medida que crezcas? 

Valores
¿Qué ética empresarial deseas preservar a medida que incorpore nuevos compañeros de equipo? Muchas empresas crean sus valores en colaboración con empleados de todos los niveles. Esto puede ayudar a garantizar que reflejen quién eres y qué une a las personas en tu equipo.

Términos de empleo

Expectativas para asistir al trabajo
Tu manual necesita delinear tus expectativas para la comunicación sobre ausencias y asistencia. ¿Qué deben hacer los empleados si necesitan faltar al trabajo? ¿Qué tipo de notificación deben proporcionar?

Clasificación: exento vs. no exento
Necesitarás definir la diferencia entre roles exentos y no exentos y considerar cómo se gestionan de manera diferente cada tipo de empleado bajo la ley. También puedes querer incluir definiciones del estado de empleado a tiempo parcial y tiempo completo. 

Políticas del lugar de trabajo

Privacidad y seguridad de datos
Cada empleado maneja al menos algo de información confidencial o sensible. Esto puede incluir información patentada y confidencial, secretos comerciales y datos personales de empleados y clientes. Necesitarás una política legal y controles compliant para delinear exactamente qué información pueden acceder los empleados, qué pueden hacer y cuándo. Sus obligaciones para proteger o eliminar datos deben estar claramente delineadas. Una herramienta interna de base de conocimiento como Guru ayuda a mantener un registro de quién lee esta información y de cualquier actualización.

Acoso y no discriminación
Un lugar de trabajo seguro es crítico para el cumplimiento, fomentar relaciones positivas y asegurar productividad. Necesitarás documentar claramente tus políticas relacionadas con el acoso y la violencia en el lugar de trabajo y hacerlas fáciles de encontrar y de referenciar. Incluye definiciones y qué deben hacer los empleados si piensan que estos problemas están surgiendo.

Salud y seguridad
Estos son tiempos sin precedentes, y tu equipo necesita considerar la salud y la seguridad tanto para los peligros regulares del lugar de trabajo como para la pandemia en curso. Para actualizar tu procedimiento de programación de equipo para esta nueva normalidad, podrías disfrutar de nuestra guía para crear un horario de trabajo remoto/híbrido.

Puedes obtener nuestra plantilla de manual del empleado, que incluye recursos para empleados remotos e híbridos.

Código de conducta del empleado

Código de vestimenta
No todas las empresas necesitan un código de vestimenta. Sin embargo, si tu empresa tiene uno, ¿has considerado cómo hacerlo inclusivo para empleados de todos los orígenes? ¿Qué se espera y se proporcionará un uniforme por parte de la empresa o se reembolsará?

Seguridad de datos y dispositivos
Cada empleado es responsable de la privacidad y la seguridad de los datos. Ya sea que tu empresa proporcione dispositivos o asegure aquellos que ya poseen tus empleados, asegúrate de que todo tu equipo sepa qué son responsables al gestionar todos sus dispositivos de manera segura. ¿Qué se espera de los empleados si están viajando o si un dispositivo se pierde o es robado? Incluye la consideración de cuándo necesitan devolver dispositivos y la salida de empleados.

Ética, conflictos de interés, nepotismo y relaciones en el lugar de trabajo
Como parte de hacer que tu empresa sea un lugar en el que la gente quiera estar, querrás considerar políticas éticas para prevenir la toxicidad en el lugar de trabajo. ¿Cómo se identificarán y gestionarán los conflictos de interés y las potenciales interacciones dañinas entre compañeros de trabajo?

Invitados y orientación sobre la seguridad en el lugar de trabajo
Cuando los visitantes llegan a la oficina, ¿cómo son recibidos y cómo se mantienen la salud y la seguridad? ¿Cómo se protegerá a tus empleados, clientes y consumidores de cosas como COVID mientras interactúan con tu empresa?

Compensación y oportunidades de desarrollo profesional

Información sobre nómina y horas extra
¿Cómo se pagarán los empleados y a dónde pueden ir con sus preguntas sobre nómina? ¿Quién califica para pago de horas extras y cómo se calcula?

Revisiones de rendimiento y compensación
¿Cuándo deben esperar los empleados revisiones y cómo se gestionan? ¿Con qué frecuencia se revisa la compensación y cuánto tiempo deben esperar los empleados estar en sus roles antes de sus primeras revisiones de compensación?

Oportunidades de capacitación y desarrollo profesional
Los empleados permanecen donde están creciendo y siendo valorados. ¿Cómo brindas a los empleados oportunidades de educación continua? En Guru, proporcionamos un presupuesto para desarrollo profesional para cada empleado después de tres meses, y crece enormemente después del primer año de los empleados. Tu manual del empleado puede detallar cómo funciona esto, qué nivel de capacitación o reembolso está disponible, y cómo afecta la antigüedad de los empleados a este beneficio.

Salud y bienestar del empleado
Querrás compartir una descripción general de opciones, información de inscripción abierta, y cualquier programa especial de bienestar, como descuentos en prescripciones o consejería de bienestar gratuita, que puedas tener. Cuando los empleados necesitan tomar una licencia, dependerán en gran medida de esta documentación para ayudarles a orientarse, así que tendrás que incluir detalles sobre tus políticas de FMLA (Ley de Licencia Familiar y Médica) y COBRA.

Seguro de vida
Si proporcionarás seguro de vida, ¿cómo funcionará? Querrás incluir una descripción general de la cobertura e información sobre la inscripción y contacto(s). 
Trabajo remoto
¿Tu equipo tiene una política de trabajo remoto que retiene a tus mejores talentos? Si no, nuestra guía sobre trabajo remoto te ayudará a comenzar.

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Gastos y reembolsos
¿Cuál es tu política y procedimientos para aquellos que tienen una tarjeta de empresa? ¿Qué pasa con aquellos que no? ¿Qué gastos son permitidos y hay un plazo para enviarlos junto con comprobantes?

Viajes, vehículos y estacionamiento
¿Proporcionas un reembolso máximo por día (diario) para los gastos de los empleados durante los viajes? Puedes explicar las expectativas para empleados que usan un vehículo de la empresa, qué gastos paga la organización, cómo manejar el servicio y accidentes, y cómo la organización pagará o reembolsará los costos permitidos. 

Equipo de la empresa
Tu política sobre el manejo del equipo de la empresa, y qué hacer cuando algo se pierde, se rompe o es robado, ayuda a los empleados a cuidar tu hardware de acuerdo con tus expectativas.

Otros beneficios y recompensas
No olvides incluir esos extras geniales como asesoramiento legal gratuito, seguro para mascotas, descuentos en gimnasios y viajes, y suscripciones a libros electrónicos aquí para que las personas se beneficien. 

Política de contratación y referencias
¿Proporcionas incentivos para que los empleados compartan tus publicaciones de trabajo? ¿Cómo superas el impacto no intencionado anti-diverso que estas políticas pueden crear accidentalmente al explorar formas de mantener tu programa de referencia inclusivo?

Compensación de trabajadores y beneficios legalmente requeridos
Asegúrate de compartir claramente qué sucede cuando los trabajadores se lesionan en el trabajo. También querrás considerar las reglas locales, estatales y federales para asegurarte de cubrir todos los requisitos legales para los beneficios. 

Vacaciones, tiempo por enfermedad y PTO

Horarios de oficina en persona, remota y híbrida
¿Ha actualizado tu equipo tu política de horarios para la nueva normalidad? Te podría gustar nuestra guía para crear un horario de trabajo híbrido para crear nuevos procedimientos que funcionen para tu equipo. 

Política de PTO y vacaciones
¿Tu empresa ofrece tiempo libre pagado ilimitado y días por enfermedad? Investigación de MammothHR sugiere que los empleados con PTO ilimitado en promedio toman poco o ningún tiempo libre adicional que aquellos con un número limitado de días. ¿Los empleados necesitan proporcionar aviso para vacaciones de cierta duración? ¿Dónde pueden enviar estas solicitudes y quién las aprueba?

Días de enfermedad
En el mundo de hoy, todos necesitamos quedarnos en casa cuando no nos sentimos bien. Aquí es donde compartirás tu enfoque para cubrir los turnos de los empleados, expectativas para la comunicación sobre enfermedades, y las políticas y procedimientos de COVID de tu empresa. Querrás asegurarte de mantener esto alineado con la guía local y los requisitos legales. Tus empleados también necesitan saber cuántos días de enfermedad pagados pueden tomar. ¿Cómo manejas las situaciones en las que hay una enfermedad a largo plazo?

Licencia por duelo
Si un empleado pierde a un ser querido, necesitará una referencia clara sobre cómo tomar licencia para llorar. Considera los requisitos legales y cómo puedes ayudar a fomentar una relación gerencial positiva y solidaria en este tiempo tan difícil.

Servicio de jurado y elecciones
Asegúrate de cumplir con los requisitos legales revisando tus políticas y explicando cómo funcionan tus días de servicio de jurado y elección. 

Días festivos
¿Qué días festivos cubre tu empresa? ¿Este tiempo libre es pagado o no pagado? ‍

Licencia parental y familiar pagada
Con la FMLA (Ley de Licencia Familiar y Médica) y otros requisitos legales federales, estatales y locales, querrás delinear claramente cómo funcionan tus licencias parental y familiar.

Terminando el empleo

Acción disciplinaria y planes de mejora del rendimiento (PIPs)
Tus gerentes y empleados necesitarán expectativas claras delineadas aquí para manejar la documentación, los planes de mejora del rendimiento y las consecuencias de no mejorar el rendimiento.

Renuncias
Cuando sea el momento de que un compañero de equipo se mueva, ¿cómo te lo hacen saber? Puede que desees reiterar las limitaciones de cualquier beneficio temporal aquí, como las acciones que se adquieren después del primer año de un empleado.

Terminación del empleo
Las leyes federales, estatales y locales tienen importantes requisitos que los gerentes, recursos humanos y supervisores deben considerar. Querrás asegurarte de que todos los compañeros de equipo que ayudan a gestionar la salida estén familiarizados con estos y tener una política paso a paso a la que referirse. Mientras tanto, en tu manual del empleado, considera la mejor manera de compartir lo que sucede cuando termina el empleo. ¿Reciben algunos o todos los empleados indemnización por despido, un pago de PTO y/o días por enfermedad, y aún pueden usar los saldos de su HSA y FSA después de la terminación? 

Sección de cierre

Deja una impresión duradera y positiva
Junto con tu carta de oferta y lista de verificación de incorporación, tu manual del empleado deja una impresión duradera en tus nuevos empleados. Si sus necesidades están bien atendidas por estas primeras experiencias de incorporación, la retención, el compromiso y la satisfacción siguen.

Plantilla gratuita del manual del empleado

En lugar de recrear la rueda, deberías robar nuestra plantilla personalizable. Guru se asegura de que se mantenga actualizado y fácil de encontrar.

Cómo usar nuestra plantilla gratuita del manual del empleado

Cómo esta plantilla del manual del empleado puede ayudar a tu equipo en:

• Incorporación: Comparte este manual del empleado con los nuevos contratados cuando lleguen por primera vez y asegúrate de que tengan la información que necesitan sobre trabajar en tu empresa. Aprende más sobre cómo crear un proceso de incorporación eficiente para empleados.
• Recursos Humanos y Operaciones de Personas: Envía actualizaciones y anuncios al equipo sobre nuevas políticas o procedimientos que agregues al manual del empleado.‍
• Trabajo híbrido y remoto: Nuestra guía y plantilla te ayudan a crear un manual para empleados que funcione para tu equipo en esta nueva normalidad.

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Ejemplos de manuales para empleados

Un manual para empleados describe políticas y procedimientos, presentando a tu equipo quién eres y cómo operas como empresa. Es una parte crítica del proceso de incorporación de cada empleado.

En Guru, utilizamos nuestro manual para empleados para codificar los principios que defendemos como equipo y dar algunas pautas sobre políticas, normas de trabajo e información de contacto para el equipo de Personas en caso de que alguien necesite más información. Dado que nuestros valores de empresa incluyen no tomarnos demasiado en serio, mantenemos las cosas realistas y divertidas. 

Consejos profesionales para manejar tu manual de empleados sin estrés

Esta plantilla de manual para empleados funciona mejor en Guru, que: 

• Facilita encontrar y acceder
• Te proporciona todo lo que necesitas para tu lista de verificación de incorporación como una solución efectiva para la incorporación de empleados
• Asegura que tu manual se mantenga verificado por expertos y actualizado con frecuencia para que toda tu organización reciba la información más reciente sin que tengas que guiar a los compañeros para hacer actualizaciones
• Te permite enviar anuncios a los nuevos empleados para que estén seguros de leer el manual‍
• Rastrea quién ha leído tu manual para empleados y cualquier actualización