Employee Handbook Template

Vous passez beaucoup de temps et d'argent à recruter les bons employés. Vous espérez qu'ils s'adaptent rapidement et réussissent. S'ils ne le font pas, vous savez qu'ils partiront bientôt et il faudra recommencer pour trouver un autre recrutement. 

Malheureusement, la plupart des équipes ne préparent pas les nouvelles recrues à réussir et à être satisfaites. Gallup a trouvé que seulement 12 % des employés étaient heureux de leur intégration, et HBR a rapporté que 23 % des employés partent avant d'atteindre un an dans un nouveau poste. C'est parce qu'un mauvais processus d'intégration diminue le moral des employés, l'engagement et la confiance envers l'organisation.

Certaines équipes ont compris comment offrir une expérience d'intégration exceptionnelle, complétée par un manuel de l'employé actuel. Cela garantit que les nouveaux employés ont ce dont ils ont besoin pour bien faire leur travail, réduisant le turnover et établissant des relations positives entre collègues.

Que vous ayez un manuel de l'employé ou que vous ayez besoin d'en créer un, cet article et le modèle de manuel de l'employé vous donnent tout ce dont vous avez besoin pour en créer un excellent.

Comment rédiger un manuel de l'employé

Au lieu de construire votre manuel de l'employé à partir de zéro, pourquoi ne pas utiliser notre modèle gratuit et personnalisable pour gagner du temps ?

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• Étape 1 : Décidez où documenter le vôtre. Offrir une expérience d'intégration exceptionnelle commence par un excellent manuel de l'employé actuel. Là où les équipes échouent souvent, c'est que leurs manuels de l'employé deviennent rapidement obsolètes. Vous recrutez un nouveau leader et soudainement tout le livre ou le PDF est obsolète. Un intranet pour employés comme Guru notifie automatiquement les contributeurs clés lorsque leurs sections nécessitent des mises à jour. 
• Étape 2 : Pensez grand pour votre entreprise. Où allez-vous ? Quel problème votre entreprise est-elle là pour résoudre pour le monde ? Votre mission, vision et valeurs sont le cœur de votre entreprise et peuvent aider à motiver les nouvelles recrues. Rassemblez votre direction et assurez-vous qu'elles reflètent le pourquoi de votre organisation.
• Étape 3 : Brainstorming d'une table des matières. Examinez les modèles et exemples ci-dessous pour rassembler des idées pour votre propre manuel de l'employé. Rassemblez ceux-ci dans une simple table des matières. À partir de là, vous pourrez déterminer qui sera responsable de chaque section. 
• Étape 4 : Inclure les parties prenantes. Une fois que vous avez une liste de points clés à couvrir, il est temps d'impliquer les experts. Vous devrez documenter vos politiques d'employeur avec soin et prévoir du temps pour un examen juridique approfondi. Gagnez du temps en assignant des sections appropriées, comme l'historique de l'entreprise, la mission et la vision, au Marketing ou à d'autres équipes. 
• Étape 5 : Rassemblez et mettez à jour les informations essentielles de l'entreprise. Souvent, trop d'informations sur l'entreprise résident dans la tête des gens. Assurez-vous de couvrir les éléments de base : à propos de l'entreprise, valeurs, politiques, informations d'intégration et contacts clés. Vous devrez également revoir et mettre à jour les politiques de l'entreprise.

• Étape 6 : Esquissez chaque section de votre manuel. Notez les politiques critiques à inclure, comme la prévention du harcèlement, l'indemnisation des travailleurs et les divulgations légales nécessaires. Incluez les politiques pertinentes pour les nouvelles recrues, telles que les avantages sociaux, les heures de travail, le PTO, les congés de maladie, les convocations, l'abus de substances, un code de conduite et d'autres attentes. 
• Étape 7 : Fournissez votre version finale à votre avocat pour révision. Votre avocat doit se pencher là-dessus pour s'assurer que c'est approprié.
• Étape 8 : Gardez-le à jour. À mesure que les choses changent, les politiques doivent être mises à jour. Un outil de partage des connaissances pour employés comme Guru qui aide à organiser votre équipe en rappelant automatiquement aux gens de vérifier à nouveau chaque section qu'ils ont conçue garde votre manuel de l'employé à jour.
  

Que contient un manuel de l'employé ?

Votre manuel de l'employé doit inclure vos politiques, attentes et la manière dont vous allez gérer les besoins des employés. Vous devez inclure vos obligations légales en tant qu'employeur, y compris les droits des employés.

Qu'est-ce qui rend un bon manuel de l'employé ?

Un excellent manuel de l'employé doit couvrir chacun de ces domaines clés : 

• Contexte de l'entreprise, culture, valeurs et déclaration de mission
• Conditions d'emploi, y compris la manière de mettre fin à l'emploi
• Politiques de travail, y compris la sécurité au travail et les politiques de travail à distance
• Votre code de conduite des employés
• Avantages et rémunération, y compris les augmentations, évaluations et opportunités de développement professionnel
• Horaires de travail, PTO, jours de maladie, congés médicaux et politiques de vacances
  

À partir de là, vous devrez prendre en compte les lois locales, étatiques et fédérales pour déterminer une liste holistique des domaines à couvrir. Cela vous donnera un point de départ pour rédiger. ‍

Conseil pro : N'oubliez pas de le rendre amusant ; après tout, les employés sont des gens aussi ! L'engagement commence par les premières impressions dans votre manuel de l'employé.

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Les manuels de l'employé sont-ils exigés par la loi ?

Les employeurs sont tenus de partager certains droits des employés avec leurs employés, mais il n'existe aucune loi exigeant que vous ayez un manuel de l'employé. De nombreux employeurs choisissent d'en avoir un et d'autres non.

Que ne devriez-vous pas inclure dans votre manuel de l'employé ?

• Jargon et langage juridique : Utilisez un langage commun pour garantir que votre manuel de l'employé soit compris. 
• Processus et procédures de l'entreprise : Ces mises à jour se produisent souvent et nécessiteront trop de mises à jour de votre manuel.
• Descriptions de poste : Votre manuel de l'employé doit servir de document d'intégration pour tous les employés, plutôt que d'inclure des descriptions de poste individuelles.
• Informations détaillées sur les avantages : Ces mises à jour se produisent chaque fois que vous mettez à jour vos avantages, fournisseurs, plans et options de couverture. Il est préférable de lier vers des informations supplémentaires sur les avantages et de fournir un contact pour les questions. ‍
• Restrictions interdites par la loi : Assurez-vous que vos politiques et votre manuel de l'employé ne violent pas les droits des employés. Par exemple, la Loi nationale sur les relations de travail (NLRA) empêche les employeurs d'empêcher les employés de discuter de leur rémunération.

Échantillon d'un plan de manuel de l'employé

Introduction avec un message de bienvenue

• Énoncé de mission et de vision de l'organisation
• Valeurs de l'entreprise
• Historique et contexte de l'entreprise
• Énoncé d'employeur garantissant l'égalité des chances
• Déclarations de non-responsabilité (droit de l'employeur de changer les règles sans préavis, le manuel ne crée pas de contrat et — lorsque c'est permis — déclarations de non-responsabilité pour un emploi à volonté)
• Types de définitions d'emploi
• Objectif du manuel de l'employé
• Aperçu de l'orientation

Politiques et procédures

• Loi sur les Américains handicapés
• Sécurité personnelle
• Harcèlement sexuel
• Politique sur les drogues et l'alcool
• Violence et armes
• Heures de travail et attendance
• Pauses repas et repos
• Heures supplémentaires
• Tenir un registre des heures travaillées
• Dossiers du personnel
• Informations sur la paie et déductions
• Saisies
• Évaluations de performance
• Promotions
• Transferts
• Résiliation
• Confidentialité et sécurité des données
• Attentes de communication interne
• Utilisation des appareils et de la technologie
• Médias sociaux
• Normes de conduite
• Discipline progressive
• Processus de sortie

Rémunération et avantages

• Vacances
• Vacances
• Congé de maladie
• Congé de handicap
• Congé personnel
• Congé de deuil
• Congé familial et médical
• Convocation
• Congé militaire
• Congé payé (PTO)
• Assurance santé
• Assurance vie
• Formation 
• Programme d'assistance éducative
• Autres avantages
• Plans de retraite et de pension
• Indemnisation des travailleurs
• Assurance chômage
• Paiement de rapport d'appel
• Récompenses de service

Responsabilité de l'employé et de l'employeur pour la sécurité

• Déclaration d'engagement de l'entreprise
• Procédures d'urgence
• Services médicaux
• Équipements de protection individuelle
• Exigences OSHA : règles de sécurité, déclaration des accidents

Résumé et reconnaissance

• Déclaration résumée sur l'importance des politiques et procédures
• Reconnaissance de réception

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Sujets du manuel de l'employé à prendre en considération

Contexte de l'entreprise

Histoire
Quelle est l'histoire de votre entreprise? Que ça ait commencé par un moment a-ha! ou en raison d'un grand échec, votre équipe voudra savoir d'où vient votre entreprise et comment l'organisation a évolué pour en arriver là aujourd'hui.

Mission
Quel est l'objectif de votre entreprise? Quel problème résolvez-vous? Pour qui? Comment? En tant qu'équipe ou avec des leaders d'équipe, vous souhaiterez rédiger le « pourquoi » de votre entreprise de manière à engager les gens dans la vision de l'entreprise et à engager chaque employé.

Vision
Quel monde aidez-vous à créer? À quoi ressemblera le monde à mesure que vous grandissez? 

Valeurs
Quels principes éthiques souhaitez-vous préserver en intégrant de nouveaux membres dans l'équipe? De nombreuses entreprises collaborent avec des employés à tous les niveaux pour créer leurs valeurs. Cela peut aider à garantir qu'elles reflètent qui vous êtes et ce qui unit les gens dans votre équipe.

Conditions d'emploi

Attentes pour assister au travail
Votre manuel doit esquisser vos attentes en matière de communication concernant les absences et la présence. Que doivent faire les employés s'ils ont besoin de manquer le travail? Quel type de préavis doivent-ils fournir?

Classification : exempté versus non-exempté
Vous devrez définir la différence entre les rôles exemptés et non-exemptés et considérer comment chaque type d’employé est géré différemment selon la loi. Vous souhaiterez également inclure des définitions de l'état d'employé à temps partiel et à temps plein. 

Politiques en milieu de travail

Confidentialité et sécurité des données
Tous les employés ont accès à au moins certaines informations confidentielles ou sensibles. Ceci peut inclure des informations propriétaires et confidentielles, des secrets de produit et de commerce, et des données personnelles des employés et des clients. Vous aurez besoin d'une politique légale conforme et de contrôles pour définir exactement ce que les employés peuvent accéder, ce qu'ils peuvent faire, et quand. Leurs obligations de protéger ou de supprimer des données doivent être clairement énoncées. Un outil interne base de connaissances comme Guru aide à garder une trace de qui lit ces informations et de toutes les mises à jour.

Harcèlement et non-discrimination
Un lieu de travail sûr est essentiel pour la conformité, le développement de relations positives et la garantie de productivité. Vous devrez bien documenter vos politiques relatives au harcèlement et à la violence au travail et les rendre faciles à trouver et à référencer. Inclure des définitions et ce que les employés doivent faire s'ils pensent que ces problèmes surgissent.

Santé et sécurité
Ce sont des temps sans précédent, et votre équipe doit prendre en compte la santé et la sécurité tant pour les risques professionnels réguliers que pour la pandémie en cours. Pour mettre à jour votre procédure de planification d’équipe pour ce prochain nouveau normal, vous pourriez aimer notre guide sur la rédaction d'un emploi du temps à distance/hybride.

Vous pouvez obtenir notre modèle de manuel de l'employé, qui inclut des ressources pour les employés à distance et hybrides.

Code de conduite des employés

Code vestimentaire
Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un code vestimentaire. Cependant, si votre entreprise en a un, avez-vous envisagé comment le rendre inclusif pour les employés de tous horizons? Qu'est-ce qui est attendu, et un uniforme sera-t-il fourni par l'entreprise ou remboursé?

Sécurité des données et des appareils
Chaque employé est responsable de la confidentialité et de la sécurité des données. Que votre entreprise fournisse des appareils ou sécurise ceux que vos employés possèdent déjà, assurez-vous que toute votre équipe sait ce qu'elle doit gérer lorsque cela concerne tous leurs appareils de manière sécurisée. Qu'est-ce qui est attendu des employés s'ils voyagent ou si un appareil est perdu ou volé? Inclure la considération de quand ils doivent retourner les appareils et le départ.

Éthique, conflits d'intérêts, népotisme et relations professionnelles
En contribuant à faire de votre entreprise un lieu où les gens veulent travailler, vous souhaiterez envisager des politiques éthiques pour prévenir la toxicité en milieu de travail. Comment les conflits d'intérêts et les interactions entre collègues potentiellement nuisibles seront-ils identifiés et gérés?

Invités et conseils de sécurité en milieu de travail
Lorsque des visiteurs viennent au bureau, comment sont-ils accueillis et comment la santé et la sécurité sont-elles maintenues? Comment vos employés, clients et clients seront-ils protégés contre des choses comme le COVID lorsque vous interagissez avec votre entreprise?

Rémunération et opportunités de développement professionnel

Informations sur le salaire et les heures supplémentaires
Comment les employés seront-ils payés, et où peuvent-ils se rendre pour leurs questions sur les salaires? Qui est éligible au paiement des heures supplémentaires et comment est-il calculé?

Évaluations de la performance et de la rémunération
À quelle fréquence les employés peuvent-ils s'attendre à des évaluations, et comment sont-elles gérées? À quelle fréquence la rémunération est-elle révisée, et combien de temps les employés doivent-ils s'attendre à être dans leurs rôles avant leurs premières évaluations de rémunération?

Opportunités de formation et de développement professionnel
Les employés restent là où ils se développent et sont valorisés. Comment fournissez-vous aux employés des opportunités d'éducation continue? Chez Guru, nous fournissons un budget pour le développement professionnel pour chaque employé après trois mois, et cela augmente considérablement après le premier anniversaire de l'employé. Votre manuel de l'employé peut expliquer comment cela fonctionne, quel niveau de formation ou de remboursement est disponible, et comment l'ancienneté des employés affecte ce bénéfice.

Santé et bien-être des employés
Vous voudrez partager un aperçu des options, des informations sur l'inscription ouverte, et des programmes spéciaux de bien-être, comme des réductions sur les médicaments ou des conseils de bien-être gratuits que vous pourriez avoir. Lorsque les employés doivent prendre un congé, ils s'appuieront largement sur cette documentation pour les aider à naviguer, vous devrez donc inclure des détails concernant votre politique FMLA (Loi sur les congés familiaux et médicaux) et COBRA.

Assurance vie
Si vous allez fournir une assurance vie, comment cela fonctionne-t-il? Vous souhaiterez inclure un aperçu de la couverture et des informations sur l'inscription et les contacts. 
Télétravail
Votre équipe a-t-elle une politique de télétravail qui conserve vos meilleurs talents? Si ce n'est pas le cas, notre guide sur le télétravail vous aide à commencer.

Dépenses et remboursement
Quelle est votre politique et votre procédure pour ceux qui ont une carte de l'entreprise? Qu'en est-il de ceux qui n'en ont pas? Quelles dépenses sont autorisées, et y a-t-il une date limite pour les soumettre accompagnées des reçus?

Voyages, véhicules et stationnement
Fournissez-vous un remboursement maximal par jour pour les dépenses des employés lors de leurs déplacements? Vous pouvez expliquer les attentes pour les employés qui utilisent un véhicule de l'entreprise, quelles dépenses l'organisation paie, comment gérer les services et les accidents, et comment l'organisation paiera ou remboursera les coûts autorisés. 

Équipement de l'entreprise
Votre politique sur la gestion de l'équipement de l'entreprise, et ce qu'il faut faire lorsque quelque chose est perdu, cassé ou volé aide les employés à prendre soin de votre matériel en fonction de vos attentes.

Autres avantages et bénéfices
N'oubliez pas d'inclure ces extras intéressants comme des conseils juridiques gratuits, une assurance animale, des réductions sur les gymnases et les voyages, et des abonnements aux livres électroniques ici afin que les gens puissent en profiter. 

Politique d'embauche et de recommandation
Fournissez-vous des incitations pour encourager les employés à partager vos annonces de postes? Comment allez-vous au-delà de l'impact anti-diversité non intentionnel que ces politiques peuvent accidentellement créer en explorant des façons de maintenir votre programme de recommandation inclusif?

Indemnisation des travailleurs et avantages légaux requis
Assurez-vous de partager clairement ce qui se passe lorsque les travailleurs sont blessés au travail. Vous souhaiterez également prendre en compte les règles locales, étatiques et fédérales pour vous assurer que vous respectez toutes les exigences légales en matière d'avantages. 

Vacances, congés de maladie et congés payés

Horaires de bureau en personne, à distance et hybrides
Votre équipe a-t-elle mis à jour sa politique de programmation pour le dernier nouveau normal? Vous pourriez aimer notre guide pour créer un emploi du temps hybride pour créer de nouvelles procédures qui fonctionnent pour votre équipe. 

Politique de congés payés et de vacances
Votre entreprise offre-t-elle un congé payé illimité et des jours de maladie? Des recherches de MammothHR suggèrent que les employés ayant un congé payé illimité ne prennent en moyenne pas plus de temps que ceux ayant un nombre de jours limité. Les employés doivent-ils donner un préavis pour des vacances d'une certaine durée? Où peuvent-ils soumettre ces demandes, et qui les approuve?

Jours de maladie
Dans le monde actuel, nous devons tous rester chez nous lorsque nous ne nous sentons pas bien. C'est ici que vous partagerez votre approche pour couvrir les quarts de travail des employés, les attentes de communication concernant la maladie, et les politiques et procédures COVID de votre entreprise. Vous voudrez vous assurer que vous restez aligné avec les recommandations locales et les exigences légales. Vos employés doivent également savoir combien de jours de congé de maladie payés ils peuvent prendre. Comment gérez-vous les situations où il existe une maladie de longue durée?

Congé de deuil
Si un employé perd un être cher, il aura besoin d'une référence claire sur la façon de prendre un congé pour faire son deuil. Considérez les exigences légales et comment vous pouvez aider à favoriser une relation managériale positive et bienveillante durant cette période difficile.

Service de jury et élections
Assurez-vous de respecter les exigences légales en révisant vos politiques et en expliquant comment fonctionnent vos jours de congés pour jury et élections. 

Jours fériés
Quels jours fériés votre entreprise couvre-t-elle? Ce temps est-il payé ou non payé? ‍

Congé parental et congé familial rémunéré
Avec la FMLA (Loi sur les congés familiaux et médicaux) et d'autres exigences légales fédérales, étatiques et locales, vous voudrez clairement définir comment fonctionnent votre congé parental et familial.

Fin de l'emploi

Sanctions disciplinaires et plans d'amélioration de la performance (PIPs)
Vos responsables et employés auront besoin d'attentes claires décrites ici pour traiter la documentation, les plans d'amélioration de la performance, et les conséquences d'un défaut d'amélioration de la performance.

Démissions
Cuando es hora de que un compañero de equipo se mueva, ¿cómo le avisan? Vous voudrez peut-être réitérer les limitations de tout avantage temporaire ici, tels que les actions qui se concrétisent après la première année d'un employé.

Résiliation d'emploi
Les lois fédérales, étatiques et locales ont des exigences importantes dont les managers, les RH et les superviseurs doivent tenir compte. Vous voudrez vous assurer que tous les membres d'équipe qui aident à la gestion du départ sont familiers avec ces éléments et disposent d'une politique étape par étape à consulter. En attendant, dans votre manuel de l’employé, envisagez la meilleure façon de partager ce qui se passe lorsque l’emploi se termine. Certains ou tous les employés reçoivent-ils une indemnité de départ, un paiement de congé payé et/ou de congé maladie, et peuvent-ils encore utiliser leur solde HSA et FSA après la résiliation? 

Section de clôture

Laissez une impression positive et durable
Avec votre lettre d'offre et votre liste de vérification d'intégration, votre manuel d'employé laisse une impression durable sur vos nouvelles recrues. Si leurs besoins sont bien satisfaits par ces premières expériences d'intégration, la rétention, l'engagement, et la satisfaction suivront.

Modèle gratuit de manuel de l'employé

Plutôt que de réinventer la roue, vous devriez voler notre modèle personnalisable. Guru s'assure que le vôtre reste à jour et facile à trouver.

Comment utiliser notre modèle gratuit de manuel de l'employé

Comment ce modèle de manuel de l'employé peut aider votre équipe :

• Intégration: Partagez ce manuel de l'employé avec les nouvelles recrues lorsqu'elles arrivent et assurez-vous qu'elles ont les informations dont elles ont besoin concernant le travail dans votre entreprise. En savoir plus sur la création d'un processus d'intégration des employés efficace.
• RH et opérations personnes : Envoyez des mises à jour et des annonces à l'équipe concernant les nouvelles politiques ou procédures que vous ajoutez au manuel de l'employé.‍
• Travail hybride et à distance : Nos conseils et modèles vous aident à créer un manuel de l'employé qui fonctionne pour votre équipe dans cette nouvelle normalité.

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Exemples de manuels de l'employé

Un manuel de l'employé décrit les politiques et procédures, présentant à votre équipe qui vous êtes et comment vous fonctionnez en tant qu'entreprise. C'est une partie critique de chaque processus d'intégration pour les employés.

Chez Guru, nous utilisons notre manuel de l'employé pour codifier les principes que nous défendons en tant qu'équipe et donner des conseils sur les politiques, les directives de travail et les informations de contact pour l'équipe RH au cas où quelqu'un aurait besoin de plus d'informations. Puisque nos valeurs d'entreprise incluent de ne pas trop nous prendre au sérieux, nous gardons les choses ancrées et amusantes. 

Conseils pratiques pour gérer votre manuel de l'employé sans stress

Ce modèle de manuel de l'employé fonctionne le mieux dans Guru, qui : 

• Facilite la recherche et l'accès
• Vous donne tout ce dont vous avez besoin pour votre liste de vérification d'intégration en tant que solution d'intégration des employés efficace
• Garantit que votre manuel reste vérifié par des experts et mis à jour fréquemment afin que toute votre organisation ait les dernières informations sans que vous ayez à accompagner vos collègues pour effectuer des mises à jour
• Vous permet d'envoyer des annonces aux nouvelles recrues afin qu'elles soient sûres de lire le manuel‍
• Suit qui a lu votre manuel de l'employé et les mises à jour