איך לבצע ניתוח סיבות שורש + תבנית חינמית

השתמש בתבנית זו כדי לבצע ניתוח סיבת שורש עבור כל בעיה.

דמיין את הסcenario: אתה מנהל חדש ולFinally לאף הישגת את העבודה של חלומותיך. אפילו יותר טוב, ירשת צוות מצוין שמספק בכל חודש.

ואז, בשבוע הראשון שלך בעבודה, המערכות שאתה מנהל סובלות מהכישלון הגדול ביותר שהחברה ראתה אי פעם. פתאום, העבודה מהחלום מרגישה כמו הסיוט הגרוע ביותר שלך: המנכ"ל מחפש עדכונים ממך, והצוות שלך עובד מסביב לשעון.

עכשיו שהכל חזר לאינטרנט, מה לעשות כדי להראות שהמנהל הנכון לתפקיד?

במדריך זה, נסביר את כל האופציות שלך ונ提供 תבניות לניתוח סיבות שורש (RCA) כדי לעזור לך להצליח בחקירה, בתקשורת ובניהול.

מהו ניתוח סיבות שורש?

ניתוח סיבות שורש הוא תהליך המשמש כדי למצוא את המקור לבעיה כדי לזהות את הפתרונות הטובים ביותר. אתה מסתכל מעבר לבעיות שטח או תסמינים כדי למצוא את הסיבה העמוקה לבעיה.

לאחר זיהוי הבעיה, תוכל להציע פעולות מתקנות ואמצעים פרואקטיביים כדי למנוע מהבעיה לחזור שוב בעתיד.

הניתוחים הטובים ביותר של סיבות שורש:

להתמקד בתסמינים כדי לזהות את הסיבה המובילה
להתמקד באיך ובלמה התרחשה התקרית, במקום במי אחראי
להתמקד באירועים החוזרים על עצמם, במיוחד כאשר יש הרבה תסמינים של הבעיה העמוקה
איסוף מידע כדי לזהות באופן ברור את הסיבה השורשית
צור תוכנית כדי למנוע מהסיבה השורשית לחזור בעתיד
השתמש בתהליך פשוט, מוכח וחוזר

אתה יכול למקסם את היעילות שלך עם תבנית לניתוח סיבות שורש.

מה עליי לכלול בתבנית לניתוח סיבות שורש?

ציר זמן

הקטע הזה כולל:

את הזמן ותאריך שבו התרחשה האירועים
תיאור מפורט של האירועים שהתרחשו לפני, במהלך ואחרי התקרית

צוותים המעורבים בשיטה החקירתית

הקטע הזה כולל:

הצוות האחראי לחקור את הבעיה או התקרית
המתודולוגיה לאיסוף נתונים, ניתוח ודיווח

סיבה שורשית או ממצאים

האנליסטים או החוקרים מדווחים על הממצאים שלהם ומסבירים את הסיבות שזיהו.

פעולה מתקנת

הקטע הזה מתאר את הצעדים לתקן את הבעיה ולוודא שהיא לא חוזרת.

למה ניתוח סיבות שורשיות הוא חשוב?

זיהוי פגמים וסיבות ראשיות

אנליזת סיבות שורש חשיפה בעיות בסיסיות במערכות, טכנולוגיות או תהליכים שלך. כאשר מתמודדים עם בעיות זהות שוב ושוב, RCA מזהה את הבעיה האמיתית ומבנה את הפתרון.

צמצום עלות

שגיאות חוזרות הם יקרות לחברות לתקן, במיוחד מאוחר יותר בתהליך הפיתוח, כפי שיכולים לאבד את האמון של לקוחותיכם. בנוסף, מוצרים פגומים משמעותם הפרות חוזיות, החזרות מוצרים או החזרות כספים. מצבים אלה גם מפחיתים את האמון של הצרכנים במותג שלך, מה שמשפיע לרעה על עתיד החברה.

שיפור הבטיחות

אם אתה עובד בתעשייה קריטית באיכות שבה הבטיחות עשויה להיות ההבדל בין תביעה קבוצתית לבין צוות מרוצה, RCA מפחית סיכון ומספר תאונות. עם בעיות יותר בטיחות במקום העבודה שלך, עובדים מרגישים בטוחים, וגיוס הופך לקל יותר.

צור תהליך שחוזר על עצמו

לאחר שהשלמת RCA, יהיה לך תהליך שחוזר על עצמו וצעדים שטחיים כדי לאבחן ולהקל על בעיות אחרות בעתיד. פתרון בעיות מהיר הוא אומר צוות פרודוקטיבי יותר.

מקד את מאמציך

אחת מהחלקים הטובים ביותר של ניתוח סיבות שורש היא שזה מונע ממך לפתור יותר מדי בעיות בבת אחת. במקום זאת, אתה מתמקד בפתרון של שתי עד שלוש בעיות בו זמנית. זה מבטיח שנסתכל על הבעיות המשמעותיות ביותר ונבנה פתרונות, תיקונים או תהליכים שיהיה להם את ההשפעה הגדולה ביותר.

מוצרים יוצאים לשוק יותר מהר

בעיות חוזרות מפריעות לייצור ובחלק מהמקרים יכולות לעצור אותו לחלוטין. לכן, מוצרים יוצאים לשוק מהר יותר, וההכנסות שלך ארגון מגדלות. איך לבצע ניתוח סיבות שורש?

איך לערוך ניתוח סיבת שורש?

גרף פארטו

גרף פארטו הוא גרף בר המחובר לגרף קו המקבץ את התפלגות התדירות כדי להראות את המשמעות היחסית של סיבות להצלחה. זה מתבסס על עקרון פארטו, המסביר ש"80% מההשפעות מגיעות מ-20% מהסיבות."

ראשית, אתה מזהה את הבעיות ואת הסיבות שלהן. לאחר מכן, אתה מסכם לפי כמות הפעמים שכל אחת מתרחשת. גרף פארטו מקל על לראות את הבעיות הנפוצות ביותר במבט על כך שאתה יכול לתת עדיפות לשיפורים בימាំង את ההשפעה הגדולה ביותר.

5 למה

ה"5 למה" היא טכניקת חקירה שמשתמשת בסדרת שאלות כדי להיכנס לעומק הסיבות לבעיה. אתה שואל למה חוזר עד שתזהה את השורש; כל תשובה לשאלה למה הופכת לבסיס ללמה. זהו טכניקה מעולה לפתרון בעיות יסודיות שאינן מצריכות שיטות אנליטיות כמותיות.

לדוגמה

הצהרת בעיה: שיעור ההפסקה שלנו גבוה בהרבה מהממוצע בענף.
למה? העובדים לא מרוצים.
למה? ראיונות עזיבה חושפים נושא שאנשים אין את המידע הנדרש להם כדי לעשות את עבודותיהם.
למה? תהליך הקליטה מלא בפערים ובמידע מיושן.
למה? לא היה זמן לבצע ביקורת על תהליך הקליטה.
למה? כאשר החברה התפתחה בשנה האחרונה, משאבי אנוש היו עסוקים בבקשות שירות של עובדים מכיוון שאין לנו עדיין פתרון שירות עצמי לעובדים.

‍

דיאגרמת דגים

הדיאגרמת דגים מעוצבת כמו שלד של דג. ראש הדג מייצג את הבעיה, וכל "אבן" מסמנת תת-קטגוריה של סיבות פוטנציאליות לבעיה זו.

השתמש בדיאגרמת דגים כדי לנתח בעיות מורכבות כאשר הסיבה העמוקה אינה ידועה. דיאגרמת דגים נקראת גם דיאגרמת ישיקאו או דיאגרמת סיבה ותוצאה. אתה מקבץ את הבעיות הפוטנציאליות לתתי-קטגוריות ומקשר אותן חזרה לבעיה העיקרית שאתה חוקר. זו שיטה מצוינת לסנן גורמים לא קשורים ולזהות את הסיבות השורשיות הסבירות.

דיאגרמת מפזר

דיאגרמת מפזר משתמשת בזוגות של נתוני נקודות כדי להבין את הקישור בין שני משתנים כמותיים.

צייר את הסיבה החשודה (משתנה בלתי תלוי) על ציר x ואת ההשפעה (משתנה תלוי) על ציר y. אם הדיאגרמה מראה קו או עקום מדויק, אז שני המשתנים קשורים. הקשר אינו בהכרח מצביע על סיבה, אלא ניתן להשתמש בו יחד עם שיטות אחרות כדי לעזור להצביע על הבעיה העמוקה.

אם שני המשתנים אינם קשורים, אתה יכול לשנות את המשתנה הבלתי תלוי (ציר x) בחיפוש אחר חיבורים פוטנציאליים אחרים.

תרצה להבין כמה סביר שזה שגוי ההקשר שגילית יכול להיות שקרה במקרה. כלי אנליזת סטטיסטיקה יכול לעזור לך לחשב את הp-value של הקישור כדי לעזור לקבוע אם הקשר בין הדברים האלה חשוב סטטיסטית. אם כן, זה אומר שיש סיכוי גבוה שהבעיה שזיהית היא, למעשה, קשורה לבעיה שאתה רוצה לפתור.

ניתוח מצב כישלון והשפעות (FMEA)

FMEA היא שיטה העושה שימוש במהלך חיי העיצוב של המוצר כדי לזהות בעיות פוטנציאליות ולפתור אותן.

שני המרכיבים בFMEA הם:

מצבי כישלון: מזהה את כל הדרכים שבהן יכולה להתרחש בעיה בתוך תהליך
אנליזת השפעות: מעריך את הסיבות והתוצאות של כל מצב כישלון

טבלת FMEA מציינת:

פגמים, סיבות ותוצאות פוטנציאליות בתכנון
אמצעי הבקרה הנוכחיים למניעת כל סוג של כישלון
דירוג חומרה, התרחשויות וזיהוי (SOD) כדי לחשב סיכון ולקבוע את הצעדים הבאים

שישה סיגמא וDMAIC

שישה סיגמא הוא ערכת כלים לשיפור התהליך. הוא מבטיח מהירות מחזור משופרת תוך צמצום תקלות לפחות מ-3.4 לכל מיליון יחידות או אירועים.

מהו DMAIC?

DMAIC הוא תהליך מונחה נתונים לשיפור איכות והוא גם חלק אינטגרלי של יוזמת שישה סיגמא וגם אסטרטגיה עצמאית חזקה.

הגדרה ומדידה (DM) היא הצעד הראשון. המטרה כאן היא להבין את ההבדל בין ציפיות לתוצאות.

אנליזת (A) היא השלב השני. היא עושה שימוש בנתונים מהצעדים הראשונים כדי להבין את הקשר בין סיבה לתוצאה כדי למנוע מהבעיה לחזור.

אימפלנט והקניית (IM) היא השלב האחרון. צעדים אלה מתמקדים בפתרון הבעיות הפוטנציאליות וכוללים פיקוח על הביצוע כדי למנוע בעיות מכותו לחזור.

טיפים לביצוע ניתוח סיבות שורש מוצלח

לעבוד עם צוות

קל יותר לנתח תהליכים ולבר brainstorm פתרונות כאשר אתה עובד עם צוות. בנוסף, עבודה עם צוות משמשת כמערכת בדיקה ואיזון מכיוון שחברי הצוות יכולים לבחון את הנתונים של אחד את השני.

כדי להשיג את הטוב ביותר מהצוות שלך, השתמש בתוכנה לניהול ידע כדי למלא נתוני אירוע כך שתהיה לך תעודת היסטוריה של המידע הקשור ל-RCA.

איסוף המידע הנכון

ה-RCA שלך אינו יעיל אם אינך יכול לסמוך על הנתונים הזמינים. מידע על אירוע חייב להיות מדויק, עקבי ומקיף.

השתמש בתוכנת RSA עם מסכים פשוטים לעובדים ועיצוב טופס אינטואיטיבי כדי לאסוף את המידע הנכון. היא גם צריכה להיות אנונימית, כדי שמועסקים ירגישו בטוחים כשמסכמים מידע.

בהסתכלות מעבר לדו"ח האירוע

דו"ח האירוע הוא נקודת ההתחלה כשאתה מזהה אילו אירועים לחקור. עם זאת, חיוני לחפור יותר להבין את שרשרת האירועים שהובילו לאירוע. גופים שצריך להזמין לדיון כוללים:

עובדים שמכירים את המערכות והתהליכים
עובדים המעורבים ישירות באירוע
חוקר RCA מאומן או מנחה להוביל את הדיון

שאל שאלות

בעת השימוש בטכניקת 5 ה-WHY, התקדמו אחורה לסדרה של אירועים תורמים כדי להבין מדוע כל תקרית התרחשה. ואז המשיכו לשאול מדוע עד שלא תוכלו לשבור את התשובה עוד יותר.

לאחר מכן, צמצמו את הרשימה שלכם לאשמים הסבירים ביותר. אתם תציירו את זה לדיאגרמת סיבה ותוצאה המראה את הסיבה לבעיה. כאשר הגעתם לסיבת השורש, ענו על השאלות הבאות כדי לבדוק את העבודה שלכם:

האם האירוע היה מתרחש ללא סיבת השורש המזוהה?
האם הבעיה תחזור אם תסלקו את הסיבה?

באופן אידיאלי, אתם צריכים לענות "לא" על שתי השאלות. אחרת, תצטרכו לשאול עוד שאלות כדי לזהות את סיבת השורש.

מקדו את תשומת הלב שלכם היכן שיהיה לכם את ההשפעה הרבה ביותר.

אם אין לכם את המשאבים לפתור כל תביעה או תקרית, התמקדו בפתרון בעיות שיהיו להם את ההשפעה הרבה ביותר.

דיאגרמת פארטו אומרת לכם מהן הבעיות העיקריות ומסייעת לכם להתמקד באותה סיבה ספציפית. צרו תוכנית פעולה סביב הבעיות המשמעותיות. תוכנית הפעולה צריכה לכלול:

צעדים מתקנים
מתי זה צריך לקרות?
מי אחראי על ניהול הפעולה?
המדדים להצלחה

לאחר שיצרתם והטמעתם את תוכנית הפעולה שלכם, חכו כמה חודשים כדי להשוות את נתוני התקריות. אם ה-RCA מצליח, אתם אמורים לשים לב למגמת ירידה משמעותית.

נצל טכנולוגיה

כמה ארגונים מתקשים לזהות בעיות מכיוון שצעדים, זרימות עבודה וטכנולוגיות מקשות על העובדים לתעד את האירועים. תוכנה של RCA תומכת בניתוח סיבות שורש מוצלח על ידי:

תיעוד נתונים
ניתוח נתונים כדי לזהות את התקריות החוזרות ביותר
מעקב לאחר יישום הפעולה והתהליך

גורה היא דרך טובה יותר לנהל את התבניות של IT ושל אופס שלכם

RCA היא דרך חסכונית לפתור בעיות מהשורש. אפילו יותר יעיל לשמור את שלך מתועדות בפרוצדורות IT ואופס שלך כך שלא תצטרכו לשחזר את הגלגל עם כל תקרית.

מקסמו את היעילות שלכם עם הטובות בתבניות של מדיניות ונהלים של IT ואופס של Guru. אם אין לכם זמן ליצור תבנית מאפס, הורידו את תבניות ניתוח הסיבות שורש של Guru כדי לייעל את חקירות ה-RCA שלכם. גורה גם חוסכת לכם זמן כויקי חכמה, רחבת היקף התומכת באוטומציה ללא קוד ומשתלבת עם כל התוכנות המועדפות עליכם.

שאלות בקשות נפוצות לגבי ניתוח סיבות שורש

איך כותבים ניתוח סיבות שורש?

זיהוי כל הסיבות האפשריות
זיהוי סיבת השורש
שיתוף ממצאים עם גופים
עדיפויות תקריות לפתרון

האם אני יכול להוסיף עמיתים לערוך את תבנית ניתוח הסיבות שורש?

כן, אם אתם משתמשים בכלי שיתוף פעולה מרחוק כמו Guru, אתם יכולים להוסיף את כל הגורמים לשיתוף פעולה על ניתוח הסיבות שורש ולהשתמש בתבניות כדי לחסוך זמן. שינויים נשמרים ומסונכרנים בזמן אמת בכל המכשירים.

לאיזה שימוש אני יכול להשתמש בתבנית ניתוח סיבת שורש?

השתמשו בתבנית RCA כדי לתעד מידע על:

הרקע של התקרית
גורמים תורמים
ממצאים הקשורים ישירות או בעקיפין לסיבת השורש
צעדים שננקטו להפחתת סיכונים בעתיד

מהן דוגמאות לכלי ניתוח סיבות שורש?

דוגמאות לניהול סיבות שורש כוללות:

5 ה-WHY
דיאגרמת פארטו
דיאגרמת פיזור
דיאגרמת דג קרקע
ניתוח במודלי כישלון והשפעות

עכשיו שהכל חזר לאינטרנט, מה לעשות כדי להראות שהמנהל הנכון לתפקיד?

מהו ניתוח סיבות שורש?

לאחר זיהוי הבעיה, תוכל להציע פעולות מתקנות ואמצעים פרואקטיביים כדי למנוע מהבעיה לחזור שוב בעתיד.

הניתוחים הטובים ביותר של סיבות שורש:

להתמקד בתסמינים כדי לזהות את הסיבה המובילה
להתמקד באיך ובלמה התרחשה התקרית, במקום במי אחראי
להתמקד באירועים החוזרים על עצמם, במיוחד כאשר יש הרבה תסמינים של הבעיה העמוקה
איסוף מידע כדי לזהות באופן ברור את הסיבה השורשית
צור תוכנית כדי למנוע מהסיבה השורשית לחזור בעתיד
השתמש בתהליך פשוט, מוכח וחוזר

אתה יכול למקסם את היעילות שלך עם תבנית לניתוח סיבות שורש.