Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

आपकी कंपनी का इंट्रानेट आंतरिक संचार और ऑनबोर्डिंग के लिए केंद्रीय हब है। आपका चुना हुआ इंट्रानेट उत्पादकता और संगठन के भीतर सहयोग पर प्रभाव डालता है। यह समग्र कर्मचारी अनुभव को भी प्रभावित करता है, प्रेरणा से लेकर जुड़ाव तक।

यह बताता है कि क्यों 57% आंतरिक संचार और एचआर कर्मियों पर कर्मचारी जुड़ाव के लिए अधिक एकीकृत दृष्टिकोण विकसित करने का दबाव है। 

दुर्भाग्यवश, बहुत से सफल नहीं रहे। गैलप के अनुसार, 74% कर्मचारी कंपनी संचार से बाहर महसूस करते हैं। एचबीआर यह भी रिपोर्ट करता है कि 23% कर्मचारी अपने पहले काम की सालगिरह से पहले ही छोड़ देते हैं। कमजोर ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया और कर्मचारी असंतोष के बीच एक सीधा संबंध है।

सही इंट्रानेट सीएमएस ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया और आंतरिक संचार को सुविधाजनक बनाता है जो सप्ताह में 17 घंटे तक बचा सकता है और $420,000 प्रति साल। 

नीचे दिए गए लेख और टेम्पलेट के साथ, आप एक व्यवसाय इंट्रानेट सीएमएस चुनना सीखेंगे जो संचार को सुविधाजनक बनाता है, सहयोग को आसान बनाता है, और कर्मचारी जुड़ाव को बढ़ाता है। नीचे दिए गए मुफ्त व्यवसाय टेम्पलेट के साथ अपने इंट्रानेट सीएमएस प्रक्रियाओं और दस्तावेज़ीकरण को शुरू करें।

इंट्रानेट क्या है?

एक इंट्रानेट एक संगठन के भीतर संचार, जानकारी साझा करने और सामाजिकता के लिए डिज़ाइन किया गया एक निजी नेटवर्क है। कर्मचारी इंट्रानेट का उपयोग जानकारी खोजने, कार्यप्रवाह प्रबंधित करने और आंतरिक रूप से संवाद करने के लिए करते हैं।

इंट्रानेट सॉफ़्टवेयर संगठनों को आवश्यकता के आधार पर जानकारी साझा करने में मदद करता है। इस तरह, कर्मचारियों को केवल उन समाचारों या कार्यों के लिए सूचनाएँ प्राप्त होती हैं जो उनके लिए प्रासंगिक हैं, बजाय इसके कि वे ईमेल से ध्यान भंग करें। 

फिजिकल दस्तावेज जैसे प्रक्रिया मैनुअल और प्रक्रिया दस्तावेज़ को बनाए रखने के बजाय, आपकी कंपनी सब कुछ इंट्रानेट पर संग्रहीत करके प्रिंटिंग, दाग-धब्बा बनाने और ओवरहेड लागतों पर बचत करती है।

एक इंट्रानेट सीएमएस क्या है?

एक इंट्रानेट सीएमएस एक सामग्री प्रबंधन प्रणाली है जो आपके कंपनी के इंट्रानेट के साथ एकीकृत होती है ताकि डिजिटल सामग्री बनाना और प्रबंधित करना आसान हो सके। यह निर्धारित करता है कि आपकी कंपनी के भीतर जानकारी कैसे अनुक्रमित, खोजी, या प्रकाशित की जाती है।

एक इंट्रानेट सीएमएस के साथ, आपको दस्तावेज़ साझा करने या प्रोजेक्ट प्रगति को ट्रैक करने के लिए कई अनुकूलित उपकरणों की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, आपके सभी ऐप और संचार एक केंद्रीय प्लेटफ़ॉर्म के तहत एकीकृत और प्रभावी ढंग से आपके इंट्रानेट इकोसिस्टम में प्रबंधित होते हैं।

मैं एक इंट्रानेट सीएमएस सॉफ़्टवेयर कैसे चुनूं? 11 आवश्यकताएँ

1. सुरक्षा

हर 39 सेकंड में एक हैकिंग प्रयास होने के साथ, आपकी कंपनी के इंट्रानेट की सुरक्षा महत्वपूर्ण है। 

गुरु को सुरक्षा को प्राथमिकता के रूप में ध्यान में रखते हुए बिल्कुल नए सिरे से बनाया गया है। गुरु में सुरक्षा विशेषताएँ शामिल हैं:

• SOC 2 टाइप 2
• PCI-अनुरूप
• SAML-आधारित SSO
• IP श्वेत सूची
• गतिशीलता और विश्राम में डेटा एन्क्रिप्शन
• GDPR के अनुसार

सुनिश्चित करने के लिए कि आप सर्वोत्तम सुरक्षा प्राप्त कर रहे हैं, गुरु हर साल एक स्वतंत्र फर्म को नियोजित करता है जो गोपनीयता और गोपनीयता ट्रस्ट सेवा मानदंडों के संदर्भ में एक सुरक्षा ऑडिट करती है।

2. उपयोग में आसानी

स्वीकृति दर एक इंट्रानेट सीएमएस की सफलता का एक उपाय है। क्या यह एक निर्बाध उपयोगकर्ता अनुभव प्रदान करता है जो न्यूनतम प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है? क्या कर्मचारियों के लिए सामग्री बनाना और प्लेटफ़ॉर्म के साथ संलग्न होना आसान है?

अगर कर्मचारी इसे उपयोग करने में कठिनाई महसूस करते हैं, तो वे पोर्टल को साइडस्टेप करने की संभावना रखते हैं, जो इसे स्थापित करने के उद्देश्य को विफल कर देता है। 

इंट्रानेट को सहज होना चाहिए ताकि नए हायर से लेकर प्रबंधकों तक कोई भी सिस्टम को आसानी से नेविगेट कर सके।

जब आपके आंतरिक ऐप्स उपयोग में आसान होते हैं, तो यह आईटी से कुछ जिम्मेदारी के भार को स्थानांतरित करता है और कर्मचारियों को आपके इंट्रानेट का उपयोग कैसे करना है यह सिखाने में समय बचाता है।

3. आपके उपकरणों के साथ संगतता

आजकल दूरस्थ कार्य के युग में, कर्मचारी अब अपने पीसी के प्रति सीमित नहीं हैं। वास्तव में, 60% कर्मचारी कार्य-संबंधित कार्यों के लिए मोबाइल ऐप का उपयोग करते हैं। इंट्रानेट टैबलेट, फोन और डेस्कटॉप के साथ उपकरणों के अनुकूल होना चाहिए।

गुरु मोबाइल ऐप्स की पेशकश करता है जो आईओएस और एंड्रॉइड उपकरणों के लिए उपलब्ध हैं। आप यहां तक कि यूजरनेम और पासवर्ड या SSO से लॉग इन कर सकते हैं यदि आपकी टीम इसका उपयोग करती है। 

4. संचार और सामाजिक जुड़ाव

कर्मचारियों के लिए जुड़ाव महसूस करना आसान होता है जब आपके इंट्रानेट में सामग्री को पसंद करने, साझा करने, रेटिंग करने और उस पर टिप्पणी करने की सुविधाएँ शामिल होती हैं।

जहाँ पारंपरिक इंट्रानेट समाप्त हो गए क्योंकि वे पुरानी जानकारी के लिए डंपिंग ग्राउंड बन गए, आधुनिक इंट्रानेट तात्कालिक संदेश, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, सर्वेक्षण, चर्चाएं और अन्य जैसे सामाजिक उपकरणों के साथ संलग्न होते हैं।

कर्मचारियों के लिए सामग्री बनाना, अपने विभाग से बाहर के सहयोगियों के साथ जुड़ना, आंतरिक विभागीय परियोजनाओं पर सहयोग करना और संगठन के भीतर रुचि समूहों में शामिल होना आसान होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, गुरु का स्लैकबॉट आपको आपके टीम के स्लैक वार्तालापों में दैनिक ज्ञान को पकड़ने की अनुमति देता है। गुरु के स्लैक एकीकरण के बारे में अधिक जानें ।।

गुरु के माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एकीकरण के साथ, आपकी टीम चैट और अन्य सहयोगियों के साथ सहयोग करते समय सत्यापित जानकारी तक पहुँच और साझा कर सकती है। गुरु के माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एकीकरण के बारे में अधिक जानें ।।

कर्मचारी भी गुरु कार्ड पर टिप्पणी कर सकते हैं यदि उनके पास अधिक प्रश्न हैं और कार्ड लेखक उत्तर दे सकते हैं ताकि टिप्पणी अनुभाग में एक थ्रेडेड वार्तालाप शुरू किया जा सके जो देखने में सहायक हो।

5. मजबूत खोज विकल्प

एक सहज ज्ञान युक्त खोज विशेषता जानकारी खोजने में सरल और तेज़ बनाती है। सर्वश्रेष्ठ सीएमएस समय बचाता है, निराशा को कम करता है, उत्पादकता बढ़ाता है, और कर्मचारियों को सही परिणाम खोजने में मदद करता है। आपका पसंदीदा सीएमएस भी आपके संगठन के भीतर कई फ़ाइल-फॉर्मेट और ऐप्स पर अनुक्रमित परिणामों के पार खोजा जा सकता है। गुरु का उपयोग करके एकीकृत ऐप्स में जानकारी खोजने के लिए जानें।

6. दूरस्थ कार्य ऐप्स के साथ एकीकरण

फाइंडस्टैक के अनुसार, 16% सभी वैश्विक कंपनियाँ 100% दूरस्थ हैं और 77% दूरस्थ कर्मचारी घर से काम करते समय अधिक उत्पादक होते हैं।

जबकि दूरस्थ कार्य वर्षों से बढ़ रहा है, महामारी ने अधिकांश कंपनियों को इस प्रवृत्ति को अपनाने के लिए मजबूर किया। यदि कर्मचारियों को उत्पादक बने रहना है, तो यह महत्वपूर्ण है कि आपका इंट्रानेट दूरस्थ-अनुकूल हो और अन्य ऐप्स के साथ एकीकृत हो।

गुरु इंटीग्रेट करता है उन उपकरणों के साथ जिन्हें आप पहले से ही अपने कार्यप्रवाह में उपयोग कर रहे हैं। कुछ दूरस्थ ऐप्स जिनके साथ गुरु एकीकृत होता है उनमें शामिल हैं:

• जीमेल
• इंटरकॉम
• सेल्सफोर्स
• जेंडेस्क
• स्लैक
• माइक्रोसॉफ्ट टीम्स
• ज़ैपियर
• वर्काटो
• ओक्टा

7. संस्करण नियंत्रण, पढ़ने की स्वीकृति, और अनुमति

कुछ भी बुरा नहीं है जब आप पता लगाते हैं कि आपने एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक दस्तावेज़ हटा दिया है। जब आपका सीएमएस संवेदनशील दस्तावेज़ जैसे प्रक्रिया दस्तावेज़, अनुपालन दस्तावेज़, या कानूनी दस्तावेज़ को होस्ट करता है, तो इसके और भी बड़े परिणाम होते हैं।

किसी को संपादित या सामग्री को स्वीकृत करने की अनुमति देने पर नियंत्रण रखने से unauthorized संपादन का जोखिम कम होता है और यह सुनिश्चित होता है कि आप जो सामग्री प्रकाशित करते हैं वह सत्य का एकमात्र स्रोत है।

गुरु का सत्यापन इंजन यह सुनिश्चित करता है कि आपके संगठन के विशेषज्ञ हमेशा आपकी टीमों को विश्वसनीय सामग्री प्रदान करते हैं जो वर्तमान, सटीक और सुसंगत होती हैं।

जब कोई भी गुरु में कार्ड बना सकता है, तो उन्हें कार्ड की सटीकता की पुष्टि करने के लिए एक सत्यापितकर्ता का चयन करना और कार्ड की सटीकता की पुष्टि करने की आवृत्ति चुननी होती है।

जब एक कार्ड सत्यापित होता है, तो आप प्रत्येक कार्ड के बाएँ शीर्ष भाग में विश्वास संकेतक देखेंगे।

8. निर्णय लेने में सुधार करने के लिए विश्लेषिकी

विश्लेषिकी आपको बताती है कि आपकी टीम इंट्रानेट का उपयोग कैसे कर रही है, क्या काम कर रहा है और क्या सुधारने की आवश्यकता है। आपके विश्लेषिकी डैशबोर्ड का डेटा निम्नलिखित हो सकता है:

• ऐसी सामग्री जो सबसे अधिक जुड़ाव उत्पन्न करती है
• पुरानी सामग्री 
• असंतुष्ट खोज इरादा (सामग्री अंतर बंद करना)
• इंट्रानेट पर सबसे सक्रिय उपयोगकर्ता
• इंट्रानेट पर सबसे कम सक्रिय उपयोग (उन्हें सहायता या प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है)

ये अंतर्दृष्टियाँ आपके निर्णय लेने में सुधार कर सकती हैं और आपके इंट्रानेट को अधिक व्यक्तिगत सुझावों की वापसी करने में मदद कर सकती हैं। डेटा यह सुनिश्चित करने में भी सहायक होता है कि इंट्रानेट सीएमएस में निवेश को सही ठहराते समय।

यदि आपकी टीम गुरु के एआई सुझाव का उपयोग करती है, तो आप प्रदर्शन विश्लेषिकी डैशबोर्ड पर उपयोग मेट्रिक्स देख और पहुंच सकते हैं। 

प्रदर्शन विश्लेषिकी दिखाता है कि आपकी टीम एआई द्वारा सुझाए गए कार्ड का उपयोग कैसे कर रही है। विश्लेषिकी यह भी प्रकट करता है कि कर्मचारी किस ऐप्स में सुझाए गए कार्ड का उपयोग कर रहे हैं और कौन सा सामग्री सबसे सहायक है। अन्य मैट्रिक्स में शामिल हैं:

• उन सभी उपकरणों में इंटरैक्शन की कुल मात्रा जहाँ एआई सुझाव सक्रिय है
• यह समझने के लिए कि आपकी टीम किन उपकरणों का सबसे अधिक उपयोग करती है, चैनल द्वारा गुरु का उपयोग
• सपोर्ट वार्तालापों पर गुरु का उपयोग
• प्रत्येक उपकरण में सबसे प्रभावी सामग्री

9. कई सामग्री प्रारूप

हम एक दृश्य भारी दुनिया में जी रहे हैं। केवल पाठ सामग्री अब पर्याप्त नहीं है। वेन्गेज के अनुसार, दृश्य सामग्री किसी सामग्री में रुचि बढ़ाता है 80% तक।

आपके इंट्रानेट को वीडियो, ऑडियो, पोल, इन्फोग्राफिक्स, सोशल मीडिया पोस्ट और अन्य सामग्री प्रारूपों को एम्बेड करने में सक्षम होना चाहिए, और कर्मचारियों को बिना कोडिंग अनुभव के सामग्री बनाने में सक्षम होना चाहिए। 

10. प्रतिक्रिया सर्वेक्षण सुविधा

जो कर्मचारी अपनी भूमिका में सुने जाने का अनुभव करते हैं, वे लगभग 5 गुना अधिक संभावना रखते हैं कि वे अपनी क्षमताओं के अनुसार प्रदर्शन करें। दिलचस्प बात यह है कि जिन एचआर पेशेवरों ने प्रतिक्रिया सुविधा लागू की है, उन्होंने कार्य बल में 24% प्रदर्शन सुधार दर्ज किया है।

लगभग सभी स्तर पर कर्मचारियों को नियमित रूप से प्रतिक्रिया प्राप्त करना पसंद है क्योंकि इससे उन्हें आत्मविश्वास बनाने, मूल्यवान महसूस करने और तनाव कम करने में मदद मिलती है।

जब नौकरी की भूमिकाओं के प्रदर्शन के लिए सर्वश्रेष्ठ प्रथाएँ विकसित होती हैं, तो निरंतर प्रतिक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि जानकारी शीर्ष से नीचे प्रवाहित होती है और कर्मचारी हमेशा नौकरी कार्यों को करने के लिए उद्योग में सर्वोत्तम तकनीकों का उपयोग करते हैं।

एक इंट्रानेट सीएमएस चुनने के कुछ लाभों में शामिल हैं जो प्रतिक्रिया और सर्वेक्षण एकीकरण शामिल हैं:

• कर्मचारी की प्रेरणा को समझने के लिए डेटा इकट्ठा करें
• तुरंत निपटने के लिए समस्याओं का खुलासा करें
• कर्मचारियों को एक आवाज दें जो सुनी जाए और उन्हें महसूस हो कि उनके विचार प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण हैं
• खुले कार्य संस्कृति, ज्ञान साझा करने और टीम के सदस्यों के बीच सहयोग को प्रोत्साहित करें

11. लक्ष्य बनाना

आपके कर्मचारी जानकारी से ओवरलोड हैं। समाचार सूचनाओं से लेकर सामाजिक मीडिया फ़ीड तक, और जागने पर उनके इनबॉक्स में कई ईमेल, यह जल्दी ही भारी हो जाता है।

यह महत्वपूर्ण है कि आप एक इंट्रानेट CMS का चयन करें जो आपको अपनी टीम को लक्षित सामग्री भेजने की अनुमति देता है। कर्मचारियों को व्यक्तिगत गतिविधि फ़ीड होनी चाहिए जो केवल उन्हें संबंधित जानकारी दिखाती है। सामग्री को विभाग और वर्तमान परियोजनाओं के आधार पर लक्षित होना चाहिए जिन पर कर्मचारी काम कर रहा है।

लक्ष्य बनाना भी जुड़ाव को बेहतर बनाता है क्योंकि कर्मचारी केवल वही सामग्री देख रहे हैं जो उन्हें दिलचस्प लगती है। लक्ष्य बनाने के लिए देखने के लिए विकल्प शामिल हैं:

• स्थान
• कार्य भूमिकाएँ
• व्यक्तिगत रुचि

उदाहरण के लिए, यदि आप अपने मार्केटिंग टीम के लिए सामग्री प्रकाशित करते हैं, तो आपके अन्य कर्मचारियों को सूचित करने की आवश्यकता नहीं है। यह सुविधा उपयोगकर्ताओं के लिए एक अव्यवस्थित अनुभव बनाती है।

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एक इंट्रानेट CMS के लिए उपयोग मामले

कर्मचारी पोर्टल

कर्मचारी पोर्टल इंट्रानेट CMS का एक सबसे सामान्य उपयोग मामला है। यह कर्मचारियों के लिए एक मंच प्रदान करता है ताकि वे संगठन के भीतर अपडेट और जुड़े रहें।

यह पोर्टल निम्नलिखित जैसी जानकारी रखता है:

• वेतन
• स्टाफ के लाभ
• कैलेण्डर
• मुख्य संगठन के व्यक्तियों के लिए संपर्क जानकारी और अधिक

कर्मचारी पोर्टल में आपकी आंतरिक ज्ञान का आधार भी होता है और यह कंपनी के दस्तावेजों के लिए एक डेटाबेस के रूप में कार्य करता है। व्यवसाय के आधार पर, कर्मचारी पोर्टल सामाजिक नेटवर्किंग और इंटरैक्शन के लिए भी एक हब के रूप में कार्य कर सकता है।

आपको हमारा कर्मचारी हैंडबुक टेम्पलेट शुरू करने के लिए पसंद आ सकता है।

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ज्ञान साझा करना 

कर्मचारी प्रतिवर्ष एक कार्य दिवस जानकारी खोजने में बर्बाद करते हैं। हालाँकि, आप एक आंतरिक ज्ञान-साझाकरण प्रणाली के साथ $2 मिलियन से $200 मिलियन की बचत कर सकते हैं। 

ज्ञान के अंतर का मुख्य कारण यह है कि कर्मचारी ज्ञान को संचित करते हैं, और ज्ञान के अंतर के कारण उत्पादकता की हानि संपूर्ण दक्षता को बाधित करती है। 

इंट्रानेट CMS ज्ञान साझा करने को सुविधाजनक बनाते हैं क्योंकि यह प्रक्रिया दस्तावेज़, उद्योग अपडेट और नवाचारों के लिए एक संग्रहालय बन जाता है। प्रबंधकों को नई भर्तियों को रखते समय पैनिक करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि उनकी उत्पादकता में मदद के लिए आवश्यक ज्ञान पहले से ही उपलब्ध है।

आधुनिक इंट्रानेट CMS समाधान जैसे कि गुरु में ऐसे फीचर्स भी शामिल होते हैं जो कर्मचारियों को या तो एक मौजूदा प्रक्रिया दस्तावेज़ पर टिप्पणी करने या किसी कार्य के बारे में पूछने की अनुमति देते हैं जो उन्हें समझ में नहीं आता। आपके विभाग में विशेषज्ञ उत्तर प्रदान करने के लिए एक सूचना प्राप्त करेंगे।

हमारा आंतरिक प्रक्रिया और मानक संचालन प्रक्रिया (SOP) टेम्पलेट आपके दस्तावेज़ीकरण को शुरू करने में मदद कर सकता है।

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आंतरिक संचार

आंतरिक संचार किसी भी संगठन की रीढ़ है। यह एकमात्र तरीका है जिससे कर्मचारियों को सूचित किया जा सकता है कि उन्हें अपने काम को अच्छी तरह से करने के लिए किस ज्ञान की आवश्यकता है। आंतरिक संचार प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच संचार का एक खुला चैनल भी बनाता है। 

यह क्यों महत्वपूर्ण है? ठीक है, जब आपकी टीम के सदस्य विचारों और सुझावों को प्रस्तुत करने के लिए प्रोत्साहित होते हैं, तो वे सक्रिय रूप से संलग्न हो जाते हैं और हर दिन अपनी सर्वश्रेष्ठ स्वयं को प्रदर्शित करने में प्रेरित होते हैं।

इस तरह की बातचीत की स्थापना एक इंट्रानेट के साथ करना आसान है। यह आपको लंबे, लम्बे बैठकों को एक ऐसे मंच में बदलने की अनुमति देता है जहां कर्मचारी विचार साझा कर सकते हैं और तेजी से सहयोग कर सकते हैं, भले ही वे दूर से काम कर रहे हों। 

यहाँ नोम आंतरिक अपडेट कैसे साझा करता है।

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कर्मचारी ऑनबोर्डिंग

हर पांच नए हायर में से एक खराब ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के कारण कंपनी की अनुशंसा नहीं करेगा। इसके विपरीत, ग्लासडोर के शोध ने पाया कि जिन कर्मचारियों का ऑनबोर्डिंग अनुभव अत्यधिक प्रभावी था वे 18 गुना अधिक संभावना के लिए अपनी संगठन के प्रति प्रतिबद्ध थे।

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग नई भर्तियों की प्रक्रिया है जिसमें नए सदस्य अपनी उत्पादनशीलता के लिए आवश्यक कौशल और ज्ञान प्राप्त करते हैं। सही तरीके से किया गया, यह घूमने को कम करता है, कर्मचारियों में वफादारी बनाता है और नए सदस्यों को कम से कम तीन साल तक रखने के लिए प्रोत्साहित करता है।

एक इंट्रानेट CMS के साथ, नई भर्तियों को आवश्यक सामग्री ऑनलाइन पहले से उपलब्ध होती है, जैसे कि एचआर दस्तावेज़, वेतनभोगी फ़ार्म, ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट और प्रशिक्षण मैनुअल। जब आप ऐसे मैनुअल ऑनबोर्डिंग को ध्यान में रखते हैं जो भारी महसूस होता है और एक स्वायत्त ऑनबोर्डिंग अनुभव बनाते हैं, तो आप अपनी नई भर्तियों को अपनी गति पर ऑनबोर्ड करने की अनुमति देते हैं। 

इंट्रानेट एनालिटिक्स का उपयोग करके, आप नई कर्मचारी की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं कि वे किस सामग्री पर बार-बार लौटते हैं, वे ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में कितनी दूर गए हैं और जिन खोजों में कोई परिणाम नहीं आया है ताकि आप जल्दी से ज्ञान के अंतर को बंद कर सकें।

हमारा 10+ मुफ्त कर्मचारी ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट्स आपको शुरू करने में मदद कर सकते हैं।

प्रबंधन पोर्टल

एक इंट्रानेट CMS प्रबंधकों और कार्यकारी अधिकारियों को कार्यों और प्रक्रियाओं की एक 360 डिग्री दृष्टि प्रदान करता है जो संगठन में वास्तविक समय में हो रहे होते हैं। आधुनिक इंट्रानेट भी कई कार्यप्रवाहों और व्यक्तिगत फ़ीडों का एकीकरण करता है ताकि प्रबंधकों को कार्यप्रवाहों का प्रबंधन करने के लिए अलग-अलग सिस्टम का उपयोग करने की आवश्यकता न पड़े।

सहयोग

सहयोग और संचार एक दूसरे के साथ चलते हैं। डेलॉइट का शोध दिखाता है कि कंपनियाँ जो सहयोग को प्राथमिकता देती हैं, अपने प्रतिस्पर्धियों को अधिक बढ़ने और अधिक लाभकारी बनने की संभावना अधिक होती हैं।

एक इंट्रानेट प्लेटफ़ॉर्म कर्मचारियों और विभागों के बीच सहयोग को सुविधाजनक बनाता है सामाजिक उपकरणों और कार्य क्षेत्रों के एकीकरण द्वारा। एकीकृत प्लेटफार्मों जैसे कि स्लैक के साथ, टीम तुरंत संवाद कर सकती है, तेजी से फीडबैक प्राप्त कर सकती है और आंतरिक ईमेल को कम कर सकती है।

जब आप 2021 और उसके बाद संबंध, उत्पादकता, और कर्मचारी जुड़ाव को कैसे सुधारें, इसकी खोज करते हैं, तो यह रिमोट वर्क रिसोर्सेस टेम्पलेट आपको शुरू करने में मदद कर सकता है।

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इंट्रानेट और एक्सट्रानेट के बीच क्या अंतर है?‍

हालाँकि, इंट्रानेट और एक्सट्रानेट कुछ समानताएँ साझा करते हैं। दोनों केंद्रीय भंडार हैं जो संगठनों को एक ही स्थान पर जानकारी संग्रहीत और साझा करने की अनुमति देते हैं। वे भी वितरित कार्यबल, भागीदारों और ग्राहकों के बीच सहयोग को प्रोत्साहित करते हैं ताकि उत्पादकता बढ़ सके।

एक इंट्रानेट का उपयोग करने के व्यापार लाभ क्या हैं?

कर्मचारियों को तेजी से जानकारी की खोज में मदद करें 

ईमेल ध्यान भंग करते हैं। औसत कर्मचारी हर 37 मिनट में अपने ईमेल की जांच करता है। यह ध्यान भंग उत्पादकता की हानि का कारण बनता है जो कि औसतन 23 मिनट और 15 सेकंड लगते हैं।

आप अपने कर्मचारियों को उनकी इंतजामात में जानकारी साझा करके ध्यान भंग को समाप्त कर सकते हैं। कम बर्बाद समय का अर्थ है अधिक उत्पादकता और राजस्व-प्रेरक कार्यों पर अधिक समय।

ब्रांड के मूल्यों को मजबूती प्रदान करें

ब्रांड के मूल्यों को सुदृढ़ करने के लिए आप व्यावसायिक इंट्रानेट का उपयोग करने के कुछ तरीके यहाँ हैं:

• जिन कर्मचारियों ने आपकी कंपनी के मूल्यों को जीया है उनके जनता फुटेज में पहचानें 
• अपने कर्मचारियों के साथ ब्रांड के मानों पर सामग्री साझा करें
• एक समावेशी और सहायक वातावरण को बढ़ावा देने के लिए आभासी सामाजिक समागमों का आयोजन करें
• कर्मचारियों से फीडबैक संग्रह करें कि क्या आपकी कंपनी अपने मूल्यों के अनुसार जी रही है
• अपने इंट्रानेट में कर्मचारियों को प्रोत्साहक संदेश भेजें जो आपकी कंपनी की संस्कृति के साथ संरेखित हों
• टीम के सदस्यों को सफलता की कहानियाँ और जीत साझा करने के लिए प्रोत्साहित करें

कर्मचारी जुड़ाव में सुधार करें

63% नियोक्ताओं का कहना है कि मौजूदा कर्मचारियों को बनाए रखना नए कर्मचारियों को रखने से अधिक कठिन है। कर्मचारियों के छोड़ने के प्रमुख कारणों में से एक यह है कि वे काम करने के लिए प्रेरित नहीं होते हैं और अपने कार्यस्थल से असंतुष्ट होते हैं।

इसके विपरीत, उच्च कर्मचारी जुड़ाव वाली कंपनियाँ 21% अधिक लाभकारी होती हैं। अपने कर्मचारियों को संलग्न रखना यह सुनिश्चित करता है कि वे अपने कार्यों में अधिक उत्पादक और खुश होते हैं। 

कर्मचारियों को संलग्न करने के लिए इंट्रानेट का उपयोग करने के कुछ तरीके निम्नलिखित हैं:

• आपकी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को मजबूत करना ताकि कर्मचारी ठीक से शुरुआत कर सकें
• प्री-मेड टेम्पलेट्स और फीचर-समृद्ध संपादकों का उपयोग करें जो सजीव सामग्री बनाने को सरल बनाते हैं
• कर्मचारियों को आपकी मूल मूल्यों और प्रत्येक व्यक्ति की अपेक्षाओं को समझने के लिए प्रशिक्षित करें
• प्रबंधकों और टीम के सदस्यों के बीच दो-तरफा फीडबैक साझा करने की प्रक्रिया बनाएं

• अधिक फीडबैक का अर्थ है कि कर्मचारी कमजोर क्षेत्रों में सुधार कर सकते हैं और प्रबंधक अधिक जुड़ाव के लिए प्रक्रियाओं को समायोजित कर सकते हैं

• एक प्रोत्साहन कार्यक्रम प्रस्तुत करें
• रेगुलर कर्मचारी जुड़ाव सर्वेक्षण करें
• प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करें ताकि अनावश्यक कार्यों को ढूंढा जा सके जो कार्यप्रवाह को धीमा करते हैं और आपके व्यवसाय का राजस्व कम करते हैं
• लचीले कार्य कार्यक्रम और स्वायत्तता का प्रस्ताव दें ताकि कार्यों को अपने पसंदीदा समय में पूरा किया जा सके

सही संचार उपकरणों के साथ कर्मचारी प्रदर्शन में सुधार करें

एक इंट्रानेट CMS आपकी कंपनी के कार्यप्रवाह का एक विस्तार के रूप में कार्य करना चाहिए। यह कर्मचारी जुड़ाव को बढ़ाना चाहिए, संसाधनों को खोजना आसान बनाना चाहिए, संचार, फीडबैक और सहयोग को प्रोत्साहित करना चाहिए।

जब आप इंट्रानेट CMS का चयन करें तो ऐसे समाधानों की तलाश करें जो सुरक्षा को प्राथमिकता दें, AI-पावर्ड खोज पेश करें, आसानी से अपडेट किए जा सकें और विश्वसनीय हों। सुनिश्चित करें कि यह आपके संगठन की वृद्धि के साथ स्केलेबल है और भुगतान योजना के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले एक डेमो या बिना किसी कीमत के टीम शुरू करें।