How to Perform a Root Cause Analysis + Free Template

इस परिदृश्य की कल्पना करें: आप एक नए प्रबंधक हैं और आपने आखिरकार अपनी सपना की नौकरी हासिल कर ली है। और भी बेहतर, आपने एक शानदार टीम विरासत में पाई है जो हर महीने नतीजे देती है। 

फिर, आपकी पहली सप्ताह में, आप जिस प्रणालियों का प्रबंधन करते हैं, वे कंपनी के इतिहास का सबसे बड़ा विफलता झेलती हैं। अचानक, सपना की नौकरी सबसे बुरे दुःस्वप्न की तरह लगती है: सीईओ आपके अपडेट का इंतजार कर रहा है, और आपकी टीम चौबीसों घंटे काम कर रही है। 

अब जब सब कुछ फिर से ऑनलाइन है, आप दिखाने के लिए क्या करते हैं कि आप इस नौकरी के लिए लीडर हैं? 

इस मार्गदर्शिका में, हम आपके सभी विकल्पों को समझाएंगे और आपको जांच, संचार और नेतृत्व करने में मदद करने के लिए रूट कारण विश्लेषण (आरसीए) टेम्पलेट प्रदान करेंगे।

रूट कारण विश्लेषण क्या है? 

एक रूट कारण विश्लेषण एक प्रक्रिया है जिसका उपयोग समस्या के मूल स्थान को खोजने के लिए किया जाता है ताकि सबसे अच्छे समाधान की पहचान की जा सके। आप सतह स्तर की समस्याओं या लक्षणों के पीछे जाकर समस्या के मूल कारण की पहचान करते हैं।

समस्या की पहचान करने के बाद, आप सुधारात्मक क्रियाएं और पूर्व-क्रियाएं सुझा सकते हैं ताकि भविष्य में समस्या को फिर से होने से रोका जा सके।

सर्वश्रेष्ठ रूट कारण विश्लेषण:

• लक्षणों के पीछे देखें ताकि प्रमुख कारणों की पहचान की जा सके 
• इस बात पर ध्यान केंद्रित करें कि कैसे और क्यों घटना घटित हुई, बजाए कौन जिम्मेदार है
• अधिकतर बार-बार घटित होने वाली घटनाओं पर ध्यान केंद्रित करें, विशेषकर जब अंतर्निहित समस्या के लक्षण बहुत अधिक हों
• मूल कारण स्पष्ट रूप से पहचानने के लिए जानकारी इकट्ठा करें
• भविष्य में मूल कारण को पुनः घटित होने से रोकने के लिए योजना बनाएं
• एक सरल, सिद्ध, पुनरावृत्त प्रक्रिया का उपयोग करें

आप एक रूट कारण विश्लेषण टेम्पलेट के साथ अपनी दक्षता को अधिकतम कर सकते हैं। 

एक रूट कारण विश्लेषण टेम्पलेट में मुझे क्या शामिल करना चाहिए?

समयरेखा

इस खंड में शामिल हैं:

• घटनाओं के घटित होने का समय और दिनांक
• घटनाओं का विस्तृत विवरण जो घटना से पहले, दौरान, और बाद में घटित हुआ

जांच पद्धति में शामिल टीमें

इस खंड में शामिल हैं:

• समस्या या घटना की जांच के लिए जिम्मेदार टीम
• डेटा संग्रह, विश्लेषण, और रिपोर्टिंग की पद्धति

रूट कारण या निष्कर्ष

विश्लेषक या जांचकर्ता अपने निष्कर्षों को रिपोर्ट करते हैं और उन मूल कारणों का वर्णन करते हैं जिन्हें उन्होंने पहचाना है।

सुधारात्मक कार्रवाई

यह खंड समस्या को सुधारने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह फिर से नहीं होती है, के कदमों का वर्णन करता है। 

रूट कारण विश्लेषण क्यों महत्वपूर्ण है?

दोषों और प्राथमिक कारणों की पहचान करें

एक रूट कारण विश्लेषण आपके सिस्टम, प्रौद्योगिकियों, या प्रक्रियाओं में मौलिक समस्याओं की पहचान करता है। जब एक ही समस्याओं का बार-बार सामना किया जाता है, तब एक आरसीए वास्तविक समस्या को पहचानता है और समाधान के आधार का निर्माण करता है।

लागत को कम करें

बार-बार की गलतियाँ कंपनियों के लिए उन्हें ठीक करना महंगा है, विशेषकर विकास प्रक्रिया के अंत में, क्योंकि आप अपने ग्राहकों का विश्वास खो सकते हैं। इसके अलावा, दोषपूर्ण उत्पाद अनुबंध के उल्लंघन, उत्पाद निकासी, या रिफंड का कारण बनते हैं। ये परिस्थितियां आपके ब्रांड पर उपभोक्ता विश्वास को भी कम करती हैं, जो कंपनी के भविष्य पर नकारात्मक प्रभाव डालती हैं।

सुरक्षा में सुधार करें 

यदि आप एक गुणवत्ता-सम्वेदनशील उद्योग में काम करते हैं जहां सुरक्षा एक वर्ग-क्रिया मुकदमे और एक खुश कार्यबल के बीच भिन्नता हो सकती है, तो एक आरसीए जोखिम और दुर्घटनाओं की संख्या को कम करता है। आपके कार्यस्थल में सुरक्षा मुद्दों की कम संख्या होने से कर्मचारी अधिक सुरक्षित महसूस करते हैं, और भर्ती आसान होती है।

एक पुनरावृत्त प्रक्रिया बनाएं

एक आरसीए पूरा करने के बाद, आपको अन्य मुद्दों का निदान और कमी करने के लिए एक पुनरावृत्त, चरण-दर-चरण प्रक्रिया होगी। तेज समस्या-समाधान का अर्थ अधिक उत्पादक टीम।

अपने प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करें

एक रूट कारण विश्लेषण का एक सबसे अच्छा पहलू यह है कि यह आपको एक ही समय में बहुत सारी समस्याओं को हल करने से रोकता है। इसके बजाय, आप ठीक करने के लिए एक समय में दो से तीन मुद्दों पर केंद्रित हैं। यह सुनिश्चित करता है कि आप सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं पर नज़र डालें और समाधान, सुधार, या प्रक्रियाएँ बनाएं जो सबसे बड़े प्रभाव डालेंगी।

उत्पाद तेजी से बाजार में आते हैं

दोहराए गए समस्याएं उत्पादन को रोकते हैं और, कुछ मामलों में, इसे पूरी तरह से रोक देती हैं। एक स्थायी समाधान का अर्थ है कि विलंब समस्या बने रहना बंद कर देता है। इसलिए, उत्पाद तेजी से बाजार में आते हैं, और आपकी संगठन के लिए राजस्व में वृद्धि होती है।

रूट कारण विश्लेषण कैसे करें?

पारेटो चार्ट

पारेटो चार्ट एक बार ग्राफ है जो एक रेखा ग्राफ के साथ संयोजित होता है जो आवृत्ति वितरण को समूहित करता है ताकि विफलता के कारणों की सापेक्ष महत्वता को दिखाया जा सके। यह पारेटो सिद्धांत पर आधारित है, जो कहता है कि "80% प्रभाव 20% कारणों से आते हैं।"

पहले, आप समस्याओं और उनके कारणों की पहचान करते हैं। इसके बाद, आप हर एक की घटनाओं की संख्या द्वारा उन्हें स्कोर करते हैं। एक पारेटो चार्ट सबसे सामान्य मुद्दों को एक नज़र में देखना आसान बनाता है ताकि आप अधिकतम प्रभाव के लिए सुधार को प्राथमिकता दे सकें।

5 क्यों

5 क्यों एक जांच की तकनीक है जो समस्या के गहरे कारणों की पहचान के लिए प्रश्नों की एक श्रृंखला का उपयोग करती है। आप क्यों बार-बार पूछते हैं जब तक आप मूल कारण की पहचान नहीं कर लेते; सवाल क्यों का प्रत्येक उत्तर अगले क्यों का आधार बनता है। यह साधारण समस्याओं को हल करने के लिए एक उत्कृष्ट तकनीक है जिसे मात्रात्मक विश्लेषणात्मक विधियों की आवश्यकता नहीं होती।

उदाहरण के लिए 

समस्या का बयान: हमारा टर्नओवर दर उद्योग के औसत से बहुत अधिक है।
क्यों? कर्मचारी असन्तुष्ट हैं।
क्यों? एक्जिट इंटरव्यू में यह विषय सामने आता है कि लोगों के पास अपने काम को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी नहीं है।
क्यों? ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में खाली जगहें हैं और जानकारी पुरानी है।
क्यों? ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का ऑडिट करने का समय नहीं था।
क्यों? जैसे-जैसे कंपनी पिछले वर्ष में बढ़ी है, एचआर कर्मचारी सेवा अनुरोधों से अभिभूत हो गया है क्योंकि हमारे पास अभी तक एक कर्मचारी स्व-सेवा समाधान नहीं है।

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फिशबोन डायग्राम

फिशबोन डायग्राम मछली की कंकाल के आकार का होता है। मछली का सिर समस्या को दर्शाता है, और प्रत्येक "हड्डी" उस समस्या के संभावित कारणों की उपश्रेणी का प्रतिनिधित्व करती है।

जब मूल कारण अज्ञात हो, तो अव्यवस्थित समस्याओं का विश्लेषण करने के लिए फिशबोन डायग्राम का उपयोग करें। फिशबोन डायग्राम को अक्सर इशिकावा या कारण और प्रभाव diagram भी कहा जाता है। आप संभावित समस्याओं को उपश्रेणी में रखते हैं और उन्हें उस मुख्य समस्या से जोड़ते हैं जिसका आप जांच कर रहे हैं। यह अप्रासंगिक कारकों को समाप्त करने और संभावित मूल कारणों की पहचान करने के लिए एक उत्कृष्ट विधि है।

स्कैटर प्लॉट डायग्राम

स्कैटर प्लॉट डायग्राम डेटा पॉइंट्स के जोड़े का उपयोग करता है ताकि दो मात्रात्मक चर के बीच के लिंक को समझा जा सके। 

शक्य कारण (स्वतंत्र चर) को x-अक्ष पर और प्रभाव (निर्भर चर) को y-अक्ष पर प्लॉट करें। यदि डायग्राम एक सटीक रेखा या वक्र दिखाता है, तो दो चर एक-दूससे सहसंबद्ध हैं। सहसंबंध आवश्यक रूप से एक कारण को इंगित नहीं करता है लेकिन अन्य तरीकों से मदद करने के लिए उपयोग किया जा सकता है ताकि अंतर्निहित समस्या की पहचान हो सके। 

यदि दो चर सहसंबद्ध नहीं हैं, तो आप अन्य संभावित कनेक्शनों की खोज में स्वतंत्र चर (x-अक्ष) को बदल सकते हैं।

आप यह समझना चाहेंगे कि कोई भी सहसंबंध जो आप खोजते हैं वह संभावित रूप से किस हद तक हुआ हो सकता है। एक सांख्यिकीय विश्लेषण उपकरण आपकी मदद कर सकता है कि p-value सहसंबंध की गणना करने में ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि इन चीजों के बीच संबंध सांख्यिकीय रूप से महत्वपूर्ण है या नहीं। यदि यह है, तो इसका मतलब है कि संभावना है कि आपकी पहचान की गई समस्या वास्तव में आप जो समस्या हल करना चाहते हैं, उसके साथ संबंध रखती है।

विफलता मोड और प्रभाव विश्लेषण (FMEA)

FMEA एक विधि है जिसका उपयोग उत्पाद डिजाइन जीवनचक्र के दौरान संभावित समस्याओं की पहचान करने और उन्हें हल करने के लिए किया जाता है।

FMEA में दो घटक हैं:

• विफलता मोड: एक प्रक्रिया के भीतर समस्या के घटित होने के सभी तरीकों की पहचान करता है
• प्रभाव विश्लेषण: प्रत्येक दुर्बलता मोड के कारणों और परिणामों का आकलन करता है

FMEA चार्ट रेखांकित करता है:

• संभावित डिजाइन संबंधी दोष, कारण और परिणाम
• प्रत्येक प्रकार की विफलता को रोकने के लिए वर्तमान नियंत्रण उपाय
• जोखिम की गणना करने और अगली कदमों का निर्धारण करने के लिए गंभीरता की धारणा, घटना और पहचान (SOD) रेटिंग

सिक्स सिग्मा और DMAIC 

सिक्स सिग्मा प्रक्रिया सुधार के लिए एक टूलकिट है। यह 3.4 से कम दोषों को प्रति मिलियन यूनिट या घटना में कम करते हुए साइकिल गति में सुधार का वादा करता है। 

DMAIC क्या है? 

DMAIC गुणवत्ता में सुधार के लिए एक डेटा-संचालित प्रक्रिया है और यह सिक्स सिग्मा पहल का एक अनिवार्य हिस्सा है और एक शक्तिशाली स्वतंत्र रणनीति है।

परिभाषित करें और मापें (DM) पहला कदम है। यहां लक्ष्य अपेक्षाओं और परिणामों के बीच के अंतर को समझना है।

विश्लेषण (A) दूसरा चरण है। यह पहले के चरणों के डेटा का उपयोग उस कारण-और-प्रभाव संबंध को समझने के लिए करता है ताकि समस्या को फिर से होने से रोका जा सके।

अमल करें और नियंत्रण करें (IM) अंतिम चरण है। ये कदम संभावित समस्याओं के समाधान पर केंद्रित होते हैं और समस्याओं को फिर से होने से रोकने के लिए कार्यान्वयन की निगरानी शुरू करते हैं।

सफल रूट कारण विश्लेषण करने के लिए सुझाव

एक टीम के साथ काम करें

एक टीम के साथ काम करने पर प्रक्रियाओं का विश्लेषण करना और समाधान सोचाना आसान होता है। इसके अलावा, एक टीम के साथ काम करने से यह एक जांच और संतुलन प्रणाली के रूप में कार्य करता है क्योंकि टीम के सदस्य एक-दूसरे के डेटा की समीक्षा कर सकते हैं।

अपनी टीम से सर्वश्रेष्ठ परिणाम प्राप्त करने के लिए, ज्ञान आधार सॉफ्टवेयर का उपयोग करें ताकि आप घटना डेटा पर नज़र रख सकें, ताकि आपके पास आरसीए से संबंधित जानकारी का ऐतिहासिक रिकॉर्ड हो।

सही जानकारी इकट्ठा करें

यदि आपको उपलब्ध डेटा पर भरोसा नहीं है, तो आपका आरसीए प्रभावी नहीं है। एक घटना के बारे में जानकारी सही, सुसंगत, और व्यापक होनी चाहिए।

सही जानकारी इकट्ठा करने के लिए साधारण प्रवेश स्क्रीन और अंतर्ज्ञानफुल फॉर्म डिज़ाइन के साथ RSA सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। यह भी अनाम होना चाहिए, ताकि कर्मचारी जानकारी प्रदान करते समय सुरक्षित महसूस कर सकें।

घटना रिपोर्ट से परे देखें

जब आप उन घटनाओं की पहचान कर रहे होते हैं जिनकी जांच करनी है, तो घटना रिपोर्ट प्रारंभिक बिंदु होती है। हालांकि, यह आवश्यक है कि आप उस तरह की घटनाओं की श्रृंखला को समझें जो घटना का कारण बनी। चर्चा के लिए आमंत्रित करने वाले हितधारक हैं:

• जो कर्मचारी प्रणाली और प्रक्रियाओं से परिचित हैं
• जो कर्मचारी कार्यक्रम में सीधे शामिल हैं
• चर्चा का नेतृत्व करने के लिए प्रशिक्षित RCA अन्वेषक या समन्वयक

प्रश्न पूछें

जब 5 क्यों तकनीक का उपयोग करते हैं, तो यह समझने के लिए योगदान करने वाले घटनाओं के अनुक्रम की ओर पीछे की ओर काम करें कि प्रत्येक घटना क्यों हुई। फिर, जब तक आप जवाब को और अधिक टुकड़ों में नहीं तोड़ सकते, तब तक क्यों पूछते रहें। 

अब, अपनी सूची को सबसे संभावित अपराधियों तक सीमित करें। आप इसे एक कारण और प्रभाव चित्र में मानचित्रित करेंगे जो समस्या के कारण को दर्शाता है। जब आप जड़ कारण पर पहुँचते हैं, तो अपने काम की जाँच करने के लिए निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर दें:

• क्या घटना तब भी होती जब पहचानित जड़ कारण नहीं होता?
• क्या आप कारण को खत्म करने पर समस्या फिर से होगी?

आदर्श रूप से, आपको दोनों प्रश्नों का उत्तर "नहीं" होना चाहिए। अन्यथा, आपको जड़ कारण की पहचान करने के लिए और प्रश्न पूछने की आवश्यकता है।

इस पर ध्यान केंद्रित करें जहाँ आपके पास सबसे अधिक प्रभाव होगा

यदि आपके पास प्रत्येक दावा या घटना को हल करने के लिए संसाधन नहीं हैं, तो उन समस्याओं को हल करने पर ध्यान केंद्रित करें जिनका सबसे अधिक प्रभाव होगा। 

एक पैरेटो चार्ट आपको शीर्ष मुद्दों को बताता है और आपको उस विशिष्ट कारण पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। महत्त्वपूर्ण मुद्दों के चारों ओर एक कार्य योजना बनाएं। कार्य योजना में शामिल होना चाहिए:

• सुधारात्मक उपाय
• यह कब होना चाहिए?
• कार्रवाई लेने के लिए कौन ज़िम्मेदार है?
• सफलता की माप

अपनी कार्य योजना बनाने और लागू करने के बाद, घटनाओं के डेटा की तुलना करने के लिए कुछ महीने प्रतीक्षा करें। यदि RCA सफल है, तो आपको एक महत्वपूर्ण नीचे की ओर प्रवृत्ति देखनी चाहिए।

प्रौद्योगिकी का लाभ उठाएं

कुछ संगठनों को समस्याओं की पहचान करने में परेशानी होती है क्योंकि प्रक्रियाएँ, कार्यप्रवाह, और तकनीकी ढांचे कर्मचारियों के लिए घटनाओं को दस्तावेज़ बनाना मुश्किल बनाते हैं। एक RCA सॉफ़्टवेयर सफल जड़ कारण विश्लेषण का समर्थन करता है:

• डेटा कैप्चर करना
• डेटा का विश्लेषण करना ताकि सबसे बार-बार होने वाली घटनाओं की पहचान की जा सके
• सुधारात्मक कार्रवाई के कार्यान्वयन और प्रगति को ट्रैक करना 

Guru आपके आईटी और ऑप्स टेम्पलेट्स को प्रबंधित करने का एक बेहतर तरीका है

एक RCA मूल कारणों को हल करने का एक लागत-कुशल तरीका है। यह आपके आईटी और ऑप्स प्रक्रियाओं में इसे दस्तावेज़ित रखते हुए और भी अधिक प्रभावी है ताकि आपको हर घटना के साथ पहिया को फिर से नहीं बनाना पड़े।

अपने कार्यक्षमता को अधिकतम करें Guru के शीर्ष आईटी और संचालन नीति और प्रक्रिया टेम्पलेट्स के साथ। यदि आपके पास खरोंच से एक टेम्पलेट बनाने का समय नहीं है, तो अपने RCA जांचों को सरल बनाने के लिए Guru के जड़ कारण विश्लेषण टेम्पलेट्स डाउनलोड करें। Guru आपको समय भी बचाता है क्योंकि यह एक स्मार्ट, कंपनी-व्यापी विकी है जो कोड रहित स्वचालन और आपके पसंदीदा सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करता है.

जड़ कारण विश्लेषण के बारे में प्रायः पूछे जाने वाले प्रश्न

आप एक जड़ कारण विश्लेषण कैसे लिखते हैं?

• सभी संभावित कारणों की पहचान करें
• जड़ कारण की पहचान करें
• हितधारकों के साथ निष्कर्ष साझा करें
• हल करने के लिए घटनाओं को प्राथमिकता दें

क्या मैं जड़ कारण विश्लेषण टेम्पलेट को संपादित करने के लिए सहकर्मियों को जोड़ सकता हूँ?

हाँ, यदि आप एक दूरसंचार सहयोग उपकरण जैसे Guru का उपयोग कर रहे हैं, तो आप सभी हितधारकों को जड़ कारण विश्लेषण पर सहकार्य करने के लिए जोड़ सकते हैं और समय बचाने के लिए टेम्पलेट्स का लाभ उठा सकते हैं। परिवर्तन सभी उपकरणों में वास्तविक समय में सहेजे जाते और सम син्क होते हैं।

मैं जड़ कारण विश्लेषण टेम्पलेट का उपयोग किस लिए करूंगा? 

RCA टेम्पलेट का उपयोग जानकारी को रिकॉर्ड करने के लिए करें:

• घटना का पृष्ठभूमि
• योगदान कारक
• निष्कर्ष जो या तो सीधे या अप्रत्यक्ष रूप से जड़ कारण से संबंधित हैं
• भविष्य में जोखिम को कम करने के लिए किए गए कार्य

जड़ कारण विश्लेषण उपकरणों के उदाहरण क्या हैं?

जड़ कारण विश्लेषण के उदाहरण हैं:

• 5 क्यों
• पैरेटो चार्ट
• स्कैटर प्लॉट चित्र
• फिशबोन चित्र
• विफलता मोड और प्रभाव विश्लेषण