Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Intranet perusahaan Anda adalah pusat untuk komunikasi internal dan onboarding. Intranet yang Anda pilih berdampak pada produktivitas dan kolaborasi di seluruh organisasi. Ini juga mempengaruhi keseluruhan pengalaman karyawan, mulai dari motivasi hingga keterlibatan.

Ini menjelaskan mengapa 57% dari komunikasi internal dan personel HR berada di bawah tekanan untuk mengembangkan pendekatan yang lebih terpadu untuk keterlibatan karyawan. 

Sayangnya, tidak banyak yang berhasil. Menurut Gallup, 74% dari karyawan merasa terpinggirkan dari komunikasi perusahaan. HBR juga melaporkan bahwa 23% dari karyawan meninggalkan perusahaan sebelum ulang tahun kerja pertama mereka. Ada hubungan langsung antara proses onboarding yang buruk dan ketidakpuasan karyawan.

CMS intranet yang tepat memperlancar baik proses onboarding maupun komunikasi internal yang dapat menghemat hingga 17 jam per minggu dan $420,000 per tahun. 

Dengan artikel dan template di bawah ini, Anda akan belajar bagaimana memilih CMS intranet bisnis yang memperlancar komunikasi, memudahkan kolaborasi, dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Mulailah proses dan dokumentasi CMS intranet Anda dengan template bisnis gratis di bawah ini.

Apa itu intranet?

Intranet adalah jaringan pribadi dalam organisasi yang dirancang untuk komunikasi, berbagi informasi, dan sosialisasi. Karyawan menggunakan intranet untuk menemukan informasi, mengelola alur kerja, dan berkomunikasi secara internal.

Perangkat lunak intranet membantu organisasi untuk berbagi informasi berdasarkan kebutuhan. Dengan cara ini, karyawan hanya menerima notifikasi untuk berita atau tugas yang relevan dengan mereka alih-alih terganggu oleh email. 

Daripada mempertahankan dokumen fisik seperti manual prosedur dan dokumentasi proses, perusahaan Anda menghemat uang untuk mencetak, menduplikasi dokumen, dan biaya overhead dengan menyimpan semuanya di intranet.

Apa itu CMS intranet?

CMS intranet adalah sistem manajemen konten yang terintegrasi dengan intranet perusahaan Anda untuk memudahkan pembuatan dan pengelolaan konten digital. Ini menentukan bagaimana informasi diindeks, dicari, atau dipublikasikan di dalam perusahaan Anda.

Dengan CMS intranet, Anda tidak perlu beberapa alat kustom untuk berbagi dokumen atau melacak kemajuan proyek. Sebaliknya, semua aplikasi dan komunikasi Anda bersatu di bawah platform pusat dan dikelola secara efisien di ekosistem intranet Anda.

Bagaimana cara memilih perangkat lunak CMS intranet? 11 kebutuhan mutlak

1. Keamanan

Dengan percobaan peretasan terjadi setiap 39 detik, keamanan intranet perusahaan Anda sangat penting. 

Guru dibangun dari awal dengan keamanan sebagai prioritas. Fitur keamanan di Guru termasuk:

• SOC 2 Tipe 2
• Mematuhi PCI
• SSO berbasis SAML
• Penyaringan IP
• Enkripsi data saat transit dan saat istirahat
• Siap GDPR

Untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan keamanan terbaik, Guru menyewa firma independen setiap tahun untuk melakukan audit keamanan yang mencakup kriteria kepercayaan kerahasiaan dan privasi di samping kriteria umum.

2. Kemudahan penggunaan

Tingkat adopsi adalah metrik keberhasilan untuk CMS intranet. Apakah ia menawarkan pengalaman pengguna yang mulus yang memerlukan pelatihan minimal? Apakah mudah bagi karyawan untuk membuat konten dan berinteraksi dengan platform?

Karyawan mungkin akan mengabaikan portal jika mereka merasa sulit untuk digunakan, yang mengalahkan tujuan pengaturannya. 

Intranet harus intuitif agar siapa pun dari karyawan baru hingga manajer dapat menavigasi sistem dengan mudah.

Ketika aplikasi internal Anda mudah digunakan, hal ini mengalihkan sebagian tanggung jawab dari IT dan menghemat waktu untuk mengajarkan karyawan cara menggunakan intranet Anda.

3. Kompatibilitas dengan perangkat Anda

Di era kerja jarak jauh saat ini, karyawan tidak lagi terikat pada PC mereka. Faktanya, 60% dari karyawan menggunakan aplikasi seluler untuk tugas terkait pekerjaan. Intranet harus kompatibel dengan perangkat tablet, ponsel, dan desktop.

Guru menawarkan aplikasi seluler yang tersedia untuk perangkat iOS dan Android. Anda bahkan dapat masuk dengan nama pengguna dan kata sandi atau SSO jika tim Anda menggunakannya. 

4. Komunikasi dan keterlibatan sosial

Lebih mudah bagi karyawan untuk merasa terlibat saat intranet Anda mencakup fitur untuk menyukai, berbagi, menilai, dan mengomentari konten.

Di mana intranet tradisional punah karena menjadi tempat pembuangan informasi yang usang, intranet modern terlibat dengan alat sosial yang mencakup pesan instan, konferensi video, survei, diskusi, dan lainnya.

Harus mudah bagi karyawan untuk membuat konten, terhubung dengan rekan di luar departemen mereka, berkolaborasi dalam proyek intra-departemen dan bergabung dengan kelompok minat dalam organisasi.

Misalnya, Slackbot Guru memungkinkan Anda untuk menangkap pengetahuan yang dibuat dalam percakapan Slack tim Anda setiap hari. Pelajari lebih lanjut tentang integrasi Slack Guru.

Dengan integrasi Microsoft Teams Guru, tim Anda dapat mengakses dan membagikan informasi yang terverifikasi saat mengobrol dan berkolaborasi dengan rekan tim lainnya. Pelajari lebih lanjut tentang integrasi Microsoft Teams Guru.

Karyawan juga dapat mengomentari Kartu Guru jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut dan penulis Kartu dapat membalas untuk memulai percakapan yang terjalin di bagian komentar untuk memudahkan melihat percakapan yang terjadi

5. Opsi pencarian yang kuat

Fitur pencarian yang intuitif memudahkan dan mempercepat pencarian informasi. CMS terbaik menghemat waktu, mengurangi frustrasi, meningkatkan produktivitas, dan membantu karyawan menemukan hasil yang tepat. CMS favorit Anda juga harus dapat dicari di seluruh hasil yang diindeks pada berbagai format file dan aplikasi di dalam organisasi Anda. Pelajari cara menggunakan Guru untuk mencari informasi di seluruh aplikasi terintegrasi.

6. Integrasi dengan aplikasi kerja jarak jauh

Menurut findstack, 16% dari semua perusahaan global adalah 100% jarak jauh dan 77% dari pekerja jarak jauh lebih produktif saat bekerja dari rumah.

Meskipun kerja jarak jauh telah meningkat selama bertahun-tahun, pandemi memaksa sebagian besar perusahaan untuk bergabung dengan tren tersebut. Jika karyawan ingin tetap produktif, penting bahwa intranet Anda ramah jarak jauh dan terintegrasi dengan aplikasi lain.

Guru mengintegrasikan dengan alat yang sudah Anda gunakan dalam alur kerja Anda. Beberapa aplikasi jarak jauh yang diintegrasikan dengan Guru termasuk:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Kontrol versi, pengakuan bacaan, dan izin

Tidak ada yang lebih buruk daripada mengetahui bahwa Anda telah menghapus dokumen bisnis penting. Ketika CMS Anda menyimpan dokumen sensitif seperti dokumentasi proses, dokumen kepatuhan, atau dokumen hukum, ada konsekuensi yang lebih besar.

Mengontrol siapa yang dapat mengedit atau menyetujui konten mengurangi risiko pengeditan yang tidak sah dan memastikan konten yang Anda terbitkan adalah sumber kebenaran tunggal.

Mesin verifikasi Guru memastikan bahwa para ahli di dalam organisasi Anda selalu menyediakan konten yang dapat dipercaya, terkini, akurat, dan konsisten bagi tim Anda.

Meskipun siapa saja dapat membuat Kartu di Guru, mereka perlu memilih seorang Verifikator untuk memverifikasi keakuratan Kartu dan memilih frekuensi untuk mengonfirmasi keakuratan Kartu tersebut.

Ketika Kartu divalidasi, Anda akan melihat indikator kepercayaan di kiri atas setiap Kartu.

8. Analitik untuk meningkatkan pengambilan keputusan

Analitik memberikan wawasan tentang bagaimana tim Anda menggunakan intranet, apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki. Data dari dasbor analitik Anda mungkin mencakup hal-hal berikut:

• Konten yang menghasilkan keterlibatan terbanyak
• Konten yang tidak diperbarui 
• Niat pencarian yang tidak memuaskan (jurang konten yang harus dipenuhi)
• Pengguna intranet yang paling aktif
• Pengguna intranet yang paling tidak aktif (mereka mungkin memerlukan dukungan atau pelatihan)

Wawasan ini dapat meningkatkan pengambilan keputusan Anda dan membantu intranet Anda memberikan saran yang lebih dipersonalisasi. Data ini juga berguna ketika saatnya untuk membenarkan investasi di CMS intranet.

Jika tim Anda menggunakan AI Suggest Guru, Anda dapat melihat dan mengakses metrik penggunaan di dasbor Analitik Kinerja. 

Analitik juga mengungkap aplikasi mana yang digunakan karyawan untuk Kartu yang disarankan dan konten mana yang paling membantu. Metrik lainnya termasuk: Jumlah total interaksi di seluruh alat di mana AI Suggest diaktifkan

• Penggunaan Guru berdasarkan saluran untuk memahami alat mana yang paling banyak digunakan tim Anda
• Penggunaan Guru selama percakapan dukungan
• Konten yang paling berdampak di setiap alat
• Konten yang paling berdampak di setiap alat

9. Format konten multi

Kita hidup di dunia yang dipenuhi dengan visual. Konten hanya berbasis teks tidak lagi cukup. Menurut Venngage, visual meningkatkan minat terhadap sebuah konten hingga 80%.

Intranet Anda seharusnya dapat menyematkan video, audio, jajak pendapat, infografis, posting media sosial, dan format konten lainnya, dan karyawan seharusnya bisa membuat konten tanpa pengalaman coding. 

10. Fitur survei umpan balik

Karyawan yang merasa didengar dalam peran mereka hampir 5 kali lebih mungkin untuk menunjukkan performa terbaik. Menariknya, profesional HR yang telah menerapkan fitur umpan balik mencatat peningkatan kinerja 24% di seluruh tenaga kerja.

Hampir semua karyawan di setiap level lebih suka menerima umpan balik secara teratur karena membantu mereka membangun kepercayaan, merasa dihargai, dan kurang stres.

Seiring dengan berkembangnya praktik terbaik untuk melaksanakan peran pekerjaan, umpan balik yang berkelanjutan memastikan aliran informasi dari atas ke bawah dan karyawan selalu menggunakan teknik terbaik di industri untuk melaksanakan fungsi pekerjaan.

Beberapa manfaat memilih CMS intranet yang mencakup integrasi umpan balik dan survei termasuk kemampuan untuk:

• Mengumpulkan data untuk memahami motivasi karyawan
• Ungkapkan masalah yang harus ditangani segera
• Berikan suara kepada karyawan agar didengar dan merasa bahwa pendapat mereka penting bagi manajemen
• Dorong budaya kerja terbuka, berbagi pengetahuan, dan kolaborasi antara anggota tim

11. Penargetan

Karyawan Anda dibebani informasi. Dari notifikasi berita hingga umpan media sosial, dan banyak email yang menunggu di kotak masuk saat mereka bangun, itu menjadi terlalu banyak dengan cepat.

Penting untuk memilih CMS intranet yang memungkinkan Anda mengirim konten yang terarah kepada tim Anda. Karyawan harus memiliki umpan aktivitas yang dipersonalisasi yang hanya menunjukkan informasi yang relevan bagi mereka. Konten harus ditargetkan berdasarkan departemen dan proyek saat ini yang dikerjakan karyawan.

Penargetan juga meningkatkan keterlibatan karena karyawan hanya melihat konten yang mereka anggap menarik. Opsi penargetan yang dicari meliputi:

• Lokasi
• Peran pekerjaan
• Minat personal

Sebagai contoh, jika Anda menerbitkan konten untuk tim pemasaran Anda, sisa karyawan tidak perlu diberi tahu. Fitur ini menciptakan pengalaman yang bebas dari kekacauan bagi pengguna.

‍

Kasus penggunaan untuk CMS intranet

Portal karyawan

Portal karyawan adalah salah satu kasus penggunaan yang paling umum dari CMS intranet. Ini menyediakan platform bagi karyawan untuk tetap diperbarui dan terhubung di dalam organisasi.

Portal ini menyimpan informasi seperti:

• Gaji
• Manfaat staf
• Kalender
• Informasi kontak untuk personel organisasi kunci dan lainnya

Portal karyawan juga menyimpan basis pengetahuan internal Anda dan berfungsi sebagai basis data untuk dokumen perusahaan. Tergantung pada bisnis, portal karyawan juga dapat berfungsi sebagai pusat untuk jejaring sosial dan interaksi.

Anda mungkin menyukai Template Buku Pegawai kami untuk memulai milik Anda.

‍

Berbagi pengetahuan 

Karyawan membuang satu hari kerja per minggu mencari informasi untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Namun, Anda dapat menghemat antara $2 juta hingga $200 juta dengan sistem berbagi pengetahuan internal. 

Alasan utama untuk kesenjangan pengetahuan adalah bahwa karyawan menyimpan pengetahuan, dan hilangnya produktivitas akibat kesenjangan pengetahuan menghambat keseluruhan efisiensi. 

CMS intranet memfasilitasi berbagi pengetahuan dengan menjadi repositori untuk dokumentasi proses, pembaruan industri, dan inovasi. Manajer tidak perlu panik ketika mereka merekrut karyawan baru karena pengetahuan yang mereka butuhkan untuk menjadi produktif sudah ada.

Solusi CMS intranet modern seperti Guru juga menyertakan fitur bagi karyawan untuk mengomentari dokumen proses yang ada atau bertanya tentang tugas yang tidak mereka pahami. Para ahli di bagian Anda akan menerima notifikasi untuk memberikan jawaban.

Template Proses Internal dan Prosedur Operasi Standar (SOP)  kami dapat membantu memulai dokumentasi Anda.

‍

Komunikasi internal

Komunikasi internal adalah tulang punggung organisasi mana pun. Ini adalah satu-satunya cara untuk menjaga karyawan tetap mendapat informasi dengan pengetahuan yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Komunikasi internal juga menciptakan saluran komunikasi terbuka antara manajemen dan karyawan. 

Mengapa ini penting? Nah, ketika anggota tim Anda didorong untuk mengajukan ide dan pendapat, mereka terlibat secara aktif dan termotivasi untuk menunjukkan diri mereka yang terbaik setiap hari.

Mengatur jenis percakapan ini mudah dengan intranet. Ini memungkinkan Anda untuk mengganti rapat panjang yang bertele-tele dengan platform di mana karyawan dapat berbagi ide dan berkolaborasi lebih cepat, bahkan saat bekerja jarak jauh. 

Berikut adalah cara Noom membagikan informasi internal.

‍

Onboarding karyawan

Satu dari lima karyawan baru tidak akan merekomendasikan sebuah perusahaan karena proses onboarding yang buruk. Sebaliknya, penelitian Glassdoor menemukan bahwa karyawan yang memiliki pengalaman onboarding yang sangat efektif 18 kali lebih mungkin untuk berkomitmen pada organisasi mereka.

Onboarding karyawan adalah proses di mana karyawan baru memperoleh keterampilan dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk menjadi anggota produktif dalam organisasi. Jika dilakukan dengan benar, ini mengurangi churn, membangun loyalitas pada karyawan, dan mendorong karyawan baru untuk tetap selama setidaknya tiga tahun.

Dengan CMS intranet, semua yang dibutuhkan karyawan baru sudah online, mulai dari dokumen HR, formulir penggajian, daftar periksa onboarding, hingga manual pelatihan. Ketika Anda menghindari proses onboarding manual yang terasa membebani dan menciptakan pengalaman onboarding yang otonom, Anda memungkinkan karyawan baru untuk melakukan onboarding sesuai kecepatan mereka sendiri. 

Dengan analitik intranet, Anda juga dapat melacak kemajuan karyawan baru untuk melihat konten apa yang mereka terus kembali, seberapa jauh mereka telah berjalan dalam proses onboarding, dan pencarian yang mereka lakukan yang tidak membuahkan hasil sehingga Anda dapat dengan cepat menutup kesenjangan pengetahuan.

Template 10+ Daftar Periksa Onboarding Karyawan Gratis kami dapat membantu Anda memulai.

Portal manajemen

CMS intranet menawarkan manajer dan eksekutif pandangan 360 derajat tentang tugas dan proses yang sedang berlangsung di seluruh organisasi secara real-time. Intranet modern juga mengkonsolidasikan beberapa alur kerja dan umpan personalisasi yang mencegah manajer harus menggunakan sistem terpisah untuk mengelola alur kerja.

Kolaborasi

Kolaborasi dan komunikasi berjalan seiring. Penelitian Deloitte menunjukkan bahwa perusahaan yang memprioritaskan kolaborasi lebih mungkin untuk tumbuh lebih cepat daripada pesaing mereka dan lebih menguntungkan.

Platform intranet memfasilitasi kolaborasi antara karyawan dan departemen dengan mengintegrasikan alat sosial dan ruang kerja. Dengan platform terintegrasi seperti Slack, tim dapat berkomunikasi secara instan, menerima umpan balik lebih cepat dan mengurangi email internal.

Saat Anda menjelajahi cara untuk memperbaiki koneksi, produktivitas, dan keterlibatan karyawan pada tahun 2021 dan seterusnya, Template Sumber Daya Kerja Jarak Jauh ini dapat membantu Anda memulai.

‍

Apa perbedaan antara intranet dan ekstranet?‍

Namun, intranet dan ekstranet memiliki beberapa kesamaan. Keduanya adalah repositori pusat yang memungkinkan organisasi untuk menyimpan dan berbagi informasi di satu lokasi. Mereka juga mendorong kolaborasi antara tenaga kerja yang tersebar, mitra, dan pelanggan dengan tujuan meningkatkan produktivitas.

Apa manfaat bisnis dari menggunakan intranet?

Membantu karyawan menemukan informasi lebih cepat 

Email itu mengganggu. Karyawan rata-rata mengecek email mereka setiap 37 menit. Gangguan ini mengarah pada kehilangan produktivitas yang memerlukan waktu rata-rata 23 menit dan 15 detik untuk kembali ke jalur yang benar.

Anda dapat menghilangkan gangguan dengan berbagi informasi di tempat kerja karyawan Anda. Lebih sedikit waktu terbuang berarti lebih banyak produktivitas dan waktu yang dihabiskan pada tugas yang menghasilkan pendapatan.

Perkuat nilai-nilai merek

Berikut beberapa cara Anda dapat menggunakan intranet bisnis untuk memperkuat nilai-nilai merek:

• Secara publik mengakui karyawan yang menjalankan nilai perusahaan Anda 
• Bagikan konten mengenai nilai-nilai merek dengan karyawan Anda
• Organisir pertemuan sosial virtual untuk membina lingkungan yang inklusif dan peduli
• Kumpulkan umpan balik dari karyawan untuk mengetahui apakah perusahaan Anda hidup sesuai nilai-nilainya
• Kirim pesan yang mendorong kepada karyawan di intranet Anda yang sejalan dengan budaya perusahaan Anda
• Dorong anggota tim untuk berbagi cerita sukses dan kemenangan

Tingkatkan keterlibatan karyawan

63% pemberi kerja mengatakan bahwa lebih sulit untuk mempertahankan karyawan yang ada dibandingkan merekrut yang baru. Salah satu alasan utama mengapa karyawan meninggalkan adalah karena mereka tidak termotivasi untuk bekerja dan tidak bahagia dengan tempat kerja mereka.

Sebaliknya, perusahaan dengan keterlibatan karyawan yang tinggi adalah 21% lebih menguntungkan. Menjaga keterlibatan karyawan Anda memastikan mereka lebih produktif dan lebih bahagia dalam peran mereka. 

Beberapa cara menggunakan intranet untuk mendorong keterlibatan meliputi:

• Perketat proses onboarding Anda untuk memulai karyawan dengan langkah yang benar
• Gunakan template yang sudah dibuat dan editor yang kaya fitur yang memudahkan membuat konten yang menarik
• Latih karyawan untuk memahami nilai inti Anda dan apa yang diharapkan dari setiap individu
• Buat proses berbagi umpan balik dua arah antara manajer dan anggota tim dan sebaliknya 

• Lebih banyak umpan balik berarti karyawan dapat memperbaiki area kelemahan dan manajer dapat menyesuaikan proses untuk keterlibatan yang lebih tinggi

• Perkenalkan program insentif
• Lakukan survei keterlibatan karyawan secara teratur
• Evaluasi proses untuk menemukan tugas yang tidak perlu yang memperlambat alur kerja dan menghabiskan pendapatan perusahaan Anda
• Tawarkan jadwal kerja fleksibel dan otonomi untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan timeline yang mereka pilih

Tingkatkan kinerja karyawan dengan alat komunikasi yang tepat

CMS intranet harus berfungsi sebagai perpanjangan dari alur kerja perusahaan Anda. Ini harus meningkatkan keterlibatan karyawan, memudahkan menemukan sumber daya, mendorong komunikasi, umpan balik, dan kolaborasi.

Saat memilih CMS intranet, carilah solusi yang memprioritaskan keamanan, menawarkan pencarian bertenaga AI, mudah diperbarui, dan sederhana untuk dipercaya. Pastikan itu dapat diskalakan dengan pertumbuhan organisasi Anda dan minta demo atau mulai tim gratis sebelum berkomitmen pada rencana berbayar.