How to Perform a Root Cause Analysis + Free Template

Bayangkan skenario ini: Anda adalah manajer baru dan akhirnya mendapatkan pekerjaan impian Anda. Lebih baik lagi, Anda mewarisi tim hebat yang selalu menghasilkan setiap bulan. 

Namun, di minggu pertama Anda bekerja, sistem yang Anda kelola mengalami kegagalan terbesar yang pernah dialami perusahaan. Tiba-tiba, pekerjaan impian terasa seperti mimpi terburuk Anda: CEO menanyakan kabar kepada Anda, dan tim Anda bekerja tanpa henti. 

Sekarang setelah semuanya kembali online, apa yang Anda lakukan untuk menunjukkan bahwa Anda adalah pemimpin untuk pekerjaan ini? 

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan semua opsi Anda dan memberikan template analisis akar masalah (RCA) untuk membantu Anda unggul saat Anda menyelidiki, berkomunikasi, dan memimpin.

Apa itu analisis akar masalah? 

Analisis akar masalah adalah proses yang digunakan untuk menemukan asal mula suatu masalah untuk mengidentifikasi solusi terbaik. Anda melihat melampaui masalah atau gejala permukaan ke penyebab mendasar dari masalah tersebut.

Setelah mengidentifikasi masalah, Anda bisa menyarankan tindakan korektif dan langkah proaktif untuk mencegah masalah itu terulang di masa depan.

Analisis akar masalah terbaik:

• Lihat di balik gejala untuk mengidentifikasi penyebab utama 
• Fokus pada bagaimana dan mengapa insiden itu terjadi, bukan pada siapa yang bertanggung jawab
• Fokus pada insiden yang paling sering terjadi, terutama ketika ada banyak gejala dari masalah yang mendasarinya
• Kumpulkan informasi untuk mengidentifikasi penyebab utama dengan jelas
• Buat rencana untuk mencegah penyebab utama terjadi kembali di masa depan
• Gunakan proses yang sederhana, terbukti, dan dapat diulang

Anda dapat memaksimalkan efisiensi Anda dengan template analisis akar masalah. 

Apa yang harus saya sertakan dalam template analisis akar masalah?

Garis Waktu

Bagian ini mencakup:

• Waktu dan tanggal saat peristiwa terjadi
• Deskripsi rinci tentang peristiwa yang terjadi sebelum, selama, dan setelah insiden

Tim yang terlibat dalam metode investigasi

Bagian ini mencakup:

• Tim yang bertanggung jawab untuk menyelidiki masalah atau insiden
• Metodologi pengumpulan data, analisis, dan pelaporan

Penyebab utama atau temuan

Analis atau penyelidik melaporkan temuan mereka dan menjelaskan penyebab utama yang mereka identifikasi.

Tindakan korektif

Bagian ini menguraikan langkah-langkah untuk memperbaiki masalah dan memastikan masalah tersebut tidak terulang kembali. 

Mengapa analisis akar masalah itu penting?

Identifikasi cacat dan penyebab utama

Analisis akar masalah mengungkapkan masalah mendasar dalam sistem, teknologi, atau proses Anda. Ketika menghadapi masalah yang sama secara berulang, RCA mengidentifikasi masalah yang sebenarnya dan membentuk dasar solusi.

Kurangi biaya

Kesalahan yang berulang sangat mahal bagi perusahaan untuk diperbaiki, terutama saat sudah berada dalam proses pengembangan, karena Anda mungkin kehilangan kepercayaan pelanggan. Selain itu, produk cacat berarti pelanggaran kontrak, penarikan produk, atau pengembalian uang. Situasi ini juga mengurangi kepercayaan konsumen terhadap merek Anda, yang berdampak negatif terhadap masa depan perusahaan.

Tingkatkan keselamatan 

Jika Anda bekerja di industri yang kritis terhadap kualitas di mana keselamatan dapat menjadi perbedaan antara gugatan kelas dan tenaga kerja yang bahagia, RCA mengurangi risiko dan jumlah kecelakaan. Dengan lebih sedikit masalah keselamatan di tempat kerja Anda, karyawan merasa lebih aman, dan perekrutan menjadi lebih mudah.

Ciptakan proses yang dapat diulang

Setelah menyelesaikan RCA, Anda akan memiliki proses yang dapat diulang, langkah demi langkah untuk mendiagnosis dan mengurangi masalah lain di masa depan. Penyelesaian masalah yang lebih cepat berarti tim yang lebih produktif.

Fokuskan upaya Anda

Salah satu bagian terbaik dari analisis akar masalah adalah bahwa itu mencegah Anda menyelesaikan terlalu banyak masalah sekaligus. Sebaliknya, Anda berfokus pada penyelesaian dua hingga tiga masalah dalam satu waktu. Ini memastikan bahwa Anda melihat masalah yang paling signifikan dan membangun solusi, perbaikan, atau proses yang akan memiliki dampak terbesar.

Produk masuk pasar lebih cepat

Masalah yang berulang menghambat produksi dan, dalam beberapa kasus, menghentikannya sepenuhnya. Solusi permanen berarti penundaan bukan lagi masalah. Dengan demikian, produk masuk pasar lebih cepat, dan pendapatan meningkat untuk organisasi Anda.

Bagaimana cara melakukan analisis akar masalah?

Diagram Pareto

Diagram Pareto adalah grafik batang yang digabungkan dengan grafik garis yang mengelompokkan distribusi frekuensi untuk menunjukkan signifikansi relatif dari penyebab kegagalan. Ini didasarkan pada Prinsip Pareto, yang menyatakan bahwa “80% efek berasal dari 20% penyebab.”

Pertama, Anda mengidentifikasi masalah-masalah dan penyebabnya. Selanjutnya, Anda memberi skor berdasarkan jumlah kali setiap masalah muncul. Diagram Pareto memudahkan untuk melihat masalah yang paling umum sekilas sehingga Anda dapat memprioritaskan perbaikan untuk dampak maksimum.

5 mengapa

Lima mengapa adalah teknik investigasi yang menggunakan serangkaian pertanyaan untuk menggali lebih dalam ke penyebab yang lebih dalam dari suatu masalah. Anda bertanya mengapa berulang kali sampai Anda mengidentifikasi akar; setiap jawaban atas pertanyaan mengapa menjadi dasar dari mengapa berikutnya. Ini adalah teknik yang sangat baik untuk menyelesaikan masalah mendasar yang tidak memerlukan metode analisis kuantitatif.

Contohnya 

Pernyataan masalah: Tingkat perputaran kami jauh lebih tinggi daripada rata-rata industri.
Mengapa? Karyawan tidak puas.
Mengapa? Wawancara keluar mengungkapkan tema bahwa orang tidak memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.
Mengapa? Proses orientasi penuh dengan celah dan informasi yang usang.
Mengapa? Tidak ada waktu untuk mengaudit proses orientasi.
Mengapa? Saat perusahaan tumbuh selama setahun terakhir, HR kewalahan oleh permintaan layanan karyawan karena kami belum memiliki solusi layanan mandiri untuk karyawan.

‍

Diagram Fishbone

Diagram fishbone berbentuk seperti kerangka ikan. Kepala ikan mewakili masalah, dan setiap “tulang” menandakan subkategori penyebab potensial untuk masalah tersebut.

Gunakan diagram fishbone untuk menganalisis masalah kompleks ketika penyebabnya tidak diketahui. Diagram fishbone juga sering disebut sebagai diagram Ishikawa atau diagram sebab dan akibat. Anda mengelompokkan masalah potensial menjadi subkategori dan menghubungkannya kembali ke masalah utama yang sedang Anda teliti. Ini adalah metode yang sangat baik untuk menghilangkan faktor yang tidak terkait dan mengidentifikasi penyebab utama yang mungkin.

Diagram scatter plot

Diagram scatter plot menggunakan pasangan data untuk memahami hubungan antara dua variabel yang dapat diukur. 

Plot penyebab yang dicurigai (variabel independen) pada sumbu x dan efek (variabel dependen) pada sumbu y. Jika diagram menunjukkan garis atau kurva yang tepat, maka kedua variabel saling berkorelasi. Korelasi tidak selalu menunjukkan sebab tetapi dapat digunakan bersamaan dengan metode lain untuk membantu menunjukkan masalah yang mendasarinya. 

Jika kedua variabel tidak berkorelasi, Anda dapat mengubah variabel independen (sumbu x) dalam pencarian hubungan potensial lainnya.

Anda akan ingin memahami seberapa mungkin korelasi apa pun yang Anda ungkap dapat terjadi secara kebetulan. Alat analisis statistik dapat membantu Anda menghitung p-value dari korelasi untuk membantu menentukan apakah hubungan antara hal-hal ini secara statistik signifikan. Jika iya, itu berarti ada kemungkinan besar bahwa masalah yang Anda identifikasi terkait dengan masalah yang ingin Anda selesaikan.

Analisis mode kegagalan dan efek (FMEA)

FMEA adalah metode yang digunakan selama siklus hidup desain produk untuk mengidentifikasi masalah potensial dan menyelesaikannya.

Dua komponen dalam FMEA adalah:

• Mode kegagalan: Mengidentifikasi semua cara di mana masalah dapat terjadi dalam suatu proses
• Analisis efek: Mengevaluasi penyebab dan konsekuensi dari setiap mode kegagalan

Diagram FMEA menguraikan:

• Potensi cacat desain, penyebab, dan konsekuensi
• Langkah-langkah kontrol saat ini untuk mencegah setiap jenis kegagalan
• Penilaian Keparahan Kejadian dan Deteksi (SOD) untuk menghitung risiko dan menentukan langkah selanjutnya

Six Sigma dan DMAIC 

Six Sigma adalah toolkit untuk perbaikan proses. Ini menjanjikan peningkatan kecepatan siklus sambil mengurangi cacat menjadi kurang dari 3,4 per juta unit atau kejadian. 

Apa itu DMAIC? 

DMAIC adalah proses berbasis data untuk meningkatkan kualitas dan merupakan bagian integral dari inisiatif Six Sigma serta strategi mandiri yang kuat.

Tentukan dan ukur (DM) adalah langkah pertama. Tujuannya di sini adalah untuk memahami perbedaan antara harapan dan hasil.

Analisis (A) adalah tahap kedua. Ini menggunakan data dari langkah-langkah pertama untuk memahami hubungan sebab akibat untuk mencegah masalah terulang.

Implementasi dan kontrol (IM) adalah tahap terakhir. Langkah-langkah ini fokus pada solusi terhadap masalah potensial dan mencakup pemantauan pelaksanaan untuk mencegah masalah terulang.

Tips untuk melakukan analisis akar masalah yang sukses

Bekerja dengan tim

Lebih mudah untuk menganalisis proses dan memikirkan solusi ketika Anda bekerja dengan tim. Selain itu, bekerja dengan tim berfungsi sebagai sistem cek dan keseimbangan karena anggota tim dapat meninjau data satu sama lain.

Untuk mendapatkan hasil terbaik dari tim Anda, gunakan software basis pengetahuan untuk melacak data insiden agar Anda memiliki rekor historis dari informasi terkait RCA Anda.

Kumpulkan informasi yang tepat

RCA Anda tidak efektif jika Anda tidak dapat mengandalkan data yang tersedia. Informasi tentang insiden harus akurat, konsisten, dan komprehensif.

Gunakan perangkat lunak RSA dengan layar entri yang sederhana dan desain formulir yang intuitif untuk mengumpulkan informasi yang benar. Ini juga harus anonim, sehingga karyawan merasa aman saat memberikan informasi.

Lihat lebih jauh dari laporan insiden

Laporan insiden adalah titik awal saat Anda mengidentifikasi peristiwa mana yang akan diselidiki. Namun, penting untuk menggali lebih dalam untuk memahami rangkaian peristiwa yang menyebabkan insiden tersebut. Pemangku kepentingan yang harus diundang untuk diskusi meliputi:

• Karyawan yang akrab dengan sistem dan proses
• Karyawan yang terlibat langsung dalam acara
• Penyelidik RCA yang terlatih atau fasilitator untuk memimpin diskusi

Ajukan pertanyaan

Saat menggunakan teknik 5 mengapa, kembali ke urutan peristiwa yang berkontribusi untuk memahami mengapa setiap insiden terjadi. Kemudian, teruslah bertanya mengapa sampai Anda tidak bisa memecah jawaban lebih lanjut. 

Selanjutnya, sempitkan daftar Anda ke pelaku yang paling mungkin. Anda akan memetakan itu ke dalam diagram sebab dan akibat yang menunjukkan penyebab masalah. Ketika Anda telah mencapai akar penyebab, jawab pertanyaan berikut untuk memeriksa pekerjaan Anda:

• Apakah peristiwa itu akan terjadi tanpa akar penyebab yang diidentifikasi?
• Apakah masalah akan terjadi kembali jika Anda menghilangkan penyebabnya?

Idealnya, Anda harus menjawab "tidak" untuk kedua pertanyaan. Jika tidak, Anda perlu mengajukan lebih banyak pertanyaan untuk mengidentifikasi akar penyebab.

Fokus pada di mana Anda akan memiliki dampak terbesar

Jika Anda tidak memiliki sumber daya untuk menyelesaikan setiap klaim atau insiden, fokuslah pada menyelesaikan masalah yang akan memiliki dampak terbesar. 

Diagram Pareto memberi tahu Anda masalah teratas dan membantu Anda fokus pada penyebab spesifik itu. Buat rencana aksi di sekitar masalah yang signifikan. Rencana aksi harus mencakup:

• Tindakan korektif
• Kapan itu harus terjadi?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan?
• Metrik keberhasilan

Setelah membuat dan melaksanakan rencana aksi Anda, tunggu beberapa bulan untuk membandingkan data insiden. Jika RCA berhasil, Anda seharusnya melihat tren menurun yang signifikan.

Manfaatkan teknologi

Beberapa organisasi kesulitan mengidentifikasi masalah karena proses, alur kerja, dan tumpukan teknologi menyulitkan karyawan untuk mendokumentasikan peristiwa. Sebuah software RCA mendukung analisis akar penyebab yang sukses dengan:

• Menangkap data
• Menganalisis data untuk mengidentifikasi insiden yang paling sering terjadi
• Melacak pelaksanaan dan kemajuan tindakan korektif 

Guru adalah cara yang lebih baik untuk mengelola template IT dan Ops Anda

Sebuah RCA adalah cara yang efektif biaya untuk menyelesaikan masalah pada akar. Ini bahkan lebih efisien untuk menyimpan dokumen Anda dalam prosedur IT dan Ops Anda sehingga Anda tidak perlu menciptakan kembali roda dengan setiap insiden.

Maksimalkan efisiensi Anda dengan template kebijakan dan prosedur IT dan Operasi teratas Guru. Jika Anda tidak memiliki waktu untuk membuat template dari awal, unduh template analisis akar penyebab Guru untuk mempercepat investigasi RCA Anda. Guru juga menghemat waktu Anda sebagai wiki cerdas, seluruh perusahaan yang mendukung otomatisasi tanpa kode dan mengintegrasikan dengan semua perangkat lunak favorit Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan tentang analisis akar penyebab

Bagaimana cara menulis analisis akar penyebab?

• Identifikasi semua kemungkinan penyebab
• Identifikasi akar penyebab
• Bagikan temuan kepada pemangku kepentingan
• Prioritaskan insiden untuk diselesaikan

Dapatkah saya menambahkan rekan untuk mengedit template analisis akar penyebab?

Ya, jika Anda menggunakan alat kolaborasi jarak jauh seperti Guru, Anda dapat menambahkan semua pemangku kepentingan untuk berkolaborasi dalam analisis akar penyebab dan memanfaatkan template untuk menghemat waktu. Perubahan disimpan dan disinkronkan secara real-time di semua perangkat.

Untuk apa saya menggunakan template analisis akar penyebab? 

Gunakan template RCA untuk mencatat informasi tentang:

• Latar belakang insiden
• Faktor-faktor penyumbang
• Temuan yang terkait baik secara langsung maupun tidak langsung dengan akar penyebab
• Tindakan yang diambil untuk mengurangi risiko di masa depan

Apa contoh alat analisis akar penyebab?

Contoh analisis akar penyebab meliputi:

• 5 Mengapa
• Diagram Pareto
• Diagram plot sebar
• Diagram ikan
• Analisis mode kegagalan dan efek