Employee Handbook Template

Trascorri molto tempo e denaro per reclutare i dipendenti giusti. Speri che si adattino rapidamente e abbiano successo. Se non lo fanno, sai che se ne andranno presto e dovrai ripartire da zero per trovare un altro assunto. 

Purtroppo, la maggior parte dei team non prepara i nuovi assunti al successo e alla soddisfazione. Gallup ha scoperto che solo il 12% dei dipendenti era soddisfatto del loro onboarding, e HBR ha riferito che il 23% dei dipendenti lascia prima di raggiungere un anno in un nuovo ruolo. Questo perché un processo di onboarding carente abbassa il morale, il coinvolgimento e la fiducia nei confronti dell'organizzazione.

Alcuni team hanno capito come offrire un'esperienza di onboarding eccezionale, completa di un manuale del dipendente aggiornato. Questo garantisce che i nuovi dipendenti abbiano ciò di cui hanno bisogno per svolgere bene il loro lavoro, riducendo il turnover e costruendo relazioni positive tra i colleghi.

Che tu abbia un manuale del dipendente o che tu debba crearne uno, questo articolo e il modello di manuale del dipendente ti offrono tutto ciò di cui hai bisogno per crearne uno ottimo.

Come scrivere un manuale del dipendente

Invece di costruire il tuo manuale del dipendente da zero, perché non prendere il nostro modello personalizzabile e gratuito e risparmiare del tempo?

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• Passo 1: Decidi dove documentare il tuo. Offrire un'esperienza di onboarding eccezionale inizia con un manuale del dipendente attuale e potente. Dove spesso i team falliscono è che i loro manuali del dipendente diventano rapidamente obsoleti. Assumi un nuovo leader e improvvisamente l'intero libro o PDF è obsoleto. Un intranet per dipendenti come Guru notifica automaticamente i contributori chiave quando le loro sezioni necessitano di aggiornamenti. 
• Passo 2: Pensa in grande alla tua azienda. Dove stai andando? Quale problema sta cercando di risolvere l'azienda per il mondo? La tua missione, visione e valori sono il nucleo della tua azienda e possono aiutare a motivare i nuovi assunti. Riunisci i tuoi leader e assicurati che questi riflettano il perché dietro la tua organizzazione.
• Passo 3: Fai un brainstorming su un indice. Esamina i modelli e gli esempi qui sotto per raccogliere idee per il tuo manuale del dipendente. Raccogli questi in un semplice indice. Da lì, puoi determinare chi sarà responsabile per ciascuna sezione. 
• Passo 4: Coinvolgi le parti interessate. Una volta che hai un elenco di punti chiave da coprire, è il momento di coinvolgere gli esperti. Vorrai documentare cuidadosamente le tue politiche aziendali e dedicare tempo a una revisione legale approfondita. Risparmia tempo assegnando sezioni appropriate, come la storia dell'azienda, la missione e la visione, al Marketing o ad altri team. 
• Passo 5: Raccogli e aggiorna le informazioni aziendali essenziali. Spesso, troppe informazioni aziendali rimangono nella testa delle persone. Assicurati di avere le basi coperte: informazioni sull'azienda, valori, politiche, informazioni sull'onboarding e contatti chiave. Vorrai anche rivedere e apportare gli aggiornamenti richiesti alle politiche aziendali.

• Passo 6: Delinea ciascuna sezione del tuo manuale. Annota le politiche critiche da includere, come anti-molestie, indennità per i lavoratori e divulgazioni legali richieste. Includi le politiche rilevanti per i nuovi assunti, come benefici per i dipendenti, ore di lavoro, PTO, congedo per malattia, dovere di giuria, abuso di sostanze, codice di condotta e altre aspettative. 
• Passo 7: Fornisci al tuo avvocato la copia finale per la revisione. Il tuo avvocato ha bisogno di esaminare questo per assicurarsi che sia appropriato.
• Passo 8: Tieni il manuale aggiornato. Con il passare del tempo, le politiche devono essere aggiornate. Un strumento di condivisione della conoscenza dei dipendenti come Guru che aiuta a organizzare il tuo team ricordando automaticamente alle persone di rivedere ciascuna sezione che hanno redatto, mantiene il tuo manuale del dipendente aggiornato.
  

Cosa è incluso in un manuale del dipendente?

Il tuo manuale del dipendente dovrebbe includere le tue politiche, le aspettative e come gestirai le esigenze dei dipendenti. Devi includere i tuoi obblighi legali come datore di lavoro, compresi i diritti dei dipendenti.

Cosa rende un ottimo manuale del dipendente?

Un ottimo manuale del dipendente dovrebbe coprire ciascuna di queste aree chiave: 

• Storia dell'azienda, cultura, valori e dichiarazione di missione
• Termini di assunzione, inclusi come terminare il rapporto di lavoro
• Politiche sul posto di lavoro, comprese le politiche di sicurezza sul lavoro e di lavoro a distanza
• Il tuo codice di condotta per i dipendenti
• Benefici e compensi, inclusi aumenti, revisioni e opportunità di sviluppo professionale
• Orari di lavoro, PTO, giorni di malattia, permessi medici e politiche sulle vacanze
  

Da lì dovrai considerare le leggi locali, statali e federali per determinare un elenco globale delle aree da coprire. Questo ti darà un punto di partenza per iniziare a scrivere. ‍

Suggerimento del professionista: Non dimenticare di renderlo divertente; dopo tutto, anche i dipendenti sono persone! Il coinvolgimento inizia con le prime impressioni nel tuo manuale del dipendente.

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I manuali del dipendente sono richiesti dalla legge?

I datori di lavoro sono tenuti a condividere alcuni diritti dei dipendenti con i loro dipendenti, ma non esiste una legge che richieda di avere un manuale del dipendente. Molti datori di lavoro scelgono di averne uno e alcuni no.

Cosa non dovresti includere nel tuo manuale del dipendente?

• Gergo e linguaggio legale: Usa una lingua comune per garantire che il tuo manuale del dipendente sia compreso. 
• Processi e procedure aziendali: Questi si aggiornano frequentemente e richiederanno troppi aggiornamenti al tuo manuale.
• Descrizioni dei lavori: Il tuo manuale del dipendente dovrebbe funzionare come un documento di onboarding per tutti i dipendenti, piuttosto che includere descrizioni di lavori individuali.
• Informazioni sui benefici dettagliati: Questi si aggiornano ogni volta che aggiorni i tuoi benefici, fornitori, piani e opzioni di copertura. È meglio fornire un collegamento a ulteriori informazioni sui benefici e fornire un contatto per le domande. ‍
• Restrizioni legalmente vietate: Assicurati che le tue politiche e il tuo manuale del dipendente non violino i diritti dei dipendenti. Ad esempio, il National Labor Relations Act (NLRA) impedisce ai datori di lavoro di impedire ai dipendenti di discutere il salario.

Schema di esempio di un manuale per i dipendenti

Introduzione con un messaggio di benvenuto

• Dichiarazione della missione e della visione dell'organizzazione
• Valori aziendali
• Storia e background dell'azienda
• Dichiarazione di datore di lavoro per le pari opportunità
• Disposizioni di esclusione di responsabilità (diritto del datore di lavoro di modificare le regole senza preavviso, il manuale non crea un contratto e — dove consentito — dichiarazioni di esclusione di responsabilità relative all'impiego a volontà)
• Tipi di definizioni di occupazione
• Scopo del manuale del dipendente
• Panoramica dell'orientamento

Politiche e procedure

• Legge sugli americani con disabilità
• Sicurezza personale
• Molestie sessuali
• Politica sulle droghe e sull'alcol
• Violenza e armi
• Ore di lavoro e presenza
• Pausa e interruzioni
• Straordinario
• Tenere traccia delle ore lavorate
• Registri del personale
• Informazioni e detrazioni retributive
• Ritenute
• Revisioni delle prestazioni
• Promozioni
• Trasferimenti
• Terminazione
• Privacy e sicurezza dei dati
• Aspettative di comunicazione interna
• Utilizzo di dispositivi e tecnologia
• Social media
• Standard di condotta
• Disciplina progressiva
• Processo di uscita

Compensation and benefits

• Ferie
• Vacanze
• Congedo per malattia
• Congedo per disabilità
• Congedo personale
• Congedo per lutto
• Congedo familiare e medico
• Congedo per giuria
• Congedo militare
• Tempo libero retribuito (PTO)
• Assicurazione sanitaria
• Assicurazione sulla vita
• Formazione 
• Programma di Assistenza Educativa
• Altri benefici
• Piani di pensionamento e pensioni
• Indennità per infortuni sul lavoro
• Assicurazione contro la disoccupazione
• Retribuzione per chiamata/report
• Premi di servizio

Responsabilità del dipendente e del datore di lavoro per la sicurezza

• Dichiarazione di impegno dell'azienda
• Procedure di emergenza
• Servizi medici
• Dispositivi di protezione individuale
• Requisiti OSHA: regole di sicurezza, segnalazione degli incidenti

Riepilogo e riconoscimento

• Dichiarazione di riepilogo sull'importanza delle politiche e procedure
• Ricevuta di riconoscimento

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Temi da considerare nel manuale del dipendente

Storia dell'azienda

Storia
Qual è la storia della tua azienda? Se è iniziata con un momento a-ha! o come risultato di un grande fallimento, il tuo team vorrà sapere da dove proviene la tua azienda e come l'organizzazione è arrivata dove si trova oggi.

Missione
Qual è lo scopo della tua azienda? Quale problema risolvi? Per chi? Come? Come team o con i leader del team, vorrà scrivere il “perché” della tua azienda in un modo che coinvolga le persone nella visione dell'azienda e coinvolga ogni dipendente.

Visione
Quale mondo stai aiutando a creare? Come apparirà il mondo in modo diverso mentre cresci? 

Valori
Quali principi aziendali vuoi conservare mentre introduci nuovi membri del team? Molte aziende creano i loro valori in collaborazione con i dipendenti a tutti i livelli. Questo può aiutare a garantire che riflettano chi sei e cosa unisce le persone nel tuo team.

Termini di impiego

Aspettative per la partecipazione al lavoro
Il tuo manuale deve delineare le tue aspettative per la comunicazione riguardo assenze e presenza. Cosa devono fare i dipendenti se devono assente dal lavoro? Che tipo di preavviso devono fornire?

Classificazione: esente vs. non esente
Dovrà definire la differenza tra ruoli esenti e non esenti e considerare come ciascun tipo di dipendente sia gestito diversamente secondo la legge. Potresti anche voler includere definizioni dello stato di dipendente part-time e full-time. 

Politiche aziendali

Privacy e sicurezza dei dati
Ogni dipendente gestisce almeno alcune informazioni riservate o sensibili. Queste possono includere informazioni riservate e proprietarie, segreti di prodotto e commercio e dati personali di dipendenti e clienti. Avrai bisogno di una politica legale conforme e controlli per delineare esattamente a cosa possono accedere i dipendenti, cosa possono fare e quando. Le loro obbligazioni di protezione o cancellazione dei dati devono essere chiaramente delineate. Uno strumento interno knowledge base come Guru aiuta a tenere traccia di chi legge queste informazioni e di eventuali aggiornamenti a essa.

Molestie e non discriminazione
Un ambiente di lavoro sicuro è fondamentale per la conformità, la promozione di relazioni positive e l'assicurazione di produttività. Dovrai documentare chiaramente le tue politiche relative a molestie e violenza sul posto di lavoro e renderle facili da trovare e consultare. Includi definizioni e cosa dovrebbero fare i dipendenti se pensano che si stiano verificando questi problemi.

Salute e sicurezza
Questi sono momenti senza precedenti, e il tuo team deve considerare la salute e la sicurezza sia per i pericoli regolari del posto di lavoro che per la pandemia in corso. Per aggiornare la procedura di programmazione del tuo team per questa nuova normalità, potresti trovare utile la nostra guida alla creazione di un programma di lavoro remoto/ibrido.

Puoi ottenere il nostro modello di manuale per i dipendenti, che include risorse per i dipendenti remoti e ibridi.

Codice di condotta dei dipendenti

Codice di abbigliamento
Non tutte le aziende necessitano di un codice di abbigliamento. Tuttavia, se la tua azienda ne ha uno, hai considerato come renderlo inclusivo per dipendenti di ogni provenienza? Cosa ci si aspetta e un'uniforme sarà fornita dall'azienda o rimborsata?

Sicurezza dei dati e dei dispositivi
Ogni dipendente è responsabile della privacy e della sicurezza dei dati. Che tu fornisca dispositivi o protegga quelli già in possesso dei tuoi dipendenti, assicurati che l'intero team sappia di cosa sono responsabili quando si tratta di gestire i loro dispositivi in modo sicuro. Cosa ci si aspetta dai dipendenti se viaggiano o se un dispositivo viene perso o rubato? Includi considerazioni su quando devono restituire i dispositivi e il processo di uscita.

Etica, conflitti di interesse, nepotismo e relazioni sul posto di lavoro
Come parte della creazione di una azienda in cui le persone vogliono far parte, dovrai considerare politiche etiche per prevenire la tossicità sul posto di lavoro. Come verranno identificati e gestiti i conflitti di interesse e le interazioni potenzialmente dannose tra colleghi?

Ospiti e linee guida per la sicurezza sul posto di lavoro
Quando i visitatori vengono in ufficio, come vengono ricevuti e come vengono mantenuti la salute e la sicurezza? Come verranno protetti i tuoi dipendenti, clienti e clienti da cose come COVID mentre interagiscono con la tua azienda?

Compensazione e opportunità di sviluppo professionale

Informazioni su stipendi e straordinari
Come verranno pagati i dipendenti e dove possono andare con le loro domande sugli stipendi? Chi ha diritto al pagamento degli straordinari e come viene calcolato?

Revisioni delle prestazioni e della compensazione
Quando i dipendenti possono aspettarsi revisioni e come vengono gestite? Con quale frequenza viene revisionata la compensazione e quanto tempo dovrebbero aspettarsi i dipendenti di rimanere nei loro ruoli prima della prima revisione della compensazione?

Opportunità di formazione e sviluppo professionale
I dipendenti rimangono dove crescono e si sentono valorizzati. Come offri ai dipendenti opportunità di istruzione continua? In Guru, forniamo un budget per lo sviluppo professionale per ogni dipendente dopo tre mesi, e cresce notevolmente dopo il primo anno del dipendente. Il tuo manuale per i dipendenti può delineare come funziona, quale livello di formazione o rimborso è disponibile e come la permanenza dei dipendenti influisce su questo vantaggio.

Salute e benessere dei dipendenti
Vorrai condividere una panoramica delle opzioni, informazioni sull'iscrizione aperta e qualsiasi programma speciale di benessere, come sconti sulle prescrizioni o consulenza per il benessere gratuita, che potresti avere. Quando i dipendenti devono prendere congedo, faranno molto affidamento su questa documentazione per aiutarli a orientarsi, quindi dovrai includere dettagli sulle tue politiche FMLA (Family and Medical Leave Act) e COBRA.

Assicurazione vita
Se fornirai l'assicurazione vita, come funziona? Vorrai includere un'overview della copertura e informazioni su iscrizione e contatto/i. 
Lavoro remoto
La tua squadra ha una politica di lavoro remoto che trattiene i vostri migliori talenti? Se no, la nostra guida al lavoro remoto aiuta a iniziare.

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Spese e rimborso
Qual è la tua politica e procedura per coloro che hanno una carta aziendale? E per coloro che non ce l'hanno? Quali spese sono ammissibili e c'è una scadenza per sottoporle insieme alle ricevute?

Viaggi, veicoli e parcheggio
Fornite un rimborso massimo per diem (giornaliero) per le spese del dipendente durante i viaggi? Puoi spiegare le aspettative per i dipendenti che usano un veicolo aziendale, quali spese paga l'organizzazione, come gestire i servizi e gli incidenti e come l'organizzazione pagherà o rimborserà i costi ammissibili. 

Attrezzature aziendali
La tua politica sulla gestione delle attrezzature aziendali e cosa fare quando qualcosa viene perso, rotto o rubato aiuta i dipendenti a prendersi cura dell'hardware in linea con le tue aspettative.

Altri vantaggi e benefici
Non dimenticare di includere quegli extra interessanti come consulenza legale gratuita, assicurazione per animali domestici, sconti per palestre e viaggi e abbonamenti a e-book qui in modo che le persone possano approfittarne. 

Politica di assunzione e referral
Fornite incentivi ai dipendenti per condividere le vostre offerte di lavoro? Come fai ad andare oltre l'impatto anti-diverso non intenzionato che queste politiche possono accidentalmente creare esplorando modalità per mantenere il tuo programma di referral inclusivo?

Indennità per infortuni sul lavoro e benefici legalmente richiesti
Assicurati di condividere chiaramente cosa succede quando i lavoratori si infortunano sul lavoro. Dovrai anche considerare normative locali, statali e federali per garantire che coprano ogni requisito legale per i benefici. 

Vacanze, malattia e PTO

Programmi di lavoro in presenza, remoti e ibridi
La tua squadra ha aggiornato la politica di programmazione per la nuova normalità? Potresti trovare utile la nostra guida alla creazione di un programma di lavoro ibrido per creare nuove procedure che funzionino per il tuo team. 

Politica PTO e vacanze
La tua azienda offre un tempo libero pagato illimitato e giorni di malattia? Ricerche di MammothHR suggeriscono che i dipendenti con PTO illimitato, in media, prendono poco o niente più tempo libero rispetto a quelli con un numero limitato di giorni. I dipendenti devono fornire un preavviso per le vacanze di una certa lunghezza? Dove possono sottomettere queste richieste e chi le approva?

Giorni di malattia
Nel mondo di oggi, tutti noi dobbiamo rimanere a casa quando non ci sentiamo bene. Qui condividerai il tuo approccio alla copertura dei turni dei dipendenti, le aspettative per la comunicazione di malattia e le politiche e procedure COVID della tua azienda. Vorrai garantire che rimangano allineate con le linee guida locali e i requisiti legali. I tuoi dipendenti hanno anche bisogno di sapere quanti giorni di malattia retribuiti possono prendere. Come gestisci situazioni in cui c'è una malattia a lungo termine?

Congedo di lutto
Se un dipendente perde una persona cara, avrà bisogno di un chiaro riferimento su come prendere congedo per il lutto. Considera i requisiti legali e come puoi aiutare a promuovere una relazione manageriale positiva e premurosa durante questo momento difficile.

Servizio di giuria ed elezioni
Assicurati di soddisfare i requisiti legali rivedendo le tue politiche e spiegando come funzionano i giorni di giuria e le elezioni. 

Ferie
Quali festività copre la tua azienda? È tempo libero retribuito o non retribuito? ‍

Congedo parentale e per famiglie retribuito
Con la FMLA (Family and Medical Leave Act) e altri requisiti legali federali, statali e locali, vorrai delineare chiaramente come funzionano il congedo parentale e familiare.

Fine dell'impiego

Azioni disciplinari e piani di miglioramento delle prestazioni (PIP)
I tuoi manager e dipendenti avranno bisogno di aspettative chiare delineate qui per gestire la documentazione, i piani di miglioramento delle prestazioni e le conseguenze di un mancato miglioramento delle prestazioni.

Dimissioni
Quando è ora che una persona del team vada oltre, come ti comunica? Potresti voler ribadire qui i limiti di eventuali benefici temporizzati, come le azioni che maturano dopo il primo anno di un dipendente.

Risoluzione dell'impiego
Le leggi federali, statali e locali hanno requisiti importanti da considerare per manager, HR e supervisori. Dovrai garantire che tutti i membri del team che aiutano a gestire l'uscita siano a conoscenza di questo e abbiano una politica passo-passo da consultare. Nel frattempo, nel tuo manuale per i dipendenti, considera come condividere al meglio cosa accade quando l'impiego termina. Alcuni o tutti i dipendenti ricevono un'indennità di buonuscita, un pagamento di PTO e/o tempo di malattia, e possono continuare a utilizzare i saldi HSA e FSA dopo la risoluzione? 

Sezione finale

Lasciare un'impressione positiva e duratura
Insieme alla lettera di offerta e alla lista di controllo per l'onboarding, il tuo manuale per i dipendenti lascia un'impressione duratura sui tuoi nuovi assunti. Se le loro esigenze sono ben soddisfatte da queste prime esperienze di onboarding, la retention, il coinvolgimento e la soddisfazione seguiranno.

Modello gratuito di manuale per i dipendenti

Invece di ricreare la ruota, dovresti rubare il nostro modello personalizzabile. Guru assicura che il tuo rimanga sempre aggiornato e facile da trovare.

Come utilizzare il nostro modello gratuito di manuale per i dipendenti

Come questo modello di manuale per i dipendenti può aiutare il tuo team con:

• Onboarding: Condividi questo manuale per i dipendenti con i nuovi assunti quando arrivano per la prima volta e assicurati che abbiano le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare nella tua azienda. Scopri di più su come creare un processo di onboarding dei dipendenti efficiente.
• HR e Operations sulle Persone: Invia aggiornamenti e annunci alla squadra su nuove politiche o procedure che aggiungi al manuale dei dipendenti.‍
• Lavoro ibrido e remoto: La nostra guida e modello ti aiutano a creare un manuale dei dipendenti che funzioni per la tua squadra in questo nuovo normale.

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Esempi di manuale dei dipendenti

Un manuale dei dipendenti delineano politiche e procedure, presentando il tuo team a chi sei e come operi come azienda. È una parte fondamentale del processo di onboarding di ogni dipendente.

In Guru, utilizziamo il nostro manuale dei dipendenti per codificare i principi per cui ci battiamo come team e fornire alcune indicazioni su politiche, linee guida sul luogo di lavoro e informazioni di contatto per il team delle persone nel caso qualcuno abbia bisogno di ulteriori informazioni. Poiché i nostri valori aziendali includono non prenderci troppo sul serio, manteniamo le cose con i piedi per terra e divertenti. 

Consigli pratici per gestire il tuo manuale dei dipendenti senza stress

Questo modello di manuale dei dipendenti funziona meglio in Guru, che: 

• Rende facile trovare e accedere
• Ti dà tutto ciò di cui hai bisogno per il tuo intero elenco di controllo per l'onboarding come una soluzione di onboarding dei dipendenti efficace
• Garantisce che il tuo manuale rimanga verificato da esperti e aggiornato frequentemente in modo che l'intera organizzazione riceva le informazioni più recenti senza che tu debba tenere la mano ai membri del team per apportare aggiornamenti
• Ti consente di inviare annunci ai nuovi assunti in modo che siano certi di leggere il manuale‍
• Traccia chi ha letto il tuo manuale dei dipendenti e eventuali aggiornamenti