Choosing an Intranet CMS? 11 Most Critical Features

Il tuo intranet aziendale è il fulcro centrale per la comunicazione interna e l'onboarding. L'intranet che scegli ha un impatto sulla produttività e sulla collaborazione in tutta l'organizzazione. Influenza anche l'esperienza complessiva dei dipendenti, dalla motivazione al coinvolgimento.

Spiega perché il 57% delle comunicazioni interne e del personale HR è sotto pressione per sviluppare un approccio più unificato al coinvolgimento dei dipendenti. 

Purtroppo, non molti hanno avuto successo. Secondo Gallup, il 74% dei dipendenti si sente escluso dalle comunicazioni aziendali. HBR riporta anche che il 23% dei dipendenti lascia prima del loro primo anniversario di lavoro. C'è un collegamento diretto tra un processo di onboarding scarso e la insoddisfazione dei dipendenti.

Il giusto CMS intranet snellisce sia il processo di onboarding che le comunicazioni interne, il che può risparmiare fino a 17 ore a settimana e $420.000 all'anno. 

Con l'articolo e i modelli qui sotto, imparerai a scegliere un CMS intranet aziendale che semplifichi la comunicazione, renda più facile la collaborazione e aumenti il coinvolgimento dei dipendenti. Avvia i tuoi processi e la documentazione del CMS intranet con i modelli aziendali gratuiti qui sotto.

Che cos'è un intranet?

Un intranet è una rete privata all'interno di un'organizzazione progettata per la comunicazione, la condivisione di informazioni e la socializzazione. I dipendenti usano l'intranet per trovare informazioni, gestire il flusso di lavoro e comunicare internamente.

Il software intranet aiuta le organizzazioni a condividere informazioni su una base di necessità. In questo modo, i dipendenti ricevono solo notifiche per notizie o compiti che sono rilevanti per loro invece di essere distratti dalle email. 

Invece di mantenere documenti fisici come manuali procedurali e documentazione dei processi, la tua azienda risparmia denaro sulla stampa, sulla duplicazione dei documenti e sui costi generali memorizzando tutto sull'intranet.

Che cos'è un CMS intranet?

Un CMS intranet è un sistema di gestione dei contenuti che si integra con il tuo intranet aziendale per semplificare la creazione e la gestione dei contenuti digitali. Determina come le informazioni vengono indicizzate, ricercate o pubblicate all'interno della tua azienda.

Con un CMS intranet, non hai bisogno di più strumenti personalizzati per condividere documenti o monitorare il progresso del progetto. Invece, tutte le tue app e comunicazioni sono unificate sotto una piattaforma centrale e gestite in modo efficiente nel tuo ecosistema intranet.

Come scelgo un software CMS intranet? 11 elementi essenziali

1. Sicurezza

Con un tentativo di hacking che avviene ogni 39 secondi, la sicurezza dell'intranet della tua azienda è fondamentale. 

Guru è costruito da zero con la sicurezza come priorità. Le funzionalità di sicurezza in Guru includono:

• SOC 2 Tipo 2
• Conforme al PCI
• SSO basato su SAML
• Whitelist IP
• Crittografia dei dati in transito e a riposo
• Pronto per il GDPR

Per assicurarti di ottenere la migliore sicurezza, Guru assume annualmente un'azienda indipendente per condurre un audit di sicurezza che copre la riservatezza e i criteri di fiducia nella privacy oltre ai criteri comuni.

2. Facilità d'uso

Il tasso di adozione è una misura di successo per un CMS intranet. Offre un'esperienza utente senza problemi che richiede una formazione minima? È facile per i dipendenti creare contenuti e interagire con la piattaforma?

I dipendenti sono propensi a evitare il portale se lo trovano difficile da usare, il che annulla lo scopo della sua creazione. 

L'intranet deve essere intuitiva per consentire a chiunque, dai nuovi assunti ai manager, di navigare facilmente nel sistema.

Quando le tue applicazioni interne sono facili da usare, si sposta parte del peso della responsabilità dall'IT e si risparmia tempo ad insegnare ai dipendenti come utilizzare il tuo intranet.

3. Compatibilità con i tuoi dispositivi

Nell'era attuale del lavoro remoto, i dipendenti non sono più vincolati ai loro PC. In effetti, il 60% dei dipendenti utilizza app mobili per compiti lavorativi. Gli intranet devono essere compatibili con tablet, telefoni e desktop.

Guru offre app mobili disponibili per dispositivi iOS e Android. Puoi anche effettuare il login con un nome utente e una password o SSO se il tuo team lo utilizza. 

4. Comunicazione e coinvolgimento sociale

È più facile per i dipendenti sentirsi coinvolti quando il tuo intranet include funzionalità per apprezzare, condividere, valutare e commentare i contenuti.

Dove gli intranet tradizionali sono andati in estinzione perché sono diventati discariche di informazioni obsolete, gli intranet moderni si impegnano con strumenti sociali che includono messaggistica istantanea, videoconferenze, sondaggi, discussioni e altro ancora.

Dovrebbe essere facile per i dipendenti creare contenuti, connettersi con colleghi al di fuori del proprio dipartimento, collaborare a progetti intra-departmentali e unirsi a gruppi di interesse all'interno dell'organizzazione.

Ad esempio, il Slackbot di Guru consente di catturare la conoscenza creata all'interno delle conversazioni di Slack del tuo team ogni giorno. Scopri di più su l'integrazione di Guru con Slack.

Con l'integrazione di Microsoft Teams di Guru, il tuo team può accedere e condividere informazioni verificate mentre chatta e collabora con altri membri del team. Scopri di più su l'integrazione di Guru con Microsoft Teams.

I dipendenti possono anche commentare sulle schede di Guru se hanno ulteriori domande e gli autori delle schede possono rispondere per avviare una conversazione a thread nella sezione commenti per facilitare la visione delle conversazioni in corso

5. Opzione di ricerca robusta

Una funzione di ricerca intuitiva rende facile e veloce trovare informazioni. Il miglior CMS fa risparmiare tempo, riduce le frustrazioni, aumenta la produttività e aiuta i dipendenti a trovare i risultati giusti. Il tuo CMS preferito dovrebbe anche essere ricercabile attraverso risultati indicizzati su più formati di file e app all'interno della tua organizzazione. Scopri come utilizzare Guru per cercare informazioni attraverso le app integrate.

6. Integrazione con app di lavoro remoto

Secondo findstack, il 16% di tutte le aziende globali è 100% remoto e il 77% dei lavoratori remoti è più produttivo quando lavora da casa.

Sebbene il lavoro remoto sia aumentato negli ultimi anni, la pandemia ha costretto la maggior parte delle aziende ad unirsi alla tendenza. Se i dipendenti devono rimanere produttivi, è importante che il tuo intranet sia favorevole al remote work e si integri con altre app.

Guru si integra con gli strumenti che già utilizzi nel tuo flusso di lavoro. Alcune delle app remote con cui Guru si integra includono:

• Gmail
• Intercom
• Salesforce
• Zendesk
• Slack
• Microsoft Teams
• Zapier
• Workato
• Okta

7. Controllo delle versioni, riconoscimento della lettura e permessi

Niente è peggio che scoprire di aver cancellato un documento aziendale importante. Quando il tuo CMS ospita documenti sensibili come documentazione dei processi, documenti di conformità o documenti legali, ci sono conseguenze ancora più gravi.

Controllare chi può modificare o approvare contenuti riduce il rischio di editing non autorizzato e assicura che il contenuto che pubblichi sia la singola fonte di verità.

Il motore di verifica di Guru garantisce che gli esperti all'interno della tua organizzazione forniscano sempre ai tuoi team contenuti affidabili, attuali, accurati e coerenti.

Sebbene chiunque possa creare schede in Guru, devono selezionare un Verificatore per verificare l'accuratezza della scheda e scegliere la frequenza per confermare l'accuratezza della scheda.

Quando una scheda viene verificata, vedrai l'indicatore di fiducia in alto a sinistra di ogni scheda.

8. Analisi per migliorare il processo decisionale

L'analisi ti offre un'idea di come il tuo team sta usando l'intranet, cosa funziona e cosa deve essere migliorato. I dati del tuo cruscotto di analisi possono includere quanto segue:

• Contenuto che genera il maggior coinvolgimento
• Contenuto obsoleto 
• Intenzione di ricerca non soddisfatta (lacune nel contenuto da colmare)
• Gli utenti più attivi sull'intranet
• Gli utenti meno attivi sull'intranet (potrebbero aver bisogno di supporto o formazione)

Questi approfondimenti possono migliorare il tuo processo decisionale e aiutare il tuo intranet a restituire suggerimenti più personalizzati. I dati sono anche utili quando è ora di giustificare l'investimento nel CMS intranet.

Se il tuo team utilizza l'AI Suggest di Guru, puoi visualizzare e accedere a metriche di utilizzo nel cruscotto di analisi delle prestazioni. 

L'analisi delle prestazioni mostra come il tuo team utilizza le schede suggerite dall'AI. L'analisi rivela anche quali app i dipendenti stanno utilizzando per le schede suggerite e quale contenuto è più utile. Altri parametri includono:

• Il volume totale di interazioni su tutti gli strumenti dove AI Suggest è attivato
• Utilizzo di Guru per canale per capire quali strumenti il tuo team utilizza di più
• Utilizzo di Guru nelle conversazioni di supporto
• Contenuto più impattante su ciascun strumento

9. Formato multicontenuto

Viviamo in un mondo ricco di contenuti visivi. Il contenuto solo testuale non è più sufficiente. Secondo Venngage, i contenuti visivi aumentano l'interesse in un contenuto fino all'80%.

Il tuo intranet dovrebbe essere in grado di incorporare video, audio, sondaggi, infografiche, post sui social media e altri formati di contenuto, e i dipendenti dovrebbero poter creare contenuti senza esperienza di programmazione. 

10. Funzione di sondaggio per il feedback

I dipendenti che si sentono ascoltati nel loro ruolo sono quasi 5 volte più propensi a dare il massimo. È interessante notare che i professionisti delle risorse umane che hanno implementato una funzione di feedback hanno registrato un miglioramento delle prestazioni del 24% nell'intera forza lavoro.

Quasi tutti i dipendenti a tutti i livelli preferiscono ricevere feedback regolarmente perché aiuta a costruire fiducia, sentirsi valorizzati e meno stressati.

Man mano che le migliori pratiche per la realizzazione dei ruoli lavorativi evolvono, un feedback continuo assicura che le informazioni fluiscano dall'alto verso il basso e che i dipendenti utilizzino sempre tecniche di settore all'avanguardia per svolgere le funzioni lavorative.

Alcuni vantaggi di scegliere un CMS intranet che include integrazioni per feedback e sondaggi includono la possibilità di:

• Raccogliere dati per comprendere la motivazione dei dipendenti
• Scopri problemi che dovrebbero essere affrontati immediatamente
• Dai ai dipendenti una voce da ascoltare e per farli sentire come se le loro opinioni siano importanti per la direzione
• Incoraggia una cultura di lavoro aperto, condivisione delle conoscenze e collaborazione tra i membri del team

11. Targeting

I tuoi dipendenti sono sopraffatti dalle informazioni. Dalle notifiche di notizie ai feed dei social media, e a tonnellate di email che aspettano nella loro casella di posta quando si svegliano, diventa rapidamente opprimente.

È importante scegliere un CMS intranet che ti permetta di inviare contenuti mirati al tuo team. I dipendenti dovrebbero avere feed di attività personalizzati che mostri solo informazioni rilevanti per loro. Il contenuto dovrebbe essere mirato in base al dipartimento e ai progetti attuali su cui il dipendente sta lavorando.

Il targeting migliora anche il coinvolgimento poiché i dipendenti vedono solo contenuti che trovano interessanti. Le opzioni di targeting da cercare includono:

• Posizione
• Ruoli lavorativi
• Interesse personale

Ad esempio, se pubblichi contenuti per il tuo team di marketing, il resto dei tuoi dipendenti non ha bisogno di essere avvisato. Questa funzione crea un'esperienza priva di clutter per gli utenti.

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Caso d'uso per un CMS intranet

Portale dipendenti

Il portale dipendenti è uno dei casi d'uso più comuni del CMS intranet. Fornisce una piattaforma per i dipendenti per rimanere aggiornati e connessi all'interno di un'organizzazione.

Il portale contiene informazioni come:

• Stipendio
• Benefici del personale
• Calendari
• Informazioni di contatto per il personale organizzativo chiave e altro ancora

Il portale dipendenti ospita anche la tua base di conoscenze interna e funge da database per i documenti aziendali. A seconda dell'attività, il portale dipendenti può anche fungere da hub per i social network e l'interazione.

Potresti trovare utile il nostro Modello di Manuale per i Dipendenti per avviare il tuo.

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Condivisione delle conoscenze 

I dipendenti sprecano un giorno lavorativo a settimana cercando informazioni per svolgere il loro lavoro efficacemente. Tuttavia, puoi risparmiare tra 2 milioni e 200 milioni di dollari con un sistema interno di condivisione delle conoscenze. 

La principale ragione delle lacune nella conoscenza è che i dipendenti trattengono la conoscenza e la perdita di produttività a causa delle lacune nella conoscenza ostacola l'efficienza complessiva. 

I CMS intranet facilitano la condivisione delle conoscenze diventando un repository per la documentazione dei processi, aggiornamenti del settore e innovazioni. I manager non devono entrare nel panico quando assumono nuovi dipendenti poiché la conoscenza di cui hanno bisogno per diventare produttivi è già disponibile.

Le soluzioni moderne di CMS intranet come Guru includono anche funzionalità per i dipendenti per commentare un documento di processo esistente o porre domande su un compito che non comprendono. Gli esperti all'interno del tuo dipartimento riceveranno una notifica per fornire risposte.

Il nostro Modello di Procedura Operativa Standard e Processi Interni  può aiutarti a far partire la tua documentazione.

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Comunicazioni interne

La comunicazione interna è il fondamento di qualsiasi organizzazione. È l'unico modo per mantenere i dipendenti informati con le conoscenze di cui hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro. La comunicazione interna crea anche un canale aperto di comunicazione tra la direzione e i dipendenti. 

Perché è importante? Beh, quando i membri del tuo team sono incoraggiati a presentare idee e opinioni, sono attivamente coinvolti e motivati a presentarsi come i loro migliori sé ogni giorno.

Impostare questo tipo di conversazione è facile con un intranet. Ti consente di sostituire lunghe riunioni noiose con una piattaforma in cui i dipendenti possono condividere idee e collaborare più velocemente, anche quando lavorano a distanza. 

Ecco come Noom condivide aggiornamenti interni.

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Onboarding dei dipendenti

Uno su cinque nuovi assunti non raccomanderebbe un'azienda a causa di un processo di onboarding scadente. Al contrario, la ricerca di Glassdoor ha scoperto che i dipendenti che hanno avuto un'esperienza di onboarding altamente efficace erano 18 volte più propensi a rimanere nella loro organizzazione.

L'onboarding dei dipendenti è il processo mediante il quale i nuovi assunti acquisiscono le competenze e le conoscenze di cui hanno bisogno per diventare membri produttivi di un'organizzazione. Fatto correttamente, riduce il turnover, costruisce fedeltà nei dipendenti e incoraggia i nuovi assunti a restare per almeno tre anni.

Con un CMS intranet, tutto ciò di cui ha bisogno un nuovo assunto è già online, dai documenti HR ai moduli per la busta paga, ai checklist di onboarding e ai manuali di formazione. Quando rinunci a un onboarding manuale che sembra opprimente e crei un'esperienza di onboarding autonoma, permetti ai tuoi nuovi assunti di adattarsi al loro ritmo. 

Utilizzando le analisi intranet, puoi anche monitorare i progressi dei nuovi dipendenti per vedere quali contenuti continuano a cercare, quanto lontano sono andati nel processo di onboarding e le ricerche che fanno senza risultati, in modo da poter chiudere rapidamente le lacune di conoscenza.

Il nostro 10+ checklist gratuite per l'onboarding dei dipendenti possono aiutarti a iniziare.

Portale di gestione

Un CMS intranet offre ai manager e agli esecutivi una visione a 360 gradi delle attività e dei processi che avvengono all'interno dell'organizzazione in tempo reale. Gli intranet moderni consolidano anche più flussi di lavoro e feed personalizzati che impediscono ai manager di dover utilizzare sistemi separati per gestire i flussi di lavoro.

Collaborazione

La collaborazione e la comunicazione vanno di pari passo. La ricerca di Deloitte mostra che le aziende che danno priorità alla collaborazione sono più propense a superare i loro concorrenti e a essere più redditizie.

Una piattaforma intranet facilita la collaborazione tra i dipendenti e i dipartimenti integrando strumenti sociali e spazi di lavoro. Con piattaforme integrate come Slack, i team possono comunicare istantaneamente, ricevere feedback più velocemente e ridurre le email interne.

Mentre esplori come migliorare il collegamento, la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti nel 2021 e oltre, questo Modello di Risorse per il Lavoro Remoto può aiutarti a iniziare.

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Qual è la differenza tra intranet ed extranet?‍

Tuttavia, gli intranet e gli extranet condividono alcune somiglianze. Entrambi sono repository centrali che consentono alle organizzazioni di memorizzare e condividere informazioni in un unico luogo. Promuovono anche la collaborazione tra forze lavoro distribuite, partner e clienti con l'obiettivo di aumentare la produttività.

Quali sono i benefici aziendali dell'utilizzo di un intranet?

Aiuta i dipendenti a trovare informazioni più rapidamente 

Le email sono distraenti. Il dipendente medio controlla la propria email ogni 37 minuti. La distrazione porta a una perdita di produttività che richiede in media 23 minuti e 15 secondi per tornare in carreggiata.

Puoi eliminare le distrazioni condividendo informazioni dove i tuoi dipendenti già lavorano. Meno tempo sprecato significa più produttività e tempo trascorso in attività generatrici di fatturato.

Rafforza i valori del marchio

Ecco alcuni modi in cui puoi utilizzare un intranet aziendale per rafforzare i valori del marchio:

• Riconosci pubblicamente i dipendenti che incarnano i valori della tua azienda 
• Condividi contenuti sui valori del marchio con i tuoi dipendenti
• Organizza eventi sociali virtuali per promuovere un ambiente inclusivo e solidale
• Raccogli feedback dai dipendenti per sapere se la tua azienda vive i suoi valori
• Invia messaggi di incoraggiamento ai dipendenti nel tuo intranet che si allineano con la cultura della tua azienda
• Incoraggia i membri del team a condividere storie di successo e vittorie

Migliora il coinvolgimento dei dipendenti

Il 63% dei datori di lavoro afferma che è più difficile trattenere i dipendenti esistenti piuttosto che assumerne di nuovi. Una delle principali ragioni per cui i dipendenti se ne vanno è che non sono motivati a lavorare e sono infelici nel loro ambiente di lavoro.

Al contrario, le aziende con un alto coinvolgimento dei dipendenti sono 21% più redditizie. Mantenere i tuoi dipendenti coinvolti assicura che siano più produttivi e più felici nei loro ruoli. 

Alcuni modi per utilizzare gli intranet per aumentare il coinvolgimento includono:

• Rafforza il tuo processo di onboarding per far partire i dipendenti con il piede giusto
• Utilizza modelli predefiniti e editor ricchi di funzionalità che rendono facile creare contenuti coinvolgenti
• Forma i dipendenti per comprendere i tuoi valori fondamentali e cosa ci si aspetta da ciascun individuo
• Crea un processo di condivisione del feedback a due vie tra manager e membri del team e viceversa 

• Maggiore feedback significa che i dipendenti possono migliorare nelle aree di debolezza e i manager possono adattare i processi per un maggiore coinvolgimento

• Introdurre un programma di incentivi
• Condurre regolari sondaggi di coinvolgimento dei dipendenti
• Valutare i processi per trovare compiti non necessari che rallentano il flusso di lavoro e costano alla tua azienda ricavi
• Offrire orari di lavoro flessibili e autonomia per completare i compiti nei tempi preferiti

Migliora le prestazioni dei dipendenti con gli strumenti di comunicazione giusti

Un CMS intranet dovrebbe funzionare come un'estensione del flusso di lavoro della tua azienda. Dovrebbe aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, semplificare la ricerca delle risorse, incoraggiare la comunicazione, il feedback e la collaborazione.

Quando sceglierai un CMS intranet cerca soluzioni che prioritizzano la sicurezza, offrono una ricerca potenziata da AI, sono facilmente aggiornabili e semplici da fidarsi. Assicurati che sia scalabile con la crescita della tua organizzazione e chiedi una demo o inizia un team gratuito prima di impegnarti in un piano a pagamento.