How to Perform a Root Cause Analysis + Free Template

Immagina questo scenario: sei un nuovo manager e finalmente hai ottenuto il lavoro dei tuoi sogni. Ancora meglio, hai ereditato un ottimo team che fornisce risultati ogni mese. 

Poi, nella tua prima settimana di lavoro, i sistemi che gestisci subiscono il più grande fallimento che l'azienda abbia mai visto. All'improvviso, il lavoro dei sogni sembra il tuo incubo peggiore: il CEO la guarda aspettando aggiornamenti, e il tuo team sta lavorando giorno e notte. 

Adesso che tutto è tornato online, cosa fai per dimostrare di essere il leader adatto per questo lavoro? 

In questa guida, spiegheremo tutte le tue opzioni e forniremo modelli di analisi delle cause radici (RCA) per aiutarti a eccellere mentre investigi, comunichi e guidi.

Che cos'è un'analisi delle cause radici? 

Un'analisi delle cause radici è un processo utilizzato per trovare l'origine di un problema per identificare le migliori soluzioni. Guardi oltre i problemi superficiali o i sintomi fino alla causa sottostante del problema.

Dopo aver identificato il problema, puoi suggerire azioni correttive e misure proattive per prevenire che il problema si ripresenti in futuro.

Le migliori analisi delle cause radici:

• Guarda oltre i sintomi per identificare la causa principale 
• Concentrati su come e perché è avvenuto l'incidente, invece di chi è responsabile
• Concentrati sugli incidenti più ricorrenti, specialmente quando ci sono molti sintomi del problema sottostante
• Raccogli informazioni per identificare chiaramente la causa radice
• Crea un piano per prevenire la ricorrenza della causa radice in futuro
• Utilizza un processo semplice, comprovato e ripetibile

Puoi massimizzare la tua efficienza con un modello di analisi delle cause radici. 

Cosa devo includere in un modello di analisi delle cause radici?

Cronologia

Questa sezione include:

• Il tempo e la data in cui si sono verificati gli eventi
• Una descrizione dettagliata degli eventi che si sono verificati prima, durante e dopo l'incidente

Team coinvolti nel metodo di indagine

Questa sezione include:

• Il team responsabile dell'indagine del problema o dell'incidente
• La metodologia per la raccolta, analisi e reporting dei dati

Causa radice o risultati

Gli analisti o gli investigatori riportano le loro scoperte e descrivono la/e causa/e radice che hanno identificato.

Azione correttiva

Questa sezione delinea i passaggi per correggere il problema e garantire che non si ripeta. 

Perché l'analisi delle cause radici è importante?

Identificare difetti e cause principali

Un'analisi delle cause radici rivela problemi fondamentali nei tuoi sistemi, tecnologie o processi. Di fronte agli stessi problemi ripetutamente, un RCA identifica il vero problema e costituisce la base per la soluzione.

Ridurre i costi

Errori ripetuti sono costosi per le aziende da risolvere, specialmente più avanti nel processo di sviluppo, poiché potresti perdere la fiducia dei tuoi clienti. Inoltre, prodotti difettosi significano violazioni di contratto, richieste di richiamo di prodotti o rimborsi. Queste situazioni riducono anche la fiducia dei consumatori nel tuo marchio, il che influisce negativamente sul futuro dell'azienda.

Migliorare la sicurezza 

Se lavori in un'industria critica per la qualità dove la sicurezza potrebbe fare la differenza tra una causa legale collettiva e un personale soddisfatto, un RCA riduce i rischi e il numero di incidenti. Con meno problemi di sicurezza nel tuo posto di lavoro, i dipendenti si sentono più al sicuro e il reclutamento diventa più semplice.

Crea un processo ripetibile

Dopo aver completato un RCA, avrai un processo ripetibile, passo dopo passo per diagnosticare e mitigare altri problemi in futuro. Una risoluzione più veloce dei problemi significa un team più produttivo.

Concentrati sui tuoi sforzi

Una delle migliori parti di un'analisi delle cause radici è che ti impedisce di risolvere troppi problemi tutti in una volta. Invece, ti concentri sulla risoluzione di due o tre problemi alla volta. Assicura che tu guardi ai problemi più significativi e costruisca soluzioni, riparazioni o processi che avranno il maggiore impatto.

I prodotti arrivano sul mercato più velocemente

Problemi ripetuti ostacolano la produzione e, in alcuni casi, la fermano completamente. Una soluzione permanente significa che i ritardi smettono di essere un problema. Pertanto, i prodotti arrivano sul mercato più velocemente e i ricavi aumentano per la tua organizzazione.

Come condurre un'analisi delle cause radici?

Grafico di Pareto

Un grafico di Pareto è un grafico a barre combinato con un grafico a linee che raggruppa la distribuzione della frequenza per mostrare l'importanza relativa delle cause di fallimento. Si basa sul Principio di Pareto, che afferma che "l'80% degli effetti proviene dal 20% delle cause."

Per prima cosa, identificare i problemi e le loro cause. Quindi, assegnali in base al numero di volte che ciascuno si verifica. Un grafico di Pareto rende facile vedere a colpo d'occhio i problemi più comuni, in modo da poter dare priorità ai miglioramenti per un impatto massimo.

5 perché

I 5 perché sono una tecnica di indagine che utilizza una serie di domande per approfondire le cause più profonde di un problema. Chiedi perché ripetutamente finché non identifichi la causa radice; ogni risposta alla domanda perché diventa la base del successivo perché. È un'eccellente tecnica per risolvere problemi rudimentali che non richiedono metodi analitici quantitativi.

Ad esempio 

Dichiarazione del problema: Il nostro tasso di turnover è molto più alto della media del settore.
Perché? I dipendenti non sono soddisfatti.
Perché? Le interviste di uscita rivelano un tema secondo cui le persone non hanno le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.
Perché? Il processo di onboarding è pieno di lacune e informazioni obsolete.
Perché? Non c'è stato tempo per verificare il processo di onboarding.
Perché? Con la crescita dell'azienda nell'ultimo anno, le risorse umane sono state sopraffatte dalle richieste di servizio da parte dei dipendenti poiché non abbiamo ancora una soluzione di self-service per i dipendenti.

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Diagramma a lisca di pesce

Il diagramma a lisca di pesce è sagomato come lo scheletro di un pesce. La testa del pesce rappresenta il problema, e ogni "osso" indica una sottocategoria di potenziali cause per quel problema.

Utilizza un diagramma a lisca di pesce per analizzare problemi complessi quando la causa radice è sconosciuta. Un diagramma a lisca di pesce è anche spesso chiamato diagramma di Ishikawa o diagramma di causa ed effetto. Gruppi i problemi potenziali in sottocategorie e li colleghi di nuovo al problema principale che stai indagando. È un ottimo metodo per eliminare fattori non correlati e identificare le probabili cause radice.

Diagramma a dispersione

Un diagramma a dispersione utilizza coppie di punti dati per comprendere il legame tra due variabili quantificabili. 

Traccia la causa sospetta (variabile indipendente) sull'asse x e l'effetto (variabile dipendente) sull'asse y. Se il diagramma mostra una linea o una curva precisa, allora le due variabili sono correlate. La correlazione non indica necessariamente una causa ma può essere utilizzata insieme ad altri metodi per aiutare a indicare il problema sottostante. 

Se le due variabili non sono correlate, puoi cambiare la variabile indipendente (asse x) alla ricerca di altre potenziali connessioni.

Vorrà sapere quanto sia probabile che qualsiasi correlazione che scopri possa essere avvenuta per caso. Uno strumento di analisi statistica può aiutarti a calcolare il p-value della correlazione per aiutare a determinare se la relazione tra queste cose è statisticamente significativa. Se lo è, significa che c'è un'alta probabilità che il problema che hai identificato sia, in effetti, associato al problema che desideri risolvere.

Analisi delle modalità di guasto e degli effetti (FMEA)

L'FMEA è un metodo utilizzato durante il ciclo di vita del design del prodotto per identificare problemi potenziali e risolverli.

I due componenti dell'FMEA sono:

• Modalità di guasto: Identifica tutti i modi in cui potrebbe verificarsi un problema all'interno di un processo
• Analisi degli effetti: Valuta le cause e le conseguenze di ciascuna modalità di guasto

Il grafico FMEA delinea:

• Potenziali difetti nel design, cause e conseguenze
• Misure di controllo attuali per prevenire ciascun tipo di guasto
• Un rating di gravità, occorrenza e rilevamento (SOD) per calcolare il rischio e determinare i prossimi passi

Six Sigma e DMAIC 

Il Six Sigma è un toolkit per il miglioramento dei processi. Promette una maggiore velocità di ciclo riducendo i difetti a meno di 3,4 per milione di unità o eventi. 

Che cos'è DMAIC? 

DMAIC è un processo basato sui dati per migliorare la qualità ed è sia una parte imprescindibile di un'iniziativa Six Sigma sia una strategia potente per conto proprio.

Definire e misurare (DM) è il primo passo. L'obiettivo qui è comprendere la differenza tra aspettative e risultati.

Analizzare (A) è la seconda fase. Utilizza i dati dei primi passaggi per comprendere la relazione di causa ed effetto per prevenire che il problema si ripresenti.

Implementare e controllare (IM) è l'ultima fase. Questi passaggi si concentrano sulla soluzione ai problemi potenziali e includono il monitoraggio dell'implementazione per prevenire la ricorrenza dei problemi.

Suggerimenti per eseguire un'analisi delle cause radici di successo

Lavora con un team

È più facile analizzare i processi e fare brainstorming di soluzioni quando lavori con un team. Inoltre, lavorare con un team funge da sistema di controllo poiché i membri del team possono rivedere i dati degli altri.

Per ottenere il meglio dal tuo team, utilizza software di gestione della conoscenza per tenere traccia dei dati sugli incidenti in modo da avere un registro storico delle informazioni relative al tuo RCA.

Raccogli le informazioni corrette

Il tuo RCA è inefficace se non puoi contare sui dati disponibili. Le informazioni su un incidente devono essere accurate, coerenti e complete.

Usa software RSA con schermate di inserimento semplici e design di moduli intuitivi per raccogliere le informazioni corrette. Dovrebbe essere anche anonimo, affinché i dipendenti si sentano sicuri nel fornire informazioni.

Guarda oltre il rapporto dell'incidente

Il rapporto dell'incidente è il punto di partenza quando identifichi quali eventi indagare. Tuttavia, è essenziale scavare più a fondo per comprendere la catena di eventi che ha portato all'incidente. Coinvolgere gli stakeholder nella discussione include:

• Dipendenti che conoscono sistemi e processi
• Dipendenti coinvolti direttamente nell’evento
• Investigatore o facilitatore RCA formato per guidare la discussione

Fai domande

Quando utilizzi la tecnica delle 5 domande, procedi a ritroso nella sequenza degli eventi che hanno contribuito a capire perché è accaduto ciascun incidente. Poi, continua a chiederti perché finché non riesci a rompere ulteriormente la risposta. 

Poi, restringi la tua lista ai colpevoli più probabili. Carta causa-effetto che mostra la causa del problema. Quando hai raggiunto la causa principale, rispondi alle seguenti domande per controllare il tuo lavoro:

• Si sarebbe verificato l'evento senza la causa principale identificata?
• Il problema si ripresenterà se elimini la causa?

Ideale, dovresti rispondere "no" a entrambe le domande. In caso contrario, devi fare ulteriori domande per identificare la causa principale.

Concentrati su dove avrai il maggiore impatto

Se non hai le risorse per risolvere ogni reclamo o incidente, concentrati sulla risoluzione dei problemi che avranno il maggiore impatto. 

Un diagramma di Pareto ti mostra le questioni principali e ti aiuta a concentrarti su quella causa specifica. Crea un piano d'azione attorno alle questioni significative. Il piano d'azione dovrebbe includere:

• Misure correttive
• Quando dovrebbe accadere?
• Chi è responsabile per prendere provvedimenti?
• Le metriche di successo

Dopo aver creato e implementato il tuo piano d'azione, aspetta alcuni mesi per confrontare i dati sugli incidenti. Se l’RCA ha successo, dovresti notare una tendenza significativa al ribasso.

Sfrutta la tecnologia

Alcune organizzazioni faticano a identificare problemi perché i processi, i flussi di lavoro e le tecnologie lo rendono difficile per i dipendenti documentare eventi. Un software RCA supporta un’analisi della causa principale di successo:

• Raccogliere dati
• Analizzare i dati per identificare gli incidenti più ricorrenti
• Monitorare l'implementazione e il progresso delle azioni correttive 

Guru è un modo migliore per gestire i tuoi modelli IT e Ops

Un RCA è un modo economico per risolvere i problemi alla radice. È ancora più efficiente tenerne traccia nei tuoi procedure IT e Ops per non dover ricreare la ruota per ogni incidente.

Massimizza la tua efficienza con i migliori modelli di politiche e procedure IT e Operations di Guru. Se non hai tempo per creare un modello da zero, scarica i modelli di analisi delle cause di Guru per semplificare le tue indagini RCA. Guru ti fa risparmiare tempo anche come wiki aziendale smart che supporta automazione e integra tutti i tuoi software preferiti.

Domande frequenti sull'analisi delle cause

Come scrivere un'analisi delle cause?

• Identificare tutte le possibili cause
• Identificare la causa principale
• Condividi i risultati con gli stakeholder
• Dare priorità agli incidenti da risolvere

Posso aggiungere colleghi per modificare il modello di analisi delle cause?

Sì, se stai usando uno strumento di collaborazione remota come Guru, puoi aggiungere tutti gli stakeholder per collaborare all’analisi delle cause e sfruttare i modelli per risparmiare tempo. Le modifiche vengono salvate e sincronizzate in tempo reale su tutti i dispositivi.

Per cosa userei il modello di analisi delle cause? 

Usa il modello RCA per registrare informazioni su:

• Il background dell’incidente
• Fattori che contribuiscono
• Scoperte che sono direttamente o indirettamente correlate alla causa principale
• Azioni intraprese per ridurre i rischi futuri

Quali sono esempi di strumenti di analisi delle cause?

Esempi di analisi delle cause includono:

• 5 Perché
• Diagramma di Pareto
• Diagramma a dispersione
• Diagramma a lisca di pesce
• Analisi dei modi di guasto e degli effetti