Employee Handbook Template

適切な従業員を採用するために多くの時間とお金を費やしています。 彼らがすぐに順応し、成功することを期待しています。 もしそうでないなら、すぐに彼らは去ってしまい、別の雇用者を見つけるために再びゼロからやり直さなければならないことが分かっています。 

残念ながら、ほとんどのチームは新しい従業員を成功と満足のために整えていません。 ギャラップによると、12%の従業員がオンボーディングに満足しており、HBRは23%の従業員が新しい役割で1年に達する前に去ると報告しています。 これは、劣悪なオンボーディングプロセスが従業員の士気、エンゲージメント、組織への信頼を低下させるからです。

一部のチームは、現在の従業員ハンドブックを完備した優れたオンボーディング体験を提供する方法を見出しました。 それにより、新しい従業員は仕事を上手くするために必要なものを持ち、離職率を下げ、同僚とのポジティブな関係を築くことができます。

従業員ハンドブックを持っているか、新たに作成する必要があるかに関わらず、この記事と従業員ハンドブックのテンプレートは、素晴らしいものを作成するために必要なすべてを提供します。

従業員ハンドブックの書き方

従業員ハンドブックをゼロから構築するのではなく、私たちのカスタマイズ可能で無料のテンプレートを盗んで、時間を取り戻しませんか？

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• ステップ 1: あなたのものを文書化する場所を決定します。 素晴らしいオンボーディング体験を提供することは、優れた現在の従業員ハンドブックから始まります。 チームがよく失敗するのは、その従業員ハンドブックがすぐに陳腐化するからです。 新しいリーダーを雇うと、突然、全体の本やPDFが時代遅れになります。 従業員イントラネットのようなツールは、重要な寄稿者に、彼らのセクションの更新が必要であることを自動的に通知します。 
• ステップ 2: あなたの会社について大きく考えます。 あなたはどこに向かっていますか？ その会社は世界に何の問題を解決するために存在していますか？ あなたのミッション、ビジョン、およびバリューはあなたの会社のコアであり、新入社員を動機づける手助けをします。 リーダーシップを集めて、これらがあなたの組織の背景を反映しているか確認してください。
• ステップ 3: 目次をアイデア出しします。 以下のテンプレートと例をレビューして、自分の従業員ハンドブックのアイデアを集めてください。 これらをシンプルな目次にまとめます。 そこから、各セクションの責任者を決定できます。 
• ステップ 4: ステークホルダーを巻き込みます。 カバーすべき重要なポイントのリストができたら、専門家を呼ぶ時です。 雇用主ポリシーを慎重に文書化し、徹底した法的レビューのための時間を提供する必要があります。 歴史、ミッション、ビジョンなど、適切なセクションをマーケティングなどのチームに割り当てて時間を節約しましょう。 
• ステップ 5: 必要な会社情報を集めて更新します。 多くの場合、過剰な会社情報が人々の頭の中にあります。 会社についての基本情報、価値観、ポリシー、オンボーディング情報、重要な連絡先を確実にカバーしてください。 会社のポリシーを確認し、必要な更新を行うことも望ましいです。

• ステップ 6: ハンドブックの各セクションの概要を作成します。 抗ハラスメント、労災補償、必要な法的開示など、含めるべき重要なポリシーをメモしておきます。 新入社員に関連するポリシー（従業員の福利厚生、労働時間、PTO、病気休暇、陪審義務、薬物乱用、行動規範、その他の期待など）を含めます。 
• ステップ 7: あなたの弁護士に最終版をレビューしてもらいます。 あなたの弁護士はこれを見て、適切かどうかを確認する必要があります。
• ステップ 8: 最新の状態を保ちます。 事態が変わると、ポリシーも更新する必要があります。 従業員の知識共有ツールのようなGuruは、各セクションの再確認を自動的に思い出させて、あなたの従業員ハンドブックを最新の状態に保つのに役立ちます。
  

従業員ハンドブックには何が含まれていますか？

あなたの従業員ハンドブックには、ポリシー、期待、従業員のニーズを管理する方法を含める必要があります。 あなたは雇用主としての法的義務を含める必要があり、従業員の権利を守る必要があります。

素晴らしい従業員ハンドブックとは何ですか？

素晴らしい従業員ハンドブックは、これらの重要な領域を含むべきです： 

• 会社の背景、文化、価値観、使命声明
• 雇用条件、雇用を終了する方法を含む
• 職場のポリシー、職場の安全とリモートワークのポリシーを含む
• あなたの従業員行動規範
• 福利厚生と報酬、昇給、レビュー、専門的な発展の機会を含む
• 労働時間、PTO、病気休暇、医療休暇、休暇のポリシー
  

そこから、地域、州、連邦法を考慮して、カバーすべき領域の包括的なリストを決定する必要があります。 これにより、書き出しの出発点が得られます。 ‍

プロのヒント：楽しいものにすることを忘れないでください。結局、従業員も人間なのです！ エンゲージメントは、あなたの従業員ハンドブックでの第一印象から始まります。

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従業員ハンドブックは法律で義務付けられていますか？

雇用主は特定の従業員の権利を従業員と共有することが求められますが、従業員ハンドブックを持つことを義務付ける法律はありません。 多くの雇用主は持つことを選び、一部は持ちません。

従業員ハンドブックには何を含めないべきですか？

• 専門用語や法律用語：従業員ハンドブックが理解されるようにするために一般的な言葉を使用してください。 
• 会社のプロセスや手順：これらは頻繁に更新され、ハンドブックには多くの更新が必要です。
• 職務記述書：あなたの従業員ハンドブックはすべての従業員のためのオンボーディング文書として機能すべきであり、個々の職務記述書を含めるべきではありません。
• 詳細な福利厚生情報：これらは福利厚生、提供者、プラン、カバレッジオプションを更新するたびに更新されます。 追加の福利厚生情報へのリンクを作成し、質問のための連絡先を提供するのが最善です。 ‍
• 法的に禁止された制約：あなたのポリシーと従業員ハンドブックが従業員の権利を侵害しないことを確認してください。 例えば、国家労働関係法（NLRA）は、雇用主が従業員に給与を議論させないことを禁止しています。

サンプル従業員ハンドブックのアウトライン

歓迎メッセージを含む紹介

• 組織の使命とビジョンの声明
• 会社の価値観
• 会社の歴史と背景
• 平等雇用機会雇用者の声明
• 免責事項（雇用主が通知なしにルールを変更する権利、ハンドブックが契約を生み出さないこと、許可されている場合、随意雇用の免責条項）
• 雇用の種類の定義
• 従業員ハンドブックの目的
• オリエンテーションの概要

ポリシーと手続き

• 障害者法
• 個人の安全
• セクハラ
• 薬物およびアルコールのポリシー
• 暴力と武器
• 労働時間と出席
• 食事休憩と休息時間
• 残業
• 働いた時間の記録を保持すること
• 人事記録
• 給与情報と控除
• 差押え
• パフォーマンスレビュー
• 昇進
• 転勤
• 解雇
• データのプライバシーとセキュリティ
• 内部コミュニケーションの期待
• デバイスとテクノロジーの使用
• ソーシャルメディア
• 行動基準
• 進行的な懲戒処分
• 退職プロセス

報酬と福利厚生

• 休日
• 休暇
• 病気休暇
• 障害者休暇
• 個人休暇
• 忌引き休暇
• 家族・医療休暇
• 陪審義務
• 軍隊休暇
• 有給休暇 (PTO)
• 健康保険
• 生命保険
• トレーニング 
• 教育支援プログラム
• その他の福利厚生
• 退職金および年金プラン
• 労働者の補償
• 失業保険
• コールイン/レポートインの給与
• サービス賞

安全に対する従業員および雇用主の責任

• 会社のコミットメントステートメント
• 緊急手順
• 医療サービス
• 個人保護具
• OSHA要件：安全規則、事故報告

要約および確認

• ポリシーおよび手順の重要性に関する要約ステートメント
• 受領確認

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従業員ハンドブックの考慮すべきトピック

会社の背景

歴史
あなたの会社のストーリーは何ですか？ ああ！ の瞬間や大きな失敗の結果として、あなたのチームはあなたの会社がどこから来たのか、そして組織が今日のようになった経緯を知りたがるでしょう。

使命
あなたの会社の目的は何ですか？ あなたはどのような問題を解決しますか？ 誰のため？ どうやって？ チームやチームリーダーと共に、あなたの会社の「なぜ」を人々をそのビジョンに引き込む形で記述する必要があります。

ビジョン
どのような世界を作る手助けをしていますか？ 成長するにつれて、世界はどのように異なって見えるのでしょうか？ 

価値観
新しいチームメイトを迎える際にどのような企業倫理を保存したいですか？ 多くの会社は、あらゆるレベルの従業員とのコラボレーションで価値観を作成します。 これにより、あなたのチームに集まる人々を反映し、誰であるかを確認するのに役立ちます。

雇用条件

勤務に関する期待
あなたのハンドブックは、欠勤および出席に関するコミュニケーションの期待を概説する必要があります。 従業員が勤務を欠ける必要がある場合、何をすべきですか？ どのような通知を提供する必要がありますか？

分類：免除vs.非免除
免除と非免除の役割の違いを定義し、法律の下で各タイプの従業員がどのように異なって管理されるかを考慮する必要があります。 また、パートタイムとフルタイムの従業員の地位に関する定義を含めることもあります。 

職場のポリシー

データのプライバシーとセキュリティ
すべての従業員は、少なくとも一部の機密または敏感な情報に触れることになります。 これには、特許及び機密情報、製品と商業秘密、従業員および顧客の個人データが含まれる場合があります。 従業員がアクセスできる情報、できること、いつできるかを明確にするために、準拠した法律ポリシーとコントロールが必要です。 データを保護または削除する義務は明確に記述する必要があります。 ナレッジベースツールのような内部のナレッジベースツールは、誰がこの情報を読み、更新しているかの記録を保持するのに役立ちます。

嫌がらせと差別の禁止
安全な職場は、コンプライアンス、前向きな関係の促進、及び生産性の確保に不可欠です。 あなたは、嫌がらせや職場の暴力に関するポリシーを明確に文書化し、見つけやすく参照できるようにする必要があります。 定義を含め、これらの問題が発生していると思われる場合、従業員が何をすべきかを記載してください。

健康と安全
これらは未曾有の時代であり、あなたのチームは定期的な職場の危険と継続的なパンデミックの両方のために健康と安全を考慮する必要があります。 新しい通常のスケジュール手続きにあなたのチームのスケジュールを更新するには、私たちのリモート/ハイブリッド作業スケジュールの作成ガイドを使うことができます。

従業員ハンドブックテンプレートを取得でき、リモート及びハイブリッド従業員のためのリソースが含まれています。

従業員行動規範

服装規定
すべての会社に服装規定が必要なわけではありません。 ただし、あなたの会社が服装規定を持っている場合、すべての背景の従業員のためにどのようにインクルーシブにするかを考案しましたか？ 何が期待されており、会社が制服を提供するか、補助金が提供されるのでしょうか？

データとデバイスのセキュリティ
すべての従業員はデータのプライバシーとセキュリティに責任があります。 あなたの会社がデバイスを提供する場合でも、従業員がすでに持っているデバイスを安全に管理する方法については、チーム全体がどのように責任を持つべきかを認識する必要があります。 もし従業員が出張する場合やデバイスが失われたり盗まれた場合、従業員に期待されることは何ですか？ デバイスを返却するタイミングやオフボーディングについて考慮することを含めてください。

倫理、利益相反、親族関係、および職場の関係
人々が参加したいと考える会社を作る一環として、職場の有毒性を防ぐための倫理ポリシーを考慮する必要があります。 利益相反や潜在的に有害な同僚同士の相互作用が特定され管理されるのはどのように行われますか？

ゲストと職場の安全ガイダンス
訪問者がオフィスに来るとき、どのように受け入れられ、健康とセキュリティが維持されるのでしょうか？ あなたの従業員、クライアント、および顧客は、どのようにCOVIDのような事象から保護されますか、あなたの会社と対面しているとき？

報酬および専門的な開発機会

給与および残業情報
従業員はどのように支払われ、給与に関する質問はどこに行くことができますか？ 誰が残業手当の対象となり、どのように計算されるのですか？

パフォーマンスおよび報酬レビュー
従業員はいつレビューを期待すべきであり、どのように管理されるのでしょうか？ 報酬はどれくらいの頻度でレビューされ、従業員は最初の報酬レビューまでどのくらいの間自分の役割に留まることを期待すべきですか？

専門的なトレーニングおよび開発機会
従業員は成長し、評価される場所に留まることを望むでしょう。 従業員に継続的な教育の機会をどのように提供しますか？ Guruでは、すべての従業員に3ヶ月後に専門的な開発に予算を提供し、従業員の最初の年以降は大幅に増加します。 あなたの従業員ハンドブックは、これらの仕組み、トレーニングや払い戻しが availableであるレベル、従業員の就業年数がこの特典にどのように影響するかを概説できます。

従業員の健康とウェルネス
あなたは、オプションの概要、オープン登録情報、および処方割引や無料のウェルネスカウンセリングなど、特別な健康プログラムを共有したいでしょう。 従業員は休暇を取る必要がある場合、彼らはこの文書に大いに依存し、FMLA（家族医療休暇法）およびCOBRAポリシーに関する詳細を含める必要があります。

生命保険
あなたが生命保険を提供する場合、どのように機能しますか？ カバーの概要、登録および連絡先に関する情報を含める必要があります。 
リモートワーク
あなたのチームには、あなたの最高のタレントを保持するリモートワーク政策がありますか？ もしそうでないなら、私たちのリモートワークのガイドが始める手助けをします。

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経費および払い戻し
会社カードを持っている人のためのあなたのポリシーおよび手続きは何ですか？ カードを持っていない人に対してはどうですか？ どのような経費が許可され、領収書と一緒に提出するための期限はありますか？

旅行、車両、駐車
出張中に従業員の経費に対して、その日単位の最大払い戻しを提供していますか？ 会社の車両を使用する従業員への期待や、組織が支払う経費、サービスや事故の処理方法、そして許可されているコストをどのように支払ったり払い戻したりするかについて説明できます。 

会社設備
会社の設備の管理ポリシー、および何かが失われたり、壊れたり、盗まれた場合に従業員がどのように対処するかが、従業員が期待に沿ってハードウェアに配慮するのに役立ちます。

その他の特典と福利
無償の法律相談、ペット保険、ジムや旅行の割引、電子書籍のサブスクリプションなど、従業員が利用できる面白い特典をここに含めることを忘れないでください。 

雇用および紹介ポリシー
従業員に仕事の投稿を共有するためのインセンティブを提供していますか？ あなたの会社がこれらのポリシーが意図せずに反多様的な影響を与えるのをどのように超えて、紹介プログラムをインクルーシブに保つ方法を探るのでしょうか？

労働者の補償と法的に必要な福利厚生
従業員が仕事中に負傷した場合の措置を明確に共有してください。 地元、州、連邦の規則を考慮して、すべての法的要件を含む福利厚生をカバーしているかどうかを確認してください。 

休暇、病気休暇、及びPTO

対面、リモート、およびハイブリッドオフィスのスケジュール
あなたのチームは最新の新しい通常のためにスケジュールポリシーを更新しましたか？ あなたは私たちのハイブリッド作業スケジュールの作成ガイドが、あなたのチームのための新しい手続を作成するのに役立つことができると思います。 

PTOと休暇ポリシー
あなたの会社は無制限の有給休暇を提供していますか？ MammothHRの研究によると、無制限のPTOを持つ従業員は通常、限られた日数を持つ従業員よりもほとんど休暇を取らないか、全く取らないことが示されています。 従業員は特定の長さの休暇を取得するために通知を提供する必要がありますか？ これらのリクエストをどこに提出し、誰が承認しますか？

病気休暇
今日の世界では、体調が悪いときは家にいる必要があります。 ここでは、従業員のシフトを調整するアプローチ、病気のコミュニケーションに関する期待、および会社のCOVIDポリシーと手続きを共有する必要があります。 あなたは地元のガイダンスと法的要件に沿ったものを維持することを確認する必要があります。 従業員は何日間の有給病気休暇を取得できるかを知っておく必要があります。 長期の病気の場合は、どのように対応しますか？

悲嘆休暇
従業員が愛する人を失った場合、彼らは悲しむための休暇を取得する方法を明確に参照する必要があります。 法的要件を考慮し、この挑戦的な時期にポジティブで思いやりのあるマネージャーとの関係を育む方法を考える必要があります。

陪審員のサービスと選挙
ポリシーを見直し、陪審義務および投票のための休日がどのように機能するかを説明して、法的要件を満たす必要があります。 

休日
あなたの会社はどの休日をカバーしていますか？ この時間は有給ですか、それとも無給ですか？ ‍

親族および有給家族休暇
FMLA（家族医療休暇法）と他の連邦、州、および地方の法的要件に従い、親族および家族の休暇がどのように機能するかを明確に説明する必要があります。

雇用の終了

懲戒処分およびパフォーマンス改善計画（PIP）
マネージャーと従業員は、文書、パフォーマンス改善計画や、パフォーマンス改善がなされなかった場合の結果を扱うために、ここで明確な期待が必要です。

退職
チームメンバーが次のステップに進む時、どのように通知しますか？ ここで、従業員が最初の1年を超えた後に権利が定位する株式などの時間制限のある特典を再確認することが望ましいです。

雇用の終了
連邦、州、地方の法律は、マネージャー、HR、およびスーパーバイザーが考慮すべき重要な要件を持っています。 オフボーディングを管理する手助けをするすべてのチームメイトがこれらを熟知し、参照するための手順を持つことを確認してください。 その間、「雇用終了時に何が起こるか」を従業員ハンドブックで最適に共有する方法について考慮してください。 一部またはすべての従業員は、退職手当、PTOや病気時間の支払い、および解雇後のHSAおよびFSA残高を使用できるかどうかを確認する必要があります。 

終了セクション

良い印象を残す
オファーレターやオンボーディングチェックリストとともに、従業員ハンドブックは新しい採用者に持続的な印象を残します。 彼らのニーズがこれらの初期のオンボーディング体験によって十分に満たされている場合、保持、関与、満足が続きます。

無料の従業員ハンドブックテンプレート

一から作り直すのではなく、私たちのカスタマイズ可能なテンプレートを盗むべきです。 Guruは、あなたのテンプレートが常に更新され、見つけやすいようにすることを保証します。

無料の従業員ハンドブックテンプレートの使用方法

この従業員ハンドブックテンプレートがあなたのチームにどのように役立つか：

• オンボーディング：新しい採用者が最初に到着する際にこの従業員ハンドブックを共有し、会社で働くために必要な情報があることを確認します。 効率的な従業員オンボーディングプロセスを作成するより詳しく学ぶ。
• 人事および人材管理: 新しいポリシーや手続きについての更新をチームにプッシュし、従業員ハンドブックに追加した内容を通知します。‍
• ハイブリッドおよびリモートワーク: 私たちのガイダンスとテンプレートは、あなたのチームに合った従業員ハンドブックを作成するための手助けをします。

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従業員ハンドブックの例

従業員ハンドブックは、ポリシーと手続きを概説し、あなたのチームに企業としてのあなたが誰で、どのように運営しているかを紹介します。 それは従業員のオンボーディングプロセスの重要な一部です。

Guruでは、私たちの従業員ハンドブックを使用して、チームとして立っている原則を codifyし、ポリシー、職場ガイドライン、および詳細情報が必要な場合の人材チームへの連絡先情報を提供します。 私たちの企業の価値観には、自分自身を真剣に受け止めすぎないことが含まれているため、私たちは物事を安定させ、楽しく保ちます。 

ストレスフリーで従業員ハンドブックを管理するためのプロのヒント

この従業員ハンドブックテンプレートは、Guruで最も効果を発揮します。 

• 見つけやすく、アクセスしやすい
• 効果的なオンボーディングチェックリストに必要なすべてを提供します。従業員オンボーディングソリューション
• ハンドブックを専門家によって確認され、頻繁に更新されるようにします。そのため、組織全体が最新情報を得ることができ、更新を手伝う必要がありません。
• 新入社員にお知らせを送信できるため、彼らはハンドブックを確実に読むことができます。‍
• 誰が従業員ハンドブックを読んだかおよびその更新を追跡します。